Documentele contabile

Datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate n cadrul documentelor contabile. Prin i pe baza acestor documente se formalizeaz n scris i se organizeaz material procesele de culegere, prelucrare, stocare i transmitere a datelor. n funcie de forma lor de prezentare, formularele utilizate ca documente contabile pot fi: a) documente contabile (formulare) tipizate Formularele tipizate sunt suporturi de informaii n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i imprimate. Coninutul formularelor este definit de informaiile consemnate. Aceste informaii pot fi fixe (au caracter repetitiv i general) i/sau variabile (sunt informaii specifice condiiilor concrete n care se produc operaiile economice i financiare). Forma formularului se concretizeaz prin gruparea i aezarea informaiilor fixe, precum i a spaiilor pentru informaiile variabile care urmeaz s fie completate de ctre utilizatori. Formatul formularului exprim mrimea suportului de hrtie sau carton, folosindu-se n acest scop dimensiunile standardizate i simbolurile acestora. b) documente contabile (formulare) netipizate Formularele netipizate sunt suporturi de informaii n care coninutul, forma i formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este lsat la latitudinea unitilor patrimoniale. n funcie de modul de ntocmire i de rolul lor n cadrul sistemului informaional decizional, documentele contabile pot fi: a) documente justificative;
1

b) registre de contabilitate; c) documente de sintez i rapoarte.

Documentele justificative
Operaiile economice i financiare se consemneaz n momentul efecturii lor n documentele justificative. Aa cum prevede Legea Contabilitii orice operaie patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un act nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Pe aceast cale se asigur datele de intrare n sistemul informaional contabil i se fundamenteaz nregistrarea proprie contului. Coninutul documentelor justificative este format din urmtoarele elemente principale: denumirea, numrul i data documentului; denumirea i sediul unitii patrimoniale, serviciului i sectorului care a ntocmit documentul; prile care particip la efectuarea operaiei; coninutul operaiei economice i financiare; temeiul legal al efecturii operaiei economice i financiare; datele cantitative i/sau valorile aferente operaiei economice i financiare; semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiilor, ale celor care avizeaz i ale celor n drept s aprobe operaiile respective; alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor. 1. Factura fiscal Factura contabil este un document justificativ n baza cruia se nregistreaz n gestiune mrfurile i/sau materiile prime. n general, factura fiscal este nsoit de avizul de nsoire a mrfii.
2

Factura fiscal se ntocmete n trei exemplare: primul exemplar (de culoare albastr) rmne la beneficiar, n timp ce exemplarele doi (rou) i trei (verde) rmn la emitent. n contabilitatea emitentului, exemplarul verde al facturii fiscale este arhivat n ordinea numerotrii seriei i numrului n spatele jurnalului de vnzri. Exemplarul rou al facturii fiscale este arhivat n spatele documentului de plat sau de ncasare. Factura fiscal trebuie s cuprind urmtoarele informaii obligatorii: a) seria i numrul facturii; b) data emiterii facturii; c) numele, adresa i codul de identificare fiscal ale persoanei care emite factura; d) numele, adresa i codul de identificare fiscal ale beneficiarului de bunuri sau servicii; e) denumirea i cantitatea bunurilor livrate sau, respectiv, denumirea serviciilor prestate; f) preul unitar fr taxa pe valoare adugat i baza de impozitare pentru fiecare cot sau scutire; g) cota de tax pe valoare adugat aplicat sau meniunile: scutit cu drept de deducere, scutit fr drept de deducere, neimpozabil, supus regulilor speciale; pentru operaiile supuse taxrii inverse se menioneaz n mod obligatoriu taxare invers; h) suma taxei pe valoare adugat de plat, pentru operaiunile taxabile, cu excepia cazurilor n care se aplic reguli speciale prevzute prin norme metodologice. 2. Avizul de nsoire a mrfii Avizul de nsoire a mrfii este un document ce nsoete produsele pe timpul parcursului acestora de la furnizor la beneficiar sau pe timpul parcursului acestora ntre dou puncte de lucru ale aceluiai agent economic. Avizul de nsoire a mrfii conine urmtoarele elemente obligatorii:
3

a) seria i numrul avizului de nsoire a mrfii; b) data emiterii avizului de nsoire a mrfii; c) numele, adresa i codul de identificare fiscal ale persoanei care emite avizul de nsoire a mrfii; d) numele, adresa i codul de identificare fiscal ale beneficiarului; e) denumirea i cantitatea bunurilor livrate; f) preul unitar fr taxa pe valoare adugat. 3. Nota de intrare recepie Nota de intrare recepie este un document obligatoriu pentru agenii economice, dei el nu are un regim special. Nota de intrare recepie se ntocmete n dou exemplare i are un dublu rol: contabil i de gestiune. Un exemplar al NIR-ului nsoete factura fiscal i este adresat compartimentului finaniar contabil al agentului economic, n timp ce cel de al exemplar este utilizat pentru ntocmirea evidenelor operative (de gestiune), pe baza sa ntocmindu-se fia de magazie. 4. Fia de magazie Fia de magazie este un document ce se ntocmete ntr-un singur exemplar pe fiecare perioad n parte, el cuprinznd datele produsului i fiind semnat de ctre titularul de gestiune. Directorul economic al agentului economic are obligaia de a verifica de dou ori pe an fiele de magazie. 5. Bonul de consum Bonul de consum este un document contabil cu dublu rol: contabil i de gestiune. El se ntocmete n dublu exemplar cu ocazia ieirii din patrimoniul societii a anumitor produse. Primul exemplar al bonului de consum va fi adresat departamentului contabil i n baza sa se vor nregistra cheltuielile cu materiile prime si materialele. Cel de al doilea exemplar al bonului de consum va rmne la dispoziia gestionarului i va sta la baza descrcrii fielor de magazie.
4

6. Nota de transfer Nota de transfer se ntocmete n situaiile n care bunurile de natura materiilor prime i materialelor sunt transferate dintr-un depozit al societii n altul. 7. Nota de predare recepie Nota de predare recepie este un document justificativ ce se ntocmete n dou exemplare cu ocazia recepionrii produselor finite. Pe baza primului exemplar al notei de predare recepie departamentul contabilitate va recunoate n patrimoniul societii produsele finite i va nregistra veniturile din variaia stocurilor. Pe baza celui de al doilea exemplar, gestionarul i va ncrca gestiunea cu produsele finite.

Registrele contabile
Potrivit prevederilor legii contabilitii, registrele contabile obligatorii sunt: Registrul jurnal; Registrul inventar; Cartea mare. Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit, n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. 1. Registrul jurnal Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic, toate operaiunile economico financiare. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un
5

document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru, operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii achitrii facturilor etc. Orice nregistrare n Registrul jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ; explicaii privind operaiunile respective; conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate. Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. 2. Registrul inventar Registrul inventar este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului. Registrul inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar. 3. Cartea mare
6

Cartea mare este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Editarea Crii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii ale agentului economic.

Documentele contabile de sintez

Conform legislaiei n vigoare n ara noastr, n categoria documentelor contabile de sintez sunt incluse: bilanul contabil; contul de profit i pierdere. 1. Bilanul contabil Bilanul contabil este un document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ i de pasiv ale agentului economic la ncheierea exerciiului financiar, precum i n celelalte situaii prevzute de lege. Bilanul contabil cuprinde toate elementele de activ i de pasiv dup natur, destinaie i lichiditate, respectiv dup natur, provenien i exigibilitate. 2. Contul de profit i pierdere

Contul de profit i pierdere este un document contabil de sintez cu ajutorul cruia sunt centralizate toate veniturile i cheltuielile unui agent economic, grupate dup natura lor, precum i rezultatul exerciiului financiar (profit sau pierdere).