Elaboradopor:

COMITDE CONTROL INTERNO

DeceniodelasPersonasconDiscapacidadenelPer AodelaIntegracinNacionalyReconocimientodenuestra Diversidad

MAYO 20112 Pgina

NDICE

I.

ANTECEDENTES.................................................................................................................... 4 1.1. ORIGEN..........................................................................................................................................4 1.1.1. Inicial...................................................................................................................................4 1.1.2. Actualizacin....................................................................................................................... 5 1.2. OBJETIVOS......................................................................................................................................6 1.3. ALCANCE........................................................................................................................................6 1.4. COMPROMISODELAALTADIRECCIN.................................................................................................. 6

II. III.

BASE LEGAL.......................................................................................................................... 7 DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO................................................... 7

3.1. METODOLOGADELTRABAJOREALIZADO............................................................................................... 8 3.2. SITUACINDELSISTEMADECONTROLINTERNODELAAPN......................................................................9 3.3. RESULTADOSDELAVERIFICACINDECUMPLIMIENTODELASNORMASDECONTROLINTERNO.......................10 3.3.1. EncuestadePercepcin..................................................................................................... 11 3.3.2. ListasdeVerificacin......................................................................................................... 14 3.4. ANLISISDECUMPLIMIENTODELAAPNFRENTEALANORMATIVAVIGENTEDECONTROLINTERNO...............14 3.4.1. AmbientedeControl......................................................................................................... 14 3.4.2. EvaluacindeRiesgos....................................................................................................... 14 3.4.3. ControlGerencial ............................................................................................................... 15 3.4.4. InformacinyComunicacin............................................................................................. 15 3.4.5. Supervisin........................................................................................................................ 15 3.5. ANLISISDELASFORTALEZASYDEBILIDADESIDENTIFICADASENELCONTROLINTERNOENLAAPN.................16 3.5.1. AmbientedeControl......................................................................................................... 16 3.5.2. EvaluacindeRiesgos....................................................................................................... 17 3.5.3. ActividadesdeControlGerencial...................................................................................... 18 3.5.4. InformacinyComunicacin............................................................................................. 21 3.5.5. Supervisin........................................................................................................................ 24 IV. ASPECTOS A IMPLEMENTAR EN EL SCI DE LA APN..................................................... 24 V. CONCLUSIONES................................................................................................................... 29

VI. RECOMENDACIONES........................................................................................................... 30 VII. ANEXOS ................................................................................................................................. 31 ANEXO1:COMENTARIOSDELAENCUESTADEPERCEPCIN................................................................................. 31 ANEXO2:CUESTIONARIOAPLICADOADIRECTORESYJEFES................................................................................. 31 ANEXO3:ANLISISDELANORMATIVADECONTROLINTERNO.............................................................................31 ANEXO4:IDENTIFICACINDELASFORTALEZAS,DEBILIDADESYCAUSASDELAAPNENELCONTROLINTERNO..............31

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NDICE DE CUADROS

Cuadro N 1. Metodologa aplicada para la elaboracin del Diagnstico del SCI de la APN.......................................................................................................... 9 Cuadro N 2. Resultados Encuesta de Percepcin del SCI APN...........................11 Cuadro N 3. Comentarios de la encuesta de percepcin..........................................32 Cuadro N 4. Cuestionario aplicado a Directores y Jefes ...........................................49 Cuadro N 5. Identificacin de la normativa de control interno en la APN............74 Cuadro N 6. Identificacin de las fortalezas, debilidades y causas de la APN en el SCI................................................................................................................ 84

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I. ANTECEDENTES
La Autoridad Portuaria Nacional (APN), se crea mediante la Ley 27943 del 01 de Marzo de 2003, es un rgano tcnico especializado, encargado del desarrollo del Sistema Portuario Nacional, del fomento de la inversin privada en los puertos y la coordinacin de los distintos actores pblicos o privados que participan en las actividades y servicios portuarios, su objetivo es establecer y consolidar una slida comunidad martimo portuaria que enlace a todos los agentes del desarrollo martimo portuario, estatales y privados con un objetivo comn: el fortalecimiento de la competitividad de los puertos nacionales para hacer frente al fenmeno de la globalizacin y a los retos planteados por la necesidad de desarrollar a plenitud su sector exportador. Dentro al mbito de su competencia se encuentra los puertos, infraestructura e instalaciones portuarias de la Repblica, as como las actividades y servicios que se realicen dentro de las zonas portuarias. La APN tiene como objetivos, promover el desarrollo y la competitividad internacional de los puertos peruanos, as como facilitar el transporte multimodal, la modernizacin de la infraestructura e instalaciones portuarias y el desarrollo de las cadenas logsticas en las reas martimas, fluviales y lacustres vinculadas al Sistema Portuario Nacional.

1.1. Origen
1.1.1. Inicial Teniendo en consideracin lo establecido en las normas de control interno aprobadas por la Contralora General de la Repblica mediante RC N 320-2006-CG del 30 de Octubre de 2006 y la Gua de Implementacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, aprobada mediante RC N 458-2009-CG, el Directorio de la Autoridad Portuaria Nacional APN con Resolucin de Acuerdo de Directorio N 018-2009-APN/DIR de fecha 18.May.2009, modificada por Resolucin de Acuerdo de Directorio N 040-2010-APN/DIR del 23.Abr.2010, constituye y aprueba la designacin del Comit de Control Interno de la APN, y le encarga poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementacin del Sistema de Control Interno y su eficaz mejoramiento a travs de la mejora continua. Con fecha 18.May.2009, los Directores y Jefes de la APN, suscriben el Acta de Compromiso para la implementacin de Control Interno, en cumplimiento a lo sealado en el artculo 1.1.2. de la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado. En Agosto del 2009 con el apoyo de un consultor externo contratado, el Comit de Control Interno inicia el trabajo para la elaboracin del diagnstico del Sistema de Control Interno. Una vez concluido el diagnstico y un Plan de Trabajo a nivel general fueron presentados por el Presidente del Comit de Control Interno al Presidente de Directorio de la APN mediante Memorando N 129-2009-APN/GG de fecha 24.Ago.2009 y puesto en conocimiento del Directorio en la Sesin N 156 del 10.Set.2009.

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A partir del Plan de Trabajo, la Gerencia General dispone de acuerdo a cada uno de los componentes de control interno la conformacin de los siguientes Grupos Tcnicos: Grupo Tcnico de Ambiente de Control Grupo Tcnico de Evaluacin de Riesgos Grupo Tcnico de Control Gerencial Grupo Tcnico de Informacin y Comunicacin Grupo Tcnico de Supervisin

En base al Informe de Diagnstico del Sistema del Control Interno y en el marco del Plan de Trabajo propuesto se llev a cabo un Curso Taller de Implementacin del Sistema de Control Interno SCI en la Autoridad Portuaria Nacional, modalidad in house, dirigido al personal de la APN, entre ellos a los integrantes de los Grupos de Trabajo, los das 26, 27, 28 y 29 de enero de 2010, en cuyo taller de capacitacin los grupos tcnicos elaboraron a nivel general para cada uno de los componentes del control interno: El Formato N 1 El Formato N 2 : Determinacin de actividades a implementar : Determinacin de recursos, cronograma, responsables para la implementacin del Sistema de Control Interno

En ese contexto el Comit de Control Interno ha venido presentando sus informes semestrales de avance en la implementacin del Sistema de Control Interno a la Alta Direccin.

1.1.2. Actualizacin Con la RM N 825-2011 MTC/01 de 25.Nov.2011, el Seor Ministro de Transportes y Comunicaciones reorganiza la conformacin del Comit de Control Interno del MTC, designa sus funciones, crea el Comit Tcnico de Asesoramiento y dispone que los Comits de Control Interno de los Organismos Pblicos adscritos al MTC informen al Comit de Control Interno del Ministerio sobre las medidas que adopten en el marco de la implantacin del Sistema de Control Interno en su respectiva entidad. En el Informe de la Actividad de Control N 034-2011-2-5304 Revisin de la Estructura de Control Interno Ley N 28716 Art. 9 de Diciembre del 2011, el rgano de Control Interno del MTC sugiere entre otras recomendaciones al Seor Ministro de Transportes y Comunicaciones que a travs del Seor Secretario General disponga: A los Organismos Pblicos Adscritos, cumplan con informar, remitir y proporcionar al Comit de Control Interno del MTC, toda informacin relacionada con la implantacin del Sistema de Control Interno de acuerdo a lo normado en el Art. 4 de la RM N 8252011-MTC/01. Teniendo en cuenta los documentos indicados en los prrafos precedentes, el Comit Tcnico de Asesoramiento al Comit de Control Interno del MTC, estandariz una metodologa de trabajo para la elaboracin del Diagnstico del Sistema de Control Interno a ser aplicado en todas las Unidades Ejecutoras y Pliego del MTC, la misma que mediante Acta de Sesin N 02 del 17.Feb.2012, el Comit de Control Interno del MTC acord ratificar su uso para la elaboracin del Diagnstico del SCI en las Unidades Ejecutoras y Pliegos. Es as que se inici un trabajo coordinado entre el Comit de Control Interno de la Autoridad Portuaria Nacional con el Comit Tcnico de
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Asesoramiento del MTC con la finalidad de actualizar el Diagnstico elaborado en Agosto del Ao 2009. A travs de la Resolucin de Acuerdo de Directorio N 009-2012-APN/DIR de fecha 20.Feb.2012 se conforma el nuevo Comit de Control Interno de la Autoridad Portuaria Nacional, encargado de continuar con las acciones necesarias para la adecuada implementacin del Sistema de Control Interno y su eficaz funcionamiento a travs de la mejora continua Mediante Resolucin de Gerencia General N 112-2012-APN/GG de fecha 05.Mar.2012, la Gerencia General de la APN conforma los nuevos Grupo Tcnicos que tienen por objeto apoyar al Comit de Control Interno en las acciones que esta realice, a efectos de implementar el sistema de control interno de la APN.

1.2. Objetivos
Presentar el estado situacional actual del Sistema de Control Interno de la APN con respecto a la aplicacin de las Normas de Control Interno aprobadas por la Contralora General de la Repblica y recomendar acciones que permitan fortalecer y/o implementar el Sistema de Control Interno vigente en la APN. Determinar los lineamientos a considerar por el Comit de Control Interno de la APN, responsable del proceso de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, para la formulacin y ejecucin del Plan de Trabajo correspondiente a la etapa de diseo e implementacin de los componentes siguientes: Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control Gerencial Sistemas de Informacin y Comunicacin Supervisin

1.3. Alcance
La actualizacin del Diagnstico del Sistema de Control Interno se ha realizado a nivel del Pliego Autoridad Portuaria Nacional, para cuyo efecto se revis el Diagnstico del Sistema de Control Interno del Ao 2009, el Plan de Trabajo propuesto, los avances de las actividades propuestas, normativa vigente y documentos de gestin emitidos por las diversas Unidades Orgnicas de la Entidad.

1.4. Compromiso de la Alta Direccin

El 18 de mayo 2009, los Directores y Jefes de la APN, suscribieron el Acta de Compromiso para la implementacin del Sistema de Control Interno en la Entidad, en cumplimiento a lo sealado en el artculo 1.1.2. de la Gua para la implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado.

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II. BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per. Ley N 27943, Ley del Sistema Portuario Nacional. Decreto Supremo N 003-2004-MTC, Reglamento y sus modificatorias del Sistema Portuario Nacional. Decreto Supremo N 034-2004-MTC del 22.Ago.2004, Reglamento de Organizacin y Funciones de la APN. Decreto Supremo N 024-2005-EF, Aprueba la Escala Remunerativa del Pliego Autoridad Portuaria Nacional. Decreto Supremo N 066-2005-MTC de 10.Mar.2005, Plan Nacional de Desarrollo Portuario. Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley N 28716 publicado el 18.ABR.2006, Ley de Control Interno de las entidades del Estado. Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG publicada el 03.NOV.2006. Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG publicada el 30.OCT.2008, que aprueba la Gua para la implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. Ley N 29743 publicado el 09.Jul.2011, que modifica el Artculo 10 de la Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

III. DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Diagnstico es un medio de anlisis para determinar el estado situacional actual del Sistema de Control Interno con respecto a lo establecido por las Normas de Control Interno emitidas y aprobadas por la Contralora General de la Repblica con RC N 320-2006-CG. El presente Diagnstico permitir a la Entidad conocer la situacin actual de la implementacin del Sistema de Control Interno y adoptar las acciones necesarias para reforzar el sistema existente y definir las oportunidades de mejora. Para un mejor entendimiento del trabajo se detalla a continuacin los conceptos bsicos de Normas de Control Interno, Control Interno y Sistema de Control Interno. Las Normas de Control Interno, constituyen lineamientos, criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin y regulacin del control interno en las principales reas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de sistemas de informacin y de valores ticos, entre otras. La Contralora General de la Repblica, las ha dictado con el propsito de promover una sana administracin de los recursos pblicos en las entidades del Estado, cuyo cumplimiento se encuentra a cargo de los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, segn su competencia. El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, se encuentra diseado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que en la consecucin de la misin de la entidad, se alcanzarn los objetivos institucionales. El Sistema de Control Interno es un conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la
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actitud de las autoridades y el personal, organizada e instituida en cada entidad del Estado, para la consecucin de los objetivos institucionales que procura. Los Componentes del Sistema de Control Interno a ser utilizados en el presente Diagnstico estn constituidos por: El ambiente de control La evaluacin de riesgos Las actividades de control gerencial Los sistemas de informacin y comunicacin La Supervisin

3.1. Metodologa del trabajo realizado

La Metodologa para la actualizacin del Diagnstico y proceso de implementacin del Sistema de Control Interno en la APN se bas principalmente en: Revisin del Diagnstico elaborado en el Ao 2009 y Plan de Trabajo formulado en el 2010. Recopilacin, estudio y anlisis de la normativa interna vinculada con el control interno vigente (organigrama, manuales, directivas, polticas y normas legales). Encuestas de Percepcin dirigida al personal de la entidad. En el ao 2009 fue desarrollado por 95 trabajadores (Alta Direccin, Gerente, Directores y Jefes de Oficina y servidores) y entre los meses de Diciembre 2011 y Enero 2012 por un total de 144 personas de diversos niveles, categoras y grados de instruccin. Entrevistas y talleres de sensibilizacin en el tema de Control Interno, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal de la entidad sobre el rol activo que debe desempear en la implantacin de la estructura de control interno. Asimismo se remiti una lista de verificacin a los diversos niveles directivos, con la finalidad de validar la situacin del cumplimiento de las normas de control interno en sus unidades operativas. Revisiones de las actividades que desarrolla la entidad, con el fin de identificar los Macroprocesos, procesos y procedimientos que desarrollan las diversas unidades orgnicas en cumplimiento a las funciones que desarrollan y por ende determinar los procesos crticos.

A continuacin se presenta un resumen de la Metodologa aplicada para el presente Diagnstico:

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Cuadro N 1.

Metodologa aplicada para la elaboracin del Diagnstico del SCI de la APN

ACTIVIDADES RESULTADOS

1.Recopilacinde Informacin Documentaria

AnlisisdelaDocumentacin NormativayLegal

(Organigrama,Manuales,
Directivas,Polticas, Planes, resultados de informes emitidos porel OCI de la Entidad, etc..)

Cuadrode Anlisisdela Normativa

2.

Encuestade Percepcin

Aplicaruncuestionarioal personalintegrantedela entidad

Conoceranivel generalla percepcindel personal Conocer cumplimiento delasNormas Tcnicasde Control DefinirProcesos Crticos

3.Entrevistas

ListasdeVerificacinaser aplicadasalosniveles directivos

Identificacin decontroles existentes (Fortalezas)y Oportunidades deMejora (Debilidades)

4.Revisiones

Identificacionesde Macroprocesos,Procesos yActividades

3.2. Situacin del Sistema de Control Interno de la APN

En el Diagnstico realizado en APN en el Ao 2009 se tuvo como resultado que el Nivel de Desarrollo y Organizacin del Sistema de Control Interno se encontraba en INSUFIENCIA CRITICA, debido en gran parte por la situacin del Componente Evaluacin de Riesgo. La situacin de los cinco (05) componentes del SCI fue la siguiente: El Componente de Ambiente de Control presenta a nivel general un Nivel de INSUFICIENTE debido a la situacin de los elementos Administracin Estratgica, Estructura Organizativa y la Administracin del Recurso Humano sin embargo en Filosofa de la Direccin, Integridad y Valores ticos, como en rgano de Control Interno, presenta un nivel ADECUADO. El Componente Evaluacin de Riesgos presenta un Nivel de INSUFICIENCIA CRTICA, debido a que no maneja una Poltica de Administracin de Riesgo que le permita identificar oportunidades para un mejor control de sus Objetivos y procesos. El Componente Actividades de Control Gerencial presenta un Nivel de INSUFICIENTE, debido principalmente a que existe una INCAPACIDAD de poder gestionar adecuadamente por no contar con informacin objetiva y oportuna sobre el comportamiento de sus Procesos y a la IMPOSIBILIDAD de mantenerlos bajo Control al no existir Indicadores de Desempeo implementados. El Componente Informacin y Comunicacin presenta un Nivel de INSUFICIENTE, debido principalmente a que no cuenta con Mtodos, Procesos, canales y acciones que con enfoque sistmico y regular le aseguren un flujo de informacin adecuada para la Toma de Decisiones. Asimismo, se
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indica que el Elemento Comunicacin Externa presenta un Nivel de SATISFACTORIO, dado que el Flujo de Informacin en ambos sentidos es oportuno y adecuado. Se menciona asimismo la necesidad prioritaria de mejorar el Elemento Comunicacin Interna y utilizarlo como una herramienta que oriente y sirva de Motivacin y expresin de los logros tanto Institucionales como Individuales. El Componente Supervisin presenta un Nivel de INSUFICIENTE, debido principalmente a que las herramientas de seguimiento y de mejora no han sido implementadas adecuadamente y no se realiza en forma planificada ni sistmica aunado a que la supervisin que se lleva a cabo no est relacionada al logro de Objetivo ni mejora del Desempeo.

Para la mejora del Sistema de Control Interno se recomend: i. Priorizar la implementacin de los siguientes Elementos: Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas Planeamiento de la Administracin de Riesgos Identificacin y valoracin de los Riesgos Respuesta al Riesgo Administracin de los Recursos Humanos Comunicacin Interna Elementos de Supervisin ii. Programar Charlas al Personal para capacitarlo y sensibilizarlo sobre el Sistema de Control Interno, Gestin por Procesos y Herramientas de Mejora. iii. Implementar el Sistema de Control Interno, pues con la utilizacin eficiente de sus herramientas (Administracin de Riesgos, Gestin por Procesos, Anlisis de Datos, el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas) permitir un mejor control, y retroalimentacin con cada uno de los procesos, sobre todo aquellos que estn interactuando con el usuario.

3.3. Resultados de la verificacin de cumplimiento de las Normas de Control Interno

Para verificar el grado en que la Autoridad Portuaria Nacional - APN viene cumpliendo con las Normas de Control Interno emitidas por la Contralora General, se elabor en coordinacin con el Comit Tcnico de Asesoramiento al Comit de Control Interno del MTC, una encuesta de percepcin que contiene 46 preguntas correspondientes a los 5 componentes de control interno sealados en la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado emitida por la Contralora General, se elaboraron Listas de Verificacin (Check List) que fueron aplicadas a los directivos de la APN, a fin de conocer cmo las diversas Unidades Orgnicas cumplan con las normas de control interno establecidas por la Contralora General, asimismo se recopil toda la normativa que regula las actividades que desarrolla la APN para el cumplimiento de sus objetivos con la finalidad de evaluar la necesidad de contar con mas normativas o actualizar algunas.

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3.3.1. Encuesta de Percepcin La encuesta de percepcin realizada entre Diciembre 2011 y Enero 2012 contiene 46 preguntas correspondientes a los subcomponentes de los cinco (05) componentes del Sistema de Control Interno y fue sometida va web a todo el personal de la APN (180 trabajadores: 25 CAP y 155 CAS), de los cuales 144 respondieron la encuesta, representando aproximadamente el 80% del total, lo cual es bastante representativo. Los resultados de la encuesta de percepcin fueron:

Cuadro N 2.

Resultados Encuesta de Percepcin del SCI APN

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA

COMPONENTE SUBCOMPONENTE

PREGUNTA
1. Su dependencia promueve el establecimiento del control interno , a travs de charlas, reuniones, cursos, etc. 2. Su dependencia incentiva el desarrollo transparente de las actividades. 3. Se ha difundido la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, en su dependencia. 4. Se sanciona a los responsables de actos contrarios a la normatividad legal vigente. 5. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones ticas. 6. Su dependencia ha difundido o puesto en conocimiento general la visin, misin, valores, metas y objetivos estratgicos de la entidad. 7. La estructura organizacional en su dependencia es adecuada. 8. La entidad cuenta con documentos normativos y de gestin (MOF, ROF, MO, CAP, PAP, entre otros) debidamente actualizados y aprobados. 9. La escala remunerativa en su dependencia est en relacin con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas. 11. La entidad cuenta con mecanismos, polticas y procedimientos adecuados para la seleccin, induccin, formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social y evaluacin de personal. 10. El personal de su dependencia es el adecuado para el trabajo que se realiza. 12. La autoridad y responsabilidad del personal estn debidamente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos. 13. El OCI realiza acciones de control en su dependencia a fin de coadyuvar al desarrollo transparente y adecuado de la entidad.

Cumple

Cumple No No parcialmente cumple aplica

33% 11% 5%

51%

FILOSOFIA DE LA DIRECCION

70% 86%

23% 13%

5% 1%

2% 0%

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

56%

17%

10%

17%

41%

26%

18%

15%

ADMINISTRACION ESTRATEGICA

88%

10%

1%

1%

AMBIENTE DE CONTROL

35%

42%

19%

4%

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

45%

33%

20%

2%

26%

36%

33%

6%

ADMINISTRACION DE RRHH

26%

54%

16%

3%

COMPETENCIA PROFESIONAL ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

51%

35%

8%

6%

52%

38%

8%

2%

68%

20%

7%

5%

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REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA COMPONENTE SUBCOMPONENTE PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE RIESGOS

PREGUNTA
14. En su Dependencia se tienen identificados los riesgos en los procesos y procedimientos de trabajo. 15. La entidad cuenta y ha puesto en prctica algn plan de administracin de riesgos 16. En su Dependencia se ha identificado y documentado los riesgos o problemas presentados. 17. Se ha utilizado algn mtodo para medir los riesgos as como su impacto en su rea de trabajo. 18. Se han establecido las acciones necesarias para monitorear, controlar y afrontar los riesgos evaluados. 19. En su dependencia se tiene un plan de contingencias para hacer frente a problemas que pudiesen presentarse durante el desarrollo de una tarea o actividad. 20. Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones. 23. Los procedimientos que se realizan estn documentados en algn manual aprobado. 21. Se revisan peridicamente los procesos, actividades y tareas, con el fin de que se desarrollen de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. 22. Existe una adecuada separacin de funciones en su Unidad Orgnica. 24. Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener 25. En su apreciacin son justificables los controles y verificaciones que se realizan con el fin de asegurar que los actos administrativos logren los resultados esperados. 26. Existen los controles de seguridad adecuados para el acceso a documentos y archivos en su Dependencia. 27. La entidad cuenta con indicadores adecuados de desempeo que permiten medir la eficiencia de la gestin. 28. La entidad cuenta con procedimientos internos para la rendicin de cuentas: Declaraciones Juradas, Rendicin de viticos, etc. 29. Los procesos se revisan y mejoran peridicamente en su dependencia. 30. Conoce usted si existe algn procedimiento para la actualizacin de los sistemas de informacin que se utilizan en su dependencia.

Cumple

Cumple No No parcialmente cumple aplica

33% 23% 8%

37%

EVALUACION DE RIESGOS

24%

28%

34%

15%

IDENTIFICACION DE RIESGOS

28%

31%

27%

14%

VALORACION DE RIESGOS

24%

31%

31%

15%

26%

31%

28%

14%

RESPUESTA AL RIESGO

34%

38%

16%

12%

PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION Y APROBACION

45%

44%

8%

3%

45%

38%

12%

6%

REVISION DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

49%

39%

8%

3%

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

SEGREGACION DE FUNCIONES EVALUACION COSTO - BENEFICIO

47%

37%

12%

4%

37%

25%

15%

23%

VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS EVALUACION DE DESEMPEO

59%

27%

8%

6%

60%

32%

4%

4%

41%

39%

10%

10%

RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTACION DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS CONTROLES PARA LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION

90%

8%

1%

1%

48%

40%

7%

5%

40%

28%

10%

22%

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REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA COMPONENTE SUBCOMPONENTE

PREGUNTA
31. Los sistemas de informacin que usan cuentan con controles adecuados que eviten el acceso no autorizado (Ej. contrasea, permisos diferenciados, etc.) 32. Su dependencia cuenta con un adecuado servicio en soporte tcnico para las tecnologas de informacin. 33. La informacin interna y externa que maneja su dependencia es til, oportuna y confiable para el desarrollo de sus actividades. 34. La entidad esta integrada a un solo sistema de informacin y se ajusta a las necesidades de sus actividades 35. La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones 36. Se cuenta con el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades 37. Se revisan peridicamente los sistemas de informacin y de ser necesario se solicita su modificacin para asegurar su adecuado funcionamiento. 38. Su dependencia cuenta con archivo documentario institucional adecuado. 39. La comunicacin al interior de su dependencia fluye adecuada y oportunamente. 40. El portal de transparencia de la entidad se encuentra debidamente actualizado. 41. Se han estandarizado los formatos para la comunicacin interna y externa, as como el tipo de documento que debe utilizarse en cada caso: memorndum, oficio, paneles, informativos, boletines, etc. 42. El desarrollo de sus actividades es supervisado por su jefe inmediato para verificar si se realizan de acuerdo a lo normado. 43. Su dependencia efecta peridicamente autoevaluaciones de las actividades desarrolladas con el fin de mejorar la gestin. 44. Cuando se proponen mejoras en su dependencia se realiza el seguimiento respectivo para asegurar que se implementen. 45. Cuando se identifican en su dependencia oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. 46. Se implementan en su dependencia, las recomendaciones que formulan los rganos de Control, a fin de mejorar su gestin.

Cumple

Cumple No No parcialmente cumple aplica

78%

14%

2%

6%

55%

38%

6%

1%

CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACION

64%

33%

1%

3%

SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION

SISTEMAS DE INFORMACION FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION INFORMACION Y RESPONSABILIDAD

53%

41%

3%

3%

47%

31%

4%

18%

54%

40%

4%

1%

FLEXIBILIDAD AL CAMBIO ARCHIVO INSTITUCIONAL COMUNICACIN INTERNA COMUNICACIN EXTERNA

52%

34%

6%

8%

58% 58% 55%

39% 33% 34%

3% 9% 6%

1% 0% 6%

CANALES DE COMUNICACIN

75%

21%

3%

1%

ACTIVIDADES DE PREVENCION Y MONITOREO

84%

13%

1%

1%

COMPROMISO DE MEJORAMIENTO

44%

43%

10%

3%

SUPERVISION

53%

37%

6%

3%

SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

57%

35%

6%

2%

74%

21%

2%

3%

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En el Anexo N 1 se comenta los resultados obtenidos por cada pregunta de los Subcomponentes del Sistema de Control Interno, cuyo anlisis ha servido como insumo para la elaboracin del cuadro de Fortalezas y Debilidades que presenta actualmente el Sistema de Control Interno implementado en la APN. 3.3.2. Listas de Verificacin Con la finalidad de verificar los resultados de la Encuesta de Percepcin se elaboraron Listas de Verificacin (Check List) con preguntas dirigidas a los Directivos y Jefes de Oficina de las diversas Unidades Orgnicas de la APN, a efecto de conocer con mayor precisin y objetividad la situacin de la implementacin del Sistema de Control Interno en cada una de sus unidades, lo que ha servido como insumo para elaborar el cuadro de Fortalezas y Debilidades que se muestra en el tem 3.4. Asimismo en el Anexo N 2 se adjuntan las Listas de Verificacin desarrolladas.

3.4. Anlisis de cumplimiento de la APN frente a la Normativa Vigente de Control Interno

3.4.1. Ambiente de Control En el componente referido al Ambiente de Control, se cuenta con normativa interna referida a los subcomponentes de Filosofa de la Direccin, como el Plan Estratgico Institucional que contiene la misin, visin y valores institucionales. De igual forma para el caso de Integridad y Valores ticos, se cuenta con la Directiva de Proteccin , Incentivos y Estmulos para los servidores de la APN que cumplan con el Cdigo de tica de la Funcin Pblica, el mismo que ha sido aprobado en el marco de lo dispuesto por dicho Cdigo para todo el sector pblico; la misma que tiene por objeto direccionar dentro de la funcin pblica el actuar de los funcionarios y servidores de la APN, al cumplimiento y observancia de las bases ticas establecidas en la Ley y el Reglamento de tica de la Funcin Publica, que sirvan para generar la confianza y credibilidad de la ciudadana. Dentro del subcomponente : Administracin Estratgica, existe normativa referida a Plan Estratgico Institucional 2012-2016, Plan operativo 2012, as como el Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin 2012-2016 y el Plan Operativo Informtico 2012. En lo que se refiere al subcomponente : Administracin de los Recursos Humanos, la normativa interna existente est referida a directivas que norman los procedimientos sobre capacitacin y formacin del personal, control, asistencia y permanencia de los Trabajadores de la APN, normas y procedimientos sobre el control de la prestacin de servicios por semanas y descanso fsico anual, as como procedimientos para la elaboracin de la planilla de pagos de contraprestaciones de los servidores CAS de la APN.

3.4.2. Evaluacin de Riesgos Con relacin a este componente no existe normativa interna que se haya generado, salvo el documento que contiene la Poltica de Administracin de Riesgos del 2009, que se encuentra pendiente de actualizacin, aprobacin y difusin.
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3.4.3. Control Gerencial Dentro de los subcomponentes de procedimientos de autorizacin y aprobacin y de segregacin de funciones, se cuenta con el procedimiento: Control de Documentos MAPRO, as como con la Directiva de Normas y Procedimiento de Trmite Documentario. En el caso de la evaluacin de costo-beneficio, no se tiene normativa interna para este subcomponente. Para el subcomponente referido a controles sobre los accesos a los recursos o archivos, se tiene normativa interna referida a Directiva de Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documento de Archivo de la APN, Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite Documentario, Directiva sobre la Administracin y Control de los Bienes Muebles de la APN; As como el procedimiento que regula la presentacin de informacin contable para la elaboracin de los estados financieros y presupuestales de la APN. En el caso del Subcomponente de Evaluacin de Desempeo, no se ha generado normativa interna especfica. En lo que respecta a los subcomponentes de: documentacin y revisin de procesos, actividades y tareas, se ha establecido el procedimiento referido a Control de Documentos MAPRO. Finalmente, el referido a Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin cuenta con 24 procedimientos aprobados, entre los que se encuentran, la atencin de incidencia de un problema de Internet, configuracin y verificacin de las Bases de Datos, atencin de requerimientos, de reparacin y cambio de equipos , entre otros. Asimismo cuenta con un Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin 2012-2016 y Plan Operativo Informtico 2012.

3.4.4. Informacin y Comunicacin De manera general se puede sealar que los diferentes subcomponentes de este componente, cuentan con normativa interna especfica, entre la que se encuentra la Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite Documentario de la APN, Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documentos de Archivo, as como la Directiva de Acceso a la Informacin Pblica de la APN. No se ha implementado la norma de seguridad de la informacin en nuestra entidad y falta de implementacin de un plan de comunicacin externa.

3.4.5. Supervisin No se cuenta con normativa interna que se refiere al componente de Supervisin. Para mayor detalle sobre el anlisis normativo, revisar el Anexo N 3

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3.5. Anlisis de las Fortalezas y Debilidades identificadas en el Control Interno en la APN

Como resultado de la encuesta de percepcin, de las entrevistas y desarrollo de las Listas de Verificacin por parte de la Alta Direccin, Directores y Jefes de Oficina, del anlisis de la normativa interna que rige las operaciones de la entidad, como de la informacin obtenida como consecuencia de la revisin de documentos normativos y de gestin; se han determinado Fortalezas y Debilidades como las causas que la han originado por cada Componente y Subcomponente de Control Interno que se comenta a continuacin y cuyo detalle se muestra en el Anexo N 4.

3.5.1. Ambiente de Control Con relacin a los Subcomponentes referidos a Filosofa de la Direccin y de Integridad y Valores, se han llevado a cabo importantes acciones de capacitacin para sensibilizar al personal en estos aspectos, se evidencia adems un compromiso de la Alta Direccin para la implementacin del Sistema de Control Interno, tanto con el Comit que fue conformado en el Ao 2009, como, con el que fue constituido en el Ao 2012 a partir de las disposiciones dadas por el Sector de Transportes y Comunicaciones. Sin embargo es necesario mantener peridicas acciones que refuercen esta capacitacin o que incluyan a personal nuevo o al personal de las oficinas desconcentradas; as como establecer una estrategia de sensibilizacin del personal. En el Subcomponente de Integridad y Valores ticos se han encontrado importantes fortalezas referidas a la difusin del cdigo de tica de la funcin pblica, como parte de las actividades del correspondiente grupo de trabajo. En lo que se refiere a Administracin Estratgica, contamos como fortalezas el tener un Plan Estratgico Institucional 2012-2016, que define la misin, visin y los objetivos estratgicos. Asimismo tenemos un Plan Operativo que se encuentra alineado a dicho Plan Estratgico. As tambin se ha implementado un sistema de gestin estratgica que vincula planes estratgicos formulando un modelo de gestin estratgica basada en el Balanced Score Card (BSC). Entre las debilidades tenemos que no se han implementado estratgicas de difusin al personal, con relacin a los documentos de gestin institucional, debido a que el tema no se ha priorizado como poltica institucional. Asimismo hay un limitado conocimiento de los alcances de los documentos de gestin por parte de los trabajadores de la Institucin, al no haberse implementado estrategias de difusin. En lo que concierne a la Estructura Organizacional, contamos con un Reglamento de Organizacin y Funciones y un Manual de Organizacin y Funciones que si bien se encuentra vigente, el mismo no se encuentra actualizado de acuerdo a las nuevas funciones consideradas en el proyecto de nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones, aprobadas por la Alta Direccin En ese sentido se ha elaborado un proyecto de nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones, el mismo que se encuentra pendiente de aprobacin por parte del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

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Se cuenta adems con un Manual de Procesos y Procedimientos MAPRO aprobado, el mismo que aun no ha sido difundido entre el personal de la Autoridad Portuaria, al no haberse priorizado su difusin como poltica institucional. Igualmente encontramos como una debilidad, referida a que aun no se han identificado los procesos transversales, dado que en una primera etapa se ha culminado la identificacin de los macroprocesos y subprocesos; y en una segunda se identificarn los procesos transversales. En lo que respecta al subcomponente Administracin de los recursos humanos tenemos que se cuenta con los Planes de Desarrollo de Personas al Servicio del Estado Quinquenal y anualizado, aprobados; as como con polticas de recursos humanos y un programa de induccin, documentos que han sido aprobados por la Gerencia General. Sin embargo encontramos que se presentan tambin debilidades referidas a la falta de difusin de las Polticas de Recursos Humanos, al no haberse priorizado el tema, As como falta de procedimientos documentales para reclutamiento y contratacin de personal, ausencia de procedimientos referidos a la evaluacin y desempleo de personal y de un Plan de Bienestar; todas estas debilidades tienen su principal causa en la ausencia de personal en el rea de recursos humanos, debido a la renuncia de algunos de los profesionales de la Oficina General de Administracin.

3.5.2. Evaluacin de Riesgos Con relacin al Planeamiento de la Administracin de Riesgos, la APN tiene definido su entorno estratgico (Visin, Misin, Objetivos estratgicos), sin embargo se tiene como debilidades que el personal principalmente nuevo) no tiene claro o bien definido las polticas y objetivos de la entidad debido a una falta de difusin, dado que no se ha establecido un Plan de difusin peridica y continua de las polticas y objetivos de la entidad. Como fortaleza se puedes destacar adems que el anterior Grupo Tcnico de Evaluacin de Riesgos, elabor una Poltica de Administracin de Riesgos para la entidad; asimismo present un Proyecto de Directiva de Administracin de Riesgos de la entidad, sin embargo estos documentos deben ser actualizados y puestos a consideracin de la Alta Direccin, para su aprobacin y posterior difusin. Con relacin a los subcomponentes: Identificacin de Riesgos, Valoracin de Riesgos y Respuesta al Riesgo, se tiene como fortaleza que en el proyecto de Directiva se ha definido una metodologa de identificacin de riesgos, la matriz de riesgos, Matriz de Probabilidad e Impacto de los Riesgos y contiene la gua para elaborar el Plan de Respuesta. Este documento debe ser actualizado para su posterior aprobacin. Como debilidad se tiene que an no se han identificado los riesgos por cada objetivo estratgico institucional, ni se ha efectuado un registro de los mismos; tampoco se han identificado los riesgos que afectan los procesos y subprocesos de la entidad, debido a que hasta el 2011 no se tenan identificados ni aprobados los procesos y subprocesos de la APN.

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3.5.3. Actividades de Control Gerencial Con relacin al subcomponente procedimientos de Autorizacin y Aprobacin, la APN ha elaborado, aprobado y autorizado la primera versin del Manual de Procesos y Procedimientos MAPRO; el mismo que est pendiente de difusin a todas las reas para su conocimiento y aplicacin respectiva. Sobre el particular encontramos como una debilidad que no se cuentan con polticas de difusin de los documentos de gestin que se aprueban, lo que es necesario implementar. As tambin tenemos que existen otros tipos de documentos que no son difundidas como las Resoluciones de Acuerdo de Directorio, Presidencia o Gerencia General, a travs de las cuales se delega o asignan, responsabilidades y/o funciones para temas especficos a comits, grupos de trabajo o personas. Por otro lado, se puede sealar tambin con una fortaleza que la APN ha implementado un Sistema de Gestin Documentaria SIGED mediante el cual las tareas y/o actividades son formalmente comunicadas a los funcionarios; adems se establecen los plazos para la atencin de estas. Sin embargo a pesar de contar con esta herramienta informtica, encontramos como una debilidad el hecho que las ventajas del SIGED no son aprovechadas en su totalidad por todo el personal de la APN, por resistencia al cambio, desinters o desconocimiento de estas ventajas. Sobre el subcomponente segregacin de funciones de la Entidad, las funciones asignadas al personal se encuentran recogidas en el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) aprobado e implementado. Sin embargo este MOF no ha podido ser actualizado de acuerdo a las funciones que desempean las diferentes unidades orgnicas; por encontrarse pendiente la aprobacin del nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones. Por otro lado, como una fortaleza podemos tambin sealar que existe el procedimiento de Control de Documentos del MAPRO (APN-PR001), que establece los lineamientos para la elaboracin de procedimientos internos y considera la segregacin de funciones a nivel de personal. Con relacin a la evaluacin costo-beneficio, algunas unidades orgnicas efectan acciones para evaluar el costo beneficio antes de iniciar un proyecto. Sin embargo, no existe una poltica formal y generalizada de evaluacin de costo-beneficio, antes de la implementacin de una actividad o procedimiento de control. Tenemos entonces como una debilidad, que no se ha priorizado el establecimiento de polticas o lineamientos para la aplicacin de la evaluacin Costo Beneficio (evaluar si es factible y resulta conveniente implementar algo en relacin con el logro de objetivos a conseguir). Con relacin al subcomponente: Controles sobre los Accesos a los Recursos o Archivos, existe la Directiva de Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documentos de archivo de la APN, que establece la custodia y manejo de archivos, as como lineamientos para un adecuado control. Sin embargo, los ambientes o reas de almacenamiento de archivos de las unidades orgnicas (archivos de gestin o secretariales), no son los ms adecuados para un
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efectivo control de la documentacin; debido principalmente a los espacios reducidos en la actual sede de esta Autoridad. Respecto a los controles referidos a los recursos, la APN cuenta con Directivas y procedimientos de control, que establecen el acceso y control de recursos del Estado (OGA-PR002: Administracin de Bienes Patrimoniales, entre otros). Con relacin al subcomponente verificaciones y conciliaciones, la APN ha incorporado procedimientos de Verificacin y Conciliacin, bsicamente para los Procesos Clave (Bienes y valores). Ejemplo: OGA-PR009: Conciliacin de ingresos por Redenaves y Otros. Sin embargo, se debe implementar procedimientos de supervisin y de re-conciliacin en algunos procesos de mayor riesgo; as como asignar personal para tales actividades. Es as que falta sistematizar algunos de los procedimientos de verificacin y conciliacin y priorizar estos temas. Se debe formalizar la verificacin y conciliacin peridica y obligatoria de los procesos claves (si no es de todos al menos en forma aleatoria) con la finalidad de detectar posibles errores, vacos o inconsistencias normativas y corregirlos a tiempo. Con relacin al tema de verificacin, contamos adems con un Comit de Fiscalizacin Posterior, el mismo que ha sido designado mediante Resolucin de Gerencia General N166-2008-APN/GG de 16.JUN.2008), de acuerdo a lineamientos establecidos en D.S. N 096-2007-PCM. Respecto al subcomponente Evaluacin de Desempeo, la APN cuenta con un Plan Operativo Institucional aprobado anualmente. El POI debe ser utilizado para evaluaciones de desempeo institucional en base al cumplimiento de los indicadores y metas establecidas en el mismo. No se ha formalizado una Evaluacin de Desempeo Institucional en forma peridica. La APN ha implementado el Balance Score Card, que es una herramienta de medicin de indicadores de gestin. Esta herramienta ha sido implementada recientemente y an no se pueden observar los resultados de la manera ms ptima. An no se ha establecido que los indicadores de gestin resultantes de esta herramienta, deben servir de insumo para las Evaluaciones de Desempeo Institucional. Sobre la Rendicin de Cuentas, la APN tiene implementado Instrumentos de Gestin que regulan los procedimientos de rendicin de cuentas internos y que cumplen con la normativa vigente.; sin embargo el personal no tiene calar la importancia de la rendicin de cuentas a todo nivel. Falta de difusin y sensibilizacin del personal. Por otro lado, adems la APN cuenta con registros de rendiciones de cuentas realizadas por el personal y que parten de los procedimientos establecidos. (OGAPR003: Entrega y rendicin de viticos por comisin de servicios, entre otros ver MAPRO). Las rendiciones de cuentas del personal, se encuentran orientadas a uso de viticos y gastos menores. La APN cuenta con informacin financiera y presupuestal (DIPLA-PR004: Elaboracin de la Demanda Global de Gasto de la APN, entre otros ver MAPRO). En algunas ocasiones la informacin financiera y presupuestal no est debidamente actualizada, dado que el personal resulta insuficiente y en algunas ocasiones las unidades
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orgnicas no presentan oportunamente la informacin. Por ello es necesario priorizar el tema para asignacin de recursos humanos, as como elaborar estratgica de sensibilizacin. Otra fortaleza a tener en consideracin es que la APN elabora una Memoria Institucional anualmente en la que brinda informacin de su gestin y logro de objetivos institucionales. Con relacin a Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas, la APN ha documentado sus procesos, actividades y tareas en los procedimientos consolidados en la primera versin del MAPRO. La APN ha elaborado su Mapa General de Procesos y su respectiva lista maestra con los subprocesos asociados. An no se ha realizado la identificacin de Procesos Transversales de la Entidad., dado que es parte de una segunda fase. Los procedimientos consolidados en el MAPRO, referidos a procesos operativos de la APN (TUPA y reas Acuticas), cuentan con su documentacin sustentatoria debidamente especificada en los anexos (documentos o registros asociados, tales como: Memorandos, Informes, Formatos o similares). No todos los procedimientos del MAPRO cuentan con la documentacin sustentatoria especificada en sus anexos. La primera fase de elaboracin del MAPRO, consider priorizar la formalizacin de la documentacin sustentadora de aquellos procedimientos que generan ingresos para la entidad. Respecto a Revisin de Procesos, Actividades y Tareas, la APN cuenta con el Procedimiento de Control de Documentos (APN-PR001), que establece la revisin peridica de todos los procedimientos del MAPRO. La revisin del MAPRO, establece que sta puede ser peridica o a solicitud de cualquier personal interno, toda vez que se identifique una oportunidad de mejora (APN-PR001). En relacin a los procedimientos vigentes y su trazabilidad, el APN-PR001, asegura que cuando hay un cambio o mejora, stos se puedan distinguir, en el nmero de revisin de cada procedimiento. Dentro de este contexto encontramos que existe un porcentaje significativo del personal de la APN, que conoce poco o nada de la aplicacin del Enfoque de Procesos y la mejora continua. La Alta Direccin an no ha priorizado la capacitacin y sensibilizacin masiva del personal de la APN en estos temas. Con relacin al subcomponente Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, la APN cuenta con el Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin 2012 2016, que se encuentra alineado al Plan Estratgico Institucional. La APN elabora anualmente el Plan Operativo Informtico; actualmente cuenta con el correspondiente al 2012. Existe el compromiso de la alta direccin por adoptar nuevas tendencias tecnolgicas, se cuenta con personal tcnico especializado como soporte informtico a las necesidades de uso de tecnologas de informacin, la APN cuenta con diversos procedimientos para asegurar los accesos y permisos, las versiones de documentos y fuentes del sistema, entre otros (OTI-PR002, OTI-PR012, OTI-PR017, entre otros,

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Sin embargo existen debilidades como que no se cuenta con sistemas suficientes para automatizar todos los procesos necesarios, falta de planificacin previa sobre las necesidades de automatizacin de las reas, no existen actividades de capacitacin en tecnologas de la informacin al personal de la institucin y de la oficina de TI, se carece de una adecuada infraestructura fsica, pocas directrices sobre la difusin y uso de las TICs en la APN, falta de polticas y estructura para la seguridad de informacin, como falta de planificacin respecto a la seguridad de la informacin. 3.5.4. Informacin y Comunicacin Con relacin al subcomponente de las funciones y caractersticas de la informacin, tenemos que se ha estandarizado el uso de formatos a nivel de toda la entidad, lo que redunda en orden y uniformidad como parte de la gestin documental, a travs de la Directiva N 002-2011. APN/PD sobre trmite documentario. Sin embargo, en algunos casos no se vienen utilizando los formatos por ausencia de estrategia de difusin o por incumplimiento en el uso adecuado de los mismos. Se han establecido polticas de gestin documental, generndose as una unidad de criterio para el flujo documental de todos los procedimientos administrativos que la entidad gestiona. Sin embargo, muchas veces, la informacin requerida por la alta direccin no siempre es atendida por parte de las reas con la oportunidad y rapidez que se requiere, ello entre otros factores por la falta de una organizacin adecuada de los archivos de gestin de las reas de la APN; o porque no existe un procedimiento adecuado para el control y seguimiento a estos requerimientos mediante herramientas de contenidos y colaboracin a nivel institucional. Podemos sealar adems como una debilidad, que no se cuenta con una poltica, directiva y/o procedimiento para el uso adecuado del tipo de la informacin e indique las funciones y caractersticas de la informacin, indicando el rea, tipo de informacin/reporte, responsable, caractersticas y frecuencia. Referente al subcomponente informacin y responsabilidad, la informacin es fidedigna y procesada de manera adecuada por contar con las herramientas de sistemas de informacin, tales como Sistema de Gestin Estratgica (SGE), Sistema de Gestin Documentaria (SIGED), Sistema Integrado de Administracin SIGA (El gestor), Sistema de Indicadores y Eficiencia Portuaria (SIPEP), Sistema Redenaves electrnico, sin embargo, no existe un adecuado uso del sistema de trmite documentario, en relacin a los plazos definidos en ste y no se cuenta con polticas que enfaticen la utilizacin de la comunicacin directa con el personal, que genere un clima de confianza mutua el cual permita la comunicacin oportuna, adems de procurar el ejercicio de comunicaciones en tres direcciones y donde se deje constancia de la comunicacin de los problemas detectados debido a que no se ha priorizado el desarrollo de las polticas. Respecto al subcomponente calidad y suficiencia de la Informacin, tenemos como debilidades que existe un incumplimiento parcial de la directiva de uso del sistema de trmite y alguna falta de asignacin de responsabilidades en los procedimientos. El contar con un sistema de gestin documental en la entidad, ha contribuido en este punto, a que los documentos se organicen digitalmente por expedientes , es decir toda la documentacin referida a un tema en particular esta organizada dentro de un mismo expediente digital, lo cual facilita la revisin de los antecedentes desde su origen de manera oportuna y pertinente.

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Por otro lado, la calidad de los sistemas de informacin de la APN se asegura por medio de la elaboracin de procedimientos documentados y directivas de Normas y Procedimientos de los sistemas implementados, sin embargo, falta difusin y capacitacin peridica en los procedimientos relacionados a los sistemas de informacin y su actualizacin de los mismos, ausencia de poltica de calidad que establezca las obligaciones de los miembros de la organizacin; as como falta desarrollar un proceso que evale la calidad de la informacin. Con relacin al subcomponente sistemas de informacin, la Oficina de Tecnologas de Informacin cuenta con un Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin 2012-2016 (PETI) aprobado, mediante Memorando N 0034-2011-APN-OTI en octubre del 2011, el cual se alinea con los objetivos estratgicos del Plan Estratgico Institucional (PEI) 2012-2016, sin embargo falta difundir el PETI en los niveles organizacionales tanto tcticos como operativos con el objetivo de fortalecer el uso de las TI para los procesos operativos y administrativos de la APN y desarrollar TICs en la cadena de suministro. Se cuenta con normativa para regular los controles de claves de acceso, polticas de acceso a Internet, a correo electrnico, cuentas de usuarios en la red informtica, configuracin y uso de estaciones de trabajo, sin embargo es necesario actualizar la normativa en relacin a las claves de acceso para el control de operacin y de salida, as como la actualizacin de polticas de acceso a Internet, a correo electrnico, cuentas de usuarios en la red informtica, configuracin y uso de estaciones de trabajo. Falta implementar la Norma Tcnica Peruana ISO/IEC 17799:2007. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin, la misma que an no se ha implementado debido a ajustes presupuestales. Respecto al subcomponente Flexibilidad al Cambio, las reas han definido su poltica interna de comunicacin, lo que permite en la actualidad agilizar el flujo de la informacin entre los diferentes funcionarios de cada rea. Los sistemas se actualizan peridicamente a solicitud del usuario. No se cuenta con polticas y procedimientos para la revisin peridica, actualizacin, capacitacin y difusin de los sistemas de informacin implementados en la APN. Es necesaria una actualizacin constante de los procesos con su respectiva documentacin. Debido a que los sistemas fueron implementados recientemente. Con relacin al subcomponente Archivo Institucional, se han emitido a nivel de entidad, polticas referidas a la conservacin de los archivos fsicos y magnticos, de acuerdo a la normativa nacional vigente, dichas polticas han unificado criterios en organizacin documental a nivel institucional mediante Resolucin de Gerencia General N 077-2011-APN-GG de fecha 17.FEB.2011. Existe un programa de control de documentos el que permite administrar los periodos de retencin de documentos por un plazo de tiempo de acuerdo a ley optimizando el uso de los recursos de archivo para su mantenimiento y conservacin. El archivo central cuenta con la infraestructura y equipamiento adecuado para la conservacin de los documentos de archivo, sin embargo existe una aglomeracin de documentos en las diferentes reas (archivos de gestin) de la entidad lo que puede afectar la preservacin de estos. Las diferentes reas de la APN, no cuentan con suficiente espacio fsico para la conservacin adecuada de los documentos de archivo.
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Peridicamente se brinda constante orientacin en materia de archivo central a los encargados de los archivos de cada Unidad Orgnica, sin embargo existe deficiencia en la transferencia de documentos al Archivo Central, debido a que el personal todava no ha asimilado la aplicacin de la normativa interna referida a la transferencia de documentos al Archivo Central. Con relacin al subcomponente Comunicacin Interna, tenemos como fortaleza una buena comunicacin a travs de medios electrnicos (Correo electrnico, SIGED). La comunicacin interna, est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar el flujo de la informacin horizontal y vertical, dichas actividades estn tambin detalladas en la directiva de trmite documentario de la APN, ello constituye una fortaleza puesto que ha redundado en ahorro de recursos (papel, impresora, insumos, energa elctrica, horas hombre) lo que es un plus en la gestin documental de la APN. Se cuenta con un Plan de Comunicacin Interna 2012, el cual fue aprobado por la Gerencia General, la misma que tiene como objetivo velar por la Comunicacin Interna Institucional. Sin embargo como debilidad se tiene, ausencia o muy poca difusin del Plan de Comunicacin Interna a nivel tctico y operativo debido a la falta de seguimiento y retroalimentacin constante, mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los responsables, con el objetivo de verificar las desviaciones a los objetivos y sus causas, a fin de disear acciones correctivas. Con relacin al subcomponente comunicacin externa, encontramos que falta un posicionamiento en el sector portuario como autoridad, teniendo en consideracin, entre otros factores, que no se cuenta con un plan de comunicacin externa. La APN a travs de la Unidad de Relaciones Institucionales mantiene una comunicacin directa con los Medios de Comunicacin y otros pblicos relacionados a su mbito debido, a que se les remite informacin oportuna sobre las actividades institucionales que se realizan o sobre aspectos portuarios en general. APN canaliza su comunicacin externa a travs herramientas de comunicacin (entre ellas Portal Web de la Institucin, revistas y boletines), sin embargo, no se cuenta con polticas y procedimientos en relacin a la publicacin en el portal de la APN. En trminos generales no se ha logrado que los medios de comunicacin recojan y prioricen la informacin referida a los aspectos portuarios. La estrategia de comunicacin no es la adecuada y existen restricciones del sector para que el titular de la APN preste declaraciones a los medios de comunicacin. En algunos casos, el portal no se actualiza oportunamente, debido a que algunas reas no brindan la informacin. En otras oportunidades el rea responsable entrega la informacin institucional y de transparencia de APN para su publicacin y no se visualiza la informacin en mencin., debido a ello, es necesario contar con polticas y procedimientos en relacin a la publicacin en el portal de la APN. Con relacin a la normativa de acceso a la informacin, se han adoptado las medidas necesarias que permitan garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica dentro de nuestra competencia. Para tal efecto se cuenta con un responsable de entrega de la informacin de acceso pblico, designado mediante Resolucin de Presidencia de Directorio N 024-2007-APN/PD.

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Del mismo modo, se ha designado al responsable de la elaboracin y actualizacin del portal de transparencia. Y se ha designado al funcionario encargado de clasificar la informacin de carcter secreto y reservado. Sobre las medidas de seguridad an se encuentran pendiente de implementar, las cuales permitirn un adecuado uso y control de seguridad de la informacin de acceso restringido. Con relacin a Canales de Comunicacin, la APN mantiene un formato de evaluacin en base al trabajo en conjunto de las reas, el cual permite mantener una comunicacin interna y externa con un estndar institucional. Sin embargo, falta implementar polticas para establecer medios de comunicacin que facilite y estandarice una comunicacin interna y externa efectiva, indicando las diferentes clasificaciones de los canales de comunicacin. 3.5.5. Supervisin Sobre las Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo, tenemos como fortaleza que generalmente, las actividades del personal son supervisadas por los jefes, sin embargo no se han establecido formalmente normativa interna que regule las actividades de prevencin y monitoreo. Respecto al subcomponente Normas Bsicas para el Seguimiento de Resultados, el personal realiza, sin procedimientos establecidos, el seguimiento de implementacin de mejoras. Adems las recomendaciones del rgano de Control Interno y Auditorias Externas, se cumplen e implementan en cada rea a fin de mejorar la gestin. No hay procedimientos establecidos para el seguimiento de los resultados. Por otro lado trimestralmente se evala el Plan Operativo; dicha actividad es considerada como un mecanismo de auto evaluacin. Como debilidades podemos sealar que no se cuenta con un Plan de Mejoramiento, ni con normativa especifica para esta supervisin Respecto Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento, no contamos con procedimientos de autoevaluacin de control ni de la gestin. Falta establecer normativas internas que regulen la autoevaluacin; as como mecanismos formales de autoevaluacin que se realicen al interior de cada rea.

IV. ASPECTOS A IMPLEMENTAR EN EL SCI DE LA APN

Componentes del Sistema de Control Interno Acciones a Implementar 1. Ambiente de Control 1.1 Filosofa de la Direccin Incluir en el Plan de Capacitacin, cursos con relacin al Sistema de Control Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos y brindar capacitacin al personal nuevo y al de las Oficinas Desconcentradas. 1.2 Integridad y Valores ticos Pgina 24

Elaborar una estratgica de sensibilizacin con relacin a los valores institucionales recogidos en el Plan Estratgico Institucional 2012-2016. Reforzar las acciones de sensibilizacin que se vienen llevando a cabo con relacin a la difusin del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, as como sobre la Directiva de Proteccin, Incentivos y Estmulos. 1.3 Administracin Estratgica Elaborar un Plan de Difusin de los instrumentos de gestin: Plan Estratgico, Plan Operativo, a fin de comprometer al personal en el cumplimiento eficiente de los objetivos estratgicos y actividades programadas. Elaborar un plan de capacitacin sobre el uso del Sistema de Gestin Estratgica basada en el Balanced Score Card 1.4 Estructura Organizacional Mantener prioritariamente coordinaciones con el Ministerio de Transportes y Comunicaciones a fin de lograr la aprobacin del nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones de la APN.

1.5 Administracin de los Recursos Humanos Elaborar una estrategia de difusin de los instrumentos de recursos humanos que se encuentran aprobados por la Alta Direccin, entre ellos: Planes de Desarrollo de las Personas, Polticas de Recursos Humanos, programa de induccin , etc. Implementar con mayor personal al rea de recursos humanos a efectos de que dicha rea cumpla con elaborar la documentacin pendiente, entre ella: procedimientos documentales para reclutamiento y contratacin de personal, procedimientos de evaluacin y desempeo del personal, como plan de bienestar social. 1.6 Competencia Profesional Elaborar un Plan de Gestin por competencias para la APN. 1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad Actualizar el Manual de Organizacin y Funciones de la APN, a fin de incluir claramente definida la autoridad, responsabilidad, la competencia profesional y una adecuada segregacin de funciones.

2.

Evaluacin de Riesgos 2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos Incluir en el Plan de Capacitacin, cursos relacionados sobre Administracin y evaluacin de riesgos Revisar, actualizar y aprobar la Poltica de Administracin de Riesgos propuesta por el anterior Grupo Tcnico de Evaluacin de Riesgos. Revisar, actualizar, aprobar y autorizar la Directiva de Administracin de Riesgos, as como disponer su difusin y cumplimiento; dicha directiva contiene la metodologa para identificacin y valoracin de riesgos, as como la gua para determinar los controles necesarios. Elaborar el Plan de Administracin de Riesgos, estableciendo el Cronograma de Actividades y plazos para la Identificacin de riesgos de los objetivos estratgicos institucionales y los de los procesos y subprocesos Establecer estrategias de difusin del Plan de Administracin de Riesgos 2.2 Identificacin de Riesgos Pgina 25

Realizar talleres para identificacin de Riesgos.

Elaborar la matriz de identificacin de riesgos de la Entidad como aquellos que afectan a los procesos, definiendo los objetivos respectivos. Asimismo el Registro de Riesgos. ( Cualitativo) 2.3 Valoracin de Riesgos Elaborar la matriz de probabilidad e impacto de riesgos identificados. (Cuantitativo) 2.4 Respuesta al Riesgo Elaborar el Plan de Respuesta al Riesgo.

3.

Actividades de Control Gerencial 3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin Implementar mejores estrategias de difusin de los procedimientos de autorizacin y aprobacin contenidos en el MAPRO.

Fomentar la utilizacin del SIGED por todo el personal de la APN. 3.2 Segregacin de Funciones Establecer controles que aseguren la segregacin de funciones de los procesos de ajuste

3.3 Evaluacin Costo-Beneficio Elaborar y Fomentar una poltica de evaluacin costo beneficio. Elaborar un Procedimiento de Evaluacin Costo Beneficio y su respectivo Formato, el mismo que ser aplicado al a las actividades de control a implementar como resultado de la Evaluacin de Riesgos de la APN. 3.4 Controles sobre los Accesos a los Recursos o Archivos Establecer medidas para mejorar las reas de almacenamiento y/o custodia de archivos, a nivel del archivo central y reas de gestin de la entidad. Elaborar estrategias de sensibilizacin al personal en el correcto uso de los archivos y recursos del Estado, as como difusin de las Directivas de Organizacin y custodia de Bienes Bibliogrficos y documentos de Archivo de la Autoridad Portuaria Nacional y de Normas y Procedimientos de Trmite Documentario de la Autoridad Portuaria Nacional. 3.5 Verificaciones y Conciliaciones Elaborar procedimientos de Verificacin y conciliacin mensual por rea En los procedimientos relacionados con los ingresos de la APN los Valida OGA. Elaborar procedimiento general para verificacin y conciliacin de ingresos de la APN. Elaborar procedimiento de Seguimiento y Control de Contratos por rea usuaria Desarrollar e implementar procedimientos de supervisin y control en los procesos relacionados con ingresos y gastos. 3.6 Evaluacin de Desempeo Elaborar normativa que formalice la evaluacin de desempeo de gestin de la entidad en forma peridica, lo que permitir la adopcin de medidas correctivas. Fomentar el uso e interiorizacin del BSC a nivel institucional, a fin de permitir a la entidad contar con datos confiables y oportunos para medir el avance de los indicadores de desempeo. 3.7 Rendicin de Cuentas

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Consolidar y agregar en el MAPRO todas las herramientas de gestin vigentes (Directivas de Rendicin de Viticos, Encargos y Gastos menores de caja chica)

Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendicin de cuentas del ejercicio de sus funciones, como del uso de los bienes y recursos recibidos de la entidad. (Difusin, charlas, establecimiento de preguntas frecuentes) Diferenciar, elaborar (en caso se encuentren vacos) y agrupar los procedimientos de Rendicin de cuentas, segn sean de Cuentas Financieras de Cuentas Gerencial. Establecer lineamientos y polticas que permitan el desempeo transparente de los trabajadores en la entrega de informacin. 3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas Identificar los procesos transversales claves de la APN

Elaborar diagrama de flujo, instructivos, formatos y descripcin para los procesos transversales Elaborar la documentacin sustentatoria de los procesos referidos al MAPRO, priorizando aquellos procesos claves y que generan ingresos para la entidad. Actualizar, depurar y elaborar de ser el caso, directivas y normas internas vigentes conforme se vaya implementando el MAPRO 3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas Elaborar un plan de sensibilizacin, que considere talleres al personal respecto al Procedimiento de Control de Documentos del MAPRO (APN-PR001). Realizar la revisin peridica del MAPRO de acuerdo a lo establecido en el APN-PR001 Analizar los procesos, actividades y tareas en base a la informacin proporcionada como resultado de la revisin de funciones y aplicacin del MAPRO. 3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin Implementar el Dominio: Planear y Organizar del marco de trabajo COBIT .

Implementar el Dominio: Adquirir e Implantar Soluciones

Implementar el Dominio: Entregar y Soportar 4. Sistemas de Informacin y Comunicacin 4.1 Funciones y Caractersticas de la Informacin Elaborar estrategias de difusin de la normativa existente en relacin a los stimas de informacin que cuenta la APN. Elaborar normativa para la organizacin de los archivos digitales, mediante herramientas de contenido y colaboracin (nueva intranet).

Elaborar la normativa que establezca el procedimiento de control y monitoreo de la informacin de competencia de cada rea de la APN, de acuerdo a un formato que contenga el tipo de informacin/reporte, responsable, caractersticas y frecuencia.

4.2 Informacin y Responsabilidad Establecer controles para el adecuado uso del sistema de gestin documentaria (SIGED) en

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relacin a los plazos definidos en ste

Definir polticas que enfaticen la utilizacin de la comunicacin directa con el personal, que genere un clima de confianza mutua, lo cual permitir la comunicacin oportuna, adems de procurar el ejercicio de comunicaciones en tres direcciones y donde se deje constancia de la comunicacin de los problemas detectados. Identificar las necesidades de informacin y nivel de responsabilidad para cada proceso y sus conclusiones respectivas. 4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin

Elaborar estrategias para dar cumplimiento a las Directivas y/o procedimientos de uso de los sistemas, mediante mecanismos tecnolgicos especficos. Establecer estrategias de difusin y capacitacin peridica al personal, sobre los procedimientos relacionados a los sistemas de informacin y su actualizacin.

4.4 Sistemas de Informacin Difundir el PETI en todos los niveles organizacionales, tanto tcticos como operativos con el objetivo de fortalecer el uso de las TI para los procesos operativos y administrativos de la APN y desarrollar TICs en la cadena de suministro. Actualizar la normativa en relacin a las claves de acceso para el control de operacin y de salida, as como actualizar las polticas de acceso a Internet, a correo electrnico, cuentas de usuarios en la red informtica, configuracin y uso de estaciones de trabajo. Implementar la Norma Tcnica Peruana ISO/IEC 17799:2007. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin.

4.5 Flexibilidad al Cambio

Elaborar polticas y procedimientos para la revisin peridica, actualizacin, capacitacin y difusin de los sistemas de informacin implementados en la APN. 4.6 Archivo Institucional Implementar el proyecto de digitalizacin de documentos en el archivo central Establecer estrategias para la aplicacin de la normativa interna referida a la transferencia de documentos de archivo al Archivo Central.

Actualizar el procedimiento para la consulta, prstamo, transferencia, conservacin y control de archivos (electrnicos, magnticos y fsicos). 4.7 Comunicacin Interna Difundir del Plan de Comunicacin Interna en lo que competa y establecer procedimientos para su elaboracin y monitoreo. Incluir en el Mapa de Procesos o Identificar las lneas y flujos de comunicacin interna para cada proceso y procedimiento con sus controles respectivos. 4.8 Comunicacin Externa Priorizar la elaboracin del Plan de Comunicacin Externa

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Culminar el proceso de clasificacin de informacin no publica. Elaborar un procedimiento para pronunciamientos de la APN ante la comunidad portuaria y publico en general. Elaborar un Procedimiento para actualizar peridicamente en el Portal Web.

5.

Supervisin 5.1 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo Elaborar normativa para actividades de prevencin y monitoreo. Elaborar un procedimiento que regula el registro y comunicacin de las deficiencias detectadas en el seguimiento continuo y evaluaciones puntuales 5.2 Normas Bsicas para el Seguimiento de Resultados Elaborar normativa para el seguimiento de resultados. Elaborar un procedimiento que regula el registro y comunicacin de las deficiencias detectadas en el seguimiento continuo y evaluaciones puntuales.

5.3 Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento Elaborar el Plan de Mejoramiento de la APN. Elaborar un procedimiento para efectuar autoevaluaciones y emisin de Informes de Autoevaluaciones en forma semestral del SCI. Elaborar un procedimiento para el registro, seguimiento e implementacin de las medidas correctivas de los rganos de Control.

V. CONCLUSIONES
En base a la evaluacin realizada, se concluye lo siguiente: Es muy importante para el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno, el compromiso de todo el personal para cumplir con los Componentes y Subcomponentes de las normas de control interno, mediante acciones de mejoramiento y calidad de todos los procesos. El Diagnstico del Sistema de Control Interno en la APN, a abril de 2012, nos permite establecer, comparativamente con el diagnstico realizado en el ao 2009, que ha habido una avance significativo en el sistema de control interno de nuestra Institucin, con acciones que se han dado principalmente en los componentes de Ambiente de Control, Actividades de Control Gerencial y de Comunicacin e Informacin. En lo que se refiere al componente de Ambiente de Control, estas acciones estn incluidas principalmente en los subcomponentes de filosofa de la direccin, integridad, valores ticos y administracin estratgica. En lo que respecta a la Actividad de Control Gerencial, estos avances estn relacionados a los subcomponentes de documentacin de procesos actividades y tareas; as mismo, en los controles para las tecnologas de la informacin y comunicacin.

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Se han identificado mejoras en el componente de Comunicacin e Informacin, respecto al Archivo Institucional. Comparativamente al ao 2009 y an habiendo mejorado el SCI de la APN respecto a dicho ao, se han identificado debilidades sobre las cuales es necesario adoptar medidas que permitan su mejoramiento. Respecto al componente de Evaluacin de Riesgos, se identificaron avances relativos al subcomponente de Planeamiento (polticas de administracin de riesgos y proyecto de directiva que incluye la metodologa para identificacin y evaluacin de riesgos), sin embargo la identificacin de riesgos a nivel de procesos no pudo ser mayormente desarrollada dado que se consider conveniente priorizar la identificacin de los macroprocesos, procesos y subprocesos de la APN. El componente referido a Supervisin, no ha presentado avances, siendo prioritario establecer estrategias sobre el particular. Por otro lado, a partir de la ejecucin de nuevas actividades y proyectos como por ejemplo el sistema de gestin estratgica, sistema de gestin documental, entre otros, se han identificado nuevas debilidades, que merecen atencin y la adopcin de medidas que sern propuestas en el Plan de Trabajo. Es necesario se consolide la implementacin del control gerencial en la entidad, lo que permitir definir medidas para corregir las actividades y operaciones de la APN, alcanzar los objetivos previstos en los Planes Operativos y Estratgicos, como un buen uso de los recursos de la Entidad. La APN cuenta con un Mapa de Procesos que debe ser mejor difundido e implementado, as como con modernos sistemas de evaluacin de resultados a travs del Balanced Score Card.

VI. RECOMENDACIONES
Mantener el compromiso y apoyo de la Alta Direccin con relacin a la implementacin del Sistema de Control Interno. Fomentar el apoyo por parte de las diferentes reas de la APN, al comit de control interno y grupos tcnicos, a efectos de continuar con el proceso de implementacin de Sistema de Control Interno, que incluye la elaboracin del Plan de Trabajo, as como su posterior ejecucin. Establecer como Poltica prioritaria a nivel institucional, acciones de sensibilizacin al personal de la Autoridad Portuaria, a efectos que interioricen la importancia de la implementacin del Sistema de Control Interno. Priorizar la asignacin de recursos presupuestales que se estimen necesarias para la implementacin del Sistema de Control Interno. Continuar con el fortalecimiento del SCI de la Entidad, propendiendo al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad en la ejecucin de actividades. Evaluar la factibilidad de implementar un rea o la designacin de un equipo de la Entidad responsable de la conduccin y monitoreo de la implementacin del
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sistema de control interno en la entidad, como articulador y conductor de las acciones de gestin vinculadas al seguimiento y mantenimiento del control interno en las

VII.

ANEXOS

Anexo 1: Comentarios de la Encuesta de Percepcin Anexo 2: Cuestionario aplicado a Directores y Jefes Anexo 3: Anlisis de la Normativa de Control Interno Anexo 4: Identificacin de las Fortalezas, Debilidades y Causas de la APN en el Control Interno

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ANEXO 1
Cuadro N 3. Comentarios de la encuesta de percepcin

Con el fin de desarrollar el diagnstico del Sistema de Control Interno a la Autoridad Portuaria Nacional - APN, se aplic un cuestionario que contiene una encuesta de cuarenta y seis (46) preguntas, las cuales fueron desarrolladas por 144 personas de los diferentes niveles, cargos y categoras, cuyo detalle de los resultados ha sido el siguiente:

1.

Componente Ambiente de Control A. Subcomponente: Filosofa de la Direccin

RESPUESTA Cumple parcialment e REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialment e No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA

Cumple

No cumple

FILOSOFIA DE LA DIRECCION

1. Su dependencia promueve el establecimiento del control interno, a travs de charlas, reuniones, cursos, etc.

73

48

16

144

51%

33%

11%

5%

2. Su dependencia incentiva el desarrollo transparente de las actividades.

101

33

144

70%

23%

5%

2%

Si bien es cierto mas del 50% opina que la entidad promueve el establecimiento del control interno a travs de charlas, reuniones, cursos, etc.., est el otro 49% que opina que lo cumple parcialmente o que no lo cumple. Evidenciamos que a pesar de la capacitacin brindada sobre el tema de control interno en el 2010-2011, an es necesario seguir reforzando este tema, principalmente entre el personal nuevo que recientemente ha ingresado a la APN, as como para el personal de las Oficinas Desconcentradas, que an no han recibido este tipo de capacitacin. Un 70% del personal considera que las actividades de la APN se desarrollan en forma transparente, sin embargo existe un porcentaje significativo que no lo considera de esta manera o que se cumple parcialmente. Esto implica que se debern intensificar las acciones de difusin, tanto al personal de la Sede Central, como de las Oficinas Desconcentradas.

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B. Subcomponente: Integridad y Valores

RESPUESTA Cumple parcialment e REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 3. Se ha difundido la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, en su dependencia. 4. Se sanciona a los responsables de actos contrarios a la normatividad legal vigente. 5. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones ticas.

Cumple

No cumple

124

19

144

86%

13%

1%

0%

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

80

25

15

24

144

56%

17%

10%

17%

59

37

26

22

144

41%

26%

18%

15%

El 86% del personal considera que se ha cumplido con la difusin de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, lo cual es bastante significativo y, ello debido al esfuerzo del Grupo de Trabajo del Cdigo de tica de la APN, a partir de cuya conformacin se solicit a la Administracin que entregue un ejemplar del mismo a cada trabajador. Asimismo, anualmente se organizan actividades de difusin y conocimiento de los principios, deberes y prohibiciones consignados en dicho Cdigo, en los que se motiva la participacin de todo el personal de la APN. Tambin se coordinan peridicamente charlas de difusin a cargo de personal de la Secretara de Gestin Pblica de la PCM, sin perjuicio de ello se debe verificar si el personal nuevo recientemente contratado en Sede Central, as como personal de las OODD ha recibido un ejemplar de dicha normativa y charlas de capacitacin sobre el tema. El porcentaje que indica que si se cumple con sancionar a los responsables, es el 59%, pero hay que tener en cuenta que este aspecto se encuentra vinculado a la normativa ligada al tema de integridad y valores, sobre el cual no se han producido sanciones. Quiz al momento de contestar esta pregunta la percepcin de la misma estuvo ligada al tema de sanciones por incumplimiento de procedimientos administrativos a partir de los informes del OCI, entre otros. c. Subcomponente: Administracin Estratgica
RESPUESTA No cum ple REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialment e No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 6. Su dependencia ha difundido o puesto en conocimiento general la visin, misin, valores, metas y objetivos estratgicos de la entidad.

Cumple

Cumple parcialmente

No aplica

ADMINISTRACION ESTRATEGICA

127

14

144

88%

10%

1%

1%

Pgina 33

Al igual que en el caso de la difusin del cdigo de tica el porcentaje del 88% es bastante alto; lo que evidencia que si ha habido prcticas de difusin de estos aspectos entre el personal de la APN. Sin embargo, es oportuno reforzar los mismos, considerando la reciente aprobacin del Plan Estratgico 2011- 2016, que incluye la reformulacin de nuestra Misin, Visin y Valores. D. Subcomponente: Estructura Organizacional
RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 7. La estructura organizacional en su dependencia es adecuada. 8. La entidad cuenta con documentos normativos y de gestin (MOF, ROF, MO, CAP, PAP, entre otros) debidamente actualizados y aprobados.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

51

60

27

144

35%

42%

19%

4%

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

65

47

29

144

45%

33%

20%

2%

El resultado de las encuestas concuerda con la realidad institucional, en el sentido que se cuenta con una estructura aprobada, que no est de acuerdo con las necesidades y compromisos asumidos por la Autoridad Portuaria Nacional. As mismo, se precisa que la estructura organizacional real y actual de la APN, se encuentra plasmada en el ROF, el mismo que ha sido actualizado y enviado al Ministerio de Transportes y Comunicaciones para su revisin y conformidad. Sin embargo, este documento an se encuentra pendiente de aprobacin en el MTC. Llama la atencin que la pregunta referente a si la entidad cuenta con documentos normativos y de gestin (MOF, ROF, MO, CAP, PAP, entre otros) debidamente actualizados y aprobados, obtenga entre cumple y cumple parcialmente un 78%, cuando es concordante con la anterior en el sentido que los documentos de gestin vigentes no estn actualizados con la estructura orgnica que en el prctica incluye por ejemplo a las Oficinas Desconcentradas. Se asume que en vista que las preguntas eran de tipo cerradas, el personal de la APN respondi en el sentido que si se cuenta con estos documentos normativos aprobados, sin embargo algunos se encuentran en proceso de actualizacin. E. Subcomponente: Administracin de Recursos Humanos
RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 9. La escala remunerativa en su dependencia est en relacin con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas. 10. La entidad cuenta con mecanismos, polticas y procedimientos adecuados para la seleccin, induccin, formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social y evaluacin de

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

37

52

47

144

26%

36%

33%

6%

ADMINISTRACION DE RRHH

38

78

23

144

26%

54%

16%

3%

Pgina 34

personal.

Sobre si la escala remunerativa est acorde al cargo y funciones, un 26% indica que no cumple y un 36% que cumple parcialmente, lo que hace un total de 62% que el personal no se encuentra conforme con la escala remunerativa de la APN. Asimismo, esto se materializa con el hecho que desde fines del 2011 a la fecha se ha incrementado el nmero de renuncias del personal de la APN, por mejores condiciones laborales. Esta situacin agrava el desempeo de la Gestin de la APN, toda vez que el personal que renuncia es importante dentro de nuestra entidad, sea por los aos de servicio y el know how adquirido en los aos, lo hace calificado, en nuestro medio de desarrollo. Todo esto, evidencia la necesidad de revisar la escala remunerativa de la APN y otros aspectos motivacionales y realizar las modificaciones oportunas que permita mantener al personal calificado. El 60% del personal considera que la APN cumple parcialmente el contar con mecanismos y procedimientos de seleccin. Inferimos, que esto puede ser explicado en tanto que existen algunos aspectos que si se han normado total o parcialmente pero no son difundidos y conocidos por el personal; faltando adems, establecer mecanismos y procedimientos para otros casos. En ese sentido, es necesario delimitar cules de estos temas, se encuentran parcialmente implementados y cules estn pendientes de implementar.

F. Subcomponente: Competencia Profesional

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 11. El personal de su dependencia es el adecuado para el trabajo que se realiza.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

COMPETENCIA PROFESIONAL

74

51

11

144

51%

35%

8%

6%

Un 51% de los encuestados opina que la APN cuenta con el personal adecuado al trabajo que realiza. Sin embargo, existe un 35% que considera que esta situacin se cumple parcialmente. Finalmente, un total de 14% considera que no se cumple o que simplemente la pregunta no aplica para nuestra entidad. Corresponde realizar un anlisis meticuloso del porcentaje que opina que la entidad cumple parcialmente y que no cumple con este tem; en tanto que es aqu, donde se pueden encontrar algunas debilidades de la APN, que afectan el desempeo de sus actividades como entidad.

G. Subcomponente: Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

RESPUESTA TOTAL RESPUESTA S REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 12. La autoridad y responsabilidad del personal estn debidamente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

75

54

12

144

52%

38%

8%

2%

Pgina 35

Un porcentaje considerable tiene la percepcin que los criterios de autoridad y responsabilidad estn definidos en documentos normativos, lo que no tiene necesariamente su correlato en la realidad; pues contamos con un Manual de Organizacin y Funciones que no est debidamente actualizado y que presenta en s mismo, ciertas limitaciones con relacin a los cargos que contempla.

H. Subcomponente: rgano de Control Institucional

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialment e No cumple No aplic a

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

13. El OCI realiza acciones de control en su ORGANO DE dependencia a fin CONTROL de coadyuvar al INSTITUCIONAL desarrollo transparente y adecuado de la entidad.

98

29

10

144

68%

20%

7%

5%

La percepcin de la mayora del personal est en el sentido que la labor del OCI coadyuva al desarrollo transparente y adecuado de nuestra entidad. En ese sentido ha cambiado la imagen fiscalizadora que presentaba este rgano hasta hace algunos aos.

2.

Componente Evaluacin de Riesgos

A. Subcomponente: Planeamiento de la administracin de riesgos

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 14. En su Dependencia se tienen identificados los riesgos en los procesos y procedimientos de trabajo.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE RIESGOS

53

47

33

11

144

37%

33%

23%

8%

A la fecha oficialmente no se ha efectuado la identificacin de riesgos de los procesos internos de la APN, De acuerdo a la verificacin verbal realizada por el responsable del Grupo Tcnico de Evaluacin de Riesgos, con algunas reas como OGA, DOMA, DITEC y DIPLA no se ha efectuado ningn tipo de avance en este tema; slo en la UPS se efectu un avance mnimo sobre identificacin de riesgos pero que no est documentado. El tema de evaluacin de riesgos no ha sido de conocimiento de todo el personal, sin embargo considerando que ste se inici en el ao 2009, puede suponer que los resultados obtenidos de 37% (cumple) y 33% (cumple parcialmente) se basaran en un hipottico avance que parte del personal que presume se ha efectuado dado el tiempo transcurrido. Puede ser el caso tambin que dado que algn porcentaje del personal encuestado no conoce realmente los conceptos referidos a riesgos y lo est relacionando a riesgos ante fenmenos naturales (terremotos, tsunamis, etc.). En conclusin los resultados no estn de acuerdo a la realidad actual de la institucin. Tambin puede ser que el tema de riesgo ha sido tomado desde la perspectiva de situaciones de riesgo ante fenmenos naturales, incendios u otros, de los cuales si ha existido algn tipo de difusin, pero que son distintos a los relacionados a los riesgos del Sistema de Control Interno.

Pgina 36

B. Subcomponente: Identificacin de los riesgos

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 15. La entidad cuenta y ha puesto en prctica algn plan de administracin de riesgos 16. En su Dependencia se ha identificado y documentado los riesgos o problemas presentados.

Cumpl e

Cumple parcialmente

No cumple

No aplica

34

40

49

21

144

24%

28%

34%

15%

IDENTIFICACION DE RIESGOS

40

45

39

20

144

28%

31%

27%

14%

Bajo los criterios de la respuesta sobre un Plan de Administracin de Riesgos, los resultados obtenidos de 24% (cumple) y 28% (cumple parcialmente) no reflejan la situacin actual, dado que el Plan de Administracin de Riesgos aun no ha sido aprobado. De igual manera sobre la identificacin y documentacin de riesgos, los resultados obtenidos de 28% (cumple) y 31% (cumple parcialmente) no reflejan la situacin actual.

C. Subcomponente: Valoracin de Riesgos

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 17. Se ha utilizado algn mtodo para medir los riesgos as como su impacto en su rea de trabajo.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

VALORACION DE RIESGOS

34

44

44

22

144

24%

31%

31%

15%

No se ha efectuado valoracin de riesgos en ningn rea de la APN, por lo cual los resultados obtenidos de 24% (cumple) y 31% (cumple parcialmente) son opuestos a la situacin real.

D. Subcomponente: Respuesta al Riesgo

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 18. Se han establecido las acciones necesarias para monitorear, controlar y afrontar los riesgos evaluados. 19. En su dependencia se tiene un plan de contingencias para hacer frente a problemas que pudiesen presentarse durante el desarrollo de una tarea o actividad.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

38

45

41

20

144

26%

31%

28%

14%

RESPUESTA AL RIESGO

49

55

23

17

144

34%

38%

16%

12%

Pgina 37

A la fecha no se han trabajado sobre los aspectos de respuesta al riesgo con las reas de la APN, por lo cual los resultados obtenidos de 26% (cumple) y 31% (cumple parcialmente) no se ajustan a la realidad de la APN. Asimismo los resultados obtenidos de 34% (cumple) y 38% (cumple parcialmente) en relacin a si se tiene un Plan de Contingencias, stos pueden estar referidos a planes de contingencias ante desastres naturales o relacionadas a sistemas de informacin, pero definitivamente no se han elaborado planes de contingencias en el marco del componente evaluacin de Riesgos sobre aspectos de gestin, por lo cual se considera que dichos resultados no son los adecuados.

3.

Actividades de Control Gerencial

A. Subcomponente: Procedimiento de autorizacin y aprobacin

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 20. Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificaciones. 21. Los procedimientos que se realizan estn documentados en algn manual aprobado.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

Cumple

65

54

11

144

45%

44%

3%

PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION Y APROBACION

65

54

17

144

45%

38%

12%

6%

Al parecer el personal ha relacionado la pregunta a procedimientos del MAPRO y los resultados obtenidos se podran explicar de la siguiente forma: i. El personal de la APN respondi la encuesta hasta el 11.01.2012, fecha en que an no se haba aprobado el MAPRO de nuestra entidad; lo cual explicara el total del 52% (44+8%) que opinaron que se cumple parcialmente o que no se cumple. El 45% del personal opina que la APN si cumple, debido seguramente a que previamente durante el 2011, se haba aprobado y difundido los documentos: Procedimiento APN-PR001: Control de Documentos del MAPRO, APN-MP001: Mapa General de Procesos de la APN y APN-LM001: Lista Maestra de Procesos y Subprocesos de la APN. Existiendo la posibilidad de que hayan asociado su respuesta a los 3 documentos antes mencionados, en tanto que el primero establece los lineamientos para la elaboracin y modificacin de los procedimientos del MAPRO; el segundo expresa grficamente los procesos de la APN segn tipo de procesos y, finalmente, el tercer documento detalla los subprocesos de la APN.

ii.

Los porcentajes de 45% (cumple) y 38% (cumple parcialmente) en relacin a si los procedimientos que se realizan estn documentados, se podran explicar en que a la fecha de la encuesta ya se vena trabajando con las diferentes reas de la APN, la elaboracin de sus procedimientos internos, para ser consolidados en el MAPRO de la APN. En el momento en que se realiz la encuesta an no se haba aprobado el MAPRO de la APN, lo cual explica el 12% (no cumple) y 6% (no aplica) obtenido.

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B. Subcomponente: Revisin de procesos actividades y tareas

El 49% de cumplimiento sealado por el personal de la APN, se puede ver justificado en que cuando se ha identificado una oportunidad de mejora de procesos, se ha procurado la implementacin de soluciones. Considerando que la revisin de los procesos no es peridica, se puede justificar el 39% de cumplimiento parcial. As mismo, un 8% expresa que no se cumple con revisin peridica y otro 3% que la pregunta no aplica. Ante estos resultados, se debe precisar que el Procedimiento APN-PR001: Control de Documentos del MAPRO, aprobado en septiembre del 2011, establece la revisin peridica de los procesos y procedimientos del MAPRO y, que dicha revisin debe ser realizada durante los meses de febrero a mayo de cada ao.
REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA

RESPUESTA

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 22. Se revisan peridicamente los procesos, actividades y tareas, con el fin de que se desarrollen de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

No aplica

TOTAL RESPUESTAS

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

No aplica

REVISION DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

71

56

12

144

49%

39%

8%

3%

C. Subcomponente: Segregacin de funciones

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 23. Existe una adecuada separacin de funciones en su Unidad Orgnica.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

SEGREGACION DE FUNCIONES

68

53

17

144

47%

37%

12%

4%

Existe un 47% del personal que percibe que hay una adecuada separacin de funciones. Esto debido a que en algunas reas, existen subreas funcionales, aunque esta situacin no est formalizada, el personal conoce en la mayora de los casos, a quien pertenece la responsabilidad de realizar una u otra funcin. No obstante lo comentado, un 37% percibe un cumplimiento parcial, un 12% de no cumple y finalmente un 4% que sustenta que no aplica, esto debido a que el trabajo no est bien repartido en algunas reas y en algunos casos consideran que tienen sobrecarga de trabajo.

Pgina 39

D. Subcomponente: Evaluacin Costo Beneficio

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 24. Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

EVALUACION COSTO - BENEFICIO

53

36

22

33

144

37%

25%

15%

23%

El mayor porcentaje se encuentra en el incumplimiento parcial, no cumplimiento y no aplicacin, sumando un 63%, que evidencia la ausencia de polticas y procedimientos para efectuar esta evaluacin de costo-beneficio.

E. Subcomponente: Verificaciones y Conciliaciones

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 25. En su apreciacin son justificables los controles y verificaciones que se realizan con el fin de asegurar que los actos administrativos logren los resultados esperados.

Cumpl e

Cumple parcialmente

No cumple

VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES

85

39

11

144

59%

27%

8%

6%

Un 59% del personal indica que los controles y verificaciones para asegurar los resultados de los actos administrativos son suficientes, sin embargo un total de 41% considera que dichos controles no son suficientes. Es posible que el personal no haya entendido la pregunta, en tanto que si existen procedimientos de conciliacin de ingresos por procedimientos administrativos, que aseguran el resultado de los actos administrativos. Por lo que la percepcin del servidor no est de acuerdo a la realidad de la APN; lo que podra faltar, es una mayor difusin entre el personal que no trabaja directamente estos temas.

F. Subcomponente: Controles sobre el acceso a los recursos o archivos

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 26. Existen los controles de seguridad adecuados para el acceso a documentos y archivos en su Dependencia.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS

86

46

144

60%

32%

4%

4%

Pgina 40

Un total de 60% considera que si existen controles adecuados para el acceso a la informacin en nuestra dependencia. Esto se explica en que: Contamos con el Procedimiento de Acceso a la Informacin, toda vez que algn externo lo solicite. Dicha solicitud y entrega de informacin queda registrada. Tambin se cuenta con un procedimiento para el acceso a la documentacin que ha sido transferida al archivo central. As mismo, internamente, contamos con un Sistema informtico SIGED, que nos permite manejar la informacin electrnicamente.

G. Subcomponente: Evaluacin de Desempeo

RESPUESTA

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 27. La entidad cuenta con indicadores adecuados de desempeo que permiten medir la eficiencia de la gestin.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

EVALUACION DE DESEMPEO

59

56

15

14

144

41%

39%

10%

10%

El porcentaje total de 59%, expresados en cumplimiento parcial, no cumplimiento y no aplica la pregunta, es preocupante, en tanto que el personal de la APN, no percibe que existan indicadores de desempeo adecuados para medir la eficiencia de la gestin de la APN.

H. Subcomponente: Rendicin de Cuentas

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 28. La entidad cuenta con procedimientos internos para la rendicin de cuentas: Declaraciones Juradas, Rendicin de viticos, etc.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

RENDICION DE CUENTAS

129

12

144

90%

8%

1%

1%

Un 90% del personal expresa que si contamos con estos documentos. Lo mismo que resulta anlogo a nuestra realidad, en tanto que nuestra entidad cumple con la legislacin vigente y se cuenta con normativa referida a la rendicin de cuentas.

Pgina 41

I.

Subcomponente: Documentacin de procesos, actividades y tareas

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 29. Los procesos se revisan y mejoran peridicamente en su dependencia.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

DOCUMENTACION DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

69

58

10

144

48%

40%

7%

5%

Los resultados se encuentran asociados a la pregunta referida al Subcomponente: Revisin de procesos, actividades y tareas. As mismo, los resultados obtenidos, son bastante similares a los de dicho subcomponente. Al igual que en la pregunta anterior, se precisa que el Procedimiento APN-PR001: Control de Documentos del MAPRO, aprobado en septiembre del 2011, establece la revisin peridica de los procesos y procedimientos del MAPRO y, que dicha revisin debe ser realizada durante los meses de febrero a mayo de cada ao. Adems, como este procedimiento es nuevo y no se haba aplicado en enero, los resultados de la encuesta no reflejan la existencia de revisin y mejora de procesos y procedimientos.

J. Subcomponente: Controles para las Tecnologas de la Informacin

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 30. Conoce usted si existe algn procedimiento para la actualizacin de los sistemas de informacin que se utilizan en su dependencia. 31. Los sistemas de informacin que usan cuentan con controles adecuados que eviten el acceso no autorizado (Ej. contrasea, permisos diferenciados, etc.) 32. Su dependencia cuenta con un adecuado servicio en soporte tcnico para las tecnologas de informacin.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

57

41

14

32

144

40%

28%

10%

22%

CONTROLES PARA LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION

113

20

144

78%

14%

2%

6%

79

55

144

55%

38%

6%

1%

El porcentaje que indica que si se cumple es 40%, bsicamente debido a que recientemente en la APN se est implementando procedimientos en todos sus procesos. Sin embargo, un 28% opina que cumple parcialmente, porque si bien es cierto no se cuenta con procedimientos para la Actualizacin de los Sistemas de Informacin, estas actividades se vienen desarrollando de

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acuerdo a los requerimientos y necesidades de nuestros usuarios, lo que motiva la elaboracin de nuevos procedimientos especficos. En la APN, el 78% del personal estima que si existe cumplimiento en este tem, esto debido a que todo el personal interno maneja contraseas de acceso en sus computadoras y sistemas de informacin. Esto bsicamente mediante las directivas y/o procedimientos que sustentan la base legal de cada uno de ellos. Y el 16% del personal de la APN opina que cumple parcialmente y no cumple, se debe a que an falta agregar ms controles a las normativas. Un 55% del personal manifiesta que la APN cuenta con un adecuado servicio de soporte tcnico para las tecnologas de informacin, debido a que la Oficina de Tecnologas de Informacin cuenta con las actividades de soporte mediante la contratacin de asistencia tcnica y Mantenimiento Preventivo Correctivo de los equipos de cmputo de la APN a nivel nacional y la renovacin tecnolgica. As mismo, inferimos que el 38% que opina que se cumple parcialmente, puede ser explicado en tanto que estas actividades se vienen realizando recientemente, lo cual se debe mejorar con nuevas herramientas para la atencin a usuarios, mediante indicadores, encuestas y la implementacin de estndares como ITIL (conceptos y prcticas para la gestin de servicios de tecnologas de la informacin y su desarrollo).

4.

Componente: Sistemas de Informacin y Comunicacin

A. Subcomponente: Calidad y suficiencia de la informacin

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 33. La informacin interna y externa que maneja su dependencia es til, oportuna y confiable para el desarrollo de sus actividades.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACION

92

47

144

64%

33%

1%

3%

El 64% opina que la entidad cumple con este punto, un 33% opina que cumple parcialmente, por lo que podemos considerar que se debe a que el personal todava no se ha familiarizado con las herramientas que le permiten acceder a la informacin interna y externa que la entidad administra. Adems podra existir cierta demora en la difusin de la informacin y/o documentacin aprobada por la Alta Direccin o falta de mecanismos de aviso que permitan comunicar que se encuentra publicada. Todo ello, debido a que no se cuenta con polticas de calidad de la informacin, un proceso que evale la calidad de la informacin y el desarrollo de una evaluacin peridica de las polticas y los procesos. B. Subcomponente: Sistemas de Informacin
RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 34. La entidad esta integrada a un solo sistema de informacin y

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

SISTEMAS DE INFORMACION

76

59

144

53%

41%

3%

3%

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se ajusta a las necesidades de sus actividades

El 53% opina que la entidad cumple con este punto, debido a que APN cuenta con sistemas de informacin en produccin para cada nivel estratgico, administrativo y operacional. Cabe mencionar que la APN no cuenta con un slo sistema de informacin, debido a que los sistemas deben soportar varias perspectivas y niveles organizacionales, tales como: estratgico, administrativo, de conocimiento y operacional. Ejemplo: 1. El sistema SGE nivel estratgico 2. Sistema SIGA nivel administrativo 3. Sistema Redenaves Electrnico (para usuarios de REDENAVES) nivel operacional El 41% opina que la entidad cumple parcialmente con este punto porque recin el ao pasado se aprob con el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin, se cuenta con proyectos por desarrollar entre los aos 2012 y 2016 para la toma de decisiones en cada nivel estratgico, administrativo y operacional de la APN.

C. Subcomponente: Funciones y Caractersticas de la Informacin

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 35. La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION

68

44

26

144

47%

31%

4%

18%

El 47% opina que la entidad cumple con el punto que la informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones, debido a que las reas usuarias cuentan con un sistema de informacin que ayuda a clasificar, analizar, evaluar y sintetizar para la toma de decisiones. Un 31% indica que cumple parcialmente, debido a que la informacin en general que maneja la institucin no cuenta con una poltica, directiva y/o procedimiento para el uso adecuado de la informacin gerencial e indique las funciones, tipo de informacin, frecuencia y caractersticas de la informacin.

D. Subcomponente: Informacin y Responsabilidad

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 36. Se cuenta con el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

INFORMACION Y RESPONSABILIDAD

78

58

144

54%

40%

4%

1%

An cuando el 54% del total opina que la entidad cumple, existe un significativo 45% en total que opina que se cumple parcialmente o que no se cumple, lo que se puede ver explicado en que en la actualidad, para las funciones que se desempea en la entidad, sumado a la cantidad

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de personal que labora en sta, los manuales de organizacin y funciones no contemplan todas las actividades que el personal en su totalidad desarrolla en la APN, creando esa sensacin de vaco en el suministro de informacin para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades.

E. Subcomponente: Flexibilidad al cambio

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 37. Se revisan peridicamente los sistemas de informacin y de ser necesario se solicita su modificacin para asegurar su adecuado funcionamiento.

Cumple

Cumple parcialment e

No cumple

No aplica

TOTAL RESPUESTAS

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

No aplica

FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

75

49

12

144

52%

34%

6%

8%

El 52% opina que la entidad cumple con revisar peridicamente los sistemas de informacin, porque existe una interaccin fluida entre los usuarios y los sistemas de informacin en produccin en toda la APN. Un 39% opina que cumple parcialmente, esto indica que an no existen polticas para la revisin peridica de los sistemas de informacin de la APN. A su vez es necesaria mayor capacitacin en el uso y actualizacin de los sistemas de informacin de la APN. F. Subcomponente: Archivo Institucional
RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 38. Su dependencia cuenta con archivo documentario institucional adecuado.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

ARCHIVO INSTITUCIONAL

83

56

144

58%

39%

3%

1%

El 58% opina que la entidad cumple con contar con un Archivo Institucional adecuado, el porcentaje restante correspondiente a un 39% en su mayora opina que cumple parcialmente, en general es un porcentaje bastante bueno, teniendo en cuenta que hasta hace dos aos la APN no contaba con un Archivo Central ni estaba alineado a la normativa del Archivo General de la Nacin. Sin embargo, se evidencia tambin que a pesar de la capacitacin constante realizada en el tema referido a los archivos y las supervisiones realizadas a las unidades orgnicas de la sede central, an es necesario seguir reforzndolo. Otra consideracin es que el tema de archivo todava no se ha tratado en las OODD de provincias, siendo esto un punto a mejorar.

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G. Subcomponente: Comunicacin Interna

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 39. La comunicacin al interior de su dependencia fluye adecuada y oportunamente.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

COMUNICACIN INTERNA

84

47

13

144

58%

33%

19%

0%

El 58% opina que la entidad cumple en relacin a que la comunicacin al interior de la APN fluye adecuadamente y oportunamente, debido a que se cuenta con un plan de comunicacin interna. La diferencia en porcentaje en un 33%, opina que cumple parcialmente, lo cual puede responder al hecho de que a pesar de que se ha implementado un sistema de gestin documental informtico, el mismo que incluye plazos de tiempo para el cumplimiento en la gestin de los procesos documentales, se han detectado cuellos de botellas en algunos flujos documentales, debido a factores de definicin de procedimiento, los mismos que han ocasionado que los plazos lmites para dichos procesos sean excedidos a lo establecido.

H. Subcomponente: Comunicacin Externa

RESPUESTA REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 40. El portal de transparencia de la entidad se encuentra debidamente actualizado.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

COMUNICACIN EXTERNA

79

49

144

55%

34%

6%

65%

El 55% opina que la entidad cumple con actualizar el portal de transparencia, mientras que un 34% opina que cumple parcialmente, debido a la falta de un plan de comunicacin externa. Sin embargo, luego de revisar la informacin correspondiente del 2012, encontramos que hay una serie de aspectos que se encuentran desactualizados, en especial la informacin que la Ley de Transparencia exige.

Pgina 46

I.

Subcomponente: Canales de Comunicacin

RESPUESTA

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 41. Se han estandarizado los formatos para la comunicacin interna y externa, as como el tipo de documento que debe utilizarse en cada caso: memorndum, oficio, paneles, informativos, boletines, etc.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

CANALES DE COMUNICACIN

108

30

144

75%

21%

3%

1%

El 75% del personal considera que se ha cumplido con la estandarizacin de formatos de documentos internos y externos, se debe resaltar dicho porcentaje, ya que ello responde al trabajo, a fin de estandarizar dichos formatos, por otro lado estos formatos han sido difundidos en toda la entidad, as como en las Oficinas Desconcentradas al interior del pas. 5. Componente: Supervisin

A. Subcomponente: Actividades de Prevencin y Monitoreo

RESPUESTA

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 42. El desarrollo de sus actividades es supervisado por su jefe inmediato para verificar si se realizan de acuerdo a lo normado.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

ACTIVIDADES DE PREVENCION Y MONITOREO

121

19

144

84%

13%

1%

1%

En esta respuesta se obtuvo uno de los porcentajes ms altos en lo que se refiere a cumplimiento, que fue de 84% y un 13% en cumple parcialmente; lo que evidencia que hay una percepcin bastante elevada del personal de una supervisin por parte de su jefe inmediato. Sin embargo, un pequeo porcentaje del 1% seala que no cumple, por lo que existe por parte de algunos jefes una falta de supervisin a la ejecucin de actividades.

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B. Subcomponente: Compromiso de Mejoramiento

RESPUESTA

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 43. Su dependencia efecta peridicamente autoevaluaciones de las actividades desarrolladas con el fin de mejorar la gestin.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

COMPROMISO DE MEJORAMIENTO

64

62

14

144

44%

43%

10%

3%

El 44 % del personal encuestado considera que si existen autoevaluaciones de las actividades desarrolladas. Uno de los aspectos que podran haber influenciado en esta respuesta es que trimestralmente se efecta la evaluacin al Plan Operativo de la APN. Habra que verificar si hay otros mecanismos de autoevaluacin que se realizan al interior de cada rea; los mismos que no contaran con procedimientos aprobados formalmente. C. Subcomponente: Seguimiento de resultados

RESPUESTA

REPRESENTACIN PORCENTUAL DE LA RESPUESTA No aplica TOTAL RESPUESTAS Cumple Cumple parcialmente No cumple No aplica

SUBCOMPONENTE

PREGUNTA 44. Cuando se proponen mejoras en su dependencia se realiza el seguimiento respectivo para asegurar que se implementen. 45. Cuando se identifican en su dependencia oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. 46. Se implementan en su dependencia, las recomendaciones que formulan los rganos de Control, a fin de mejorar su gestin.

Cumple

Cumple parcialmente

No cumple

77

53

144

53%

37%

6%

3%

SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

82

50

144

57%

35%

6%

2%

196

30

144

74%

21%

2%

3%

Un 53 % considera que si se cumple con el seguimiento respectivo, mientras que el 37 % considera que el cumplimiento es parcial. Ello se podra inferir que existen procedimientos internos que se llevan a la prctica en las reas, pero que sin embargo stos no estn aprobados formalmente. El porcentaje del 57% del personal considera que si se disponen de medidas para desarrollarlas, mientras que 35% considera que se cumple parcialmente, lo que totalizando implicara la percepcin que si existen en la prctica medidas que permiten desarrollar las oportunidades de mejora ; El porcentaje que se ha obtenido en la implementacin de recomendaciones del OCI que asciende a un74% que cumple y 21 % a que cumple parcialmente; evidencia que en general la percepcin del personal va en el sentido de cumplimiento e implementacin de las recomendaciones del rgano de Control Institucional, lo que concuerda con la realidad, ya que en general existe una poltica de implementacin y de seguimiento a dichas recomendaciones por parte de todas las reas de la APN.
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ANEXO 2
Cuadro N 4. Cuestionario aplicado a Directores y Jefes

Cumplimiento de las Normas de Control Interno Normas de Control Interno 1. Oficina Gral de Administraci n Direccin de Planeamiento y Estudio Econmico Direccin de Operaciones y Medio Ambiente Unidad de Asesora Jurdica

rea de Informtica

Gerencia General

Direccin Tcnica

UPS

Ambiente de Control

1.1 Filosofa de la Direccin La Filosofa y Estilo de la Direccin comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como una clara determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros. 1.2 Integridad y Valores ticos La integridad y valores ticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestin. El titular o funcionario designado y dems empleados deben

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mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores ticos establecidos en la entidad. 1.3 Administracin Estratgica Las entidades del Estado requieren la formulacin sistemtica y positivamente correlacionada con los planes estratgicos y objetivos para su administracin y control efectivo, de los cuales se derivan la programacin de operaciones y sus metas asociadas, as como su expresin en unidades monetarias del presupuesto anual. La Oficina General de la Administraci n no cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados. Los planes operativos de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos y la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad han sido difundidos a todo el personal. En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos. En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados. Los planes operativos de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad han sido difundidos a todo el personal. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado. La Unidad de Asesora Jurdica, no cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados. La Unidad de Proteccin y Seguridad cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados.

La Gerencia General cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados.

La Direccin Tcnica cuenta con Planes Operativos debidamente aprobados y autorizados.

Los Planes Operativos de la Oficina General de la Administraci n y el Plan Estratgico de la Entidad no son difundidos anualmente a todo el personal

Los planes operativos de la Gerencia General la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad han sido difundidos a todo el personal.

Los planes operativos de la Direccin Tcnica y la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad han sido difundidos a todo el personal.

Los planes operativos de la Unidad de Asesora Jurdica y la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad no han sido difundidos a todo el personal.

Los planes operativos de la La Unidad de Proteccin y Seguridad y la misin, visin y objetivos estratgicos de la Entidad han sido difundidos a todo el personal.

En la Oficina General de la Administraci n s existen evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos

En la Gerencia General existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos.

En la Direccin Tcnica existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos.

En la Unidad de Asesora Jurdica no existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad existe evaluaciones peridicas de los cumplimientos de los Planes Estratgicos y Operativos.

No se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, ni se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado.

En la Gerencia General se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado.

En la Direccin Tcnica se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado.

En la Unidad de Asesora Jurdica no se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad se ha realizado un anlisis de los resultados alcanzados en las evaluaciones, y se verifican las causas que explican los desvos con respecto a lo programado.

1.4 Estructura Organizacional El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y La organizacin interna de la Oficina General de la Administraci n est acorde a las actividades y procesos que desarrolla La organizacin interna de la Gerencia General est acorde a las actividades y procesos que desarrolla La organizacin interna de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente est acorde a las actividades y procesos que desarrolla La organizacin interna de la Direccin Tcnica no est acorde a las actividades y procesos que desarrolla La organizacin interna de la Unidad de Asesora Jurdica est acorde a las actividades y procesos que desarrolla La organizacin interna de la Unidad de Proteccin y Seguridad est acorde a las actividades y procesos que desarrolla

La estructura organizativa no est acorde a las actividades y procesos que desarrolla la entidad

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eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecucin de su misin.

La organizacin interna de la Oficina General de la Administraci n contribuye al logro de los objetivos estratgicos como a los previstos en sus planes operativos anuales La organizacin interna de la Oficina General de la Administraci n esta acorde a las funciones, procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad que ejerce la Unidad Gerencial

La organizacin interna de la Gerencia General contribuye al logro de los objetivos estratgicos como a los previstos en sus planes operativos anuales

La organizacin interna de la La estructura Direccin de organizativa Operaciones y no contribuye Medio al logro de los Ambiente objetivos contribuye al estratgicos logro de los como a los objetivos previstos en estratgicos sus planes como a los operativos previstos en anuales sus planes operativos anuales La organizacin La estructura interna de la organizativa Direccin de est acorde a Operaciones y los procesos Medio operaciones, Ambiente esta tipo y grado de acorde a las autoridad en funciones, relacin a los procesos, niveles operaciones, jerrquicos tipo y grado de canales y autoridad que medios de ejerce la comunicacin. Unidad Gerencial La entidad cuenta con documentos normativos Se han elaborado manuales de procesos Los documentos normativos y manuales de procesos son de conocimiento de todo el personal Los documentos normativos y manuales de procesos son revisados peridicament e con el fin de mejorarlos.

La organizacin interna de la Direccin Tcnica no contribuye al logro de los objetivos estratgicos como a los previstos en sus planes operativos anuales

La organizacin interna de la Unidad de Asesora Jurdica contribuye al logro de los objetivos estratgicos como a los previstos en sus planes operativos anuales La organizacin interna de la Unidad de Asesora Jurdica esta acorde a las funciones, procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad que ejerce la Unidad de Asesora Jurdica

La organizacin interna de la Unidad de Proteccin y Seguridad contribuye al logro de los objetivos estratgicos como a los previstos en sus planes operativos anuales

La organizacin interna de la Direccin Tcnica no esta acorde a las funciones, procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad que ejerce la Unidad Gerencial

La organizacin interna esta acorde a las funciones, procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad que ejerce la Unidad de Proteccin y Seguridad.

1.5 Administracin de los Recursos Humanos

Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y procedimiento s necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y

La induccin del personal de la Oficina General de la Administraci n, no considera actividades tanto generales como especficas de integracin del recurso humano en el nuevo puesto.

La induccin del personal que se lleva a cabo en la Entidad como en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, considera actividades tanto generales como especficas de integracin del recurso humano en el nuevo puesto.

La induccin del personal que se lleva a cabo en la Entidad como en la Direccin Tcnica, no considera actividades tanto generales como especficas de integracin del recurso humano en el nuevo puesto.

La induccin del personal que se lleva a cabo en la Entidad como en la Unidad de Asesora Jurdica, considera actividades tanto generales como especficas de integracin del recurso humano en el nuevo puesto.

La induccin del personal que se lleva a cabo en la Entidad como en la Unidad de Proteccin y Seguridad , considera actividades tanto generales como especficas de integracin del recurso humano en el nuevo puesto.

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asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la comunidad.

En el desarrollo del personal de la Oficina General de la Administraci n no se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin. No existe a nivel de la Entidad ni a nivel de la Oficina General de la Administraci n un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales .

En el desarrollo del personal de la Gerencia General no se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin.

En el desarrollo del personal de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin. Existe a nivel de la Entidad ni a nivel de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

En el desarrollo del personal de la Direccin Tcnica no se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin.

En el desarrollo del personal de la Unidad de Asesora Jurdica se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin. No existe a nivel de la Entidad ni a nivel de la Unidad de Asesora Jurdica un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

En el desarrollo del personal de la Unidad de Proteccin y Seguridad se han creado condiciones laborales adecuadas, promocin de actividades de capacitacin.

No existe a nivel de la Entidad ni a nivel de la Gerencia General un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

No existe a nivel de la Entidad ni a nivel de la Direccin Tcnica un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

Existe a nivel de la Entidad a nivel de la Unidad de Proteccin y Seguridad un sistema de evaluacin de desempeo objetivo, rendicin de cuentas e incentivos que motiven la adhesin a los valores y controles institucionales.

1.6 Competencia Profesional

El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilida des asignadas en las entidades del Estado.

El personal que labora en la Oficina General de la Administraci n cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo El personal que labora en la Oficina General de la Administraci n mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimient o de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Gerencia General cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo

El personal que labora en la Gerencia General mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo El personal que labora en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo El personal que labora en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Direccin Tcnica cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo

El personal que labora en la Unidad de Asesora Jurdica cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo

El personal que labora en la Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad cuenta con las competencias requeridas en el perfil del cargo El personal que labora en la Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Direccin Tcnica mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

El personal que labora en la Asesora Jurdica mantiene un nivel de competencia que le permite entender la importancia, implantacin y mantenimiento de un buen control interno, as como para practicar sus deberes para el cumplimiento de los objetivos de este y la misin de la entidad.

1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

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El personal que labora en la Oficina General de la Administraci n ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa. El personal en la Oficina de la Administraci n demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilida des, as como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad. Los documentos normativos definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilid ad, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Oficina General de la Administraci n conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilid ad de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos. En la Oficina General de la Administraci n se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad 2. Evaluacin de Riesgos

El personal que labora en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa. El personal de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Gerencia General conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos.

En Gerencia General no se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

El personal que labora en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa. El personal de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos. Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos no se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

El personal que labora en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa. El personal de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos. Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

El personal que labora en la Direccin Tcnica ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa.

El personal que labora en la Asesora Jurdica ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa.

El personal que labora en la Unidad de Proteccin y Seguridad ha tomado conocimiento de las funciones y la autoridad asignada al cargo que ocupa. El personal de la Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Unidad de Proteccin y Seguridad conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos. Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

El personal de la Direccin Tcnica demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos no definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Direccin Tcnica conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos.

El personal de la Asesora Jurdica demuestra preocupacin e inters en el desempeo de su labor. Los documentos normativos no definen claramente la asignacin de autoridad y responsabilida d, adems es de conocimiento del personal en general El personal de la Asesora Jurdica conoce que en el cumplimiento de sus funciones asume responsabilida d de sus actos y rendicin de cuenta de los mismos.

La Direccin Tcnica no se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

La Unidad de Asesora Jurdica no se encuentra definido los lmites para la delegacin de autoridad

2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los No se ha implementado en la entidad tcnicas de identificacin de riesgos

No existe un Plan de Administracin y Evaluacin de Riesgos

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objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.

El Plan de Actividades no establece procedimiento s para la identificacin, manejo, monitoreo del riesgo; as como la definicin de reportes y documentos necesarios. No se ha capacitado al personal en el manejo y monitoreo de los riesgos.

2.2 Identificacin de Riesgos En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

En la identificacin de los riesgos que tipifican todos los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores econmicos, medioambient ales, polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administracin e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.

En la Oficina General de la Administraci n no se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo En la Oficina General de la Administraci n no se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

En la Gerencia General se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo.

No se ha implementado en la entidad tcnicas de identificacin de riesgos.

En la Direccin Tcnica no se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo.

En la Unidad de Asesora Jurdica no se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad no se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo. En la Unidad de Proteccin y Seguridad no se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

En la Gerencia General no se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

No se ha identificado por actividades o procesos eventos negativos (riesgos) que puedan afectar su desarrollo

En la Direccin Tcnica no se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

En la Unidad de Asesora Jurdica no se ha identificado por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

En la Oficina de la Administraci n no se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados

Se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados.

Se ha identificado por entidad, as como por actividad o proceso, los eventos internos y externos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos, tambin se ha elaborado en la entidad como parte del planeamiento estratgico un anlisis FODA.

Se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados.

No se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados.

No se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados.

No se ha determinado la frecuencia en que se presentan los riesgos identificados.

En la Oficina General de la

Se ha definido la

No se ha Se ha determinado la definido la

No se ha definido la

No se ha definido la

No se ha definido la

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Administraci n no se ha definbido la probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados

probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados.

frecuencia en que se presentan los riesgos identificados

probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados.

probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados.

probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados.

probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados.

No se ha definido la probabilidad de ocurrencia y cuantificacin de los efectos resultantes de los riesgos identificados. 2.3 Valoracin de Riesgos El anlisis o valoracin del riesgo le permite a la entidad considerar cmo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias 2.4 Respuesta al Riesgo La administracin identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costobeneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementaci n de una respuesta son parte integral de la administracin No se han valorado los riesgos a nivel de probabilidad e impacto No existe en la entidad una metodologa de anlisis o valoracin de riesgos

La entidad no ha establecido mtricas de desempeo para determinar en que medida, la valoracin del riesgo est logrando los objetivos.

No se ha establecido en la Oficina General de la Administraci n una estrategia de respuesta al riesgo, as como los principales procesos o actividades identificadas

No se ha establecido en la Gerencia General una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identificadas.

No se ha establecido en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identificadas.

Se ha establecido en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identificadas.

No se ha establecido en la Direccin Tcnica una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identifica-das.

No se ha establecido en la Unidad de Asesora Jurdica una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identificadas.

No se ha establecido en la Unidad de Proteccin y Seguridad una estrategia de respuesta al riesgo, as como de los principales procesos o actividades identificadas.

En la Oficina General de la Administraci n no se ha

No se ha definido lineamientos para efectuar

No se ha definido lineamientos para efectuar

Se ha definido lineamientos para efectuar seguimiento

No se ha definido lineamientos para efectuar

No se ha definido lineamientos para efectuar

No se ha definido lineamientos para efectuar

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de los riesgos.

definido lineamientos para efectuar seguimiento peridico de los riesgos identificados

seguimiento peridico de los riesgos identificados.

seguimiento peridico de los riesgos identificados.

peridico de los riesgos identificados.

seguimiento peridico de los riesgos identificados.

seguimiento peridico de los riesgos identificados.

seguimiento peridico de los riesgos identificados.

3.

Actividades de Control Gerencial

3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin

La responsabilida d por cada proceso, actividad o tarea organizacional , debe ser claramente definida, especficamen te asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorizacin y aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Oficina General de Administraci n, estn claramente definidos en manuales o directivas. En la Oficina General de la Administraci n, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal. Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentado s

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Gerencia General, no estn claramente definidos en manuales o directivas.

En la Gerencia General, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal.

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, estn claramente definidos en manuales o directivas. En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal. Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, no se encuentran definidos en manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de: 1. Priorizacin y programacin de las inversiones

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, estn claramente definidos en manuales o directivas. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal. Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados Se encuentran definidos en Manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Emitir opinin para el otorgamiento de licencias y prrrogas que son requeridas para la realizacin de servicios

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin Tcnica, estn claramente definidos en manuales o directivas.

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Unidad de Asesora Jurdica, estn claramente definidos en manuales o directivas.

Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Unidad de Proteccin y Seguridad, estn claramente definidos en manuales o directivas. En la Unidad de Proteccin y Seguridad, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal. Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados Se encuentran definidos en Manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Emitir opinin para el otorgamiento de licencias y prrrogas que son requeridas para la realizacin de servicios

En la Direccin Tcnica, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal.

En la Unidad de Asesora Jurdica, los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal.

Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados Se encuentran definidos en Manuales y o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Emitir opinin para el otorgamiento de licencias y prrrogas que son requeridas para la realizacin de servicios

Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados Los procedimiento s de autorizacin y aprobacin para la ejecucin de todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin Tcnica, estn claramente definidos en manuales o directivas.

Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados Se encuentran definidos en Manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Emitir opinin para el otorgamiento de licencias y prrrogas que son requeridas para la realizacin de servicios

En la Oficina General de la Administraci n, se encuentran definidos en Manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Proceso de

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Seleccin de Personal. 2. Procesos Tcnicos de los Sistemas de Contabilidad, Tesorera, Abastecimient o, Patrimonio. 3. Formular y presentar los EEFF. 4. Supervisar el cumplimiento oportuno de las etapas de implementaci n del Plan Anual de Contratacione s. 5. Procesos de Seleccin desde actos preparatorios hasta suscripcin de contratos. 6. Actualizacin de Inventarios 7. Saneamiento fsico y legal de bienes propios, cedidos y afectados en uso, as como de las reas afectadas por derecho de via en la ejecucin de proyectos. 8. Garanta contractuales

portuarios. 3. Control y fiscalizar las actividades de las agencias generales martimas, fluviales y lacustres, as como a las empresas cooperativas de estiba y desestiba. 6. Promover y supervisar que en los proyectos de desarrollo portuarioy en los sistemas de gestin de las infraestructura se instalaciones se incluyan programas de proteccin del medio ambiente con arreglo a ley. 8. Velar por el respecto del medio ambiente en las actividades portuarias, as como por el cumplimiento de la normativa general y los compromisos contractuales especficos en esta materia contrados por el sector privado. 10. Normar las actividades y servicios portuarios.

del SPN 2. Supervisar los estudios de base que se realicen para el planeamiento y programacin de inversiones del SPN 3. Promover y facilitar las concesiones al sector privado en reas de desarrollo portuario 4. Promover el establecimient o de actividades comerciales y logsticas en los recintos portuarios.

portuarios. 2. Controlar y fiscalizar la prestacin de los servicios portuarios generales y bsicos.

portuarios. Los procedimiento s de autorizacin se encuentran claramente comunicados al personal. 10. Normar las actividades y servicios portuarios.

3. Controlar y fiscalizar las actividades de las agencias generales martimas, fluviales y lacustres, as como a las empresas y cooperativas de estiba y desestiba. 4. Asesorar a las Autoridades Portuarias Regionales en los aspectos normativos y operativos relacionados con la prestacin de los servicios portuarios 5. Dirigir y supervisar la difusin oficial de los indicadores estadsticoeconmicos de las actividades propias del SPN. 6. Promover y supervisar que en los proyectos de desarrollo portuario, y en los sistemas de gestin de las infraestructura se instalaciones, se incluyan programas de proteccin del medio ambiente, con arreglo a Ley. 7. Tramitacin de la certificacin de los estudios ambientales en los proyectos del SPN, de conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto

Los procedimiento s indicados se encuentran debidamente documentados

Se encuentran definidos en Manuales o Directivas los procedimiento s para el desarrollo de las siguientes actividades: 1. Emitir opinin tcnica sobre las solicitudes de concesin de reas acuticas e infraestructura portuaria. 2. Proponer la aprobacin en los aspectos tcnicos, de estudios y obras de infraestructura portuaria, propuestos por entidades del sector pblico y privado. 3. Participar en los procesos de adjudicacin de obras y equipamiento portuario a cargo de la APN.

portuarios. 5. Dirigir y supervisar la difusin oficial de los indicadores estadsticoeconmicos de las actividades propias del SPN. 6. Promover y supervisar que en los proyectos de desarrollo portuario, en en los sistemas de gestin de las infraestructura se instalaciones, se incluyan programas de proteccin del medio ambiente, con arreglo a Ley. 7. Tramitacin de la certificacin de kis estudios ambientales en los proyectos del SPN, de conformidad con la Ley del Sistema de Evaluacin de Impacto Ambiental. 8. Velar por el respeto del medio ambiente en las actividades portuarias as como el cumplimiento de la normativa general y los compromisos contractuales especficos en esta materia contrados por el sector privado. 9. Coordinar las acciones relativas al desarrollo sostenible portuario en su entorno urbano y litoral, y emitir informes respecto a denuncias medioambient ales contra obras o actividades portuarias, debiendo contar con la opinin favorable de las unidades ambientales de los sectores

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Ambiental. 8. Velar por el respeto del medio ambiente en las actividades portuarias as como por el cumplimiento de la normativa general y los compromisos contractuales especficos en esta materia contrados por el sector privado. 9. Coordinar las acciones relativas al desarrollo sostenible portuario en su entorno urbano y litoral, y emitir informes respecto a denuncias medioambient ales contra obras o actividades portuarias, debiendo contar con la opinin favorable de las unidades ambientales de los sectores involucrados. 10. Normar las actividades y servicios portuarios.

involucrados. 10. Normar las actividades y servicios portuarios.

3.2 Segregacin de Funciones

La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

En la Oficina General de la Administraci n, las funciones asignadas al personal se encuentran debidamente delimitadas. En la Oficina de la Administraci n la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Gerencia General, las funciones asignadas al personal se encuentran debidamente delimitadas.

En la Gerencia General, la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, las funciones asignadas al personal se encuentran debidamente delimitadas. En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, las funciones asignadas al personal se encuentran debidamente delimitadas. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Direccin Tcnica, las funciones asignadas al personal se encuentran debidamente delimitadas.

En la Unidad de Asesora Jurdica, las funciones asignadas al personal no se encuentran debidamente delimitadas. En la Unidad de Asesora Jurdica, la segregacin de funciones no est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad, las funciones asignadas al personal no se encuentran debidamente delimitadas.

En la Direccin Tcnica, la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad, la segregacin de funciones est asignada en funcin de la naturaleza y volumen de las operaciones.

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En la Oficina de la Administraci n, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamient o, revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Oficina General de Administraci n actividades expuestas a riesgos de error o fraude. En la Oficina General de la Administraci n estas actividades han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. Existe en la Oficina General de Administraci n como poltica rotaciones peridicas de personal que realizan actividades susceptibles a riesgos de fraude 3.3 Evaluacin Costo-Beneficio

En la Gerencia General, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo.

No existe en la Gerencia General actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos actividades expuestas a riesgos de error o fraude. Estas actividades no han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. No existe en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos como poltica rotaciones peridicas de personal que realizan actividades susceptibles a riesgos de fraude

En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente actividades expuestas a riesgos de error o fraude. Estas actividades han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente como poltica rotaciones peridicas de personal que realizan actividades susceptibles a riesgos de fraude

En la Direccin Tcnica, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Direccin Tcnica Ambiente actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

En la Unidad de Asesora Jurdica, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Unidad de Asesora Jurdica actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad, las funciones asignadas incluyen niveles de autorizacin, procesamiento , revisin, control, custodia, registro de operaciones y archivo. Existe en la Unidad de Proteccin y Seguridad actividades expuestas a riesgos de error o fraude.

Estas actividades no han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.

Estas actividades han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.

No existe en la Gerencia General actividades susceptibles a riesgos de fraude

En la Direccin Tcnica como poltica rotaciones peridicas de personal que realizan actividades susceptibles a riesgos de fraude

No existe en la Unidad de Asesora Jurdica como poltica rotaciones peridicas de personal que realizan actividades susceptibles a riesgos de fraude

El diseo e implementaci n de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluacin de costobeneficio, considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.

La entidad tiene como poltica antes de la implementaci n de una actividad o procedimiento de control, evaluar cual es el costobeneficio de dicha implementaci n Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se pueda obtener El costo de los controles establecidos para sus actividades estn de acuerdo a los resultados esperados

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La entidad revisa y actualiza peridicament e los controles existentes, de manera que satisfaga los criterios de factibilidad y conveniencia. 3.4 Controles sobre los Accesos a los Recursos o Archivos La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos. En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos . Los documentos que recibe y emite la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos encuentran protegidos. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad. En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos . Los documentos que recibe y emite la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente encuentran protegidos.

La Oficina General de Administraci n ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos. La Oficina General de Administraci n ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos. En la Oficina General de la Administraci n no se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad. En la Oficina General de la Administraci n no existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos que tiene la Oficina General de Administraci n? Los documentos que recibe y emite la Oficina General de Administraci n se encuentran protegidos..

La Gerencia General ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos.

La Direccin Tcnica ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos.

La Unidad de Asesora Jurdica no ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos.

La Unidad de Proteccin y Seguridad ha establecido polticas y procedimiento s que se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o archivos.

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilida d en cuanto a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.

La Gerencia General no ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos.

La Direccin Tcnica ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos.

La Unidad de Asesora Jurdica no ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos.

La Unidad de Proteccin y Seguridad ha definido los niveles de autorizacin para el uso y custodia de los recursos y archivos.

En la Gerencia General no se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad.

En la Direccin Tcnica no se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad.

En la Unidad de Asesora Jurdica no se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad se evala peridicament e los riesgos de prdida o utilizacin indebida de los recursos o archivos de la entidad.

En la Gerencia General existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos .

En la Direccin Tcnica existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos .

En la Unidad de Asesora Jurdica existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos .

En la Unidad de Proteccin y Seguridad existen registros, inventarios u otro documento para el control efectivo de los archivos .

Los documentos que recibe y emite la Gerencia General encuentran protegidos.

Los documentos que recibe y emite la Direccin Tcnica se encuentran protegidos.

Los documentos que recibe y emite la Unidad de Asesora Jurdica se encuentran protegidos.

Los documentos que recibe y emite la Unidad de Proteccin y Seguridad encuentran protegidos.

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Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentario s que posee la Oficina General de Administraci n.

Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentarios que posee la entidad

Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentarios que posee la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente

Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentarios que posee la Direccin Tcnica

Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentarios que posee la Unidad de Asesora Jurdica

Se han determinado medidas de seguridad para el control de los archivos documentarios que posee la Unidad de Proteccin y Seguridad

3.5 Verificaciones y Conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes o despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior.

La Oficina General de Administraci n lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica).

La Gerencia General no lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica).

La Oficina General de Administraci n realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Gerencia General realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica). La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica). La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Direccin Tcnica lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica).

La Unidad de Asesora Jurdica no lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica).

La Unidad de Proteccin y Seguridad lleva a cabo peridicament e verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas, fin de detectar y enmendar errores, como determinar la veracidad de la informacin contenida en los mismos (financiera, administrativa y estratgica).

La Direccin Tcnica realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Unidad de Asesora Jurdica no realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

La Unidad de Proteccin y Seguridad realiza verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareas, a fin de adoptar acciones.

3.6 Evaluacin de Desempeo

Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular los planes organizacional es y las disposiciones normativas

La Oficina General de Administraci n cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La Gerencia General cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La Direccin Tcnica cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La unidad de Asesora Jurdica cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

La Unidad de Proteccin y Seguridad cuenta con indicadores de desempeo para evaluar los procesos, actividades y tareas.

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vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables.

La Oficina General de la Administraci n, no tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones. En la Oficina General de Administraci n no se evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones. Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

La Gerencia General, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones.

La Gerencia General evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones. Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones. Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

La Direccin Tcnica, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones.

La unidad de Asesora Jurdica, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones.

La Unidad de Proteccin y Seguridad, tiene conocimiento si la Entidad ha oficializado como una herramienta de gestin la evaluacin de desempeo de los procesos u operaciones.

La Direccin Tcnica evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones.

La unidad de Asesora Jurdica evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones. Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

La Unidad de Proteccin y Seguridad evala peridicament e la ejecucin de los procesos, actividades, tareas y operaciones, a fin de prevenir o corregir desviaciones. Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

Existe a partir de indicadores un sistema de alerta oportuna que permita identificar con anticipacin los factores que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

3.7 Rendicin de Cuentas

La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo

El personal de la Oficina General de Administraci n conoce sus responsabilid ades con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Gerencia General conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Direccin Tcnica conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Unidad de Asesora Jurdica conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

El personal de la Unidad de Proteccin y Seguridad conoce sus responsabilida des con respecto a la rendicin de cuentas.

La administraci n exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

La Gerencia General exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos no exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

Direccin de Operaciones y Medio Ambiente exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

La administracin no exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

La administracin exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad exige peridicament e la presentacin de declaraciones juradas a su personal.

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pertinente.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

Se tiene conocimiento que la entidad cuenta con procedimiento sy lineamientos internos para las rendiciones de cuentas.

3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Oficina de Administraci n.

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin de la Gerencia General

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la entidad, as como las diversas Unidades Orgnicas Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos y los responsables de los mismos. La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. Existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras se

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente y los responsables de los mismos. La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. Existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras se

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin Tcnica

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Unidad de Asesora Jurdica

Se ha definido los procesos, actividades y tareas que desarrolla la Direccin de Unidad de Proteccin y Seguridad

Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.

Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Oficina General de Administraci n y los responsables de los mismos. La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. No existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificacione s y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras no se

Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Gerencia General y los responsables de los mismos.

No existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la direccin Tcnica y los responsables de los mismos.

Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Unidad de Asesora Jurdica y los responsables de los mismos.

Existe un Manual de Procesos que documente los procesos identificados en la Unidad de Proteccin y Seguridad y los responsables de los mismos. La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. Existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras se

La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. No existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras no se

La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. No existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras no se

La documentaci n y flujograma de los procesos y actividades ha sido puesto de conocimiento del personal encargado de los mismos. No existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso. Las modificaciones y/o actualizacione s a los procesos, actividades y tareas producto de mejoras no se

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encuentra documentada.

encuentra documentada.

encuentra documentada.

encuentra documentada.

encuentra documentada.

encuentra documentada.

encuentra documentada.

3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas

Los procesos, actividades y tareas deben ser peridicament e revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, polticas, procedimiento s vigentes y dems requisitos. Este tipo de revisin en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.

No existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas no se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas no se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

Existen revisiones peridicas de los procesos, actividades y tareas, para determinar si stos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Como producto de las revisiones peridicas se ha efectuado mejoras en los procesos. Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesarias.

3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

La informacin de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologas de la Informacin y Comunicacion es (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de informacin, tecnologa asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la informacin para el

No existen polticas y procedimient os que contribuyen a asegurar la correcta operatividad de los sistemas de informacin. Las polticas, procedimient os y estructura organizacion al no estn establecidos para prevenir que una sola persona controle los aspectos clave de las operaciones de los sistemas.

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cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la informacin fluye a travs de los sistemas.

No se han implementad o controles para el ingreso de datos, proceso de transformaci n y salida de informacin sea por medio fsico o electrnico. Es restringido el acceso a la sala de cmputo, procesamien to de datos, a las redes instaladas, as como al respaldo de la informacin (backup). Los sistemas de informacin cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la informacin. No se han definido controles de acceso general (seguridad fsica y lgica de los equipos centrales. Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creacin de usuarios con accesos propios (contraseas ) y relacin de cada usuario con el perfil correspondie nte. Los software de la entidad cuentan con licencias y autorizacion es. Se cuenta con un adecuado servicio de soporte tcnico para los sistemas de informacin y

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comunicaci n.

No Existe control de los nuevos productos ingresados a desarrollo, como de las modificacion es de los existentes en carpetas documentad as. La entidad no ha establecido controles sobre el uso, cambio de contraseas y cancelacin al trmino laboral del personal. 4. Sistemas de Informacin y Comunicacin

4.1 Funciones y Caractersticas de la Informacin Existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso Existen registros de los controles establecidos a los procesos, actividades y tareas, as como de existir algn problema, la descripcin de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su correccin y los responsables en cada caso

La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situacin existente en un determinado momento, reuniendo las caractersticas de confiabilidad, oportunidad y utilidad, con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecucin de sus tareas operativas o de gestin.

Se ha establecido en la un los tipos de documentos que se generan a nivel interno y externo.

Se ha establecido en la entidad los tipos de documentos que generan a nivel interno y externo las diversas unidades orgnicas, y se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

Se ha establecido en la Unidad de Asesora Jurdica los tipos de documentos que se generan a nivel interno y externo.

Se ha establecido en la Unidad de Proteccin y Seguridad los tipos de documentos que se generan a nivel interno y externo.

No se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

Se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

Se ha uniformizado a nivel entidad y/o a nivel de la Unidad Gerencial, esquemas de informes, resoluciones, hojas informativas, hojas de evaluacin entre otros documentos.

Se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

No se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

No se ha definido el grado de confiabilidad de ellos.

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Se ha uniformizado a nivel entidad y/o a nivel de la Unidad Gerencial, esquemas de informes, resoluciones, hojas informativas, hojas de evaluacin entre otros documentos La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones.

Se ha uniformizado a nivel entidad y/o a nivel de la Unidad Gerencial, esquemas de informes, resoluciones, hojas informativas, hojas de evaluacin entre otros documentos La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

La informacin gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

No se ha uniformizado a nivel entidad y/o a nivel de la Unidad de Asesora Jurdica, esquemas de informes, resoluciones, hojas informativas, hojas de evaluacin entre otros documentos. La informacin gerencial no es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones.

Se ha uniformizado a nivel entidad y/o a nivel de la Unidad de Proteccin y Seguridad, esquemas de informes, resoluciones, hojas informativas, hojas de evaluacin entre otros documentos. La informacin gerencial no es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones.

4.2 Informacin y Responsabilidad

La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilida des. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna.

El personal de la Gerencia General entiende la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus

La entidad cuenta con uno o varios sistemas de informacin

El personal de la Direccin de Operaciones y Medio ambiente entiende la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus

El personal de la Direccin Tcnica entiende la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes y cumplimiento de los objetivos y metas programadas.

El personal de la Unidad de la Asesora Jurdica entiende la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes

El personal de la Unidad de Proteccin y Seguridad entiende la importancia del rol que desempean los sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes y

deberes y cumplimiento de los objetivos y metas programadas. Se cuenta con polticas y procedimiento s que garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilida des.

El Sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de la entidad

deberes y cumplimiento de los objetivos y metas programadas. Se cuenta con polticas y procedimiento s que garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilida des.

y cumplimiento de los objetivos y metas programadas. Se cuenta con polticas y procedimiento s que garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilida des. La entidad no cuenta con bases de datos sobre informacin financiera, presupuestal, estadstica y de nivel operativo. Que medidas de seguridad se han dictado para su

cumplimiento de los objetivos y metas programadas. Se cuenta con polticas y procedimiento s que garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilida des. La entidad cuenta con bases de datos sobre informacin financiera, presupuestal, estadstica y de nivel operativo. Que medidas de seguridad se han dictado para su

No se cuenta con polticas y procedimiento s que garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilida des.

La entidad cuenta con bases de datos sobre informacin financiera, presupuestal, estadstica y de nivel operativo.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas Institucionales

La entidad cuenta con bases de datos sobre informacin financiera, presupuestal, estadstica y de nivel operativo.

La entidad cuenta con bases de datos sobre informacin financiera, presupuestal, estadstica y de nivel operativo.

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y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

resguardo.

resguardo.

4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin

El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y comunique. Para ello se debe disear, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda informacin til como parte del sistema de control interno.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

Se han definido los tipos de documentos a ser elevados al titular de la entidad para la toma de decisiones.

No se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

No se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad, suficiencia de la informacin y oportunidad de la presentacin. Se ha establecido el nmero de ejemplares necesarios de los documentos emitidos, a fin de cumplir con el ahorro de papel.

4.4 Sistemas de Informacin

La Gerencia General cuenta con uno o varios sistemas de informacin.

Los sistemas de informacin diseados e implementado s por la entidad constituyen un instrumento para el establecimient o de las estrategias

El sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de la Gerencia General, as como de la entidad.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con uno o varios sistemas de informacin. El sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, as como de la entidad.

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con uno o varios sistemas de informacin. El sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, as como de la entidad.

La Direccin Tcnica no cuenta con uno o varios sistemas de informacin.

La Unidad de Asesora Jurdica cuenta con uno o varios sistemas de informacin.

La Unidad de Proteccin y Seguridad cuenta con 3 sistemas de informacin.

El sistema de informacin no se encuentra integrado a todas las operaciones de la Direccin Tcnica as como de la entidad.

El sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de la Unidad de Asesora Jurdica as como de la entidad.

El sistema de informacin se encuentra integrado a todas las operaciones de laUnidad de Asesora Jurdica as como de la entidad.

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organizacional es y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deber ajustarse a las caractersticas , necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de informacin provee la informacin como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendicin de cuentas. 4.5 Flexibilidad al Cambio
Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser necesario, rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, polticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de informacin para adoptar las acciones necesarias.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

El sistema de informacin no brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

El sistema de informacin brinda informacin sobre la misin, visin de la entidad, planes estratgicos, planes operacionales, objetivos y metas institucionales y por unidades orgnicas, informacin financieros, presupuestal, logstica, aspectos legales, etc.

4.6 Archivo Institucional

El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimiento s de archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos e informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los informes y

La Gerencia General cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada.

La Gerencia General cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la documentaci n.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la

La Direccin Tcnica cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada.

La Unidad de Asesora Jurdica cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada. La Unidad de Asesora Jurdica cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la documentaci n.

La Unidad de Asesora Jurdica cuenta con personal que se encarga de administrar la documentaci ne informacin generada. La Unidad de Asesora Jurdica cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la documentaci n.

La Direccin Tcnica cuenta con ambientes utilizados como archivo temporal de la documentaci n.

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registros contables, administrativos y de gestin, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento. Este ambiente cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

documentaci n.

documentaci n.

Este ambiente no cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

Este ambiente cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

Este ambiente no cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

Este ambiente no cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

Este ambiente cuenta con una ubicacin y acondicionami ento apropiado. Se han emitido a nivel entidad, polticas y/o procedimiento s que deben observarse para la conservacin y mantenimiento de los archivos electrnicos, magnticos y fsicos.

4.7 Comunicacin Interna

La comunicacin interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependien tes que fluye hacia abajo a travs de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivacin y expresin de los usuarios.

En la Gerencia General no existe una poltica de comunicacion es.

La comunicacin interna implantada por la Gerencia General no est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Gerencia General.

En la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos existe una poltica de comunicacion es. La comunicacin interna implantada por la de Unidad de Planeamiento y Estudios Econmicos est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos

En la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente existe una poltica de comunicacion es. La comunicacin interna implantada por la de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente.

En la Direccin Tcnica no existe una poltica de comunicacion es.

En la Unidad de Asesora Jurdica no existe una poltica de comunicacion es.

En la Unidad de Proteccin y Seguridad existe una poltica de comunicacion es.

La comunicacin interna implantada por la Direccin Tcnica est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Direccin Tcnica.

La comunicacin interna implantada por la Unidad de Asesora Jurdica no est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Unidad de Asesora Jurdica.

La comunicacin interna implantada por la Unidad de Proteccin y Seguridad est enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la Unidad de Proteccin y Seguridad.

4.8 Comunicacin Externa

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La comunicacin externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad

La Gerencia General tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica).

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica). El portal de transparencia de la entidad se encuentra actualizado Unidad de Operaciones y Medio Ambiente, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica). El portal de transparencia de la entidad se encuentra actualizado Unidad de Operaciones y Medio Ambiente, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

La Direccin Tcnica tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica).

La Unidad de Asesora Jurdica tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica).

La Unidad de Proteccin y Seguridad tiene conocimiento si la entidad cuenta con mecanismos y procedimiento s para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica). El portal de transparencia de la entidad se encuentra actualizado En la Unidad de Proteccin y Seguridad, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

El portal de transparencia de la entidad se encuentra actualizado En la Gerencia General, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

El portal de transparencia de la entidad no se encuentra actualizado En la Direccin Tcnica, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

El portal de transparencia de la entidad se encuentra actualizado En la Unidad de Asesora Jurdica, existen controles efectivos para la comunicacin externa de forma que se prevenga flujos de informacin que no hayan sido debidamente autorizados.

4.9 Canales de Comunicacin Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y

Los canales de comunicacin son medios diseados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidirecciona l para la difusin de la informacin. Los canales de comunicacin deben asegurar que la informacin llegue a cada destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecucin de los procesos,

Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Gerencia General contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados no permiten que la informacin fluya de manera clara,

Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Direccin Tcnica contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y

Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Unidad de Asesora Jurdica contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y

Los canales de comunicacin diseados e implementado s en la Unidad de Proteccin y Seguridad contribuyen al control del cumplimiento de los planes estratgicos y operativos, al control del personal de la entidad as como a la ejecucin de los procesos, actividades y tareas en la entidad. Los canales de comunicacin implantados permiten que la informacin fluya de manera clara, ordenada y

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actividades y tareas.

ordenada y oportuna.

oportuna.

oportuna.

oportuna.

oportuna.

oportuna.

5.

Supervisin

5.1 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo

5.1.1 Prevencin y Monitoreo

El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunament e si stos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeo de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevencin, cumplimiento y correccin necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.

En el desarrollo de las actividades , procesos y tareas de la Gerencia General, se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas.

Existe a nivel de la Gerencia General a niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

En el desarrollo de las actividades, procesos y tareas de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas. Existe a nivel de la Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos a niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

En el desarrollo de las actividades , procesos y tareas de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas. Existe a nivel de la Direccin de Operaciones y Medio Ambiente a niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

En el desarrollo de las actividades , procesos y tareas de la Direccin Tcnica, no se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas.

En el desarrollo de las actividades , procesos y tareas de la Unidad de Asesora Jurdica se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas.

En el desarrollo de las actividades , procesos y tareas de la Unidad de Proteccin y Seguridad se han establecido acciones de supervisin que evale la marcha de los mismos, y que permita adoptar acciones preventivas o correctivas.

No existe a nivel de la Direccin Tcnica niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

Existe a nivel de la Unidad de Asesora Jurdica niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

Existe a nivel de la Unidad de Proteccin y Seguridad niveles de supervisin y revisin de los procesos y operaciones a nivel gestin, operativa y de control.

5.2 Normas Bsicas para el Seguimiento de Resultados

5.2.1 Reporte de Deficiencias Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposicin de los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin. Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin. Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin. Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin. Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin. Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo de las actividades y tareas se registran y comunican con prontitud a los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin.

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correccin.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Gerencia General realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Direccin Tcnica realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Unidad de Asesora Jurdica realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas. La Unidad de Proteccin y Seguridad realiza seguimiento a la implantacin de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.

5.3 Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento

5.3.1 Autoevaluacin

Se debe promover y establecer la ejecucin peridica de autoevaluacio nes sobre la gestin y el control interno de la entidad, por cuyo mrito podr verificarse el comportamient o institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus rganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendacio nes derivadas de la respectiva autoevaluaci n, mediante compromisos de mejoramiento institucional.

La Gerencia General no realiza peridicamente autoevaluacion es que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente.

La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos realiza peridicamente autoevaluacion es, que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente .

La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente realiza peridicamen te autoevaluaci ones, que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormen te.

La Direccin Tcnica no realiza peridicamente autoevaluacion es, que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente .

La Unidad de Asesora Jurdica no realiza peridicamen te autoevaluaci ones, que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormen te.

La Unidad de Proteccin y Seguridad realiza peridicament e autoevaluacion es, que les permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente .

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendacion es se implementan oportunamente.

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendacion es se implementan oportunamente .

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendaci ones se implementan oportunamen te.

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendacion es se implementan oportunamente .

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendaci ones se implementan oportunamen te.

En Informes emitidos por el OCI de la entidad, las recomendacio nes se implementan oportunamente .

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ANEXO 3
Cuadro N 5. Identificacin de la normativa de control interno en la APN

Componentes del Sistema de Control Interno

Normas de Control Interno (NCI) 1. Ambiente de Control 1.1 Filosofa de la Direccin
La Filosofa y Estilo de la Direccin comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como una clara determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros.
Implementacin de un Sistema Integral de Gestin Estratgica basada en BSC Establece la estrategia a seguir por la APN durante los aos 2012 - 2016

Norma Interna

Descripcin

Finalidad de la Norma

Fecha de Expedicin

Plan Estratgico Institucional

Rad 006 2012 17 feb. 2012 Fecha de Aprobacin Diciembre 2011

1.2 Integridad y Valores ticos

La integridad y valores ticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestin. El titular o funcionario designado y dems empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores ticos establecidos en la entidad.
Directiva N 0012009-APN/PD Directiva de Proteccin, Incentivos y Estmulos para los Servidores de la APN que cumplan con el Cdigo de tica de la Funcin Pblica Garantizar la probidad de los funcionarios y servidores de la Autoridad Portuaria Nacional a fin de evitar conflictos de inters y posibles actos de corrupcin que pudiera suscitarse 27 de Abril 2009

Plan Estratgico Institucional

Rad 006 2012 17 feb. 2012 Diciembre 2011

1.3 Administracin Estratgica

Rad 006 2012 17 feb. 2012 Diciembre 2011

Las entidades del Estado requieren la formulacin sistemtica y positivamente correlacionada con los planes estratgicos y objetivos para su administracin y control efectivo, de los cuales se derivan la programacin de operaciones y sus metas asociadas, as como su expresin en unidades monetarias del presupuesto anual.

Plan Estratgico Institucional de la Autoridad Portuaria Nacional 2012 - 2016

Implementacin de un Sistema Integral de Gestin Estratgica basada en BSC

Establece la estrategia a seguir por la APN durante los aos 2012 - 2016

Plan Operativo Institucional de la Autoridad Portuaria Nacional

Define los responsables y plazos para cumplir las actividades programadas. Es un documento que aborda el desarrollo de la Arquitectura de la Informacin y Procesos, Arquitectura de Sistemas, la Arquitectura Tecnolgica, y la Arquitectura de Datos. La Arquitectura de Sistemas es la disposicin conjunta y Identifica las necesidades de sistemas de informacin institucionales y determina un plan de sistemas (que es parte del PETI), y que permita dar soporte tecnolgico a los diversos niveles de la Institucin.

Febrero 2012

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin. 20122016 Memorando N 0034-2011-APNOTI

3 de Octubre 2011

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Plan Operativo Informtico 2012

Memorando N 0050-2012-APNOTI

ordenada de elementos de software y hardware para cumplir con una determinada funcin. Permite definir y orientar las actividades informticas de acuerdo al Plan Estratgico Institucional y Sectorial. Este plan, prioriza y evala la ejecucin de actividades informticas, relacionadas con computadoras, aplicativos, proyectos, redes y comunicaciones, metodologas, auditora e Internet en funcin a la disponibilidad presupuestal.

El Plan Operativo Informtico tiene por objeto orientar el cumplimiento de la Misin Institucional, en el marco de la Visin establecida por la Alta Direccin a travs de la creacin de una infraestructura informtica y de servicios que permita el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Febrero 2012

1.4 Estructura Organizacional

El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecucin de su misin.
APN-MP001 (06.10.11) RAD N 0102012-APN/DIR (Como parte integrante del MAPRO) Reglamento de Organizacin y Funciones de la APN Estructura Organizacional Mapa General de Procesos de la APN Es una fotografa de los procesos que realiza la APN, identificndolos segn sean: estratgicos, operativos o de soporte. Es un documento normativo que describe la naturaleza, objetivos, funciones, atribuciones y alcance de la institucin Es un documento de gestin institucional tcnico normativo , complementario al ROF que contiene la descripcin especifica de las funciones a nivel de cargo., Estandarizar, normalizar y asegurar la revisin peridica de los procedimientos, definir las responsabilidade s del Ciclo de Formalizacin y la estructura de los procedimientos consolidados en el MAPRO-APN.

23.02.2012 (Fecha aprobacin de la RAD)

Decreto supremo 034-2004-MTC

20 de Agosto 2004

RAD N 030-2007APN/DIR

Manual de Organizacin y Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional

30 der Noviembre 2007

RGG N 4172011-APN/GG

Procedimiento APN-PR001: Control Documentos MAPRO

de

06 Setiembre 2011

1.5 Administracin de los Recursos Humanos

Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo
DIR-OGA-0032011 Normas y Procedimientos Sobre la Capacitacin y Formacin del Personal de la Establecer las normas y procedimientos que regirn el proceso de capacitacin y 18 Agosto 2011

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profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la comunidad.

Autoridad Portuaria Nacional

DIR-OGA-0032009

DIR-OGA-0022009

Normas y Procedimientos Sobre el Control de Asistencia y Permanencia de los Trabajadores de la Autoridad Portuaria Nacional Normas y Procedimientos Sobre el Control de la Prestacin de servicios Semanal Mxima y Descanso Fsico anual de los Servidores contratados bajo el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios en la Autoridad Portuaria Nacional Procedimiento para la elaboracin de la planilla de pagos de contraprestaciones de los servidores CAS de la APN.

formacin del personal al servicio de la APN Establecer normas para control y asistencia del personal.

3 de ulio 2009

Regular el procedimiento de control de asistencia y permanencia de los trabajadores, de conformidad con la jornada de trabajo autorizada y comprendidos en el rgimen laboral de la APN

31 deJulio 2009

Procedimiento N 001-2012-APNOGA

Regular el procedimiento para la elaboracin de la planilla de pagos del personal de la APN.

14.03.2012

1.6 Competencia Profesional

El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.
RAD N 030-2007APN/DIR Es un documento de gestin institucional tcnico normativo , complement ario al ROF que contiene la descripcin especifica de las funciones a nivel de cargo.,

Manual de Organizacin y Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional

30 der Noviembre 2007

1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, as como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad.
RAD N 030-2007APN/DIR Es un documento de gestin institucional tcnico normativo , complement ario al ROF que contiene la descripcin especifica de las funciones a nivel de cargo.,

Manual de Organizacin y Funciones de la Autoridad Portuaria Nacional

30 der Noviembre 2007

2.

Evaluacin de Riesgos

2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos

Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin
Acta de Comit Poltica de Administracin de Riesgos (pendiente de actualizacin y difusin) Fecha de Aprobacin Noviembre 2009

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de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.

En la identificacin de los riesgos que tipifican todos los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores econmicos, medioambientales, polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administracin e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.

2.3 Valoracin de Riesgos

El anlisis o valoracin del riesgo le permite a la entidad considerar cmo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias

2.4 Respuesta al Riesgo

La administracin identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo-beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos.

3. Actividades de Control Gerencial 3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin

La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional, debe ser claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorizacin y aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
Procedimiento APN-PR001: Control Documentos MAPRO Estandarizar, normalizar y asegurar la revisin peridica de los procedimientos, definir las responsabilidade s del Ciclo de Formalizacin y la estructura de los procedimientos consolidados en el MAPRO-APN. Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

de

RGG N 417-2011APN/GG

06 Setiembre 2011

Directiva N 0022011-APN/PD

Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED)

15 de Agosto 2011

3.2 Segregacin de Funciones

La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.
Procedimiento APN-PR001: Control de Documentos MAPRO Estandarizar, normalizar y asegurar la revisin peridica de los procedimientos, definir las responsabilidade s del Ciclo de Formalizacin y la estructura de los procedimientos consolidados en

RGG N 417-2011APN/GG

06 Setiembre 2011

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el MAPRO-APN. Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED) Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

Directiva N 0022011-APN/PD

15 de Agosto 2011

3.3 Evaluacin Costo-Beneficio

El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluacin de costobeneficio, considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.

3.4 Controles sobre los Accesos a los Recursos o Archivos

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.
Directiva N 005APN/GG-2010 Directiva de Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documentos de Archivo de la Autoridad Portuaria Nacional Establecer las normas sobre los procedimientos de organizacin, transferencia, eliminacin y servicios de bienes bibliogrficos y documentos de archivo de la APN. Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

21 de Octubre 2010

Directiva N 0022011-APN/PD

Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED)

15 de Agosto 2011

3.5 Verificaciones y Conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes o despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior.
RAD N 0102012-APN/DIR (Como parte integrante del MAPRO) Procedimientos de la OGA que forman parte del MAPRO de la APN con consignacin de cdigo OGAPR. Procedimientos que regulan la presentacin de informacin contable para la elaboracin de los estados financieros y presupuestales de la Autoridad Portuaria Nacional

23.02.2012

3.6 Evaluacin de Desempeo

Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables.

3.7 Rendicin de Cuentas

La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales,
DIR-OGA-0042009 Directiva del Procedimiento Administrativo para el Manejo de Llevar un adecuado manejo de la utilizacin de 28 de Agosto 2009

Pgina 78

as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo pertinente.

DIR-OGA-0012009

Fondos bajo la Modalidad de Encargo al Personal de la APN Normas para el Otorgamiento de Viticos y Otros Gastos por comisin de Servicio dentro del Territorio Nacional Directiva que Norma el Uso del Fondo Fijo para la Caja Chica

DIR-OGA-0032010

fondos de la APN utilizados en la modalidad de encargo al personal. Llevar un adecuado otorgamiento de viticos por la comisin de servicios dentro del territorio nacional. Llevar un adecuado uso de los fondos de caja chica.

27 de Marzo 2009

7 deJulio 2010

3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas

Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
RGG N 4172011-APN/GG Procedimiento APN-PR001: Control Documentos MAPRO Estandarizar, normalizar y asegurar la revisin peridica de los procedimientos, definir las responsabilidade s del Ciclo de Formalizacin y la estructura de los procedimientos consolidados en el MAPRO-APN.

de

06 Setiembre 2011

3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas

Los procesos, actividades y tareas deben ser peridicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, polticas, procedimientos vigentes y dems requisitos. Este tipo de revisin en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
Procedimiento APN-PR001: Control Documentos MAPRO RGG N 4172011-APN/GG Estandarizar, normalizar y asegurar la revisin peridica de los procedimientos, definir las responsabilidade s del Ciclo de Formalizacin y la estructura de los procedimientos consolidados en el MAPRO-APN.

de

06 Setiembre 2011

3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

La informacin de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de informacin, tecnologa asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la informacin para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la informacin fluye a travs de los sistemas.

OTI-PR001 OTI-PR002 OTI-PR003

1.

Atencin de Incidencia de un Problema de Internet Atencin de incidencia de la Seguridad Perimetral del APN Atencin incidencia servicio de Interna de del Red

2.

OTI-PR004 OTI-PR005
3.

Procedimientos de OTI, aprobados individualmente por el encargado de dicha rea y que forman parte integrante del MAPRO de la APN.

OTI-PR006

OTI-PR007

4.

OTI-PR008 OTI-PR009
5.

Atencin de incidencia de la disponibilidad de los Servidores Atencin de requerimiento de acceso a puerto o segmento de la Red Procedimiento

OTI-PR010

Estos Procedimientos tienen por objetivo garantizar la fiabilidad de la informacin y de los sistemas y aplicativos informticos de la APN,

23.02.2012

OTI-PR011
6.

Pgina 79

OTI-PR012 OTI-PR013 OTI-PR014

7.

para la configuracin y verificacin de las Bases de Datos Atencin de incidencias con apoyo de Soporte Tcnico Externo Atencin de Requerimientos (Mesa de ayuda) Recepcin clasificacin incidencias Mesa de Ayuda la OTI. y de en de

OTI-PR015 OTI-PR016 OTI-PR017

8.

OTI-PR018 OTI-PR019 OTI-PR020 OTI-PR021 OTI-PR022

9.

OTI-PR023 OTI-PR024

10. Atencin de Incidencias de Soporte Tcnico en la Sede Central de la APN 11. Atencin de requerimientos de soporte tcnico de la APN 12. Altas y Bajas de usuarios/Solicitud de Acceso y permisos 13. Mesa de ayuda 14. Procedimiento de reparacin y cambio de equipos 15. Gestin de requerimientos informticos 16. Gestin para la continuidad del sistema ante una incidencia 17. Control versiones documentos fuentes sistema de de y del

18. Aseguramiento de la calidad del producto informtico 19. Gestin proyectos informticos de

20. Pase a Produccin de sistemas y aplicativos 21. Desarrollo y seguimiento de los cursos de capacitacin de sistemas 22. Procedimiento para la atencin de incidencia para los sistemas de informacin 23. Casos de Prueba para el

Pgina 80

Aseguramiento de la Calidad

24. Gestin

de requerimientos para sistemas realizados por terceros

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin. 2012-2016 Memorando N 0034-2011APN-OTI

Plan Operativo Informtico 2012 Memorando N 0050-2012APN-OTI

Es un documento que aborda el desarrollo de la Arquitectura de la Informacin y Procesos, Arquitectura de Sistemas, la Arquitectura Tecnolgica, y la Arquitectura de Datos. La Arquitectura de Sistemas es la disposicin conjunta y ordenada de elementos de software y hardware para cumplir con una determinada funcin. Permite definir y orientar las actividades informticas de acuerdo al Plan Estratgico Institucional y Sectorial. Este plan, prioriza y evala la ejecucin de actividades informticas, relacionadas con computadoras, aplicativos, proyectos, redes y comunicaciones, metodologas, auditora e Internet en funcin a la disponibilidad presupuestal.

Identificar las necesidades de sistemas de informacin institucionales y determinar un plan de sistemas (que es parte del PETI), y que permita dar soporte tecnolgico a los diversos niveles de la Institucin.

3 de Octubre 2011

El Plan Operativo Informtico tiene por objeto orientar el cumplimiento de la Misin Institucional, en el marco de la Visin establecida por la Alta Direccin a travs de la creacin de una infraestructura informtica y de servicios que permita el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Fecha Febrero 2012

4.

Sistemas de Informacin y Comunicacin

4.1 Funciones y Caractersticas de la Informacin

La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situacin existente en un determinado momento, reuniendo las caractersticas de confiabilidad, oportunidad y utilidad, con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecucin de sus tareas operativas o de gestin.

4.2 Informacin y Responsabilidad

La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna.
RESOLUCION DE ACUERDO DE DIRECTORIO N 006 2009 APN DIR. Aprobacin de la implementacin del Sistema REDEN@VES Electrnico Emisin la Directiva para el anuncio electrnico del arribo y zarpe de naves a travs del Sistema REDEN@VES Electrnico. Poner a disposicin del personal encargado de los 10 de Marzo 2009

RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 40509-APN/GG

Aprobacin del manual de funciones y responsabilidades

13 de Octubre 2009

Pgina 81

del personal a cargo de los procedimientos de recepcin y despacho de naves de la APN en el marco del Sistema REDEN@VES Electrnico.

Directiva N 0022011-APN/PD Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED)

Establecer las normas y procedimientos del trmite documentario para la recepcin, registro, distribucin, remisin y seguimiento de la documentacin utilizando el Sistema de Gestin Documentaria (SIGED) de la Autoridad Portuaria Nacional (APN).

procedimientos de recepcin y despacho de naves de la APN el referido manual, el cual deber ser utilizado en los procedimientos de recepcin y despacho de naves. Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

15 de Agosto 2011

4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin

El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y comunique. Para ello se debe disear, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda informacin til como parte del sistema de control interno.
Directiva de Normas y Procedimiento s de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED) Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

Directiva N 0022011-APN/PD

15 de Agosto 2011

4.4 Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin diseados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deber ajustarse a las caractersticas, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de informacin provee la informacin como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendicin de cuentas.
RESOLUCION DE ACUERDO DE DIRECTORIO N 006 2009 APN DIR Aprobacin de la implementacin del Sistema REDEN@VES Electrnico Emisin la Directiva para el anuncio electrnico del arribo y zarpe de naves a travs del Sistema REDEN@VES Electrnico. Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados Fecha Marzo 2009

Directiva N 0022011-APN/PD Directiva de Normas y Procedimientos de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED)

Establecer las normas y procedimientos del trmite documentario para la recepcin, registro, distribucin, remisin y seguimiento de la documentacin utilizando el Sistema de Gestin Documentaria (SIGED) de la Autoridad Portuaria Nacional (APN).

15 de Agosto 2011

4.5 Flexibilidad al Cambio

Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser necesario, rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, polticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de informacin para adoptar las acciones necesarias.

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4.6 Archivo Institucional

El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos e informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestin, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.
Directiva N 005APN/GG-2010 Directiva de Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documentos de Archivo de la Autoridad Portuaria Nacional Establecer las normas sobre los procedimientos de organizacin, transferencia, eliminacin y servicios de bienes bibliogrficos y documentos de archivo de la APN.

21 de Octubre 2010

4.7 Comunicacin Interna

La comunicacin interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo a travs de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivacin y expresin de los usuarios.
Directiva N 0022011-APN/PD) Directiva de Normas y Procedimiento s de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

15 de Agosto 2011

4.8 Comunicacin Externa

La comunicacin externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad
Directiva de Normas y Procedimiento s de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional ( SIGED) Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados Facilitar acceso a informacin. el la Fecha Enero 2009

Directiva N 0022011-APN/PD

15 de Agosto 2011

Directiva N 0022009-APN-GG Acceso a la informacin pblica de la Autoridad Portuaria Nacional

Directiva para establecer el procedimiento interno para la atencin de las solicitudes de acceso a la informacin.

4.9 Canales de Comunicacin

Los canales de comunicacin son medios diseados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidireccional para la difusin de la informacin. Los canales de comunicacin deben asegurar que la informacin llegue a cada destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecucin de los procesos, actividades y tareas.
Directiva de Normas y Procedimiento s de Trmite documentario de la Autoridad Portuaria Nacional (SIGED) Optimizar el servicio de gestin documentaria al pblico y usuarios internos de forma adecuada y oportuna, priorizando el uso de documentos digitales o digitalizados

Directiva N 0022011-APN/PD

15 de Agosto 2011

5.

Supervisin

5.1 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo i. Prevencin y Monitoreo

El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si stos se realizan de forma

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adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeo de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevencin, cumplimiento y correccin necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.

5.2 Normas Bsicas para el Seguimiento de Resultados 5.2.1 Reporte de Deficiencias

Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposicin de los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin.

5.3 Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento 5.3.1 Autoevaluacin

Se debe promover y establecer la ejecucin peridica de autoevaluaciones sobre la gestin y el control interno de la entidad, por cuyo mrito podr verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus rganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluacin, mediante compromisos de mejoramiento institucional.

ANEXO 4
Cuadro N 6. Identificacin de las fortalezas, debilidades y causas de la APN en el SCI

Componentes del Sistema de Control Interno

Normas de Control Interno 1. Ambiente de Control Fortalezas Debilidades Causas

1.1 Filosofa de la Direccin

La Filosofa y Estilo de la Direccin comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como una clara determinacin hacia la
Compromiso de la Alta Direccin en la implementacin del Sistema de Control Interno. Peridicamente se han brindado charlas relacionadas al Sistema de Control Interno llevadas a cabo en forma externa (Escuela Nacional de Control, Centro Cultural de la PUCP) as como charlas internas en la APN Falta de Sensibilizacin de parte del personal de la Autoridad Portuaria, con relacin a la importancia del Sistema de Control Interno. Desconocimiento de la importancia del SCI Falta priorizar en poltica institucional

Pgina 84

medicin objetiva del desempeo, entre otros.

Falta de capacitacin sobre el Sistema de Control Interno a personal nuevo y personal de las OODD, a partir de abril 2011.

Factores externos (limitaciones geogrficas y limitaciones presupuestales impuestas por normativa de austeridad.)

1.2 Integridad y Valores ticos

La integridad y valores ticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestin. El titular o funcionario designado y dems empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores ticos establecidos en la entidad.
Poltica de entrega al personal de la APN de un ejemplar impreso del Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Difusin del Cdigo en el Portal Web. Participacin activa del Grupo de Trabajo de la APN en la difusin del Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Se cuenta con la Directiva: Proteccin, Incentivos y estmulos para los Funcionarios y Servidores de la APN que cumplan con el Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Capacitacin peridica por parte de la PCM con relacin al Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Falta de Conocimiento de la Directiva: Proteccin, Incentivos y estmulos para los Funcionarios y Servidores de la APN que cumplan con el Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Falta dar capacitacin al personal de las Oficinas Desconcentradas. No se han desarrollado estrategias para sensibilizar al personal .

Se cuenta con Plan Estratgico Institucional 2012-2016 que recoge los valores Institucionales

Deficiente Difusin de los valores institucionales

Factores externos (limitaciones geogrficas y limitaciones presupuestales impuestas por normativa de austeridad.) Falta estratgica de sensibilizacin

1.3 Administracin Estratgica

Las entidades del Estado requieren la formulacin sistemtica y positivamente correlacionada con los planes estratgicos y objetivos para su administracin y control efectivo, de los cuales se derivan la programacin de operaciones y sus metas asociadas, as como su expresin en unidades monetarias del presupuesto anual.
Se cuenta con un PEI actualizado 2012-2016, que define misin, visin, objetivos estratgicos Se cuenta con un Plan Operativo Institucional para el 2012, el mismo que se encuentra alineado con el Plan Estratgico Institucional 2012-2016. Falta de estratgicas para sensibilizar al personal sobre los objetivos estratgicos incluidos en el PEI No se han implementado estrategias de difusin al personal de los documentos de gestin institucional, a fin de comprometerlos en el cumplimiento eficiente de los objetivos estratgicos y actividades programadas (Plan Estratgico, Plan Operativo) Limitado conocimiento de los alcances de los documentos de gestin por parte de los trabajadores de la institucin. Ausencia de un plan de difusin de los documentos de gestin. No se ha priorizado el tema como poltica institucional.

Se ha implementado un sistema de Gestin Estratgica que vincula planes estratgicos formulando un modelo de gestin estratgica basado en el BSC

No se han implementado estrategias de difusin.

Pgina 85

1.4 Estructura Organizacional

El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecucin de su misin.
Existe un Reglamento de Organizacin y Funciones vigente El Reglamento de Organizacin y Funciones vigente se encuentra desactualizado habindose elaborado un proyecto de ROF que se encuentra pendiente de aprobacin. El nuevo proyecto de ROF se encuentra pendiente de aprobacin por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones. La actualizacin del Manual de Organizacin y Funciones , depende de la aprobacin del proyecto de ROF

Existe un Manual de Organizacin y Funciones vigente

El Manual de Organizacin y Funciones vigente se encuentra desactualizado, habindose elaborado un proyecto de ROF que se encuentra pendiente de aprobacin. El MAPRO aun no ha sido difundido entre el personal de la Autoridad Portuaria No se han identificado los procesos transversales que tiene la APN, dado que en una primera etapa se ha culminado la identificacin de los macro procesos y subprocesos; en una segunda etapa se identificarn los procesos transversales.

Existe un Manual de Procedimientos - MAPRO aprobado

No se ha priorizado la difusin como poltica institucional Es necesario culminar la primera etapa para iniciar la que corresponde a procesos transversales.

1.5 Administracin de los Recursos Humanos

Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la comunidad.
Se cuenta con los Planes de Desarrollo de Personas al Servicio del Estado Quinquenal y anualizado aprobado mediante Resolucin de Presidencia de Directorio N 002-2012-APN/PD. Se cuenta con Polticas de Recursos Humanos aprobada por la Gerencia General. Se cuenta con Programa de Induccin aprobado por la Gerencia General. Falta procedimientos documentales para reclutamiento y contratacin de personas Insuficiente personal en el rea de recursos humanos para la elaboracin de los procedimientos documentales para reclutamiento y contratacin de personas. Insuficiente personal en el rea de recursos humanos para la elaboracin de procedimientos de evaluacin y desempeo de personas. Recin se ha contratado una nueva Falta de difusin de las Polticas de Recursos Humanos No se ha priorizado el tema.

Falta procedimientos de Evaluacin y Desempeo del Personas

Falta Plan de Bienestar Social

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asistenta social

1.6 Competencia Profesional

El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.
El Manual de Organizacin y Funciones vigente no esta actualizado y no se encuentra claramente definido el tema de competencias. En el proyecto de MOF se definir este tema. Actualizacin depende de aprobacin de nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones.

1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, as como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as como los lmites de su autoridad.
La entidad cuenta con un Manual de Organizacin y Funciones aprobado La autoridad y responsabilidad no estn claramente definidas en el MOF vigente. En el proyecto de MOF se definir este tema. Actualizacin depende de aprobacin de nuevo ROF

Existen documentos internos (Resolucin de Acuerdo de Directorio, Resolucin de Presidencia de Directorio y Resolucin de Gerencia General) en los que se establecen responsabilidades para los diversos comits, comisiones, grupos, etc que se conforman.

Componentes del Sistema de Control Interno Normas de Control Interno 2. Evaluacin de Riesgos 2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos
Personal no tiene claro o bien definido las polticas y objetivos de la entidad. (Personal nuevo) No se ha establecido un Plan de difusin peridica y continua de las polticas y objetivos de la entidad. Falta de difusin de los objetivos estratgicos de la entidad. (Personal nuevo) No se ha definido un Plan de difusin que interrelacione la gestin interna del personal APN con las polticas y objetivos de la entidad.

Fortalezas

Debilidades

Causas

1. La APN tiene definido su entorno estratgico. (Visin. Misin Objetivos estratgicos) Es el proceso de documentar procedimientos y estrategias de gestin que permita identificar, valorar y controlar los riesgos internos y externos que afecten a la entidad en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para ello, es necesario desarrollar y definir planes de accin, mtodos de respuesta, monitoreo de cambios y acciones conducentes a la respuesta de riesgos.

La APN ha designado un Comit de Riesgos , llamado Grupo Tcnico de Evaluacin de Riesgos 2. Se aprob la Poltica de Administracin de Riesgos de la entidad.

Los integrantes del GTER no tiene el mismo nivel de capacitacin sobre el tema de Evaluacin de Riesgos. No se ha difundido la Poltica de Administracin de riesgos de la entidad.

Recientemente se ha reestructurado el GTER

No se ha priorizado la difusin.

No se ha elaborado el Plan de Administracin de Riesgos, el cual debe indicar el presupuesto

Elevada carga de trabajo de los integrantes del grupo tcnico anterior.

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requerido responsabilidades y calendario de actividades 3. Se elabor el Proyecto de Directiva de Administracin de Riesgos de la entidad Aun no se aprobado ni autorizado la Directiva de Administracin de riesgos de la entidad. Falta de capacitacin el personal de la APN en temas relacionados a administracin de riesgos de acuerdo a sus funciones y responsabilidades.

Se encuentra en proceso de revisin

Aun no se la elaborado el Plan de Administracin de Riesgos

2.2 Identificacin de Riesgos

Es el proceso de identificar todos los riesgos que afecten el logro de los objetivos de la entidad. Son causados por factores externos o internos: Factores externos: Incluyen factores econmicos, de medio ambiente, polticos, sociales y tecnolgicos. Factores internos: Se asocia con la capacidad de la entidad en cumplir con sus objetivos estratgicos y optimizar los procesos internos. Si bien se tiene una Directiva de Administracin de Riesgos, an no se han identificado los riesgos por cada objetivo estratgico institucional, ni se ha efectuado un registro de los mismos. No se han identificado los riesgos que afectan los procesos y subprocesos de la entidad.

Se elabor el Proyecto de Directiva de Administracin de Riesgos de la entidad y se ha definido una metodologa de identificacin de riesgos y la matriz de riesgos.

Elevada carga de trabajo de los integrantes del grupo tcnico. Aun no se ha aprobado el manual de procedimientos de la APN.

2.3 Valoracin de Riesgos

Es el proceso de valorar los riesgos identificados en la entidad considerando para ello su probabilidad de ocurrencia y el impacto del mismo en la organizacin. Su valoracin puede ser realizado mediante un anlisis cualitativo y cuantitativo: Anlisis Cualitativo: Constituye la utilizacin de escalas descriptivas que manifiesten la magnitud de ocurrencia. Por ejemplo: (i) Improbable, (ii) Posible, (iii) Probable. Anlisis Cuantitativo: Consiste en asignar valores numricos o rangos de probabilidad u ocurrencia. Por ejemplo: (i) Improbable (0-40); (ii) Posible (40-80), (iii) Probable (80-100).

1. Se elabor el Proyecto de Directiva de Administracin de Riesgos de la entidad que contiene la Matriz de Probabilidad e Impacto de los Riesgos.

No se han identificado los riesgos por objetivos ni procesos, por lo que no se ha valorado la ocurrencia de actividades riesgos en la entidad ni tampoco su efecto o impacto.

No se ha priorizado el tema.

2.4 Respuesta al Riesgo

Es el proceso de dar respuesta a los riesgos identificados por medio de acciones y/o medidas que permitan reducir, evitar y/o compartir su impacto en la entidad. Al considerar dicha respuesta, es Se elabor el Proyecto de Directiva de Administracin de Riesgos de la entidad que contiene la gua para elaborar el Plan de Respuesta y Administracin de Riesgos aprobado. No se ha identificado ni valorado riesgos por lo cual no se han definido medidas de control u acciones asociadas a minimizar el riesgo.

No se ha priorizado el tema.

Pgina 88

necesario evaluar su probabilidad de impacto as como los costos y beneficios del mismo, siendo el riesgo residual resultante aquel que se site dentro de las tolerancias de riesgo establecidas.

No se ha definido un procedimiento de monitoreo de los riesgos residuales.

Componentes del Sistema de Control Interno

Normas de Control Interno 3. Actividades de Control Gerencial 3.1 Procedimientos de Autorizacin y Aprobacin
La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional, debe ser claramente definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorizacin y aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.
La APN ha elaborado, aprobado y autorizado la primera versin del Manual de Procesos y Procedimientos MAPRO.

Fortalezas

Debilidades

Causas

No existe difusin MAPRO a travs nuevo intranet.

del del

No se cuentan con policitas de difusin

Existen Directivas y Procedimientos Internos difundidos, que si bien cuentan con la aprobacin y autorizacin respectiva, no son de uso comn por el personal. Existen Resoluciones (RAD y/o RGG) a travs de las cuales se delega o designan responsabilidades y/o funciones para temas especficos.

Definir una mejor estrategia de difusin al personal.

La APN ha implementado un Sistema de Gestin Documentaria SIGED mediante el cual las tareas y/o actividades son formalmente comunicadas a los funcionarios; adems se establecen los plazos para la atencin de dichas actividades o tareas.

Si bien el SIGED tiene muchas ventajas para el desarrollo de las actividades ??, no son aprovechadas en su totalidad por todo el personal de la APN.

Resistencia al cambio por parte del personal, as como falta de compromiso y ausencia de policitas de difusin

3.2 Segregacin de Funciones

La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.
La segregacin de funciones de la Entidad se encuentra recogida en el MOF aprobado e implementado. El MOF no ha sido actualizado de acuerdo a las funciones que actualmente desempean las diferentes unidades orgnicas. Falta de aprobacin del ROF por el MTC, una vez aprobado formalmente, constituir uno de los insumos principales para la actualizacin del MOF de la APN

Existen Resoluciones (RAD y/o RGG) a travs de las cuales se delega o designan responsabilidades y/o funciones para temas especficos.

Pgina 89

Existe el procedimiento de Control de Documentos del MAPRO (APN-PR001), que establece los lineamientos para la elaboracin de procedimientos internos y considera la segregacin de funciones a nivel de personal.

No existe un procedimiento que establezca la evaluacin de cumplimiento de procedimientos internos a nivel funcional, de plazos y productos.

Falta de prioridad para la formalizacin de este tipo de procedimientos.

3.3 Evaluacin Costo-Beneficio

El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluacin de costobeneficio, considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.
Algunas unidades orgnicas consideran la evaluacin costo beneficio, antes de iniciar un proyecto. (Nota: Dichos proyectos no estn necesariamente vinculados con actividades o procedimientos de control). No existe una poltica formal y generalizada de evaluacin de costobeneficio antes de la implementacin de una actividad o procedimiento de control. No se ha priorizado el establecimiento de polticas o lineamientos para la aplicacin de la evaluacin Costo Beneficio (evaluar si es
factible y resulta conveniente en relacin con el logro de objetivos).

3.4 Controles sobre los Accesos a los Recursos o Archivos

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.
Existe Directiva 005-2010-APN/GG Directiva de Organizacin y Custodia de Bienes Bibliogrficos y Documentos de archivo de la APN, que establecen la custodia y manejo de archivos, as como lineamientos para un adecuado trmite documentario. La APN, cuenta con personal competente designado para la custodia y control de los archivos el mismo que cumple las funciones descritas en la Directiva N 005-2011APN/PD Los ambientes o reas de almacenamiento de archivos de las unidades orgnicas (archivos de gestin o secretariales), resultan pequeas para dicho fin. El local que actualmente utiliza la APN no fue diseado para el funcionamiento de oficinas administrativas, ms bien se ha adecuado.

Los archivos de las Unidades Orgnicas muchas veces se encuentran al alcance de todo el personal del rea o ajeno a sta, exponindose a riesgos de prdida, deterioro o sustraccin.

El local de la APN tiene reas pequeas (infraestructura, hacinamiento).

La APN cuenta con Directivas y procedimientos de control, que establecen el acceso y control de recursos del Estado (OGAPR002: Administracin de Bienes Patrimoniales, entre otros Ver: MAPRO).

3.5 Verificaciones y Conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes o despus de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisin posterior.
La APN ha incorporado procedimientos de Verificacin y Conciliacin, bsicamente para los Procesos Clave (Bienes y Valores). Ejemplo: OGAPR009: Conciliacin de ingresos por Redenaves y Otros. No se ha implementado procedimientos de supervisin y de reconciliacin en todos los procesos clave, como los del TUPA. Falta de personal que se dedique a revisar todos los procesos clave, antes, durante y despus de su aplicacin.

No se ha formalizado la verificacin y conciliacin peridica y obligatoria de todos los procesos que generan ingresos, como los procedimientos del TUPA, con la finalidad de mantener un adecuado

Falta de previsin por parte de las reas vinculadas a dichos temas.

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control de ingresos.

todos

los

La APN ha nombrado el Comit de Fiscalizacin Posterior /RGG 166-2008APN/GG, 16.06.2008), de acuerdo a lineamientos establecidos en DS 0962007-PCM, cuya funcin es la verificacin aleatoria de la documentacin presentada en los procedimientos administrativos.

3.6 Evaluacin de Desempeo

Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables.
La APN cuenta con un Plan Operativo Institucional aprobado anualmente. El POI debe ser utilizado para evaluaciones de desempeo institucional en base al cumplimiento de los indicadores, metas y objetivos establecidos en el mismo, de cuya evaluacin se podr realizar las correcciones necesarias. Esta herramienta ha sido implementada a nivel de toda la Entidad recientemente, por lo que an no se observan sus resultados. No se ha formalizado una Evaluacin de Desempeo Institucional en forma peridica y, si existe no se ha difundido o no se aplica correctamente.

La APN ha implementado el Balance Score Card, que es una herramienta de medicin de indicadores de gestin.

No se ha dispuesto que los indicadores de gestin resultantes de esta herramienta, deben servir de insumo para las Evaluaciones de Desempeo Institucional.

3.7 Rendicin de Cuentas

La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo pertinente.
La APN tiene implementado Instrumentos de Gestin que regulan los procedimientos de rendicin de cuentas internos y que cumplen con la normativa vigente. (MAPRO). La APN cuenta con registros de rendiciones de cuentas financieras realizadas por el personal y que parten de los procedimientos establecidos. (OGA-PR003: Entrega y rendicin de viticos por comisin de servicios, entre otros ver MAPRO). La APN cuenta con informacin financiera y presupuestal (DIPLAPR004: Elaboracin de la Demanda Global de Gasto de la APN, entre otros ver MAPRO). El personal no tiene claro la importancia de la rendicin de cuentas a todo nivel. Falta de difusin y sensibilizacin del personal.

Las rendiciones de cuentas del personal, se encuentran orientadas a uso de viticos y gastos menores y no a la rendicin de cuentas gerencial en cuanto al uso de bienes pblicos y logro de los objetivos previstos

Falta de sensibilizacin del personal respecto a la rendicin de cuentas a nivel de todos los recursos y bienes de la entidad, as como en cuanto al logro de objetivos.

En algunas ocasiones la informacin financiera y presupuestal no est debidamente actualizada, dado que el personal resulta insuficiente y en algunas ocasiones las unidades orgnicas no presentan oportunamente la informacin.

Priorizar el tema para asignacin de recursos humanos, as como elaborar estratgica de sensibilizacin.

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La APN elabora una Memoria Institucional anualmente en la que brinda informacin de su gestin y logro de objetivos institucionales.

3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas

Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
La APN ha documentado sus procesos, actividades y tareas en los procedimientos consolidados en la primera versin del MAPRO aprobado con Resolucin de Acuerdo de Directorio 010-2012-PAN/DIR de febrero 2012 La APN ha elaborado su Mapa General de Procesos y su respectiva lista maestra de con los subprocesos asociados a las funciones de las diversas unidades orgnicas. Los procedimientos consolidados en el MAPRO, referidos a procesos operativos de la APN (TUPA y reas Acuticas), cuentan con su documentacin sustentatora debidamente especificada en los anexos (documentos o registros asociados, tales como: Memorandos, Informes, Formatos o similares). An no se ha realizado la identificacin de Procesos Transversales a la Entidad, que permitan realizar un mejor control de los procesos en los que intervienen varias reas. Algunos procedimientos de soporte contenidos en el MAPRO no cuentan con la documentacin sustentatoria especificada en sus anexos. Es parte de una segunda fase, debido a que recin se ha terminado la elaboracin del MAPRO.

La primera fase de elaboracin del MAPRO, consider priorizar formalizacin de la documentacin sustentatoria de aquellos procedimientos que generan ingresos para la entidad.

3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas

Los procesos, actividades y tareas deben ser peridicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, polticas, procedimientos vigentes y dems requisitos. Este tipo de revisin en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
La APN cuenta con el Procedimiento de Control de Documentos (APN-PR001), que establece la revisin peridica de todos los procedimientos del MAPRO. La revisin del MAPRO, establece que sta puede ser peridica o a solicitud de cualquier personal interno, toda vez que se identifique una oportunidad de mejora (APN-PR001). En relacin a los procedimientos vigentes y su trazabilidad, el APNPR001, asegura que toda vez que hay un cambio o mejora, stos se puedan distinguir, en el nmero de revisin de cada procedimiento. Existe un porcentaje significativo del personal de la APN, que conoce poco o nada de la aplicacin del Enfoque de Procesos y la mejora continua. La Alta Direccin an no ha priorizado la capacitacin y sensibilizacin masiva del personal de la APN en estos temas.

3.10 Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

La informacin de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de La APN cuenta con el Plan Estratgico de Tecnologas de la Informacin 2012 2016. La APN no cuenta con sistemas suficientes para automatizar todos sus procesos necesarios Falta de planificacin previa sobre las necesidades de automatizacin de

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informacin, tecnologa asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la informacin para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la informacin fluye a travs de los sistemas.

que se encuentra alienado al PEI La APN elabora anualmente el Plan Operativo Informtico; actualmente cuenta con el correspondiente al 2012 No existen actividades de capacitacin en tecnologas de la informacin al personal de la institucin y de la Oficina de TI Carencia de una adecuada infraestructura fsica

las reas.

No se han priorizado los recursos para la capacitacin en TI.

La APN cuenta con una plataforma tecnolgica (hardware) idnea para el soporte a sus procesos.

El local actual de la APN no brinda las capacidades necesarias para el desarrollo de las TI Medidas de Austeridad del gobierno central.

Se cuenta con personal tcnico especializado como soporte informtico a las necesidades de uso de tecnologas de informacin del personal. Compromiso de la alta direccin por adoptar nuevas tendencias tecnolgicas. Compromiso para la incorporacin de Tecnologas de Informacin dentro del PEI 2012-2016 corporativo de la institucin. Personal de TI altamente comprometido.

Restricciones presupuestales no permiten invertir en TI

Alto nivel de resistencia por parte del personal en la adopcin de tecnologas de la informacin.

Falta de planificacin respecto a la seguridad de la informacin. Baja disposicin por parte del personal, para el cambio y el uso de la tecnologa.

Se han emitido pocas directrices sobre la difusin y uso de las TICs en la APN.

No se ha priorizado las implementaciones tcnicas sobre la elaboracin de documentos y procedimientos.

La APN cuenta con diversos procedimientos para asegurar los accesos y permisos, las versiones de documentos y fuentes del sistema, entre otros (OTI-PR002, OTI-PR012, OTI-PR017. Ver MAPRO).

Componentes del Sistema de Control Interno

Normas de Control Interno 4. Sistemas de Informacin y Comunicacin 4.1 Funciones y Caractersticas de la Informacin
La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situacin existente en un determinado momento, reuniendo las caractersticas de confiabilidad, oportunidad y utilidad, con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecucin de sus tareas operativas o de gestin.
Se ha estandarizado el uso de formatos a nivel de toda la entidad, lo que redunda en orden y uniformidad como parte de la gestin documental a travs de la Directiva N 002-2011. APN/PD sobre tramite documentario Se han establecido polticas de gestin documental, estableciendo as la unidad de criterio para el flujo documental de todos los procedimientos administrativos que la entidad gestiona. No todas las Unidades Orgnicas vienen utilizando los formatos aprobados con la Directiva N 002-2011. APN/PD. Ausencia de estrategia de difusin Incumplimiento en el uso adecuado de los formatos

Fortalezas

Debilidades

Causas

No obstante existir polticas de gestin documentarla, la informacin requerida por la alta direccin a las diversas Unidades

Falta de organizacin de los archivos de gestin de cada rea de la APN.

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Orgnicas no siempre es presentada en forma oportuna.

La APN cuenta con un sistema de informacin que ayuda a clasificar, analizar, evaluar y sintetizar para la toma de decisiones. No se cuenta con una poltica, directiva y/o procedimiento para el uso adecuado del tipo de la informacin e indique las funciones y caractersticas de la informacin, indicando el rea, tipo de informacin/reporte, responsable, caractersticas y frecuencia. En relacin a los tiempos, cuando se involucra a ms de un rea en el requerimiento de informacin, se diluye la eficiencia en la entrega de dicha informacin, as como la responsabilidad de la misma. En algunos casos no se han definido los plazos para los procesos y procedimientos por cada rea. No se ha priorizado un mecanismo de control

4.2 Informacin y Responsabilidad

La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma oportuna.
La informacin es fidedigna y procesada de manera adecuada por contar con las herramientas de sistemas de informacin, tales como Sistema de Gestin Estratgica (SGE), Sistema de Gestin Documentaria (SIGED), Sistema Integrado de Administracin SIGA (El gestor), Sistema de Indicadores y Eficiencia Portuaria (SIPEP), Sistema Redenaves electrnico. No existe un adecuado uso del sistema en relacin a los plazos definidos en este. Se cuenta con reuniones peridicas a todos los niveles estratgicos. No se cuenta con polticas que enfatice la utilizacin de la comunicacin directa con el personal, que genere un clima de confianza mutua el cual permita la comunicacin oportuna, adems de procurar el ejercicio de comunicaciones en tres direcciones y donde se deje constancia de la comunicacin de los problemas detectados. Falta Priorizar el tema

No se ha priorizado el desarrollo de las polticas.

4.3 Calidad y Suficiencia de la Informacin

El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la informacin que se genere y comunique.
Incumplimiento de la Directiva de uso del sistema. Carencia de Mecanismos

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Para ello se debe disear, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda informacin til como parte del sistema de control interno.

tecnolgicos especficos. Falta de asignacin de responsabilidades en los procedimientos.

El contar con un sistema de gestin documental en la entidad, ha contribuido en este punto toda vez que los documentos se organizan digitalmente por expedientes, es decir toda la documentacin referida a un tema en particular esta organizada dentro de un mismo expediente digital lo cual facilita la revisin de los antecedentes desde su origen de manera oportuna y pertinente. La calidad de los sistemas de informacin de la APN se asegura por medio de la elaboracin de procedimientos documentados y directiva de Normas y procedimientos de los sistemas implementados. Falta difusin y constante capacitacin peridica en los procedimientos relacionados a los sistemas de informacin y su actualizacin de los mismos. Ausencia de poltica de calidad que establezca las obligaciones de los miembros de la organizacin. Falta desarrollar un proceso que evale la calidad de la informacin. Ausencia de una evaluacin peridica de las polticas y los procesos mediante mtricas para la calidad de los datos. No se ha priorizado el tema

No se ha priorizado el tema

Los sistemas implementados en la APN brindan informacin en los niveles organizacionales estratgicos, tcticos y operacionales. Estos sistemas
brindan informacin con respecto a:

Misin, planes, objetivos, normas, metas institucionales y niveles alcanzados en el logro de los objetivos estratgicos y operativos (SGE) Programacin, ejecucin y evaluacin de actividades, con expresiones monetarias y fsicas, estados de situacin econmica, contable y financiera por perodos y expuestos comparativamente y gestin administrativa, presupuestal y logstica de la entidad, en consonancia con la normativa sobre transparencia fiscal y acceso pblico a la informacin (SIGA). Otros requerimientos especficos de orden tcnico u operativo (REDENAVES Electrnico). -

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4.4 Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin diseados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deber ajustarse a las caractersticas, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de informacin provee la informacin como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendicin de cuentas.
La Oficina de Tecnologas de Informacin cuenta con un Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin 2012-2016 (PETI) aprobado, mediante Memorando N 0034-2011-APN-OTI en octubre del 2011, el cual se alinea con los objetivos estratgicos del Plan Estratgico Institucional (PEI) 2012-2016 Falta difundir el PETI en los niveles organizacionales tanto tcticos como operativos con el objetivo de fortalecer el uso de las TI para los procesos operativos y administrativos de la APN y desarrollar TICs en la cadena de suministro. No se ha priorizado el tema

Los sistemas de informacin implementados en la APN estn orientados a integrar las operaciones de la entidad, dependiendo del caso en tiempo real.

No se han definido los reportes que el Sistema SIGED puede ofrecer para un ptimo seguimiento a la documentacin.

Las diversas reas debern definir los reportes que el sistema SIGED puede ofrecer en versin digital, a fin de optimizar el uso de reportes especficos con las caractersticas necesarias para cada caso.

Los sistemas implementados en la APN estn orientados al manejo, preparacin y presentacin de la informacin econmica, financiera, contable, presupuestaria, tctica y operacional. Se cuenta con normativas que regular los controles de claves de acceso, polticas de acceso a Internet, a correo electrnico, cuentas de usuarios en la red informtica, configuracin y uso de estaciones de trabajo. . Falta actualizar la normativa en relacin a las claves de acceso para el control de operacin y de salida, as como la actualizacin de polticas de acceso a Internet, a correo electrnico, cuentas de usuarios en la red informtica, configuracin y uso de estaciones de trabajo. Falta implementar la Norma Tcnica Peruana ISO/IEC 17799:2007 Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin. No se ha priorizado el tema

La norma tcnica an no se implementa debido a ajustes presupuestales

4.5 Flexibilidad al Cambio

Las reas han definido su poltica interna de comunicacin lo que permite en la actualidad agilizar el flujo de la informacin entre los diferentes funcionarios de cada rea Los sistemas se actualizan peridicamente a solicitud del usuario. No se cuenta con polticas y procedimientos para la revisin peridica, actualizacin, capacitacin y difusin de los sistemas de informacin implementados en la APN. Es necesaria una Debido a que los sistemas fueron implementados recientemente no ha sido posible ..

Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser necesario, rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, polticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de informacin para adoptar las acciones necesarias.

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actualizacin constante de los procesos con su respectiva documentacin. Los sistemas implementados estn alineados y sincronizados con los procesos de la gestin operativa de la entidad.

4.6 Archivo Institucional

El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos e informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestin, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.
Se han emitido a nivel de entidad, polticas referidas a la conservacin de los archivos fsicos y magnticos. De acuerdo a normativa nacional vigente, dichas polticas han unificado criterios en organizacin documental a nivel institucional mediante RGG N 077-2011APN-GG de fecha 17 de febrero del 2011. Existe un Programa de Control de Documentos el que permite administrar los periodos de retencin de documentos por un plazo de tiempo de acuerdo a ley optimizando el uso de los recursos de archivo para su mantenimiento y conservacin. El archivo central cuenta con la infraestructura y equipamiento adecuado para la conservacin de los documentos de archivo. Existe una aglomeracin de documentos en las diferentes reas (archivos de gestin) de la entidad lo que puede afectar la preservacin de estos. Deficiencia en la transferencia de documentos al Archivo Central. Las diferentes reas de la APN, no cuentan con suficiente espacio fsico para la conservacin adecuada de los documentos de archivo

Peridicamente se brinda constante orientacin a los encargados de los archivo, en materia de archivo central debido a que se cuenta con personal capacitado.

Parte del personal todava no ha asimilado la aplicacin de la normativa interna referida a la transferencia de documentos del archivo temporal al Archivo Central.

4.7 Comunicacin Interna

La comunicacin interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo a travs de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivacin y expresin de los usuarios.
Buena comunicacin a travs de medios electrnicos (Correo electrnico, SIGED). Sin perjuicio de existir buena comunicacin a travs de correo electrnico, no hay predisposicin a la coordinacin directa. Falta sensibilizar personal al

La comunicacin interna, esta enmarcada en un conjunto de tcnicas y actividades para facilitar el flujo de la informacin horizontal y vertical, dichas actividades estn tambin detalladas en la directiva de trmite documentario de la APN, ello constituye una fortaleza puesto que ha redundado en ahorro de recursos (papel, impresora, insumos, energa elctrica, horas hombre) lo que es un plus en la gestin documental de la APN. Se cuenta con un Plan de Comunicacin Interna 2012, el cual fue aprobado por la Gerencia Falta o poca difusin del Plan de Comunicacin Interna No hay seguimiento y retroalimentacin constante del

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General y tiene como objetivo velar por la Comunicacin Interna Institucional.

a nivel operativo

tctico

cumplimiento del Plan de Comunicacin Interna, mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los responsables, a fin de verificar las desviaciones a los objetivos y sus causas, a fin de disear acciones correctivas.

4.8 Comunicacin Externa

La comunicacin externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad
Falta de posicionamiento de la Entidad como autoridad en el sector portuario, por desconocimiento de las funciones que ejerce.. La APN a travs de la Unidad de Relaciones Institucionales mantiene una comunicacin directa con los Medios de Comunicacin y otros pblicos relacionados a su mbito, debido a que se les remite informacin oportuna sobre las actividades institucionales que se realicen. La APN canaliza su comunicacin externa a travs herramientas y medios de comunicacin como: Portal Web de la Institucin, revistas y boletines En trminos generales no se ha logrado que los medios de comunicacin recojan y prioricen la informacin referida a los aspectos portuarios que desarrolla la Entidad. Hay poca difusin de las actividades que desarrolla la entidad.

La estrategia comunicacional no es la adecuada y existen restricciones del sector para que el titular preste declaraciones. Indicar en trminos generales

En algunos casos, el portal no se encuentra actualizado oportunamente.

Algunas reas no brindan la informacin. En otras oportunidades el rea responsable entrega la informacin institucional y de transparencia de APN para su publicacin y no se visualiza la informacin en mencin.

Se cuenta con una vitrina Institucional para difusin de comunicacin externa, as como se ha fortalecido el uso de las herramientas de comunicacin como el correo electrnico. No se cuenta con polticas y procedimientos en relacin a la publicacin en el portal de la APN. No se cuenta con un plan de comunicacin externa No se ha priorizado el tema

No se han asignado los recursos presupuestales para la contratacin del consultor respetivo.

Se adoptaron medidas necesarias que permiten garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica dentro de nuestra competencia. Se cuenta con un responsable de entrega de la informacin de acceso pblico. Se cuenta con un responsable de la elaboracin y actualizacin del portal de transparencia. Se ha designado funcionarios encargados de clasificar la informacin de carcter secreto y reservado. Falta adoptar las medidas de seguridad de un adecuado uso y control de seguridad de No se ha priorizado el tema

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la informacin acceso restringido.

de

4.9 Canales de Comunicacin

Los canales de comunicacin son medios diseados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidireccional para la difusin de la informacin. Los canales de comunicacin deben asegurar que la informacin llegue a cada destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecucin de los procesos, actividades y tareas.
La APN mantiene un formato de evaluacin en base al trabajo en conjunto de las reas, el cual permite mantener una comunicacin interna y externa con un estndar institucional. A travs de la Oficina de Trmite Documentario, la informacin remitida por la APN al pblico se da de manera eficiente. Incumplimiento en el uso adecuado de los formatos. Falta implementar polticas para establecer medios de comunicacin que facilite y estandarice una comunicacin interna y externa efectiva, indicando las diferentes clasificaciones de los canales de comunicacin. No se ha priorizado el tema Algunas rea manejan un formato de comunicacin diferente al Institucional. Carencia de conocimiento de los estndares institucionales, por falta de difusin

No se ha priorizado el tema

Componentes del Sistema de Control Interno

Normas de Control Interno 5. Supervisin Fortalezas Debilidades Causas

5.1 Normas Bsicas para las Actividades de Prevencin y Monitoreo 5.1.1.Prevencin y Monitoreo
El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si stos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeo de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevencin, cumplimiento y correccin necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. Generalmente, las actividades del personal son supervisadas por los jefes. Cada rea ha establecido acciones de supervisin que evale las actividades, procesos y tareas. Algunas reas no han establecido acciones de supervisin de sus actividades. No obstante estar supervisadas las actividades, procesos y tareas, no existen procedimientos establecidos para la prevencin y monitoreo de las actividades de gestin, operativos o de control Falta establecer normativas internas que regulen las actividades de prevencin y monitoreo. No se ha priorizado el tema como poltica institucional.

Se llevan a cabo autoevaluaciones de las actividades desarrolladas, lo que permite adoptar los correctivos en forma oportuna

5.2 Normas Bsicas para el Seguimiento de Resultados

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5.2.1 Reporte de Deficiencias

Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposicin de los responsables, con el fin de que tomen las acciones necesarias para su correccin.

El personal realiza sin procedimientos establecidos, el seguimiento de implementacin de mejoras. Las recomendaciones del rgano de Control Interno y Auditorias Externas, se cumplen e implementan en cada rea, a fin de mejorar la gestin. Existe el Plan Operativo Institucional, el cual es medido trimestralmente por cada rea; dicho plan es considerado como un mecanismo de auto evaluacin.

Estas costumbres no son procedimientos aprobados formalmente.

Falta establecer normas internas que regulen el seguimiento de resultados a travs de reportes con la finalidad que se tomen acciones correctivas No se ha priorizado el tema como poltica institucional

No hay procedimientos establecidos para el seguimiento de los resultados.

No se cuenta con un plan de mejoramiento, que permita ordenar todas las mejoras y recomendaciones y poder monitorear y conocer en un tiempo determinado, la situacin en que se encuentran la implementacin y seguimiento de las medidas correctivas.

No se ha priorizado el tema como poltica institucional

5.3 Normas Bsicas para los Compromisos de Mejoramiento 5.3.1 Autoevaluacin

Se debe promover y establecer la ejecucin peridica de autoevaluaciones sobre la gestin y el control interno de la entidad, por cuyo mrito podr verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus rganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluacin, mediante compromisos de mejoramiento institucional. No se cuenta con procedimientos de autoevaluacin del control ni de la gestin, a fin de monitorear las operaciones de la Entidad y tener una adecuada toma de decisiones. No existen mecanismos formales de autoevaluacin que se realicen al interior de cada rea. No se ha priorizado como poltica de la Entidad contar con estos procedimientos.

No se ha priorizado como poltica de la Entidad contar con estos procedimientos.

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