Las instituciones sobre todo las pblicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice,

sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institucin; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas. Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupacin de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atencin en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del ms alto nivel de la institucin es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones. Las Direccin General de Comunicaciones y las Oficinas de Comunicacin de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la responsabilidad de velar por que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen institucional que se desea proyectar y para ello debern conocer y hacer cumplir las normas expresadas en el presente manual. A. SEGN LA ORGANIZACIN DE LA CEREMONIA. Segn la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se debern tener las siguientes consideraciones: 1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras reas de la institucin y otras dependencias. Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo el Aniversario del Ministerio de Salud, transferencia de cargo de la alta direccin, inauguracin de obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes. El diseo y planificacin de la Ceremonia o Sesin Solemne en las que el Titular del Sector participe, ser responsabilidad de la Direccin Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA. 2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los rganos descentralizados o desconcentrados. En el caso de los actos que se realizan en los organismos descentralizados y desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, su diseo, planificacin, monitoreo y evaluacin estar a cargo de la Direccin Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecucin a cargo de la entidad. 3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los rganos descentralizados o desconcentrados. Su organizacin es de responsabilidad de la Institucin, Direccin o unidad directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes debern asegurar se cumpla con las polticas de imagen institucional y de protocolo del

Ministerio de Salud. Las invitaciones sern cursadas por las mximas autoridades de las entidades involucradas. 4. Ceremonias o actos acadmicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras). En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinacin estar a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurar que la actividad se desarrolle en los estndares de calidad requeridos para la ocasin. Siendo responsabilidad de quien genera la invitacin brindar las facilidades para la coordinacin de las actividades. B. ACCIONES DE PROTOCOLO. 1. INVITACIONES. La invitacin puede hacerse a travs de: - Tarjetas: deben contener los datos bsicos: quien invita, a quien, a qu, cundo y dnde. El agradecimiento por la asistencia y los telfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 das como mnimo antes del acto. - Oficios: As se enven tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia. - Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparn lugares importantes. - Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualizacin para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas. a. AL PRESIDENTE DE LA REPBLICA Y OTRAS AUTORIDADES. Si se desea invitar al Presidente de la Repblica, Presidente del Congreso de la Repblica, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarqua, la invitacin debe ser cursada por una autoridad de igual jerarqua, en este caso, del Seor Ministro de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Director General de la Institucin. A los dems invitados, se les enviar una tarjeta de invitacin, observando cuidadosamente su redaccin y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el telfono correspondiente para la confirmacin. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de siete das hbiles como mnimo y 15 como mximo. b. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD.

La invitacin que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial al ser la persona de ms alta jerarqua dentro de la organizacin del Ministerio de Salud. La persona de ms alto cargo de la institucin que genera la invitacin deber remitir con un mnimo de quince das previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitacin al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente informacin: a. Ayuda Memoria (breve exposicin) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta. b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud). c. Informacin histrica de la Institucin (para ceremonias de aniversario). d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones). e. Relacin de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerrquico para preparar el Orden de Precedencia). f. Un croquis sealando el recorrido que se propone efecte el Ministro dentro de las instalaciones de la Institucin (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguracin de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia). 2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA. La persona de mayor jerarqua de la institucin que genera la invitacin, deber recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizar la ceremonia. La recepcin protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar ascensores con antelacin es un signo de cortesa y si se prev una visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se aadir algunos bocadillos. En el caso de ser una visita al despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirn a la visita, estrechndole la mano al invitado solo si ste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no. Luego deber conducir a la visita hasta el despacho, la secretaria siempre en primer lugar, para indicar el camino a nuestro invitado. Llegados a la puerta del despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de s, dejando a la visita a solas con el anfitrin. El anfitrin, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

Si el anfitrin est ocupado a la llegada del visitante, el personal de protocolo deber departir con este ltimo todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el trmino de su reunin, conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente. Finalmente, es necesario consignar los datos de la visita en un ficha o libro de visitantes ilustres, para el archivo y posteridad. Cuando despidamos a nuestra visita la acompaaremos hasta la recepcin para que la secretaria lo conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarqua el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta. 3. REGALOS INSTITUCIONALES. Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboracin de algn funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento. Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas: a. Artculos de artesana. De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molesta al agasajado para el traslado a su pas de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.). b. Adornos en general. Si la artesana no es una opcin, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o tiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata peruana. c. Obras de arte. Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeas con motivos peruanos. d. Libros peruanos. Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Per. e. Publicaciones de la propia institucin. f. Recuerdos institucionales. Solapines, medallas. g. Flores.

Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendr acompaado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida. El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido comn y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio tambin forma parte de la imagen que la institucin proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella. Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, ste debera entregarse en privado. Hay una caracterstica especial: si las visitas son privadas y regalan las instituciones pblicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institucin o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban. En caso de que los obsequios sean para personas de otros pases hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hbitos, religin, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un rabe no se le regala jams comidas o bebidas, as tambin los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronmicas. Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia. Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en papel con el logotipo de la Institucin. 4. LAS PRESENTACIONES. La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre ser presentado al de ms": - El de menor rango ser presentado al de mayor rango. - El de menos edad ser presentado al de ms edad. - En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado. - En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mujer. Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: "El Seor y la Seora Campos", nunca "el Seor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta as: "Mi esposa ..." nunca "mi seora".

Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena. 5. RECEPCIN CONDUCCIN Y ATENCIN DE INVITADOS. La ubicacin de los invitados se har de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un nmero impar de personas, conformado por las autoridades de mxima jerarqua que participen en ese acto. El ordenamiento de las dems autoridades se establece alternndose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarqua (Se entiendo como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunin). La alternancia, se observa tambin en las primeras filas. (No es recomendable ponerle rtulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participacin del funcionario o autoridad. Es ms recomendable colocar rtulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales). Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribucin de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin. a. Prever la recepcin con postas, en caso que las distancias entre puerta del local y puerta del Saln de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo. b. Una funcin central del equipo de recepcin, adems de la correcta atencin al invitado, es la de "Capturar" sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los responsables en el Saln, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la informacin para las menciones. c. En este rubro, hay que considerar la recepcin y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificacin, etc.). EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCIN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL (INTERNA).

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

6. EL ESTACIONAMIENTO. El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizs porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar tenerlo en cuenta en la organizacin de nuestras actividades, (grandes y pequeas) y evitar esperas innecesarias y malos ratos a nuestros invitados. Si se ha organizado una actividad en la sede de la institucin, se debe coordinar previamente con el invitado si vendr en su vehculo o no. De ser afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portera, a fin de que asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehculo del invitado. Si el nmero de personas invitadas supera la capacidad de nuestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la direccin del lugar de estacionamiento, indicndoles que all sus vehculos tendrn la seguridad necesaria. Por otro lado, si la reunin se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto no ha sido considerado, la persona tomar sus precauciones y decidir oportunamente si llevar o no su vehculo. 7. MAESTRO DE CEREMONIAS (M. C.). Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitindole las necesidades de la gente, a la que mantena informada despus, de las decisiones tomadas por el rey. En la mayora de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, est, adems de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deber ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigir la misma. El M.C. debe elaborar un guin el que guiar el desarrollo de la ceremonia, y deber ceirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o que haga de orador. El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervencin deber evitar hacerlos. Si debe comentar, deber prestar atencin de las ponencias y hacer una sntesis muy breve resaltando lo principal de cada expositor. Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atencin de la actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lgico y sin contratiempos, por lo que su participacin deber ser imperceptible. Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIN.

8. EL GUIN. Refleja la estructura de la ceremonia; el guin contiene tres partes casi siempre fijas: - BIENVENIDA. - PRESENTACIN DE AUTORIDADES. - DESPEDIDA. Entre la presentacin de las autoridades y la despedida el desarrollo de la ceremonia depender del tipo de ceremonia que sea. A continuacin frases tiles para cada una de las partes del guin: - BIENVENIDA: El Ministerio de Salud ofrece a ustedes la ms cordial bienvenida a ste Magno, importante, trascendental, evento, ceremonia, lanzamiento, presentacin de __________________ - PRESENTACIN DE AUTORIDADES: Preside la mesa de honor. Nos acompaa................................................................................. Tambin nos honra con su presencia......................................... Agradecemos la presencia de....................................................... Mucho nos place tenerle entre nosotros a ................................ Asimismo tenemos entre nosotros a............................................ Nos acompaa tambin.. - DESARROLLO DE LA CEREMONIA: Conectores que se utilizan entre actos: Enseguida... A continuacin Inmediatamente Seguidamente Damos paso a ... Para concluir . Para cerrar con broche de oro C. TIPOS DE CEREMONIAS. Existen diversos tipos de ceremonias, los ms importantes y de uso ms frecuente los presentamos a continuacin: 1. Transferencia de cargo de nuevas autoridades.

2. Suscripcin de convenios. 3. Instalacin de comisiones. 4. Inauguracin de obras. 5. Condecoraciones y premiaciones. 6. Conferencias de prensa. 7. Presentacin de libros. Es preciso mencionar que cada una de estas actividades tiene un procedimiento especfico que incluye, invitacin a la ms alta autoridad, programa, guin, ubicacin de invitados entre otros, a continuacin se presenta los diferentes procedimientos segn el tipo de ceremonia. 1. TRANSFERENCIA DE CARGO DE NUEVAS AUTORIDADES. La transferencia de cargo de nuevas autoridades, es la ceremonia a travs de la cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido en el trabajo y se presenta ante los trabajadores e invitados a la autoridad que asume el cargo. Esta ceremonia puede ser de dos tipos: a. Transferencia de cargo de MINISTRO y VICEMINISTRO. PROGRAMA.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

Los Ex Ministros de Salud y Ex Viceministros de Salud debern tener una ubicacin destacada en el lugar donde se desarrolle la ceremonia y debern ser mencionados por las autoridades que hagan uso de la palabra. ORDEN DE PRECEDENCIA. ------ MINISTRO DE SALUD. - VICEMINISTRO DE SALUD. - SRES. EX MINISTROS DE SALUD QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIA. - SRS. CONGRESISTAS DE LA REPBLICA. - SRS. VICEMINISTROS DE SALUD. - SEORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MDICO DEL PER. - SEORES AUTORIDADES DE ESSALUD. - SEORES REPRESENTANTES DE LAS SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICIALES. - SEORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIN DE SALUD. - SEORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA. - SEORES MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD. - SEORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAS. - SEORES JEFES DE ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO. - REPRESENTANTES DE LA FEDERACIN MEDICA PERUANA, ASOCIACIN NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD. - REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y DIGEMID. - TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD. - AMIGOS Y AMIGAS. ------

La Oficina General de Comunicaciones deber preparar el orden de precedencia tanto para el Ministro saliente como para el Ministro entrante; se deber incluir el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las principales autoridades presentes agrupando por instituciones de manera que no se cometen omisiones. GUION. CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD. BIENVENIDA. Muy buenos das tengan todos los presentes. Se da inicio a la ceremonia de transferencia de cargo del despacho de salud. PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR. Preside la mesa de honorel Dr..................., MINISTRO DE SALUD. La acompaan el DR. ..........................., EX MINISTRO DE SALUD y el DR......................., VICEMINISTRO DE SALUD. AGRADECIMIENTOS. Asimismo agradecemos la presencia de los distinguidos invitados que hoy nos acompaan. DESARROLLO DE LA CEREMONIA. ACTO 1. Se inicia la ceremonia con las palabras del Dr. ..................................... EX MINISTRO DE SALUD. ACTO 2. A continuacin lectura de la resolucin suprema N DEL ......................

VISTA LA PROPUESTA DEL SEOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS; DE CONFORMIDAD CON EL ARTCULO 122 DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL PER Y ESTANDO A LO ACORDADO, SE RESUELVE: NOMBRAR MINISTRO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SALUD; A LA REGSTRESE, COMUNQUESE Y PUBLQUESE. RBRICA DEL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA.

PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS. ACTO 3. PALABRAS DEL DR......................, MINISTRO DE SALUD. ACTO 4. DESPEDIDA. A CONTINUACIN SE PROCEDER AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO AL MINISTRO DE SALUD. AGRADECEMOS QUE LOS INVITADOS SE ACERQUEN A LA MESA DE HONOR POR EL LADO DERECHO. La mesa de honor deber estar conformada por el Titular del sector en el centro, el Ministro Saliente a su lado derecho y el Viceministro al lado izquierdo. MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades desconcentradas o descentralizadas del Ministerio de Salud. PROGRAMA. CEREMONIA DE JURAMENTACIN DEL DR. EN EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIO - SAN BARTOLOM. Da Lugar Hora 1. Himno Nacional. 2. Palabras del Director Saliente. Dr. 3. Lectura de la Resolucin Ministerial. 4. Juramentacin.

5. Palabras del Director Entrante. Dr. 6. Palabras del Seor Ministro de Salud. Dr. 7. Pisco de Honor. PALABRAS DE ESTILO. SE COMPROMETE USTED A DESEMPEAR CONFORME A LEY EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIO - SAN BARTOLOM OBTENIDO POR CONCURSO DE MRITOS. SI SI AS LO HACE, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE L Y LA NACIN SE LO DEMANDEN. 3. Suscripcin de convenios. PROGRAMA.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

Para la suscripcin de convenios, deber haber adems del maestro de ceremonias, una persona que ayude a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo firmados y las retire luego de suscritos.

4. Instalacin de comisiones.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

5. Inauguracin de obras.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

Las Ceremonias de inauguracin de obras, generalmente incluyen un recorrido or las instalaciones a ser inauguradas, este recorrido deber ser ensayado previamente (un da antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarla, considerando que no ser un recorrido libre sino acompaado por la prensa. Adjunto al programa deber elaborarse el plano de recorrido y designar a personas responsables de los puntos, oficinas o reas que sern visitadas. Si se trata de una revelacin, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, tela cobertora, botella y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estn a tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o impresos sean los correctos).

Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participacin de la Banda de Msica (momentos y marchas a interpretar), la correcta posicin de las banderas con relacin a las drisas, adecuados funcionamientos de stas, etc. 6. Condecoraciones y premiaciones.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

7. Conferencias de prensa.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

8. Presentacin de libros.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

D. TIPOS DE EVENTOS. 1. SIMPOSIO. Es simposio es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio. Los expertos no deben pasar de 4 5 personas. Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir. Despus cede la palabra a los expositores por orden, asignndoles unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador har un breve resumen y dirigir la plenaria. Esta tcnica se utiliza en reuniones de carcter formal, aunque dinmico. Requiere que los expositores sean verdaderos expertos y dominen el tema. GRAFICA DE UN SIMPOSIUM.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

2. MESA REDONDA.

La mesa redonda es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente til para aclarar posiciones, para inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar. Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas, sin que pasen de 4 y que tengan dominio sobre el tema en mencin. Previamente se pondrn de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el mtodo a seguir y sobre el orden en que hablarn y el tiempo que gastarn. El coordinador o moderador se sentar en el centro y a su lado los controversistas. Los presentar primero y enfocar el tema brevemente. Luego ir dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones. Despus sintetizar los diversos puntos de vista expuestos y dar oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dar la palabra a los asistentes no para entablar discusin, sino para pedir aclaraciones o informacin. El buen tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo, no debe dejarse llevar por simpatas y antipatas, deber ser lo ms objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate, no debe terminar en polmica. GRAFICA DE UNA MESA REDONDA.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

3. PANEL. El panel es un evento donde interviene un grupo de expertos cada uno en su materia. No exponen, sino que dialogan desde el principio.

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparacin cuidadosa. El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las lneas del dilogo. Aunque cabe la improvisacin en la hora, debe seguirse las lneas generales preparadas de antemano. Cada uno de los panelistas podr tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del dilogo, all estarn indicados los momentos en que cada uno tendr que intervenir y las ideas que deber exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros. Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierta chispa de humor para amenizar la conversacin. Algunos pasos que pueden darse: - El coordinar comienza el tema, presenta a los miembros y formula una pregunta o abre simplemente la sesin. - Comienza el dilogo. - El coordinador deber estar atento para encaminar la conversacin, si ve que sta se sale del orden lgico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el dilogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna otra pregunta. - Unos minutos antes del final invitar a cada participante a que haga un breve. GRFICA DE UN PANEL.

D. CAPTULO III. CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES. CURSO. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EL MBITO DE LA SANIDAD.

4. FORUM O FORO. El frum o foro es una tcnica de participacin en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la direccin de un coordinador o moderador.

Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participacin. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema. Tambin, existen otros eventos que debemos tomarlos en cuenta para su uso eventual. Tal es el caso de los eventos que a continuacin explicaremos. 5. CONGRESO. Es por excelencia el evento mximo o pleno; pues busca congregar a lo ms selecto de una comunidad, colectividad o rama a fin para evaluar, discutir y acordar en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de estas caractersticas, se adoptan acuerdos y se toma posicin sobre temas controvertidos o en discusin. Su preparacin requiere del mayor esmero, para saber disponer de la ms amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes debern deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos. Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un evento ms amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de organizar el Congreso. 6. CONFERENCIA. Se trata de una reunin a alto nivel, mas restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitacin. La Conferencia es en principio una reunin de ndole gubernamental u oficial, en la que formalmente se abordan problemas diplomticos, polticos, econmicos. 7. SEMINARIO. El Seminario es, por naturaleza una reunin o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un inters comn y que se renen con propsitos de entrenamiento o aprendizaje. El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Est dividido en tres fases: fase de exposicin, cuando alguien previamente designado realiza una investigacin y lleva su aporte al grupo; fase de discusin, cuando el asunto en cuestin es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeos grupos o colectivamente; y fase de conclusin, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobacin del grupo las recomendaciones finales del seminario. A menudo las personas que toman parte en el Seminario vienen de distintas ciudades o pases y durante el evento viven en una especie de rgimen comunitario o por lo menos concentrados en idnticos lugares y sometidos a un severo programa de trabajo.

Aunque al principio estas manifestaciones se circunscriban a asociaciones filosficas, religiosas, etc, hoy en da esferas comerciales y tcnicas recurren al Seminario como eficaz medio de comunicacin. 8. COLOQUIO. Este vocablo de races romanas significa en si mismo, dilogo. Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carcter interdisciplinario que tienen el propsito de discutir sobre temas acadmicos o de investigacin y apoyar reas de inters mutuo mediante el intercambio de ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se rene preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a las tareas intelectuales. 9. CONVENCIN. Reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto, as como establecer consenso sobre determinadas polticas, etc., con un marcado objetivo promocional. Puede afirmarse segn estadsticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a contribuir el principal factor de turismo de congresos. 10. TALLER. Reunin de un limitado nmero de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas especficos y su aplicacin prctica. 11. ASAMBLEA. Como rgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una magna reunin en el curso de la cual se expone una situacin determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situacin ulterior. Est exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su espritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la prctica se celebran asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o coyunturas particulares de un sector. 12. COMIT. El Comit es un rgano generalmente nombrado durante una sesin plenaria y cuyo mandato se limita a la asistencia de dicha reunin superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en el Orden del Da o Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar sub comits o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias especficas. 13. COMISIN.

Con una vida ms efmera pero con un radio de accin ms amplio que el Comit, la Comisin es un rgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociacin u organizacin. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos. 14. MART. De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita autorizadamente en los pases ms desarrollados, compaginando las vertientes de la Convencin y Exposicin, a veces con nombres, formas y contenidos que varan ligeramente. Un MART en resumen, es una frmula comercial realizada por una organizacin profesional, cuyo objetivo es facilitar los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar los respectivos productos del turismo y congresismo, asistir a conferencias o seminarios profesionales, contratar tcnicas y pulsar la competencia. 15. WORKSHOP. Llamada tambin "bolsa de Trabajo", en donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeos minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes. En esta actividad se necesitan tener Stand de exhibicin y mucha folletera, adems se puede contar con algunos artculos de merchandising para mejor recordacin. 16. VISITA GUIADA. Cuando nuestra empresa o institucin por sus caractersticas tcnicas, profesionales o econmicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio local y la opinin pblica se siente atrado por conocer nuestro proceso productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP, debe prever y organizar visitas guiadas a nuestras instalaciones de pblico o grupos determinados (universitarios, etc.); de tal manera, que podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional. En la visita hay que mostrar lo ms resaltante de nuestras instalaciones, destacando el aporte a la economa nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un tcnico y un miembro del Departamento de Relaciones Pblicas, se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armona que existe entre todos los componentes de la institucin. 17. FESTIVIDADES. Nuestro calendario nacional, est sealado con varios das festivos de gran importancia, que no debemos descuidar, y ms bien deberamos tomarlos en cuenta para una programacin adecuada entre nuestras actividades. As, por ejemplo est las fiestas patriticas, entre la que cabe destacar las Fiestas Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no deber ser una baja de produccin, sino que debe servir para que nuestro personal se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras respectivas familias. Otras festividades como para citar como

ejemplo, el Da del Trabajo (1 de Mayo), deben ser tomadas en cuenta y la institucin debe tomar la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidacin de la empresa o institucin. Todas estas fechas deber ser programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para cada caso. 18. EVENTOS DEPORTIVOS. En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes, como estrategias de integracin entre los trabajadores y la empresa. Por ello, tambin es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una preparacin singular necesitan que las personas enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien cierto, que en "mente sana, cuerpo sano", como decan los griegos; por ello para mejorar la produccin tambin se necesita trabajadores anmica y fsicamente preparados. E. EQUIPOS DE TRABAJO POR CEREMONIAS O EVENTOS. Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar un evento o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarn, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar un evento o ceremonia. Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se est y a donde se quiere llegar, es decir, justificando la accin. Los factores principales del xito de un evento son dos: la institucin Organizadora (anfitrin) y el Coordinador del Evento. La Institucin Organizadora es la responsable de ofrecer el evento. Del reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre de la asistencia de un mayor o menor nmero de participantes. La Coordinacin cuya principal tarea es planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc. Fijacin de objetivos. Determina el fin o meta que se persigue. Una accin inmediata es la investigacin de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirn o afectarn la consecucin de las acciones del proceso del evento. Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto, ya con los costos definidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar. Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido, empieza la preparacin del evento. Para un buen desarrollo y un desempeo eficaz de las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar personas responsables para las tareas de cada actividad. Veamos el proceso que se realiza, das antes del evento.

1. Alojamiento. 2. Transporte (areo, terrestre). 3. Lugar del Evento. 4. Acto Inaugural del Evento. 5. Desarrollo del Evento. 6. Logstica. 7. Contenido de las mesas. Post-Evento. Al concluir el evento, deber llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirn dar por terminado el acontecimiento tales como: 1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolucin. 2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados. 3. Recopilar los documentos sobrantes. 4. Enviar cartas de agradecimientos. 5. Editar discursos, puntos de discusiones, informe final, acta final y otros. 6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales. 7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores. El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma cuidadosa y detallada, ya que supone la presentacin del informe del evento. Si hacemos el evento privadamente, debemos saldar deudas y efectuar todos los pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del evento. Evaluacin: Evaluar el evento implica una doble finalidad. 1. Mejorar la calidad de los eventos. 2. Suministrar datos que permitan una mejor preparacin y administracin de los futuros eventos. La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento: La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento gira alrededor de cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (trmino ms usado en el argot de gerencia de eventos): logstica, relaciones pblicas y protocolo, finanzas y cultural. La terminologa puede variar de un comit organizador a

otro, pero en esencia las tareas a desempear en cada una de ellas es la misma. Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas as como el nmero de personas disponibles para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organizacin creada. As se tienen las siguientes comisiones: 1. Comisin de Logstica. Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecucin del evento. Segn la especificidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de: Subcomisiones de: - transporte. - alimentacin. - alojamiento. - secretara. - apoyo tcnico-acadmico. - apoyo tcnico-audiovisual. - apoyo de servicios generales. Es importante sealar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes. En la prctica y en atencin a las limitaciones presupuestarias de las instituciones, una persona puede ocuparse simultneamente de dos subcomisiones o ms. Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo y esfuerzo en una de las fases del evento y no en todas por igual. Con la combinacin de funciones se cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de trabajo. En resumen la divisin, clasificacin y agrupacin de funciones al realizar un evento estn sujetas al nmero de participantes que se atendern y a la cantidad de recursos humanos y econmicos disponibles para ello. Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las subcomisiones de transporte, alimentacin alojamiento y secretara no se incluyeron aqu aclaratorias o definiciones. Las tareas que en cada una de ellas se deben cumplir en cada fase del evento se presentan ms adelante. Sin embargo, se considera necesario explicar es esta descripcin de la estructura bsica de la organizacin de un evento en que consisten las subcomisiones de apoyo tcnico-acadmico, tcnico-audiovisual y de servicios generales.

La subcomisin de apoyo tcnico-acadmico se crea cuando el evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma ndole. Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos segn la normativa establecida, determinar la metodologa de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento, recopilar, ordenar la reproduccin y distribuir los materiales (ponencias) en el mismo coordinar la elaboracin de la memoria o publicacin de los trabajos presentados en l, entre otras. La subcomisin de apoyo tcnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con sonido, grabacin, filmaciones, fotografas y equipos necesarios para la presentacin de trabajos tales como retroproyector, pantalla, data show, entre otros. La subcomisin de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminacin, telfono, ventilacin y electricidad, del local o auditorio donde tendr lugar el evento, su sealizacin, adecuacin, seguridad y vigilancia, ambientacin la provisin o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproduccin, manejo de computadoras, entre otros. 2. La comisin de Relaciones Pblicas y Protocolo atiende bsicamente todas aquellas actividades que abarca la promocin y difusin del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de ejecucin, la organizacin y realizacin de recepciones o actividades sociales y del ceremonial de los actos del evento en atencin a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institucin. Al igual que para los otros entes de la Comisin Organizadora, ms adelante se ofrece informacin detallada. 3. La Comisin de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboracin y ejecucin. En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones. 4. La Comisin Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turstico y de Exhibicin que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduacin, condecoracin, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan proyectar las agrupaciones artsticas de la institucin, de la regin o del pas segn sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreacin de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y de proyecciones de la identidad cultural. Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un mdico y en el menor de los casos con una Unidad de Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos recursos fungiran dentro de la Comisin Organizadora como unidades de apoyo al evento. Conveniente resulta tambin el tomar

las previsiones para la contratacin de un servicio de ambulancia que est disponible todo el tiempo durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse. Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarn los permisos sin son necesarios, bsicamente para las actividades que se realicen al exterior de la Institucin, puede ser la va pblica, calles, parques o plazas. F. DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS. Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia ste debe prepararse con anterioridad. Para saber que decir se debe conocer el tipo de acto en el que se va a intervenir y conocer que personas conforman el auditorio. Todos estos factores condicionan el discurso o conferencia. La elaboracin de los discursos puede ser encargado en el caso del Despacho Ministerial a los Asesores o a las reas tcnicas. La Oficina de Comunicaciones debe asegurar la redaccin del mensaje para que este sea entendido evitando el excesivo uso de trminos tcnicos que confunden al auditorio. La Oficina de Comunicaciones deber guardar los discursos en un archivo especial para el anuario, as mismo deber colgarlos en su pgina web, si la tuviera. A efecto de facilitar su difusin en medios de comunicacin antes de la ceremonia debe tener una copia del mismo para ser entregado a los periodistas que asistan a la reunin, tambin se tiene que enviar una copia a la Direccin Ejecutiva de Prensa para su difusin. 1. Actos inaugurales o de clausura. Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (inauguraciones de obras por ejemplo) o actos ms ceremoniosos como aperturas de un curso en la Institucin, etc. Los primeros sern de una duracin no superior a los 10 minutos. Y los segundos, sobre todo los del tipo acadmico entre los 30 minutos como mucho. 2. Mesas redondas. Se caracteriza por la presencia de varios ponentes. Cada una de las ponencias pueden tener una duracin distinta, todo depender de la distribucin del tiempo. (habr que conocer el tiempo total disponible y el nmero de ponentes, para hacer clculos). 3. En almuerzos o cenas. Son los discursos, generalmente muy breves, que suelen dar el anfitrin y el invitado en un determinado acto, al trmino del banquete. El anfitrin suele agradecer la visita / participacin del invitado, y el invitado agradece la acogida dada. 4. De Homenaje. Son los discursos en los que se rinde homenaje a una persona o entidad. El organizador hace una breve introduccin, presenta a los ponentes (oradores, generalmente allegados o conocidos del homenajeado), y hablan stos. Generalmente se resaltan las cualidades humanas y profesionales del "homenajeado". Por ltimo, habla el homenajeado, que suele agradecer la deferencia que han tenido el resto de oradores con su persona, as como agradece al/los organizador/es el agasajo recibido (en forma de banquete o cualquier otro tipo de celebracin).

5. Generales. Son los discursos pronunciados en los ms diversos actos que podamos organizar, como inauguraciones, actos acadmicos, seminarios, etc. En funcin del tipo de acto, se establece un orden de participacin de los oradores, que puede ser muy diverso: por orden de importancia, por tema tratado (algunos hacen la introduccin, que posteriores oradores amplan), etc. En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor. Empiezan a hablar los invitados de menor rango, para terminar el de mayor rango, aunque se puede variar el orden por diversas razones de organizacin. Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes consejos: - No trate de mencionar a todo el mundo, siempre podra olvidarse de alguien. - No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine. - Limite el saludo al invitado de honor o al anfitrin. - Cuidado con extenderse demasiado en su discurso, tampoco se vaya al extremo siendo demasiado breve. - Si acude a un acto en el que pueda ser invitado a dirigir unas palabras al auditorio, no est de ms llevarse unas palabritas apuntadas. - Evite, a no ser que sea un orador excelente, el discurso hablado y opte por el discurso ledo. Es ms seguro y no le traicionar la memoria. - Si es de los ltimos en hablar, trate de ser ms breve y ameno que el resto. La audiencia est ms cansada y distrada que al principio y muchas de las cosas ya estn dichas. - Comn para todos los discursos: sea breve, claro y ameno.