Instituto Nacional de Pediatra

PROGRAMA DE SISTEMAS DE SERVICIOS BSICOS

2010

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Programa de Sistemas de Servicios Bsicos

POLTICA DE CALIDAD

Sustento

Enfoque

Ejes

Estndares centrados en el paciente

Liderazgo
Informacin y Comunicacin

Derechos del paciente y su familia

Polticas nacionales, Normas, reglamentos y leyes Estndares internacionales

Sistemas de informacin

Competencia y Calidad

Paciente
Manejo de riesgos
Seguridad hospitalaria Seguridad del paciente

Direccin

Educacin del paciente y su familia

Misin Desarrollo de modelos de atencin a la infancia y adolescencia a travs de la investigacin cientfica, aplicada a las prioridades del PNS, a travs de la formacin de recursos humanos, para la salud, as como de la asistencia en salud de alta especialidad con calidad y de clase mundial Visin Impactar en indicadores de salud, de la infancia y la adolescencia, disminuir la carga de la enfermedad y propiciar un financiamiento integral y una atencin incluyente, para la familia en los mbitos que toca la enfermedad. Compartir liderazgo en la generacin de conocimiento de las causas y los determinantes de la enfermedad en pediatra. Anticipar soluciones a problemas con servicios certificados en calidad internacional.

Instituto nacional de pediatra Insurgentes sur no. 3700-c Col. Insurgentes Cuicuilco Delegacin Coyoacn C.P. 04530 Mxico, D.F. Telfono conmutador: 10 84 09 00 Correo electrnico: pediatria_inp@prodigy.net.mx ISBN: P e n d i e n t e

Entorno social

Estndares de gestin

Atencin mdica integral

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DIRECTORIO Dr. Guillermo Alberto Slomon Santibez Director general Dr. Jaime a. Ramrez Mayans Director mdico Dr. Pedro Gutirrez Castrelln Director de investigacin Dr. Jos Reynes Manzur Director de enseanza C.p. Alejandro Martnez Fragoso Director de administracin Dr. Juan Pablo Villa Barragn Director de planeacin RECOPILADORES Dr. Juan Pablo Villa Barragn Director de planeacin MVZ. Enrique Garay Garzn Departamento de desarrollo institucional Lic. Mara Auxilio Montiel Salinas Coordinacin de proteccin civil

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INDICE

Pgina

INTRODUCCIN BASE LEGAL

5 5 7 8 9 9 9 9 10 25

MISIN, VISIN Y VALORES INSTITUCIONALES ANLISIS ESTRATGICO OBJETIVO GENERAL ESTRATGIAS LNEAS DE ACCIN Y ACTIVIDADES LMITES DEL PROGRAMA ANEXOS GLOSARIO DE TRMINOS

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INTRODUCCIN El Instituto Nacional de Pediatra para cumplir con sus actividades sustantivas, que comprenden la atencin mdica peditrica, la enseanza y la investigacin; requiere que las areas cuenten con los bienes y servicios necesarios para su adecuado funcionamiento, asimismo una respuesta adecuada ante contingencias, que permitan a la institucin seguir dando servicios sin disminuir su funcionamiento. Ante la necesidad de contar con instrumentos que permitan dar respuesta oportuna a las necesidades de planeacin en sistemas de servicios bsicos como electricidad, agua, y dems necesarios para mantener en ptimas condiciones las funciones de la organizacin, se presenta el siguiente plan que permitir minimizar riesgos de fallas operativas y contar con los insumos necesarios para su operatividad. Que comprende factores de vulnerabilidad divididas: Por su complejidad: ya que se cumplen funciones de hotelera, oficinas, diagnstico, tratamiento y almacn. Por su ocupacin: son edificios con un alto ndice de ocupacin, alojan pacientes, empleados, personal y visitantes, las 24 horas al da, los 365 das del ao. Por los suministros: estn provisto por equipos especiales, los cuales algunos ameritan gases, fluidos elctricos permanentemente y un nmero de pacientes requieren de su ayuda para sobrevivir. Por las instalaciones bsicas: depende de servicios pblicos, electricidad, agua, gases medicinales, red de vapor, oxgeno, combustible, recoleccin de basura, comunicaciones, para poder funcionar. Por el manejo de materiales peligrosos: se manejan como insumos o se producen como parte de la prctica mdica y pueden constituir amenazas por su composicin qumica o radioactiva. BASE LEGAL Leyes Ley General de Salud. Ley de los Institutos Nacionales de Salud. Ley de Proteccin Civil para el Distrito Federal. Reglamento de la Ley de Proteccin para el Distrito Federal. Normas Oficiales Mexicanas que aplican Nom-002-Stps-2000 Condiciones de seguridad, prevencin, proteccin y combate de incendios en los centros de trabajo. Nom-005-stps-1998, condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo, transporte y almacenamiento de sustancias qumicas peligrosas. NOM-003-SEGOB/2002, Seales y avisos para proteccin civil.- Colores, formas y smbolos a utilizar. NOM-006-STPS-2000, manejo y almacenamiento de materiales- condiciones y procedimientos de seguridad NOM-018-STPS-2000, sistema para la identificacin y comunicacin de peligros y riesgos por sustancias qumicas peligrosas en los centros de trabajo. NOM-022-STPS-1999, Electricidad esttica en los centros de trabajo - condiciones de seguridad e higiene. NOM-017-STPS-1993, Relativa al equipo de proteccin personal para los trabajadores en los centros de trabajo
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Nom-100-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de polvo qumico seco con presin contenida - especificaciones. Norma Oficial Mexicana Nom-102-Stps-1994, Seguridad - Extintores contra incendio a base de bixido de carbono - parte 1: recipientes. Norma Oficial Mexicana Nom-103-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de agua con presin contenida. NOM-105-STPS-1994, Seguridad- tecnologa del fuego-terminologa Nom-104-Stps-2001, Agentes Extinguidores - Polvo qumico seco tipo ABC a base de fosfato mono amnico. Nom-154-Scfi-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores servicio de mantenimiento y recarga. Nfpa 72 National Fire Alarm Code 1999 Edition NOM-001-SEDE-2005, Instalaciones Elctricas (utilizacin). NOM-026-STPS-2008, Colores y seales de seguridad e higiene, e identificacin de riesgos por fluidos conducidos en tuberas. NOM-154-SCFI-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores Servicio de mantenimiento y recarga. Nom-114-Stps-1994, Sistema para la identificacin y comunicacin de riesgos por sustancias qumicas en los centros de trabajo. NOM-197-SSA1-2000, Que establece los requisitos mnimos de infraestructura y equipamiento de hospitales y consultorios de atencin mdica especializada. NOM-233-SSA1-2003 Requisitos Arquitectnicos para facilitar el Acceso, Trnsito, Uso y Permanencia de las personas con Discapacidad en establecimientos de Atencin Mdica Ambulatoria y Hospitalaria del Sistema Nacional de Salud. NOM-233-SSA1-2003, Que establece los requisitos arquitectnicos para facilitar el acceso, trnsito, uso y permanencia de las personas con discapacidad en establecimientos de atencin mdica ambulatoria y hospitalaria del Sistema Nacional de Salud. TRPC-001-1998 Trminos de referencia para la elaboracin de Programas Internos de Proteccin Civil. Normas tcnicas complementarias para el proyecto arquitectnico. Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal. Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal El 29 de enero de 2004. Norma Oficial Mexicana Nom-102-Stps-1994, Seguridad - Extintores contra incendio a base de bixido de carbono - parte 1: recipientes. Norma Oficial Mexicana Nom-103-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de agua con presin contenida. NOM-105-STPS-1994, Seguridad- tecnologa del fuego-terminologa Nom-104-Stps-2001, Agentes Extinguidores - Polvo qumico seco tipo ABC a base de fosfato mono amnico. Nom-154-Scfi-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores servicio de mantenimiento y recarga. Nfpa 72 National Fire Alarm Code 1999 Edition NOM-001-SEDE-2005, Instalaciones Elctricas (utilizacin). NOM-026-STPS-2008, Colores y seales de seguridad e higiene, e identificacin de riesgos por fluidos conducidos en tuberas. NOM-154-SCFI-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores Servicio de mantenimiento y recarga. Nom-114-Stps-1994, Sistema para la identificacin y comunicacin de riesgos por sustancias qumicas en los centros de trabajo. TRPC-001-1998 Trminos de referencia para la elaboracin de Programas Internos de Proteccin Civil. Normas tcnicas complementarias para el proyecto arquitectnico. Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal. Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal El 29 de enero de 2004.
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MISIN, VISIN Y VALORES INSTITUCIONALES Misin. Desarrollar un instrumento organizativo acorde a la realidad institucional, en cuanto a los riesgos que estn expuestos las personas que demandan servicios de atencin medica, usuarios en general y trabajadores; donde la alta gerencia informada adquiera el compromiso de promover un estilo de vida de respuesta oportuna y prevencin, para mitigar impactos no deseados a la integridad fsica y mental, de las personas, asimismo que permita evitar daos al patrimonio institucional, Visin Ser una institucin lder en materia de seguridad hospitalaria, donde su fortaleza radique en contar con un equipo de profesionales comprometidos y tcnicamente desarrollados, para dar un respuesta oportuna en el mbito de la seguridad y promocin de la salud; aportando las bases para incidir en nuevos escenarios de oportunidad como parte de un Sistema de gestin de la calidad. Valores Institucionales Para el cumplimiento de la Misin y alcanzar la Visin requerida sern necesarios esfuerzos a mediano y largo plazo, guiados y apoyados por la alta gerencia comprometida a un trabajo constante y de colaboracin con la poblacin trabajadora y usuaria, fomentando en forma sistemtica valores institucionales como: Autocuidado: funciones naturales indispensables para la vida de las personas y la sociedad, inherentes a la supervivencia de todo ser vivo. Corresponsabilidad: Responsabilidad compartida de los individuos sobre las acciones emprendidas en beneficio de propios y de la comunidad. Higiene: Coordinacin entre las diferentes reas de la Institucin para favorecer hbitos saludables, en prevencin de enfermedades, bajo un esquema de reconocimiento, evaluacin y control de factores y tensiones ambientales que surgen en el lugar de trabajo y que pueden provocar quebrantos a la salud, incomodidad e ineficiencia en el trabajo. Prevencin de Accidentes: A travs de la preparacin y disposicin de cada uno evitar la exposicin a un peligro o dao potencial. Seguridad: A travs de mecanismo preventivos asegurar el buen funcionamiento de servicios e instalaciones a fin de garantizar las seguridad de la poblacin. Trabajo en equipo: La participacin y el compromiso de todos los niveles jerrquicos en la resolucin de problemas y toma de decisiones, con la finalidad de obtener resultados y soluciones cada vez de mayor calidad, en forma oportuna en beneficio de la Institucin y de los servicios otorgados.

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Debilidades Planeacin inexistente.

Fortalezas Alta gerencia informada y estratgica comprometida en trabajar en equipo para ser una institucin segura y funcional.

Estrategias propuestas

6. Sistemas bsicos

de

servicios

Falta de programacin de recursos econmicos, Equipos de trabajo formados en destinados a la adquisicin de diferentes areas, capacitados bienes y servicios para la y con experiencia. seguridad institucional. Recursos humanos insuficientes para responder adecuadamente a la operatividad del Plan Maestro de Seguridad. Participacin y compromiso limitado de autoridades para impulsar programas sectoriales de salud y seguridad. 1. Ambiente institucional sensibilizado en forma participativa sobre el Sistema de Gestin de la Calidad. Establecer y difundir polticas, acciones y lineamientos institucionales en materia de seguridad hospitalaria, a otras organizaciones similares y que permita el intercambio de experiencias. Oportunidad

6.

6.

Amenaza Polticas gubernamentales aisladas y sin recursos en materia de seguridad hospitalaria.

Estrategia resultante

Ser un hospital digno y seguro.

6.

Falta de inters en participar en un Sistema de Gestin en Seguridad Hospitalaria. Recortes presupustales que limiten la adquisicin de insumos en la institucin.

Llevar a cabo convenios de colaboracin con diferentes instancias nacionales, para el intercambio tcnico y estratgico. Promover una cultura de seguridad y autoproteccin en el sector salud.

6.

6.

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OBJETIVO GENERAL Conservar en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y confiable los sistemas, equipos, e instalaciones para no demorar ni interrumpir los servicios de la Institucin.

Estrategia No. 6 Sistemas de servicios bsicos

Lneas de Accin y actividades Establecer un programa de trabajo preventivo y correctivo de la instalacin que contemple: Agua Electricidad Gases Medicinales Plantas de emergencia Sistema contra incendio (cisternas) Calderas

Compresores de aire mdico Equipos de aire acondicionado y refrigeradores Plantas de vacio

LMITES DEL PROGRAMA Lmite de Tiempo: El Programa est diseado para ser realizado de forma permanente, sin embargo las metas establecidas debern cumplirse en los ejercicios 2010-2011, a fin de que en el mediano plazo se planteen nuevas reas de oportunidad. Universo de Trabajo: Constituido por los 2620 trabajadores de los distintos turnos asimismo pblico usuario (pacientes y familiares) que asiste a los servicios, visitantes y proveedores donde se calcula una afluencia diaria de 3,500 personas.

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Anexos

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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES HIDRULICAS, SANITARIAS, ELCTRICAS, DE GASES Y VAPOR.

OBJETIVO ESPECIFICO Establecer los lineamientos y actividades para atender los reportes enviados por los diferentes departamentos y/o servicios del instituto al departamento de conservacin y mantenimiento, por problemas en las instalaciones, hidrulicas, sanitarias, elctricas, de gases y vapor.

POLITICAS Y/O NORMAS DE OPERACION El departamento de conservacin y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este procedimiento. Para el mantenimiento de instalaciones debe definirse anualmente cual ser contratado con proveedores externos y cual se dar con personal del servicio de mantenimiento de instalaciones. Los reportes para solicitar el mantenimiento de instalaciones podrn ser mediante va telefnica y/o escrita. Todo reporte o solicitud por escrito de mantenimiento, deber ser dirigido al jefe del departamento de conservacin y mantenimiento, quien se encargara de su distribucin al servicio de mantenimiento de instalaciones que designara la seccin correspondiente que realizara el trabajo. (electricidad, plomera, carpintera.) Los reportes o solicitudes recibidos mediante va telefnica y/o escrita, debern ser registrados en la bitcora del servicio de mantenimiento de instalaciones. Los reportes o solicitudes sern atendidos de acuerdo a la prioridad que se le asigne a cada uno de ellos, cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo y forma. Los reportes o solicitudes con carcter de urgente que se hayan recibido va telefnica al servicio de mantenimiento de instalaciones debern ser atendidos de inmediato y registrarse en bitcora. Al concluir el trabajo solicitado se elaborara la orden de trabajo formato (a-4-2-03 a-b), segn instructivo de llenado. Para solicitar refacciones en el almacn se deber requisitar vale de salida de almacn formato (a-3-0-06), respaldado con la orden de trabajo y deber llevar la autorizacin del responsable del servicio, y el visto bueno del jefe del departamento de conservacin y mantenimiento La rutina de supervisin a las instalaciones por el personal del servicio de mantenimiento se har diariamente en la maana, tarde y noche.

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Diariamente el personal del servicio de mantenimiento de instalaciones deber revisar a la entrada de turno: A) El sistema integral de bombeo de agua potable. B) La temperatura de los tanques de agua caliente, de los cuartos de mquina, de servicios generales y SADYTRA y controlar en su caso. C) Que el sistema de alumbrado se apague a las 07:00 a.m. Y se encienda a las 18:00 o 19:00 horas, segn la visibilidad. D) Que los elevadores de consulta externa estn en servicio entre las 6:30 y las 7:00 horas, y se suspender el servicio al terminar el horario de visita o de la Consulta Externa.

En caso de que el equipo tenga que salir del instituto, se deber llenar la Solicitud de Salida formato (a-3-2-01) y ser el jefe del Departamento de Control de Bienes el responsable de dicha salida.

REA CORRESPONDIENTE REA SOLICITANTE (Departamentos y/o Servicios)

NO. 1

ACTIVIDAD Solicita va telefnica y/o por escrito el mantenimiento de instalaciones hidrulicas, sanitarias, elctricas, de gases y vapor. Recibe va telefnica y/o por escrito la solicitud o reporte para mantenimiento de instalaciones. Canaliza a los responsables de turno del Servicio de Mantenimiento de Instalaciones los reportes o solicitudes para su realizacin, segn corresponda. Recibe reportes de reparacin del Departamento de Conservacin y Mantenimiento va telefnica y/o por escrito. Destina los trabajos a las diferentes secciones.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO (Servicio de Mantenimiento de Instalaciones)

Revisa que la reparacin se pueda realizar con recursos del instituto. Procede? No: Informa al Jefe del Departamento y/o Jefe del Servicio, para su cotizacin, compra o contratacin con proveedores. (Continua en la actividad No. 7). Si: Elabora Orden de Trabajo formato (A-4-2-03) misma que la (conserva hasta la actividad No.9).
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REA CORRESPONDIENTE

NO. 6

ACTIVIDAD Solicita refacciones al almacn mediante Vale de Salida de Almacn formato (A-3-0-06). (Conecta con la actividad No. 9) Realiza contratacin, cotizacin y/o compra va fondo revolvente de las refacciones o servicios solicitados o elabora Solicitud de Requisicin Interna formato (A-30-04). Realiza(n) los trabajos contratados entregando al final su Orden de Servicio, con la descripcin de los trabajos realizados, en original y dos copias, se queda con el original y la 1 copia como soporte para su trmite de cobro, la 2. copia la entrega al Departamento de Conservacin y Mantenimiento. (Continua en la actividad No. 12). Realiza los trabajos y describe en la Orden de Trabajo la reparacin realizada, segn sea de trabajo interno, as como fecha y hora en que se atendi el reporte y solicita firma de conformidad del responsable del rea solicitante del servicio. Firma de conformidad en la Orden de Trabajo y la entrega al tcnico. Recibe Orden de Trabajo, revisa la especificacin de la reparacin realizada, as como que contenga la fecha y hora en que se concluye el trabajo solicitado, firma de conformidad del responsable del rea que solicit el servicio. El tcnico que atendi el reporte o solicitud de Mantenimiento de Instalaciones firma la Orden de Trabajo misma que archiva temporalmente, para la elaboracin del reporte mensual. (Continua en la actividad No. 13). Recibe del proveedor la 2 copia de la Orden de Servicio y procede a supervisar los trabajos y junto con este firman el Acta de Entrega-Recepcin por los trabajos ya realizados. (Conserva los formatos hasta la actividad No. 14).

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

PROVEEDOR (ES)

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Mantenimiento de Instalaciones) REA SOLICITANTE (Departamentos y/o Servicios) DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO (Servicio de Mantenimiento de Instalaciones)

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DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

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REA CORRESPONDIENTE DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Mantenimiento de Instalaciones) DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

NO. 13

ACTIVIDAD Elabora reporte mensual de actividades y enva al Departamento de Conservacin y Mantenimiento el original con la Orden de Trabajo y la copia para acuse.

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Recibe original de reporte de actividades y sella copia de acuse. Archiva la Orden de Trabajo, Acta de Entrega-Recepcin, la Orden de Servicio y el reporte de actividades del Servicio de Mantenimiento de Instalaciones. TERMINA PROCEDIMIENTO.

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Polticas y/o normas de operacin El departamento de conservacin y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este procedimiento. Al inicio del ejercicio fiscal el encargado del servicio de electromedicina deber elaborar el programa anual de mantenimiento del equipo mdico y de laboratorio, calendario y los alcances respectivos por tipo de equipo. Se establecer al inicio del ejercicio fiscal el inventario de equipo mdico y de laboratorio para el que se contratar el mantenimiento anual con proveedores externos con sus respectivos alcances A. Por licitacin pblica B. Con proveedores que tienen derechos exclusivos o patentes El encargado del servicio de electromedicina vigilara que los programas calendarizados con los alcances para el mantenimiento del equipo mdico se lleven a cabo conforme a lo establecido en los contratos respectivos con cada proveedor contratado. Al termino del ejercicio fiscal el encargado del servicio de electromedicina, entregar las refacciones usadas y las nuevas no utilizadas de los proveedores que tienen contratos que las incluyan, al departamento de conservacin y mantenimiento, procediendo a su baja y registro correspondiente en el almacn. Al concluir los trabajos solicitados, el proveedor elaborar la orden de servicio correspondiente que debe contener como mnimo los datos siguientes: nmero de folio, fecha, hora, no. De contrato, identificacin del equipo, descripcin de los trabajos realizados conforme a las especificaciones y alcances establecidos en los contratos respectivos, materiales o refacciones utilizados, datos de quien realiza y recibe los trabajos. El archivo electrnico para el control de trabajos realizados deber contener como campos para registro los siguientes: no. Consecutivo (folio), equipo, rea solicitante, descripcin del servicio realizado, nombre de quien realiza el trabajo. La rutina de supervisin de las actividades para los trabajos contratados con proveedores externos para el mantenimiento del equipo mdico y de laboratorio se llevar a cabo por el personal del servicio de electromedicina. En caso de que exista la necesidad de que el equipo tenga que salir del instituto se deber llenar la solicitud de salida formato (a-3-2-01) y ser el jefe del departamento de control de bienes el responsable de dicha salida. Cuando se requiern refacciones se solicitarn una varias cotizaciones de la refaccin a emplear, cuando la compaa no es dueo de la exclusividad de la marca. Si la empresa es duea de los derechos exclusivos de la marca, no solicitan ms cotizaciones.

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Una vez cotizada la refaccin se elabora el dictamen tcnico del equipo mdico o de laboratorio que requiere de refaccin no incluida en el contrato para que sea reparado (el dictamen incluye fecha de elaboracin, descripcin del equipo, servicio al que pertenece, descripcin del problema, refaccin a utilizar, empresas que cotizan costo y firma del servicio de electromedicina). El Departamento de Conservacin y Mantenimiento proporciona el visto bueno para el dictamen y las cotizaciones de las refacciones solicitadas con la solicitud del servicio. Proporcionar los alcances de los mantenimientos de cada equipo referente a los servicios que sern contratados con proveedores, a la subdireccin de servicios generales quien elabora los contratos en los que se establecen las condiciones, obligaciones y responsabilidades a que se sujetarn el proveedor y el instituto y los canalizar a la subdireccin de asuntos jurdicos, encargada de la sancin correspondiente.

REA CORRESPONDIENTE DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

NO. 1

ACTIVIDAD Recibe va telefnica o por escrito los reportes o solicitudes de mantenimiento de equipo mdico y de laboratorio, de los departamentos o servicios solicitantes. Canaliza al encargado del servicio de Electromedicina los reportes o solicitudes para su seguimiento. Reporta el equipo al (los) proveedor(es) que tienen contrato de mantenimiento respectivo para el equipo referido, describiendo los datos del equipo y rea a la que pertenece. Solicita nmero de reporte al proveedor que realizar el mantenimiento y registra en el archivo electrnico respectivo, con fecha, hora y nombre de quien recibi el reporte. Acude al rea que solicito el servicio, acompaado por personal del Servicio de Electromedicina, realiza un diagnstico del equipo mdico y de laboratorio e informa al Servicio de Electromedicina. Verifica si el contrato del Proveedor incluye refacciones Procede No: Solicita al proveedor realice cotizacin, para realizar el trmite correspondiente y llevar a cabo el mantenimiento.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromedicina)

PROVEEDOR (ES)

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromedicina)

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REA CORRESPONDIENTE

NO. Si:

ACTIVIDAD Solicita se lleve a cabo el mantenimiento. utilizando las refacciones necesarias.

PROVEEDOR (ES)

Realiza el mantenimiento al equipo mdico y de laboratorio conforme a las especificaciones del fabricante, y elabora la Orden de Servicio en original y dos copias, con la descripcin de los trabajos realizados, entrega el equipo al rea solicitante, recabando firmas de conformidad. Recibe el equipo verifica su funcionamiento, firma de conformidad, en la Orden de Servicio en original y dos copias y las entrega al proveedor. Recibe y firma la Orden de Servicio en original y dos copias, recaba firma del Servicio de Electromedicina, se queda con el original y 1 copia como soporte para su trmite de cobro respectivo y la 2 copia la entrega al Servicio de Electromedicina. Recibe copia de la Orden de Servicio, se registra en archivo electrnico y la archiva.

AREA SOLICITANTE (Departamentos y Servicios)

PROVEEDOR

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromedicina)

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Elabora reporte mensual de actividades y enva original y copia de acuse al Departamento de Conservacin y Mantenimiento.

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Recibe original de reporte de actividades, sella copia de acuse y archiva. TERMINA PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO AL EQUIPO, CON PERSONAL DEL SERVICIO DE ELECTROMECANICA

Objetivo especifico Establecer los lineamientos y procedimientos para atender los reportes o solicitudes de mantenimiento enviados por los diferentes departamentos y servicios del instituto al departamento de conservacin y mantenimiento, por problemas en el equipo, que sern atendidos por personal del servicio de electromecnica. Polticas y/o normas de operacin El Departamento de Conservacin y Mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este procedimiento. El encargado del Servicio de Electromecnica deber elaborar el programa anual de mantenimiento del equipo electromecnico (tableros, planta de emergencia, subestaciones, elevadores), que realizara con personal de este servicio. Los reportes o solicitudes de mantenimiento al equipo podrn ser mediante va telefnica y/o escrita. Todo reporte o solicitud por escrito para mantenimiento de equipo deber ser dirigido al jefe del Departamento de Conservacin y Mantenimiento, quien se encargar de su distribucin al servicio de electromecnica. Los reportes o solicitudes recibidos mediante va telefnica y/o escrita, debern ser registrados con el nmero consecutivo de registro en la bitcora secretarial de reportes. Los reportes o solicitudes sern atendidos de acuerdo a la prioridad que se le asigne a cada uno de ellos, cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo y forma. Los reportes o solicitudes de carcter urgente que se hayan recibido va telefnica en el servicio de electromecnica debern ser atendidos de inmediato y registrarse con el nmero consecutivo de registro en la bitcora secretarial de reportes. Al concluir el trabajo solicitado se elaborar la orden de trabajo formato (a-4-2-03 a-b) segn instructivo de llenado. Toda salida de refacciones del almacn ser requisitada mediante vale de salida de almacn formato (a-3-0-06), respaldado con la orden de trabajo formato (a-4-2-03 a-b) con la autorizacin del encargado del servicio de electromecnica, y el visto bueno del jefe del departamento de conservacin y mantenimiento. El servicio de electromecnica para realizar sus funciones para el mantenimiento del equipo, deber hacerlo en colaboracin estrecha con el personal mdico, paramdico, tcnico y administrativo de los diferentes departamentos y servicios solicitantes. Se obtendr va fondo revolvente las refacciones requeridas con un costo menor de $1000.00, para refacciones con un costo mayor se har por compra directa mediante el departamento de adquisiciones.
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DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

Recibe va telefnica o por escrito los reportes o solicitudes de mantenimiento al equipo de las reas solicitantes (Departamentos y servicios). Canaliza al encargado de servicio de Electromecnica los reportes o solicitudes para su trmite. Recibe reportes o solicitudes de mantenimiento del Departamento de Conservacin y Mantenimiento va telefnica y/o por escrito. Realiza diagnstico de operacin del equipo, comprueba si se puede llevar a cabo en el servicio. Verifica existencia de refacciones y/o material para realizar los trabajos requeridos. Procede: No: Notifica al Departamento de Conservacin y Mantenimiento en forma verbal para su seguimiento. Identifica la refaccin en el Servicio de Electromecnica y elabora Orden de Trabajo formato (A-4-2-03 a-b) y canaliza con el personal que realizar el trabajo.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromecnica)

Si:

Solicita refacciones al almacn mediante Vale de Salida de Almacn formato (A-3-0-06) y procede a reparar fallas. Realiza los trabajos o reparaciones solicitadas en el reporte o solicitud entregando al rea solicitante el equipo reparado. Describe en la Orden de Trabajo los trabajos realizados con las refacciones utilizadas as como fecha y hora en que se atendi el reporte y solicita firma de conformidad del responsable del rea solicitante del servicio y entrega el equipo.

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REA SOLICITANTE (Departamentos y/o Servicios) DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromecnica) DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

Recibe el equipo, verifica su funcionamiento. Firma de conformidad la Orden de Trabajo. Elabora reporte mensual de actividades y enva original y copia de acuse al Departamento de Conservacin y Mantenimiento.

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Recibe original de reporte de actividades y sella copia de acuse. Archiva las Ordenes de Trabajo y el reporte de actividades del Servicio de Electromecnica. TERMINA PROCEDIMIENTO.

OBJETIVO ESPECIFICO Establecer los lineamientos y procedimientos para el seguimiento de los servicios contratados con proveedores, para el mantenimiento de equipo electromecnico, debido a los reportes enviados por los diferentes departamentos y servicios del instituto al departamento de conservacin y mantenimiento. POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN El departamento de conservacin y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este procedimiento. Para el mantenimiento de equipo electromecnico debe definirse para que equipo ser contratado con proveedores externos. Se establecer al inicio del ejercicio fiscal el inventario de equipo electromecnico para el que se contratar el mantenimiento con proveedores externos con sus respectivos alcances: Por licitacin pblica Con proveedores que tienen derechos exclusivos Los reportes o solicitudes de mantenimiento equipo electromecnico podrn ser mediante va telefnica y/o escrita. Todo reporte o solicitud por escrito solicitando mantenimiento deber ser dirigido al jefe del departamento de conservacin y mantenimiento. Los reportes o solicitudes de mantenimiento para el equipo electromecnico recibidos mediante va telefnica y/o escrita, debern ser registrados en la bitcora del servicio de electromecnica.

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Los reportes o solicitudes para reparacin de equipo electromecnico que se tenga contratado con proveedores externos, que se hayan recibido va telefnica debern ser canalizados de inmediato al proveedor contratado correspondiente. Se vigilara que los programas calendarizados con los alcances para el mantenimiento del equipo electromecnico se lleven a cabo conforme a lo establecido en los contratos respectivos con cada proveedor contratado. De acuerdo a los alcances establecidos en los contratos respectivos de cada proveedor, se supervisaran los trabajos contratados cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo, forma y calidad, de no ser as, se aplicaran las penas convencionales establecidas para tal efecto en los contratos. Al concluir los trabajos solicitados, el proveedor elaborara su orden de servicio correspondiente, que debe contener como mnimo los datos siguientes: nmero de folio, fecha, hora, no. De contrato, identificacin del equipo, descripcin de los trabajos realizados conforme a las especificaciones y alcances establecidos en los contratos respectivos, materiales y/o refacciones utilizados, datos de quien realiza y recibe los trabajos. La rutina de supervisin de las actividades para los trabajos contratados con proveedores externos para el mantenimiento del equipo electromecnico se llevara a cabo por el personal del servicio de electromecnica. En caso de que el equipo tenga que salir del instituto se deber llenar la solicitud de salida formato (a-3-2-01) y ser el jefe del departamento de control de bienes el responsable de dicha salida. Proporcionar los alcances de los mantenimientos de cada equipo referente a los servicios que sern contratados con proveedores, a la subdireccin de servicios generales quien elabora los contratos en los que se establecen las condiciones, obligaciones y responsabilidades a que se sujetarn el proveedor y el instituto y los canalizar a la subdireccin de asuntos jurdicos, encargada de la sancin correspondiente.

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REA CORRESPONDIENTE DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

NO. 1

ACTIVIDAD Recibe va telefnica o por escrito los reportes o solicitudes de mantenimiento de equipo Electromecnico, de los departamentos o servicios solicitantes. Canaliza al encargado del Servicio de Electromecnica los reportes o solicitudes para su seguimiento. Recibe reportes o solicitudes de mantenimiento por escrito y/o va telefnica (los cuales son registrados en una bitcora secretarial de reportes, en la que se anota el servicio que solicita la reparacin, nombre del equipo reparado, fecha del reporte, nombre de la persona que lo reporto). Acude al rea que solicito el mantenimiento, realiza diagnstico de fallas del equipo electromecnico y verifica si es necesario llamar al proveedor. Procede: No: Comunica verbalmente al rea solicitante que el equipo se puede reparar en el Servicio de Electromecnica. (Inicia Procedimiento No. 6). Si: Reporta el equipo con el proveedor que tiene contrato de mantenimiento respectivo para el equipo referido, describiendo los datos del equipo y rea a la que pertenece.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromecnica)

PROVEEDOR (ES)

Realiza el mantenimiento al equipo electromecnico conforme a las especificaciones del fabricante, y elabora la Orden de Servicio en original y dos copias, con la descripcin de los trabajos realizados, entrega el equipo al rea solicitante, recabando firmas de conformidad. Recibe el equipo verifica su funcionamiento, firma de conformidad, en la Orden de Servicio en original y dos copias y las entrega al proveedor.

AREA SOLICITANTE (Departamentos y/o Servicios)

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PROVEEDOR (ES) 7 Recibe y firma la Orden de Servicio en original y dos copias, recaba firma del Servicio de Electromecnica, se queda con el original y 1 copia como soporte para su trmite de cobro respectivo y la 2 copia la entrega al Servicio de electromecnica. Recibe copia de la Orden de Servicio, se registra en archivo electrnico y la archiva.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO (Servicio de Electromecnica)

Elabora reporte mensual de actividades y enva original y copia de acuse al Departamento de Conservacin y Mantenimiento. Recibe original de reporte mensual de actividades y sella copia de acuse y archiva. TERMINA PROCEDIMIENTO.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO

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GLOSARIO DE TERMINOS

ADQUISICIN

Tomar la propiedad de una mercanca, materia prima o bien mueble, por cualquiera de los medios o formas en que deba ser transmitida, desde el momento en que legalmente se considera perfeccionado el acuerdo de voluntades. Es el documento que sirve como instrumento para adecuar o modificar el presupuesto de egresos de la Federacin, segn el tipo de clave presupuestaria que afecte, puede ser: automtica o no automtica; segn el movimiento que produzca, puede ser: adicin, ampliacin y reduccin. Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de una cosa mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o nter vivos. Documento en forma de mandato que permite retirar, a la orden propia o a la de un tercero, los fondos disponibles que se tienen en poder de otro. Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos urgentes, que posteriormente debern cargarse a la partida presupuestaria correspondiente. Actividades que se desarrollan con el fin de conservar en uso y en buen estado fsico los edificios, instalaciones, mobiliario, vehculos maquinaria y equipo, ya sean propios o arrendados, para que estn en condiciones adecuadas de funcionamiento. Rbrica de enterado y revisado. Conjunto de acciones efectuadas sobre una parte o el total del inmueble, instalaciones, vehculos, maquinaria y equipo, tendientes a reparar fallas parciales o totales cuando stas se presenten. El mantenimiento correctivo podr ser: normal, extendido o emergente. El normal se efecta en horas laborales y en forma consecutiva, de lunes a sbado. En el extendido, se contrata el servicio para un periodo adicional al normal. El de emergencia es aquel que se requiere y efecta fuera de los periodos normales para atender fallas imprevisibles.

AFECTACIN PRESUPUESTARIA

COMPRAS

CHEQUE

FONDO REVOLVENTE

MANTENIMIENTO

INICIALA MANTENIMIENTO CORRECTIVO

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NORMATIVIDAD

Ordenamiento imperativo y especifico de accin que persigue un fin determinado, con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin, as como la actividad de una institucin. Generalmente la norma con lleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Informacin necesaria que proporciona al operario o empleado sobre la labor o la operacin que tiene realizar. Documento que entrega el proveedor al trmino de la labor realizada, para cada equipo o servicio por el que se contrat, de acuerdo a lo establecido en los contratos respectivos Comunicacin escrita de la situacin que presenta una labor determinada, en un momento dado. Los reportes pueden producirse en forma rutinaria o peridica, o en su caso, en forma extraordinaria. Conjunto de acciones efectuadas sobre los diferentes dispositivos componentes del equipo, de acuerdo con cierto calendario previsto, para evitar la ocurrencia de una falla parcial o total del equipo.

ORDEN DE TRABAJO ORDEN DE SERVICIO

REPORTE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

REQUISICIN

Solicitud o pedido de suministro de recursos especficos para la satisfaccin de necesidades concretas, que firma un funcionario o empleado autorizado y, por lo general, se atiende cuando fueron presupuestados de antemano los recursos financieros para su adquisicin. Habilidad debida slo a la costumbre. Actividad encaminada a dar satisfaccin a alguna necesidad de terceros. Verificacin y comprobacin de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemtico de trabajo, acordes con programas y proyectos previamente formulados. Nota o papel que se da al que ha de entregar algo para que acredite la entrega y cobre el importe.

RUTINA SERVICIOS SUPERVISIN

VALE DE SALIDA

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