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crear seguridad de usuarios y grupos en acces

CREAR SEGURIDAD DE USUARIOS Y GRUPOS EN ACCESS

OBJETIVOS: 1. Disponer de una Base de Datos que solo la persona que disponga de un archivo xxxxxxxx.MDW determinado y que conozca un cdigo de usuario concreto y su contrasea asociada, sea capaz de entrar en ella. 2. Esta persona, que ser la propietaria de la base de datos, podr crear grupos de usuario y usuarios a los que podr dar autorizaciones de uso concretas. 3. Nadie podr llevarse la base de datos SEGURA a otro sistema Access y acceder a ella, ni como administrador, ni como ningn otro usuario, excepto que se haya llevado tambin nuestro xxxxxxxx.MDW y sepa, adems, nuestro cdigo de usuario y nuestra contrasea. Para conseguir esto, se deben tener conocimientos de los Grupos de Trabajo Access (el trabajo con los ficheros con extensin .MDW o .MDA). Access incorpora unos ficheros (en versiones 7.0 y 97 con extensin .MDW y en versin 2.0 con extensin .MDA) en los que guarda los valores de seguridad. Se accede a estos ficheros utilizando el ejecutable WRKGADM.EXE que suele encontrarse en el directorio de Access o en el directorio WindowsSystem. El nombre que suele aparecer para el ejecutable es Administrador para trabajo en grupo. Access trae por defecto un fichero SYSTEM.MDW (SYSTEM.MDA en Access 2), normalmente en el mismo directorio, el cual contiene dos Grupos de usuarios: Administradores y Usuarios y un nico usuario llamado Administrador. Si se ejecuta Access, se entra en cualquier base de datos y se selecciona del men Herramientas la opcin Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo, se puede comprobar en el cuadro de dilogo que se visualiza, que en el cuadro combinado Usuario/Nombre aparece el usuario Administrador y en el cuadro de lista Grupos disponibles, los dos grupos indicados anteriormente. Todo lo anterior exista, aunque no se intuyera. Cuando se inicia Access, el programa se conecta al fichero SYSTEM.MDW, del directorio Access, y por lo tanto, por defecto se entra en las bases de datos como Administrador, y por ello se puede hacer de todo con ellas. Lo que hay que hacer para asegurar una base de datos es crear un nuevo fichero para trabajo en grupo, es decir un nuevo xxxxxxxx.MDW. Para ello ejecutar WRKGADM.EXE y ah se ver que, sin saberlo, se est conectado a SYSTEM.MDW (es el archivo que aparece en la lnea Archivo de informacin), el cuadro de dilogo tiene un botn para crear un nuevo archivo (seguir sus instrucciones, leyendo todo y anotando cuidadosamente todo lo que diga que hay que anotar). Cuidado a la hora de grabar pues propone reemplazar SYSTEM.MDW y eso no debe hacerse. Pongamos por caso que se crea un archivo llamado PRUEBSEG.MDW (mejor ubicarlo en el mismo directorio en el que se encuentra la base de datos que se pretende asegurar). Por defecto, al crearlo, Access queda conectado a dicho grupo de seguridad. Se puede comprobar saliendo y volviendo a entrar. La lnea Archivo de informacin contiene ahora el nombre del nuevo fichero .MDW. Salir de nuevo.

Ahora se puede uno conectar (antes de ejecutar el propio Access) a uno u otro grupo de trabajo. Al entrar en Access habindose conectado previamente al nuevo grupo, no aparecen las ltimas bases de datos abiertas, sino que el lugar aparece vaco; esto es porque en el archivo MDW, adems de grupos de usuarios y usuarios, guarda tambin esta informacin. Ahora vamos a empezar a hacer una base de datos segura: * Asegurarse de estar conectado al grupo PRUEBSEG.MDW * Abrir Access y, sin abrir ninguna base de datos, elegir del men Herramientas la opcin Cuentas de usuario y de grupo. Aparece un cuadro de dilogo ms confuso de lo que a primera vista parece. Observar que est abierta la pestaa Usuarios y que en el cuadro combinado Nombre slo aparece el usuario Administrador. * Pulsar el botn Nuevo para crear un nuevo usuario; se solicitar Nombre para el mismo e Id. personal; el segundo no es importante y se puede poner el mismo nombre en los dos sitios para no provocar ms confusin. * Pulsar Aceptar. Verificar que el nuevo usuario aparece en el cuadro combinado y que, por defecto lo ha incluido en el Grupo "Usuarios" y comprobar si en el cuadro de lista de abajo a la derecha aparece dicho grupo y sealar en el cuadro de lista de la izquierda el valor Administradores. * Pulsar el botn Agregar>>. Ahora el nuevo usuario (imaginemos que se le ha llamado PruebasAdmin), tambin pertenece al grupo Administradores. Cualquier usuario que se cree puede pertenecer a ms de un grupo de usuarios. * Pulsar la pestaa Cambiar contrasea de conexin. Aparece un cuadro de dilogo para cambiar la contrasea del usuario actual. Observar que indica que el usuario actual es el Administrador (no PruebasAdmin). Dejar en blanco el valor Contrasea anterior y teclear el mismo valor en Contrasea nueva y Confirmacin. Pulsar Aceptar. Lo que se acaba de hacer es poner una contrasea al Administrador de Access y, a partir de este momento, cuando se ejecute Access conectado al grupo de usuarios PRUEBSEG.MDW, siempre pedir usuario y contrasea. (Atencin as como el usuario no distingue entre maysculas y minsculas, la contrasea si lo hace por lo que hay teclear los valores exactamente igual). * Hacemos la prueba, salimos de Access y al intentar entrar de nuevo, Access pedir usuario y contrasea. Si queremos entrar como Administrador, deberemos teclear Administrador y la Contrasea que le hayamos puesto. Si entramos con el nuevo usuario PruebasAdmin, como al mismo no le hemos asignado contrasea hay que dejar este lugar en blanco. * Una vez dentro, se puede poner a dicho usuario una contrasea. Ni siquiera el administrador tiene capacidad para asignar ni ver contraseas ajenas. Lo que se puede hacer es borrar las contraseas (que siempre es til para el usuario intil, al que se le olvida la contrasea). Salir de nuevo de Access. * Ejecutar WRKGADM.EXE para cambiar de grupo y conectarse al grupo de toda la vida: SYSTEM.MDW y, una vez hecho, entrar de nuevo en Access, notando que ahora todo vuelve a la normalidad: se vern las llamadas antiguas a las bases de datos, no se pide contrasea, etc. Resumen de lo realizado hasta ahora: 1. Hemos creado un Grupo de trabajo nuevo al que hemos llamado PRUEBSEG.MDW. 2. En l hemos creado un usuario nuevo: PruebasAdmin, al que hemos incorporado en el grupo de Administradores, aunque tambin pertenece al grupo Usuarios. ASEGURAR UNA BASE DE DATOS: 1. Conectarnos al grupo de trabajo seguro (en nuestro caso PRUEBSEG.MDW). 2. Abrir ACCESS, entraremos con nuestro usuario seguro: PruebasAdmin. 3. Crear una base de datos vaca, la llamaremos BaseDatosSegura.MDB 4. Importar a la misma todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos desde la base de datos que queremos hacer segura.(En Access 7 y 97, men: Archivo/Obtener datos externos/Importar...) Acabamos de crear una base de datos cuyo propietario es PruebasAdmin del grupo de trabajo PRUEBSEG.MDW. 5. Con la base de datos nueva abierta, entrar en el men Herramientas/Seguridad /Cuentas de usuario y de grupo... 6. Al usuario Administrador quitarlo del grupo Administradores. 7. Asegurmonos de que el usuario PrubasAdmin pertenece a Administradores y a Usuarios. 8. Ir al men Herramientas/Seguridad/Permisos de usuario y de grupo... 9. Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario PruebasAdmin, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos (cuidado est oculta antes del valor que toma por defecto: Tabla). Poner las marcas en todos los check box. Elegir en Tipo de objeto el valor Tabla, seleccionar de la lista Nombre de objeto, todas las tablas, incluyendo el valor Tablas/Consultas nuevas, poner marcas en todos los check box (lo mas fcil es quitar la marca en el check Administrar y volvrselo a poner). Elegir todos y cada uno de los tipos de objeto y hacer lo mismo para cada uno de ellos. En este momento el usuario PruebasAdmin es dueo y seor de todo. 10. Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario Administrador, en el combo Tipo de objeto seleccionar Base de datos. Quitar las marcas a los check box: Abrir o Ejecutar, Abrir en modo exclusivo y Administrar. 11. Elegir lista de grupos, seleccionar el grupo Administradores, y hacer lo mismo del punto anterior: elegir Base de datos, quitar marcas... El punto anterior no se menciona en ninguna ayuda oficial de Access 2, ni 7, ni 97. Tampoco se menciona en los libros que he consultado. ? 12. Seleccionar ahora el grupo Usuarios, y hacer lo mismo. Nuestra Base de Datos ES SEGURA. !! Comprobmoslo: 1. Cerramos Access. 2. Nos conectamos al grupo de trabajo SYSTEM.MDW. 3. Entramos en Access (por defecto entramos como Administrador). 4. Intentemos abrir nuestra base de datos segura. Nos dar un mensaje mas o menos as: No tiene los permisos necesarios para acceder al objeto, etc. 5. Intentemos crear en este SYSTEM.MDW un usuario PruebasAdmin igual al que tenemos creado en PRUEBSEG.MDW. Recordemos que para que podamos entrar con este usuario deberemos poner una contrasea al usuario Administrador de este grupo de trabajo. 6. Entremos en Access con este usuario, tampoco nos deja entrar.

7. Nos conectamos a PRUEBSEG.MDW y entramos como Administrador, intentamos abrir la base de datos segura y... tampoco. Slo podemos acceder a ella con nuestro usuario PruebasAdmin estando conectados a PRUEBSEG.MDW y solo el que conozca la contrasea de dicho usuario podr entrar en la misma. Ahora podemos empezar a crear nuevos grupos de usuarios y nuevos usuarios y empezar a otorgar permisos al uso de tablas y consultas, y formularios... O utilizar la base de datos segura, en un entorno de Visual Basic, los usuarios no podrn acceder a ella de ninguna otra manera. (Como en mi caso). Para hacerla an mas segura la podemos codificar. Las instrucciones que desde Visual Basic, debemos incluir en el cdigo para acceder a una base de datos segura son: Dim gDb as DataBase

DBEngine.SystemDB = GetSetting(App.EXEName, "Datos", "GrupoMdw" DBEngine.DefaultUser = "Microfusion"

DBEngine.DefaultPassword = SetPassword("_"

Set gDb = DBEngine.OpenDatabase("C

irectorioBasedeDatos.mdb"

NOTA.- YO LO PROBE EN ACCES 97, 2003 Y FUNCIONO DE MARAVILLA .. SUERTE.. ESPERO LE HAYA SERVIDO DE AYUDA

polli_25 Hace 3 aos

loko estara bueno que postearas el acces 97...ya que es muy dificil de conseguir, si o tienes comprtelo

un saludo!

vdrc84 Hace 3 aos

BUENO AMIGO AHI TEB POSTEE EL OFFICE 97

http://www.taringa.net/posts/info/5381711/Office-97-full-espaol.html
ESPERO TE SEA DE AYUDA

ElectroSpell Hace 2 aos

Hola, yo ya cree un seguridad x usuarios y grupos en una base de datos que yo hice en Access 2003, y lo cree para probar que tal era esta herramienta, el problema que me arrepent y quiero sacar este nivel de seguridad, como deshago lo que hice? (no tengo copia desprotegida).

vdrc84 Hace 2 aos

Hola, yo ya cree un seguridad x usuarios y grupos en una base de datos que yo hice en Access 2003, y lo cree para probar que tal era esta herramienta, el problema que me arrepent y quiero sacar este nivel de seguridad, como deshago lo que hice? (no tengo copia desprotegida). BUENO AMIGO SIEMPRE ES BUENO CREAR UN BACKUP SOBRE TODO CUANDO REALIZAS ESTE TIPO DE PRUEBAS BUENO MIRA PASAME TU BASE DATOS A MI CORREO drosell_24@hotmail.com y vere en ke te puedo ayudar ya sea en formato mdb o en el cifrado y lo comprimes conel win rar o winzip y me lo mandas pa ver puedo hacer

Tatengue_89 Hace 2 aos

estoy renegando con esto ya que el office 2007 cambia todo y es un despelote trabajar con usuarios. Despues lo leo trankilo en casa. Mi idea es crear un mde, con un usuario distinto cosa que no me caguen la base de datos que hago en mis sistemas. Pero esta buena gente de mocosoft apartir del 2007 cambiaron todo. Asi que ya vere como me las ingenio, si me surge alguna duda te pregunto...