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OTIC-UNA

Clase No Tres
Elaborado por: Ing. Roger Rodrguez

Contenido
Validacin de Datos: ..................................................................................................................... 3 Filtros Avanzados.......................................................................................................................... 9 Funcin lgica Si......................................................................................................................... 11

Elaborado por: Ing. Roger Rodrguez

Instructor Informtico OTIC-UNA

CLASE NO TRES: Validacin de Datos:


En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.

Una vez que decida qu validacin desea utilizar en una hoja de clculo, puede configurarla haciendo lo siguiente:

1.

Seleccione una o ms celdas para validar.

2.

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

3.

Haga clic en la ficha Configuracin.

4.

Para especificar el tipo de validacin que desea, realice una de las siguientes acciones:

Permitir valores de una lista

1.

En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

2.

Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el carcter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

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Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene Beca?", a dos opciones, escriba S, No.

Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

Tambin puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas. Para obtener ms informacin, vea el siguiente ejemplo de cmo Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

NOTA

El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que

tiene la validacin de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

3.

Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.

Permitir un nmero entero dentro de lmites

4.

En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.

5.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, seleccione entre.

6.

Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el cuadro Mnimo.

Permitir un nmero decimal dentro de lmites

7.

En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

8.

En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, seleccione entre.

9.

Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.

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Por ejemplo, para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =E1*6%, en el cuadro Mximo.

NOTA

Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione

Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mnimo, mximo o especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuacin, muestre la celda de validacin de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentaje en el grupo Nmero de la ficha Hoja.

Permitir una fecha dentro de un perodo de tiempo

10. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

11. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un da determinado, seleccione mayor que.

12. Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Mximo.

Permitir una hora dentro de un perodo de tiempo

13. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

14. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del da, seleccione menor que.

15. Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de hora.

Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante en la celda H1 y 5 horas despus de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mnimo y, a continuacin, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Mximo.

Permitir texto de una longitud especfica

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16. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

17. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.

18. Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.

Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda

19. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

20. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.

21. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee utilizar para especificar qu se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta slo si el resultado no superar el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Mximo, escriba =E4.

Utilizar una frmula para calcular lo que se permite

22. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

23. En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las entradas vlidas o FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:
Para asegurarse de que La celda para la cuenta del picnic (B1) slo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dlares asignados. La celda que contiene una descripcin de producto (B2) slo contiene texto. Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dlares Escriba esta frmula =Y(D1=0;D2<40000)

=ESTEXTO(B2)

=Y(E1<=800;E2<=97000)

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y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dlares. La celda que contiene una antigedad de empleado (B4) es siempre mayor que el nmero de aos completos de empleo (F1) ms 18 (la antigedad mnima de empleo). Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores nicos. =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1 Debe escribir la frmula en la validacin de datos para la celda A1 y, a continuacin, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validacin de datos para cada celda del rango tenga una frmula similar, pero el segundo argumento para la funcin CONTAR.SI coincidir con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de cdigo de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estndar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

5.

Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificacin Omitir blancos.

NOTA

Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe

una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda est en blanco, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

6.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Cmo?

1.

Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

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2.

Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada.

3.

Rellene el ttulo y el texto del mensaje.

7.

Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

Cmo?

1.

Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.

2.

Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia.

3.

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.

Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

NOTA

Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft

Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".

8.

Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

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Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.

Sugerencia Si realiza cambios a la validacin en una celda, puede aplicarlos automticamente a todas las dems celdas que tengan la misma configuracin.

Ejercicio:

Realice una lista desplegable donde se muestre los siguientes valores:

En la hoja de clculo llamado Ejercicio de Validacin,

1. 2. 3. 4.

En la columna Sexo; agregue la lista desplegable de Masculino y Femenino. En la Columna Edad, valide los datos Mnimo 18, mximo 99. En la Fecha de Nacimiento valide las Fechas Mnimo =ahora(), Mximo =ahora()+5 En las Columnas I Parcial, II Parcial, Validar Nmeros enteros, Mnimo 25, mximo 100.

5.

En la Columna Becas, realiza una lista con los siguientes valores: Interna, Deporte Alimenticia, Comida, Trabajo, Promedio.

6.

En la Columna Etiqueta; realice una lista con los siguientes valores; Aplazados, Aprobados.

Filtros Avanzados
Para poder entender el uso de los filtros avanzados vamos a tomar como referencia las clases anteriores, como es el uso de los criterios para indicar los datos que se necesiten encontrar para los diferentes filtros avanzados. Para tener una idea, recordemos que los filtros nos ayudan a separar cada criterio dentro de las tablas (Base de Datos), que le separen los registros nicos a buscar, caso contrario es el que se necesite extraer estos datos hacia otro lugar, entonces vamos a recurrir a los filtros avanzados, para entenderse un poco mas vamos a ver el siguiente ejemplo. En la parte inferior de la tabla vamos a colocar los criterios que vamos a utilizar Necesitamos realizar una lista de todos los alumnos que pertenecen a la Facultad de Farena. Procedimiento: 1. Realicemos los criterios que se necesitaran, en la parte inferior de la tabla (Base de Datos).

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2. Damos clic en la pestaa Datos de la cinta de opciones.

3. Damos clic sobre la opcin de Avanzados

4. 5. Si notamos se presentara una ventana, para poder crear nuestro filtro avanzado, por lo que seleccionaremos copiar a otro lugar, el Rango de la lista ser seleccionar toda la tabla o base de datos, el rango de criterio es la seleccin se lo que escribimos en la parte inferior de nuestra tabla o base de datos y por ultimo copiar a: es el lugar donde se desea crear la nueva lista avanzada. 6. Observe que ahora se aadi una nueva lista pero solo contiene los datos que le indicamos en nuestros criterios. 7.

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8. 9. Probemos ahora con otro tipo de criterio, suponiendo que necesitemos ahora una lista de los alumnos de FAGRO del sexo Masculino. 10. Realicemos el siguiente criterio, en lo que podremos la facultad y el sexo. 11. Ahora vamos a la misma opcin de la pestaa datos y luego en Avanzada 12. Colocamos los datos que se nos indica, como son: el rango de lista, el criterio y el lugar donde deseamos que se crea la nueva lista. 13. Ejercicios: a. Realice un Filtro Avanzado de los alumnos mayores e iguales a 25 aos. b. Realice un filtro Avanzado de los alumnos de FAGRO del sexo Femenino. c. Realice un filtro Avanzado de los alumnos de FARENA e Ing. Forestal. d. Realice un filtro avanzado de los alumnos de las Carreras Ing. Zootecnia y Medicina Veterinaria, del sexo Masculino.

Funcin lgica Si.


La formula lgica: Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

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Valor_si_verdadero

es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

Valor_si_falso

es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si

este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

Observaciones

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que una cadena de texto o un nmero aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de clculo CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo 1

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se realiza en la hoja de clculo Funcin Lgica.

1.

Abra la hoja de clculo funcin lgica.

En la columna Beca se requiere conocer quin de los alumnos estn aplazados y quienes estarn reprobados, por lo que pasaremos a realizar la siguiente sintaxis:

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Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

=SI(G7<=59,"Aplazado","Aprobado")

Ahora observe como la condicin muestra en los casos de los promedios que son mayores de 60, estn con la etiqueta de aprobados y los menores a 59 se representaran como Reprobados.

Otro ejemplo es cuando se necesita tener datos que se seria que tratramos de dar becas a los alumnos que tengan los promedios mayores a 75 o que vivan en RAAN, caso contrario No.

a. b. c. d. e.

Etiquetar si el promedio sea mayor a 70 y que el Dpto sea RAAN. Etiquetar si el promedio sea mayor a 70 o que el Dpto sea RAAN Dar becas trabajo a los alumnos que Dpto sea Managua o Facultad sea FACA Etiquetar Veterinarios si la Facultad es FACA, de lo contrario Agrnomos Etiquetar Trabajo de Campo si la facultad es FARENA, de lo contrario, Visita a Finca

Elaborado por: Ing. Roger Rodrguez

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