Manual Do Ep Manager - Gipo

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Introduo ............................................................................................................. 3 Informaes teis ............................................................................................... 4 O EP manager ....................................................................................................... 4 Talentos Globais.................................................................................................. 5 Programas ............................................................................................................. 5 ETAPAS DO INTERCMBIO ........................................................................... 7 FLUXO DO EP MANAGER ................................................................................ 8 Inscrio online .............................................................................................. 8 Reunio de alinhamento............................................................................. 8 Induction 1 e 2 ................................................................................................ 9 Entrevista....................................................................................................... 10 Ps- entrevista ............................................................................................. 11 Se aprovado.............................................................................................. 11 Se reprovado............................................................................................ 12 RAISE ............................................................................................................... 12 Auxlio/ Tracking durante a aplicao de vagas ........................... 12 MATCH ............................................................................................................ 13 REALIZE.......................................................................................................... 16 DVIDAS FREQUENTES ............................................................................... 18 Escolha de vagas ......................................................................................... 18 CUSTOS ........................................................................................................... 19 Benefcios....................................................................................................... 22 Idioma ............................................................................................................. 23 Tabela de Siglas ...........................................Erro! Indicador no definido.
AIESEC em ITAJUB - Av. BPS, 1303, sala 1241 Bairro Pinheirinho (UNIFEI), Itajub-MG TEL: +55 35 3629 1246
Este manual foi feito com intuito de auxiliar os membros de GIPo em seus processos como EP manager assim como facilitar a passagem de conhecimento para membros novos. Nele voc encontrar informaes teis para desempenhar suas funes como EP manager, bem como explicaes sobre nossos processos, programas, perguntas frequentes, etc.
Dados da AIESEC Itajub Endereo: Av. BPS, 1303, sala 1241 Bairro Pinheirinho (UNIFEI), Itajub-MG Telefone: +55 35 3629 1246 Facebook: https://www.facebook.com/aiesecemitajuba Site: http://www.aiesec.org.br/itajuba/
O EP Manager um cargo do time de OGX. Em relao a outros cargos de membros, esse tem uma diferena muito importante: ele um cargo de liderana, se o membro for responsvel por 3 ou mais EPs. Isso porque o EP Manager vai, de fato, liderar esses EPs durante a estada deles na AIESEC. Alm disso, ele responsvel pela expanso e divulgao do programa Talentos Globais, seleo e acompanhamento dos EPs e demais tarefas que se fizerem necessrias para o bom trabalho e desenvolvimento do time. Para com o EP, as responsabilidades incluem o processo de seleo, Induction, apoio ao cadastro e procura de vagas do EP no sistema, preparao para o intercmbio (documentos, forms, etc.) e acompanhamento posterior.
Nosso programa chama-se Talentos Globais e se subdivide em programas especficos para cada rea do conhecimento. Para todos, existem pr-requisitos mnimos para o candidato ser aprovado, que so: Ter pelo menos 60% do curso superior completo ou ter completado a graduao h no mximo 3 anos Possuir nvel de ingls avanado Ter experincia profissional anterior (trabalho ou estgio)
Talentos Globais Engenharias Trabalho relacionado com Projetos de engenharia. Abrange os cursos das reas de Engenharia, como Engenharia Civil, Engenharia de produo, Engenharia Eltrica, Engenharia Qumica, engenharia Ambiental, Engenharia Civil e tambm Arquitetura. Alm de outros cursos relacionados. Principais destinos: ndia, Alemanha, Colmbia.
Talentos Globais Gesto Trabalho relacionado com relaes pblicas, marketing design, estudo de mercado e planejamento de vendas, recursos humanos, finanas, capacitao e treinamento de equipes. Abrange os cursos das reas de Comunicao, Administrao, Finanas e Recursos Humanos, como Contabilidade, Economia e Psicologia e demais cursos relacionados. Principais destinos: ndia, China, Turquia e Mxico.
Talentos Globais Tecnologia da Informao Trabalho relacionado com desenvolvimento de software, programao e testes, gesto de projetos, anlise e gesto de sistemas, gesto de dados, criao e gesto de sites. Abrange os cursos das reas de Tecnologia e Informtica, que trabalhem com programao e/ou desenvolvimento Web, como Cincia da Computao, Tecnologia da Informao, Informtica Biomdica (IBM) e demais cursos relacionados. Principais destinos: ndia, Alemanha e China.
Talentos Globais Educacional Intercmbio para ensino de lnguas no exterior. A maioria para lecionar ingls, mas tambm h trabalhos de ensino de lngua portuguesa ou espanhola. Abrange os cursos como Letras, Pedagogia e Turismo e demais cursos relacionados. Colmbia. Principais destinos: ndia, China, Turquia, Indonsia e
Talentos Globais Negcios Internacionais Trabalho com relaes de importao e exportao, expanso de mercado e internacionalizao de comrcio. Abrange cursos de Administrao de Negcios (Marketing), Comrcio Exterior, Relaes Internacionais, Marketing e engenharia de Produo. Principais destinos: ndia, China e Turquia
Nesse item apresentam-se as atividades desempenhadas por voc como EP manager, isto , como gestor do intercmbio dos EPs.
Primeiramente a pessoa interessada no programa Talentos Globais deve efetuar sua inscrio no site:
A cada dois dias, voc deve checar a ORS que onde ficam registradas as informaes de quem se inscreveu. Cheque tambm o caderno de OGX, o qual fica em nosso CL para a anotao dos dados de possveis interessados que buscam informaes de intercmbio presencialmente no CL.
Entrar em contato atravs de email com o interessado. Neste email voc deve:
Relembrar os pr-requisitos Pedir que o interessado mande seu CV. No fazer a reunio de alinhamento sem que ele tenha mandado seu CV. Marcar a reunio de alinhamento
9 Nessa reunio de alinhamento, voc dever apresentar o nosso programa, como funciona, principais pases, etc. Com o Currculo do interessado em mos, busque em torno de 5 possveis vagas de acordo com a rea de conhecimento do interessado. OBS: Foque em vagas dos pases que so nossos maiores suppliers.
ATENO: Essa sua oportunidade de vender nosso servio e nossa organizao, assim como os pases foco! Se no se sentir preparado procure o Manager do seu projeto ou o VP da sua rea. Informar ao interessado os prximos passos: Induction 1 e 2
Nas Inductions 1 e 2, o EP entrar em contato com nossa organizao a fim de conhec-la melhor. As Inductions iro acontecer com o auxilio da nossa rea de trabalho no site Podio: https://aiesecinternational.podio.com/gipo-aiesec-emitajuba/. Nele possvel criar aplicativos que ajudam bastante em nossos processos. No caso da Induction, ser enviado por email os links:
Induction 1 https://skydrive.live.com/#!/view.aspx?cid=EE0169ED1A30AFD 7&resid=EE0169ED1A30AFD7!107&app=PowerPoint
Induction 2
10 https://skydrive.live.com/#!/view.aspx?cid=EE0169ED1A3 0AFD7&resid=EE0169ED1A30AFD7!108&app=PowerPoin t S enviar a segunda induction quando receber o formulrio de feeedback no pdio. OBS: Se precisar de auxilio com o uso do Podio, conversar com o Manager do seu projeto ou o VP da rea.
Depois de completadas as etapas das Inductions, voc deve entrar em contato por email com o candidato para marcar a entrevista. Neste email tambm ser pedido:
Um print screen do facebook do interessado, o qual dever ser postando a seguinte mensagem:
Estou participando do processo de seleo para o Programa de Intercmbio Talentos Globais da AIESEC em Itajub. Mais informaes no site: http://www.aiesec.org.br/faca-intercambio/talentos-globais/
Uma pequena carta de motivao de no mximo 10 linhas com o porqu quer fazer esse intercmbio pela AIESEC S realizar a entrevista quando receber o que foi pedido, o candidato pode entregar no dia da entrevista em ltimo caso.
11 A Entrevista tambm ser realizada com o auxilio do Podio, para realizar a entrevista s acessar o link: http://podio.com/webforms/3422960/261606 Ou na rea de trabalho no Podio.
Na reunio semanal do seu time ou com o Manager do seu Projeto em particular, discutir a aprovao ou no aprovao do candidato. A resposta da entrevista deve ser dada a ele em at uma semana.
Mandar um e-mail ao estudante para que ele envie seu RG e CPF scaneados. O RG deve servir como comprovante de assinatura. Pea tambm que se cadastre no My@. Neste e-mail tambm envie a ficha de inscrio para se ter os demais dados do estudante. Depois de receber o que foi pedido, prepare o contrato do estudante com os dados recebidos e envie o contrato ao Manager do seu projeto para reviso. Aps a reviso envie o contrato ao estudante para que o mesmo leia-o. Neste mesmo email defina um horrio para se assinar o contrato, lembrando que no ato de fechamento do contrato necessria a presena de mais um membro do time representando a testemunha, de preferncia quem ser o EP manager do EP.
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Enviar um e-mail ao estudante com o feedback esclarecendo o porqu da no aprovao
No ato do fechamento do contrato:
Realizar os seguintes treinamentos: Como criar uma form no my@ e email @aiesec.net Como buscar vagas no My@ Email de aplicao, CV e Cover Letter Instruir como ser o tracking das aplicaes OBS: Enviar todos os treinamentos por e-mail ao estudante. Todos esses treinamentos se encontram na pasta da nossa rea na intranet.
Criar planilha de aplicao para o EP ao qual voc responsvel e compartilhar com o EP. Checar esta planilha de aplicaes a cada 3 dias. Insira seu EP em todos os grupos no Facebook de EPs: https://www.facebook.com/groups/125470650959541/ https://www.facebook.com/groups/468272283203029/?ref=ts &fref=ts
13 necessrio que voc saiba o perfil do EP, conhecer o seu currculo, que JDs est procurando e que pases so de seu interesse. Buscando sempre alinh-lo a disponibilidade de vagas direcionando-o aos principais suppliers. Enviar ao EP toda semana 10 vagas, de diferentes pases e junto com esta alguma informao sobre o pas em questo (40% dessas vagas pelo menos devem ser de nossos principais suppliers) a fim de abrir o leque de opes para outros pases. Mandar o email em cpia oculta para sua VP. Obs: treinamentos de como buscar vagas no My@, como buscar vagas na AFT, encontram-se na intranet. Caso o EP no se aplicar durante uma semana, ligar para ele e descobrir o motivo da falta de aplicaes. Definir com o EP um nmero mnimo de aplicaes por semana, o nmero varia de acordo com o programa que o EP busca. Entrar em contato com o EP toda semana, definir um dia especifico com o EP para completar as aplicaes. Assim como o meio de comunicao desejado por ele, email, facebook, telefone, etc.
Gerao da AN (Acceptance Note): Quando o EP estiver prestes a dar MA, ou seja, j estiver selecionado para a TN em questo, ser solicitado pelo TN Manager a SAN (Student Acceptance Note). essencial deixar claro ao EP que a AN um documento ao qual ele ao assinar se compromete com a vaga e tem validade por 10 dias.
14 Sendo assim por esses 10 dias no se pode ser aplicar a outras vagas, ou mais especificamente, gerar uma outra AN. O mesmo documento ser pedido ao TN manager, no caso a CAN (Company Acceptance Note). Link para gerao da AN: http://imteampa.hostoi.com/index.html (link gentilmente cedido pela @PA) O Documento deve ser assinado pelo VP da rea e pelo EP, deve ser scaneado e enviado ao EP. A cpia original deve ser arquivado juntamente com documentos do EP. Quando houver a troca de ANs verificar se o CL Host mudou a status do EP para Matched.
Preparao de Documentos para a viagem Passaporte: verificar se o EP possuiu passaporte, seno faz-lo ir em busca imediatamente. De preferncia verificar isso logo que o EP fecha o contrato. Obs: alguns pases no necessitam de visto, por exemplo, Colmbia. Visto: Descobrir como tirar o visto para o pas em questo e auxiliar o EP em todo o processo burocrtico Seguro Sade: Oferecer o seguro da Assist-Card (parceira da AIESEC), mas o EP tem a opo de fazer outra escolha de sua preferncia. E tambm auxili-lo no processo. Passagens: auxiliar o EP na compra das suas passagens
Preparao cultural
15 Pesquisar sobre o pas ao qual o EP viajar. Preparar material sobre a cultura do pas que pode ser apresentado em um dia atravs de atividades dinmicas. Focar na questo de Choque Cultural!
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O Status do EP mudado para Realized no primeiro dia de trabalho, isso deve ser feito pelo CL host. Verificar se houve a alterao do status, caso no, informar ao TN manager. Assim que o EP chegar ao pas de sua TN ele deve preencher um documento chamado EP Checklist, este documento requerido pela auditoria. Nele avaliado se foi completados os passos antes da viagem. Ele pode ser preenchido ou no documento que se encontra na intranet ou pelo link: https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/viewform?formkey =dDI1NUtOVWxxb19adm9SUWlGTmQ4VXc6MQ OBS: no caso do link o EP deve estar logado em seu email do My@.
Acompanhamento durante o intercmbio O acompanhamento do EP durante seu intercmbio de extrema importncia. Pois desta forma que tomamos conhecimento de possveis problemas que o EP esteja passando e desta forma poder ajudar. O Acompanhamento do EP deve ser documentado, pois requerido pela auditoria de processos da AIESEC no Brasil. Deve ser enviado ao EP um email uma semana depois da chegada ao pas de sua TN, um ms depois da chegada e depois disso o contato deve ser feito de 45 em 45 dias. necessrio dar-se um print do email, e a imagem, salva em .pdf, ser usada pra comprovar se estamos realizando o acompanhamento do EP devidamente. No email deve ser feito perguntas do tipo: Como vai projeto? Tudo certo com a JD acordade? Como foi o primeiro dia? How o CL host AIESEC em ITAJUB - Av. BPS, 1303, sala 1241 Bairro Pinheirinho (UNIFEI), Itajub-MG TEL: +55 35 3629 1246
17 d suporte e mantm contato? Como ns da @IJ podemos ajudar neste momento?
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Esclarecendo algumas dvidas que podem aparecer.
COMO FUNCIONA A PROCURA POR VAGAS? O sistema de vagas funciona como um site comum de estgio, com anncios das vagas. possvel utilizar diversos filtros, como pas de destino e tipo de trabalho. Alm disso, voc contar com a ajuda de um de nossos membros que tambm iro procurar vagas que se encaixem no perfil desejado. Ao mesmo tempo em que voc estiver procurando vagas, outros escritrios ao redor do mundo tambm esto procurando
intercambistas. Eles podero visualizar o seu currculo e entrar em contato para agendar uma entrevista.
COMO SERO AS ENTREVISTAS? ELAS POSSUEM ALGUMA ROTINA? As entrevistas so para conhecer os candidatos e avaliar sua compatibilidade com a vaga escolhida. Geralmente so feitas por Skype depois de terem avaliado seu currculo. No h um roteiro e as entrevistas podem mudar conforme os requisitos para cada vaga, mas funciona como se fosse uma entrevista de emprego: em geral as
19 perguntas so sobre o perfil do candidato e seus pontos fracos e fortes, sobre as expectativas do intercmbio e sobre habilidades e competncias necessrias para a vaga que foi escolhida.
PAGANDO A TAXA DE INSCRIO, TEREI GARANTIA DE ENCONTRAR UMA VAGA? No. O pagamento da taxa de inscrio garante a sua insero no programa, ou seja, o cadastro do seu perfil com currculo no sistema. A procura pela vaga caber a voc, no entanto, contar com todo o nosso suporte.
SE EU NO ACHAR UMA VAGA, TEREI MEU DINHEIRO DE VOLTA? No. Ns no fazemos a devoluo do dinheiro. Entretanto, para participar do programa, nossos membros fazem uma pr-avaliao do seu currculo, a fim de verificar a compatibilidade com as vagas do nosso sistema. Alm disso, os membros vo apoiar todo o processo para que voc encontre uma vaga.
QUAL O CUSTO DA TAXA DE INSCRIO? O valor da taxa de R$1.350,00
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POR QUE TENHO QUE PAGAR ESSA TAXA? A AIESEC um negcio social e seus membros trabalham voluntariamente. Mesmo assim, possumos despesas mensais para operao, que possibilitam que nossa estrutura funcione e o programa seja realizado.
DE QUANTO DINHEIRO PRECISO? Isso depende muito do lugar de destino e quanto pretende gastar, j que os preos variam muito de pas para pas. Para se manter na cidade, o intercambista recebe uma bolsa auxlio. Custos previstos so os das passagens e de algum provvel gasto com visto.
QUANTO VOU RECEBER POR MS? Todas as vagas de intercmbio oferecem uma bolsa auxlio. No entanto, o valor do pagamento varia muito para cada vaga e cada cidade. Esse valor deve ser suficiente para cobrir pelo menos os custos bsicos de vida, como hospedagem, alimentao e transporte. Esse tipo de informao pode ser obtido no momento de procura das vagas, com o responsvel pela vaga do lugar de destino.
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A AIESEC PROVIDENCIA O VISTO PARA MIM? No. A AIESEC fornece todos os documentos necessrios da organizao e o escritrio local tambm auxiliar na escolha do tipo de visto adequado e na escolha da melhor maneira de faz-lo.
O SEGURO SADE EST INCLUDO? No, mas podemos indicar com quem fazer o Seguro Sade. Muitas vezes tambm conseguimos descontos com parceiros da AIESEC.
ONDE VOU MORAR? No pas onde voc encontrar sua vaga vai ter um time da AIESEC responsvel por ajudar o intercambista nas questes de moradia. Muitos escritrios da AIESEC oferecem programas de Host Family e/ou uma Trainees House (casa onde moram vrios intercambistas). Em outros casos, voc precisar alugar alguma residncia, e para isso receber o apoio da AIESEC de l.
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PRECISO FALAR O IDIOMA LOCAL PARA REALIZAR O INTERCMBIO? No necessariamente. As exigncias com relao ao idioma variam bastante, mas elas esto descritas em cada vaga. Geralmente so Ingls e/ou Espanhol, dependendo do pas de destino. Quase todos os pases exigem o Ingls avanado, com exceo da Amrica Latina que dependendo da vaga o ingls pode ser intermedirio, mas o Espanhol tem que ser avanado. Alm disso, na Frana e Blgica muitas vezes o ingls tambm pode ser intermedirio, mas o Francs tem que ser avanado.
PRECISO FALAR ESPANHOL PARA FAZER UM INTERCMBIO NA AMRICA LATINA? No necessariamente, mas bastante aconselhvel. As entrevistas geralmente so em espanhol e pode ser uma exigncia ou preferncia de muitas das vagas.
QUAIS OS PASES MAIS INDICADOS PARA TREINAR O MEU INGLS? Com exceo dos pases de idioma latino, nos outros pases voc ter a chance de praticar ingls. Em pases do Leste Europeu e do Sudeste Asitico, principalmente, a populao jovem fala um bom ingls. Alm disso, o idioma oficial da AIESEC o ingls e provvel
24 que voc use o idioma para se comunicar com a empresa e a AIESEC de destino. A ndia tambm uma tima opo.
POR QUE O INGLS ESSENCIAL? O ingls o idioma usado pelo nosso sistema de vagas, alm de ser o idioma padro da AIESEC. A troca de e-mail em geral acontece em ingls na procura de vagas. Alm disso, algumas das nossas principais informaes internas no escritrio da AIESEC em Ribeiro Preto so por e-mails em ingls, para que aqueles que esto em intercmbio na cidade tenham a oportunidade de entender tambm. Sem contar que essa , muitas vezes, uma exigncia das empresas contratantes.
25 ALCIA TOLEDO DO COUTO Diretora do Programa de Intercmbio Talentos Globais para Estudantes 2013 Dvidas: alicia.couto@aiesec.net

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QUAL O CUSTO DA TAXA DE INSCRIO? O valor da taxa de R$1.350,00

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