Organizacin del trabajo - Desarrollo organizacional

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Cmo abordar la organizacin del trabajo en entidades de regulacin y control

MSC. GARCA REMUS M.
Investigadora Auxiliar, CETRA

MSC. JUNCO CAMPOS A. M.

Investigadora Auxiliar, CETRA

Resumen
Los estudios sobre Organizacin del Trabajo constituyen una lnea de investigacin que se viene potenciando en el pas e implica instrumentar acciones en aras de movilizar la capacidad productiva en las organizaciones, con independencia del tamao y mbito de actuacin. En este sentido los estudios sobre esta problemtica, sustentan las transformaciones que se estn produciendo en el orden laboral en las organizaciones cubanas. Existen antecedentes en Cuba en cuanto a estudios de organizacin del trabajo en diferentes entidades, principalmente de produccin, no as de servicio o de regulacin y control. Es por ello que el objetivo del presente artculo es cmo abordar esta temtica en organizaciones que brindan servicio de regulacin y control, teniendo en cuenta la experiencia acumulada en el sector del transporte.

Abstract
The studies on work organization constitute an investigation line that is being developed in the country and it implies actions in order to mobilize the productive capacity in the organizations, with independence of the size and performance environment. In this sense the studies on this problem sustain the transformations that are taking place in the labor order in the Cuban organizations. Antecedents exist in Cuba as for studies of organization of the work in different entities, mainly of production, not that service or of regulation and control. It is hence that the objective of the present article is how to approach this thematic one in organizations that offer service and of regulation and control, keeping in mind the experience accumulated in the sector of the transport

Consideraciones iniciales

Integralidad, a partir de considerar todos los recursos materiales y financieros, as como el personal con que cuenta la entidad. Sistematicidad en la bsqueda permanente de las reservas que existen en cada uno de los procesos que realiza la entidad. Participacin activa de los trabajadores en el diseo de las medidas y su control aportando experiencias y sugerencias.

La organizacin del trabajo es la adecuada integracin de los trabajadores con la tecnologa, los medios de trabajo y los materiales, mediante un conjunto de mtodos y

La organizacin del trabajo es la adecuada integracin de los trabajadores con la tecnologa, los medios de trabajo y los materiales.

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os estudios de organizacin del trabajo, constituyen una herramienta que facilitan un mejor reordenamiento de los procesos de trabajo en las organizaciones, cualesquiera que sean sus objetos sociales. En tal sentido, se caracterizan por la integracin de los procesos de la produccin de bienes y servicios con los trabajadores, en un rea de trabajo sustentados sobre la base de los principios siguientes:

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Es necesario el anlisis del clima organizacional, para identificar las fuentes de satisfaccin e insatisfaccin de los trabajadores.

procedimientos que se aplican para trabajar armnica y racionalmente, con niveles adecuados de seguridad y salud, que garantizan la calidad del producto o del servicio prestado y el cumplimiento de los requisitos ergonmicos y ambientales establecidos. El perfeccionamiento de la Organizacin del Trabajo debe estar estrechamente vinculado con el anlisis de los aspectos relacionados con el trabajo del hombre (salario, estimulacin moral y material, condiciones, seguridad y salud, capacitacin, etc.) y con los dems elementos que influyen en la eficiencia de la empresa (tecnologa, organizacin de la produccin o los servicios, control y aseguramiento de la calidad, etc.). En este sentido se han convertido en una de las vas para lograr la mxima efectividad e incremento sostenido de la productividad del trabajo, la reduccin de los costos y la mejora en la calidad del servicio. El estudio del trabajo es el registro y examen crtico sistemtico de los mtodos existentes para realizar un determinado trabajo, con el fin de mejorar la utilizacin eficaz de los recursos y establecer normas tcnicamente fundamentadas y actualizadas con respecto a las actividades que se estn realizando. En el marco del estudio tambin adquiere relevancia el anlisis del clima organizacional, que permite identificar las principales fuentes de satisfaccin e insatisfaccin de los trabajadores y en consecuencia acciones que posibiliten elevar la motivacin laboral en la consecucin de las metas organizacionales. Este tipo de estudio constituye una herramienta indispensable para planificar estrategias que posibiliten influir en los recursos humanos y en el desarrollo de la entidad. Los estudios sobre Organizacin del Trabajo constituyen una lnea de investigacin que se viene potenciando en el pas

e implica instrumentar acciones en aras de movilizar la capacidad productiva en las organizaciones, con independencia del tamao y mbito de actuacin. En este sentido los estudios sobre esta problemtica sustentan las transformaciones que se estn produciendo en el orden laboral en las organizaciones cubanas. Existen antecedentes en Cuba en cuanto a estudios de organizacin del trabajo en diferentes entidades, principalmente de produccin, no as de servicio o de regulacin y control. Es por ello que el objetivo del presente artculo es describir pasos a seguir en el estudio de organizacin del trabajo en entidades de regulacin y control, teniendo en cuenta la experiencia acumulada en el sector del transporte.

Desarrollo
En el proceso de reordenamiento empresarial que se desarrolla en la actualidad en todo el sistema empresarial cubano, en aras de aumentar la eficiencia y calidad, los estudios de organizacin del trabajo constituyen uno de los pilares que aportan el cmo perfeccionar y reorganizar las funciones y tareas que se ejecutan desde todos los puestos de trabajo, facilitando as la toma de decisiones. Segn la Organizacin Internacional del Trabajo (OTI), los estudios del trabajo constituyen un examen sistmico de los mtodos y vas que se utilizan para realizar las actividades asignadas en cada puesto y a partir de los resultados obtenidos, planificar, definir formas ms efectivas, que posibiliten ahorrar recursos, fijar normas y eliminar el trabajo innecesario. Los estudios de este tipo, demandan de preparacin y sistematicidad por parte de quienes van a desarrollarlos, principalmente si la entidad tiene como objeto empresarial

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ofrecer servicios o regular o controlar una actividad en especfico. La experiencia adquirida sobre el tema y las investigaciones realizadas, demuestran que en entidades de regulacin y control, donde la actividad fundamental es intelectual, se tornan ms complejos, en tanto se depende en gran medida del criterio de quienes realizan el trabajo, donde media la subjetividad, principalmente al declarar el tiempo de ejecucin de las tareas o actividades que desarrollan, considerando la frecuencia con la cual ejecutan dicho trabajo. Este tipo de estudio demanda la necesidad de analizar el tiempo de trabajo, en aras de sistematizar el procedimiento y periodicidad de las tareas a realizar, as como las competencias individuales que poseen los ocupantes de los mismos, debido a la naturaleza del trabajo intelectual que se ejecuta. A partir de lo expuesto es necesario desarrollar un procedimiento que permita abordar todo el sistema, desde la determinacin de los posibles problemas que entorpecen el trabajo, hasta la propuesta de soluciones a las dificultades detectadas.

Procedimiento para estudiar la organizacin del trabajo en actividades de regulacin y control

1. Familiarizacin con la entidad. En este momento del estudio se debe profundizar sobre el objeto social de la entidad, la misin, visin, los valores compartidos, los factores claves de xitos y los objetivos estratgicos que guan hacia el cumplimiento de la razn de ser de la organizacin. 2. Diagnstico de la situacin actual. Este paso es imprescindible en tanto permite diagnosticar las percepciones que poseen los trabajadores y directivos de los distintos factores del clima laboral, que permiten valorar si el mismo favorece los procesos de trabajo. Adems posibilita identificar los principales problemas que entorpecen las tareas, cuellos de botellas, as como conocer el nivel de satisfaccin laboral y la motivacin de las personas que en ella laboran. 3. Definicin y anlisis de las funciones y tareas por reas. Determinar las reas a estudiar y los mtodos que se van a utilizar para abordar la problemtica. Es recomendable entonces, seleccionar los trabajos ms complejos o los que requieren de ms personal para su ejecucin, con el fin de lograr una mejora en este proceso y por tanto aporten mayor beneficio a la entidad. Se deben analizar las funciones generales del rea y agruparlas para cada puesto. Unido a ello debe realizarse un anlisis econmico que permita determinar cules de ellas tienen mayor influencia en el desarrollo y la estabilidad econmica de la entidad. 4. Definicin y anlisis de las funciones y tareas en los puestos de trabajos. Los ocupantes de los puestos seleccionados deben registrar de manera objetiva y crtica toda la informacin acerca de las actividades que desarrollan durante su jornada de trabajo, especificando la frecuen-

cia, complejidad y tiempo de duracin de las mismas. La frecuencia debe considerarse en funcin de: Peridicas: Tareas que se repiten siempre en intervalos de tiempo determinados, diarias, semanales y mensuales. Eventuales: no se rigen por ninguna regulacin, la frecuencia de realizacin generalmente es diferente. Imprevistas: Tareas que no se prevn cundo van a ocurrir ni el tiempo de su desarrollo. Segn estudiosos del tema, estas representan entre el 10% y 15% de la carga total de trabajo. La complejidad se clasifica en alta, media y baja, en relacin a la percepcin de la persona que realiza la tarea, teniendo en cuenta las informaciones que requiere, la importancia de la misma para el cumplimiento de los objetivos de la entidad entre otros criterios. Por su parte el tiempo de duracin de cada tarea se ofrece en horas o minutos que completen una jornada de trabajo de 8 horas o 190.6 horas mensuales. Es importante combinar este mtodo con la observacin en el puesto, para ratificar las funciones y tiempo de duracin descritas. Para ampliar la informacin a travs de la autodescripcin de las funciones es preciso indagar en cmo se realiza el trabajo, qu recursos materiales y financieros se utilizan y cundo se ejecuta el mismo. Esto se enriquece profundizando adems en los siguientes aspectos: La necesidad de que se desarrolle esa tarea y por qu. En qu puesto se desarrolla la misma y las razones de ello. Momento u orden secuencial en que se realiza la tarea.

Para ampliar la informacin es preciso indagar cmo se realiza el trabajo, qu recursos materiales y financieros se utilizan y cundo se ejecuta.

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Analizar quines realizan este trabajo y correspondencia de las exigencias del trabajo con las competencias de los ocupantes y la carga de trabajo que tenga. Condiciones de trabajo para la realizacin de las tareas.

Este paso permite conocer cada proceso de trabajo, desde sus fortalezas hasta las debilidades y en funcin de ello elaborar alternativas de solucin a las ineficiencias detectadas. No obstante y teniendo en cuenta la implicacin de la persona con el trabajo que ejecuta, se hace necesario la revisin de dicha informacin por parte de los jefes inmediatos. 5. Validacin o verificacin de informaciones. En esta fase, desempean un rol importante los jefes de reas ya que fungen como expertos validando la informacin ofrecida por los ocupantes de los puestos. Tambin se pueden utilizar otros miembros de la organizacin conocedores de la actividad. Ellos deben analizar de manera crtica y objetiva las funciones y tareas que reportan cada uno de los colaboradores y el tiempo de duracin y frecuencia para realizar las mismas. Esto se realiza buscando una informacin ms fidedigna y ajustada a la realidad. Una vez verificada esta se reajustan las tareas y el tiempo de conjunto con el ocupante del puesto. 6. Determinacin de la carga y capacidad de trabajo. Es importante en este paso conocer los conceptos de carga y capacidad, pues es a travs de ellos que se puede determinar cuando existe o no sobrecarga de trabajo y a su vez balancear cada uno de los procesos de trabajo. La carga (Q) se define como la cantidad de tareas o actividades que deben realizarse en determinado perodo de tiempo, segn plan de trabajo o la demanda de los clientes. En el caso de actividades de regulacin y control, que prima el trabajo intelectual y administrativo, la carga ser las horas hombres necesarias para realizar el trabajo durante un mes o el ao. La capacidad (c) o fondo de tiempo disponible es lo mximo que puede hacerse en cada parte o actividad del proceso de acuerdo a los recursos disponibles, es decir son las horas -hombres disponibles de una persona o grupo de personas de un rea. Generalmente para determinar el fondo de tiempo anual hay que descontar a los das naturales del ao los domingos, los sbados no laborables y los das que se establezcan como feriados, pero puede haber organizaciones con regmenes diferentes en cuanto a los das laborables, que son necesarios tenerlos en cuenta, por ejemplo: Establecimiento de perodo vacacional homogneo para toda la organizacin donde se interrumpe el proceso productivo. Es muy importante sealar que tanto la carga como la capacidad debern estar expresadas en la misma unidad de medida de tiempo para realizar el balance del proceso. Generalmente se expresan en horas hombres o das-hombre. En las entidades donde se ha realizado este tipo de estudio, teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades que desarrollan y algunos de los factores que pueden influir en la

Las alternativas de solucin deben ser colegiadas y analizadas con profundidad por todos los integrantes de la organizacin.

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carga de trabajo, se determin un ndice de carga, lo cual permite ser ms riguroso y objetivo al valorar la carga de trabajo de las personas evaluadas. Este ndice se calcul atendiendo a tres variables: Complejidad de las tareas, cantidad de tareas ejecutadas y capacidad de respuesta, en esta ltima se considera la experiencia en el puesto, en la empresa y el nivel de satisfaccin laboral. Para cada una de estas variables se determina un indicador, el cual se utiliza en el clculo del ndice general. En el caso de la cantidad de tareas se toma como referencia el menor y mayor nmero de actividades que se desarrollan en el rea, establecindose tres rangos con una puntuacin que oscila entre 1 y 3 puntos. Se le asigna un punto para la menor cantidad de tareas y 3 a la mayor cantidad. Con el ndice de complejidad tambin se establecen tres rangos con la misma puntuacin en funcin de la cantidad de tareas que se clasifiquen en complejidad alta, media y baja. En cuanto al ndice de capacidad de respuesta se calcula primero el promedio de la experiencia en el puesto y en la empresa a partir de lo reportado por los evaluados, lo cual sirve para otorgarle la puntuacin a cada uno en una escala de de 1 a 3 puntos. Para la satisfaccin laboral se toman los resultados obtenidos en la encuesta de clima donde cada persona emite su criterio clasificndolos en satisfechos, medianamente satisfechos o insatisfechos. Para el clculo del ndice general de carga, se determina la media de cada variable y se establece un rango a partir de los valores que se obtengan, lo cual permite otorgarle un ndice a cada evaluado. 7. Determinacin de demanda de trabajadores. Para la determinacin de las necesidades de fuerza de trabajo se

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Teniendo en cuenta los resultados obtenidos se disean alternativas de solucin, que deben ser colegiadas y analizadas con profundidad por todos los integrantes de la organizacin. En este sentido, si existe la necesidad de redistribuir las tareas, porque la cantidad de personas requeridas es menor que la existente, se deben tener varios aspectos en cuenta tales como: la carga de trabajo que implica las nuevas funciones a realizar, el fondo de tiempo disponible de las personas que van a asumir dichas tareas, ajuste de las competencias que demanda la tarea en s misma y valorar si las que poseen las personas que las asumirn y que pertenezcan a una misma rea, se ajustan a ellas. Una vez analizadas y aprobadas las soluciones a los problemas organizativos, se pasa a la puesta en prctica de las mismas. Este proceso debe ser paulatino y de conocimiento de todos, para de esa manera lograr el comprometimiento y motivacin de los implicados.

Principales resultados obtenidos en las investigaciones realizadas

Como experiencia prctica se presentan algunos resultados obtenidos en estudios realizados en algunas organizaciones del sistema MITRANS. Caracterizacin de la entidad Son organizaciones que tienen como objeto empresarial regular, dirigir y fiscalizar actividades a nivel nacional. Tienen ms de 5 aos de fundadas y han obtenido buenos resultados en la gestin empresarial y econmica. Cuentan con directivos con experiencia y competencias para el ejercicio de las funciones. Los trabajadores conocen las tareas que deben realizar as como los procesos claves y estratgicos de la entidad. Diagnstico de la situacin actual Los estudios de clima para conocer las percepciones de directivos y trabajadores sobre los procesos organizacionales en general se perciben como favorables, aunque consideran que existen algunos aspectos que meritan mejorar. Los principales resultados de esta fase se presentan a continuacin:
Aspectos positivos de la entidad Conocimiento del centro ideolgico (Misin, Visin y factores claves del xito) Conocimiento de los valores de la organizacin Relacin jefes subordinados Comunicacin ascendente Retroalimentacin sobre el desempeo Reconocimiento por la labor realizada.

tiene en cuenta la carga de trabajo y el fondo de tiempo disponible de las reas estudiadas. Esto permite conocer la cantidad de personas requeridas para realizar las tareas del rea. Esta se determina a travs de la expresin matemtica: N=Q/Ft, donde: N: Necesidad de trabajadores necesarios Q: Carga de trabajo (anual, mensual segn el perodo de tiempo analizado) Ft: Fondo de tiempo o capacidad de respuesta en correspondencia con el mismo perodo de tiempo de la carga. Es vlido aclarar que el clculo puede dar un nmero decimal de trabajadores, por lo que se debe aproximar por defecto o exceso, de forma tal que permita obtener la decisin ms racional. Por ejemplo: Si se obtiene una N= 3,4 puede asumirse que se necesitan 3 personas, aproximando por defecto, no obstante el que toma la decisin debe tener bien esclarecido que queda un tiempo ocupado que debe distribuir entre estas tres personas, aumentando la carga de ellos, lo cual puede traer consigo recurrir a tiempo extra para concluir las tareas o que se quede trabajo pendiente. Asimismo si se asumen 4 personas se corre el riesgo de perder el fondo de tiempo disponible de algunas personas. 8. Alternativas de solucin e implementacin. Vale destacar que todos estos pasos facilitan encausar de manera organizada y crtica la investigacin y profundizar en los problemas de la organizacin del trabajo, siendo un aspecto relevante arribar a soluciones que permitan alternativas de mejoras capaces de perfeccionar el proceso de trabajo y en consecuencia obtener mejores resultados.

Aspectos a mejorar Salario Estimulacin Estilo de direccin Relaciones con los compaeros de trabajo Organizacin del trabajo Participacin en la toma de decisiones

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Definicin y anlisis de las funciones y tareas que se realizan en cada rea Todas las reas tienen sus funciones generales definidas, encausndose estas a travs de las tareas que se ejecutan en cada puesto de trabajo. Estas funciones se relacionan con los procesos estratgicos, clave y de apoyo definidos en las entidades.

En la etapa correspondiente a la Definicin y anlisis de las funciones y tareas que realizan los trabajadores en cada puesto de trabajo, se aprecia que la mayora de las personas hacen en un principio resistencia a realizar una descripcin minuciosa de la labor que realizan. Esto puede estar dado por la falta de conocimientos acerca de la importancia de los estudios de organizacin del trabajo para el mejoramiento de la empresa y por otra parte, el temor a que las tareas que ejecuten no sean realmente importantes y demandan de ms tiempo del establecido o viceversa. El primer anlisis realizado por los investigadores de estas tareas arroj que ms del 85% de las personas se excedan en el tiempo asignado, obteniendo como promedio 230 horas mensuales de trabajo y ms de 10 horas diarias, sobrepasando las horas de trabajo normadas para un mes (190,6 h). A partir de este anlisis se les orient realizarlos nuevamente siendo ms objetivos. Despus de tener esta segunda versin, se pas a la etapa de validacin por parte de los jefes inmediatos de las informaciones ofrecidas, quienes de conjunto con los evaluados ajustaron el tiempo para cada tarea. Este anlisis fue ms profundo detectando que si bien todos hicieron referencias a las tareas que desarrollan, no eran objetivos al evaluar el tiempo, pues el tiempo asignado se exceda al real. Es necesario destacar que se realiz una evaluacin sociopsicolgica de los ocupantes de los puestos atendiendo a las competencias de los puestos, por personas capacitadas para ello. Un anlisis realizado en estas primeras etapas permiti arribar a los resultados que se muestran en la Tabla 1. Tabla 1. Aspectos positivos y negativos sobre la organizacin del trabajo.
Aspectos positivos Las reas tienen definidas las funciones generales Las funciones generales de las reas estudiadas tributan a un proceso determinado de Calidad Cada puesto de trabajo tiene definido sus tareas de acuerdo a las funciones generales Aspectos negativos

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Las personas que ocupan los puestos requieren de capacitacin y entrenamiento para realizar el trabajo El personal en su mayora no se ajusta a las competencias que demanda el puesto de trabajo Poca objetividad al definir el tiempo de ejecucin de las tareas Deficientes condiciones de trabajo que entorpece la ejecucin exitosa de esta, relacionada fundamentalmente con la escasez de recursos materiales y de transporte Dificultades en la recepcin y entrega de informaciones provenientes de las UEB, motivada por errores en la misma

La mayora de las personas hacen en un principio resistencia a realizar una descripcin minuciosa de la labor que realizan.

Fuente: Elaboracin propia.

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Determinacin de la capacidad de trabajo Teniendo en cuenta los resultados obtenidos, principalmente el ndice de carga, se constat que la carga de trabajo en ambas entidades, se encontraba entre media y baja, lo cual significa que tenan tiempo disponible para realizar otras actividades, por tanto se demostr que estas personas podan asumir otras tareas, para balancear el proceso de trabajo. Determinacin de demanda de trabajadores A partir de la carga determinada y el fondo de tiempo, en todas las reas estudiadas existe exceso de personal, siendo mayor en las actividades de apoyo, tales como: recursos humanos, contabilidad y administracin. Alternativas de solucin e implementacin A partir de los problemas detectados se definieron acciones para minimizar y eliminar el efecto negativo de estos. Las medidas o alternativas de solucin asumidas por estas entidades, van desde el mejoramiento de las deficiencias detectadas que afectan el clima de la organizacin, hasta el reajuste de las funciones en cada rea en correspondencia con la carga de trabajo y la demanda de trabajadores definidos.

Consideraciones finales
La organizacin del trabajo, comprende los diferentes procesos que se desarrollan en la entidad, integrndose

como un todo nico en forma de sistema, con el objetivo de optimizar el trabajo que se realiza y obtener xito en la labor que se ejecuta. En este proceso juega un rol importante la Gestin de los Recursos Humanos, en tanto el capital humano es el factor clave para lograr los objetivos empresariales. Teniendo en cuenta lo anterior resulta importante conocer las percepciones que tiene este capital sobre el estado de dos aspectos fundamentales que tributan a su satisfaccin laboral, la atencin a los trabajadores y el proceso de direccin. Por tal razn y tomando en consideracin el proceso de reordenamiento que se lleva a cabo en todo el sistema empresarial cubano, se hace inminente conjugar el resultado de estas percepciones con la organizacin del trabajo, principalmente en empresas que tienen como actividad fundamental la regulacin y el control, donde prima el trabajo intelectual. El diseo o rediseo de estos procesos de trabajo es determinante en la eficacia y eficiencia, con la cual se logra alcanzar la misin para lo cual fueron concebidas estas instituciones. Sirva entonces las ideas expresadas en este artculo como gua para el ejercicio diario de las personas que tienen la responsabilidad de desarrollar este tipo de estudio en entidades similares, o sencillamente enriquezcan sus conocimientos al respecto.

Bibliografa
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