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com/site/glgexcel2007av anzado/ Formato personalizado de celdas en Excel

Por Moiss Ortz el 20 septiembre, 2012 Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.

Formato personalizado de una celda

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de dilogo debes asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada:

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe mostrarse el valor contenido en una celda.

El formato personalizado en Excel

En trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condicin de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga.

Ejemplo de formato personalizado de una celda

Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el siguiente formato:
[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]Estndar

La palabra Estndar significa que Excel dar un trato normal al valor de la celda, es decir, no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y adems he colocado el smbolo - de manera que Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la celda. Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde. En la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato personalizado:

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo. Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta 56 colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estndar;[Color20]-Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]Estndar

A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.

Cdigos de formato personalizado

Ya hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos tener 3 posiciones despus del punto decimal. Para conocer ms sobre el cdigo # as como otros cdigos te sugiero consultar el articulo Cdigos de formato personalizado.

Formato personalizado a texto

Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son tambin nmeros. Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de exclamacin al final del valor de la celda.

Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del valor. As como agregamos un solo carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un nmero. El formato personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos

De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado. Recuerda que el formato personalizado de celdas en Excel no es una manera de manipular cadenas de texto sino que fue creado primordialmente para ayudarnos a dar formato a datos numricos. Puedes leer un artculo complementario que escrib sobre el tema de formatos personalizados de nmeros. Artculos relacionados Formato de fechas y horas Ocultar el contenido de una celda con formato personalizado Compartir inShare

9 comentarios para Formato personalizado de celdas en Excel

1.

Andy Williams dice: 28 diciembre, 2012 a las 1:58 pm Muchas gracias por la publicacin me resulto muy til, felicidades Responder

2.

Vanessa dice: 30 diciembre, 2012 a las 9:34 pm

Me gust mucho este artculo, espero encontrar en tu web lo que necesito para armar mi hoja de datos, muchas gracias por tu trabajo Saludos Responder

3.

Edgar dice: 20 febrero, 2013 a las 6:31 pm Excelente explicacin!, me gustaria saber que formato personalizado debo usa para que me aparezca el dia de semana con la primera letra en mayuscula, seguido de la fecha en numero, ejemplo Miercoles, 20/02/2013, utilizo en formato personalizado dddd, dd/mm/yyyy ,pero me da la fecha en letras en minusculas. Gracias. Saludos. Responder

Moiss Ortz dice: 21 febrero, 2013 a las 8:12 pm Hola Edgar, el hecho de que los das aparezcan en minsculas trasciende al formato personalizado de Excel y no conozco algn parmetro que permita hacer este cambio. Te recomiendo utilizar la funcin TEXTO para dar el formato adecuado. Si la fecha estuviera en la celda A1, puedes utilizar la siguiente frmula: =NOMPROPIO(TEXTO(A1,dddd dd/mm/aaaa)) Esta frmula me da el siguiente resultado: Mircoles 20/02/2013 Responder

4.

Vanesa dice: 6 marzo, 2013 a las 12:46 pm Hola Moiss! Lamento molestar, pero me estoy volviendo loca con este tema.

Necesito que la celda me aparezca xxx kcal/yyy kJ. En formato personalizado he puesto 0 kcal/0 kJ y me agrega sin problema la parte de texto, pero me pasa los nmeros a fraccin. Por ejemplo, si escribo 10/2 me aparece 5 kcal/1kJ. Tambien he reemplazado el 0 por #, sin exito. Espero puedas ayudarme, ya que tengo que hacer una tabla para el trabajo larguisima con este formato! Gracias!!! Vanesa Responder

Moiss Ortz dice: 7 marzo, 2013 a las 5:50 pm Hola Vanesa, hay un problema mas grande que el formato personalizado porque parece que quieres que una misma celda tenga el valor numrico 10 kcal y adems el valor numrico 2 kJ y eso no es posible en Excel bajo ninguna circunstancia. Si ingresas en una celda el valor 10/2 inevitablemente Excel realizar la divisin de ambos nmeros. Lo ms natural en Excel sera ingresar el valor 10 en una celda y el valor 2 en otra celda. Luego con frmulas crear la cadena de texto 10 kcal/2 kJ. Responder

5.

Rafa dice: 7 marzo, 2013 a las 4:55 am Muy buena explicacin Moiss. En mi caso la duda que tengo no se si est relacionada con los formatos personalizados de celda, los formatos condicionales o con ambos. Lo que necesito es que dentro de una celda que tiene concatenadas 2 cadenas de texto una de ellas se vea y la otra no. He intentado buscar un formato condicional indicando la palabra de una de las cadenas de texto y que en el formato, dicho texto me aparezca en blanco mientras que el resto del texto est en negro. Aun no he conseguido saber como hacerlo.

Otra de mis dudas es si el formato personalizado permite tocar el tamao de parte de la cadena de texto de una celda. No soy un experto en este tema, mas bien me considero un recin iniciado por lo que quizs estoy buscando en el sitio no adecuado (formatos). Muchas gracias por tu ayuda, Un saludo, Responder

Moiss Ortz dice: 8 marzo, 2013 a las 12:16 pm Hola Rafa, lo que intentas hacer ser excesvamente complicado, si no es que imposible de lograr, utilizando el formato personalizado de celdas o el formato condicional. La mejor solucin es crear una macro que busque dentro de una celda la palabra y modifique su color y el tamao de la fuente. Responder

6.

onelia landecho dice: 18 marzo, 2013 a las 3:20 pm muy interasante, didctica tu forma de traspasar conocimientos. Son de mucha ayuda, para avanzar en los formatos de excel gracias,Onelia Responder

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Unidad 17. Caractersticas avanzadas de Excel

En este tema estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algn trabajo un poco ms profesional o que se salga un poco de lo corriente.

Diferentes formas de cambiar un formato

Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte ms cmoda. Estas son las diferentes formas que podemos utilizar:

Utilizando la pestaa Inicio.

Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaa Inicio, tenemos varios iconos para asignar de forma rpida un determinado formato a los nmeros incluidos en las celdas.

Los formatos incluidos en la barra son los ms comunes. Utilizando las teclas de acceso rpido.

Tambin podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rpido que exponemos en la siguiente tabla: Teclas de Acceso Rpido Efecto

Aplicar el formato Moneda con dos CTRL + MAYS + $ decimales (los nmeros negativos aparecen en rojo). CTRL + MAYS + % Aplicar el formato Porcentaje sin decimales. Aplica el contorno a las celdas CTRL + MAYS + & seleccionadas. CTRL + ; Inserta la fecha actual. Aplicar el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. CTRL + MAYS + : Inserta la hora actual. CTRL + MAYS + !

Esta forma me permite aplicar tambin en un slo paso un formato, incluye formatos que no tenemos en la barra Formato, pero es tal vez ms complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las combinaciones de teclas. Utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Esta ltima forma es menos rpida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de dilogo, elegir la pestaa adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos ms formatos y sobre todo nos permite ver todo el

amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, adems de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado. Para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas podemos elegir entre: - Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la seccin Nmero (en la imagen ms arriba). - Hacer clic con el botn derecho sobre la celda y escogiendo del men contextual la opcin Formato de celdas... - Presionar la combinacin de teclas Ctrl + 1. Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numricos.

Definir formatos personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de nmero general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, nmeros con decimales, porcentajes, etc. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % : Smbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notacin cientfica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \ : Muestra el siguiente carcter en el formato. * : Repite el siguiente carcter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio "texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico. m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm : Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:

#,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";""
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#. ##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.

El formato condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... Cmo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.

La validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validacin a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que los datos sean correctos. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error. Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8. Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda. En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Adems de definir condiciones de validacin para los datos, podemos controlar que una pgina est libre de errores, si quieres saber ms sobre cmo localizar y depurar errores haz clic aqu .

Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Enlazar hojas de trabajo.

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las frmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestin que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genrica, depender de la envergadura de los datos y de las frmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc... Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que est la frmula. Cmo crear frmulas de referencias externas? Para crear frmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). - Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la frmula.

- Introducir la frmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. - Terminar la frmula y pulsar Intro. Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde estn los datos desde Archivo Guardar como... las referencias tambin se cambiaran. Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vnculos a las pginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaa Datos y haciendo clic en el botn Editar vnculos... Nos aparece el cuadro de dilogo Modificar vnculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vnculos.

Actualizar valores: Actualiza la lista con los vnculos. Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vnculo seleccionado. Abrir origen: Abre el libro del vnculo seleccionado. Romper vnculo: Quita los vnculos de las frmulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.

Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos. Consolidar hojas de trabajo.

El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relacin entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser una compaa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja dependiente y los libros fuentes seran los libros de los departamentos con sus prepuestos.

Si pulsamos sobre la pestaa Datos y pulsando el botn Consolidar... nos aparece el cuadro de dilogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger: - la Funcin: a utilizar, - en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros

fuentes, - pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - repetimos los dos ltimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la frmula. Si marcamos la casilla Crear vnculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedar automticamente reflejado en el libro consolidado.

Excel e Internet
Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y tambin recoger informacin de Internet.

Convertir una hoja en pgina web.

Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos convertirlo a un formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos: - Pulsar sobre el Botn Office. - Seleccionar la opcin Guardar como.

- En el cuadro de dilogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Pgina Web en Guardar como tipo: En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la pgina Web: Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa segn nuestras necesidades podemos pulsar sobre Guardar y tendremos nuestra hoja Excel guardada como una pgina web con la extensin .htm en lugar del clsico .xls. Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un servidor de Internet para que pueda ser vista por los internautas.

Ejercicios
Tenis que realizar los siguientes ejercicios para saber los conocimientos que

habis adquirido de sta Unidad 17.