Servicio Nacional de Aprendizaje Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios Tecnologa en Gestin Administrativa 360019 ESTRUCTURA ORGANICO-FUNCIONAL

Toda empresa cuenta con cierto juego de jerarquas y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquizacin y divisin de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relacin con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarqua bien definida consiste en que reduce la confusin respecto a quien da las rdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa(orgnico-funcional). La estructura informal es la resultante de la filosofa de la conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros (organigramas). Esructura informal: El diseo organizativo acta de manera preferente sobre la estructura formal ya que esta parte de la estructura la que se define de antemano de manera consciente y ente mbito donde los directivos de las organizaciones tienen capacidad para adoptar decisiones. De esta forma los directivos pueden crear departamentos, modificar la linea de autoridaddefinir procedimientos especificos para la solucin de problemas, etc.por el contrario su capacidad de actuacin sobre la organizacin es mucho ms limitada aunque ello no quiere decir que haya de prescindir de las relaciones informales y de su influencia sobre la organizacin. Concepto de Organigrama: El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin. A continuacin mencionamos otras definiciones: Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una Estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva finalidad del Organigrama, un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen.

Francisco Javier Jaimes

Servicio Nacional de Aprendizaje Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios Tecnologa en Gestin Administrativa 360019 CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS Generales y maestros: Estos suministran una visin general de la organizacin, indicando slo las unidades de ms importancia. Especficos o analticos: Que dan una visin detallada de la estructura de la institucin; incluso se complementan con informacin anexos. Complementarios o micro-organigramas: Estos indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada. Funcionales: Estos adems de describir los rganos de las organizaciones, muestran las funciones principales.

ORGANIGRAMA GENERAL Organigrama complementario Organizacin de tipo Lnea-Staff Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva. Las principales funciones del staff son: Servicios Consultora y asesora Monitoreo Planeacin y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organizacin desde el ms bajo al ms alto. Caractersticas de la Organizacin Lnea-Staff Funcin de la estructura lineal con la estructura funcional, cada rgano responde ante un solo y nico rgano superior; es el principio de la autoridad nica. El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisin final con base en aquella recomendaciones. Aquel no puede obligar a los dems rganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de lnea, sino de staff, es decir, de asesora y prestacin de servicios especializados. Coexistencia de las lneas formales de comunicacin con las lneas directas de comunicacin, se produce una conciliacin de las lneas formales de comunicacin entre superiores y subordinados.

Francisco Javier Jaimes

Servicio Nacional de Aprendizaje Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios Tecnologa en Gestin Administrativa 360019 Ventajas: Las estructuras de la organizacin funcional, dado que orientan a la gente a una actividad especial, concentran la competencia del personal en formas particularmente eficaces. En general, cuando, el trabajo de una organizacin se realiza mejor por medio de una tarea especializada o una serie de tareas especializadas, puede dar buenos resultados una estructura funcional de departamentos. Pero funcionara bien solo mientras el ambiente permanezca ms o menos estable. Si empieza a cambiar rpidamente, necesitando un incremento importante en el nmero y diversidad de los productos o servicios, este tipo de estructura puede acarrear graves desventajas.

Desventajas Las estructuras funcionales tienden a mermar la cooperacin interdepartamental. Crean fronteras entre los departamentos, las fronteras pueden llegara ser una especie de muro de Berln. Ello se debe a que la alta direccin establece normas de productividad y presupuesto para cada departamento y a que, en una estructura funcional, esos ejecutivos suelen juzgar cada departamento por la eficacia con que cumple las normas y los presupuestos. Los directivos de departamento saben esto y se concentran en cumplir con ello, en vez de responder a las peticiones de algn miembro de otro departamento, cuya autoridad sobre ellos no esta bien definida. En resumen, la organizacin funcional tiene ventajas y desventajas. Cuando las circunstancias son bastante estables y requieren un alto grado de especializacin, las estructuras funcionales son ideosas para concentrar los conocimientos tcnicos, y esas concentraciones favorecen la existencia de productos de calidad superior. Por otra parte, si las circunstancias son relativamente inestables, a las estructuras funcionales les falta flexibilidad. Ello se debe en parte a que no ofrecen un incentivo particular a la cooperacin.

Elementos claves para el diseo de una estructura organizacional Especializacin del Trabajo: o divisin de la mano de obra se sustenta en el hecho de que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide en cierto nmero de pasos y cada individuo termina uno de los pasos. Departamentalizacin: una vez divididos los puestos por medio de la especializacin del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar las tareas comunes. La Departamentalizacin es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.
Francisco Javier Jaimes

Servicio Nacional de Aprendizaje Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios Tecnologa en Gestin Administrativa 360019 Existen dos modelos de Departamentalizacin: por Procesos y por Objetivos. En la Departamentalizacin por Procesos se agrupan las actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto especializacin, es frecuente en el rea de fabricacin donde separan el trabajo en varios procesos. En la Departamentalizacin por Objetivos se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual reportan, con lo cual se optimiza la coordinacin. La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo y define quien informa a quien. Contesta preguntas de los empleados como: -A quien acudo si tengo un problema? Y Ante quien soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dos importantes conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posicin administrativa para dar rdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda a preservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender a demandas o prioridades conflictivas de varios superiores. Tramo de Control: determina en gran parte el nmero de niveles y administradores que tiene una organizacin. Centralizacin y Descentralizacin: La centralizacin se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organizacin, la Descentralizacin se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones, en una organizacin descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez para resolver problemas, mas personas contribuyen con informacin. Formalizacin: se refiere al grado en que estn estandarizados los puestos dentro de la organizacin. Si un puesto est muy formalizado, entonces su ocupante tienen una mnima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando se debe hacer y como se debe hacer. Cuando la Formalizacin es baja, el comportamiento en el puesto no esta programado relativamente y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad en su trabajo.

Francisco Javier Jaimes