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Documento basado en Enterprise Resource Planning ERP http://www.uclm.es/ Departamento de Informtica Universidad de Castilla-La Mancha
Problema: Responder a la llamada de un cliente que solicita un producto para tenerlo en su almacn en una fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no la operacin en ese momento. Involucra: Consultar inventario (productos disponibles, reservados, en inspeccin, suficientes, pendientes de llegar,...) Considerar importancia del pedido (adelantar o no a otros pendientes), controlando el riesgo de la operacin Plantear conveniencia y plazos de fabricacin para aadirlos a los de entrega de proveedores (si es necesario material).
Considerar un plazo de entrega real (nivel de saturacin de la fbrica). Considerar subcontratacin a terceros. Considerar productos sustitutivos para completar el pedido (por ejemplo, servidos
anteriormente al mismo cliente. Para responder a la pregunta se involucra a gran parte de las reas de la empresa. Los ERP son el rea de software ms importante dedicado a dar soporte a las operaciones de las empresas. o Antes: soporte de procesos de fabricacin. o Actualmente: abarcan todos los procesos y recursos. o Complejos de implantar.
Solucin ERP
oAplicacin
integrada de gestin, modular, y que cubre las necesidades de las distintas reas de una empresa. oAporta conectividad entre aplicaciones complementarias. oAporta una metodologa de control de los proyectos de implantacin del producto con control de todos los recursos necesarios. oCon garanta de evolucin con las necesidades globales informticas del mercado y las ltimas tecnologas.
Caractersticas Aplicaciones ERP
o o o
Amplia funcionalidad. Globalidad (permite trabajar con mltiples idiomas, monedas y compaas). Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa.
Beneficios esperados
o o o
Incrementos de eficiencia. Mejoras de calidad, productividad y rentabilidad. Implantaciones que cubren funcionalidades de comercio electrnico. Puede ser un factor estratgico que repercute en beneficio del negocio.
Se desarrollan herramientas de enlace (middleware) a otras aplicaciones conocidas que se convierten en mdulos del estndar. o Necesidad de poder utilizarlos aunque se cambie de ERP o de actualizar versiones de mdulos complementarios. o Implantaciones muy especializadas y necesidad de: o Amplios conocimientos tecnolgicos. o Trabajo en equipo con las empresas que desarrollan los mdulos complementarios.
o
beneficios esperados o Los responsables subestiman el esfuerzo de gestin del cambio, centrndose en beneficios directos: reduccin tiempos de entrega, reduccin de inventario, mayor satisfaccin del cliente. o Imprescindible invertir en cambio corporativo y formacin del personal.
Costos implementacin
o
integracin de sistemas.
Enfoques de reingeniera adoptados por las empresas implementadoras de
Grado de estandarizacin
o o o o
Para cambiar los procesos estndar de los ERPS hay que reprogramarlos y puede ser complicado y delicado. Solucin: ajustar la empresa a los procesos del ERP. Pregunta: se obtienen ventajas competitivas al utilizar procesos estandarizados que tambin pueden implementar las empresas de la competencia?. Alternativa: enfoque hbrido.
Mantener gran parte de los procesos estndar. Cambiar el cdigo del ERP donde se compruebe que se van a obtener
Necesidad de mantener la capacidad de actualizar nuevas versiones el ERP en el futuro (internamente o presionando al proveedor). Si los cambios no se incorporan rpido, el sistema ERP puede influir negativamente en la flexibilidad y grado de respuesta.
Ejemplo: Dell
o
o
El modelo de negocio cambi de un enfoque mundial a un enfoque segmentado en regiones. SAP R/3 result ser demasiado monoltico para ser alterado por las necesidades cambiantes del negocio. Alternativa: integrar diferentes herramientas.
i2Technologies: gestin materias primas. Oracle: gestin de pedidos. Glovia: fabricacin.
Arquitectura ERP
Nminas Otros
Otros
Recursos Humanos
Tesorera
Clientes
Software Extendido
Almacn de datos
Software Extendido
Proveedores
Compras
Pedidos
Otros
ERP? Enterprise Resource Planning (formal) El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizarlos recursos disponibles.
Caractersticas principales buscadas en un ERP Integrado Flexible Modular y abierto Multifuncional Tiempo real Conectividad e-business
Principales mdulos
o o o o
Otros mdulos
o o o o
o
o
Gestin comercial Control de almacn Mantenimiento Gestin de proyectos Servicio postventa y soporte Herramientas de desarrollo
Planificacin de la produccin
o
o o
Cubre las actividades de produccin de una compaa industrial Planifica la produccin (stocks, capacidades, empleados, compras de materias primas o componentes,...) Subsistemas
Plan maestro de produccin (MPS)
Anticipan cuellos de botella en la produccin y permiten tomar decisiones Especifica para el prximo pedido de produccin qu productos deben fabricarse y comprarse, en qu cantidades y cundo Utilizacin de datos histricos, clculo de tendencias,...
Otros mdulos
Gestin de costos Administracin de calidad Enlaces con CAD Monitorizacin de la produccin
Distribucin
o
Pedido
Gestin de almacenes Facturacin,...
o
Permiten conocer
Estado de pedidos Niveles de crditos pactados con clientes y proveedores Posiciones de cuentas de los clientes Facturas pendientes de pago Anlisis de ventas en trminos de volumen y ganancias
Submdulos de distribucin
o
o o o o o
Planificacin de necesidades de distribucin Intercambio electrnico de datos (EDI) Tiempos y administracin de gastos Facturacin Lotes Compras
Solicitudes de ofertas de compra Contratos de compra
Previsiones
Gestin de transporte Gestin de flotas de transporte Gestin de combustible
rdenes de transporte
Tarifas de transporte Administracin de entregas Planificacin transporte
o
de
rdenes
de
rdenes de compra
o
Gestin de almacn
Control de inventarios Embalajes rdenes de reaprovisionamiento Ubicaciones
Ventas
Contratos de venta Ofertas de ventas Anlisis de ventas
Promociones y ofertas
Gestin de la calidad
Cuentas a cobrar Cuentas a pagar Costos de recursos Costos de actividad Costos dinmicos Contabilidad general Tesorera Activos fijos
o
o o
Nminas
Anlisis financiero Contabilidad de contratos
conjunto de procesos de negocio que ocupan a una comunidad de partners con un objetivo en comn: satisfacer al usuario final incluye sistemas de varios tipos
ayudan a
aumentar la participacin en el mercado mediante una captacin de demanda universal reducir los costos operativos de adquisicin de materiales aumentar la eficacia de la organizacin competir de forma ms eficaz objetivo final: integrar clientes, proveedores, fbricas, almacenes, distribuidores, transportistas y otros socios.
recopilacin y anlisis de informacin de los departamentos de ventas, marketing y servicios postventa de forma integrada con el resto de la empresa
evitar fuga de clientes incremento de ingresos
ejemplos marketing: promociones ms eficaces si conocen la base de productos y servicios instalada por los clientes ventas: se propondrn productos correctos conociendo el historial de servicios de un cliente servicios: mejores propuestas de planes o servicios de mantenimiento si conocen los ciclos de pedidos del cliente
incrementos de la implantacin de ERPs razones simplificar y estandarizar la infraestructura de tecnologas de la informacin (grandes cantidades de sistemas antiguos y diferentes entre s) necesidad de acceder a informacin fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores mejorar los procesos de negocio, gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e informacin del funcionamiento de la empresa
alta direccin: propuesta e impulso de los proyectos ERP asignacin de recursos y establecimiento de prioridades importante participacin del personal de TI
GERP (Global Enterprise Resource Planning): es el ideal, pero resulta muy complejo e incide mucho en la organizacin Metodologa Seleccin de varios productos que pueden solucionar la problemtica planteada Presentacin comercial de la/s empresa/s Eleccin del producto que mejor se adapta Encargo de la definicin de la implantacin
Implantacin
Sustitucin antiguo sistema por el nuevo Valoracin de resultados
Implantacin de ERP
Anlisis de la situacin de la empresa -Comprensin de los procesos de negocio -Informacin que se suministra a los directivos -Controles de la situacin de la empresa -Carencias de los SI Memorando del proyecto -Situacin empresa en aspectos organizativos y operativos -Recomendaciones y comentarios -Objetivos y plan de implantacin -Responsabilidad equipo de proyecto -Programa de reuniones -Factores crticos de xito -Obstculos que se pueden anticipar
Fases de la implantacin
Preparacin de la implantacin
Desarrollo y confirmacin
-Revisin de polticas operativas y procesos de negocio para identificar reas que requieren modificaciones -Prototipo para impartir un curso de capacitacin a directivos (definicin de requisitos, procedimientos, controles,...) -Plan detallado de implantacin: - Tareas - Tiempo de cada una - Responsable/s
Implantacin
-Desarrollo de nuevos procedimientos y controles -Generacin de las bases de datos -Programacin y prueba de modificaciones en los mdulos -Prueba piloto -Formacin de usuarios
Puesta en explotacin
Implantacin de ERP
Expectativas de la implantacin:
Tiempo de implantacin:
o
Grandes compaas: hasta cuatro aos. Implementaciones por fases, en diferentes unidades de negocio, mltiples departamentos y elevado nmero de mdulos. Gran cantidad de niveles de decisin que dificultan la coordinacin Otros factores que influyen en el tiempo. Mdulos ERP implantados.
Por parte del cliente Ejecutivo sponsor: Establece el compromiso de la alta direccin con el proyecto Formula los objetivos estratgicos Director de proyecto Comit de seguimiento Asignacin de recursos humanos y financieros Resuelve posibles conflictos Toma de decisiones estratgicas Reuniones mensuales Responsables de las reas funcionales de la empresa
Usuarios finales
Usuarios clave
Por parte del proveedor Ejecutivo de cuenta Asiste al ejecutivo sponsor y al director de proyecto en la definicin de objetivos, alcance y criterios Corresponsable de la direccin y seguimiento Coordina la asignacin de recursos Consultor principal Coordina recursos Gestiona la planificacin del proyecto Consultor de aplicacin: responsable de tareas funcionales, forma al equipo y realiza el anlisis y diseo conceptual de adaptaciones, personalizaciones y mejoras del ERP
Tasas de retorno sobre la inversin (ROI): del 5% al 20% o Descensos iniciales de productividad, y mejoras graduales posteriores o Grandes implantaciones: hasta 12 meses para utilizar de forma efectiva un ERP Beneficios ms citados por los responsables (en el caso de implantaciones con xito) o Estandarizacin e integracin de procesos, tanto locales como globales o Disponibilidad y calidad de los datos o Menores inventarios o Ciclos de entrega ms cortos o Vida til estimada: al menos 10 aos Tipos de implantacin ms habituales o Pocas soluciones de un nico proveedor o Implantacin de un subconjunto de mdulos, cubriendo el resto de necesidades con otros sistemas o Extensiones de diferentes proveedores
o
Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:
Se establecieron las expectativas antes de invertir? Se establecieron los procesos de medicin de expectativas? Se controlan los procesos de implantacin? Se midieron los resultados de la implantacin? Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantacin? Realizara otra implantacin?
Expectativas concretas
Se
Mejorar
Inventario
Unido a: retorno de la inversin realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la organizacin.
Costos externos
Infraestructura
Software
Servicios
Costos internos
Dedicacin Costos
(licencias, mdulos Add-On, actualizaciones) 30% de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento 60%
Distribucin lgica de los costos internos 80%. Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa 20%. Costos asociados a la aparicin del ERP en la empresa La relacin entre costos externos e internos Puede ir desde un 1:1 a 1:3 en algn caso
Infraestructura tcnica
Los
avances en infraestructura tcnica estn haciendo viables que en el pasado no lo eran, pero...
Proyectos Un
Asociados
a la implantacin de un ERP.
Costo menos visible (ocultos) Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa # Anlisis de las necesidades # Reasignaciones y reutilizaciones # Peticin y seguimiento de ofertas con proveedores Costo de comunicaciones Costo de seguridad Contratos de mantenimiento
Software
Los Un La
software va ntimamente ligado al proveedor de servicios. solucin es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantacin...
Costo menos visible (ocultos) Dedicacin necesaria por parte de los recursos
Licencia
de la compaa.
Costo de seguridad Eleccin del software Costo de la actualizacin
Un
proyecto de implantacin se realiza por un equipo de trabajo por recursos de la compaa y recursos del proveedor
Formado De
servicios.
Costo visible
Servicios de consultara y Organizacin Nuevos desarrollos Implantacin y formacin Mantenimiento
Paquetes
bsicas.
Mala
Involucracin Salida
Capacitacin
procesos.
Uso
Administracin
insuficiente.
Control La
de procesos y seguridad.
El ERP debe almacenar informacin fija que la compaa necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).
A esta informacin se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.
Reingeniera de procesos...
No
ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestin de los negocios.
ERP debe crear confianza en la informacin que fluye por los procesos de la organizacin sea oportuna, veraz y segura.
Administracin de riesgos...
Establecer mecanismos de control que administren los riesgos. Crear un equipo que permita: Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniera de procesos Que se apoye la nueva tecnologa Administre de forma correcta la gestin del cambio.
Requerimientos resueltos por ERP estndar Flexibilidad Costo de la solucin Experiencias y casos de xito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnologa empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversin en I+D Capacidad de customizacin Cantidad de mdulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad
Eleccin del implantador Parmetros que debemos considerar: Experiencia en el sector Costo Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodologa de implantacin Presencia global Proximidad geogrfica Compromiso en la implantacin Experiencia en integracin de sistemas Disponibilidad de recursos Estabilidad financiera del implantador Servicio de soporte post-implantacin Formacin
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un perodo de tiempo. Formalmente sera el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversin a lo largo de su vida til; partido por el valor actual de la inversin realizada.
ROI=(Beneficios/costos)x100
Medir el costo puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.
reas clave para incrementar el ROI Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio. Reduccin de costos, en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita. Generacin de ingresos. Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.
Algunos ejemplos prcticos (Empresa Industrial) Situacin inicial Intensivo en personal y control analtico. Empresa buscando un ahorro en costos. Disgregacin de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos. Actuaciones previas en gestin Deteccin de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. Actuaciones Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un erp de fcil uso. Reduccin de tareas y ahorro de costos de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluacin de 1 ao en retorno de la inversin.
Situacin inicial
Parado Dobles
Decenas
de tareas duplicadas.
manuales
Anlisis
Actuaciones
Consultora
Proceso Tpico Antes Medir situacin actual en el caso de existir aplicacin. Identificar procesos bsicos susceptibles de mejora. Recoleccin de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costos...). Estimar los costos del proyecto Puedo incrementar la productividad?en qu procesos? me permitir ahorrar costos? qu oportunidades de negocio podra abordar? Durante el desarrollo Control de tiempos, costos y equipo de desarrollo. Despus Nmeros resultante tras la inversin (costos finales, beneficios obtenidos) Conversin de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costos, incremento de ventas, aumentos de mrgenes respecto a la situacin anterior.
Proveedores de ERPs
PeopleSoft 9%
JDE 7%
Baan 7%
SSA/BPCS 3%
JBA International 3%
empresa para dar soporte a su negocio El enfoque ERP simplifica y estandariza los sistemas a lo largo de la empresa haciendo ms fcil de actualizar los sistemas en el futuro Un sistema ERP reduce el costo de las operaciones de TI y el personal necesario para mantener el SI corporativo Un sistema ERP fuerza la integracin de todos los procesos y permite alcanzar un elevado grado de integridad de los datos Un ERP es una excelente herramienta de soporte de decisiones que aportar ventajas competitivas Los sistemas ERP engloban las mejores prcticas para diferentes procesos, permitiendo a la empresa configurar sus sistemas rpida y fcilmente, as como minimizar sus costos de implementacin Los sistemas ERP permiten una mejor integracin global
nicamente de grandes empresas Los sistemas ERP se hicieron populares gracias al Y2K, pero con el tiempo su futuro es poco claro El sistema ERP y su implementacin son muy caros. El sistema necesita grandes modificaciones o la empresa necesita someterse a importantes reingenieras de procesos para adaptarse Los ERP son normalmente lentos y no se ajustan a las transacciones que necesitan la mayora de las empresas Los ERP no han obtenido los retornos de inversin previstos inicialmente Muchas empresas han abandonado sus negocios debido a la implementacin de un ERP Los ERP incrementan los costos en TI A pesar de una implementacin ERP, se necesitan muchas otras aplicaciones para un correcto funcionamiento