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CAPTULO 2 DEL MDULO 2

Expediente de contratacin I. Definicin. Es el conjunto de documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la
contratacin de bienes, servicios u obras. Se inicia con la formulacin del requerimiento del rea usuaria y concluye con la culminacin del contrato. El Expediente de Contratacin se origina en la fase de actos preparatorios y sucesivamente ir incorporando documentos, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones, resoluciones, propuestas tcnicas y econmicas, y dems diligencias hasta su cierre en la fase de ejecucin contractual, especficamente con la culminacin del contrato. En efecto, el rgano encargado de las contrataciones tendr a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. El rgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin. En el caso en que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo si este ha sido modificado en algn extremo.

II. Finalidad e importancia.- La finalidad de la formulacin del Expediente de Contratacin es


contar con la base tcnica y econmica que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado, en el momento oportuno. El xito de la contratacin depender de una adecuada formulacin del Expediente de Contratacin; tanto de una debida definicin de las caractersticas tcnicas y dems requerimientos mnimos, como de un apropiado clculo del valor referencial.

III. Contenido mnimo en la fase inicial.A. Requerimientos tcnicos mnimos de bienes y servicios.
* Requerimiento del rea usuaria.- rea usuaria es una de las dependencias a cargo de las contrataciones y dispone a su vez que como tal, debe solicitar con la antelacin debida la contratacin de bienes, servicios u obras, debiendo para ello considerar la programacin formulada en el Plan Anual de Contrataciones. El rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo indicado en el artculo 13 de la Ley. corresponder la verificacin del uso de reglamentos sectoriales y normas tcnicas peruanas (INDECOPI) en la definicin de las caractersticas tcnicas mnimas. Respecto a los trminos de referencia para la contratacin de servicios, stos deben detallar los alcances del mismo: el lugar y forma de ejecucin, forma de pago, responsable de la supervisin, las caractersticas y requisitos que debera cumplir el personal propuesto a fin de optimizar la prestacin objeto de la convocatoria, la cantidad de personal que se requiere, sus calificaciones y experiencia, entre otros, dependiendo de la naturaleza de la prestacin. Las certificaciones sobre la calidad de los bienes o Servicios no pueden ser requerimientos tcnicos mnimos, pues no son una condicin determinante para su operatividad y podran restringirla libre

competencia. Por tanto, una certificacin ISO no puede constituir un requerimiento tcnico mnimo. Slo puede ser considerado como factor de evaluacin, a efectos de premiar con puntaje el cumplimiento de ciertos estndares internacionales. Expediente de Contratacin en su fase inicial debe contener obligatoriamente la siguiente informacin: Caractersticas Tcnicas Mnimas (Trminos de Referencia del servicio/ Especificaciones Tcnicas de los bienes, los cuales deben ser descritos con la precisin debida). Plazo de entrega del bien/Plazo de ejecucin del Servicio/Cmputo del plazo. Lugar y forma de entrega. tems/Paquetes, en este aspecto debe considerarse tambin el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, por ejemplo no podra convocarse por paquetes si en el mercado no hay proveedores que puedan ejecutarla totalidad de la prestacin. Sistema de Contratacin: Suma Alzada, Precios Unitarios, Sistema Mixto (solo para obras). Modalidad de Ejecucin del Contrato. Prestaciones Accesorias: adquisicin de bienes ms instalacin, mantenimiento, entre otros. Reajuste, de ser el caso, tales como en las contrataciones de determinados productos alimenticios, combustible, servicios de intermediacin laboral por incremento de la remuneracin mnima vital. Adelantos, si se concede o no. Subcontratacin, si se autoriza o no. Normas relativas al objeto de contratacin (intermediacin laboral, suministro de medicamentos, entre otros). Las penalidades por atrasos injustificados (mora): por ejemplo en caso de contrataciones que conllevan prestaciones accesorias debe ponerse especial cuidado al momento de definirla frmula para la aplicacin de penalidades; qu monto y plazo se tomar en cuenta. Penalidades distintas a la mora, causales y procedimiento de aplicacin.

Estandarizacin.- la estandarizacin es el proceso de racionalizacin que consiste en ajustar a un determinado tipo o modelo, los bienes o servicios a contratar, en atencin a los equipamientos preexistentes. El Sector Pblico deben efectuar las contrataciones en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. Las Entidades tienen facultad exclusiva para determinar las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que desea contratar para el cumplimiento de sus funciones. En la descripcin de las especificaciones tcnicas no se podr hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico, Sin embargo, se contempla excepcionalmente que las Entidades podrn solicitar una marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarizacin debidamente sustentado, bajo responsabilidad de su titular. Fraccionamiento.- una accin fraudulenta de un funcionario pblico consistente en el abierto desconocimiento de la unidad fsica o jurdica de una contratacin, para en vez de esta necesaria unidad, aparentar una escasa cuanta en la adquisicin y proceder as mediante procedimientos ms expeditivos, menos concurrentes, competitivos y que garanticen unidad de trato a todos los potenciales postores.

Existen dos elementos concurrentes en la configuracin del fraccionamiento indebido: un elemento objetivo y tangible constituido por la divisin artificial de una contratacin unitaria debidamente programada; y, un elemento subjetivo, consistente en la finalidad del funcionario de cambiar el tipo del proceso de seleccin. De lo expuesto, se concluye que el fraccionamiento se configurar cuando la Entidad, teniendo la posibilidad de prever sus necesidades y, en consecuencia, programarlas, determina de forma deliberada la realizacin de varios procesos menores en lugar de uno mayor, a fin de evadirla rigurosidad de este ltimo. Reglamento reconoce determinados supuestos en los cuales no se configura el fraccionamiento prohibido por Ley. Tales supuestos son: Estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente, situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios. Con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su integridad a travs de una contratacin. Se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes especiales. La contratacin se efecte a travs del Catlogo de Convenios Marco. Se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva

Finalmente, la normativa contempla que en caso de incurrir en fraccionamiento, el rgano encargado de las contrataciones asumir la responsabilidad correspondiente.

B. Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado.


La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Una de las instituciones que ms relevancia tiene en materia de contratacin pblica es el anlisis del valor de contraprestacin que las Entidades Pblicas (EP) estn obligadas a determinar y abonar por el efectivo y correcto cumplimiento de las prestaciones contratadas. El EPM se realizar sobre la base de las caractersticas tcnicas definidas por el rea usuaria y evaluar, entre otros aspectos, el valor referencial, la existencia de pluralidad de marcas y/o postores, la posibilidad de distribuir la buena pro, informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, la pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario, y otros que resulten necesarios por tener incidencia en la eficiencia de la contratacin. 1. Fuentes de informacin para el clculo del valor referencial., presupuestos y cotizaciones actualizados, los que debern provenir de personas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la

convocatoria; nombres de fabricantes, cuando correspondan, a travs de postales y/o portales y/o pginas web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como mnimo dos (2) fuentes. Asimismo indica que tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, datos como precios histricos, estructuras de costos, alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, descuentos por volmenes, disponibilidad inmediata de ser el caso, mejoras en las condiciones de venta, garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin de las Entidades. 2. Del procedimiento para el clculo del valor referencial. Asimismo, el rgano encargado de las contrataciones debe asegurarse que quienes cotizan y envan los presupuestos sean empresas que tienen relacin con el objeto de la convocatoria, que cuenten con experiencia en la prestacin materia de la convocatoria. Otro de los aspectos que tiene que considerarse al establecer un precio es el nivel de comercializacin en que se transan en el mercado. La dependencia logstica debe confirmar que el productor o fabricante participa activamente en procesos de seleccin y que participar en este proceso. Es importante que la metodologa que sea utilizada para la determinacin del valor referencial verifique que los valores consignados en las diversas fuentes sean comparables entre ellas; nos referimos a las situaciones en las cuales las condiciones del sector pblico no se replican en una contratacin privada, pues son otros costos y otras condiciones. La normativa de la contratacin pblica afirma que las contrataciones deben realizarse en las mejores condiciones de calidad y precio. Las EP no pueden obligar a los proveedores a que se genere un descuento por el volumen transado debido a que esto es una regla en costos econmicos, pero no es una obligacin del proveedor respecto de sus consumidores, y resulta ser un tratamiento preferente por el volumen transado. 3. De la pluralidad demarcas y postores. . La pregunta es cundo este componente queda acreditado fehacientemente, porque es posible que exista un universo de proveedores en el mercado, pero que no quieran participar en procesos de seleccin. A cuntas empresas debo cotizar para entender que existe pluralidad? . Aqu, el criterio de la entidad debe primar y ser razonable en la eleccin del nmero de proveedores; excepto que internamente se haya dispuesto un nmero determinado; como por ejemplo, en una directiva o resolucin ministerial para una entidad concreta. 4. De los ajustes a las caractersticas tcnicas mnimas. El rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo que se va a contratar, esto en caso de la necesidad de efectuar algunos ajustes, tales como precisiones a las caractersticas tcnicas mnimas; por diversas razones, entre ellas, el direccionamiento por falta de stock en el mercado, por discontinuidad del producto, entre otros. 5. De las sugerencias para el establecimiento de factores de evaluacin. Una vez efectuado el estudio de mercado, el rgano encargado de las contrataciones puede sugerir factores de evaluacin, que el comit especial al momento de formular las bases podr tomarlos en consideracin si lo estima pertinente, siendo entre otros, las mejoras adicionales sin costo.

C. Fuente de financiamiento.
El presupuesto involucrado en una compra pblica, antes de convocarlos procesos de seleccin, la Entidad debe acreditar la disponibilidad de los recursos y la fuente de financiamiento, esto es responsabilidad de la Oficina de Presupuesto. Si la prestacin devengar en el ao fiscal posterior al periodo de la convocatoria se certificar la existencia de recursos para el ejercicio de la convocatoria y se deber confirmar que el gasto para el otro ejercicio ser programado en el prximo presupuesto. Finalmente se precisa que en la disponibilidad presupuestal debe consignarse tanto la fuente de financiamiento as como la cadena funcional programtica y del gasto.

1. Clases de fuente de financiamiento. Las fuentes de financiamiento que existen actualmente son los siguientes: Recursos ordinarios, que son fondos de libre programacin generados por los ingresos de la recaudacin tributaria. Son administrados por el Gobierno Central. Recursos directamente recaudados, que son ingresos generados y administrados directamente por las Entidades Pblicas. Por ejemplo, las tasas que cobran por los servicios que prestan. Recursos por operaciones oficiales de crdito, que son ingresos provenientes del endeudamiento externo. Recursos de donaciones y transferencias, que son ingresos financieros no reembolsables. Recursos determinados, que son ingresos que por ley estn destinados a un fin especfico: (i) Canon, sobre canon, regalas, rentas de aduanas; (ii) Contribuciones a fondos; (iii) FONCOMUN;(iv) Impuestos municipales.

2. Cadena funcional y programtica del gasto. La cadena funcional programtica y del gasto es la codificacin que el Estado tiene para registrar los gastos, y se dividen de acuerdo con los rubros y la naturaleza del gasto. Aqu se clasifican los ingresos y gastos en genricas, sub genricas y especficas. Lo transcendente de esta disposicin es que debe comprenderse que el Estado tiene asignada una distribucin de su presupuesto para componentes especficos.

IV. Resumen Ejecutivo.


El Expediente de Contratacin debe contener la informacin referida a las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste, de ser el caso. El rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. El Comit Especial es el encargado de la organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin, desde la preparacin de las Bases hasta su culminacin. Para tal efecto, el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado la designacin del Comit Especial, conjuntamente con la notificacin de designacin, entregar al presidente del Comit Especial el Expediente de Contratacin aprobado y toda la informacin tcnica y econmica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo.

Es as que, corresponde al Comit Especial elaborar las Bases del proceso de seleccin, sobre la base la informacin contenida en el expediente de contratacin, as como convocar el proceso de seleccin. Para tal efecto, de conformidad con el artculo 51 del Reglamento, es necesario publicar conjuntamente con las Bases, un resumen ejecutivo del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado. No obstante, si bien es obligacin del Comit Especial publicar el resumen ejecutivo, su elaboracin corresponde al rgano encargado de las contrataciones, pues es este rgano quien tiene a su cargo la elaboracin del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado. En ese contexto, la elaboracin del resumen ejecutivo le corresponde al rgano encargado de las contrataciones, especficamente al rea, dependencia o funcionario responsable de efectuarlo; quien deber adjuntarlo al Expediente de Contratacin que ser entregado al Comit Especial. Respecto a los parmetros que debe tenerse en cuenta para elaborar dicho resumen ejecutivo, deber tenerse en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del Comunicado N 0022009OSCEPRE, que precisa sobre el contenido del resumen ejecutivo. Dicho comunicado precisa que el resumen ejecutivo debe contener lo siguiente: i) las fuentes empleadas para determinar el valor referencial del proceso de seleccin, debindose tener en cuenta que debe existir como mnimo dos (2) fuentes distintas; ii) los criterios, el procedimiento y/o metodologa utilizados a partir de las fuentes previamente identificadas, con la finalidad de determinar el valor referencial del proceso de seleccin; iii) el valor referencial del proceso de seleccin, as como su antigedad; iv) informacin adicional que, de ser el caso, resulte relevante en el estudio realizado por la Entidad.

V. Aprobacin del Expediente. En la fase inicial, el expediente de contratacin debe ser


aprobado por el funcionario competente para ello. La normativa utiliza el trmino competente debido a que al interior de una EP es posible que el Titular de la Entidad, quien es el funcionario al que la Ley le ha otorgado. A. De la delegacin de facultades., No se delega facultades de manera general, sino que quien delega debe expresamente y de forma detallada enumerar las competencias y facultades que est delegando. Asimismo, debe entenderse que quien recibe las facultades no puede delegarlas nuevamente, pues stas no le pertenecen y fueron entregadas por quien tiene legalmente las competencias. De otro lado, la delegacin de facultades debe hacerse en razn del cargo y no en razn de la persona, a fin de otorgarle eficiencia a la delegacin. B. Documento de aprobacin. La Entidad, sobre la base de sus disposiciones internas podr decidir el instrumento idneo para la aprobacin. As, ser posible que se apruebe un Expediente de Contratacin mediante una resolucin o mediante un provedo o cualquier documento escrito donde conste y se verifique la voluntad de aprobacin y adems, se visualice que quien suscribe cuenta con las facultades, sea que se trate del Titular de la Entidad o funcionario delegado. Si un proceso de seleccin es declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del expediente de contratacin, slo en caso que haya sido modificado en algn extremo (artculo 10 del Reglamento). El rgano encargado de las contrataciones es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna.