Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03

AULA 03: Conservao e preservao de documentos. Documentos digitais.

SUMRIO 1. Contedo programtico 2. Questes comentadas 3. Lista das questes apresentadas AULA 03 1. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS As medidas relativas conservao e preservao de documentos so adotadas de forma preventiva em grande parte das instituies arquivsticas brasileiras, pois no h ainda uma tradio forte em restaurar documentos. E nem mesmo, tais procedimentos ocorrem de forma satisfatria, devido a condies ambientais e introduo tardia da Arquivologia no pas. Desta forma, vou abordar os pontos mais cobrados em prova e adotar mais a linha preventiva, para que vocs tenham ideia dos procedimentos que so adotados pelos profissionais da rea arquivstica. 1.1. Fatores de deteriorao Norma Ciaflone Cassares lista cinco elementos de deteriorao do acervo arquivstico. 1.1.1. Fatores ambientais PGINA 1 a 14 14 a

A temperatura e a umidade relativa do ar um dos itens considerados como fator ambiental de conservao dos documentos. Se ambos estiverem baixos, os documentos em suporte papel estaro quebradios e distorcidos. Se eles estiverem altos, haver a possibilidade de proliferao de microorganismos, como bactrias e fungos. Segundo Cassares, medida em que aumenta 10 C de temperatura, dobra a velocidade das reaes qumicas do papel. O ideal que a temperatura esteja o mais prximo de 20 C e a umidade entre 45% a 55%. Devem ser evitadas oscilaes frequentes da temperatura e da umidade, principalmente se elas excederem a mais de 3C e 10% de umidade. Alm disso, estes dois fatores devem ser medidos por um aparelho chamado termohigrmetro, que registra de forma milimtrica qualquer alterao de temperatura e umidade.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 Outro fator ambiental considervel a radiao da luz. A luz o principal elemento que contribui para a detoriorao dos documentos, quando estes estiverem expostos de forma frequente. A radiao UV, encontrada na luz natural e nas lmpadas fluorescentes devem ser evitadas. O aparelho que mede a quantidade de luz chamado de luxmetro ou fotmetro. Deve-se evitar que os documentos fiquem expostos diretamente luz natural e s lmpadas fluorescentes. Alm disso, as janelas devem conter filmes especiais para diminuir a incidncia de raios UV. Os documentos em exposio no podem ficar muito tempo sob os raios luminosos e devem ser protegidos por filtros especiais. O nvel de luz deve ser o mais baixo possvel, para evitar a deteriorao rpida do documento. Deve-se considerar tambm a qualidade do ar como fator ambiental. Os poluentes externos so os gases qumicos, especialmente o dixido de enxofre (SO2), xidos de nitrognio (NO e NO2) e o Oznio (O3). Com eles, o papel fica quebradio e descolore-se rapidamente, e o couro fica deteriorado. O prprio ambiente onde encontram-se os documentos pode contribuir tambm para a qualidade do ar, sobretudo madeira, adesivos, vernizes que liberam substncias txicas ao acervo.

(Senado Federal FGV 2008) Assinale a alternativa correta:

Considerando-se a conservao dos documentos, o bom controle do clima de uma rea de guarda de documentos em um arquivo deve: (A) manter a umidade relativa do ar baixa para que a temperatura diminua. (B) estabilizar a temperatura e diminuir ao mximo a umidade relativa do ar. (C) manter a temperatura um pouco mais alta que a umidade relativa do ar. (D) manter a temperatura e a umidade relativa do ar moderadas e estveis. (E) manter a temperatura baixa para que a umidade do ar diminua. Comentrios: Esta questo pode cair na prova de vocs e ns j vimos bem o que pode acontecer se houve aumento ou queda bruscas de temperatura e umidade no ambiente onde os documentos se encontram. Se a temperatura e a umidade carem, os documentos podem ficar quebradios e distorcidos. Se houver o contrrio, pode gerar a proliferao
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 de fungos e bactrias. O ideal que ocorra a moderao entre os dois fatores ambientais, para que o ambiente esteja equilibrado e que haja a conservao dos documentos. Neste caso, o item correto a Letra D. Resposta: Letra D

1.1.2.

Fatores biolgicos

O controle do ambiente onde os documentos se localizam deve ser feito para evitar a proliferao de insetos, roedores e microorganismos danosos aos documentos. O contrrio desta iniciativa chamado por Cassares de conforto ambiental, onde h pouca circulao de ar, umidade alta, falta de higiene e outros fatores que contribuem para o surgimento destas pragas. a) Fungos: surgem em ambientes de umidade alta, mediante esporos. Eles atacam os substratos dos suportes em papel, causando manchas de difcil remoo. Quando a umidade baixa, os esporos ficam dormentes e podem voltar atividade, caso as condies ambientais lhes sejam favorveis. O aconselhvel que haja uma poltica de controle da umidade e da temperatura, higienizao frequente e adequada dos documentos, instruir os funcionrios nas tarefas de higienizao e secar os documentos adequadamente caso haja acidentes com gua. No se deve usar, de forma alguma fungicidas sobre os documentos. Profissionais habilitados devem ser chamados no caso de infestao por fungos. Alm disso, deve ser usado aspirador de p em caso de higienizao mecnica, pois os esporos podem proliferar-se no ambiente; b) Insetos e roedores: as baratas, brocas e cupins devem ser exterminadas por especialistas em zoonoses, desde que no causem danos documentao infestada. A temperatura e ambiete controlados, alm da higienizao constante do local e do acervo so medidas que devem ser adotadas antes de qualquer medida protetiva. No caso das baratas, o alvo so os ambientes mal higienizados e com pouca ventilao. J as brocas, os acervos e as colees sem higienizao constante so os alvos destes insetos, que desde o nascimento j causam danos. Como as brocas gostam de materiais base de celulose, o ideal que a higienizao seja feita em local separado da do acervo, para que os ovos no se espalhem no local e no reproduzam mais brocas. J os cupins (trmitas) so muito organizados em sociedades e oferecem risco tanto nos acervos, quanto nos mobilirios e prdios das instituies. O ideal que, em todos os casos, haja a interveno de um profissional especializado em
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 zoonoses, alm de profissionais especializados em conservao de acervos.

1.1.3.

Intervenes inadequadas

Muitas vezes, na tentativa de ajudar, acabamos atrapalhando e a mesma coisa com os acervos documentais. Tenho visto coisas horrorosas, como grampear vrias vezes o mesmo documento, grudar com durex as partes soltas de uma pea documental, entre outras coisas. No custa nada o profissional do arquivo ter uma informao bsica de conservao e preservao de documentos, mesmo que seja preventiva. At mesmo as medidas mais simples de acondicionamento de documentos preservam informaes por dcadas. Por isso, na hora da dvida, torna-se importante consultar um profissional experiente na rea, para que ele d dicas importantes a respeito destas intervenes.

1.1.4.

Manuseio inadequado de documentos e vandalismo

Outro problema que vemos no cotidiano dos arquivos e bibliotecas em geral o manuseio inadequado de livros e documentos. Torna-se comum comermos ao lado dos documentos (baratas e formigas adoram comida!), dobrarmos os documentos e se esquecendo que eles tm fibras de celulose, no manusearmos os documentos com as mos limpas ou com materiais descartveis, tais como luvas e toucas, separar as pginas com a saliva entre os dedos, entre outras aes que vemos com frequncia. Fora isso, as aes de vandalismo so comuns nos acervos. O furto e o extravio de documentos e processos tambm so frequentes, o que torna essencial a adoo de medidas de segurana. Criar uma sala especfica para consulta uma delas, justamente onde o funcionrio do arquivo tenha a viso do usurio que manuseia o documento. Alarmes e polticas de segurana ao acervo so fundamentais para que o acervo torne-se seguro.

1.2. PROCEDIMENTOS TCNICOS DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS 1.2.1. Higienizao

CONSERVAO

A higienizao realizada de forma preventiva nos documentos, sem a utilizao de solventes. Isto ocorre devido forma como a sujeira acumulada nos documentos causa danos a curto e a longo prazo. Sempre
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 de forma mecnica e de acordo com o material, a tcnica permite remover a sujeira que se acumula nos documentos, para evitar que eles fiquem quebradios, pois os poluentes so cidos, o escurecimento e o aparecimento de manchas nos documentos. No em qualquer documento que deve ser aplicada a higienizao. Antes disso, o profissional deve avaliar o material utilizado, para que seja aplicada a tcnica adequada. Desta forma, suportes frgeis com o tempo, no caso de documentos antigos, peas documentais de papel japons (muito poroso), ou aqueles atacados por fungos ou molhados no podem sofrer a higienizao por meio de p de borracha ou pincel adequado. Os materiais utilizados em geral para os procedimentos de higienizao so: Pincis de cerdas macias e de vrios tipos; Flanelas, para remover sujeiras de encadernaes; Aspirador de p; Bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete; Papel mata-borro; Pesos; Luvas de ltex ou algodo; Fita-crepe; Folhas de papel siliconado; Mscaras; Fita-crepe; Muito cuidado com documentos arquivsticos manuscritos, especialmente aqueles com tinta ferroglica, que destri as fibras do papel com o tempo. Aqueles tambm com tintas a carbono tambm borram facilmente e, nestes casos, o auxlio de um especialista na rea de conservao adequado para este trabalho de higienizao. Documentos grandes, como mapas e projetos de arquitetura, podem ter a sujeira removida com p de borracha, aspirador de p ou um pincel macio. Obviamente que todas estas iniciativas devem ser analisadas antes de comear qualquer trabalho, devido ao estado do acervo. O piso e os mobilirios dos acervos arquivsticos tambm devem merecer uma ateno especial dos profissionais da rea. Eles devem ser limpos periodicamente, para evitar que a sujeira invada o contedo dos documentos. A utilizao de aspiradores de p e flanelas embebidas com lcool e gua a mais adequada para limpar pisos e estantes. O mobilirio adequado para o armazenamento da documentao arquivstica so as estantes de metal esmaltado, devido facilidade de limpar e de conservar o acervo por mais tempo. Se o mobilirio for de madeira, deve ser revestida ou frmica, pois a conservao e a limpeza tambm so facilitadas. Deve-se evitar pisos com carpetes, que acumulam poeira, microorganismos e so de alta combusto. Evita-se
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 tambm o uso de ceras e outros produtos de limpeza que podem interferir nas condies ambientais do arquivo. O acondicionamento dos documentos arquivsticos outra etapa importante da conservao e preservao de documentos. Deve-se evitar perfurar os documentos para colocar qualquer grampo trilho. Se houver a necessidade, os grampos devem ser confeccionados em plstico. O material adequado para o acondicionamento dos documentos : papis e cartes neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas; papeles de diversas gramaturas; filmes de polister; fita adesiva dupla neutra; tiras ou cadaros de algodo; tubos de PVC; tecido de linho. 1.2.2. Liofilizao

A liofilizao um processo de secagem dos documentos em um equipamento especfico, uma cmara a vcuo, que extrai a gua em forma de vapor. O documento congelado em freezer e inserido neste equipamento para o processo. Em geral, isto acontece quando ele molhado devido a vrios problemas, como o incndio ou at um descuido ou vandalismo. 1.2.3. Encapsulao

A encapsulao um processo em que um documento inserido em uma cpsula ou um envelope de polister, para ser conservado por mais tempo. As bordas do envelope so seladas de forma hermtica (a quente) ou costuradas a mo. Nos casos de documentos impressos, manuscritos e fotografias, a tcnica adequada. Entretanto, em outros documentos, tais como desenhos feitos a carvo ou pastel, a tcnica desaconselhada, pois as partculas soltas podem aderir-se ao filme de polister. 1.2.4. Fumigao

A fumigao uma tcnica utilizada para exterminar fungos e mofos no acervo com a utilizao de produtos qumicos. A tcnica tem sido desaconselhada, devido segurana que deve ser proporcionada ao acervo, usurios e profissionais da rea. Alm disso, por mais que um profissional adequado trabalhe com isso, a interferncia a ser causada no acervo ser grande.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 1.2.5. Proteo do ambiente

O ambiente destinado conservao dos documentos deve possuir um programa de proteo contra desastres, seja de que espcie for (incndios, enchentes). Isto se deve facilidade com que o documento arquivstico sofre com tais problemas. Um plano de desastres deve contemplar a natureza do local, o clima, as instalaes fsicas e estruturais da rea, os possveis obstculos para o salvamento das pessoas, a ventilao disponvel e dispositivos de salvamento do acervo possveis. Isto deve ser feito com o auxlio de profissionais especializados na rea de desastres, para que sejam mensurados todas as caractersticas possveis para salvar o acervo. 1.2.6. Alisamento

Quando um documento est quebradio ou duro, ele inserido em um ambiente nido, para recuperar a flexibilidade das fibras de celulose. Em seguida, so feitos outros procedimentos no documento, para eliminar as eventuais distores. Este procedimento chamado de alisamento. 1.2.7. Conservao de substituio

A conservao de substituio um procedimento que visa copiar o documento original a um outro suporte que possa ser consultado pelo usurio, para preserv-lo do manuseio frequente. Com o tempo, a maior parte dos documentos torna-se frgil ao acesso do usurio e substitu-lo tem sido a forma mais adequada para tornar o acesso mais fcil e conservar o documento original. As instituies brasileiras tm adotado a microfilmagem de substituio nos casos de documentos histricos de grande relevncia. Na realidade, nenhum documento permanente pode ser eliminado aps a microfilmagem e os arquivos pblicos adotam usam os microfilmes destes documentos para que o pblico tenha acesso a eles. A Carta de Pero Vaz de Caminha um dos exemplos mais clssicos desta iniciativa. Como o original no pode ser eliminado e a consulta a ele pode danificar sua estrutura, o microfilme tem sido um aliado aos pesquisadores brasileiros. A tcnica no se restringe ao microfilme, mas tambm digitalizao, reproduo de cpias, entre outros.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 2. DOCUMENTOS DIGITAIS Os documentos arquivsticos digitais possuem algumas particularidades que precisam ser observadas no nosso estudo. O fato de terem um suporte diferenciado no quer dizer que eles no se submetam aos mesmos princpios que regem a documentao fsica e qualquer outra de origem arquivstica. Quem aborda esse assunto com propriedade so a italiana Luciana Duranti, a canadense Heather MacNeil e a brasileira Rosely Curi Roindinelli. Desta forma, os documentos eletrnicos possuem as seguintes caractersticas: Suporte: considerado como o carregador fsico do documento. O contedo d o sentido ao documento arquivstico. Para Rondinelli, o suporte a parte fsica separada do contedo documental. Desta forma, a cada reproduo deste documento, em que o nico elemento que muda o suporte, esse documento continua sendo idntico ao que foi reproduzido; Contedo: a mensagem transmitida pelo documento, que est fixada no suporte. Para que tal contedo seja considerado arquivstico, ele deve ser produzido em conformidade com as atividades produtoras da instituio pblica ou privada, ou da pessoa fsica ou jurdica; Forma ou estrutura: so as regras de representao do contedo arquivstico, os quais podem ser divididos em forma fsica ou externa e forma intelectual ou interna. A primeira pode ser caracterizada pelos seguintes atributos: texto, idioma, tamanho e cor da fonte, selos, assinatura digital, a logomarca da instituio, entre outros caracteres de formatao do documento. J a forma intelectual ou interna do documento representa os elementos da ao geradora do documento e o contexto administrativo e documentrio. Desta forma, podemos identificar a articulao do contedo, a saudao, a data, a exposio do assunto, anotaes, acrscimos, os fatos geradores do documento como caractersticas deste segundo elemento; Ao: trata-se do componente central de um documento arquivstico; o ato ou ao que o origina. Podemos dizer tambm que a ao o exerccio de vontade que visa criar, mudar, manter ou extinguir situaes. Dentro da ao, podemos destacar os seguintes documentos: documento dispositivo (forma escrita mediante um sistema jurdico, para comprovar um ato; ex.: contrato jurdico); documento probatrio ( a prova de um ato que j aconteceu, como a
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 certido de nascimento); documento de apoio (uma ao que necessita de apoio determinada atividade, como memorando e ofcio); e o documento narrativo (memria de uma ao, que no participa diretamente do seu desenvolvimento, como a ata de reunio); Pessoas: so os agentes geradores do documento arquivstico eletrnico. No documento eletrnico, existem cinco pessoas que participam de sua elaborao: o autor (autoridade competente para criar o documento), o destinatrio (pessoa qual o documento se destina); o escritor (pessoa autorizada a escrever o documento); o criador (pessoa jurdica que se constitui no fundo arquivstico); e o originador (proprietrio do endereo ou espao eletrnico, a partir do qual o documento transmitido, compilado ou salvo); Relao orgnica: a ligao entre os documentos e as atividades da pessoa fsica ou jurdica produtora. Trata-se da organicidade, caracterstica fundamental do documento arquivstico; Contexto: o ambiente onde a ao geradora do documento iniciada. O contexto caracterizado pelo contexto jurdicoadministrativo (sistema legal e organizacional da organizao); pela provenincia (a instituio, a misso e a estrutura organizacional da entidade produtora); pelos procedimentos (aes preestabelecidas ao longo das quais o documento gerado); e o contexto documentrio (referncia ao documento com todos os seus elementos constitutivos).

Alm disso, alerto a todos que as caractersticas do documento arquivstico eletrnico so as mesmas de um documento fsico (um modo mais simples de se expressar). Alm da organicidade, interrelacionamento, naturalidade ou cumulatividade e unicidade, o documento arquivstico eletrnico possui as duas outras caractersticas fundamentais: a autenticidade e a fidedignidade, que expus na aula demonstrativa do curso. Para mim, no custa nada eu expor novamente os dois conceitos, para que no percamos o fio da meada. Autenticidade: a autenticidade de um documento refere-se credibilidade de um documento enquanto documento. Ou seja, torna-se a qualidade de um documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo. Fidedignidade: a credibilidade um atributo que o documento arquivstico carrega, enquanto uma afirmao do fato. Tal caracterstica existe quando um documento sustenta o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criao. A preocupao em manter a autenticidade e a fidedignidade dos documentos digitais tamanha, que a Legislao Arquivstica tem normas que tentam manter tais caractersticas intactas. A medida provisria 2200-2, de 24 de agosto de 2001, trata a respeito da Infra-estrutura de Chaves Pblicas brasileira, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras. Alm disso, o Arquivo Nacional elaborou a norma e-Arq, que visa criar diretrizes para o SIGAD, o Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos. O link para a norma completa : http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm. Para que vocs compreendam alguns conceitos importantes, sugiro a leitura dos conceitos iniciais, compreendidos na parte I, e do glossrio do e-ARQ. Eles reforam o que a gente aprendeu aqui na sala de aula e trazem alguns complementos importantes para a prova. No precisa ler a Parte II, que so os requisitos do sistema. 3. APNDICE DA LEGISLAO ARQUIVSTICA PARA ESTUDOS Aos meus queridos alunos, resolvi fazer um apndice, que recomenda a leitura das seguintes normas arquivsticas para concursos. Eu sugiro que vocs leiam a chamada lei seca, pois vocs no sero pegos de surpresa pelas bancas organizadoras. A Legislao Arquivstica vasta, ao contrrio do que se pensa a respeito. Tratam-se de normas esparsas, que tratam de muitas questes referentes documentao arquivstica. Ao longo do curso, expliquei uma parte delas, que se relacionavam direta ou indiretamente a um assunto do curso. Por exemplo, no caso da transferncia e recolhimento, a Resoluo n 02 do CONARQ d recomendaes a respeito. Desta forma, farei uma listagem da legislao que deve ser lida por vocs durante os estudos. Quaisquer dvidas a respeito, vocs devem postar no frum, para que eu responda a vocs. 3.1. LEIS E DECRETOS: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968: regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 LEI N 6.546, DE 4 DE JULHO DE 1978: dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras providncias; LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991: dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. LEI N 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991: dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais LEI N 9.784, DE 29 DE JANEIRO DE 1999: regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal; LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011: Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias. LEI N 12.528, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011: cria a Comisso da Verdade; DECRETO N 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000: Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. DECRETO N 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001: Estabelece requisito para contratao de servios de certificao digital pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias. DECRETO N 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001: Dispe sobre o Comit Gestor da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva e d outras providncias. DECRETO N 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001: Dispe sobre a prestao de servios de certificao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002: Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. DECRETO N 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002: Regulamenta a Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002: Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 DECRETO N 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003: Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. DECRETO N 5.301, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004: Regulamenta o disposto na Medida Provisria n 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5 da Constituio, e d outras providncias. DECRETO N 7.430, DE 17 DE JANEIRO DE 2011: Dispe sobre a transferncia do Arquivo Nacional e do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ da Casa Civil da Presidncia da Repblica para o Ministrio da Justia; DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012: Regulamenta a Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio. MEDIDA PROVISRIA 2202-2, de 24 de agosto de 2001: Trata sobre a ICP Brasil e outras consideraes a respeito;

3.2. RESOLUES DO CONARQ PARA ESTUDO: RESOLUO N 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995: Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. RESOLUO N 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995: Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995: Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUO N 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996: Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. RESOLUO N 6, DE 15 DE MAIO DE 1997: Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997: Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999: Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. RESOLUO N 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001: Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas. RESOLUO N 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001: Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N 17, DE 25 DE JULHO DE 2003: Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. RESOLUO N 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003: Dispe sobre os documentos pblicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatizao e das pessoas jurdicas de direito privado sucessoras de empresas pblicas. RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004: Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. RESOLUO N 21, DE 4 DE AGOSTO DE 2004: Dispe sobre o uso da subclasse 080 Pessoal Militar do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: AtividadesMeio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. RESOLUO N 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005: Dispe sobre as diretrizes para a avaliao de documentos em instituies de sade. RESOLUO N 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006: Dispe sobre a adoo do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de ArquivosSINAR.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006: Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007: Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. RESOLUO N 26, DE 06 DE MAIO DE 2008: Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio RESOLUO N 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008: Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos estados, do Distrito Federal e dos municpios, de criar e manter Arquivos Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas. RESOLUO N 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009: Dispe sobre a adoo da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos CODEARQ. RESOLUO N 29, DE 29 DE MAIO DE 2009: D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n 27, de 16 de junho de 2008. RESOLUO N 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009: Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio RESOLUO N 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010: Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes RESOLUO N 32, DE 17 DE MAIO DE 2010: Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil RESOLUO N 33, DE 30 DE MAIO DE 2011: Dispe sobre a criao do Informativo CONARQ e d outras providncias RESOLUO N 34, DE 15 DE MAIO DE 2012: Dispe sobre a adoo das Recomendaes para a salvaguarda de acervos arquivsticos danificados por gua pelos rgos
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 QUESTES COMENTADAS 1. (FCC Cmara dos Deputados 2007) Aos insetos que se alimentam de madeira e papel d-se o nome de (A) xillatras. (B) xipfagos. (C) xilfagos. (D) xenlitos (E) xerfitos. Comentrios: O examinador no quis saber se o candidato tivesse noes de conservao e preservao, mas quis saber se ele sabia de termos em portugus, somente isso. Achei uma tremenda bobagem por parte da Fundao Carlos Chagas. Resolvi pegar a questo e comentar, pois uma dessas pode cair para vocs. Os insetos que se alimentam de madeira so os cupins (trmitas ou xilfagos). O termo xilfago vem do grego xipo: madeira e fago: comer. Ento, a resposta a letra C. Resposta: C 2. (FGV SENADO 2008) So atividades da preservao preventiva: (A) aquisio, encadernao, circulao e reproduo. (B) recomposio do suporte, tratamento aquoso e intervenes qumicas. (C) aes corretivas, desacidificao em massa e obturao. (D) eliminao da temperatura e da umidade relativa do ar. (E) eliminao de insetos e pequenos reparos. Comentrios: Lembram-se de que eu falei que o examinador gosta de cobrar aes preventivas de conservao e preservao de documentos? Neste caso, no foi diferente. A encadernao pode no ser considerada como ao preventiva, a grosso modo, mas em certas situaes, ela ajuda a prolongar a vida til do documento. Se verificarmos os itens que se apresentam, o que mais se aproxima de aes preventivas a letra A. Resposta: Letra A.

4. (FCC MPU 2007) Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem a que: a) Preenche as falhas dos documentos com polpa de papel; b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados; c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da umidade ou ferrugem; e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de papel. Comentrios: O papel composto por fibras de celulose e vrios compostos qumicos. O termo reenfibragem significa preencher as falhas dos documentos com a polpa de papel, composta por celulose e outros elementos. Desta forma, a assertiva correta a letra A. Resposta: Letra A. 5. (SRH 2006) Analise os seguintes itens relativos preservao do patrimnio arquivstico digital. ( ) A preservao de longo prazo das informaes digitais est seriamente ameaada pela vida curta das mdias. ( ) A debilidade estrutural dos sistemas eletrnicos de informao torna difcil a preservao de longo prazo. ( ) A tecnologia digital um meio mais frgil de armazenamento comparado com os meios tradicionais. ( ) A preservao da informao em formato digital no se limita ao domnio tecnolgico, envolve questes administrativas, legais, polticas e econmico-financeiras. A quantidade dos itens corretos igual a a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. Comentrios: O examinador pode cobrar a respeito das mdias digitais para vocs, sem sombra de dvida. Como os manuais de conservao e restaurao tradicionais no falam muito a respeito, vou comentar item por item. O primeiro item verdadeiro, pois as mdias digitais apresentam um tempo de vida muito curto para conservar qualquer documento necessrio. O segundo tambm verdadeiro, pois os sistemas eletrnicos de informao precisam ser estveis para promover uma preservao a longo prazo e no isso que temos visto no mercado. O que temos visto so programaes mal-elaboradas, sem um sistema documentado na ntegra e com riscos de cair a qualquer momento. O terceiro item est certo tambm, pois a mdia digital frgil e seu tempo de vida til curto tambm. E o quarto item corretssimo, pois as questes envolvidas na digitalizao envolvem uma srie de fatores, inclusive as legais. A digitalizao no legitimada por lei, mas uma hora ou outra vemos propagandas enganosas (literalmente) de empresas que prometem mil
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 maravilhas com a digitalizao dos documentos. Digitalizar no simplesmente transferir a documentao para um suporte material, mas tambm promover a gesto documental tambm na ntegra. Esta questo possui as quatro assertivas corretas, ou seja, a letra E a correta. Resposta: LETRA E. 6. (FGV SENADO 2008) A conservao preventiva se diferencia da conservao/restaurao principalmente por dois aspectos: (A) por ser um tratamento item a item, que leva em conta a especificidade de cada documento e por ser uma ao preventiva. (B) por ser um tratamento de massa, que leva em conta o conjunto de documentos e porque visa a retardar o incio da deteriorao dos documentos. (C) por ser um conjunto de aes que impede a deteriorao dos documentos e por ser de baixo custo financeiro. (D) por ser um tratamento que elimina a infestao de cupins e brocas. (E) por ser um tratamento que recupera as condies originais dos documentos. Comentrios: No incio da aula, a prioridade que eu dei foi conservao preventiva, justamente pela nfase que os profissionais da Arquivologia do esta rea. Como o Brasil ainda no tem profissionais da rea de conservao em nmero considervel, adota-se a conservao preventiva. Neste caso, dois itens chamam a minha ateno e a de vocs, as letras B e C. De fato, a conservao preventiva abriga uma grande quantidade de documentos e visa evitar que eles se deteriorem com o tempo. Por outro lado, um conjunto de aes que impede a deteriorao dos documentos e possui um custo financeiro mais baixo que a prpria restaurao. Para mim, os dois itens esto corretssimos, mas a Fundao Getlio Vargas preferiu adotar a letra B como a correta. Resposta: Letra B. 7. (VUNESP BNDES 2002) O uso de condicionadores de ar para a climatizao de um arquivo deve (A) ser substitudo por umidificadores e vaporizadores em regies secas e ridas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (C) integrar em uma nica circulao de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para no resfriar demais o ambiente. (E) ser suspenso nos horrios em que o arquivo est fechado ao pblico.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 Comentrios: As bancas gostam de casca de bananas e a Vunesp tambm. Ns vimos que a umidade e a temperatura devem estar estabilizadas, para evitar que o acervo sofra com as eventuais mudanas que podem ocorrer. O uso de climatizadores de ar deve obedecer a este tipo de recomendao. Se isso ocorrer, estar perfeita a condio ambiental ao acervo. Neste caso, a resposta correta a letra B. Resposta: Letra B. 8. (FCC - Em microfilmagem de preservao de documentos de arquivo, possvel fazer uso da bandeirola, que uma sinaltica: (A) destinada a alertar o operador sobre os problemas de legibilidade do texto a ser reproduzido. (B) de carter circunstancial, para indicar que o documento continua em outro rolo. (C) personalizada, ostentando o logotipo da instituio de origem dos documentos. (D) referente a um s documento, recomendando-se reproduzi-la, graas a suas pequenas dimenses, no mesmo fotograma. (E) em branco, para futuro registro da densidade e do grau de resoluo do filme. Comentrios: esta questo no se trata apenas da microfilmagem por si s, mas da Resoluo n 10 do CONARQ. Trata-se de recomendar que seja feita a microfilmagem de um s documento, recomendando reproduzi-lo no mesmo fotograma. As questes de concurso cobram muito a respeito das sinalticas dos microfilmes e alerto que eles sejam estudados bastante. Neste caso, a resposta certa a Letra D. Resposta: Letra D 9. (ESAF CVM 2010) Conforme a Resoluo n. 14 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a opo que corresponde a uma rotina para destinao de documentos na fase corrente. a) Levantar os dados relativos s funes e atividades s quais os conjuntos documentais se referem. b) Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi. c) Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente. d) Eliminar os documentos de valor secundrio, aps microfilmados. e) Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 Comentrios: a resoluo n 14 muito cobrada em concursos e eu recomendo que ela seja estudada a fundo. Se analisarmos bem a questo, a partir da leitura desta norma e das aulas que ns tivemos, na fase corrente sero eliminadas as cpias e vias cujo original se encontram no mesmo conjunto documental ou dossi. Neste caso, a resposta correta a letra B. Resposta: Letra B. 10. (ESAF CVM 2010) Conforme a legislao em vigor, so arquivos pblicos os seguintes conjuntos de documentos, exceto aqueles: a) produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista. b) produzidos e recebidos por agentes do poder pblico, no exerccio de seu cargo ou funo. c) produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. d) produzidos e recebidos por pessoas fsicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. e) produzidos e recebidos pelas organizaes sociais e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais. Comentrios: A Lei 8159/1991 considerada como a Carta Magna da Arquivologia. Quando a questo cita os conceitos de documentos pblicos e privados, ela faz referncia direta a esta norma. Neste caso, a resposta certa a letra D. Resposta: Letra D.

QUESTES PROPOSTAS JULGUE OS ITENS 1. (ABIN AGENTE 2010 CESPE) Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do rgo. 2. (ABIN AGENTE 2010 CESPE) Devido aplicao de modernas tcnicas de preservao documental, a temperatura no considerada um agente de deteriorao de documentos de arquivo. 3. (MPU AGENTE 2010 CESPE) O alisamento uma das operaes de restaurao de documentos mais utilizadas em pases tropicais.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 4. (MS 2010 CESPE) A proteo de documentos em papel, como os impressos, manuscritos e fotografias, pode ser feita pela tcnica de encapsulao. 5. (MS 2010 CESPE) A maneira adequada de prevenir o aparecimento de fungos nos documentos manter o ambiente estvel, com umidade abaixo de 65% e temperatura de at 22 C. 6. (MS 2010 CESPE) Uma das consequncias da exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.

7. (MS 2010 CESPE) Os documentos em papel, ao serem parcialmente molhados ou expostos umidade, no devem ser secados por meio de ventiladores, pois estes danificam os registros documentais. 8. (ESAF CVM 2010) A eliminao de documentos nos rgos do poder pblico resulta do processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao. Conforme a Resoluo n. 7 do CONARQ, as informaes relativas ao ato de eliminao so registradas no documento denominado: a) Listagem de Eliminao de Documentos. b) Registro de Eliminao e Recolhimento de Documentos. c) Termo de Eliminao de Documentos. d) Tabela de Temporalidade. e) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. 9. (ESAF CVM 2010) Tendo em vista o disposto no Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, avalie os seguintes itens referentes ao Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA): I. Compete ao SIGA estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR. II. Integram o SIGA, como rgos setoriais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. III. Compete ao rgo central do SIGA orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais. IV. Cabe Comisso de Coordenao do SIGA assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 03 A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 10. (ESAF CVM 2010) Analise os seguintes itens relativos ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos, e- ARQ recomendado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): I. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ ou implantado. II. O SIGAD um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. III. O SIGAD prescinde da implantao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos. IV. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto arquivstica de documentos. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 GABARITO 1. E 2. E 3. C 4. C 5. C 6. C 7. C 8. C 9. C 10. D

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