Manual de Usuario Flexbusiness2011 - 1

Manual de Usuario
Lima, 2011
Copyright Uniflex del Per
INTRODUCCIN
En este manual de usuario se explican todas las opciones que facilita la aplicacin desarrollada por la empresa UNIFLEX del Per S.A. denominada FlexBusiness ERP, incluyendo todas las variantes existentes y las funciones que se pueden realizar en el sistema. Hay que tener en cuenta que se explicarn tanto los elementos que corresponden a la gestin central, como los que corresponden a las tiendas, por lo que en alguna de las pantallas que el sistema va a mostrar pueden ser ligeramente diferentes a las incluidas en la explicacin, en funcin de si se est trabajando en el servidor central, en alguna sucursal, el nivel de acceso o permisos que el usuario tenga. El orden seguido para las explicaciones se corresponde con el orden de las opciones dentro de las pestaas del men principal de la aplicacin, correspondindose cada tema con cada una de dichas pestaas.
ACERCA DE ESTE MANUAL DE USUARIO

El manual de Usuario del Sistema FlexBusiness ERP est diseado para que los nuevos usuarios puedan descubrir la usabilidad y funcionalidades de este producto desde el lado terico. Los lectores no requieren ningn conocimiento acerca de programacin ni desarrollo de software.
NDICE CAPITULO I
1. CARACTERISTICAS
1.1. Caractersticas del Software
CAPITULO II 2 ACCESO Y CONFIGURACIN

2.1. 2.2. 2.2.1 Acceso al Sistema Presentacin del Espacio de Trabajo o Interfaz de Usuario . Barras de men y barras de herramientas
2.2.1.1. Para agregar o qu itar alguna barra de herramientas 2.2.2. Organizacin y distribucin de los contenedores del sistema. 2.2.3. Organizacin de ventanas y vistas administrativas 2.2.3.1. Fichas 2.3. Operaciones Generales
2.3.1. Creacin de Nuevos tipos. 2.3.1.1. Usando el Men principal 2.3.1.2. Usando los conos del sistema. 2.3.1.3. Usando las teclas rpidas 2.3.1.4. Usando el men vinculado 2.3.2. Modificacin de tipos. 2.3.3. Eliminacin de tipos 2.3.4. Bsqueda de informacin y manejo de filtros. 2.4. Uso de Teclas rpidas y atajos
CAPITULO III 3.TIPOS DE COMPROBANTES
CAPITULO IV 4. MDULO VENTAS 4.1. Principales Maestros 4.1.1. Clientes 4.1.1.1. Creacin de un cliente nuevo 4.1.2. Vendedores 4.1.3. Lista de Precios 4.1.3.1. Creacin de una lista de precios 4.2. Operaciones con el mdulo de venta
4.2.1. Pedidos 4.2.1.1. Creacin de un pedido 4.2.1.2. Modificacin de un pedido 4.2.1.3. Eliminacin del pedido 4.2.1.4. Anulacin de un pedido 4.2.1.5. Aprobacin de un pedido 4.2.1.6. Efectuar el pago desde el pedido 4.2.2. Generacin de comprobantes de venta 4.2.2.1. Independientemente 4.2.2.2. A partir de un pedido 4.2.2.3. Facturacin en Lote 4.2.3. Emisin de notas de crdito 4.2.3.1. Desde el comprobante de venta 4.2.2.2. Independientemente 4.2.2.3. Desde el consolidado de carga 4.2.1.1. Desde el comprobante de venta 4.2.2. Emisin de notas de dbito 4.2.2.1. Independientemente
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4.3.
Tipos de comprobante
4.2.1.1. Desde el comprobante de venta 4.2.2. Emisin de notas de dbito 4.2.2.1. Independientemente 4.3. Tipos de comprobante
CAPITULO IV 4. 5.1. MDULO COMPRAS Principales Maestros:
5.1.1. Proveedores 5.1.1.1. Creacin de un nuevo proveedor 5.1.1.2. Modificacin del proveedor 5.1.1.3. Eliminacin de un proveedor 5.1.2. Rango de aprobacin CAPITULO IV 4. 5.1. MDULO COMPRAS Principales Maestros:
5.1.1. Proveedores 5.1.1.1. Creacin de un nuevo proveedor 5.1.1.2. Modificacin del proveedor 5.1.1.3. Eliminacin de un proveedor 5.1.2. Rango de aprobacin 5.1. rdenes de compra
5.1.1. Creacin de rdenes de compra
5.1.2. Aprobacin de una orden de compra. 5.2. Generar comprobantes de Compras- Gastos
5.2.1. Crear Comprobante de Gastos

5.1.1. Aprobacin de una orden de compra. 5.2. Generar comprobantes de Compras- Gastos
5.2.1. Crear Comprobante de Gastos 5.3. 5.4. Nota de crdito y dbito de proveedores: Tipos de comprobante
CAPITULO VI 6. MDULO INVENTARIO 6.1. Principales maestros 6.1.1. Almacenes 6.1.1.1. Creacin de un nuevo Almacn 6.1.2. Plantillas de unidad 6.1.3. Creacin de una Plantilla de Unidad: 6.1.4. Clasificacin de una Existencias 6.1.5. Existencias 6.1.5.1. Creacin de una nueva existencia 6.2. Entradas a inventario 6.2.1. Independiente 6.2.2. CAPTULO VII 7. MDULO FINANZAS
7.1. Principales maestros 7.1.1. Tipos de medio de pago 7.2. Cajas y bancos
CAPITULO I 1. CARACTERISTICAS
1.1. Caractersticas del Software
FlexBusiness ERP es una solucin tecnolgicamente moderna y funcionalmente completa y consistente, que permite optimizar e integrar procesos de negocio de una forma realmente prctica y efectiva y otorga a la organizacin, la capacidad de afrontar con ventaja, entornos de crecimiento y de cambio. Su completa funcionalidad y su moderna arquitectura tecnolgica brindan el grado de adaptabilidad y flexibilidad que requieren los procesos, comerciales, logsticos, productivos, financieros y contables de las organizaciones empresariales. FlexBusiness ERP es una solucin multiempresa, multisucursal, 100% disponible por Internet
CAPITULO II 1. ACCESO Y CONFIGURACIN

2.1. Acceso al Sistema
Luego de la instalacin del sistema, se puede acceder a l, haciendo doble clic en el cono que se encuentra en el escritorio de Windows, luego de lo cual se le mostrar una pequea ventana en el centro de la pantalla, la misma que le solicitar que ingrese su nombre de usuario y la contrasea que le ha sido asignada.
Despus de digitar estos datos, haga clic en el botn aceptar o pulse la tecla Enter.00 En caso que no haya ingresado una clave correcta, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Si usted pulsa en el botn OK, tendr opcin de volver a digitar correctamente su usuario y/o clave correspondiente.
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En caso que la informacin digitada sea correcta, el sistema le mostrar durante un par de segundos la siguiente pantalla:
Luego de lo cual, se iniciar automticamente y le presentar el interfaz de usuario que revisaremos en el siguiente acpite.
2.2.
Presentacin del Espacio de Trabajo o Interfaz de Usuario
Luego de ingresar correctamente su usuario y clave de acceso, el sistema le mostrar un entorno similar a la pantalla siguiente, cuyas caractersticas sern explicadas a continuacin de la imagen:
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2.2.1 . Barras de men y barras de herramientas

En la parte superior de la pantalla inicial del sistema, se encuentran las barras de men y barras de herramientas, las mismas que permiten acceder de manera directa a las diversas funcionalidades del mismo.
2.2.1.1.
Para agregar o quitar alguna barra de herramientas
Click derecho en las barras de herramientas, luego de lo cual el sistema le mostrar una lista similar a la pantalla siguiente en donde usted puede colocarle check en las barras que desea visualizar o dejar de ver.
2.2.2. Organizacin y distribucin de los contenedores del sistema.

Por defecto encontraremos que la organizacin del aplicativo se da mediante Mdulos (ubicados en el lado izquierdo del aplicativo, entre los ms comunes encontramos: Distribucin, Compras, Ventas, Inventario, Finanzas y Contabilidad), los mismos que estn agrupados en un rbol de mens grficos de simple acceso y distribuidos convenientemente para su fcil ubicacin. Cada vez que elijamos una opcin, el sistema mostrar en el espacio ubicado a la derecha, la vista administrativa relacionada o listado de datos requeridos
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A continuacin se muestra un ejemplo la ruta: Mdulo Finanzas/Maestros/Tipo de caja
SUBMDULOS
Cierra fichas
2.2.3. Organizacin de ventanas y vistas administrativas

Todas las ventanas y vistas administrativas del sistema son perfectamente configurables por un usuario con privilegios administrativos, pero a pesar de ello estn distribuidas en fichas independientes que se muestran individualmente como ya se mencion.
2.2.3.1.
Se pueden abrir n nmero de fichas, pero no es lo ideal por la aglomeracin que causa, por ese motivo se deben cerrar; para esto hay 2 formas: 1ro Desde el icono x que se encuentra ubicado al lado derecho de todas las fichas (en la imagen anterior ste cono est encerrado en un crculo) 2do Haciendo click derecho sobre la ficha a cerrar y elegir la opcin Close Estas fichas pueden redistribuirse, para una mejor lectura en forma horizontal o vertical y utilizando una sola pantalla; debiendo para ello hacer click derecho encima de alguna de las fichas, desplegndose el siguiente men contextual:
MDULO S
Fichas
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Conforme usted elija ya sea la opcin New Horizontal o New Vertical Tab Group, el sistema redistribuir la informacin en la pantalla. La siguiente imagen es un ejemplo de cmo quedara al elegir New Horizontal Tab Group
2.3.
Operaciones Generales
El sistema cuenta con una serie de procesos estndares que pueden ser ejecutados directamente de manera rpida y sencilla, entre las principales operaciones generales que se pueden realizar tenemos las siguientes:
2.3.1. Creacin de Nuevos tipos.

La creacin de un nuevo tipo (Cliente, Proveedor, Almacn, Sucursal, etc.), se puede realizar de diversas maneras, pero para todas se parte de lo siguiente: Nombre del mdulo/Maestros/Nombre de vista. Por ejemplo, Para crear una nueva marca se partir de: Inventario/Maestros/Marcas
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Ya en la vista, podemos crear nuevos tipos de diferentes maneras:
2.3.1.1.
Usando el Men principal
Haga clic en la opcin Archivo del men ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla y elija la opcin Nuevo.
2.3.1.2.
Usando los conos del sistema.
Haga clic en el cono Nuevo
2.3.1.3.
Usando las teclas rpidas
Para esto previamente se han debido configurar las teclas abreviadas o una combinacin de estas, lo cual se ver en el acpite 2.4. Plselas y automticamente el sistema ejecutar un Nuevo tipo.
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2.3.1.4.
Usando el men vinculado
Si usted pulsa el botn derecho del mouse sobre la vista administrativa del objeto que desea crear, el sistema le mostrar un men contextual en donde puede elegir la opcin Nuevo.
2.3.2. Modificacin de tipos.

Si usted desea modificar algn tipo, lo nico que debe hacer es proceder de forma similar que como cre un Nuevo tipo, con la diferencia de que en lugar de seleccionar la opcin nuevo, elija la opcin o el cono Modificar
2.3.3. Eliminacin de tipos

En algunos casos se preferir no eliminar tipos ya que pueden haber sido usado antes, en ese caso es preferible crear un nuevo tipo y dejar el existente. En caso de que se haya creado uno por error y se desee eliminar, lo nico que debe hacer es proceder de forma similar que como cre un Nuevo tipo, con la diferencia de que en lugar de seleccionar la opcin nuevo, elija la opcin o el cono Eliminar.
2.3.4. Bsqueda de informacin y manejo de filtros.

El sistema cuenta con una forma rpida y sencilla de ubicar informacin de distinto tipo, utilizando para ello los filtros. Si usted desea filtrar datos en alguna de las vistas administrativas del sistema, simplemente haga clic en el cono ubicado en la barra de superior de tareas, e inmediatamente el sistema le mostrar la siguiente pantalla:
Esta ventana presenta la opcin: Mximo de registros a mostrar por ejemplo si colocamos que ese valor sea 10, slo podrs visualizar los 10 primeros tipos dependiendo del tipo de filtro y/o ordenamiento que se le haya colocado. En la ficha Filtro, al hacer click en Agregar ingresamos los criterios de bsqueda:
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Al elegir el criterio de bsqueda, la ventana de seleccin de entidades se cerrar y podremos visualizar que en Filtro de entidades figurarn tales criterios, Cabe resaltar que se puede filtrar con ms de un criterio de bsqueda:
En la ficha Ordenamiento ingresamos los Criterios de ordenamiento
En ella, usted podr configurar (agregar, quitar y/o modificar) los diversos criterios de bsqueda de informacin, donde el sistema obtendr automticamente las diversas propiedades especficas del ltimo tipo seleccionado.
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2.4.
Uso de Teclas rpidas y atajos
Una de las posibilidades ms interesantes del producto es la configuracin personalizada de teclas o combinaciones de stas para la ejecucin automtica de diversas tareas, por ejemplo: Si deseamos que cada vez que pulsemos la tecla F1, el sistema cree un nuevo tipo de dato, necesitaremos hacer lo siguiente: 1. Ubicarnos en la barra de men o en cualquier barra de herramientas ubicadas en la parte superior de la pantalla y hacer clic en el botn derecho del mouse. 2. Al hacer esto se desplegar una lista de opciones para activar algunas barras de herramientas, pero la opcin que nos interesa en este caso es Customize, donde en primer plano se pueden observar todas las barras que se encuentran activas. La ventana que se muestra es como la que sigue:
3. Al hacer click en el botn Keyboard, el sistema le mostrar una pantalla en donde deber seleccionar en la lista de Commands la opcin que desea configurar, en este caso Nuevo. 4. Posteriormente, elija la tecla o combinacin de teclas que desea utilizar para efectuar la tarea (en este caso F1)
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Finalmente, haga clic en el botn Assign y posteriormente en el botn Close en sta y la pantalla previa.
5. Ahora, conforme se ha configurado, cada vez que pulse la tecla F1, el sistema crear un nuevo tipo.
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CAPITULO III 3. TIPOS DE COMPROBANTES

La ruta para cualquier tipo de comprobante es: Nombre del mdulo/ Tipos de Comprobantes/ Nombre del tipo de comprobante
En cada uno de los mdulos del sistema, existen tipos de comprobantes, estos pueden ser personalizados a efectos de que respondan a requerimientos especficos de la empresa que los utiliza, pudiendo precisarse si el tipo paga o no determinados impuestos, si genera o no numeracin automtica y/o contable, as como especificar el formato de impresin del mismo, entre otras muchas otras opciones.
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Los tipos de comprobante manejan ciertas caractersticas generales nicas y otras especficas de acuerdo al mdulo que los utilizan, por ello cuando vemos stos formularios denotaremos que en su parte superior es comn a todos, pero varan en su parte inferior.
Entre las opciones que tenemos por habilitar se encuentran: Periodo de anulacin: Nmero de das que se da como mximo para anularse Permitir fecha futura: Activar si se permite facturar hoy con el da de maana Permitir fecha diferidas: Activar si en mi recibo de emisin figura antes y lo entrego despus. Requiere motivo de anulacin: Activar si es que al anularse se pedir obligatoriamente un motivo de anulacin Numeracin automtica: Activar solo para comprobante de ventas y no para el de compras
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En la pestaa Impresin se activar la opcin Imprimible, si es que se desea imprimir, para esto es necesario tener un formato de impresin personalizado al tipo de comprobante deseado.
La tercera pestaa estar determinada por el tipo de comprobante que se est configurando, en el ejemplo mostrado, se ha trabajado con un tipo de nota de crdito,
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CAPITULO IV 4. MDULO VENTAS

El sistema es perfectamente aplicable a la comercializacin de bienes y servicios en distintas modalidades de venta (venta corporativa o institucional, venta horizontal, auto venta, venta en tienda en mltiples formatos de atencin y autoservicios). Con el sistema FlexBusiness ERP tenemos la posibilidad de generar comprobantes de venta que controlan de manera automtica la informacin del cliente, almacenes, el cambio de unidades de medida en los productos, la verificacin en lnea del stock fsico y contable, el cambio automtico de moneda, entre otras caractersticas, contndose para ello con pantallas intuitivas como en el caso siguiente donde se muestran los productos, sus stocks y permite digitar varias cantidades e incluso cambiarles de unidad de medida. Soporta mltiples sucursales, canales de venta y categoras de clientes. Gestiona mltiples listas de precios, bonificaciones y polticas de crdito. Soporta la gestin del territorio de venta, fuerza de venta, objetivos de venta y comisiones, entre otros servicios. Emite cotizaciones, pedidos, comprobantes de venta, notas de crdito y notas dbito que pueden ser generados independientemente o a partir de otros comprobantes como parte de un flujo de tareas. Los comprobantes soportan mltiples operaciones definidas por el usuario, que ofrecen diversas opciones de configuracin, para soportar diferentes casos de uso. Para visualizar la informacin de ventas, se debe hacer clic en el mdulo que se encuentra sealado dentro de la esfera en la pantalla siguiente:
4.1.
Principales Maestros:
La ruta general es: Ventas/Maestros/Nombre del maestro
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4.1.1. Clientes
En el caso de proveedores se partir del mdulo de compras, para clientes como es de suponerse, se partir del mdulo de ventas: Ventas>>Maestros>>Proveedores. Este apartado realiza la gestin y mantenimiento de los clientes.
4.1.1.1.
Creacin de un cliente nuevo:
El maestro de clientes contiene la siguiente informacin:
a) Datos del cliente

Cdigo: El sistema puede aplicar reglas de codificaciones para este campo. Tipo de persona: Asignar el tipo de personal segn SUNAT
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Nombre o razn social: Asignar el nombre del cliente en este campo Direccin: Dar clic en para registrar la direccin principal del cliente. Documento identidad: Definir el documento de Identidad del Cliente. Categora: Asignar una categora al cliente. Agente de retencin: Marcar esta casilla si el cliente es Agente de Retencin. Agente de percepcin: Marcar esta casilla si el cliente es Agente de Percepcin
b) Condiciones Comerciales: En esta pestaa se definen las condiciones

comerciales con el Cliente:
Forma de Pago: Definir la forma de Pago predeterminada. Crdito: Definir la Modalidad de crdito predeterminada. Contado: Definir el Medio de Pago predeterminado. Conceder mejor precio: Activar esta casilla para aplicar la escala preferencial asignada a un producto en la lista de precios. bonificaciones para el cliente.
Inhabilitar para bonificaciones: Activar esta casilla si no se aplican Inhabilitar para descuentos: Activar esta casilla si no se aplican descuentos para
el cliente.
Lnea de Crdito por Fuerza de Ventas: Activar esta casilla para asignar una
Lnea de crdito distinta por Fuerza de Ventas.
Moneda: Definir la moneda de la lnea de crdito. Monto: Definir el monto de la lnea de crdito Das de gracia: Definir cuantos das de gracia se aplica a un cliente. Mximo cuentas vencidas: Definir cuantas cuentas vencidas puede tener el cliente antes que se bloque su lnea de crdito.
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c) Informacin Complementaria
d) Campos Extras: En esta pestaa de asignas los valores a los campos extras
previamente configurados para la entidad CLIENTE.
e) LC/FV: En esta pestaa se definan las lneas de crdito por Fuerza de Ventas
asignadas a un cliente (para esto previamente se ha debido habilitar en le ficha General, de no ser as esta ficha no se habilita)
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f) , g) y h)Telfonos, Direcciones, Contactos y Otros:

Estas 4 pestaas son idnticas a las de maestros proveedor, por lo que hemos omitido esas imgenes, Tambin pueden registrar n datos, slo que en este caso es referente al cliente.
4.1.2. Vendedores
En este apartado se realiza la gestin y mantenimiento de los Vendedores.
La ruta para crear un nuevo vendedor es: Ventas/ Maestros/ Vendedores/Nuevo. El maestro de vendedores contiene la siguiente informacin:
a) Datos Generales
Cdigo: El sistema puede aplicar reglas de codificacin para este campo. Nombre: Registre el nombre del vendedor en este campo.
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Tipo Tercero: Asignar el tipo de personal segn SUNAT Direccin Principal: Dar clic en para registrar la direccin principal del vendedor. Tipo D.I.: Definir el documento de Identidad del Vendedor.
Bsicamente el contenido de le fichas son como en el caso proveedores y clientes, slo que en este caso tendrs algunas opciones ms como: Grupo ventas: Asignar el vendedor a un grupo de ventas Fuera de ruta: Asignar esta casilla cuando queremos que el vendedor pueda atender clientes fuera de su ruta asignada. Cdigo: el sistema puede aplicar reglas de codificacin para este campo. Com. Venta: definir en este campo la comisin de venta (%). Comisin de Cobranza: definir en este campo la comisin de cobranza (%). Das de gracia: Definir los das de gracias para la cobranza. Direcciones y telfonos: En esta pestaa se puede registrar n nmeros telefnicos de un vendedor.
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4.1.3. Lista de Precios

En este apartado se realiza la gestin y mantenimiento de las listas de precios:
El sistema soporte n listas de precios, que pueden ser creadas en base a varios criterios como son: Listas de precios asociadas a un Cliente, Sucursal, Categora de Cliente, o ninguna entidad y las mezclas entre ellas.
4.1.3.1.
Creacin de una lista de precios
Creamos un tipo nuevo (visto en el acpite 2.3.1) como se puede apreciar se cuenta con dos Pestaas principales: General y Precios-
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Procederemos a llenar de la siguiente manera: a) Pestaa General:
Descripcin: Se colocar un nombre a la lista de precios con el cual se le identificar Moneda: Se debe definir la moneda de la Lista de Precios Tipo de cambio compra y venta: Asignar un Tipo de Cambio para la Lista de Precios. Entidad Asociada: Seleccionar la entidad asociada a la lista de precios (Ninguno/ Categora / Cliente) Cliente: Si ha seleccionado la Entidad Cliente, seleccione un cliente. Categora: Si ha seleccionado la Entidad Categora, selecciona una categora. Sucursales: Se puede asignar la lista de precios a una o varias sucursales, se agregan Recargo/Descuento: En una lista de precios se puede configurar descuentos o recargos por modalidad de crdito. Descuento %: Activar esta casilla para considerar los descuentos como porcentaje. Restringir x Grupo de Venta: Al activar esta casilla la lista de precios te permite armar cartera de productos por Grupo de Venta, definiendo que productos pueden ser vendidos por determinado grupo de venta.
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Pestaa Precios: Para la bsqueda de los productos ya asignados a la lista de precios se utilizan:
b)
Criterios de Bsqueda: Donde se selecciona el criterio. Criterio a buscar: Se coloca el valor del criterio a buscar
Al hacer click en Agregar aparecer la siguiente ventana:
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Para agregar o modificar algn precio definido, los pasos a seguir son los siguientes:
Adems de eso hay botones adicionales como los que se muestran a continuacin:
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El Botn Act. En Bloque permite hacer actualizaciones en bloque, previamente

saldr la siguiente ventana:
Campo: Indicar que campo se va a actualizar Operacin : indicar que operacin va a realizar (Actualizar/Incrementar/ Disminuir) Valor: indicar el valor. Porcentual : si el valor es porcentual Unidades por producto: Se puede agregar/quitar unidades al producto. Formato Venta: permite restringir la cantidad de venta de un producto Decimales: indicar si la unidad permite valores decimales. Dgitos decimales: indicar la cantidad de decimales a utilizar en el precio del producto.
4.2.
Operaciones con el mdulo de venta
Cabe precisar que gran parte del xito de una empresa son las ventas. Este xito depende de una buena gestin previa que puede llevar a cabo con gran precisin y calidad gracias al FlexBusiness ERP. Por consiguiente, revisaremos con mayor detalle, alguno de los principales procesos relacionados al mdulo de ventas.
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4.2.1. Pedidos 4.2.1.1. Creacin de un pedido
La ruta es: Ventas / Comprobantes/Pedidos /nuevo Tenga en cuenta que el sistema FlexBusiness ERP, tiene la posibilidad de establecer valores por defecto los mismos que de ser el caso seran cargados y mostrados automticamente en la pantalla previa. Luego proceder a rellenar toda la informacin que se le solicita para completar el pedido. Como normalmente los conceptos de operacin, estn asociados a algunos valores predeterminados como Moneda, vendedor, tipo de documento e incluso almacn, esta informacin puede cargarse automticamente luego de seleccionar el concepto, en todo caso deber proceder en forma similar para cargar la informacin de documento, moneda, vendedor y almacn. La ventana que se mostrar ser la siguiente:
En muchos de los casos (en los cuales se ha asignado un monto de lnea de crdito al cliente, esta se mostrar automticamente al momento de seleccionarlo, en su defecto, si el cliente tiene saldo disponible y solicita un crdito podemos activar el check Crdito y elegir el nmero de das de crdito y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botn Aceptar.
La ventana es como se muestra en la siguiente pantalla:
4.2.1.2.
Modificacin de un pedido:
Para poder modificar un Pedido, es necesario en primer lugar ubicarlo en la vista administrativa y de ser necesario mediante el uso de filtros. Tenga en cuenta que para poder modificar informacin de un pedido ste no debe haber generado ningn tipo de comprobante de venta. Para proceder a modificar la informacin de un pedido, haga clic derecho sobre l y seleccione la opcin Modificar del men contextual (visto en el acpite 2.3.2). Hecho esto, el sistema mostrar la pantalla de modificacin del pedido, conteniendo todos los datos del mismo, estando restringida la modificacin de datos exclusivamente a lo relacionado con el vendedor, cliente, modalidad de crdito e tems del pedido (cantidad y unidades de medida). Para grabar o salvar las modificaciones efectuadas en el Pedido, haga clic en el botn Aceptar. En caso desee dejar sin efecto o descartar los cambios realizados en el pedido, haga clic en el botn Cancelar.
4.2.1.3.
Eliminacin del pedido
Slo en caso de que un Pedido an no ha generado ningn tipo de comprobante de venta, puede ser eliminado. Para proceder a borrarlo, haga clic derecho sobre el Pedido y seleccione la opcin Eliminar del men contextual.
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4.2.1.4.
Anulacin de un pedido:
En caso se necesite dejar sin efecto un pedido, haga clic derecho sobre el Pedido y seleccione la opcin Anular comprobante del men contextual, conforme se muestra en la siguiente pantalla:
A continuacin el sistema le mostrar una ventana de confirmacin, donde usted puede confirmar la Anulacin pulsando la tecla Enter o haciendo clic en el botn Si o cancelar la Anulacin del pedido haciendo clic en el botn No. Tenga en cuenta que cuando modifique un Pedido que ha sido anulado, ste mostrar en la parte central del detalle un texto en letras rojas consignando ANULADO.
4.2.1.5.
Aprobacin de un pedido
La creacin de un pedido puede estar asociada a un proceso de aprobacin independiente del mismo, en otros casos, se puede configurar el proceso de aprobacin para que sea automtico. En caso el pedido no est aprobado y el usuario tenga los privilegios necesarios para efectuar esta tarea, haga click derecho sobre el Pedido y seleccione la opcin Aprobar del men contextual.
4.2.1.6.
Efectuar el pago desde el pedido
Para efectuar la cobranza de un pedido, haga click derecho sobre el Pedido y seleccione la opcin Efectuar pago del men contextual, conforme se muestra en la siguiente pantalla:
En caso el sistema cuente con varios tipos de comprobantes de venta, le mostrar la lista de todos ellos, seleccione el adecuado para continuar y pulse Enter. Inmediatamente despus le mostrar la informacin del pago, conforme se muestra en la pantalla siguiente, donde slo tiene que pulsar la tecla Enter.
4.2.2. Generacin de comprobantes de venta

Cuando se genera un comprobante de venta de inmediato una nueva cuenta por cobrar se carga en Contabilidad /Comprobantes/ Doc cobrar Pagar) Hay 3 modalidades: Independientes A partir de un pedido Facturacin en lote
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4.2.2.1.
Independientemente
Para este caso, no es necesario haber creado un Pedido ya que se genera sin su existencia, desde la ruta: Ventas/ Comprobantes/ Nuevo
Para indicar la modalidad de pago se ir a la pestaa Condiciones Comerciales. Luego de especificado los campos requeridos click sobre Aceptar
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4.2.2.2.
A partir de un pedido:
La ruta es: Ventas/ Comprobantes/ Pedido/ Seleccin de un pedido/ Click derecho/ Generar comprobante de venta.
En la siguiente ventana, seleccione el documento de venta y el concepto adecuado. Pulse la tecla Enter o haga click en el botn Aceptar para continuar.
Luego, proceder a seleccionar los tems especficos del pedido que desea consignar en el comprobante de venta, adems si usted hace click en el botn Mostrar puede visualizar el pedido en s; pero, si slo desea confirmar la generacin del documento de venta haga clic en el botn Aceptar.
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Luego de lo cual, el sistema le mostrar una ventana para confirmar si desea imprimir no el comprobante de venta. Hecho esto, el estado de facturacin y entrega del pedido pasa a ser TOTAL y por consiguiente ya no podr ser modificado, anulado ni eliminado.
4.2.2.3.
Facturacin en Lote
Para generar un proceso de facturacin de varios pedidos, en primer lugar seleccionar los pedidos que va a facturar, hacer click derecho y seleccionar la opcin Factura en Lote del men contextual:
En la siguiente pantalla debe elegir qu formato de factura y boleta as como el concepto de operacin que se va a utilizar en el proceso y haga clic en el botn Aceptar.
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Importante: Tenga en cuenta que para efectuar este proceso, los tipos de comprobantes de Ventas utilizados deben tener activos la opcin de Generar Numeracin al Guardar. Asimismo, No olvide que antes de efectuar cualquier operacin de venta, debe haber actualizado la informacin del tipo de cambio del da.
4.2.3. Emisin de notas de crdito

Hay tres modalidades:
4.2.3.1.
Desde el comprobante de venta
a) Desde mdulo Ventas/ Comprobantes/ Elijo tipo de comprobante/ Click derecho/ Generar nota de crdito
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b) Se genera la siguiente ventana:
c) Al hacer click en Aceptar:
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d) Al darle mostrar, se podr visualizar la nota de crdito generada, en la cual se puede hacer las modificaciones que se desee. Al hacer click en Aceptar automticamente se crear dicho comprobante que se guardar en: Ventas/ Comprobantes/Nota de crdito.
4.2.2.2.
Independientemente
La ruta ser Ventas/ Comprobantes/ Nota de Crdito/ Nuevo. La ventana ser idntica al punto d) del acpite anterior; la nica diferencia es que los datos generales sern llenados por el usuario y ya no automticamente como en el caso anterior.
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4.2.2.3.
Desde el consolidado de carga
La ruta ser a partir del consolidado de carga, es decir, Distribucin/Comprobantes/ Consolidados de carga
Inmediatamente se abrir el consolidado previamente generado (para crear un consolidado de carga revisar acpite 8.1.4.
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Ya en la pestaa Nota de crdito,
Al darle Aceptar, se deber elegir los tems a modificar:
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A partir de este punto la secuencia es la misma que la mencionada en el punto b) del acpite anterior
4.2.4. Emisin de notas de dbito

Hay dos modalidades: -Desde el comprobante de venta -Independientemente
4.2.4.1.
Desde el comprobante de venta
a) Desde: mdulo Ventas/ Comprobantes/ Elegir tipo de comprobante/ Click derecho/ Generar nota de dbito
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b) Se genera la siguiente ventana:
c) Al hacer click en Aceptar:
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d) Al darle mostrar, se podr visualizar la nota de dbito generada, en la cual se har las modificaciones pertinentes. Al hacer click en Aceptar automticamente se crear dicho comprobante que se guardar en Ventas/ Comprobantes/Nota de dbito.
4.2.4.2.
Independientemente
La ruta ser Ventas/ Comprobantes/ Nota de Dbito/ Nuevo. La ventana ser idntica al punto d) del acpite 4.2.4.1; la nica diferencia es que los datos generales sern llenados por el usuario y ya no automticamente como en el 4.2.4.1.
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4.3. Tipos de comprobante

La ruta para cualquier tipo de comprobante del mdulo Ventas es: Ventas/ Tipos de Comprobantes/ Nombre del tipo de comprobante.
Desde aqu el usuario puede configurar los diversos tipos de comprobantes ya existentes, y adems puede personalizar nuevos de manera que cumpla con las especificaciones que requiera. Por ejemplo, al lado izquierdo se muestra un tipo de nota de crdito; en el captulo 2 (Tipos de Comprobantes) se ha especificado como llenar estos campos.
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Manual de Usuario Flexbusiness2011 - 1

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ACERCA DE ESTE MANUAL DE USUARIO

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CAPITULO II 2 ACCESO Y CONFIGURACIN

CAPITULO III 3.TIPOS DE COMPROBANTES

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CAPITULO IV 4. 5.1. MDULO COMPRAS Principales Maestros:

5.1.1. Creacin de rdenes de compra

5.2.1. Crear Comprobante de Gastos

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CAPITULO II 1. ACCESO Y CONFIGURACIN

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Presentacin del Espacio de Trabajo o Interfaz de Usuario

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2.2.1 . Barras de men y barras de herramientas

Para agregar o quitar alguna barra de herramientas

2.2.2. Organizacin y distribucin de los contenedores del sistema.

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A continuacin se muestra un ejemplo la ruta: Mdulo Finanzas/Maestros/Tipo de caja

2.2.3. Organizacin de ventanas y vistas administrativas

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2.3.1. Creacin de Nuevos tipos.

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Ya en la vista, podemos crear nuevos tipos de diferentes maneras:

Usando el Men principal

Usando los conos del sistema.

Haga clic en el cono Nuevo

Usando las teclas rpidas

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Usando el men vinculado

2.3.2. Modificacin de tipos.

2.3.3. Eliminacin de tipos

2.3.4. Bsqueda de informacin y manejo de filtros.

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En la ficha Ordenamiento ingresamos los Criterios de ordenamiento

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Uso de Teclas rpidas y atajos

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CAPITULO III 3. TIPOS DE COMPROBANTES

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CAPITULO IV 4. MDULO VENTAS

La ruta general es: Ventas/Maestros/Nombre del maestro

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Creacin de un cliente nuevo:

El maestro de clientes contiene la siguiente informacin:

a) Datos del cliente

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b) Condiciones Comerciales: En esta pestaa se definen las condiciones

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f) , g) y h)Telfonos, Direcciones, Contactos y Otros:

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4.1.3. Lista de Precios

Creacin de una lista de precios

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