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P-06 PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIN, DEVOLUCIN DE COMPUTADOES Y CONTROL DE INVENTARIO DE EQUIPO DE CMPUTO

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1. OBJETO:
Definir los pasos que se deben seguir para la asignacin, devolucin, cambio y el control de inventario de equipo de cmputo.

2. ALCANCE:
Desde la notificacin de la asignacin del computador hasta la devolucin del mismo garantizando que la informacin relevante sea transferida a la organizacin y devueltos los activos asignados para la funcin.

3. DEFINICIONES:
Asignacin: Establecimiento de lo que corresponde a algo o alguien para un determinado objetivo. Computador: Mquina de tratamiento automtico de la informacin, capaz de recibirla a travs de un dispositivo de entrada, operar sobre ella mediante procesos predeterminados y suministrar los resultados de tales operaciones a travs de un dispositivo de salida. Devolucin: Restitucin, entrega de lo que se haba dado o prestado. Inicio: Comienzo o principio, admitido para participar en una relacin laboral o comercial. Terminacin: Lmite, extremo fin de una cosa. Poner trmino a una relacin laboral o comercial.

4. REFERENCIAS:
Estatuto de la EPN Marco legal aplicable a Instituciones Pblicas de la Repblica del Ecuador.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE CADA INVOLUCRADO EN EL PROCEDIMIENTO:

La responsabilidad de este procedimiento es del Jefe de la Unidad de Gestin de la Informacin. Jefe de Recursos Humanos Es el responsable de informar al Jefe de la Unidad de Gestin de la Informacin de la incorporacin, transferencia o terminacin de los empleados, pasantes y temporales Empleado o tercero: Es la persona responsable de la custodia del computador asignado

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6. DESCRIPCIN:
6.1 Entrega: 1. El Jefe de personal enva por correo electrnico al menos con 72 horas de anticipacin los datos siguientes: a. Nombre completo b. Fecha de ingreso c. Nmero o cdigo del empleado d. Tipo de relacin laboral: Empleado, pasante o temporal e. rea de trabajo f. Cargo: 2. El Director de Tecnologas de la Informacin deber confirmar mediante correo electrnico al Director del rea involucrada con copia al Jefe de personal la disponibilidad del computador y en caso negativo la fecha en que se planifica disponer del mismo, en caso que este no estuvo considerado en el presupuesto anual. 3. El personal de soporte al usuario coordinar la hora y fecha de entrega del computador con el empleado a travs del Jefe de personal. 4. En el momento de la entrega del equipo el empleado deber firmar el formato FP06/02, en donde se definen las responsabilidades del empleado 5. El funcionario revisar con el personal de soporte al usuario el buen estado del equipo, sus claves y el software que contiene y hacer las observaciones que considere necesario y confirmar que sea registrado en el formato FP-06/02 6.2 Cambio: En caso de que exista un cambio de computador, el empleado junto al personal de soporte al usuario revisar que todos los archivos sean transportados al nuevo equipo

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y sea borrada toda la informacin del equipo antiguo, especialmente si la informacin es sensitiva. 6.3 Devolucin: 1. El empleado deber informar al jefe inmediato superior con copia al Jefe de la Unidad de Gestin de la Informacin, que toda la informacin relevante ha sido transferida a los medios de almacenamiento definidos. 2. 3. El empleado deber entregar al personal de soporte al usuario el ltimo da de su estada en la EPN, el computador asignado. Para este efecto el rea de Recursos Humanos, notificar al Director del rea Tecnologas de la informacin con 48 horas de antelacin la salida de la persona, para que el ltimo da de funciones del empleado se proceda a retirar el equipo, verificando que el estado del mismo. 4. 5. Si el empleado no entrega el computador, el personal de soporte al usuario deber notificar mediante mail al Jefe de Recursos Humanos este acontecimiento. Si en la revisin del computador se encuentran daos o partes faltantes el personal de soporte al usuario proceder a informar al Jefe de Recursos Humanos el costo para la reparacin de los daos o reposicin de las partes faltes, para que se proceda de acuerdo al reglamento interno de la EPN. 6. El personal de soporte al usuario deber reinstalar el software y aplicativos necesarios en el computador asegurando que sea eliminado todos los archivos del empleado saliente en un plazo no mayor de 7 das. 6.5 Inventarios: Los inventarios de los equipos de cmputo son registrados de la siguiente manera: - El inventario de equipos de cmputo se recoger la informacin de datos generales, caractersticas del equipo y el nmero de serie registrado en el formato FP-06/01. - El plan de mantenimiento de hardware se realizar segn el formato FP-06/03.

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- Para el plan de mantenimiento de software se detalla en el formato FP-06/04. - Para registrar el inventario de servidores se realiza en el formato FP-06/05. - El inventario de Networking se realizar de acuerdo a la informacin que se indica en el formato FP-06/06. 7. REGISTROS: FP-06/01 Inventario de activos de informacin FP-06/02 Autorizacin para uso de equipos de cmputo y entrega FP-06/03 Plan de mantenimiento Hardware FP-06/04 Plan de mantenimiento Software FP-06/05 Inventario de servidores FP-06/06 Inventario de equipos activos de red.