TERMO DE REFERNCIA

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O Planejamento e o Termo de Referncia Principais Aspectos Competncia para a sua Elaborao Assinatura e Responsabilidade Tcnica Aprovao FORMAL ou TCITA pela Superior? Acordo de Nvel de Servio (ANS)

Autoridade

Sebastio de Carvalho Barros Maio/2013

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Fase Preparatria - PLANEJAMENTO ADEQUADO

Identificao de demandas. Necessidade (problema)

O objeto (soluo) deve sempre se ajustar a necessidade e no a necessidade se ajustar ao objeto. O objeto deve ser materializado no Termo de Referncia.

Veja o Exemplo a Seguir: Soluo (Objeto) Necessita sintonia entre requisitante e rgo que promove a licitao. Necessita sintonia com o pessoal da fiscalizao. O planejamento deve englobar todo o exerccio financeiro. O Termo de Referncia previu mesas de trabalho nas dimenses 140x70x74 e 120x70x74, mas as mesas foram adquiridas por adeso ata de registro de preos nas dimenses 140x60x75 e 120x60x75.

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Com o exemplo anterior conclumos que: Os objetos registrados na ata no coincidiram com os objetos especificados no Termo de Referncia. Dessa forma, o correto seria a realizao de licitao para aquisio dos objetos, pois a no conformidade do objeto descrito no Termo de Referncia ao Registrado em Ata configura burla a licitao.

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Definio de Termo de Referncia Termo - expressa um ponto final. Referncia - fonte de onde podem informaes, aluso ou indicao. ser colhidas O Termo de Referncia o documento prvio ao procedimento licitatrio, que serve de base para elaborao do ato convocatrio e da minuta do contrato, quando for o caso. O Termo de Referncia irradia efeitos para todo o ciclo da contratao.

Termo de Referncia - o documento que serve de fonte para fornecimento das informaes existentes sobre um determinado objeto.

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Obrigatoriedade DECRETO FEDERAL N. 5.450 DE 2005 PREGO ELETRNICO Anexo do Edital - RESOLUO SEPLAG N. 429/2011 4 - Constituem anexos mnimos do edital, dele fazendo parte integrante: III - especificao tcnica ou termo de referncia com a descrio minuciosa do bem ou servio a ser licitado, observando discriminao constante do Catlogo de Materiais e Servios do SIGA; (original sem grifo)

Composio do Termo de Referncia: definir o objeto, de forma clara, concisa e objetiva, bem assim com nvel de preciso adequado para caracterizar o bem ou o servio.

So vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem a competio.

O exagero reside no descompasso entre o objeto e os recursos (humanos, materiais, financeiros, de prazo) disponveis para a sua execuo.

Bens e Servios Comuns

Quando a descrio dispensvel? Quando o Termo de Referncia dispensvel?

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Qual o contedo do Termo de Referncia? Quanto ao contedo no h uma regra especfica, contudo necessrio que o Termo de Referncia cumpra fielmente as suas funes e se traduza num documento eficaz para as aquisies e servios contratados na Administrao Pblica.

Elementos do Termo de Referncia Principais Aspectos

1) Definio do objeto Descrever de forma sucinta, precisa e clara o que se quer contratar. Na definio do objeto devem ser observadas as seguintes condies: 1. Conhecer a realidade do mercado e as solues que ele possibilita; 2. Adequao tcnica necessidade; 3. Preservao da competitividade; e 4. Economicidade.

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Elementos do Termo de Referncia Principais Aspectos 2) Justificativa A definio do objeto deve ser sempre motivada. TCU: Objeto motivos e fundamentos 9.3.2 consigne, previamente, nos autos dos procedimentos licitatrios, os motivos e fundamentos da necessidade de realizao do objeto das licitaes. Acrdo n 254/2007 Primeira Cmara Exigncias tcnicas so legais se forem justificveis de acordo com a necessidade. com base na necessidade que se sabe se a descrio ou no legal. Ex.: Aquisio de Veculo.

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Elementos do Termo de Referncia Principais Aspectos 3) Detalhamento do objeto Caracterizao do objeto, descrio suficiente para atendimento demanda sem restrio ao carter competitivo da licitao. (Especificar as dimenses com intervalos mnimos e mximos). preciso ter muito cuidado em relao configurao das especificaes tcnicas que individualizaro o objeto (a soluo), para que no haja direcionamento ou restrio.

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4) Metodologia de Trabalho Determinar a forma da prestao do servio ou do fornecimento de um bem; elaborar um mtodo adequado e completo para direcionar e obter resultados satisfatrios. 5) Descrio do Local da Execuo dos Servios: unidade com endereo completo (edifcio, andar, sala....), pessoa/setor que se pode contatar em caso de necessidade (nome, telefone, e-mail, etc.).

6) Quantitativo da Contratao: a unidade de medida utilizada para o tipo de servio a ser contratado, incluindo as mtricas, metas e formas de mensurao adotadas. 7) Amostra - Bens Comuns!? preciso definir se haver necessidade de apresentao de amostras pelo licitante declarado provisoriamente vencedor, definindo-se quando, onde e como as amostras sero apresentadas e AVALIADAS, pois a exigncia de amostra no pode ser um elemento surpresa para o licitante. Sugesto: Amostras somente em CASOS EXTREMOS, pois a anlise dever ser feita em sesso pblica, com registro em Ata, o que prejudica a celeridade do processo.

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8) Condies de garantia/assistncia tcnica do objeto Se a garantia, por exemplo, on site, o prazo, se com cobertura total de peas, backup, etc.

11) Estimativa de custos (pesquisa de mercado) Para que se possa iniciar a pesquisa de preo indispensvel que todas as especificaes do objeto tenham sido reunidas. A pesquisa deve ser materializada no processo, com base nos oramentos obtidos junto as EMPRESAS DO RAMO, documentos ou informaes apuradas pelo prprio servidor em decorrncia das consultas realizadas em bancos de dados, licitaes realizadas, etc.

9) Metas Fsicas: Quantificao do servio e resultados esperados. 10) Prazos (Vigncia e Execuo): Execuo: tempo necessrio para concluir a execuo do objeto; Vigncia: tempo que as partes esto atreladas em relao a direitos e obrigaes. O Prazo de Entrega solicitado na aquisio de material deve estar em conformidade com o estabelecido no mercado, baseando-se nos oramentos obtidos.

Mnimo de 3 cotaes? A ideia de um mnimo de trs propostas se fundamenta na definio que a norma adjudica modalidade convite. Deciso TCU n. 627/99-Plenria

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Menos de 3 cotaes! O que fazer? Divulgar Estimativa. Dever ou Faculdade? Assinatura de quem realizou a pesquisa de preos. Qual o objetivo da pesquisa de mercado?

Pesquisa de preos o que deve ser evitado:

I) valer-se de pesquisa realizada num nico fornecedor ou em poucos, quando existirem vrios; II) consultar sempre o mesmo fornecedor;

a) saber sobre qual a despesa a ser suportada; b) viabilizar a fixao de preo mximo ou de referncia para a licitao; c) apontar indcio de preo inexequvel; d) viabilizar o atendimento das exigncias relativas publicidade legal no prego; e e) subsidiar a anlise e o julgamento das propostas.

III) fixar preo mximo com base em pesquisa incerta ou insegura; IV) utilizar pesquisa feita em poca passada; e V) adotar pesquisa com base na descrio genrica do objeto e no na descrio especfica.

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12) Forma de Pagamento Periodicidade, parcelamento, prazo, entre outros. 13) Dotao Oramentria 14) Obrigao das Partes O Termo de referncia dever especificar as prestaes que incumbem a cada parte. Informar as obrigaes da Administrao normalmente so as de pagar o preo, as de fiscalizar e de gerenciar o contrato.

15) Habilitao Especfica (Qualificao Tcnica) a) Da empresa e do profissional, quando for o caso. b) Deve ter relao com o objeto. c) Tem que ser justificada.

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16) Definio dos Mtodos e Estratgia de Suprimentos: O prazo de entrega, com marco de incio (Data da Ordem de Fornecimento ou Data da Retirada da Nota de Empenho) e com a documentao que dever acompanhar o bem (manual, termo de garantia, etc.). H produtos que tm prazo de validade mais curto e que, por isto, no devero ser estocados por grandes perodos. Entrega parcelada. Vrios locais de entrega.

17) Recebimento: Provisrio - no ato da entrega do objeto, o setor responsvel proceder conferncia da conformidade com as especificaes do Termo de Referncia. Definitivo - em at __ dias teis aps o recebimento provisrio, mediante atesto na nota fiscal/fatura, aps comprovada a adequao aos termos contratuais e desde que no se verifique defeitos ou imperfeies. O Fiscal responsvel por exigir do Contratado o cumprimento das regras estabelecidas no Termo de Referncia. Cargo de Gestor de Contratos.(SP)

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18) Sanes

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Competncia para a elaborao do Termo de Referncia?

Poderiam alguns pensar no ser assunto para o TR, mas toda e qualquer sano deve estar em consonncia com a teoria da tipicidade. (tipicidade pertence conduta) As sanes administrativas devem ser descritas de forma a possibilitar sua real aplicao, a fim de evitar falhas por parte do Contratado, e garantir o sucesso da contratao. As sanes que no forem claramente descritas, ou que gerem dubiedade em seu entendimento, no podero ser aplicadas, permitindo ao Contratado faltoso se esquivar das penalidades cabveis.

Decreto n. 5.450, de 31/05/2005, inc. I e 2. do art . 9 : Art. 9o Na fase preparatria do prego, na forma eletrnica, ser observado o seguinte: 2 ... I - elaborao de termo de referncia pelo rgo requisitante, com indicao do objeto de forma precisa, suficiente

No haver pena sem prvia previso legal .

e clara, vedadas especificaes que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou sua realizao; (original sem grifo) (continua)

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Competncia para a elaborao do Termo de Referncia?

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Competncia para a elaborao do Termo de Referncia?

O pargrafo 2., do mesmo artigo, discorre: 2o O termo de referncia o documento que dever conter elementos capazes de propiciar avaliao do custo pela administrao diante de oramento detalhado, definio dos mtodos, estratgia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preo de mercado, cronograma fsico-financeiro, se for o caso, critrio de aceitao do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalizao e gerenciamento do contrato, prazo de execuo e sanes, de forma clara, concisa e objetiva. (original sem grifo) Portanto, a elaborao do TR cabe ao setor requisitante em conjunto com o fiscal ou comisso de fiscalizao, podendo, dependendo da complexidade do objeto, ter o auxlio de setores tcnicos especializados. A elaborao do Termo de Referncia uma atividade administrativa plural e complexa, no devendo ficar a cargo de apenas uma nica pessoa, pois justamente a pluralidade de ideias na elaborao que levar segurana do Termo de Referncia. Com certeza no funo do pregoeiro e nem da equipe de apoio. Assinatura Responsabilidade Tcnica

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Aprovao do Termo de Referncia

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Aprovao Motivada do Termo de Referncia O que Motivao? expor as razes pelas quais a aquisio/contratao ir suprir a necessidade da Administrao. enfocar os objetivos que se pretende alcanar e os impactos positivos da contratao para a instituio, seus servidores e para a comunidade. Em termos prticos, dever a autoridade decidir justificativamente acerca dos motivos da futura aquisio. importante, assim, esclarecer por que, para qu, para quem se adquire o objeto a ser licitado.

Art. 9o Na fase preparatria do prego, na forma eletrnica, ser observado o seguinte: II - aprovao do termo de referncia pela autoridade competente; Quem a Autoridade Competente? Aprovao Formal ou Tcita? Aprovao Motivada. Obrigatria.

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Decreto n. 5.450, de 31/05/2005, 1. do art . 9 :

ACORDO DE NVEL DE SERVIO - ANS (Resoluo SEPLAG n 843 de 28 de dezembro de 2012) Art. 5 - O Acordo de Nvel de Servio integrar o Projeto Bsico ou o Termo de Referncia. Os clientes internos devem ser envolvidos na definio dos ANSs, pois sabem o que ou no relevante para a instituio.

1. A autoridade competente motivar os atos especificados nos incisos II e III, indicando os elementos tcnicos fundamentais que o apoiam, bem como quanto aos elementos contidos no oramento estimativo e no cronograma fsico-financeiro de desembolso, se for o caso, elaborados pela administrao.

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ACORDO DE NVEL DE SERVIO - ANS

Acordo de Nvel de Servio - ANS: Dever ser baseado em indicadores e metas desejveis. Dever ser aplicada penalidade em caso de a Contratada no cumprir com os seus compromissos de qualidade e pontualidade no atendimento das demandas, conforme estabelecido pelos indicadores. O pagamento, obrigatoriamente, dever ser proporcional ao atendimento das metas estabelecidas no ANS. Possibilidade de Descumprimento das Metas. Excepcionalidade (fatores imprevisveis). Firmado entre as partes.

Para a IN 02 (Anexo I, item XXII): um ajuste escrito, anexo ao contrato, entre o

provedor de servios e o rgo contratante, que define, em bases compreensveis, tangveis objetivamente observveis e comprovveis, os nveis esperados de qualidade da prestao do servio e respectivas adequaes de pagamento.
Exigir somente o que poder ser mensurado.

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Check List

Concluindo, alm de permitir avaliao do custo o Termo de Referncia tem outras funes: Demonstrar as necessidades da Administrao; Permitir a correta elaborao da proposta pelo licitante; Viabilizar a execuo do objeto, determinando as diretrizes; Viabilizar a competitividade e privilegiar o principio da isonomia; e Evitar aquisies irracionais, desperdiadas e desnecessrias.

Antes de remeter o pedido de contratao rea administrativa, verificar se:

A contratao realmente necessria? Est perfeitamente claro (para quem elaborou o Termo de Referncia, para os seus superiores e
para os potenciais fornecedores) qual o objeto que se quer?

O Termo de Referncia j foi revisado por uma pessoa que no seja o redator do documento, para
verificar se no h dvidas de interpretao?

O preo mximo ou de referncia realista? H pelo menos 3 fornecedores comprovadamente capazes de atender o Termo de Referncia? H recursos oramentrios disponveis?
Se a resposta a todas as questes acima for "SIM", o Termo de Referncia estar pronto para ser encaminhado rea administrativa, para que se inicie o processo de contratao.

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Tudo o que vale a pena ser feito merece e exige ser bem feito. (Philip Chesterfield)

OBRIGADO !!!!

sebastiaobarros@pge.rj.gov.br

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