Sunteți pe pagina 1din 26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Proiect E.ON Moldova Implementare SAP Documentaie utilizatori finali Modul Gestiune Materiale Curs introductiv

Versiune 01

Data 13.02.2007

Descriere Documentatie utilizatori finali Curs Introductiv

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 1/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Cuprins
1. Notiuni introductive .............................................................................................................. 4 Navigarea in sistem:...............................................................................................................4 Elemente ecran...................................................................................................................... 6 SAP Acces Usor Standard................................................................................................15 2. Date generale modul MM (Managementul Materialelor)....................................................20 Structura aplicatie.................................................................................................................. 20 20 Maparea structurilor organizationale cu functionalitatile business...................................21 21 Structurile organizationale: Aprovizionare & Gestiune Stocuri..........................................22 22 Descrierea structurilor organizationale................................................................................22 22 23 23 Nivele Organizationale in Gestiunea Materialelor................................................................24 24 Fluxul proceselor in Gestiunea Materialelor Descriere.......................................................24 Determinarea sursei de aprovizionare: sistemul ajuta operatorul sa aleaga posibilele surse de aprovizionare. Dupa aceasta se poate trece la crearea de cereri de oferta si se pot introduce in sistem ofertele primite de la furnizori........................................................24 Selectarea furnizorului este simplificata, sistemul furnizand mecanisme de selectie bazate pe criteriul pret. Pentru ofertele respinse, sistemul poate trimite automat scrisori de respingere........................................................................................................................... 24 Procesarea comenzii de aprovizionare este simplificata, sistemul SAP asistand operatorul in introducerea de date.........................................................................................24 Monitorizarea comenzii de aprovizionare se poate face online si in orice moment si se poate observa daca bunurile aferente unei comenzi de aprovizionare au fost receptionate............................................................................................................................. 24 Receptia bunurilor este simplificata prin compararea produselor receptionate cu cele comandate................................................................................................................................ 25 Verificarea facturii se face pentru preturi si bunuri receptionate.......................................25 Procesarea platii se face in modulul financiar.....................................................................25 Profile utilizatori finali modulul MM....................................................................................25 Z_1936_MM_KEY_USERS......................................................................................................25 Utilizatori cheie....................................................................................................................... 25 Z_1936_MM_PURCH_REQ_GR..............................................................................................25 Creare referate de necesitate si receptii consum direct .....................................................25 Z_1936_MM_PURCH_REQ_APPROV....................................................................................25 Responsabili cu aprobarea referatelor de necesitate .........................................................25 Z_1936_MM_STOCK_KEEPERS............................................................................................25 Responsabili de stoc (gestionari) .........................................................................................25 09/08/2013 Proiect E.ON Moldova Confidential Page 2/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Z_1936_MM_MRP_CONTROL................................................................................................25 Planificatori PNM.................................................................................................................... 25 Z_1936_MM_PURCHASER.....................................................................................................25 Responsabili cu aprovizionare..............................................................................................25 Z_1936_MM_MASTER_DATA.................................................................................................25 Responsabili cu datele de baz MM......................................................................................25 Z_1936_MM_PHYS_INVENT...................................................................................................25 Responsabili inventariere......................................................................................................25 Z_1936_MM_INVOICE_VERIF................................................................................................25 Contabili MM (verificare factur)...........................................................................................25 Z_1936_MM_RESERVATIONS...............................................................................................25 Responsabili cu rezervari......................................................................................................25 Z_1936_MM_CONTRACTS.....................................................................................................25 Responsabili cu contractele..................................................................................................25 Z_1936_MM_REL_INVOICE....................................................................................................25 Eliberare facturi blocate......................................................................................................... 25

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 3/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

1.

Notiuni introductive

Navigarea in sistem:
Intrare in sistem: in prima faza a proiectului, clientul in care lucram este 360. Fiecare utilizator are un user-id (identificator) si o parola. Limba in care se lucreaza este RO pentru romana, EN pentru engleza, DE pentru germana. Pentru a putea lucra in alte limbi este necesar ca acestea sa fi fost instalate in prealabil.. Daca se doreste modificarea parolei, se apasa butonul Parola noua. Pentru training, introduceti user-id YYxx, unde: YY reprezinta modulul (FI, AA, IM, MM) xx reprezinta numarul de cursant al dumneavoastra (01, 02, 03, etc) Parola initiala INIT - la prima conectare, sistemul va va cere sa introduceti o noua parola.

Pentru a intra in SAP faceti dubu click pe aceasta icoana de pe desktop

Pentru training trebuie sa faceti dublu click pe linia albastra :

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 4/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Introduceti numarul de client, numele dvs. de utilizator si parola initiala care vi s-a comunicat

Dupa ce apasati Enter vi se va cere sa introduceti o noua parola si sa o repetati inainte de a apasa Enter din nou

Parola se stabileste respectind cateva reguli :

CU: 3-8 caractere A-Z, 0-9

FARA: ? ! spatiu

3 caractere identice consecutive 3 caractere consecutive UserID Pass sau SAP* sau init Ultimele 5 parole folosite din

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 5/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Elemente ecran

Zona comanda
M enu Edit Favorites Extras System

Menu
H elp

Bara instrumente standad Optiuni Titlu Bara instrumente aplicatie Tab


Green light ; pos it iv e Yellow l ight; neutral

System function name : Activity

Input field

Zona de input
Overview

1s t selection 2nd selec tion 3rd s election 4th selection 5th selection Dis play Change

Buton radio

1s t s elec tion

2nd s elec tion

3rd s elec tion

Checkbox

Acest ecran cuprinde mai multe elemente din sistem. In sine, el nu exista, are rol de exemplificare

Execute

Buton de executare
I42 (1) (400) iwdf4042 INS

Message

Bara Stare

Zona comanda: Se foloseste pentru a putea accesa direct diverse aplicatii prin introducerea in acesta zona a codului tranzactiei. Bara menu: Meniurile afisate aici sunt dependente de aplicatia in care va aflati Bara instrumente standard: Butoanele care se gasesc in bara standard de instrumente nu sunt dependente de aplicatie. Le puteti accesa din orice ecran.Pentru a afla denumirea unui buton, pozitionati cursorul in dreptul lui si asteptati cateva secunde. Bara titlu: Indica pozitia dumneavoastra si activitatea curenta in sistem Check box: Permite selectii de tip da-nu. Selectat = da. Gol=nu. Butoane radio: Selecteaza o singura optiune din mai multe posibile Bara stare: Afiseaza starea curenta a sistemului. Aici pot aparea, de exemplu, mesajele de eroare, sau diverse alte mesaje. Pentru a afla detalii asupra unui mesaj de eroare, faceti dublu-click pe el. Vor aparea explicatiile lungi (long text) ale mesajului. Tab: Grupeaza informatii in ecrane diferite. Optiuni: Aici puteti seta marimea fonturilor, culori, etc

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 6/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Deconectarea de la SAP se face in mai multe moduri:

Butoane uzuale

Cand un buton este gri, el nu poate fi folosit (ex. tiparire e gri)

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 7/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Meniuri comune tuturor ecranelor Sistem

Creare sesiune: deschide o noua sesiune de lucru in SAP Sfarsit sesiune: inchide sesiunea curenta de lucru Profil utilizator: defineste parametrii personali ai utilizatorului. De exemplu

imediat. ecran.

Pastrare date - pune in memorie valorile curente de pe ecran, pentru a fi refolosite Setare date - cheama valorile din memorie si ele nu mai pot fi suprascrise pe Stergere date - anuleaza efectul optiunii "Setare date". Date proprii se definesc valorile implicite ale utilizatorului:

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 8/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Tab "Adresa" contine date de identificare/localizare ale utilizatorului

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 9/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Tab "Implicite" in acest tab se defines parametri de tiparire, formatare a numerelor si a datelor, precum si limba de conectare implicita. NU SELECTATI parametrul "Iesire imediata" in momentul in care configurati parametri de tiparire

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 10/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Tab "Parametri" - De exemplu, daca dorim ca anul 2006 sa apara in toate ecranele utilizatorului cand se cere anul punem parametrul GJR si valoarea dorita. Numele parametrului se obtine apasand F1 pe campul dorit, apoi setari tehnice. In campul parametru aflam mnemonica pentru campul dorit, dar numai daca SAP a decis ca respectivul camp are o mnemonica. Parametrii mei uzuali sunt aratati mai jos, ei sunt tipici pentru cineva care lucreaza in FI (AFP=plan de amortizare, BUK=cod companie, CAC=arie de control, GJR=an fiscal, KPL=plan de conturi primar).

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 11/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier : Servicii

Curs introductiv.doc

Raportare - permite lansarea unui raport SAP, cand ii cunoastem numele tehnic. Quick viewer permite apelarea unui QuickViewer deja creat sau crearea unuia nou. Control iesire permite afisarea listelor de tiparire. Intretinere tabel permite editarea directa de date in baza de date. Batch input permite prelucrare fisierelor de tip "batch-input". Un fisier de tip batchinput contine date care sunt incarcate "in masa" in R/3, utilizand tranzactii R/3 (exemplu: contabilizarea amortizarii). Intrare rapida permite inregistrarea introducerii unui document in R/3. O astfel de inregistrare poate fi utilizata in diverse scopuri (exempu: crearea de programe de tip batchinput). Direct imput permite afisare/crearea joburilor asociate programelor de tip "directinput". Spre deosebire de programele de tip "batch-input" care genereza fisiere de tip batchinput utilizate pentru incarcarea in masa a datelor in R/3, programele de tip "direct-input" permit incarcarea in masa a datelor in R/3, apeland direct tranzactii R/3 sau functii R/3. CATT - este asemanator cu batch-input-ul. Este o modalitate de testare a sistemului folosind teste preinregistrate asemanatoare batch-input-ului. Joburi permite afisarea si analiza executiei job-urilor. Job-uile sunt programe lansate pentru a fi prelucrate in background. Sistemul controleaza executia lor si le ruleaza cand acestea sunt planificate, urmand ca eventualele erori sa fie redate intr-un protocol = log de erori). Procesarea in background este obligatorie cand un program consuma foarte mult din resursele sistemului, blocand lucrul celorlalti utilizatori (de exemplu amortizarea se ruleaza intotdeauna numai in background processing). Business workplace face legatura cu sistemul intern de posta al SAP.

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 12/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier : Listare

Curs introductiv.doc

Optiunea Sistem->Listare este foarte utila pentru descarcarea de liste din SAP:

Cand ne aflam intr-o lista/raport, o putem descarca intr-un fisier de pe statia noastra de lucru (PC-ul de la care lucram). In ecranul urmator putem alege formatul fisierului descarcat:

unconverted = fisier text (.txt) spreadsheet = fisier excel de tip text tab delimited celelalte doua formate sunt putin folosite (.rtf sau HTML).

In ecranul urmator se specifica pe ce cale se salveaza documentul respectiv:

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 13/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Ajutor

Ajutor aplicatie aduce help-online pentru contextul curent (documentatia programului/campului utilizat in acel moment). Se poate apela functia help si cu tasta functionala F1. Navigarea in biblioteca SAP este asemanatoare celei de pe Internet. Glosar explica termenii cheie ai SAP. SAP Service marketplace este legatura internet catre SAP. La adresa sapnet.sap-ag.de ne putem lega la notele SAP (notele sunt mesaje publicate de SAP care explica erori aparute sau furnizeaza explicatii detaliate de utilizare a programului). Pentru a intra in note, avem nevoie de un cod de ulilizator de tip OSS. Alte butoane importante: = lansare in executie a unui program = Enter (OK). De cate ori il apasam, spunem de fapt sistemului te rog, verifica intrarile de pe acest ecran = inregistrare (salvare). Cand este apasat, continutul ecranului este salvat in baza de date de la stanga la dreapta: Vedere de ansamblu (overview), inregistrarea anterioara/urmatoare, copiere de la stanga la dreapta: adaugare/stergere inregistrare, stergere (cos de gunoi)

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 14/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

SAP Acces Usor Standard

SAP Acces Usor - este ecranul standard de intrare care apare imediat ce v-ati conectat in sistem. Acest ecran are o structura arborescenta si permite accesul la diferite tranzactii. Puteti modifica afisarea structurii din menu, calea Extra>Setari:

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 15/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Numele tehnice - sunt codurile tranzactiilor si prin scrierea acestora in zona de comanda aplicatiile pot fi accesate direct, neffiind necesara cautarea lor in arborescenta Favorite - se pot crea liste de tranzactii, rapoarte, fisiere, site-uri web favorite fie mutand cu ajutorul cursorului ( drag&drop) tranzactia din structura in favorite, fie din menu :

Apoi se pune codul tranzactiei ce se doreste a se insera

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 16/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

La apasarea Enter, noua tranzactie apare in favorite. Pentru stergere, se pune cursorul pe tranzactia de sters si se alege din meniu "Favorite -> stergere". In SAP se obisnuieste ca -> sa reprezinte un pas intr-un meniu sau arbore.

Selectie functii

M enu

Edit

Favorites

Extras

System

H elp

Cr eate s ession

SAP Easy Access


Other menu Favorites SAP standard menu

End s essi o n Use r profile Serv i ces U tilities List W orkfl ow Links
Create menu Assign users Documentation

folosind Favorite in structura arborescenta

Private notes Ow n spool requests Own j obs Sh ort messages Status ... Log o ff

folosind menu

/nFD03 folosind nume tehnice (coduri tranzactie)

Selectia functiilor se poate realiza in mai multe moduri: folosind mouse-ul pentru a alege diferitele functii din menu sau din structura folosind tastatura: de exemplu, pentru a accesa optiuni de menu, tastati Alt+litera relevanta din menu. folosind codurile tranzactiilor in zona de comanda (ex FK03)

Pentru a trece dintr-un ecran de aplicatie in altul, fara a reveni in ecranul initial, tastati: /n+cod tranzactie nou in zona de comanda enter. 09/08/2013 Proiect E.ON Moldova Confidential Page 17/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Exemplu : pentru a trece din tranzactia FB03 (afisare document contabil) in FK02 (modificare date de baza furnizori, in ecranul de afisare document se tasteaza /nfk02 in zona de comanda.

enter

Alte comenzi ce pot fi introduse in zona de comanda sunt urmatoarele: /n -> inchide tranzactia curenta /i -> inchide sesiunea curenta /osm04 -> creeaza o noua sesiune si acceseaza simultan tranzactia al carei cod urmeaza dupa /o , sm04. "/nex" -> iesire pe scurtatura din SAP "/bend" -> terminare neconditionata a unei mape de batch input

Tiparierea

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 18/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 19/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

2.

Date generale modul MM (Managementul Materialelor)

Structura aplicatie
A C A I S WF HR QM

PM

MM

Aplicaii ...Modele procese Structuri

FI O

P S

S D

P P

date

Baza de

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 20/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Maparea structurilor organizationale cu functionalitatile business

Structuri Organizationale
Business
Enterprise

- Functiuni Business Organizational Units


Client

Contabilitate Financiara/ Aprovizionare

Cod Companie 1000

Departament Aprovizionare 1000

Contabilitatea Costurilor Plant 1000

Arie Contol 1000 Plant 1100

Arie de Evaluare

Loc Gestiunea Stocurilor

Loc 0002 Depozitare

0001 Depozitare

Loc 0003 Depozitare

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 21/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Structurile organizationale: Aprovizionare & Gestiune Stocuri In Sistemul SAP R/3, nivelele organizationale sunt structurate astfel incat sa reprezinte structurile legale sau organizationale ale intreprinderii Definirea structurilor organizationale in SAP este unul din pasii esentiali in procesul de implementare si este vital pentru toate operatiile urmatoare Este necesara analizarea structurilor si proceselor din compania dumneavoastra si maparea lor cu structurile / procesele SAP Odata setate structurile organizatorice in sistem, este foarte dificil de modificat
Depart. Aprovizionare Grup Aprovizionare

Client

Cod Compania

Unitate Logistica

Loc Depozitare

Descrierea structurilor organizationale

Client:
Este unitatea organizationala comerciala din Sistemul SAP cu date de baza si inregistrari proprii si cu propriul set de tabele:

User master data Structuri organizationale, alocari specifice de structuri, Tipuri de documente Date de aplicatie

Din punct de vedere al afacerilor, Clientul reprezinta o Corporatie / Grup

Codul de Companie:

Este unitatea organizationala cea mai mica la nivelul careia putem avea evidenta contabila independenta cu propriul Plan de Conturi: Poate fi o structura organizatorica in cadrul Grupului si la acest nivel re realizeaza: bilant, balanta, contul de profit si pierdere si toate raportarile legale

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 22/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Unitatea Logistica:
Este unitatea organizationala pentru Logistica, care structureaza intreprinderea din punct de vedere al: productiei, aprovizionarii, intretinere si reparatii, planificarea necesarului de materiale Poate fi: O unitate de productie Un depozit central O structura regionala de vanzari O unitate de intretinere Sediul central al companiei Unitatea Logistica reprezinta si aria de evaluare pentru gestiunea materialelor

Departement Aprovizionare

Departamentul de Aprovizionare:
Este structura organizationala responsabila cu negocierea centralizata a conditiilor de aprovizionare cu bunuri de la diversi furnizori, pentru una sau mai multe unitati logistice; Este structura organizationala responsabila legal cu negocierea si intretinerea contractelor de aprovizionare. Poate fi alocata atat la Codul de Companie cat si la Unitatea Logistica.

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 23/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

Nivele Organizationale in Gestiunea Materialelor

Cod Companie

Cod Companie

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Fluxul proceselor in Gestiunea Materialelor Descriere

Determinarea necesarului de materiale este trimis departamentului de aprovizionare. Daca se seteaza determinarea necesarului de materiale (MRP) in masterul de material, sistemul SAP genereaza un referat de necesitate.

Determinarea sursei de aprovizionare: sistemul ajuta operatorul sa aleaga posibilele surse de aprovizionare. Dupa aceasta se poate trece la crearea de cereri de oferta si se pot introduce in sistem ofertele primite de la furnizori.

Selectarea furnizorului este simplificata, sistemul furnizand mecanisme de selectie bazate pe criteriul pret. Pentru ofertele respinse, sistemul poate trimite automat scrisori de respingere.

Procesarea comenzii de aprovizionare este simplificata, sistemul SAP asistand operatorul in introducerea de date. Monitorizarea comenzii de aprovizionare se poate face online si in orice moment si se poate observa daca bunurile aferente unei comenzi de aprovizionare au fost
09/08/2013 Proiect E.ON Moldova Confidential Page 24/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

receptionate.

Receptia bunurilor este simplificata prin compararea produselor receptionate cu cele comandate. Verificarea facturii se face pentru preturi si bunuri receptionate. Procesarea platii se face in modulul financiar.

Profile utilizatori finali modulul MM


Z_1936_MM_KEY_USERS Z_1936_MM_PURCH_REQ_GR Z_1936_MM_PURCH_REQ_APPROV Utilizatori cheie Creare referate de necesitate receptii consum direct si

Responsabili cu aprobarea referatelor de necesitate Responsabili de stoc (gestionari) Planificatori PNM Responsabili cu aprovizionare Responsabili cu datele de baz MM Responsabili inventariere Contabili MM (verificare factur) Responsabili cu rezervari Responsabili cu contractele Eliberare facturi blocate

Z_1936_MM_STOCK_KEEPERS Z_1936_MM_MRP_CONTROL Z_1936_MM_PURCHASER Z_1936_MM_MASTER_DATA Z_1936_MM_PHYS_INVENT Z_1936_MM_INVOICE_VERIF Z_1936_MM_RESERVATIONS Z_1936_MM_CONTRACTS Z_1936_MM_REL_INVOICE

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 25/26

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE


Versiune : R/3 ECC 6.0

Nume fisier :

Curs introductiv.doc

09/08/2013

Proiect E.ON Moldova Confidential

Page 26/26