PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 1

N. da Reviso

Data da Reviso

Folha Revisada

Data de Entrada em Vigor

Motivo da Reviso

NMERO DA REVISO: ELABORAO:

01-00

DATA DA APROVAO: APROVAO:

09/08/2013

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO: 1. OBJETIVO

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 2

1.1. Monitorar pendncias ocorridas no processo operacional que envolve a TRANSETE, procurando solues para os clientes.

2. REAS ENVOLVIDAS 2.1. Pendncia 2.2. Carregamento 2.3. Recebimento 2.4. Expedio 2.5. SAC 2.6. Financeiro

3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA 3.1. ISO 9001:2008 3.2. Manual da Qualidade Transete

4. DEFINIES 4.1. rea de Retido 4.1.1. rea delimitada e identificada, destinada alocao de cargas pendentes de carter operacional ou comercial constatadas no ato do recebimento da mercadoria. 4.2. rea de Segregao 4.2.1. rea delimitada e identificada, destinada alocao de cargas pendentes de carter operacional ou comercial constatadas no momento da descarga do veculo de transferncia. 4.3. Avarias 4.3.1. Toda carga que tiver sua integridade fsica abalada, no contedo ou na embalagem.

NMERO DA REVISO: ELABORAO:

01-00

DATA DA APROVAO: APROVAO:

ASSINATURA:

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Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO: 4.4. Faltas

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 3

4.4.1. Todo documento (NF) que apresentar falta na quantidade especificada (Quantidade NF X Vol). Pode ocorrer falta parcial, quando parte da carga estiver faltando, ou Falta Total. 4.5. Sobras 4.5.1. Mercadoria que sobra na descarga do veculo, identificada aps o confronto da quantidade especificada na NF e quantidade recebida.

4.6. Pendncia Comercial/Administrativa 4.6.1. Trata-se de toda pendncia que no seja caracterizada por falta, sobra, avaria ou troca. 4.7. Pendncia Operacional 4.7.1. Pendncia gerada por falta, sobra, avaria ou troca de mercadoria.

4.8. CTE Cortesia 4.8.1. Registro utilizado para controlar o envio de mercadoria de devoluo ou documento entre outras unidades, cujo frete no ser cobrado.

5. DESCRIO DA ATIVIDADE 5.1. Comunicao de Ocorrncia aos Clientes 5.1.1. A unidade de Destino a responsvel pela comunicao do Parceiro e Cliente Destino, automaticamente via sistema ou quando solicitado. 5.2. Planilha de Pendncias 5.2.1. A Planilha de Pendncias alimentada pela unidade de origem, de acordo com as notificaes enviadas/lanadas pelas unidades de destino.

5.3. Cadastro de Ocorrncia 5.3.1. O setor de Pendncia de Cuiab-MT responsvel pela soluo da ocorrncia toda vez que a pendncia for constatada nas Unidades/Filiais, sob responsabilidade de Cuiab-MT.

ELABORAO:

APROVAO:

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Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO: 5.4. Processos Gerais

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 4

5.4.1. Sempre que ocorrer no conformidade nas unidades e filiais, devido pendncia Operacional ou Administrativa, deve-se lanar ocorrncia no Sistema (SSW) em no mximo 08 (oito) horas aps a chegada do veculo na unidade. Devendo sempre constar Fotos da Mercadoria e Cpia da Nota Fiscal. 5.4.2. Esto proibidos, a sada de entrega de entrega sem romaneio, reteno de ctrc para conferencia pelo cliente, ou quaisquer adventos inerentes ao processo correto e nos casos anteriormente citados o cliente ser prontamente atendido, caso haja despesas, ser de total responsabilidade da unidade/filial. 5.4.3. No ato da entrega da carga, havendo qualquer motivo de recusa de recebimento, o entregador solicita ao destinatrio que observe no verso da 1 via da NF o motivo da recusa da mercadoria, inserindo data, nome legvel, assinatura e/ou carimbo da empresa. Posteriormente dever ser lanado ao sistema, em at 12 horas, informando tambm ao Parceiro ou Matriz, atravs de e-mail, este registrando-os ao sistema quem foi enviado. 5.4.3.1. Caso o destinatrio se recuse a realizar este procedimento, o motorista assina, data e anota no verso da 1 via da Nota Fiscal a recusa, incluindo o nome do funcionrio que recusou e o motivo alegado para o no recebimento.

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO: 5.5. Pendncia Operacional

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 5

5.5.1. Avarias, Faltas e Sobras. 5.5.1.1. Avarias: Em at 08 horas aps a chegada do veculo na Unidade/Filial, deve-se lanar ao sistema (SSW) vide opo 101, consultando a identificao correta conforme documentos em mos, sob cdigo: 53, em Informaes complementares, deve constar dados como: Tipo de Avaria, Quantidade de produtos avariados, em detalhar observaes relevantes ao processo e Fotos da Avaria. Exemplo: Cdigo: [ 53 ] AVARIA Informaes complementares: [TIPO EMBALAGEM CAIXAS ABERTAS] Detalhar: 02 CAIXAS COM DIVERSAS PEAS ESPALHADAS PELO ASSOALHO DO VECULO.

E, fotos anexados ocorrncia. Importante: Dever ser lanado os valores da Ocorrncia em at 15 dias da verificao do fato ao sistema.

5.5.1.1. Falta Parcial: Em at 08 horas aps a chegada do veculo na Unidade/Filial, deve-se lanar ao sistema (SSW) vide opo 101, consultando a identificao correta conforme documentos em mos, sob cdigo: 48, em Informaes complementares, deve constar dados como: Caractersticas da mercadoria extraviada, quando for possvel, quantidade de produtos faltantes, em detalhar observaes relevantes ao processo e cpia(s) da(s) Nota(s) Fiscai(s). Exemplo: Cdigo: [ 48 ] FALTA PARCIAL Informaes complementares: [FALTA DE 01 REFRIGERADOR - CONSUL 370L] Detalhar: COR BRANCA

E cpia(s) da(s) Nota(s) Fiscai(s). Importante: Dever ser lanado os valores da Ocorrncia em at 15 dias da verificao do fato ao sistema.

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 6

5.5.1.1. Falta Total: Em at 08 horas aps a chegada do veculo na Unidade/Filial, deve-se lanar ao sistema (SSW) vide opo 101, consultando a identificao correta conforme documentos em mos, sob cdigo: 50, em Informaes complementares, deve constar dados como: Caractersticas da mercadoria extraviada, quando for possvel, quantidade de produtos faltantes, em detalhar observaes relevantes ao processo e cpia(s) da(s) Nota(s) Fiscai(s). Exemplo: Cdigo: [ 50 ] FALTA TOTAL Informaes complementares: [FALTA DE 01 REFRIGERADOR - CONSUL 370L] Detalhar: COR BRANCA

E cpia(s) da(s) Nota(s) Fiscai(s). Importante: Dever ser lanado os valores da Ocorrncia em at 15 dias da verificao do fato ao sistema.

5.5.1.1. Sobra com Identificao de Nota Fiscal: Deve-se lanar ao sistema (SSW) vide opo 101, consultando a identificao correta conforme documentos em mos, sob cdigo: 51, em Informaes complementares, deve constar dados como: Caractersticas da mercadoria extraviada, quando for possvel, quantidade de produtos faltantes, em detalhar observ aes relevantes ao processo. Exemplo: Cdigo: [ 51 ] SOBRA DE MERCADORIA Informaes complementares: [SOBRA DE 01 REFRIGERADOR - CONSUL 370L] Detalhar: COR BRANCA

Importante: O processo de envio ao destino correto dever ocorrer em at 24 horas.

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 7

5.5.1.1. Sobra sem Identificao de Nota Fiscal: Em CADASTRAR SOBRAS vide sistema (SSW) em opo [033], na ltima linha. Devem ser informadas sobras para os quais no se conseguiu identificar o respectivo CTRC, e somente nestes casos. Exemplo: Mercadoria: [REFRIGERADOR] Descrio: [01 REFRIGERADOR - CONSUL 370L] Fotografando a sobra sem identificao.

5.5.1.2. Localizao das Sobras: Vide sistema (SSW) em opo [108] define-se o perodo, e obtenha o relatrio na mesma pgina. 5.5.1.1 Busca: A Unidade de Origem da carga responsvel em enviar e-mail de circular de busca, caso haja falta de mercadoria e informar as tratativas a serem realizadas, ou analisar Relatrios Gerenciais de Pendncia (SSW), vide opo 31. 5.5.1.1. Pendncia Solucionada: Deve-se lanar ao sistema (SSW) vide opo 101, consultando a identificao correta conforme documentos em mos, sob cdigo: 90. de extrema importncia que sejam lanadas no CTRC, caso sejam resolvidas ou antes de serem romaneadas para a entrega.

5.5.2. Processo Indenizatrio Aps receber a comunicao da ocorrncia via (SSW) o setor de Pendncia Operacional, no perodo pr estipulado pela Empresa ou em no mximo 30 dias, avalia-se junto Direo e realiza aes junto aos envolvidos, isto , indenizando-os. Nos casos de ausncia de informao para a elaborao do Processo Indenizatrio, o mesmo, quando solicitado dever ser solucionado imediatamente. 5.5.2.1. As indenizaes devem ser realizadas conforme o valor da NF de origem associado apurao do prejuzo, anteriormente lanadas no (SSW), posteriormente sero lanadas na opo 506 (SSW) o que automaticamente gera o Recibo Indenizatrio via sistema. 5.5.2.2. Envio do Processo Indenizatrio, pela Matriz e pelas Unidades/Filiais, dever ser informado no CTRC da origem indenizatria, relatando sob qual CTRC os recibos e valores correspondentes foram enviados.

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 8

5.6. Pendncia Administrativa 5.6.1. Em geral a pendncia Administrativa ocorre por motivo comercial, envolvendo negociaes entre remetente e destinatrio, ou consignatrio da mercadoria. 5.6.2. Aps inserir ao sistema a ocorrncia, no caso de Parceiras, a Unidade/Filial entra em contato diretamente com o embarcador, informa o fato e solicita definio. Nos casos de clientes em geral contate a central de SAC, informa o fato e solicita definio. 5.6.3. A Unidade/Filial de destino a responsvel pelo acompanhamento e soluo da Pendncia Administrativa, junto ao cliente remetente, que pode autorizar a entrega ou reentrega da mercadoria ou a devoluo. 5.6.4. Reentrega 5.6.4.1. Cliente pagador do frete autoriza, via e-mail, a reentrega da mercadoria com autorizao do custo. 5.6.4.2. A Unidade/Filial de destino em posse do e-mail com a devida autorizao, quem providencia a Reentrega, lanando ao sistema o escner da autorizao no novo CTRC emitido, este por sua vez dever ser enviado Matriz, baixado vide RECEBEDOR como [REENTREGA] em anexo ao e-mail. 5.6.4.2. O CTRC que originou a Reentrega deve conter o em sua observao, o nmero do CTRC que originou a Reentrega, o porqu da emisso do mesmo, data de autorizao da Reentrega e nome de quem autorizou. Deve-se anexar a autorizao nos documentos de EMITIDOS (NF e CTRC), anexar e-mails de tratativas.

5.6.4. Despesas Extras 5.6.4.1. Cliente pagador do frete autoriza, via e-mail, a despesa como: paletizao, carga e descarga e entrega de difcil acesso. 5.6.4.2. A Unidade/Filial de destino em posse do e-mail com a devida autorizao, quem providencia a reentrega, , este por sua vez dever ser enviado Matriz, baixado vide RECEBEDOR como [REENTREGA]. 5.6.4.2. O CTRC que originou a Despesa Extra deve conter o em sua observao, o nmero do CTRC que originou a Despesa Extra, o porqu da emisso do mesmo, data de autorizao da Despesa Extra e nome de quem autorizou. 5.6.5.4. Deve-se anexar a autorizao nos documentos de EMITIDOS (NF e CTRC), anexar emails de tratativas.
ELABORAO: APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 9

5.6.5. Devoluo 5.6.5.1. A Unidade/Filial de destino emite um novo CTRC. Este por sua vez dever ser enviado Matriz, num lote separado denominado Devoluo devidamente carimbado. 5.6.5.2. O CTRC que originou a Devoluo ou seja, de ida, deve conter em sua observao, via ssw, o nmero do CTRC de Devoluo, o motivo da devoluo do mesmo, data de autorizao da Devoluo e nome de quem autorizou. 5.6.5.4. No CTRC de Devoluo, deve-se anexar a autorizao de devoluo (via e-mail) e cpia da nota fiscal, ou caso a mercadoria seja Devolvida por falta de soluo do embarcador, anexar emails de tratativas, leia-se como falta de soluo, com o prazo de 10 (dez) dias a partir do primeiro envio de e-mail. 5.6.5.6. A unidade de destino providencia a devoluo da mercadoria, no prximo carro, para a unidade de Origem. 5.6.5.7. Assim que a mercadoria retorna unidade de origem, a mesma conferida e encaminhada rea de segregao, com sua devida identificao.

6. DADOS/REGISTROS DA QUALIDADE N. do Anexo Anexo 02 Anexo 03 Tempo de Arquivo* 5 Anos NA Local de Arquivo Setor Financeiro NA Tipo de Arquivo Meio Fsico - Pasta Suspensa NA Indexao ** C NA Resp. pela coleta Setor de Pendncia Setor de Pendncia Setor de Pendncia Setor de Pendncia Arquivo Registro/ morto Dado **** *** NA NA R R

Identificao Processo Indenizatrio Etiqueta de Pendncia Minuta de despacho Planilha de Pendncias

Meio Meio Fsico: Meio Fsico: Fsico: 5 Setor de Caixa; Meio anos; Meio Arquivo; Meio Eletrnico: Eletrnico: Eletrnico: Sistema P Servidor SSW Meio P Servidor Eletrnico
APROVAO:

NA

NA

ELABORAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES Pasta Pblica

FOLHA 10

E-mail Circular de Busca / Comunicado de Sobra E-mail Autorizao de Reentrega / Devoluo Cadastro de Ocorrncia

3 Meses

Setor Pendncia

Meio Eletrnico Outlook Meio Eletrnico Outlook Meio Eletrnico Sistema SSW

Setor de Pendncia

NA

6 Meses

Setor Pendncia

Setor de Pendncia

NA

Servidor

AN

Setor de Pendncia

NA

* P = Permanente - Tempo necessrio at que nova reviso seja efetuada ** Legenda: A = Alfabtica C = Cronolgica N = Numrica AN = Alfanumrica *** NA = No Aplicvel **** R = Registro (no atualizvel) D = Dado (atualizvel)

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 11

NMERO DA REVISO:

01-00

DATA DA APROVAO:

7. ANEXOS 7.1. Anexo 01 Relatrio de Descarga - RD 7.1.1. Modelo

MANIFESTO / RD

(1)

REM.

(2)

DEST.

(3)

CTRC

(4)

NOTA FISCAL

(5)

QTDE E R$

(6)

MOTIVO:

AVARIA (

(7)

SOBRA (

FALTA (

ADM (

NOTA DEV.

(8)

VALOR NFD

(9)

QTDE NFD

(10)

CDIGO E DESCRIO DA MERCADORIA

(11)

OCORRNCIA DETALHADA: (12)

Anexo 01/PQ.08-03/00 (13) NOTA: Dimenses do original - Tamanho A4

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 12

NMERO DA REVISO:

01-00

DATA DA APROVAO:

14/01/2012

7.1.2. Modo de Preenchimento dos Campos (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) Nmero do Manifesto de Viagem. Remetente. Destinatrio. Nmero do CTRC. Nmero da Nota Fiscal. Quantidade de Volume e valor da Nota Fiscal. Tipo de ocorrncia. Utilizada no caso de emisso de NFD pelo destinatrio. Valor da Nota Fiscal de Devoluo. Quantidade de volume da Nota Fiscal de Devoluo. Descrio da mercadoria e Cd. Relatar o ocorrido. Codificao do anexo, conforme PQ.04-02.

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 13

NMERO DA REVISO:

01-00

DATA DA APROVAO:

7.2. Anexo 02 Etiqueta de Cidades 7.2.1. Modelo

7.2.2. Modo de Preenchimento dos Campos (1) Cidade de Destino da Mercadoria. (2) Nmero da Nota Fiscal da Mercadoria. (3) Quantidade de Volumes. (4) Data da Descarga no Terminal. (5) Conferente da Descarga (6) Simbologia de Indicao sobre Sobra de Volumes. (7) Simbologia de Indicao sobre Falta de Volumes. (8) Simbologia de Indicao sobre Avaria de Volumes. (9) Confirmao de Incluso em Pendncia Administrativa. (10) Confirmao de Emisso de TAD ( Termo de Apreenso e Depsito) ______________________________________FIM_____________________________________________
NMERO DA REVISO: ELABORAO:

01-00

DATA DA APROVAO: APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE

N PQ.08-03

ASSUNTO:

CONTROLE DE PRODUTOS NO CONFORMES

FOLHA 14

ELABORAO:

APROVAO:

ASSINATURA:

ASSINATURA:

Anexo 02/PQ.08-03/00