A preparaao para o dia do evento Atendimento de Secretaria Incio das atividades do atendimento aos participantes com o recebimento de novas

inscries e entrega de credenciais aos inscritos antecipadamente.

Normalmente dividimos a Secretaria nos seguintes setores: - Inscries Novas - Inscries Antecipadas - Tesouraria

Servios essenciais para o participante do evento - Atividades Sociais/Tursticas - Informaes - Coordenao - Inscrio de Cursos (quando houver)

Sesso de Instalao a) Quando possvel, isolar uma sala previamente instalada, para recepo e permanncia das autoridades e personalidades ( sala VIP ); b) Recepo a autoridades e personalidades sob a coordenao da Assessoria de Comunicao e encaminhados Sala VIP. Os demais convidados e/ou participantes sero enviados diretamente ao Plenrio; c) Composio da Mesa do plenrio atendendo aos seguintes pontos bsicos: - Nmero de locais mesa; - Hierarquia das autoridades e personalidades presentes

- Distribuio prvia dos locais de assunto mesa. Para facilitar essa tarefa, devero ser elaborados, previamente, cartes de identificao das autoridades e personalidades, inclusive com a identificao de sua representao (quando for o caso). Estes cartes quando do formao da mesa devero ser numerados, na ordem hierrquica que corresponder idntica numerao dos assentos mesa.

O funcionamento do evento a) Coordenao dos transportes de participantes; b) Coordenao das salas de plenrio; c) Coordenao das atividades globais de eventos, compreendendo: * audiovisual, mecanografia, servios de secretaria, servios de receptivo, tradutores, intrpretes e servios complementares: caf, gua ou refrigerante e outros; d) Coordenao das atividades de Assessoria de Comunicao, compreendendo: * cobertura jornalstica do evento; * convocao da imprensa para instalao do Evento; * elaborao e distribuio de releases imprensa; * coordenao da sala de imprensa: recepo a jornalistas com transmisso de informaes; elaborao de entrevistas coletivas e/ou individuais ( com a Comisso Organizadora e/ou Relatores, personalidades presentes); * envio de clipping dirio Comisso Organizadora; * disposio de clipping dirio em quadro de avisos; * redao do Boletim Informativo Dirio para distribuio no dia seguinte; * coordenao e superviso das atividades sociais e tursticas;

* coordenao dos servios fotogrficos e/ou cinematogrficos; * coordenao da preparao e entrega dos certificados e atestados de frequncia a participantes e/ou relatores.

Ps-evento O seu trabalho somente termina quando as tarefas abaixo estiverem cumpridas: * Coordenao do transporte de retorno dos participantes; * Desativao das instalaes na sede do evento; * Preparao de relatrio e balancete final do evento; * Coordenao das atividades de Assessoria de Comunicao, compreendendo: - comunicao dos resultados Imprensa atravs de envio de release e/ou entrevista coletiva; - envio de clipping geral Comisso Organizadora - elaborao de cartas de agradecimento.

TIPOS DE COMUNICAO

1. A COMUNICAO DIRIGIDA ORAL

1.1 - As Reunies

Reunio Dialogal Informativa: palestra, conferncia, conferama, seminrio, simpsio, entrevista coletiva, conveno, brainstorm Questionadora: mesa redonda, frum, painel, debate, congresso, conferncia com debate Instrutiva: curso/aula, estudo de caso, grupo de trabalho ou crculo de estudo, comisso tcnica

A Reunio Coloquial Recreativa: excurses Social: festas da empresa, Natal e outras datas, dias de visita empresa, inauguraes, frias, sales, mostras, chs beneficentes Cultural: exposies culturais

OUTROS TIPOS DE COMUNICAO DIRIGIDA ORAL

1.2 - O Discurso 1.3 - Utilizao de Alto-Falantes 1.4 - O Telefone

2. A COMUNICAO DIRIGIDA ESCRITA Atravs de cartas, ofcios, memorandos, telegramas, fax, telex, carto postal, folhetos, circulares, house-organs, relatrios, boletins informativos, newsletters.

3. A COMUNICAO DIRIGIDA AUXILIAR Atravs de filmes e vdeos (VT), shows de multiviso (projeo mltipla de dispositivos sonorizados).

4. A COMUNICAO DIRIGIDA APROXIMATIVA Visitas s instalaes da empresa, eventos. Telefone preciso que se estabelea entre o emissor e receptor uma impresso agradvel sobre a empresa, no contato telefnico, permitindo a oportunidade de estabelecimento de comunicao sobre servios e/ou de manifestao de cordialidade.

1. Algumas regras para se falar ao telefone Voz agradvel e educada; seja corts. Utilizao de boas maneiras para a criao da personalidade telefnica. No fale com excessiva rapidez; no murmure; no grite; no empregue uma linguagem vulgar. No interrompa o interlocutor nem o deixe esperando por muito tempo.

2. Como falar ao telefone

2.1 - O que falar Organize suas idias antes de falar ao telefone para que saiba o que falar Tenha argumentos Faa perguntas claras e objetivas, de fcil compreenso Responda, de forma sempre educada, seu interlocutor

2.2 - Saber falar Fale claramente No guagueje nem fique mudo de emoo Tenha domnio sobre o que fala No fale grias: vulgar No repita o assunto nem que o interlocutor fala para voc No interrompa o interlocutor No revide o interlocutor

2.3 - Saber ouvir Quem sabe ouvir, aprende melhor Oua atentamente o interlocutor COMUNICAO DIRIGIDA APROXIMATIVA

1. A VISITA

O open house ------------------- de cunho social O plant tour ------------------- (giro pela empresa) - de cunho tcnico

2. SUA ORGANIZAO

2.1 - Fase preparatria Relao de pessoas a serem convidadas Estipular nmero de pessoas para cada visita Estabelecimento de calendrio de visitas Elaborao do roteiro de visitas (que partes da empresa faro parte da visitao) Preparo dos funcionrios para as visitas Elaborao e envio de convites Confirmao de presena dos convidados Elaborao de folhetos e outros materiais impressos a serem distribudos durante a visita Confeco de brindes Escolha de recepcionistas ou de funcionrios-guias Oferecimento de conduo Escolha do cardpio para o almoo/lanche ou coquetel Caso a visita seja feita por autoridades, verificar: esquema de segurana, recepo, homenagem e cerimonial/protocolo

 Elaborar o programa de visitas Preparar crach para visitantes e pastas contendo material impresso

2.2 - Durante a visita Verificar cerimonial/protocolo e esquema de segurana, caso haja autoridades Cuidar do receptivo aos visitantes Entregar programas de visitas e crachs Dar as boas-vindas aos visitantes em salo previamente preparado com vdeo sobre a empresa, maquetes, exposio de produtos, etc. Distribuir pasta com material informativo sobre a empresa e brindes Dividi-lo em pequenos grupos, tendo cada grupo, o seu funcionrio-guia para a visita propriamente dita Oferecer um almoo/coquetel/lanche (momento adequado para conversa informal com a diretoria da empresa) Assinatura no livro de presenas Retorno em conduo da empresa