trucos access: Abrir una tabla en modo de solo lectura Puede ocurrir que desde un formulario venga bien

en un determinado momento abrir una de las tablas para examinar su contenido. Si se da ese caso, lo mejor es abrirla en modo de solo lectura a fin de evitar modificaciones indeseadas. Supongamos que se desea presentar la tabla al pulsar sobre un boton. Para ello, se crea el boton con la herramienta al efecto y, justo en el momento de aparecer la primera pantalla del asistente, cancelar el proceso. De esta forma, el boton queda creado aunque sin codigo asociado. Acceder, por tanto, a las propiedades del boton y, dentro del evento Al hacer clic, insertar esta linea de codigo:

DoCmd.OpenTable 'Nombre_tabla', acReadOnly

TRUCOS ACCESS: SELECCIONAR UN FILTRO PARA UN INFORME QUE INCLUYA UN CAMPO Y UN VALOR PARA ESE CAMPO
Esta tecnica permite, por ejemplo, seleccionar el campo Pais de un cuadro combinado y elegir un valor de otro cuadro combinado, que contendra los nombres de paises que interesen en el proyecto. Por tanto, el formulario de entrada de datos tendra 2 cuadros combinados: CombCampoSel y CombValorSel, ademas de un boton de comando: cmdPrint. Todas las variables necesarias para el codigo se declaran en la seccion General del formulario desde el que se introducen los datos. El procedimiento que va en el evento Despues de actualizar del uadro combinado CombCampoSel (ver su codigo mas adelante) establece la variable TxtOrigenReg al origen del registro del informe (este valor tambien se puede seleccionar desde un cuadro combinado). El valor TxtNombCampo se toma del cuadro combinado CombCampoSel y se crea una cadena SQL a partir de TxtOrigenReg y TxtNombCampo, con la sintaxis apropiada. Al cuadro combinado CombValorSel se le asigna el valor nulo para evitar el valor previo que tuviera y la sentencia SQL es asignada como su origen de fila, de modo que los valores del campo seleccionado sean las opciones de su lista desplegable. De forma analoga, el procedimiento de evento cmdPrint_Click establece el nombre del informe (que puede elegirse de otro cuadro combinado), toma el nombre del campo del cuadro combinado CombCampoSel y el valor del cuadro CombValorSel, creando asi una cadena filtradora. El informe se abre en modo de vista preliminar, a su propiedad Activar filtro se le asigna el valor Si, y a su propiedad Filtro se le asigna la cadena filtradora.

Codigo a incluir en la seccion General del formulario: Option Compare Database Option Explicit Dim TxtOrigenReg As String Dim TxtNombCampo As String Dim TxtSQL As String Dim TxtNombInforme As String Dim TxtOrden As String Codigo a incluir en el evento Despues de actualizar del cuadro combinado CombCampoSel: Private Sub CombCampoSel_AfterUpdate() On Error GoTo CombCampoSel_AfterUpdateError TxtOrigenReg = 'tblSampleData' TxtNombCampo = Me![CombCampoSel] TxtSQL = 'SELECT [' & TxtOrigenReg & '].[' & TxtNombCampo _& '] FROM ' & TxtOrigenReg & ';' Debug.Print TxtSQL With Me![CombValorSel] .Value = Null .RowSource = TxtSQL .Requery

End With CombCampoSel_AfterUpdateExit: Exit Sub CombCampoSel_AfterUpdateError: MsgBox 'Error N: ' & Err.Number & '; Descripcion: ' & Err.Description Resume CombCampoSel_AfterUpdateExit End Sub Codigo a incluir en el evento Al hacer clic del boton de comando cmdPrint: Private Sub cmdPrint_Click() On Error GoTo cmdPrint_ClickError Dim TxtValor As String Dim TxtFiltro As String Dim Inf As Report TxtNombInforme = 'InfSampleDataColumnar' TxtNombCampo = Nz(Me![CombCampoSel]) If TxtNombCampo = '' Then MsgBox 'Seleccionar un campo' Me![TxtNombCampo].SetFocus End If TxtValor = Nz(Me![CombValorSel]) If TxtValor = '' Then

MsgBox 'Seleccionar un valor' Me![CombValorSel].SetFocus End If TxtOrden = 'Filtrado por ' & TxtOrigenReg _ & ' = ' & TxtValor TxtFiltro = '[' & TxtNombCampo & '] = ' & Chr(34) & TxtValor & Chr(34) Debug.Print 'Filter: ' & TxtFiltro DoCmd.OpenReport TxtNombInforme, acViewPreview Set Inf = Reports(TxtNombInforme) Inf.FilterOn = True Inf.Filter = TxtFiltro Inf![txtSort] = TxtOrden cmdPrint_ClickExit: Exit Sub cmdPrint_ClickError: MsgBox 'Error N: ' & Err.Number & '; Descripcion: ' & Err.Description Resume cmdPrint_ClickExit End Sub Codigo a incluir en el evento Al cargar del formulario: Private Sub Form_Load()

On Error GoTo Form_LoadError DoCmd.RunCommand acCmdSizeToFitForm Me![CombCampoSel] = Null Me![CombValorSel] = Null Form_LoadExit: Exit Sub Form_LoadError: MsgBox Err.Description Resume Form_LoadExit End Sub

TRUCOS ACCESS: CREAR UN FORMULARIO PRINCIPAL UNIDO A UN SUBFORMULARIO

Aqui se muestra la manera de crear un formulario resumen que proporcione la imagen principal, asi como un subformulario con detalles: * Relacionar las tablas del formulario principal y del subformulario, escogiendo Relaciones del menu principal de Herramientas; entonces seleccionar Mostrar tabla. * Aadir las tablas del formulario y subformulario al espacio de trabajo Relaciones, seleccionandolas de la lista Mostrar tabla; despues hacer clic en Aadir. * Arrastrar el campo primario en negrita de la tabla del formulario principal al campo del mismo nombre en la tabla del subformulario. * Hacer clic en Crear en el dialogo Relaciones, cerrar la ventana y guardar la nueva relacion. * Ejecutar el asistente de formularios. En la primera pantalla escoger las tablas del

formulario y subformulario especificando que campos se deben mostrar en los dos formularios. * Hacer clic en Siguiente, y el asistente le preguntara como quiere ver los datos. * Asegurarse de seleccionar el boton de radio Formulario con subformulario. * Elegir un formato para los datos y un estilo general. * Elegir un nombre para los nuevos formularios.

Informes
Informes: Utilidad de los informes Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Utilice un informe para crear etiquetas postales. Utilice un informe para mostrar totales en un grfico. Utilice un informe para calcular totales.

Pginas de acceso a datos Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en el Asistente para pginas.

Haga clic en el indicador de expansin ... ... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y registros para el siguiente nivel de detalle. Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.

En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras: Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las reas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y datos en la vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de un rea a otra y quitar campos de la vista. Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al rea de filtros. Tambin puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas. Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. Tambin puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinmica. Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados. Dar formato a los elementos y cambiar ttulos: En la vista Tabla dinmica, puede cambiar la configuracin de la fuente, alineacin, color de fondo y formato de nmero de un campo. Tambin puede cambiar los ttulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Grfico dinmico, puede cambiar el tipo de grfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc. Informes: Presentar datos Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.

Crear etiquetas postales. Mostrar totales en un grfico. Agrupar registros en categoras.

Calcular totales. La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra informacin acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el diseo del informe.

El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseo del informe. La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del informe. Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base. Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del informe.

El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados controles (control: objeto de interfaz grfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificacin, una barra de desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edicin que muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o lneas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del informe.

Las lneas son decorativas. Las etiquetas muestran texto descriptivo. Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha. Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total.

Crear un informe Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estndar. El asistente hace preguntas y crea un informe basndose en las respuestas que obtiene. Despus, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.). Personalizar un informe Se puede personalizar un informe de las siguientes formas: Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe. Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Tambin puede agrupar los registros de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales en un informe. Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de ttulo y otros elementos de la ventana Informe. Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. Tambin puede establecer propiedades de seccin para controlar la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo. Controles Puede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un control. Tambin puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y otra informacin que sea de utilidad en un informe