La Gaceta 169 Mircoles 04 de setiembre del 2002 LEY 8292 DEl 31-07-2002 LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPBLICA DE COSTA RICA

A DECRETA: LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO CAPTULO I Disposiciones Generales Artculo 1Contenido y mbito de aplicacin. Esta Ley establece los criterios mnimos que debern observar la Contralora General de la Repblica y los entes u rganos sujetos a su fiscalizacin, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluacin de sus sistemas de control interno. Artculo 2Definiciones. a) Administracin activa: desde el punto de vista funcional, es la funcin decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administracin. Desde el punto de vista orgnico es el conjunto de rganos y entes de la funcin administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como ltima instancia. b) Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno : trminos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo constantemente. c) Jerarca: superior jerrquico del rgano o del ente; ejerce la mxima autoridad dentro del rgano o ente, unipersonal o colegiado. d) Titular subordinado: funcionario de la administracin activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. e) Ambiente de control: conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y dems funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administracin escrupulosa. f) Valoracin del riesgo: identificacin y anlisis de los riesgos que enfrenta la institucin, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecucin de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cmo se deben administrar dichos riesgos. g) Actividades de control: polticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contralora General de la Repblica, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecucin de los objetivos del sistema de control interno. Artculo 3Facultad de promulgar normativa tcnica sobre control interno . La Contralora General de la Repblica dictar la normativa tcnica de control interno, necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los

entes y de los rganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa ser de acatamiento obligatorio y su incumplimiento ser causal de responsabilidad administrativa. La normativa sobre control interno que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalizacin legalmente atribuidas, no deber contraponerse a la dictada por la Contralora General de la Repblica y, en caso de duda, prevalecer la del rgano contralor. Artculo 4Aplicabilidad a sujetos de derecho privado . Los sujetos de derecho privado que, por cualquier ttulo, sean custodios o administradores de fondos pblicos, debern aplicar en su gestin los principios y las normas tcnicas de control interno que al efecto emita la Contralora General de la Repblica de conformidad con el artculo tercero. Aparte de las otras sanciones que el ordenamiento jurdico pueda establecer, los sujetos de derecho privado que custodien o administren, por cualquier ttulo, fondos pblicos o reciban beneficios patrimoniales de entes u rganos estatales, podrn ser sancionados, segn lo dispuesto en el artculo 7 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994, cuando incumplan lo estipulado en el prrafo anterior. Artculo 5Congreso Nacional de Gestin y Fiscalizacin de la Hacienda Pblica. La Contralora General de la Repblica convocar, al menos una vez cada dos aos, a un Congreso Nacional de Gestin y Fiscalizacin de la Hacienda Pblica, con la participacin de los auditores y subauditores internos del Sector Pblico, y de los dems funcionarios o especialistas que se estime pertinente, con el objeto de estrechar relaciones, propiciar alianzas estratgicas, fomentar la interaccin coordinada de competencias, establecer vnculos de cooperacin, intercambiar experiencias, propiciar mejoras en los procesos de fiscalizacin y control, revisar procedimientos y normas de control interno, presentar propuestas que tiendan a mejorar o agilizar la gestin sustantiva en el Sector Pblico y discutir cualquier tema de inters relativo a los fines de esta Ley. El Ministerio de Hacienda transferir los recursos que el rgano de fiscalizacin superior le solicite para realizar esta actividad. Artculo 6Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la apertura de procedimientos administrativos . La Contralora General de la Repblica, la administracin y las auditoras internas, guardarn confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten denuncias ante sus oficinas. La informacin, documentacin y otras evidencias de las investigaciones que efectan las auditoras internas, la administracin y la Contralora General, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, sern confidenciales durante la formulacin del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolucin final del procedimiento administrativo, la informacin contenida en el expediente ser calificada como informacin confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrn libre acceso a todos los documentos y las pruebas que obren en el expediente administrativo. Para todos los casos, la Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades contenidas en el inciso 23) del artculo 121 de la Constitucin Poltica, podr acceder a los informes, la documentacin y las pruebas que obren en poder de las auditoras internas, la administracin o la Contralora General de la Repblica. CAPTULO II

El sistema de control interno Artculo 7Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno . Los entes y rganos sujetos a esta Ley dispondrn de sistemas de control interno, los cuales debern ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Adems, debern proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer prrafo del artculo 3 de la presente Ley. Artculo 8Concepto de sistema de control interno . Para efectos de esta Ley, se entender por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administracin activa, diseadas para proporcionar seguridad en la consecucin de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio pblico contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la informacin. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurdico y tcnico. Artculo 9rganos del sistema de control interno . La administracin activa y la auditora interna de los entes y rganos sujetos a esta Ley, sern los componentes orgnicos del sistema de control interno establecido e integrarn el Sistema de Fiscalizacin Superior de la Hacienda Pblica a que se refiere la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Artculo 10.Responsabilidad por el sistema de control interno. Sern responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, ser responsabilidad de la administracin activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artculo 11.El sistema de control interno en la desconcentracin de competencias y la contratacin de servicios de apoyo . El jerarca y los titulares subordinados tendrn la responsabilidad de analizar las implicaciones en el sistema de control interno, cuando se lleve a cabo una desconcentracin de competencias, o bien la contratacin de servicios de apoyo con terceros; asimismo, la responsabilidad de tomar las medidas correspondientes para que los controles sean extendidos, modificados y cambiados, cuando resulte necesario. CAPTULO III La Administracin Activa * SECCIN I * Deberes del jerarca y los titulares subordinados *(As corregido por FE DE ERRATAS publicada en La Gaceta No. 102 de 29 de mayo de 2003) Artculo 12.Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponder cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del rgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditora interna, la Contralora General de la Repblica, la auditora externa y las dems instituciones de control y fiscalizacin que correspondan. d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las caractersticas definidas en el artculo 7 de esta Ley. e) Presentar un informe de fin de gestin y realizar la entrega formal del ente o el rgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contralora General de la Repblica y por los entes y rganos competentes de la administracin activa. Artculo 13.Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Mantener y demostrar integridad y valores ticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, as como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organizacin, para el cumplimiento efectivo por parte de los dems funcionarios. b) Desarrollar y mantener una filosofa y un estilo de gestin que permitan administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medicin del desempeo, y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren el sistema de control interno. c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institucin y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable. d) Establecer claramente las relaciones de jerarqua, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicacin, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable. e) Establecer polticas y prcticas de gestin de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto a contratacin, vinculacin, entrenamiento, evaluacin, promocin y acciones disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable. Artculo 14.Valoracin del riesgo. En relacin con la valoracin del riesgo, sern deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarn para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoracin del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. Artculo 15.Actividades de control. Respecto de las actividades de control, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las polticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevencin de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institucin en el desempeo de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las polticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institucin. ii. La proteccin y conservacin de todos los activos institucionales. iii. El diseo y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotacin adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institucin. Los documentos y registros debern ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliacin peridica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de informacin computarizados y los controles de aplicacin especficos para el procesamiento de datos con software de aplicacin. Artculo 16.Sistemas de informacin. Deber contarse con sistemas de informacin que permitan a la administracin activa tener una gestin documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organizacin, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Dicha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la gestin de la informacin, en la que debern contemplarse las bases de datos corporativas y las dems aplicaciones informticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la informacin registrada. En cuanto a la informacin y comunicacin, sern deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de informacin, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar informacin confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la informacin sea comunicada a la administracin activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de informacin con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos pblicos. c) Establecer las polticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo sealado en el ordenamiento jurdico y tcnico. Artculo 17.Seguimiento del sistema de control interno. Entindese por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditora y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, sern deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevencin en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. *b) Que la administracin activa realice, por lo menos una vez al ao, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvo que aleje a la organizacin del cumplimiento de sus objetivos. *c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones peridicas que realizan la administracin activa, la auditora interna, la Contralora General de la Repblica, la auditora externa y dems instituciones de control y fiscalizacin que correspondan, dentro de los diez das hbiles siguientes a su notificacin. *(As corregido la numeracin de los incisos anteriores por FE DE ERRATAS publicada en La Gaceta No. 102 de 29 de mayo de 2003) SECCIN II Sistema Especfico de Valoracin del Riesgo Artculo 18.Sistema especfico de valoracin del riesgo institucional . Todo ente u rgano deber contar con un sistema especfico de valoracin del riesgo institucional por reas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los mtodos de uso continuo y sistemtico, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. La Contralora General de la Repblica establecer los criterios y las directrices generales que servirn de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y rganos seleccionados, criterios y directrices que sern obligatorios y prevalecern sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligacin del jerarca y titulares subordinados referida en el artculo 14 de esta Ley. Artculo 19.Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y rganos sujetos a esta Ley, en los que la Contralora General de la Repblica disponga que debe implantarse el Sistema Especfico de Valoracin de Riesgo Institucional, adoptarn las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.

CAPTULO IV La auditora interna SECCIN I Disposiciones generales Artculo 20.Obligacin de contar con auditora interna . Todos los entes y rganos sujetos a esta Ley tendrn una auditora interna, salvo aquellos en los cuales la Contralora General de la Repblica disponga, por va reglamentaria o disposicin singular, que su existencia no se justifica, en atencin a criterios tales como presupuesto asignado, volumen de operaciones, nivel de riesgo institucional o tipo de actividad. En este caso, la Contralora General ordenar a la institucin establecer los mtodos de control o de fiscalizacin que se definan. Artculo 21.Concepto funcional de auditora interna. La auditora interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u rgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la prctica de un enfoque sistmico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administracin del riesgo, del control y de los procesos de direccin en las entidades y los rganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organizacin, la auditora interna proporciona a la ciudadana una garanta razonable de que la actuacin del jerarca y la del resto, de la administracin se ejecuta conforme al marco legal y tcnico y a las prcticas sanas. Artculo 22.Competencias. Compete a la auditora interna, primordialmente lo siguiente: a) Realizar auditoras o estudios especiales semestralmente, en relacin con los fondos pblicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditoras o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artculos 5 y 6 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional. b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes. c) Verificar que la administracin activa tome las medidas de control interno sealadas en esta Ley, en los casos de desconcentracin de competencias, o bien la contratacin de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operacin efectiva de los controles crticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestacin de tales servicios. d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; adems, advertir a los rganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento. e) Autorizar, mediante razn de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los rganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

f) Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contralora General de la Repblica. g) Elaborar un informe anual de la ejecucin del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditora interna, de la Contralora General de la Repblica y de los despachos de contadores pblicos; en los ltimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten. h) Mantener debidamente actualizado funcionamiento de la auditora interna. el reglamento de organizacin y

i) Las dems competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y tcnica aplicable, con las limitaciones que establece el artculo 34 de esta Ley. Artculo 23.Organizacin. La auditora interna se organizar y funcionar conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, polticas y directrices que emita la Contralora General de la Repblica, las cuales sern de acatamiento obligatorio. Cada auditora interna dispondr de un reglamento de organizacin y funcionamiento, acorde con la normativa que rige su actividad. Dicho reglamento deber ser aprobado por la Contralora General de la Repblica, publicarse en el diario oficial y divulgarse en el mbito institucional. Artculo 24.Dependencia orgnica y regulaciones administrativas aplicables . El auditor y el subauditor internos de los entes y rganos sujetos a esta Ley dependern orgnicamente del mximo jerarca, quien los nombrar y establecer las regulaciones de tipo administrativo que les sern aplicables a dichos funcionarios. Los dems funcionarios de la auditora interna estarn sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento, traslado, la suspensin, remocin, concesin de licencias y dems movimientos de personal, debern contar con la autorizacin del auditor interno; todo de acuerdo con el marco jurdico que rige para el ente u rgano. Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no debern afectar negativamente la actividad de auditora interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su personal; en caso de duda, la Contralora General dispondr lo correspondiente. Artculo 25.Independencia funcional y de criterio . Los funcionarios de la auditora interna ejercern sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los dems rganos de la administracin activa. Artculo 26.Proteccin al personal de la auditora . Cuando el personal de la auditora interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, la institucin dar todo su respaldo tanto jurdico como tcnico y cubrir los costos para atender ese proceso hasta su resolucin final. Artculo 27.Asignacin de recursos. El jerarca de los entes y rganos sujetos a esta Ley deber asignar los recursos humanos, materiales, tecnolgicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la auditora interna pueda cumplir su gestin. Para efectos presupuestarios, se dar a la auditora interna una categora programtica; para la asignacin y disposicin de sus recursos, se tomarn en cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al respecto la Contralora General de la Repblica.

La auditora interna ejecutar su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo. Artculo 28.Plazas vacantes. Las vacantes que, por cualquier razn, tengan lugar en los puestos de la auditora interna, debern llenarse en un plazo mximo de tres meses, contado a partir del momento de la vacante. El plazo podr prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto. La disminucin de plazas por movilidad laboral u otros movimientos en la auditora interna, deber ser previamente autorizada por el auditor interno. Los requisitos para la creacin y ocupacin de plazas de la auditora interna que definan la Autoridad Presupuestaria u otras instituciones competentes, debern considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrn ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la institucin. SECCIN II El auditor y subauditor internos Artculo 29.Requisitos de los puestos. Los entes y rganos sujetos a esta Ley definirn, en sus respectivos manuales de cargos y clases, la descripcin de las funciones y los requisitos correspondientes para cada uno de los cargos, de conformidad con los lineamientos que emita al respecto la Contralora General de la Repblica. Artculo 30.Jornada laboral. La jornada laboral del auditor y subauditor internos ser de tiempo completo. En casos muy calificados, el jerarca podr solicitar a la Contralora General de la Repblica una reduccin de la jornada, la cual no podr ser inferior a medio tiempo. Las municipalidades cuyo presupuesto ordinario sea igual o inferior a doscientos millones de colones (200.000.000,00), podrn contratar, sin la autorizacin de la Contralora General de la Repblica, al auditor y al subauditor internos nicamente por medio tiempo. Para reducir la jornada laboral de la plaza del auditor o del subauditor internos, el jerarca ordenar un estudio tcnico, que deber presentarse a la Contralora General de la Repblica, la que resolver en definitiva lo que proceda. Artculo 31.Nombramiento y conclusin de la relacin de servicio . El jerarca nombrar por tiempo indefinido al auditor y al subauditor internos. Tales nombramientos se realizarn por concurso pblico promovido por cada ente y rgano de la Administracin Pblica; se asegurar la seleccin de los candidatos idneos para ocupar los puestos; todo lo cual deber constar en el expediente respectivo. El expediente y la terna seleccionada debern ser comunicados, en forma previa a los nombramientos, a la Contralora General de la Repblica, la cual analizar el proceso y lo aprobar o lo vetar. En este ltimo caso, girar las disposiciones al ente u rgano respectivo y sealar los elementos objetados para su correccin; la administracin deber repetir el proceso a partir de la etapa donde se inici la objecin respectiva. Los nombramientos interinos sern autorizados, en forma previa y a solicitud de la administracin, por parte de la Contralora General de la Repblica; en ningn caso podrn hacerse por ms de doce meses.

Los nombramientos del auditor y el subauditor debern ser comunicados por el jerarca respectivo a la Contralora General de la Repblica, a ms tardar el primer da hbil del inicio de funciones en los respectivos cargos. La conclusin de la relacin de servicio, por justa causa, del auditor y el subauditor internos, deber ser conforme al artculo 15 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. SECCIN III Deberes, potestades y prohibiciones de los funcionarios de auditora Artculo 32.Deberes. El auditor interno, el subauditor interno y los dems funcionarios de la auditora interna, tendrn las siguientes obligaciones: a) Cumplir las competencias asignadas por ley. b) Cumplir el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contralora General de la Repblica y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalizacin legalmente atribuidas. d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y econmica, los recursos del proceso del que sea responsable. e) No revelar a terceros que no tengan relacin directa con los asuntos tratados en sus informes, informacin sobre las auditoras o los estudios especiales de auditora que se estn realizando ni informacin sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y rganos sujetos a esta Ley. f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la informacin a la que tengan acceso. g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contralora General de la Repblica. En caso de oposicin por parte de la auditora interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicar el artculo 26 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. h) Facilitar y entregar la informacin que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artculo 121 de la Constitucin Poltica, y colaborar con dicha informacin. i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. Artculo 33.Potestades. El auditor interno, el subauditor interno y los dems funcionarios de la auditora interna tendrn, las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y rganos de su competencia institucional, as como de los sujetos privados, nicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes pblicos de los entes y rganos de su competencia institucional; tambin tendrn libre acceso a otras fuentes de informacin relacionadas con su actividad. El auditor interno podr acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrnicas que consten en los archivos y sistemas electrnicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u

otras instituciones, para lo cual la administracin deber facilitarle los recursos que se requieran. b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos pblicos de los entes y rganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud ser en lo que respecta a la administracin o custodia de fondos pblicos de los entes y rganos de su competencia institucional. c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerrquico, la colaboracin, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditora interna. d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurdico y tcnico aplicable. Artculo 34.Prohibiciones. El auditor interno, el subauditor interno y los dems funcionarios de la auditora interna, tendrn las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administracin activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un rgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cnyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un inters directo o indirecto del propio ente u rgano. De esta prohibicin se excepta la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades poltico-electorales, salvo la emisin del voto en las elecciones nacionales y municipales. e) Revelar informacin sobre las auditoras o los estudios especiales de auditora que se estn realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y rganos sujetos a esta Ley. Por las prohibiciones contempladas en esta Ley se les pagar un sesenta y cinco por ciento (65%) sobre el salario base. SECCIN IV Informes de auditora interna Artculo 35.Materias sujetas a informes de auditora interna . Los informes de auditora interna versarn sobre diversos asuntos de su competencia, as como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios de la institucin y terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la auditora interna deber comunicarlas en informes independientes para cada materia. Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditora interna, debern comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca

o a los titulares subordinados de la administracin activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantacin de las respectivas recomendaciones. La comunicacin oficial de resultados de un informe de auditora se regir por las directrices emitidas por la Contralora General de la Repblica.

Artculo 36.Informes dirigidos a los titulares subordinados . Cuando los informes de auditora contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez das hbiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar la implantacin de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar el informe de auditora al jerarca, con copia a la auditora interna, expondr por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deber resolver, en el plazo de veinte das hbiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentacin remitida por el titular subordinado; adems, deber ordenar la implantacin de recomendaciones de la auditora interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez das de ese lapso, el auditor interno podr apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditora interna, estarn sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artculos siguientes. c) El acto en firme ser dado a conocer a la auditora interna y al titular subordinado correspondiente, para el trmite que proceda. Artculo 37.Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditora est dirigido al jerarca, este deber ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta das hbiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantacin de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deber ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendr que comunicarlo debidamente a la auditora interna y al titular subordinado correspondiente. Artculo 38.Planteamiento de conflictos ante la Contralora General de la Repblica. Firme la resolucin del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditora interna, esta tendr un plazo de quince das hbiles, contados a partir de su comunicacin, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contralora General de la Repblica, dentro de los ocho das hbiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contralora General de la Repblica dirimir el conflicto en ltima instancia, a solicitud del jerarca, de la auditora interna o de ambos, en un plazo de treinta das hbiles, una vez completado el expediente que se formar al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el rgano contralor, dar lugar a la aplicacin de las sanciones previstas en el captulo V de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. CAPTULO V

* Responsabilidades y Sanciones *(As corregido por FE DE ERRATAS publicada en La Gaceta No. 102 de 29 de mayo de 2003) Artculo 39.Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirn en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el rgimen aplicable a la respectiva relacin de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los dems funcionarios pblicos incurrirn en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, segn la normativa tcnica aplicable. Asimismo, cabr responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditora interna en los trminos del artculo 27 de esta Ley. Igualmente, cabr responsabilidad administrativa contra los funcionarios pblicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditora interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los dems funcionarios pblicos tambin incurrirn en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los dems funcionarios de la auditora interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de rganos colegiados, la responsabilidad ser atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo. Artculo 40.Causales de responsabilidad administrativa del auditor y el subauditor internos y los dems funcionarios de la auditora interna . Incurrirn en responsabilidad administrativa el auditor interno, el subauditor interno y los dems funcionarios de la auditora interna cuando, por dolo o culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa tcnica aplicable o el rgimen de prohibiciones referido en esta Ley; todo sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. Artculo 41.Sanciones administrativas. Segn la gravedad, las faltas que seala esta Ley sern sancionadas as: a) Amonestacin escrita. b) Amonestacin escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda. c) Suspensin, sin goce de salario, de ocho a quince das hbiles. En el caso de dietas y estipendios de otro tipo, la suspensin se entender por nmero de sesiones y el funcionario no percibir durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos. d) Separacin del cargo sin responsabilidad patronal.

Artculo 42.Competencia para declarar responsabilidades . Las sanciones previstas en esta Ley sern impuestas por el rgano que ostente la potestad disciplinaria en los entes y rganos sujetos a esta Ley, de acuerdo con la normativa que resulte aplicable. En caso de que las infracciones previstas en esta Ley sean atribuidas a diputados, regidores y alcaldes municipales, magistrados del Poder Judicial y del Tribunal Supremo de Elecciones, contralor y subcontralor generales de la Repblica, defensor de los habitantes de la Repblica y defensor adjunto, regulador general y procurador general de la Repblica, as como directores de instituciones autnomas, en lo que les sea aplicable, se informar de ello, segn el caso, al Tribunal Supremo de Elecciones, a la Corte Suprema de Justicia, al Consejo de Gobierno y a la Asamblea Legislativa, para que conforme a derecho se proceda a imponer las sanciones correspondientes. Artculo 43.Prescripcin de la responsabilidad administrativa. La responsabilidad administrativa del funcionario pblico por las infracciones previstas en esta Ley, prescribir segn el artculo 71 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. Se reputar como falta grave del funcionario competente para iniciar el procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el dejar prescribir la responsabilidad del infractor, sin causa justificada. CAPTULO VI Disposiciones finales Artculo 44.Reglamentacin. El Poder Ejecutivo reglamentar esta Ley en un plazo mximo de tres meses a partir de su publicacin. El proyecto de reglamento ser remitido en consulta a la Contralora General de la Repblica. Artculo 45.Reformas. Modifcase la siguiente normativa: a) Refrmanse el artculo 26, el prrafo primero del artculo 31 y el artculo 71 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. Los textos dirn: "Artculo 26.Potestad sobre auditoras internas . La Contralora General de la Repblica fiscalizar que la auditora interna de los entes y rganos sujetos a su competencia institucional, cumpla adecuadamente las funciones que le seala el ordenamiento jurdico que la regula; coordinar, como mnimo, una actividad anual para fortalecer su gestin. El resultado de dichas fiscalizaciones deber ser informado directamente al jerarca de la institucin y al auditor interno, quienes estarn obligados a tomar las medidas necesarias para su acatamiento o, en su defecto, a plantear su oposicin, dentro de un plazo mximo de quince das hbiles. Presentada la oposicin, la auditora interna dispondr de un plazo mximo de treinta das hbiles, contados a partir del recibo del informe de la Contralora, para fundamentar debidamente su oposicin. Recibida la fundamentacin de la oposicin, la Contralora General de la Repblica tendr un plazo mximo de treinta das hbiles para resolver el conflicto planteado y deber notificar, de inmediato, al ente u rgano discrepante, lo resuelto en este asunto." "Artculo 31.Potestad de informar y asesorar . La Contralora General de la Repblica rendir, a los rganos parlamentarios y a cada uno de los diputados, los

informes que estos le soliciten; lo realizar de oficio cuando su participacin se haya solicitado de conformidad con el segundo prrafo del artculo 22 de la presente Ley. En razn del carcter de rgano auxiliar en el control y la fiscalizacin de la Hacienda Pblica, la Contralora General de la Repblica remitir al Plenario Legislativo copia de todos los informes restantes que rinda en el ejercicio de dichas potestades. [...]" "Artculo 71.Prescripcin de la responsabilidad disciplinaria. La responsabilidad administrativa del funcionario pblico por las infracciones previstas en esta Ley y en el ordenamiento de control y fiscalizacin superiores, prescribir de acuerdo con las siguientes reglas: a) En los casos en que el hecho irregular sea notorio, la responsabilidad prescribir en cinco aos, contados a partir del acaecimiento del hecho. b) En los casos en que el hecho irregular no sea notorio entendido este como aquel hecho que requiere una indagacin o un estudio de auditora para informar de su posible irregularidad- la responsabilidad prescribir en cinco aos, contados a partir de la fecha en que el informe sobre la indagacin o la auditora respectiva se ponga en conocimiento del jerarca o el funcionario competente para dar inicio al procedimiento respectivo. La prescripcin se interrumpir, con efectos continuados, por la notificacin al presunto responsable del acto que acuerde el inicio del procedimiento administrativo. Cuando el autor de la falta sea el jerarca, el plazo empezar a correr a partir de la fecha en que l termine su relacin de servicio con el ente, la empresa o el rgano respectivo. Se reputar como falta grave del funcionario competente para iniciar el procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el dejar que la responsabilidad del infractor prescriba, sin causa justificada." b) Refrmase el artculo 18 de la Ley sobre enriquecimiento ilcito de los servidores pblicos, N 6872, de 17 de junio de 1983. El texto dir: "Artculo18.El responsable de la unidad de recursos humanos de cada entidad o, en su defecto, aquel quien el jerarca defina, deber informar a la Contralora General de la Repblica, dentro de los ocho das siguientes a cada nombramiento, el nombre y las calidades de los servidores que ocupen los cargos para cuyo desempeo se requiera la declaracin jurada de bienes, con indicacin de la fecha en que esos funcionarios iniciaron sus funciones. Dentro del mismo plazo citado en el prrafo anterior, cada entidad deber informar la fecha en que, por cualquier circunstancia, los servidores obligados a declarar concluyan su relacin de servicio. La desobediencia de esta obligacin ser considerada falta grave, para todos los efectos legales." c) Refrmase el artculo 4 de la Ley Orgnica de la Procuradura General de la Repblica, N 6815, de 27 de setiembre de 1982. El texto dir: "Artculo 4.Consultas. Los rganos de la Administracin Pblica, por medio de los jerarcas de los diferentes niveles administrativos, podrn consultar el criterio tcnico-jurdico de la Procuradura; en cada caso, debern acompaar la opinin de

la asesora legal respectiva, salvo el caso de los auditores internos, quienes podrn realizar la consulta directamente." d) Adicinase el inciso 1) al artculo 5 del Estatuto del Servicio Civil, Ley N 1581, de 30 de mayo de 1953. El texto dir: "Artculo 5.Quedan tambin exceptuados de este Estatuto, los siguientes funcionarios y empleados: [...] l) Los auditores y subauditores internos de los ministerios y organismos adscritos." Artculo 46.Derogaciones. Derganse los artculos 59, 60, 61, 63, 64, 65 y 66 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. Disposiciones Transitorias Transitorio I.Los entes y rganos sujetos a esta Ley cuyo auditor y subauditor internos estn nombrados con una jornada laboral inferior a medio tiempo a la fecha de su publicacin, dispondrn de un plazo mximo de doce meses para ajustarse a lo aqu dispuesto. Transitorio II.Las instituciones pblicas que en sus leyes constitutivas cuenten con un auditor interno sujeto a un plazo legal de nombramiento, una vez que este venza debern elegir, por tiempo indefinido, a un auditor interno, mediante concurso interno o externo. Rige a partir de su publicacin. Comuncase al Poder Ejecutivo

COMISIN LEGISLATIVA PLENA SEGUNDA.- Aprobado el da veintinueve de octubre del ao dos mil ocho. Rolando Lacl Castro, Presidente. Ronaldo Alfaro Garca, Primer Secretario.Liliana Salas Salazar, Segunda Secretaria. Presidencia de la Repblica.San Jos, a los treinta y un das del mes de julio de dos mil dos. Ejectese y publquese ABEL PACHECO DE LA ESPRIELLA.La Ministra de la Presidencia, Rina Contreras Lpez y el Ministro de Planifiacin Nacional y Poltica Econmica, Danilo Chaverri Soto.1 vez.(Solicitud N165-02).C-232220.(L8292-63738).