Vade-mecum de l'organisateur de colloques

Vous avez accept d'organiser des journes, des rencontres, un congrs, un symposium, un workshop, bref un colloque. Mais si vous savez ce que participer un colloque signifie, vous ignorez ce que recouvre exactement l'organisation d'un colloque. "Le vade-mecum de l'organisateur de colloques" a pour objectif de vous aider.

Un colloque scientifique se dfinit comme :

une rencontre entre des participants de toutes origines professionnelles, du secteur public ou priv, franais et trangers,

dont le but est la confrontation et la diffusion de rsultats de travaux de recherches.

Cette runion : se droule sur plus d'une journe, donne lieu une organisation et une gestion globale.

Depuis 1995, la Direction de la Comptabilit Publique a permis une simplification des modalits de la gestion publique des colloques. Ceci la condition expresse que:

la participation un colloque donne lieu paiement de droits d'inscription

Un colloque - Une Equipe

Organiser un colloque c'est faire partie d'une quipe dcide faire ce colloque. Cette quipe comprend gnralement :

Le comit scientifique qui

btit le pr-programme scientifique, slectionne les communications orales et affiches reues suite l'appel communications, valide le programme dfinitif.

Le comit d'organisation qui

gre les divers aspects de l'organisation matrielle.

Des interlocuteurs INRA

Ces interlocuteurs INRA seront souvent des acteurs indispensables au succs de votre entreprise : Le premier de ces partenaires est votre secrtaire, mais pensez la surcharge de travail occasionne et n'oubliez pas qu'il vous est possible de prvoir de faire grer tout ou partie des inscriptions par un professionnel ou d'engager une aide temporaire en main d'uvre occasionnelle. Le second sera votre chef de dpartement, parce qu'il est l'un des principaux partenaires de l'arbitrage du budget "colloque" de l'Institut, et parce qu'il peut dcider de soutenir votre entreprise sur ses propres crdits ou bien faciliter et encourager la participation de chercheurs de son dpartement. Le prsident de votre centre, qui entretient avec les autorits locales et rgionales, des relations qui peuvent faciliter l'obtention de diffrents types d'aides. Celui-ci dlgue souvent une partie de son activit "relations publiques" au Charg de Communication du centre : voyez donc avec elle ou lui dans quelle mesure elle ou il peut vous apporter son concours. "And last but not least" deux autres personnes vont jouer un rle clef si la gestion se fait l'INRA : ce sont l'ordonnateur et le comptable secondaire de votre centre. Le premier vous conseillera, s'assurera de la conformit des contrats ou conventions, les signera et il fera la clture de l'exercice budgtaire. Le second suivra la gestion quotidienne de vos entres et sorties d'argent. Le Bureau des colloques .

Organiser
Organiser un colloque est une aventure pour laquelle il existe trs peu de guide. C'est pourquoi le Bureau des Colloques de l'INRA avait dit en 1994 une srie de fiches aujourd'hui puise. L'offre tant toujours aussi rduite j'ai dcid la ractualisation de ce document non plus sous forme de fiches mais sous la forme du prsent site. Dans la rubrique organiser vous aller trouver les rubriques suivantes : Composition de l'quipe organisatrice Choix d'un gestionnaire Timing : le compte rebours qui prcise l'organisation chronologique, Choix du lieu de runion qui concerne les btiments, leur quipement et leur accessibilit, Annonces Transports Invits qui vous donne quelques conseils pour leur prise en charge, Edition des actes qui dcline les grands systmes ditoriaux et leurs rgles et contraintes, "Anglais ou franais?", qui rappelle la loi dite "Toubon" et prsente l'interprtation, Promotion du colloque Promotion de l'INRA Check listes

La prparation de votre budget fera le contenu de la rubrique grer.

Timing - Compte rebours

Runion de 70 300 personnes
J- 12 18 mois : Choix du lieu et des dates Etablissement du budget et des montants des droits d'inscription Prparation des dossiers de demandes de subventions

J-9 12 mois : Lancement de l'appel communication et des pr-inscriptions Cration du site Internet de votre manifestation

J-4 9 mois : Choix et invitations des personnalits qui honoreront votre runion Organisation de la prise en charge des invits Choix des communications, construction du programme dfinitif Envoi du programme et du bulletin d'inscription dfinitive Prparation des documents ditoriaux

J-2 3 mois : Confirmation des inscriptions Organisation de la promotion du colloque

J-7 15 jours : Prparation de tous les lments d'accueil Presse, radio et tlvision

J-1 jour : Mise en place de l'accueil et de tous les documents ncessaires

Jour J

Congrs mondial
Pour les congrs internationaux runissant l'ensemble des chercheurs d'un secteur scientifique de l'ensemble de la plante l'organisation s'talera sur trois, quatre ou plus rarement cinq ans.

Workshop, cole, runions fermes, petit groupe d'experts

les procdures sont simplifies et les dlais rduits.

Lieux de runion
Choix d'un lieu d'accueil
Ce choix sera dict par : sa capacit d'accueil, son quipement informatique, tlphonique, audio, de projection (rtroprojecteur, vidoprojecteur, projecteur de diapositives), les possibilits d'hbergement sur le lieu de runion ou proximit (pour les colloques de moins de 100 personnes il peut tre intressant de profiter des forfaits "rsidentiels" proposs par les htels ou les clubs de vacances), les facilits d'accs (gare ou aroport), la ncessit ou non de prvoir un transport des participants vers le lieu du congrs depuis les htels ou la gare ou l'arogare (lien transports), les possibilits d'activits sociales pour les accompagnants et dans une moindre mesure pour les congressistes, l'loignement de votre centre INRA (il faudra alors prvoir des frais d'hbergement pour les personnes de votre station assurant l'accueil ou faire appel un prestataire de service), son cot lequel dpend beaucoup de la date choisie pour le colloque. Ce cot doit tre ngoci, dans tous les cas.

O trouver des adresses ?

auprs du charg de communication de votre centre, auprs de collgues ayant dj organis des colloques, au Bureau des Colloques, sur les sites Internet suivant : www.bedouk.com (htels), www.France-congres.org (palais des congrs), www.reunir.com (htels, palais des congrs, salles diverses), www.oraidf.com pour l'Ile de France.

Autres possibilits
Certaines municipalits peuvent mettre votre disposition des locaux titre gracieux ou des conditions particulirement intressantes. Renseignez-vous. L'INRA, mais il n'existe pas encore de catalogue des salles disponibles prcisant la fois les modalits de rservation et les possibilits de restauration. Les tablissements scolaires peuvent louer pendant les priodes de vacances. Les clubs de vacances accueillent les congrs hors priodes de vacances. Abbayes et chteaux.

Annonces du colloque
Ce chapitre liste les divers courriers que vous aurez prvoir.

Premire annonce, l'appel communication

Adress entre 6 et 12 mois avant la tenue du colloque, selon l'ampleur du public concern, le courrier de pr-inscription lancera l'appel communications autour du pr-programme rcapitulant les diffrents thmes du colloque. Ce courrier, exclusivement sous forme papier, donnera en outre les coordonnes du site Internet cr pour votre colloque. ATTENTION Les rponses dpassent rarement 5 10 % des envois.

Le courrier d'acceptation des communications

Ce courrier prcise aux personnes ayant rpondu l'appel communication : l'acceptation ou le rejet de leur proposition, le thme auquel vous rattachez cette proposition qui n'est pas forcment celui suggr par le proposant, son classement en communication orale ou en communication affiche, le temps de parole accord.

La deuxime annonce
Elle contient gnralement : le programme dfinitif, des informations gnrales sur le lieu du congrs, les moyens de transport et l'hbergement, le bulletin d'inscription prcisant le montant des droits d'inscription et les modalits de paiement, la rservation htelire.

Facultative, elle peut tre confondue avec l'inscription dfinitive.

L'inscription dfinitive
Expdi environ 1 2 mois avant le colloque ce document contiendra la confirmation de l'inscription et s'il y a lieu des rservations htelires

Les modalits d'annonces

Edition papier ou dition lectronique ?
Sauf pour la premire annonce que nous conseillons de diffuser sous format papier afin d'tre sr de toucher votre public, vous pouvez dsormais entirement grer les annonces de votre colloque sur l'Internet partir du site que vous aurez cr. Ce site pourra tre hberg sur l'un des serveur de l'INRA ou sur le serveur de l'un de vos partenaires de l'organisation du colloque. Ainsi, vous largirez votre public et des personnes qui ne participeront pas au colloque seront peut tre assez intresses pour vous demandez les actes ou aller les lire sur votre site Internet.

Autres modalits d'annonces

Faites connatre votre colloque par des annonces : dans des revues scientifiques professionnelles gnralistes (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels),

dans les colloques antrieurs, dans les Grandes Ecoles ou universits, gnralement par voie d'affiche.

Gestion des annonces et des inscriptions

Fichiers adresses
O trouvez des fichiers d'adresses ? auprs des organisateurs des runions prcdentes, si votre colloque est l'nime d'une srie, auprs de socits savantes, si elles participent l'organisation du colloque, l'INRA, pour les chercheurs INRA,

auprs des autres organismes de recherches franais pour leurs chercheurs, dans la base de donnes AGREP pour les chercheurs de la CEE travaillant dans les domaines de la recherche agronomique, sur certains sites Internet donnant des listes de diffusion.

Constituez votre propre fichier d'adresses.

Impression
Vous pouvez passer par un imprimeur pour l'ensemble de vos courriers. Il y a srement un "petit imprimeur" qui entretient des relations privilgies avec votre centre. C'est peut-tre bien le meilleur! mais n'hsitez pas faire jouer la concurrence...

Frais d'affranchissement
Afin de limiter les frais postaux souvent levs : prvoir de faire l'annonce sur papier faible grammage, sauf pour un colloque de prestige, faire appel un routeur ds que les envois sont nombreux, crer un site Internet contenant tous vos formulaires ce qui vous permettra de grer vos changes de courrier par courrier lectronique.

Gestion des inscriptions

L'enregistrement des pr-inscriptions et celui des inscriptions dfinitives doivent tre trs rigoureux afin de limiter les erreurs, particulirement les erreurs de rservations htelires qui peuvent coter trs cher aux organisateurs. La gestion des pr-inscriptions et des inscriptions dfinitives peut tre confie un tablissement spcialis. Ce service payant n'est pas toujours bien excut ; soyez vigilant et exigeant lors de l'tablissement du contrat de sous-traitance et lors du suivi.

Gestion des communications

La gestion des propositions de communications orales ou affiches sera assure par le comit scientifique ou par le comit de lecture qui en mane. Celui-ci devra veiller non seulement la qualit scientifique des propositions mais encore leur qualit ditoriale. Soyez exigeant sur le respect des dates buttoirs.

Transports
Transports ariens
Les diffrentes compagnies ariennes peuvent offrir des tarifs prfrentiels pour les participants un colloque, sous rserve d'un nombre minimum de participants. Voici les points de contact pour les principales compagnies qui peuvent offrir jusqu' 60% de rduction sur les lignes intrieures de France. - AIR France : chvaraillon@airfrance.fr - AOM - AIR Libert : fax: 01 49 79 94 99, tl.: 01 49 79 23 00 - British Airways

Vous devrez prciser les titre, lieu et date de votre manifestation et le nombre de congressistes attendus. Vous recevrez ensuite un numro d'agrment qui devra tre donn par les participants au moment de la commande de leurs billets. Vous pouvez faire appel plusieurs compagnies. Chaque compagnie vous prcisera les contraintes d'affichage de son soutien sur vos documents d'annonce.

Transports ferroviaires
La SNCF propose une tarification particulire, qui permettra aux participants du colloque d'obtenir des rductions intressantes. Les fichets "Congrs SNCF" permettant d'obtenir cette rduction vous coteront 300F pour les 300 premiers fichets puis 1F par fichet supplmentaire. Pour toutes informations appelez le 01 53 44 61 05 ou envoyez un fax au 01 53 44 61 32.

Transport routier
Vous pouvez tre amen organiser le transport des congressistes : des gares et arogares au lieu de tenu du congrs. S'il existe des transports en commun, prcisez sur les documents d'annonce les numros ou codes des lignes, leur frquence et le prix du billet, du lieu d'hbergement au lieu de runion, du lieu de runion une destination particulire, tel le lieu du dner de gala ou de cocktail ou encore la visite d'tude que vous avez prvue.

Si votre centre INRA possde un car, voyez les modalits de rservation avec les services gnraux, sinon faites appel un prestataire local. Attention c'est un service relativement onreux et contraignant organiser.

Invits
Vous aurez plusieurs types d'invits prendre en charge: les membres de vos comits, les confrenciers dont vous souhaitez vous assurer la participation, des invits provenant gnralement des pays en dveloppement ou d'Europe Centrale et Orientale.

Selon les cas vous prendrez en charge tout ou partie des frais.

Frais de transport et d'hbergement

Il est gnralement recommand d'envoyer aux invits leur billet pris en France et mis disposition dans leur pays d'origine grce la procdure "pre-paid". Cependant il peut arriver que le prix du billet achet sur place soit plus avantageux que celui achet depuis la France. Nous recommandons, de prendre en charge directement les frais d'hbergement et de restauration de vos invits plutt que de leur remettre de l'argent. Les indlicatesses ne sont pas rares et certains organisateurs ont eu la dsagrable surprise de recevoir des lettres de relance des htels Dans tous les cas il vous faudra une attestation de "non prise en charge" de la personne par son organisme de tutelle.

Subventions
Vous pouvez vous adresser au Ministre des Affaires Etrangres, celui de la Recherche, L'Union Europenne, la FAO.

Rmunration des confrenciers

Il n'est pas d'usage de rmunrer les confrenciers. S'ils sont trangers il vous faudra les immatriculer la personne la scurit sociale.

Edition
Choix ditoriaux
Selon les cas on choisira d'diter dans les actes du colloque, les rsums de toutes les communications, ou des extraits revus et corrigs. Le choix portera ensuite sur la nature du support ditorial, papier (revue ou livre) ou lectronique (CDRom ou site Internet). L'impact, le cot et la diffusion varieront en fonction de ces choix. Si le colloque ne donne pas lieu publication ou lorsque la publication dfinitive des actes du colloque ne peut tre ralise pour la date de la runion, les organisateurs diffusent des photocopies des rsums ou des textes des principales confrences. Ce travail peut tre demand au service de reprographie de votre centre (quand il y en a un) ou au service des Editions Versailles qui est quip pour ce travail ou un imprimeur.

Droits des auteurs

Dans tous les cas vous devrez demander aux auteurs de vous cder leurs droits d'auteurs. En effet un colloque a gnralement un grand nombre d'auteurs et se vend un petit nombre d'exemplaires, il est donc pas envisageable de payer chacun quelques centimes de droits d'auteur. La procdure serait plus onreuse que les droits perus par les auteurs. Afin d'viter tous litiges, il vous faudra donc faire signer une cession de leur droit tous les auteurs, sauf si vous vous contentez de diffuser un recueil de photocopies des rsums.

Edition papier
Publication dans une revue scientifique
C'est le choix que font de plus en plus d'organisateurs de colloques. Il se justifie, entre autres, par le fait que de nombreux colloques sont organiss sur l'initiative de socits savantes qui sont en mme temps les diteurs des revues de recherche. Ce choix permet la fois : une diffusion beaucoup plus large des confrences du colloque, une meilleure valorisation des articles des confrenciers puisqu'un comit d'experts s'assure de la qualit des documents.

Selon les cas, les articles ou les rsums sont publis soit dans un numro normal de la revue, soit dans un numro spcial, qui pourra tre servi tous les abonns dans le cadre de l'abonnement annuel ou qui ne sera diffus qu' la demande et moyennant une contribution particulire. Dans ce dernier cas l'dition du colloque ne vous cotera gnralement, que le prix

des quantits que vous demandez. Dans les autres cas, le cot sera trs variable, mais rarement infrieur 50 000F.

Publication sous forme de livre

Publication aux Editions INRA

Les actes de votre colloque peuvent tre dits par les ditions INRA dans l'une des collections suivantes : "Les Colloques", "Science up-date", en anglais ou franais, "Science en question", en franais.

L'acceptation de la publication est soumise l'accord pralable du Service des Editions de l'INRA. La sortie de l'ouvrage peut tre prvue pour la date d'ouverture du colloque. Dans tous les cas, il est recommand qu'elle n'ait pas lieu plus d'un an aprs la fin du colloque. Pour des informations dtailles sur les procdures d'dition l'INRA consultez la rubrique "comment tre dit?" du serveur de l'INRA. Cot Pour la collection "Les Colloques", l'acceptation pour publication est assortie de quelques contraintes concernant le tirage minimum de l'ouvrage (600 exemplaires au moins) et de l'obligation d'acheter le tiers du tirage avec 50 % de rduction sur le prix de vente public.
Par exemple, pour l'dition d'un ouvrage de 300 pages tir 600 exemplaires, dont le prix de vente public sera d'environ 170F TTC l'exemplaire, les ditions INRA vous demanderont de payer 200 x 85F soit 17 000F. Si le tirage passe 900 exemplaires, le prix public de vente sera de 150 F, le cot ditorial pour l'organisateur du colloque est alors de 22 500 F, correspondant l'achat de 300 exemplaires 75F.Le chiffre de tirage est fix par le service des ditions INRA.

Pour les deux collections "Science up-date" et "Science en question" la publication est gratuite mais une rcriture partielle est demande ainsi qu'une refonte de la table des matires pour donner l'ouvrage une cohrence plus grande que celle qui se dgage d'un ensemble d'articles bruts. Vous devez donc accepter de faire une synthse des meilleurs articles et avoir un comit de lecture. La publication des actes d'un colloque dans ces collections peut tre propose a posteriori. Dlais Une fois les manuscrits considrs comme bons pour l'imprimerie, le dlai ne dpasse pas trois mois. Contraintes

Les ouvrages n'tant pas recomposs, il est impratif que les figures soient des originaux et que la prsentation des articles soit irrprochable. A vous de faire en sorte que la qualit technique des manuscrits soit la meilleure possible, pour cela n'hsitez pas contacter le secrtariat des Editions INRA.

Publication par un autre diteur

C'est la solution retenue lorsque le colloque est co-organis avec des chercheurs d'autres organismes dont les services diteurs prendront en charge le dossier. Des co-ditions sont possibles, mais doivent se justifier, tout particulirement si les tirages sont faibles. Il est aussi possible d'diter les actes chez un diteur priv.

Le Service des Editions de l'INRA peut vous conseiller lors de la rdaction du contrat vous liant votre diteur.

Organisation
Dans tous les cas, le comit d'organisation doit prvoir: un comit de lecture pour l'acceptation des projets de confrences et affiches adresss par les chercheurs aprs l'appel communication, un responsable technique qui, en liaison avec l'diteur, fera en sorte que l'impression des manuscrits ne soit pas retarde par des dfauts de nature non scientifique.

Quelques dfinitions
Dpt lgal : formalit obligatoire depuis le XVIme sicle qui entrane la protection lgale des droits des auteurs. Le dpt est fait par l'imprimeur et par l'diteur au service du dpt lgal la Bibliothque Nationale. Ne concerne pas les cahier de photocopies de rsums. ISBN (International Standard Book Number) et ISSN (International Standard Serie Number): numro international normalis des livres ou revues qui est attribu par l'Association Francophone pour la Numrotation Internationale des Livres (AFNIL, 30 rue Dauphine 75006 PARIS, tl. : 33 (1) 44 41 28 00). Il permet l'identification de tout livre publi. Copyright : concerne les droits (right) de reproduction (copy). En France le droit de

(non) reproduction est acquis par la simple cration d'une uvre. Il est fix la vie de l'auteur et 50 ans aprs sa mort. Ce droit n'existe pas dans beaucoup de pays dont les Etats-Unis. Le copyright internationalise les droits des auteurs. Informations obtenues auprs du SICOGIF (Syndicat de l'Imprimerie et de la Communication Graphique d'1le de France - 8, rue de Berry 75008 PARIS - tl. :01 42 25 04 35).

Edition lectronique
Vous pouvez mettre les rsums ou les communications compltes de votre runion sur

Site Internet
L'Inra peut hberger votre site. Pour toute information consultez dans l'Intranet INRA la rubrique des infoservices . Vous y trouverez : les coordonnes des responsables techniques et administratifs du serveur INRA, les modalits de cration d'un site l'INRA, des conseils sur l'art et la manire de raliser un site, des textes rglementaires.

CD Rom
Vous trouverez des explications dtailles sur le site de l'Universit de Louvain la Neuve l'adresse suivante: http://www.ipm.ucl.ac.be/congres/Congres.html

Les langues de votre colloque

La loi relative l'emploi de la langue franaise ( http://www.culture.fr/culture/dglf/garde.htm), subordonne l'octroi de subventions par les collectivits et les tablissements publics la possibilit : d'utiliser le franais lors des dbats et communications, l'obligation de distribuer des documents en franais ventuellement traduits en une ou plusieurs langues, l'obligation d'assortir d'un rsum en franais les textes des communications publis en langue trangre.

Ceci ne s'applique pas aux runions qui ne concernent que des trangers. Donc si vous sollicitez le soutien financier de ministres, d'organismes de recherches dont l'INRA, et de collectivits territoriales franais, tous vous demanderont : le bilinguisme franais/anglais, pour tous les documents d'annonce et de prsentation de la runion, un rsum exhaustif en franais des communications qui auront t donnes dans une autre langue, la possibilit pour les communications orales d'tre donnes en franais. Le mieux est de les faire interprter.

Interprtation
Afin d'amliorer l'impact de votre colloque et de favoriser les changes, afin aussi d'viter aux congressistes une fatigue trop souvent due aux difficults de comprhension lies l'usage de l'anglais, faites appel des interprtes. En effet les niveaux de comptence en anglais sont trs variables et en dpit de tous les efforts, mme les anglophones ont du mal suivre un expos en anglais si l'orateur prononce ou accentue mal les mots.

Cot
Pour se faire une ide des cots il faut savoir qu'il n'est pas possible une personne seule d'assurer l'interprtation d'une confrence, les interprtes travaillent 2 ou 3 en alternance, chacun interprtant pendant 15 20 minutes tandis que l'un se prpare prendre le relais et que l'autre se repose. L'interprtation simultane dans un congrs implique des frais : d'quipement : matriel audio pour les participants et cabines pour les interprtes, de journes d'interprtes (soit au minimum 2 x 3500F 4000F/jour), de transport et d'approche, d'hbergement des interprtes.

Prparation
Pour assurer la russite d'une traduction simultane, l'organisateur du colloque doit imprativement : fournir de la documentation, dans les langues utilises, sur le sujet du colloque afin que l'interprte se familiarise avec le vocabulaire et les notions de base (les documentations centrales de l'INRA peuvent vous apporter des lments de lexicologie), demander aux orateurs de fournir l'avance les textes de leur confrence, rappeler aux orateurs qu'ils doivent avoir un dbit de parole mesur : 5 pages d'environ 40 lignes par quart d'heure sont gnralement recommandes (on conseille un petit entranement) faire installer les cabines des interprtes de telle manire qu'ils puissent voir les transparents et les diapositives.

Donc, prvoir dans votre comit d'organisation une personne responsable de la liaison avec les interprtes ou leur responsable, rdiger une note aux orateurs prcisant les conditions d'une bonne interprtation, vous assurer de la qualit du matriel audio rserv.

Vous trouverez des informations complmentaires sur le site de l'Association internationale des interprtes de confrence" AIIC.

Promotion du colloque
D'aucuns trouveront parfaitement inutile d'envisager de faire la promotion du colloque qu'ils organisent. Nanmoins, si vous savez valoriser votre colloque, vous obtiendrez beaucoup plus facilement les aides dont vous avez besoin.

Les actions
Vous avez le choix entre plusieurs types d'action : rencontre avec la presse locale, rgionale, nationale, professionnelle ou technique, les organes de vulgarisation scientifique;

rencontre avec les journalistes des radios et tlvisions locales, invitation de journalistes au colloque.

Pour faciliter la diffusion de l'information prparez une note de 2 3 pages maximum qui mentionnera : le thme du colloque et ses enjeux, les noms des participants aux comits scientifique et technique, les principaux orateurs, les pays reprsents.

L'aide de l'INRA
le Service de Presse de la Direction de l'Information et de la Communication (DIC) de l'INRA ou en rgion le charg de relations avec la presse de votre centre. Un colloque se prpare longtemps l'avance. Ds le dpart, prenez contact avec le Service de Presse et nommez, dans le comit technique, un responsable qui assurera la liaison avec ce service et avec les journalistes pendant toute la dure du colloque. "INRA mensuel"

annoncera vos runions sous la rubrique "colloques" et si vous le souhaitez, en fera paratre un compte-rendu.

le Bureau des colloques annoncera sur le site INRA votre colloque et proposera un lien avec votre site. Le site colloque est trs rgulirement frquent par un nombre important de pays (plus de 100) et est repris par un certain nombre de bases de donnes qui annoncent les manifestations scientifiques.

La Direction de l'Information et de la Communication de l'INRA qui peut vous fournir divers panneaux et documents institutionnels sur l'INRA et ses travaux de recherche. L'INRA impose l'utilisation du logo INRA codifi par un standard graphique. De plus une charte graphique rgit la prsentation des documents INRA. Pour toute information complmentaire, contacter la DIC.

Cot
Toutes les actions de promotion proposes sont gratuites, sauf l'dition d'une affiche et l'insertion d'une publicit dans une revue scientifique. Mais ces deux dernires ne sont pas forcment les plus efficaces, vous pouvez donc vous en passer!

Remarque Si vous prvoyez votre colloque longtemps l'avance ou si vous souhaitez lui donner un grand retentissement, vous pouvez, comme l'a fait une de vos collgues, proposer la direction d'une cole d'art de votre rgion, dpartement ou ville que la cration de l'affiche soit l'objet d'un concours pour les lves de l'tablissement. Le laurat se verra rcompens par l'dition de son affiche qui servira annoncer le colloque.

Promotion de l'INRA
Vous organisez un colloque avec le soutien de l'INRA il est donc normal que vous mentionniez cette participation de prfrence avec le logo (typon la DIC ou image sur le serveur de l'INRA). Mais vous pouvez organiser d'autres types de promotion de l'INRA. Vous pouvez : diffuser de l'information sur l'INRA : documents institutionnels, informations sur les dpartements, plaquettes des Centres de Recherche, plaquette des Editions INRA;

proposer un stand gratuit aux Editions INRA, organiser la visite de votre station ou de votre Centre, diffuser des produits issus des recherche de l'INRA : vins, fleurs, fromages, fruits;

inviter pour la confrence d'accueil ou de clture du colloque : le Directeur Gnral, le Prsident de l'INRA, le Prsident de votre Centre.

Grer
Aprs avoir choisi l'organisme qui grera votre colloque, il vous faudra tablir votre budget. Vous trouverez dans les trois documents suivants les informations ncessaires : Rgles de gestion et Choix du gestionnaire Subventions Droits d'inscription

Enfin nous vous proposons votre budget (emplois et recettes) sous forme de check liste au format PDF.

Rgles de Gestion
Afin d'viter tous risques d'tre accus de gestion de fait et d'avoir rembourser sur vos propres biens subventions et fonds divers, il est impratif que vous respectiez quelques rgles : N'ouvrez pas un compte au nom du colloque dans votre propre agence bancaire. Ne crez pas d'association pour grer le colloque. Ne sous-traiter pas la gestion comptable un prestataire de service. Si c'est une associaition loi 1901 qui gre le colloque, n'en soyez ni prsident, ni secrtaire gnral, ni trsorier. Faites grer subventions, droits d'inscription et dpenses par un seul organisme.En clair, il est hors de question que l'INRA encaisse les subventions parce que "a passe bien auprs des bailleurs" et qu'une association ou un prestataire gre les dpenses et les droits d'inscription parce que "c'est tellement plus simple".

La double gestion est totalement illgale

Choix du gestionnaire
Il est bien sr recommand de grer votre colloque dans le cadre de l'INRA. Mais la gestion de votre colloque pourra aussi, sans risque, tre prise en charge par : un autre organisme de recherche, qu'il soit un EPST ou un EPIC, une universit, une socit savante, une fdration de professionnels, ces deux structures tant gnralement organises en Association loi 1901.

Respectez la rgle de l'unit de gestion

Subventions
Sauf pour de trs gros congrs, les subventions se situent gnralement entre 10 000F et 30 000F. Le plus souvent il n'y a pas de procdures prcises de demande de subvention. De manire gnrale, il vous faut prsenter le colloque en insistant non seulement sur son rayonnement scientifique mais aussi sur son impact local, rgional et international. N'oubliez pas de prciser le montant de l'aide demande et sa destination : participation de personnalits trangres ou de jeunes chercheurs, interprtation, dition des actes, location de salles, frais gnraux. Enfin, prsentez votre projet de budget.

Subvention INRA
L'INRA ne dote que les colloques organiss ou co-organiss par des chercheurs de l'institut. En consquence le dossier de demande de subvention est accessible dans l'Intranet INRA la rubrique "Information et Communication".

Procdures
Pour un colloque se tenant une anne "N", les demandes doivent parvenir au Bureau des Colloques avant le 30 septembre de l'anne "N-1". Les rsultats de l'arbitrage, qui se fait avec les chefs de Dpartement, sont connus en dcembre de l'anne "N-1". Les crdits sont attribus l'anne "N" entre mars et septembre.

Pour plus d'informations se reporter la rubrique "Subvention INRA - Marche suivre dtaille".

Subventions de vos partenaires dans l'organisation du colloque

Universits et Ecoles, Autres organismes de recherche,

Organismes professionnels, Socits savantes, Industriels.

Les industriels sont rarement vos partenaires directes, mais ils participent rgulirement vos manifestations et les soutiennent d'autant mieux que votre colloque affiche clairement son ouverture vers eux.

Subventions des Ministres

Ministre des Affaires Etrangres, Ministre de la Recherche, Ministre de l'Environnement, Ministre de l'Agriculture et de la Pche.

Subventions des Collectivits Territoriales

Ville ou communaut urbaine, Dpartement, Rgion.

Ce sont de trs gnreux donateurs en Province. Ils peuvent soutenir vos runions : en mettant disposition des locaux voire du personnel, en prenant en charge un repas ou un cocktail, en vous attribuant une somme d'argent.

Les lus locaux acceptent volontiers d'intervenir lors de l'ouverture ou de la clture de votre manifestation.

Subventions des Instances supranationales

Union Europenne, FAO, OCDE,

OTAN, UNESCO, ACCT

Procdures
Dans tous les cas prvoir un dossier du mme type que celui demand par l'INRA, comprenant des informations gnrales : lieu, dates, titre, nom du demandeur, le budget, une prsentation du colloque, la liste des membres des comits, le programme prvisionnel, la prsentation des personnalits invites, si vous demandez des moyens pour les accueillir.

Les procdures exactes de demandes de subvention diffrent selon les organismes.

Autres ressources
Pour les grandes manifestations il est frquent de prvoir un hall d'exposition o maisons d'ditions et fournisseurs d'quipements et de produits de laboratoire tiennent en quelque sorte salon. Il est d'usage de faire payer un droit de location de ces stands.

DROITS D'INSCRIPTION
Ils seront tablis partir des frais rels que nous avons classs en trois grandes catgories

Frais gnraux incompressibles

location de salles, frais d'invitation des confrenciers, frais d'impression des diffrents courriers, frais de cration du site Internet, frais postaux, frais de publicit, frais ditoriaux, frais d'interprtation, frais d'organisation (runions des comits, tlphone, photocopies), frais de gestion (secrtariat, frais bancaires,), frais divers (calicot, fleurs, htesses, matriel audio et vido,).

Frais individuels
pauses-caf, porte-documents, actes et autres documents fournis, repas de midi.

Le total de ces frais incomprssibles et individuels sera divis par le nombre de participants attendus. Attention ne pas surestimer le nombre de participants

Autres frais
la participation l'ventuelle soire de gala, la participation une journe technique ou un programme social,

les frais d'hbergement et de restauration du soir.

Ces frais sont traits et facturs part.

Montant des droits d'inscription

Ils sont fixs partir des frais rels et en tenant compte du cot de vos invitations. Soyez vigilant, ne les sous-estimez pas. Ne croyez pas qu'en diminuant le montant des droits d'inscription vous augmenterez la participation. En pratique, plusieurs tarifs sont gnralement prvus : droits d'inscription pays avant une date limite donne (souvent 1 2 mois avant la tenue du colloque), droits d'inscription pays aprs cette date limite avec une majoration significative (20% 25% environ), tarif adhrent, si le colloque est organis dans le cadre d'une socit savante, tarif "jeune chercheur" souvent prvu pour les thsards et post-doc, droits d'inscription des accompagnants.

Vous pouvez aussi prvoir le remboursement des droits, total ou partiel, en fonction de la date d'annulation.

Perception des droits d'inscription

Par chque bancaire
faites tablir 2 chques spars, le premier correspondra aux frais d'inscription et le second aux frais d'hbergement (une nuit d'htel minimum), si votre colloque est international, les frais bancaires peuvent grever srieusement votre budget: l'mission, ils sont gnralement pays par le participant. Attention, cependant, car certaines banques autorisent leurs clients faire payer ces frais par le destinataire. Pour viter que les montants des droits d'inscription soient ainsi amputs, n'oubliez pas de porter sur les fiches d'inscription la formule suivante : "without any transaction charges for the organizer" ; l'encaissement, des frais bancaires sont prlevs sur les modes de paiement suivants: chque en devises tirs sur une banque trangre, chque en francs franais tirs sur une banque trangre, virement en devises ou en francs. Aucun frais bancaire n'est en gnral peru sur les chques tirs sur une banque franaise l'tranger et sur les "Eurochques" d'un montant infrieur 2500 F

Par carte bancaire

Au moment de l'inscription Il faut prvoir sur le bulletin d'inscription un formulaire comprenant : les noms et prnoms du titulaire de la carte bancaire, le type de carte : Visa ou Mastercard gnralement, plus rarement American Express ou Dinners Club, sa date de fin de validit, son numro, la signature du titulaire.

Ce formulaire devra tre renvoyer par la poste aux organisateurs sauf si un paiement scuris a t mis en place sur votre site Internet. Prendre contact avec le comptable comptent pour les modalits pratiques d'encaissement distance. Au moment du congrs

Il faut pouvoir disposer sur place d'un terminal de paiement dont votre comptable doit tre quip.

Conclusion
Votre colloque sera russi si la participation effective atteint ou mieux dpasse la participation attendue. Pour cela, les clefs de la russite d'un colloque sont : un thme pertinent sans concurrence totale ou partielle dans l'anne ou les deux annes qui prcdent, non seulement en France mais aussi en Europe, voire dans le monde; un comit scientifique reconnu; un comit d'organisation trs prsent; un mode de fonctionnement clairement dfini ds le dbut : runion ouverte ou ferme, petit groupe d'experts ou grand meeting, sessions plnires ou en parallle,...

un public bien cibl, qui rpondra vos appels communications orales ou affiches, et assistera au colloque; un lieu adapt; une gestion sans faille de la communication : courriers papier ou lectroniques site internet dont vous trouverez les rgles de cration dans l'intranet de l'INRA;

des frais de participation tablis avec soins, couvrant au moins 75% des frais engags.

Liens utiles pour connatre les autres colloques :

http://www.agnic.org/mtg/ calendrier mis au point par l'USDA et repris par AAACanada. http://www.agronomy.org/ les colloques signals par la Socit Amricaine d'Agronomie (ASA) qui comprend en outre la socit des Sciences du Sol (SSSA) et la socit d'Amlioration des Plantes (CSSA).

http://www.agbiotechnet.com/index.asp colloques signals par CAB international. http://www.ishs.org/ les colloques de l'International Society for Horticultural Science. http://www.york.biosis.org/zrdocs/confs/conf2000/index.htm les colloques signals par Biosis. http://www.ethz.ch/overview/overview_en.html les colloques de l'Ecole polytechnique de Lausanne. http://www.mediconf.com/index.html les colloques des sciences mdicales. http://www.faseb.org/meetings/future/index.html les colloques sicentifiques signals par FASEB. http://www.imstat.org/meetings/#2000 les colloques signals par l'institut amricain de mathmatiques statistiques. http://www.oieau.fr/fconferences.htm calendrier mis jour par l'Office International de l'Eau(http://www.oieau.fr/eaudoc/infeau/99decembre_francais.htm). http://www.bio.com/news/events/ socit prive diffusant un calendrier des vnements en biologie, biotechnologie. http://www.gcw.nl/frame.cfm?left=/left.htm&main=/calendar/agenda.cfm&c=calendar calendrier du DLO Wageningen.

Les Check Listes

Nous vous proposons une srie de Check listes, reprenant en dtails les diffrentes tapes de l'organisation d'un colloque. Ces listes, trs dtailles, vous sont proposes au format PDF. Prliminaires, Comits, Organisation, Estimation des besoins.

Vous trouverez aussi le budget (emplois et recettes) sous forme de check liste