FECHA DE ENTREGA: 25 de Junio del 2013

La Paz Bolivia

ERP Enterprise Resource Planning

En el origen del desarrollo de los sistemas de informacin, cuando stos llegan a las corporaciones (entidades bancarias y compaas de seguros, principalmente), las principales herramientas se dirigan a los sistemas financieros (contabilidad, presupuestos, cuentas de explotacin). Otras organizaciones, orientadas al proceso productivo, desarrollan herramientas para gestionar sus procesos (control de inventario, produccin y compras). Ambas herramientas, precursoras de los sistemas de gestin corporativos, trabajan de forma independiente y orientndose hacia su fin (financiero, produccin, compras). Slo se realizan integraciones de forma manual (interfases para incluir los movimientos del negocio como movimientos contables). Pero, cmo nace el acrnimo ERP (Enterprise Resource Planning)?. El desarrollo de las teoras de eficiencia en el proceso de produccin hace que se pase de la gestin por punto de renovacin de pedido (desarrollada entorno a 1934), a un nuevo planteamiento de soluciones que basa las decisiones de necesidades para la produccin en la gestin de los materiales que, como componentes, forman parte del producto. Joe Orlicky, en 1958, desarrolla y acua el concepto de MRP (Material Requirements Planning). A finales de los 70 Oliver Ollie Wight, que haba colaborado con Orlicky en el desarrollo del MRP, con la colaboracin de otros autores (Dave Goddard) desarrolla los planteamientos iniciales y enlaza nuevos procesos asociados a la produccin: previsin de la demanda, aprovisionamiento, logstica de entrega. Nace el concepto de MRP-II (Manufacturing Resource Planning). La integracin entre diferentes reas del negocio ya se ha producido. Slo falta aadir las reas financieras para obtener el ERP (Enterprise Resource Planning); esto es, el Sistema de Gestin Empresarial. Hay cierta controversia en quin adjudic el nombre al sistema, siendo muy probable su asignacin por parte de Gartner Group en los comienzos de los aos 90. Si observamos la Cadena de Valor de Michael E. Porter, las denominadas por l como actividades primarias (Logstica interna, Operaciones, Logstica externa, Ventas y Servicio) son precisamente los mdulos elementales de un ERP. Como veremos ms adelante, son estas actividades las que debern ser analizadas para determinar qu ERP es el que se adapta mejor a la necesidad de cada negocio. El resto de mdulos del ERP cubrirn las actividades secundarias de la Cadena de Valor: Infraestructura de la empresa (contabilidad, finanzas, tesorera), administracin de recursos humanos (nominas), desarrollo tecnolgico (gestin de proyectos) y abastecimiento (de servicios, gastos). Hasta los aos 80, el desarrollo de los Sistemas de Informacin se realizaba a medida en cada instalacin lo que implicaba una gran inversin en equipos humanos que desarrollaban tecnologa similar a la que se estaba desarrollando en equipos de otras organizaciones. Los altos costes de desarrollo, los elevados tiempos de implantacin y la insatisfaccin de los usuarios finales, determinan la proliferacin de paquetes estndar de soluciones informticas. En un primer momento de carcter generalista, denominadas soluciones horizontales dado que funcionaban independientemente del entorno empresarial donde se utilizasen. Al ser aceptadas como solucin por cada vez ms organizaciones, se presentan soluciones verticales; esto es, sistemas de informacin especializados en un sector de la industria, compuesto por mdulos generalistas (bsicamente, financieros) y mdulos especficos del negocio. La especializacin de los equipos funcionales de los desarrolladores, as como la demanda de soluciones de conectividad con entidades externas a la organizacin (clientes, proveedores y colaboradores externos), hace que se presenten soluciones especficas de propsito particular: CRM para la gestin de clientes SCM / SRM para la gestin de proveedores PRM para los procesos de colaboracin con colaboradores (partners) del negocio.

El motor de desarrollo de estos paquetes especficos ha sido Internet, definiendo un modelo en los Sistemas de Informacin denominado de Back-Office (esto es, el sistema que gestiona las transacciones de la organizacin: pedidos, facturas, albaranes, cobros, pagos) y donde se integrara el ERP, y el ms cercano al cliente, proveedor o partner denominado Front-Office, con soluciones especficas para cada gestin y teniendo como visualizador de informacin el explorador de Internet. Dentro de las visiones de una organizacin (estratgica, tctica y operativa), el ERP se sita, principalmente, en la zona operativa (de ah que se denomine herramienta de Back-Office). Otras de las soluciones corporativas comentadas (CRM, SCM) se sitan en la zona fronteriza entre la zona operativa y la tctica de la organizacin. En la figura 1 se puede analizar el posicionamiento, incluyendo otras herramientas gerenciales, segn la consultora Yankee Group.

La tendencia en los fabricantes, cubriendo la demanda existente, hace que las nuevas herramientas de Gestin Empresarial se siten cada vez ms en reas estratgicas y de planificacin o tcticas.

Funcionalidades
Mediante la figura 1, perteneciente al ERP lder del mercado SAP R/3, mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus principales funciones. Podemos diferenciar 3 conjuntos de mdulos: Negocio: Comercial, Materiales, Produccin, Calidad, Mantenimiento Financiero: Gestin Financiera, Controlling, Activos Fijos, Proyectos Propsito especial: RR.HH., Workflow, Soluciones Sectoriales. Estos mdulos tienen funciones especficas orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, permite bsicamente la incorporacin, modificacin, consulta o eliminacin de informacin del negocio. Las transacciones en que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro conjunto de transacciones, denominadas batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran: 1. integridad de la informacin 2. replicacin de la informacin en diferentes mdulos con propsitos especficos 3. liberacin de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario de forma ms eficiente y rpida). Para ilustrar el funcionamiento de las transacciones en un ERP entre sus diferentes mdulos, seguiremos uno de los procesos descritos en la figura 2. El mdulo SOE (Sales Order Entry: Entrada de Pedidos), acepta los pedidos de los clientes, pasa informacin de cobros al mdulo financiero A/R (Account Receivable: Cuentas a Cobrar), verifica existencias en almacn en el mdulo INV (Inventory: Inventario) y actualiza las necesidades de produccin (MRP y MPS).

Hay dos elementos clave en el anlisis de los mdulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP determinar si ste es el adecuado al negocio en que se instalar. En segundo lugar, un ERP asegura que la integracin entre sus mdulos existe (conviene, no obstante, asegurarse que dicha integridad existe en su base de datos), pero, adems, hay que confirmar que la integridad se produce en un entorno de colaboracin como el que rige en los negocios en la actualidad. Por consiguiente, se verificar la integridad con: Otros ERP (de colaboradores, proveedores y clientes) Otras herramientas de Gestin Empresarial (CRM, SCM ...) Comercio Electrnico (B2B, B2C) si ste existe como estrategia de la organizacin.

Estructura Bsica
A la hora de describir la estructura bsica de un ERP podemos seguir distintas aproximaciones, siendo la ms comn la que analiza las distintas capas del sistema.

Segn esta aproximacin, podemos distinguir los siguientes componentes: 1. Infraestructura de hardware y comunicaciones. Resulta sumamente complejo describir requerimientos de hardware comunes en el universo de las aplicaciones de negocio. El abanico de posibilidades abarca desde los servidores monoprocesador con capacidad escasamente superior a un moderno PC de gama alta, hasta las granjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos, redundancia, etc. As, el hardware y comunicaciones, aspecto ste a veces tan fundamental como las propias mquinas, de una instalacin viene determinado por los requisitos mnimos del fabricante del ERP y por cmo la empresa usuaria de dicha instalacin desea proteger sus datos y procesos. Estos procesos de negocio, una vez el ERP est funcionando, suelen ser muy dependientes del funcionamiento de la aplicacin, por lo que la adecuada proteccin (copias de seguridad, recuperacin frente a prdidas de informacin, cadas del sistema) debe ser cuidadosamente planificada. 2. Infraestructura de software. Tras haber implantado la infraestructura de mquinas y comunicaciones, se debe pasar a estudiar qu software se ejecutar en ella. Resulta obvio pues que esta plataforma de software ser absolutamente dependiente de la capa anterior. En la actualidad, los sistemas operativos predominantes para las aplicaciones de negocio son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux. Con ello, llegamos por fin a lo que comnmente se percibe como el sistema ERP en s mismo. Segn el fabricante y la arquitectura de diseo escogida por ste, la aplicacin y el interfaz pueden estar integrados en uno slo (arquitectura cliente/servidor en dos capas) o disgregados en componentes separados. sta ltima opcin parece ser la seguida en las ltimas versiones de los fabricantes tecnolgicamente ms avanzados, ya que permite un mejor aprovechamiento de los recursos, pudiendo desplazar la ejecucin de la aplicacin hacia una mquina distinta de la del usuario. As, el usuario no necesita ms que una aplicacin cliente ligera o incluso su navegador de Internet para interactuar con el sistema ERP. 3. Gestor de base de datos o, simplemente, la base de datos. De nuevo, encontramos una gran diversidad de tipos, debido tanto al volumen en s de los datos a gestionar como a las formas de almacenar, proteger y dar soporte a la aplicacin de negocio. Suele ser comn entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos, siendo la empresa usuaria quien debe seleccionar ste en funcin de los requerimientos del sistema, compatibilidad con la plataforma de hardware/software, poltica de empresa u otras razones. 4. Aplicacin. Este componente es el corazn del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. Por ello, suele requerir de una personalizacin para modificar el diseo estndar realizado por el fabricante y adaptarse an mejor a los requisitos de la empresa usuaria. Es crtico mantener un equilibrio entre estas personalizaciones y el estndar, ya que el impacto en los tiempos de implantacin y por ende en el coste final del proyecto puede subir exponencialmente. Adicionalmente, un exceso de modificaciones puede penalizar las actualizaciones a versiones posteriores del ERP. En cuanto a qu mdulos contiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio. En el Grfico 2 se muestran diversos mdulos, que sin nimo de ser exhaustivos, suelen estar presentes. Cada fabricante organiza la aplicacin y el contenido de cada mdulo de forma ligeramente distinta, pero suelen coincidir en los siguientes mdulos: - Gestin Financiera. Agrupa tpicamente las funciones de Contabilidad, - Tesorera, Presupuestos y Activos Fijos. - Ventas/Compras/SCM. Incluir la funcionalidad referida a la gestin de la cadena de suministro, aprovisionamientos, gestin del ciclo de ventas desde la presentacin de ofertas hasta la facturacin, etc. - Fabricacin. Control y gestin de los procesos de fabricacin. - Gestin de Almacenes/Logstica. Permite al usuario la gestin de almacenes en sus distintas variantes. - Gestin de Proyectos. Control y gestin de los proyectos en sus distintas fases.

CRM (Customer Relationship Management). Gestin de la empresa con sus clientes (clientes potenciales, gestin documental, datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.). Suele estar integrada estrechamente con el rea de Ventas. Una de las reas de ms crecimiento en los ltimos aos. - Recursos Humanos. Gestin de la empresa con sus empleados (datos personales, carreras, control de presencia, etc.). En la prctica no todos los mdulos estn presentes en una instalacin ERP, aunque el fabricante del software as lo contempla, ya que el principio fundamental es no implantar lo que no se suele usar en los procesos de la empresa. Por ello, la compaa que no trabaje por proyectos no se plantear la instalacin de dicho mdulo. Tambin es interesante resaltar que alguno de los componentes puede estar en otra aplicacin distinta al ERP, si bien en ese caso, sera deseable que los datos sean comunes a ambas. Esto suele ocurrir con cierta frecuencia en las reas de Recursos Humanos (Gestin de Nminas), CRM (aplicaciones especficas de Gestin de las Relaciones con Clientes), Inteligencia de Negocio (Business Inteligence) y Minera de Datos (Datawarehousing). 5. Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no serviran de nada sin una adecuada interfaz que permita al usuario trabajar con la aplicacin. stas suelen responder a una de las siguientes tipologas, segn el empleo que el usuario haga de la aplicacin ERP: - Cliente Estndar. Consiste en una aplicacin con toda la funcionalidad disponible que puede estar ejecutando las reglas de negocio o tareas en las reas funcionales citadas anteriormente, en el mismo ordenador en el que se est ejecutando la propia aplicacin Cliente Estndar. Ello implica una mayor necesidad de recursos tanto de hardware, ya que no cualquier ordenador servir, como de comunicaciones porque el ancho de banda disponible deber ser grande. - Cliente Ligero. Es una aplicacin especialmente diseada para que el uso de recursos de hardware y comunicaciones se minimice. La tendencia general es que esta aplicacin especial sea el navegador web. Con ello se obtienen varios beneficios: no hay que instalar nada adicional, consumo reducido de ancho de banda, posibilidad de usar dispositivos mviles, etc. A todo esto se puede sumar que las posibilidades de estos clientes ligeros estn ya muy cerca de los clientes estndar. - Aplicaciones de hoja de clculo. Si bien no se suelen considerar como parte del ERP, la experiencia demuestra que gran nmero de los usuarios de estos sistemas, utilizan las hojas de clculo especialmente para presentar informes complejos, grficos, anlisis de datos, etc. BIBLIOGRAFIA Ventaja Competitiva Michael E. Porter; CECSA; 20 edicin; 2001. Estudio de la gestin de la cadena de suministro en Espaa. Aproximacin a las soluciones tecnolgicas utilizadas. Frederic Sabra et al; Estudio IESE-CIIL.