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Votre laboratoire, composante, dpartement vous a charg dorganiser un vnement, une confrence, un sminaire, une journe dtudes, une

exposition, un colloque lUPPA. Nous vous proposons, travers ce guide, de vous aider pas--pas le grer aussi bien sur le plan organisationnel que financier.

SI VOUS PRVOYEZ DORGANISER UNE MANIFESTATION :

+ qui ncessite une participation payante (avec des droits dinscription obligatoires) + qui runit des participants de toutes origines professionnelles et de toutes nationalits, + donnant lieu une organisation globale des interventions, de la restauration et de lhbergement, + se droulant gnralement pendant plus dune journe, + ayant pour objet lchange dinformations, la confrontation et la diffusion de rsultats de travaux + et donnant lieu ltablissement dun budget prvisionnel,

IL SAGIT ALORS DUN COLLOQUE AU SENS STRICT DU TERME, dfini par la loi du 21 juillet 1995, qui autorise une procdure drogatoire par rapport la comptabilit normale mais qui demande aussi une gestion financire du projet trs prcise. (points 5 7 du guide). Cette dfinition exclut donc toutes les actions de formation intitules parfois coles thmatiques, coles dt, les stages de formation initiale ou permanente, les runions de travail, les sminaires internes. SI LA MANIFESTATION QUE VOUS ORGANISEZ NEST PAS UN COLLOQUE AU SENS STRICT, VOUS NTES PAS CONCERNS PAR LES TAPES 5 7 DU GUIDE Bonne lecture

AUTRE VNEMENT

COLLOQUE

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DFINIR LVNEMENT ORGANISER LVNEMENT - Dfinir un programme, un planning - Rserver une salle ou un amphithtre - Prvoir la restauration, les pauses-caf sur le campus - Prvoir la restauration lextrieur, lhbergement des participants 3 PRVOIR LA RALISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION 4 PRVOIR UN ENREGISTREMENT VIDO DE VOTRE VNEMENT OU UNE RETRANSMISSION EN DIRECT 5 DFINIR UN BUDGET 6 DEMANDER DES AIDES FINANCIRES 7 SUIVRE LES RECETTES ET LES DPENSES, GRER LE BUDGET - Recettes : encaissement des droits dinscription - Recettes : gestion des subventions - Dpenses : remboursement des frais 8 FAIRE LA PROMOTION DE VOTRE VNEMENT 9 PRPARER LACCUEIL DES PARTICIPANTS 10 J+1 : LE TEMPS DES BILANS - Recettes : justification des subventions obtenues, les pices fournir - Recettes : encaissement des subventions RCAPITULATIF DES CONTACTS ANNEXES

P2 P3 P 4-5 P6 P6 P7 P8 P 9-10 P 11-12 P 13 P 14 P 14 P 15 P 16 P 17

P 18 P 19

Dans le cadre dun colloque, il est prfrable que le sujet dtudes entre dans la politique scientifique du laboratoire et ne relve pas uniquement dune initiative individuelle. Il est primordial dorganiser votre vnement en fonction de la cible que vous souhaitez atteindre : des scientifiques, des professionnels, des entreprises, des collectivits, des tudiants, le personnel de luniversit, les futurs tudiants, le grand public. Une fois cet objectif fix, vous pourrez prvoir les thmes, dates, lieux et horaires qui seront les plus adapts pour votre cible principale . EXEMPLE : CIBLE PRINCIPALE = GRAND PUBLIC, privilgiez un vnement de vulgarisation scientifique gratuit en fin de journe ou le week-end CIBLE PRINCIPALE = SCIENTIFIQUES NATIONAUX OU INTERNATIONAUX, privilgiez un vnement sur une ou deux journes, trs spcifique, accole un week-end etc

SITE OFFICE DE TOURISME : http://www.pau-pyrenees.com SITE VILLE DE PAU : http://www.pau.fr

Vous avez dfini votre cible principale et le sujet, il vous faut maintenant fixer une date et un lieu trs rapidement. Pour le choix de votre date, veillez, dans la mesure du possible, ce quelle ne se superpose pas un vnement important dans la ville et/ou sur le campus, afin que votre manifestation ait une bonne visibilit et que vous ne soyez pas perturbs le jour J pour hberger vos congressistes en plein grand prix de Pau par exemple. Pour le vrifier, vous pouvez consulter le site internet de loffice du tourisme de Pau et/ou celui de la ville de Pau.

DFINIR UN PROGRAMME, UN PLANNING


Il est primordial de dterminer le sujet dtudes trs en amont afin daugmenter vos chances davoir les meilleurs intervenants et les propositions de communications les plus pertinentes. En fonction de lampleur que vous souhaitez donner la manifestation, la prparation du programme doit tre faite plus ou moins en amont du jour J ; les facteurs qui entrent en compte sont : Le rayonnement de la manifestation : niveau local/rgional, national ou international, Nombre de personnes qui seront prsentes.
< ou = 50 personnes > 100 personnes

LOCAL/RGIONAL 6 mois 6 mois 1 an

NATIONAL 6 mois 1 an 1 an

INTERNATIONAL 1 an 1 an 2 ans

< ou = 100 personnes

Le nombre dintervenants (contributeurs de communications orales ou posters) est galement un facteur important dans lorganisation de votre manifestation. Sil dpasse le nombre de 50, il sera ncessaire de mettre en place un comit dorganisation et un comit scientifique pour valider les communications. Pour vous aider grer les appels communication, nous vous informons quil existe des outils informatiques gratuits, permettant lorganisateur de crer un site web qui prsente lvnement, facilitant la gestion des demandes de communications, les inscriptions en ligne, la cration des lettres types pour les confirmations, relances ou autres. Pour les participants, ces outils offrent une identification individuelle qui leur donne accs un tableau de bord leur indiquant ltat de leurs propositions de communication orale ou poster, le suivi de leur inscription ou encore de la planification dun programme personnel le jour du congrs. CONTACT : information.partagee@univ-pau.fr titre d'exemple d'exprience, le laboratoire des Fluides Complexes de l'UPPA, a utilis pour organiser un congrs international de thermophysique de plus de 400 participants, le produit "conforganizer" qui lui a donn entire satisfaction. Ce produit sera en ligne gratuitement en version franaise prochainement. HORMIS LES COMMUNICATIONS SCIENTIFIQUES, VOUS POUVEZ PRVOIR DAUTRES ACTIVITS : Visite de laboratoire, Rcompense/prix un jeune chercheur ou un chercheur reconnu, Dgustation de produits locaux, Visite de la ville ou de sites touristiques (Biarritz, Lourdes)

RSERVER UNE SALLE OU UN AMPHITHTRE


Quel que soit le lieu o vous organiserez votre manifestation, noubliez pas au moment de la rservation de vrifier que vos besoins en vido projecteur, visioconfrence, enregistrement vido, wifi, tables, grilles dexposition ou autre, pourront tre satisfaits !

LUNIVERSIT DE PAU ET DES PAYS DE LADOUR


SUR LE CAMPUS DE PAU :
PRSIDENCE : amphithtre de la Prsidence (110 places), salle Elise Reclus (35 places). Rservez par tlphone au service logistique de la Prsidence. CONTACT : Mme de Charrette - 70 26 UFR LETTRES : amphis I et II (150 places), amphi III (300 places), salle du conseil (30 places). Une demande crite doit tre adresse monsieur le directeur de lUFR des lettres. CONTACT : Mme Poey-Larrieu - 73 02 UFR DROIT : 4 amphis (de 150, 300, 400 et 600 places), IAE (amphi de 120 places). Une demande crite doit tre adresse monsieur le directeur de lUFR de droit. CONTACT : Mme Mondot - 80 93 UFR SCIENCES : amphi A (215 places), amphi B (220 places), amphis C et D (190 places), Btiment Palassou amphis E et F (75 places), Btiment Dubou amphis G et H (140 places). Une demande crite doit tre adresse monsieur le directeur de lUFR de sciences. CONTACT : M. Jean-Luc Amouroux - 74 03 ENS GTI : amphi (150 places) btiment Ferry. CONTACT : Mme Sauguet - 78 03

SUR LE CAMPUS DE BAYONNE :


UFR PLURIDISCIPLINAIRE : 1 amphi (400 places), 2 amphis (130 places) Une demande crite doit tre adresse monsieur le directeur de l'UFR pluridisciplinaire. CONTACTS : Mme Garanx - 41 09 ou Mme Ciracq - 41 11

SUR LE CAMPUS DANGLET :


UFR SCIENCES ET TECHNIQUES : 1 amphi (80 places) Une demande crite doit tre adresse monsieur le directeur de l'UFR de sciences et techniques. CONTACT : Mme Petit-Bazerque - 44 00 IUT DE BAYONNE PAYS BASQUE SITE DE MONTAURY : 1 amphi (130 places) Un formulaire de demande dutilisation, disponible auprs de Mme Vaquero, sera remplir. CONTACT : Agns Vaquero - 43 03

LEXTRIEUR DU CAMPUS
SUR PAU :
PALAIS BEAUMONT : rservation plusieurs mois lavance. Salles dune capacit de 10 750 places ; possibilit dutiliser une salle en sance plnire et des ateliers en parallle. Forfait la journe ou devis. Documentation complte sur simple demande. CONTACT : M. Stphane Bessagnet - 05 59 11 20 03 PARLEMENT DE NAVARRE : rservation plusieurs mois lavance. Salles dune capacit de 25 90 places. Tarifs sur devis (exemple de prix : lensemble des salles du Parlement = 700 euros - Rez-de-chausse (Salle Marca, bar, salon) = 500 euros) Une demande crite doit tre adresse plusieurs mois lavance monsieur le prsident du conseil gnral (Adresse : Parlement de Navarre - Rue Henri IV - 64000 Pau) Possibilit de restauration dans la salle Marca (80 places) en faisant appel un traiteur ; une autorisation doit tre galement demande au prsident du conseil gnral. CONTACT : secrtariat de la prsidence du conseil gnral - 05 59 11 46 64 MAIRIE DE PAU : rservation plusieurs mois lavance. Salle de confrence = salle du conseil (150 personnes max) Salles dexposition = pristyle (mise disposition peut tre de 15 jours et ce gratuitement, rservation 6 mois 1 an lavance) Une demande crite doit tre adresse madame le Maire (Adresse : Place Royale - 64036 Pau) CONTACT : cabinet de madame le maire - 05 59 27 85 80 PAVILLON DES ARTS (200 m2) SALLE NOUSTE HENRIC (40 m2 - place de la Monnaie) Pour chacun des deux lieux, le tarif est de 61,50 la semaine. Rservation deux ans lavance. Une demande crite doit tre adresse madame le Maire (Adresse : Place Royale - 64036 Pau) CONTACT : Mme Rico - complexe de la Rpublique (3me bureau) - 05 59 27 89 18 MUSE NATIONAL DU CHTEAU DE PAU Salle de confrence et salle des cent couverts Grille tarifaire des locations disponible partir de 2009. La mise disposition de ces salles peut tre gratuite pour lUPPA dans le cadre dune organisation conjointe avec le Chteau de Pau et la signature dune convention. Dans ce cas, les frais des pauses-caf sont galement partags. CONTACT : Mme Virginie ARBOIN - 05 59 82 38 00

PRVOIR LA RESTAURATION, LES PAUSES-CAF SUR LES CAMPUS


SUR LE CAMPUS DE PAU :
BRASSERIE LA VAGUE : Diffrentes prestations possibles : service pauses-caf, cocktails, buffet ou repas traditionnel. Devis selon prestation demande CONTACT : M. Chartier - 05 59 84 91 00 RESTAURANT CAP SUD : Plusieurs prestations possibles : service pauses-caf, restauration traditionnelle ou buffet. Devis selon prestation demande CONTACT : M. Mandement - 05 59 14 01 75

SUR LE CAMPUS DE LA CTE BASQUE :


RESTAURANT UNIVERSITAIRE : Diffrentes prestations possibles : service pauses-caf, cocktails, buffet ou repas traditionnel. Devis selon prestation demande CONTACT : M. Dupuy - 05 59 63 20 66

PRVOIR LA RESTAURATION LEXTRIEUR, ET LHBERGEMENT DES PARTICIPANTS


SUR PAU :
Une brochure complte avec toutes les adresses de restaurants et dhtels est disponible auprs de loffice de tourisme. CONTACT : office de tourisme - 05 59 27 27 08 Un service de centrale de rservation htelire est propos, moyennant 5 euros de frais par chambre CONTACT : service rceptif de loffice du tourisme - receptif@tourismepau.fr

SUR LA CTE BASQUE :


Documentation complte avec toutes les adresses de restaurants et dhtels, disponible auprs de loffice de tourisme de Bayonne et dAnglet. CONTACT : office de tourisme de Bayonne - 05 59 46 01 46 CONTACT : office de tourisme dAnglet - 05 59 03 77 01

Une fois que vous avez finalis le programme de la manifestation et que vous avez laccord des diffrents partenaires, il vous faut penser la conception de vos documents de communication.

LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION DE LUPPA peut se charger de la conception graphique du


programme et dune affiche. Prendre contact avec la graphiste le plus tt possible (minimum 3 mois lavance), mme si vous navez pas tous les lments dfinitifs, afin dtre inclu dans son plan de charges. CONTACT : Sandrine Craveiro - sandrine.craveiro@univ-pau.fr SI VOUS SOUHAITEZ RALISER LE PROGRAMME VOUS-MME OU LA SOUS-TRAITER UN PRESTATAIRE, VOICI LES INFORMATIONS INDISPENSABLES PRCISER :
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PAGE DE GARDE : Titre de lvnement Date et lieu Logo de lUPPA et des partenaires

INTRIEUR : Horaires, lieux prcis Titres des interventions Nom et fonction des communicants Horaires et lieu des repas
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DERNIRE PAGE : Localisation de la manifestation ou plan Modalits dinscription Contacts / site internet Crdits graphisme, photos, impression...

LE CENTRE DE REPROGRAPHIE DE LUPPA est prsent sur les sites de Pau (impressions pour Pau,
Tarbes, Mont-de-Marsan et Bayonne-Anglet) et Bayonne (impressions pour Bayonne et Anglet). Une quipe de 7 personnes est votre disposition pour la ralisation de tous vos documents noir & blanc et couleur, sur tous les types de papier (du 80g 200g et plus, papier mat ou satin, blanc ou couleur, autocollant, transparent, etc) du format A6 (et infrieur) au A0. LE CENTRE DE REPROGRAPHIE VOUS PROPOSE UN ACCOMPAGNEMENT PAS PAS POUR IMPRIMER VOS DOCUMENTS DE COMMUNICATION : invitations programmes actes de colloques affiches / posters guides plans etc UN GRAND NOMBRE DE FINITIONS VALORISERONT VOS IMPRESSIONS : reliure par bande thermique reliure dos-carr-coll perforation mtallique piqre cheval plastification (du A6 au A0), illets pli simple, accordon, roul, parallle, fentre

Nhsitez pas consulter les pages intranet du Centre de Reprographie o vous retrouverez toutes les informations ncessaires lenvoi de vos documents, tous les tarifs (devis en ligne possible), les finitions et les horaires de livraison : http://reprographie.univ-pau.fr/live/Centre_de_Reprographie_UPPA/finitions Vous pouvez galement venir nous exposer vos besoins : nous saurons vous conseiller. CONTACT : Guillaume AMIET - guillaume.amiet@univ-pau.fr - 73 11

SITE INTERNET

Si votre laboratoire a un site web, pensez crer une page prsentant la manifestation, vous pourrez y ajouter a minima le programme tlcharger. Pour les congrs internationaux, la cration dun site web part entire semble plus adapte. CONTACT : milie MONTMJEAN - webmaster de lUPPA - emilie.montmejean@univ-pau.fr

LES MOYENS DONT DISPOSE LE SERVICE DU CRATICE DE LUPPA PERMETTENT AUJOURD'HUI DE RALISER VOTRE PROJET VIDO ET/OU AUDIO dans son intgralit et de vous apporter des conseils concernant l'tude de celui-ci. La ralisation et la production se feront ensuite avec votre collaboration.

PRESTATIONS PROPOSES :
CAPTATIONS ET RALISATIONS VIDO : confrences, colloques, films institutionnels, interviews, reportages de terrain, animations et vnements. DIFFUSIONS ET PUBLICATIONS : retransmission en direct sur internet (streaming), enregistrement pour rediffusion en diffr, aprs postproduction ventuelle des lments denrichissement (DVD avec menus anims, multi-langues, diaporamas, richmedia...). Vous pouvez consulter les productions ralises par le CRATICE sur le site Internet : http://cratice.univ-pau.fr CONTACT : CRATICE, IFR rue jules Ferry, BP 27540, 64000 PAU, cratice@univ-pau.fr 7731 ou 7732 - Port : 06 29 37 18 03 - Fax : 05 59 40 78 98

L'objectif recherch est l'instauration d'une vritable transparence financire des oprations touchant l'organisation et au droulement des colloques afin que lordonnateur (le prsident) puisse exercer son pouvoir de dcision en toute responsabilit et que les contrleurs financiers et lagent comptable soient mme d'effectuer les tches qui leur incombent dans de meilleures conditions. Ltablissement est libre de choisir les prestations quil souhaite proposer lors du colloque quil organise, sous rserve dtablir pralablement un budget prvisionnel quilibr en recettes et en dpenses escomptes par postes. Ce budget prvisionnel sera soumis, dans des dlais permettant un examen approfondi, au visa du trsorier payeur gnral du dpartement (TPG) - au moins 1 mois lavance.

EN RECETTES :
LES DROITS DINSCRIPTION ou frais de participation au colloque doivent imprativement tre prvus
sinon, la manifestation nest pas considre comme un colloque. Ltablissement a toute latitude pour tablir leur montant et notamment pour fixer des tarifs diffrents selon les catgories de participants. Les frais dinscription doivent tre dtaills. Leur valuation sera fonction du nombre de participants mais il faut penser rentrer dans ses frais. Nanmoins, les tablissements devront sefforcer de proposer des tarifs spciaux aux fonctionnaires ou mme, aux agents d'un tablissement public. Il est rappel, en effet, que les fonctionnaires participant un colloque restent soumis aux barmes de la rglementation sur les frais de mission (seuls les personnels des tablissements publics nationaux bnficient du dispositif drogatoire). Il est utile de prvoir une politique de remboursement pour les annulations (dfinir des taux de remboursement en fonction des dates dannulation). LES SUBVENTIONS doivent tre dtailles par financeur.

EN DPENSES :
Dans le respect de l'quilibre financier du budget du colloque, toute dpense ncessaire l'excution du colloque pourra tre rgle par lUPPA. Le paiement d'arrhes pour la rservation des prestations est possible, ds lors qu'un contrat est pass entre le prestataire de service et l'tablissement public. Il est ncessaire qu'une mise en concurrence des diffrents prestataires (hteliers, restaurateurs... sauf location de salles) soit effectue. Elle devient obligatoire, bien entendu, si le montant des prestations venait dpasser le seuil des marchs (cf. Rglement Intrieur de lAchat public). Les frais de missions doivent tre en cohrence avec le nombre de participants. ATTENTION NE PAS GONFLER EXAGRMENT LE BUDGET PRVISIONNEL : IL DOIT TRE SINCRE ET EXACT. Par ailleurs, les dpenses qui nauront pas t prvues au budget ne seront pas acceptes lors du paiement de la facture. Certains tablissements publics nationaux choisissent davoir recours un prestataire de services qui leur propose lorganisation de colloques tout compris . Cette procdure nest pas rejeter condition de ne pas aller lencontre de lobjectif de transparence demand aux tablissements et davoir t prcde dune mise en concurrence en demandant des devis dtaills de leurs prestations Les droits dinscription au colloque doivent tre reus et encaisss par lagent comptable ou un rgisseur* de ltablissement, et non par lorganisateur extrieur du colloque. Une telle procdure, en effet, serait susceptible dtre qualifie de gestion de fait par le juge des comptes.
*

la demande de nomination du rgisseur se fait pas courrier adress au prsident aprs avis favorable de lagent comptable (15 jours avant le dbut du colloque)

EXEMPLE DE BUDGET PRVISIONNEL


DPENSES Rservation de salle Location de matriel de traduction Frais de rception (pauses caf, djeuners, etc) Frais dhbergement Rmunration des intervenants Frais de mission des intervenants Impression du programme, affiches, posters Badges, chevalets Location de grilles dexposition Cadeaux, objets publicitaires Signaltique Frais de publication acte de colloque RECETTES Droits dinscriptions - dtailler : X personnes x Y Aides financires : - subvention CRA - subvention CG 64 - ... Aides financires prives - nom de lentreprise Apport du laboratoire UPPA

=Z

TOTAL DES DPENSES = TOTAL DES RECETTES Le budget de votre projet sera suivi luniversit dans votre laboratoire. Pour cela vous devrez : INFORMER LE RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE VOTRE COMPOSANTE de votre projet afin quil inscrive au budget global de la composante les recettes et dpenses. INFORMER LA DIRECTION DES FINANCES de lUB (unit budgtaire) et du CR (centre de responsabilit) sur lesquels seront suivies les dpenses. CONTACT : isabelle.millet@univ-pau.fr TRANSMETTRE IMPRATIVEMENT ET LE PLUS TT POSSIBLE LAGENCE COMPTABLE (le budget prvisionnel du colloque, la liste nominative des participant extrieurs ainsi que le projet de programme) afin que lAgent comptable envoie le tout pour visa au TPG aprs signature du Prsident de lUPPA. Cette procdure de visa ne doit pas apparatre comme un obstacle administratif lactivit de ltablissement. Il a pour but de sassurer que lensemble des dpenses prvues librement par ltablissement pour la ralisation du colloque soit intgralement couvert par les recettes attendues. Le visa nest obligatoire que si les dpenses envisages sont drogatoires la rglementation des frais dhbergement et de transports. IL PERMET DAPPORTER PLUS DE SOUPLESSE DANS LORGANISATION DU COLLOQUE PUISQUE CES DPENSES SONT PRISES AUX FRAIS RELS. Ex : colloque organis dans un htel o lhbergement et la restauration dpassent le montant total des indemnits de repas-nuites auxquels les intresss peuvent prtendre.

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LA DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION DE LUPPA coordonne et assure le


suivi des demandes de subventions relatives aux colloques selon les tapes suivantes : 1 Le(s) responsable(s) de la manifestation complte(nt) les dossiers en fonction du type de subvention demande. Ces dossiers sont tlchargeables sur le site de la DRV : http://valo-recherche.univ-pau.fr 2 Le(s) dossier(s) complt(s) est (sont) adress(s) la DRV par voie lectronique uniquement et doivent comporter lavis et la signature du directeur du laboratoire organisateur du colloque. La page comportant cette signature (1e page du dossier) peut nous tre envoye, soit par courrier interne, soit par voie lectronique aprs avoir t scanne. 3 La DRV vrifie les dossiers et transmet le budget prvisionnel au prsident de lUPPA pour signature. Loriginal du budget sign est ensuite transmis lagent comptable accompagn de la description du projet et de la liste des intervenants, qui communique lensemble des documents au TPG pour avis. Une copie de lavis rendu par le TPG est ensuite adresse la DRV, qui le fait suivre lorganisateur du colloque. 4 La DRV transmet les dossiers de demandes de subventions aux institutions concernes. 5 La DRV assure le suivi des dossiers et communique les rponses aux organisateurs. CONTACT : Kheira HAMIDI (70 18), kheira.hamidi@univ-pau.fr Des subventions pour lorganisation de colloques universitaires peuvent tre attribues par les institutions suivantes :

CONSEIL RGIONAL DAQUITAINE


La manifestation doit se drouler sur le territoire aquitain. NOMBRE DE PARTICIPANTS < 200 > 200 Colloque dexception (doit tre international) BUDGET
> 5 000 > 50 000

pas dimpratif

SUBVENTION MAXIMUM POUVANT TRE ACCORDE ( TITRE INDICATIF) 1 500 3 000 subvention value au cas par cas

1) Pas d'examen des colloques dont le budget est infrieur 5 000 2) Seuls les colloques avec actes slectionns par un comit de lecture peuvent tre subventionns 3) La manifestation doit se drouler sur le territoire aquitain et doit imprativement prsenter un caractre scientifique AU PLUS TARD 5 MOIS AVANT LA DATE DE LA MANIFESTATION (IDALEMENT 6 MOIS AVANT) POUR LES AIDES FORFAITAIRES ET AU PLUS TARD 14 MOIS AVANT LA MANIFESTATION POUR LES COLLOQUES DEXCEPTION

CONSEIL GNRAL DES PYRNES ATLANTIQUES


La manifestation doit se drouler sur le territoire des Pyrnes Atlantiques. Montant des subventions attribues : 50% du montant hors taxe du colloque dans la limite de 2 000 maximum par colloque. DATE LIMITE DE DPT DES DOSSIERS LA DRV (calendrier consultable sur le site de la DRV) : 2 SESSIONS : MI SEPTEMBRE, FIN MARS

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CONSEIL GNRAL DES LANDES


La manifestation doit se drouler sur le territoire des Landes. Fourchette des subventions attribues : en fonction du budget. DATE LIMITE DE DPT DES DOSSIERS LA DRV : AU PLUS TARD 2 MOIS AVANT LA DATE DE LA MANIFESTATION

COMMUNAUT DAGGLOMRATION PAU-PYRNES


La manifestation doit se drouler sur le territoire de la CDAPP. Fourchette des subventions attribues : de 700 3000 .

DATE LIMITE DE DPT DES DOSSIERS LA DRV : 2 SESSIONS : FIN SEPTEMBRE, FIN AVRIL (Calendrier consultable sur le site de la DRV)

COMMUNAUT DAGGLOMRATION BAYONNE-ANGLET-BIARRITZ


La manifestation doit se drouler sur le territoire de la CABAB. Fourchette des subventions attribues : en fonction du budget. DATE LIMITE DE DPT DES DOSSIERS LA DRV : IDALEMENT AVANT FIN FVRIER

MINISTRE DE L'EDUCATION NATIONALE, DE LA RECHERCHE ET DE L'ENSEIGNEMENT SUPRIEUR


Peut subventionner des congrs ou colloques : uniquement pour les quipes reconnues par le Ministre, toutes disciplines. Faire une demande crite la direction scientifique de rattachement de lquipe de recherche (sous couvert de M. le Prsident de lUniversit) DPOSER UNE DEMANDE AU MOINS 6 MOIS AVANT LA TENUE DU COLLOQUE, POUR LES SCIENCES DE LHOMME ET DES HUMANITS (DS 6) AU MOINS 8 MOIS LAVANCE.

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LES RECETTES RELATIVES AU COLLOQUE SONT IMPUTES AU COMPTE 7066 - DESTINATION R 100. LES SUBVENTIONS SONT IMPUTES SUR LES COMPTES HABITUELS (RGIONS, DPARTEMENTS) LES DPENSES SONT RETRACES AU COMPTE 618-5 FRAIS DE COLLOQUES, SMINAIRES, CONFRENCES , DESTINATION D 113. DO LA NCESSIT DE PRODUIRE UN BUDGET DU COLLOQUE LAPPUI DE CHAQUE FACTURE POUR LE VISA PUIS LE MANDATEMENT (FACTURES AUX FRAIS RELS). IL EST RECOMMAND DE CRER LE COLLOQUE DANS COCONUT (LOGICIEL DE GESTION DES CONTRATS ET CONVENTIONS DE LUPPA) POUR LE SUIVI FINANCIER DU PROJET. CONTACT : laurent.escourrou@univ-pau.fr - Systme local dinformations partages ATTENTION : il ny a pas de rgie davance pour les colloques. Pour tout achat, il faut ncessairement un bon de commande Jefyco. Il est rappel limportance de payer au plus tt les factures des frais dhbergement et de restauration afin que lUPPA garde de bonnes relations avec lextrieur.

RECETTES : ENCAISSEMENT DES DROITS DINSCRIPTION


RAPPEL : LES DROITS DINSCRIPTION DOIVENT TRE REUS ET ENCAISSS PAR LAGENT COMPTABLE ET NON PAR LORGANISATEUR DU COLLOQUE. Les factures des droits dinscription sont diter partir de PIE (module recettes de Jefyco) CONTACT : laurent.escourrou@univ-pau.fr

DIFFRENTS MODES DE RGLEMENT :


ESPCES : elles seront encaisses par le rgisseur sur un bordereau type dencaissement espces prcisant le nombre de participants, le tarif. Il doit correspondre au montant total encaiss. Les paiements en espces doivent tre dposs le jour mme lagence comptable. Les devises trangres en espces ne sont pas acceptes. CHQUES : ils seront encaisss via un bordereau type dencaissement Chques prcisant nombre de participants, tarif. Le bordereau sera rempli en 3 exemplaires et transmis lagence comptable avec les chques correspondants au montant total encaiss. Il peut en tre fait plusieurs au fur et mesure des versements reus, limportant tant de regrouper ceux-ci au maximum. Un bordereau de chques sous Jefyco peut tre utilis sur demande auprs de lagence comptable. VIREMENTS : une facture sera mise par le laboratoire / service pour chaque bon de commande transmis par les organismes payeurs (universits ) accompagn de la liste des participants. - DE LA FRANCE : lordre de lagent comptable de lUPPA, TG des Pyrnes Atlantiques, Compte : 10071 64000 00001000108 50 TPPAU - DE LINTERNATIONAL : Trsor public Pau IBAN : FR76 1007 1640 0000 0010 0010 850 BIC : BDFEFRPPXXX CARTE BANCAIRE : l'utilisation de PAYBOX SYSTEM, paiement scuris sur internet, ncessite l'ouverture d'un compte factur 400 euros HT avec un abonnement mensuel (forfait mensuel de 100 premires demandes de paiements) 22,74 euros HT et au del du forfait 0,066 euros HT. Aujourd'hui l'UPPA a 2 comptes PAYBOX, un compte pour les rinscriptions des tudiants et un compte pour les colloques.

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RECETTES : GESTION DES SUBVENTIONS


Les subventions ne seront verses qu la fin du colloque, une fois que celui-ci sera justifi. Cest donc lUPPA qui fait lavance des fonds. Chaque organisme sollicit pour une demande de subvention dlibre pour accorder ou non une subvention au colloque et transmet : POUR LA RGION : une notification puis un arrt de subvention, POUR LA CDAPP : une convention et en annexe la liste des subventions accordes au colloque, POUR LE CG 64 : un courrier de notification de subvention. La difficult se situe dans le fait que lon ne connat pas toujours la rponse des financeurs avant que ne se droule le colloque, si bien que lon ne sait pas toujours si lon rentrera dans ses frais. Principe : Une subvention nest jamais acquise. Il faut retenir que la totalit des dpenses et des recettes devra tre justifie en fin de colloque. Si le montant rel des dpenses est infrieur au montant du budget prvisionnel, la subvention sera verse au prorata des dpenses ralises. Si le montant des dpenses est suprieur ou gal au prvisionnel, le montant prvu sera vers. Il est indispensable de collecter, au fur et mesure de lavance du colloque, les donnes qui serviront le justifier par la suite : RECETTES : bordereaux de versement des droits dinscription, attestations de cofinancement dorganismes extrieurs DPENSES : copie des factures Ds quelle a connaissance dune convention/arrt, la Direction des finances transmet la convention au porteur de projet, son secrtariat et au responsable administratif de la composante.

DPENSES : REMBOURSEMENT DES FRAIS


Il est bien entendu que lUPPA a la possibilit de prendre en charge les frais de participation de ses propres agents au colloque. Dans ce cas, les intresss doivent tre munis dun ordre de mission indiquant les conditions de prise en charge des frais. A titre exceptionnel lorganisateur qui le souhaite, peut prendre en charge certains frais inhrents la participation des confrenciers, condition de lavoir prvu au budget. Dans tous les cas, la prise en charge de frais de transport seffectue selon les modalits prvues par la rglementation relative aux frais de mission. TOUS LES BORDEREAUX NCESSAIRES LA GESTION FINANCIRE DUN COLLOQUE SONT SUR LE SITE INTRANET DE LAGENCE COMPTABLE : http://a-comptable.univ-pau.fr

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POUR BIEN PRPARER LA COMMUNICATION DE VOTRE PROGRAMME, IL EST INDISPENSABLE QUE VOUS CONSTITUIEZ UNE LISTE DE DIFFUSION COMPORTANT TOUS LES CONTACTS QUI CONSTITUENT VOTRE CIBLE PRINCIPALE, QUE VOUS CONNAISSEZ ET QUE VOUS PRSUMEZ POUVOIR EN FAIRE PARTIE. Pour vous aider constituer cette liste, vous pouvez galement prendre contact avec les organisateurs dun vnement dont la thmatique ou la communaut scientifique sont proches. Cette liste doit tre renseigne le plus finement possible afin de vous permettre de faire un envoi postal de votre programme ainsi quun ou plusieurs emailing en relance.

LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION peut vous aider relayer linformation :


EN INTERNE, en diffusant une partie de vos programmes et affiches en interne sur les diffrents campus EN EXTERNE, en affichant votre vnement dans les actualits du site internet de luniversit et en diffusant un communiqu la presse locale (crite, radio, TV), dans les magazines et sites web des municipalits et collectivits Si vous souhaitez que votre vnement ait un cho plus important dans les mdias, la direction de la communication peut organiser un point presse le jour de votre manifestation avec les organisateurs. CONTACT : laurence.gadeau@univ-pau.fr Afin de valoriser votre congrs et les communications qui y seront faites, vous pouvez galement contacter LES DITEURS DE PUBLICATIONS SCIENTIFIQUES dans lesquelles vous publiez rgulirement, afin de leur proposer un partenariat.

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Cette tape est soigner particulirement afin que les participants gardent un bon souvenir de votre manifestation et que vous (organisateur) puissiez profiter pleinement de cette journe tant prpare. IL FAUDRA SATTACHER MINIMISER LES IMPRVUS. POUR CELA, NOUS VOUS PROPOSONS UN PETIT PENSE-BTE : Vrifier que les intervenants ont bien nots dans leur agenda leur participation, leur demander une confirmation Prvoir un intervenant de remplacement si un confrencier devait annuler sa venue Prvoir de vhiculer (aroport/campus, gare/campus) les confrenciers le jour J Prvoir la signaltique de lvnement sur le campus, dans la composante avec des affichettes Rserver des grilles dexposition en cas daffichages de posters (communication@univ-pau.fr) Prvoir un lieu o stocker les bagages des participants en toute scurit Prvoir une table daccueil avec une ou plusieurs personnes pour rceptionner les participants Prparer des badges si vous souhaitez que les participants puissent se reconnatre et changer plus facilement Prparer des pochettes daccueil distribuer aux participants : chemise UPPA, bloc-note, stylo, programme, plaquettes de promotion de luniversit, malette UPPA, plan des campus ou de la ville, brochure touristique (communication@univ-pau.fr) Prparer des chevalets avec les noms des intervenants ainsi que des petites bouteilles deau. Prvoir une petite pancarte pour lanimateur avec les inscriptions 5 minutes dun ct et 1 minute de lautre, pour signaler discrtement aux intervenants la fin de leur temps de parole Vrifier que les quipements audiovisuels et multimdias fonctionnent J-1 (services techniques ou informatiques des composantes, cratice@univ-pau.fr) Prvoir ventuellement pour les confrenciers VIP un cadeau Confirmer au traiteur le nombre de personnes et les heures des collations et djeuners

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Votre vnement est pass, le temps est alors venu de la finalisation du suivi financier de votre projet (compte-rendu et pices justificatives fournir pour les subventions, suivi des factures), de la ralisation des actes de colloque, mais aussi de remercier les confrenciers et VIP de leur participation. Vous avez rdig les actes du colloque et vous dcidez de les publier, LE SERVICE DES PRESSES DE L'UNIVERSIT DE PAU pourra vous guider pour la ralisation de ce projet. RENSEIGNEMENTS ET DEVIS : Brigitte Cupertino - brigitte.cupertino@univ-pau.fr

RECETTES : JUSTIFICATION DES SUBVENTIONS OBTENUES


Elle doit se faire ds que possible afin dobtenir au plus vite le versement des financeurs. Lensemble des pices justificatives sera transmis la direction des finances pour vrification, qui transmettra lagence comptable pour certification avant dtre transmis aux financeurs. COFINANCEMENT : dans le cas dun projet multiples financements, il est ncessaire de faire parvenir lensemble des pices justificatives en autant dexemplaires que de financeurs. Cela acclrera la clture des dossiers, puisquil sagit souvent des mmes pices originales. DANS TOUS LES CAS, LA CONVENTION DOIT TRE RESPECTE DANS TOUTES SES CLAUSES POUR QUE LA SUBVENTION SOIT VERSE INTGRALEMENT. POUR LE CONSEIL GNRAL DES PYRNES ATLANTIQUES : un compte-rendu POUR LA COMMUNAUT DAGGLOMRATION PAU PYRNES : - un plan de financement dtaill en TTC, - un tat rcapitulatif des dpenses en TTC, - un compte rendu, - affiche, plaquette. POUR LE CONSEIL RGIONAL DAQUITAINE : les colloques se justifient pour la totalit du budget prvisionnel. Une fois toutes les dpenses acquites, il faut fournir : - le plan de financement dfinitif TTC hauteur du cot prvisionnel annonc dans la demande de subvention. Ce dernier doit tre sign. - un relev dfinitif des dpenses MANDATES TTC par postes de dpenses prsents au budget, portant mention de lobjet de la dpense, du fournisseur, du montant, du numro et de la date du mandat. Le tout doit tre dat et sign du responsable. (Lutilisation des codes analytiques ou des conventions dans Jefyco permet deffectuer rapidement des extractions). - si des dpenses ont t faites par dautres organismes que lUPPA, fournir les relevs des dpenses TTC (sous la mme forme) CERTIFIS PAYS PAR LES COMPTABLES DE CES ORGANISMES - copie des factures payes - plaquette / programme du colloque - un rapport ou mmoire sur le droulement du colloque.

RECETTES : ENCAISSEMENT DES SUBVENTIONS


Les financeurs payent la subvention souvent plusieurs mois aprs la transmission de la justification. Le titre de recette est alors mis. Le dossier est considr comme dfinitivement termin. La Direction des Finances vous en informe systmatiquement.

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ORGANISER LVNEMENT
Rserver lamphithtre de la Prsidence : Mme de Charrette - 70 26 Rserver un amphithtre de lUFR lettres : Mme Poey-Larrieu - 73 02 Rserver un amphithtre de lUFR droit : Mme Mondot - 80 93 Rserver un amphithtre de lUFR sciences : M. Jean-Luc Amouroux - 74 03 Rserver lamphithtre de lENS GTI : Mme Sauguet - 78 03 Rserver un amphithtre de l'UFR pluridisciplinaire BAB : Mme Garanx - 41 09 ou Mme Ciracq - 41 11 Rserver lamphithtre de l'UFR de sciences et techniques dAnglet : Mme Petit-Bazerque - 44 00 Rserver lamphithtre de lIUT de Bayonne site de Montaury : Agns Vaquero - 43 03 Rserver une salle au Palais Beaumont : M. Stphane Bessagnet - 05 59 11 20 03 Rserver une salle au Parlement de Navarre : secrtariat de la Prsidence du CG - 05 59 11 46 64 Rserver une salle la mairie de Pau : cabinet de Madame le Maire - 05 59 27 85 80 Rserver une salle au Pavillon des arts ou la salle Nouste Henric : Mme Rico - 05 59 27 89 18 Rserver une salle au Muse national du Chteau de Pau : Mme Arboin - 05 59 82 38 00 Rserver la brasserie La Vague : M. Chartier - 05 59 84 91 00 Rserver au restaurant Cap Sud : M. Mandement - 05 59 14 01 75 Rserver au restaurant universitaire de la cte Basque : M. Dupuy - 05 59 63 20 66 Office de tourisme de Pau : 05 59 27 27 08 Service rceptif de loffice du tourisme : receptif@tourismepau.fr Office de tourisme de Bayonne : 05 59 46 01 46 Office de tourisme dAnglet : 05 59 03 77 01

PRVOIR LA RALISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION


Direction de la communication de lUPPA - graphiste : sandrine.craveiro@univ-pau.fr Centre de reprographie de lUPPA : guillaume.amiet@univ-pau.fr - 73 11 Direction de la communication de lUPPA - webmaster : emilie.montmejean@univ-pau.fr

PRVOIR UN ENREGISTREMENT VIDO DE VOTRE VNEMENT OU UNE RETRANSMISSION EN DIRECT


CRATICE de lUPPA : cratice@univ-pau.fr - 77 31 ou 77 32 - Port : 06 29 37 18 03

DEMANDER DES AIDES FINANCIRES


Direction de la recherche et de la valorisation - DRV : veronique.bernalicis@univ-pau.fr - 71 00

FAIRE LA PROMOTION DE VOTRE VNEMENT


Direction de la communication de lUPPA : laurence.gadeau@univ-pau.fr

J+1 : LE TEMPS DES BILANS


Presses universitaires de Pau - PUP : Brigitte Cupertino - pup@univ-pau.fr Direction des finances : isabelle.millet@univ-pau.fr

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