La funcin de la comunicacin y su importancia entre el personal de ventas y el rea de capacitacin en la franquicia de Armstrong McCall.

Escrito por: Edaena Velzquez vila maestrante de la Universidad Autnoma de Chihuahua FCPyS e.velazquez86@hotmail.com 26 de Junio, 2013

Este artculo se ha escrito para dar a conocer como el uso de una comunicacin efectiva y activa dentro de las organizaciones puede llevar a brindar mejores resultados dentro de los diversos programas de capacitacin al capital humano, comparar las diferencias del tener y no tener comunicacin, identificar estrategias de comunicacin para lograr una capacitacin exitosa.

Palabras clave: Comunicacin, estrategias, funciones.

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Introduccin

Regularmente cuando escuchamos la palabra comunicacin podemos describir o afirmar que es una base para infinidad de cosas, para una buena relacin entre familia, amigos, incluso en las parejas es el ingrediente nmero uno, acaso no todos los matrimonios de aos suele decir que todo xito se basa en una buena comunicacin, pero que hay de las organizaciones, Podra la comunicacin hacer una mejora en los procesos de capacitacin al personal? Cul es su funcin dentro de esta importante funcin en la empresa? La capacitacin es fundamental para el desarrollo del personal y en este artculo encontraremos la importancia y la funcin de la comunicacin en la capacitacin. Cuando nos referimos a la comunicacin como la actividad esencial en las organizaciones es porque no tenerla significara una organizacin sin rumbo ni direccin, imaginmonos que los lderes de las organizaciones no comunicaran las decisiones importantes, como los operativos o empleados podran ejercer las tareas. Pero cual les la importancia de la comunicacin organizacional, he aqu una pequea pero clara definicin la comunicacin es para la empresa el equivalente al sistema circulatorio del organismo animal o humano: permite que la sangre, que en este caso es la informacin, llegue a todos los rincones del cuerpo y les proporcione oxgeno necesario para su sano funcionamiento y, por lo tanto, para la supervivencia misma del sistema (Andrade 2005, pg. 9).
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Desde el punto de vista de este autor la comunicacin es el acto de intercambiar mensajes entre los integrantes de una organizacin y como estos pueden ser parte importante del xito de la misma, puede ser sea utilizado correctamente por parte de los empleados, como tambin pudieran ser utilizados errneamente aun y cuando se contara con la ms alta tecnologa para hacerlo, y este es el punto de estudio en este artculo, como el uso correcto de la comunicacin y sus herramientas estratgicas puede ayudar a mejorar como empresa a los empleados de Armstrong McCall, y el primer paso es definir a los empleados cuales son los pros de una comunicacin activa entre ellos y el lder o la cabeza de la organizacin. Al dar a conocer a cada uno de los empleados la importancia de tener una buena comunicacin organizacional estaremos un tanto confirmando lo que nos menciona Rafael vila un distinguido Doctor en la Ciencia de la comunicacin en la Universidad Nacional de Mxico El propsito de la comunicacin organizacional es mejorar la calidad de los mensajes intercambiados entre los miembros de las organizaciones y de stas con el pblico externo, con el fin de que la organizacin cumpla eficazmente sus metas ( vila 2004 pg. 13). Cuando los empleados no alcanzan a percibir la importancia de la comunicacin en las organizaciones es muy difcil que se puedan cumplir las metas, se pierden un tanto el objetivo que tanto los directivos como el franquiciatario quieren lograr ya que la informacin no se transmite incluso entre los miembros o entre los directivos. El caso de estudio es que en el rea de capacitacin a los clientes por medio del fabricante se calendariza aproximadamente cada dos meses, eligiendo
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un tema a abordar y preparacin con tiempo de toda la logstica, una vez que se haya dictaminado que se har se procede a que el encargado de educacin promocione los talleres, clases o eventos por medio de publicidad impresa que se hace llegar a cada cliente, los cuales por inscripcin pagan un costo el cul los hace acreedores al acceso a dicho evento, hasta este punto todo est bien hecho relativamente, se comunica a todo el personal, incluso al que no est involucrado directamente, pero despus de que esta tareas se llevan a cabo y es ah donde se presenta una deficiencia en la comunicacin ya que los eventos no resultan como la planeacin inicial; no se siguen los itinerarios enviados a cada asesor por correo electrnico, hay inconformidad por los clientes ya que ellos tambin hacen un espacio en la agenda para recibirnos a nosotros como distribuidores para la capacitacin pero aqu la cuestin a resolver es cmo es que no se siguen los pasos por los involucrados, cul es el problema de comunicacin, en realidad se estn utilizando de manera adecuadas esas herramientas de comunicacin. Pero que es la comunicacin organizacional, en realidad pueda esta dar un cambio a mi organizacin de manera positiva para poder hacer uso de sus herramientas de funcionamiento, como puedo lograr que los miembros de i organizacin comprendan que es comunicarse efectivamente. La comunicacin organizacional engloba aspectos nicos de una organizacin como lo son las comunicacin electrnicas que segn Robbins indica que un medio indispensable de comunicacin en las organizaciones actuales y en alrededor de 71 por ciento de los casos, el principal son las comunicaciones electrnicas, que incluyen correo electrnico, los mensajes de texto, el software de redes, los blogs
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y las videoconferencias (Robbins & Judge 2013, pg. 345). Si tambin nosotros como organizacin podemos sentir que formamos parte importante de ese porcentaje porque durante el primer y segundo trimestre que va del ao cada una de las actividades realizadas dentro del rea de capacitacin a los clientes, tal vez el problema radica en que no hay una cultura de lectura a cada uno de los correos electrnicos, porque en mi caso es el medio principal donde yo comunico a cada uno de los asesores de ventas y al lder los eventos prximos, sin embargo no est siendo efectivo este medio; es por eso que otro de planes de accin a efectuar como solucin es otorgar una pequea resea de los pros y contras de la comunicacin electrnica dentro de las organizaciones, hacer del entendimiento a los empleados la importancia de que lean bien sus correos de que si existiera alguna duda la comunicaran al instante, ya que de no hacerlo as repercute en las ventas a clientes top, y significa tambin una disminucin significativa al tiempo muerto cuando se hacen visitar personales a cada una de las estticas. Es por eso que me doy a la tarea de investigar cules son esas estrategias de comunicacin organizacional efectiva que me puedan hacer mejorar en mi rea de capacitacin a los clientes y al capital humano, con la finalidad de proporcionar a la empresa posibles soluciones y de crear un plan estratgico para hacer circular a toda la organizacin y hacerlo efectivo primeramente en la zona norte para consecutivamente pasarlo como programa piloto a las dems sucursales de la distribuidora de los cuales se desglosan los paso a seguir para un programa de aprovechamiento de las tecnologas de comunicacin e informacin:

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Redactar de manera clara aquellas instrucciones o informacin que se quiera compartir con los miembros de la organizacin.

Enviar el memorndum, correo electrnico o boletn con una anticipacin de 8 das antes del da a cubrir el evento.

Entregar por escrito las mismas instrucciones y dar mano a mano a cada uno de los involucrados en la actividad a realizar.

Se dar una oportunidad para que los involucrados comenten las dudas acerca de los puntos de instruccin.

Tres das antes del evento se recordara las actividades dadas al personal para las actividades.

Se efectuar una retroalimentacin despus de cada evento para encontrar los pros y contras de la organizacin.

A lo largo de este articulo hemos encontrado que la definicin de la comunicacin organizacional y su importancia dentro de las empresas, no importa el tipo de estructura o la capacidad de capital humano que se tenga, aun y cuando sean dos socios en busca de un fin en comn, la comunicacin organizacional debe estar presente a cada instante, en Armstrong McCall nos ayuda especialmente en el rea de capacitacin ya que cada uno de los miembros tenemos que estar conectados en un mismo canal, con un mismo lenguaje organizacional de manera que podamos cada uno prestar un mejor servicio al cliente, sin olvidar que si aprendemos a comunicar y expresar las necesidades corporativas estas nos llevan directo al xito de la organizacin. Durante mi escritura al artculo me di cuenta que puedo hacer mucho por mi organizacin, ya
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que la mayora tiene un completo desconocimiento de lo que es la comunicacin organizacional y emplear las estrategias antes mencionadas nos da una ventaja porque se comenzara de cero y sus resultados pueden ser aun medibles en comparacin con las otras capacitaciones dadas. La comunicacin organizacional tiene un poco de esencia en lo que un autor comenta Toda organizacin tiene un objetivo social o econmico determinado y hacia esa direccin se encaminan todas sus acciones, para poder prestar ese servicio a la sociedad, la empresa debe relacionarse con ella y lo hace a travs de la comunicacin (Rodrguez 2008, pg. 71). Es as como comprendiendo los fines se podrn efectuar las acciones corporativas. REFERENCIAS Andrade, H. (2005). Comunicacin Organizacional Interna: proceso, disciplina y tcnica. Espaa: Edicin Netbiblio S.L, 1era edicin. vila, R. (2004). Critica de la Comunicacin Organizacional. Mxico: Comit Editorial. 1er edicin. Robbins, S., Judge, T. (2013) Comportamiento Organizacional. Mxico: Pearson. 13va edicin. Rodrguez, V. (2008). Comunicacin Corporativa: Un derecho y un deber. Santiago de Chile: Ediciones Ril. Primera edicin.