Propuesta implementacin portal de pedidos a travs de Internet

Empresa FerroSur

Sist. de Informacin AdministrativaProfesora Marcela Vera O.

Tabla de Contenido

Introduccin
El presente proyecto, cuyo desarrollo se especifica en este documento, corresponde a una propuesta de implementacin web diseada para la empresa Ferrosur como respuesta a nueva necesidad de la empresa y aprovechando las oportunidades que brinda la tecnologa informtica actual. En el esquema de presentacin se incluye una seccin para resumir los antecedentes que llevaron a la empresa a la formulacin de dicho proyecto, enfocado principalmente a las necesidades del mercado y estrategias para el incremento de las ventas, el posicionamiento y mejora continua frente a su competencia. Es por esto que la empresa Ferrosur ha decidido implementar un sitio web como parte de su estrategia competitiva, ya que, a travs de esta plataforma, se podr brindar un mejor servicio a sus clientes e incrementar su mercado. Los clientes a los que va dirigido el sitio web son el segmento minorista y pequeos comerciantes, quienes en la actualidad han ido aumentando su nivel socioeconmico y cultural para acceder a este tipo de tecnologa informtica. El objetivo de la empresa es la de satisfacer los crecientes requerimientos de informacin de sus clientes, permitindoles acceder a publicaciones de hechos destacados, documentacin, noticias destacadas, catlogos, en general informacin relacionada con la empresa y que permita agilizar las transacciones, ahorrando, de esa manera, en costos tangibles e intangibles.

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De acuerdo a los objetivos de la empresa, se ha determinado que el sitio web debe contar con la siguiente informacin: quienes somos, las divisiones de la empresa, los productos, los servicios de cotizaciones, formulacin de pedidos, pagos, despacho, informacin de contacto, publicaciones, noticias, ofertas , etc. Por todo lo anteriormente dicho, a continuacin se presenta el informe que contiene la propuesta de implementacin del portal web para la empresa Ferrosur S.A., con el fin de interiorizarse en los pasos a seguir para su puesta en marcha.

Formulacin del Plan de Desarrollo

1. Definicin del problema
Descripcin de la situacin actual:

La situacin actual de la empresa obedece en gran parte a la buena administracin de la gerencia, lo que traducido a trminos econmicos, significa que FerroSur ha pasado a ser una de las entidades ms rentables en la zona, con una red de sucursales a lo largo de Chile que la ha posicionado como lder de su rubro en el mercado. El pblico objetivo de la organizacin est centrado en el segmento minorista y pequeos comerciantes, por lo que la empresa funciona principalmente como distribuidora para este grupo. Por otro lado, las expectativas organizacionales son con una tendencia al alza, lo que ha motivado al propietario a elevar las proyecciones de ventas impulsando y liderando un nuevo desafo. Esta vez su visin est orientada al vasto mercado que se puede abarcar en internet, lo que implica la creacin de una pgina web. De acuerdo a este hecho, se determina que su principal objetivo es incrementar las ventas por medio de la participacin en internet, facilitar las transacciones a su segmento de clientes, tomar una ventaja competitiva y marcar presencia en el rubro. El problema:

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La problemtica que se presenta tiene directa relacin al hecho de que la empresa no cuenta con un personal que maneje los conocimientos tcnicos y de desarrollo para llevar a cabo el nuevo proyecto, pues la infraestructura informtica existente fue implementada por una empresa externa y FerroSur cuenta solamente con un tcnico que realiza las respectivas mantenciones de hardware y redes (conectividad entre sucursales, impresoras, reparaciones, asesora para actualizaciones puntuales, etc.) 1. Las alternativas globales y las correspondientes justificaciones para la solucin son: Crear un departamento de informtica y desarrollo: Esta posibilidad es descartada

inmediatamente por el propietario por el alto costo monetario y tiempo que implicara, es decir, los nuevos miembros de la empresa tendran necesariamente que tomar unos meses de adaptacin al manejo y conocimiento del funcionamiento de la empresa para recin entonces empezar el anlisis y desarrollo del proyecto. Ahora bien, aunque en el tiempo la entidad contara con especialistas dentro de sus funciones encargados de mantener y actualizar futuros proyectos informticos, esto no alcanza para justificar el costo de la inversin tratndose en primera instancia slo de la creacin de una pgina web. 2. Comprar un producto prediseado: esta opcin es incierta o insegura segn el

punto de vista de la entidad, pues se desconoce la sustentabilidad en el tiempo, su capacidad de amoldarse a posibles modificaciones estratgicas del mercado o a los cambios que la empresa tenga que realizar en un futuro. 3. Externalizar el proyecto a una empresa especializada en el rubro (Cobol S.A.): esta

alternativa es la que ms llama la atencin al propietario por la rapidez en la implementacin y los conocimientos tcnicos y legales que manejan debido a su trayectoria en el mercado, adems, esta modalidad ya se experiment al contratar los servicios en la instalacin del software existente en la compaa, dejando excelentes resultados en la fluidez de los pedidos, control de inventarios, minimizacin de errores, entre otros puntos a favor, lo que entrega una mayor confianza para invertir.

Carta Gantt de programacin de actividades para implementacin del proyecto:

Meses
Semanas Etapas del proyecto

Junio 1 2 3 4 1

Julio 2 3 4 1

Agosto 2 3 4

Septiembr e 1 2 3 4

1 Definicin del Problema 4

Sist. de Informacin AdministrativaProfesora Marcela Vera O. Tcnica Econmic a Estudio de Factibilidad Operacio nal Legal Toma de Requerimientos Diseo Lgico Diseo Fsico Construccin e instalacin en el servidor Prueba e Implementacin Publicidad para nueva web Operacin

3 4 5 6

7 8 9 1 Mantencin 0

2. Estudio de Factibilidad
2.1 Factibilidad Tcnica La factibilidad tcnica se concentra principalmente en la empresa prestadora del servicio (Cobol S.A), ya que sta es la que debe contar con las herramientas competentes y estar a la vanguardia en el mercado, hecho que se ha verificado con los trabajos realizados anteriormente con dicho proveedor, donde se sabe que poseen equipos de ltima generacin, servidor espejo para que, en caso de caer el servidor principal, la pgina no colapse y siga en funcionamiento y todo lo necesarios para la correcta ejecucin del proyecto requerido. Por otro lado, se tiene presente que los requerimientos tcnicos se enfocan en el hecho de lograr una pgina web que permita cotizar, realizar el pedido, vender, pagar la compra, programar el despacho y aprovechar de ser una ventana promocional para la organizacin, por lo que se hace necesario tener una reunin con la empresa Cobol S.A. que permita que se interioricen en los requerimientos tcnicos del proyecto y as poder cumplir con las expectativas del mismo. Se determina que la empresa Cobol S.A. ser la encargada de inscribir la direccin en el buscador GOOGLE, por ser el ms visitado segn los estudios analizados. Adems, Cobol S.A. realizar la inscripcin en N.I.C. lo que permitir reservar la direccin web que tendr

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la pgina y, por ltimo, hacerse cargo del Hosting para realizar la mantencin constante de la web. Por otro lado, con respecto a la gestin de los pagos a travs de la pgina web, Ferrosur debe firmar como empresa contratante con la institucin WebPay y Servipag, pero la implementacin y los contactos para realizar el convenio son gestionados por Cobol S.A., que son los que manejan los procedimientos, tienen claro los costos implicados y las prestaciones que van a utilizar de parte de dichas instituciones. Con respecto al equipamiento tcnico propio de la empresa, se entiende que el proyecto de creacin de una pgina web ser a cargo de un tercero y que en la prctica, la web es accesible desde cualquier equipo, por lo que no requiere mayor inversin en ese punto de parte de FerroSur.

2.2 Factibilidad Econmica El presupuesto presentado por Cobol S.A. seala los siguientes valores:

Confeccin de la pgina: $ 1.500.000 ms IVA. (valor incluye tramitacin con

WebPay para pagos en lnea)

Hosting: costo mensual $990 ms IVA.

Incluye: 10 correos, 1 giga en almacenaje, servidor Linux.

Inscripcin del Portal (NIC): costo $9.990 IVA incluido. Inscripcin en el buscador Google: $9.990 ms IVA semanal.
Teniendo en cuenta la situacin actual de la empresa y su buena solvencia econmica, estos valores son completamente invertibles, constituyndose un proyecto factiblemente econmico para la gerencia de la organizacin, ya que sern considerados contablemente como una inversin en la programacin de presupuesto del ao. 2.3 Factibilidad Operacional

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Este punto estar a cargo de la empresa Cobol S.A., quienes acreditaron contar con los recursos humanos capacitados y especializados para el funcionamiento operacional, consistente principalmente en que una persona estar a cargo de operar, mantener y actualizar el sistema. Ahora bien, como la empresa cuenta con un informtico a cargo del mantenimiento del software ERP que est en la casa matriz, se solicitar una capacitacin e induccin a la empresa Cobol S.A. en la nueva herramienta web con el fin de mantener un control en los procedimientos de mantencin y, sobretodo, en el diseo de la pgina, ya que ste profesional conoce a cabalidad el funcionamiento de los distintos departamentos y puede proporcionar mayor asertividad en el enfoque del proyecto. 2.4 Factibilidad Legal El punto a destacar en este tem se acota principalmente a que el nombre de la NIC (nombre legal o de fantasa) no est utilizado por otra empresa. Por otro lado, no se debe dejar de mencionar la importancia en la transparencia de la compaa, la que debe estar funcionando bajo la norma establecida por el Estado y las entidades fiscalizadoras. Este hecho implica que se tendrn en cuenta las normativas de ventas y los requerimientos de SII para la emisin de boletas y facturas electrnicas en el caso de las compras a travs de internet, punto que estar a cargo del abogado y contador de la empresa.

3. Requerimientos
A fin de aclarar y dar a conocer los requerimientos que la pgina debe contener es indispensable agendar una entrevista con la empresa adjudicataria del proyecto. En esta participaran el propietario de la compaa, el gerente general y el encargado de ventas junto a los representantes Cobol S.A. Dicha junta se realizar en la sala de reuniones de la gerencia de FerroSur desde las

15:30 a las 17:30, el da lunes 03 de junio del 2013. En esta se analizaran los requerimientos y puntos ms relevantes que el sitio debe contener y que se puntualizaran en la etapa de diseo lgico, siendo principalmente los que permitan cumplir con la funcin de cotizar, realizar el pedido, venta online, formas de pago y programacin de despacho.

4. Diseo Lgico

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4.1 Procesos
Las caractersticas que deben existir en los procesos de la pgina web deben estar netamente orientadas al completo ciclo de venta de manera amistosa y clara, ya sea al momento de cotizar, realizar pedidos, de identificar claramente las metodologas y opciones de pago, convenios, ofertas, promociones, registro de clientes habituales con un nombre de usuario y clave personal, opciones de despacho a domicilio o retiros en locales de la empresa. Adems, la pgina debe entregar informacin respecto a la cantidad de los productos en Stock de cada sucursal, la que ser actualizada todos los das. Para finalizar, el diseo debe presentar informacin de contacto (fonos, correos

electrnicos, direcciones, entre otros datos por definir), procedimientos de devoluciones, de instrucciones del ciclo de compra, promociones de ocasin y publicidad en general de la empresa. 4.1.1 Cotizacin La pgina web deber contar en su portada con los link (al lado izquierdo de la pantalla) que permitan al visitante dirigirse a los distintos departamentos de artculos de la ferretera y de esa forma conocer la gama de productos en stock. Esta funcin permitir a los visitantes tener los precios inmediatamente a la vista, cumpliendo la funcin de vitrina para cotizar visualmente los productos. Adems, podr ir seleccionando los que sean de su inters, completando un carro de compras que le entregar el precio final y le dar la opcin de pagar, descargar o imprimir el carro para tener los precios de los mismos. Por otro lado, la pgina permitir realizar un registro de cliente con nombre de usuario y clave personal en donde se podrn guardar los carros de compra. Ahora bien, si los clientes requieren una cotizacin formal, se implementar una opcin de solicitar cotizacin, la que al ser seleccionada permitir abrir un formulario donde el cliente deber ingresar necesariamente algunos datos bsicos y otros obligatorios como el nombre, Rut, correo electrnico, cdigo del producto, forma de pago, fono de contacto, ciudad. La informacin debe ser enviada a travs de correo electrnico al encargado de ventas, quien responder la gestin al cliente mediante los datos de contactos recibidos en un plazo mximo de 48 horas. 4.1.2 Pedido

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Los pedidos corresponden a la opcin siguiente a la cotizacin, en donde se permite visualizar el carro de compra ya terminado y se muestra el resumen de lo seleccionado (imagen, producto, valor neto por pack, actualizar pedido, total, eliminar tem). Adems, al final de la pgina se proporcionar la opcin para comprar dicha seleccin de productos, para descargarlo como cotizacin o para imprimirlo. Por otro lado, en esta etapa de compra se dispondr de una seccin para solicitar mediante un formulario la factibilidad de despachar productos especiales por encargo y que no estn disponibles en la pgina. 4.1.3 Venta Se solicita a la empresa Cobol S.A. que las ventas se ejecuten a travs de un icono universal (carrito de compras) para facilitar el proceso de venta y que este punto sea lo ms didctico posible, de tal manera que no se entorpezca o fracase la transaccin. De esta forma, el orden del proceso sera seleccionar los productos en el carro de compras, revisar el pedido y cuando ya se est conforme con los montos, cantidades y variedades, el cliente puede presionar el link que le permite pasar a la etapa de venta en donde debern rellenar los datos necesarios y obligatorios, como son la eleccin de boleta o factura, los datos del comprador, las formas de pago y si retira en tienda o solicita despacho. En el caso de que el cliente seleccione la opcin de despacho a domicilio, se le sumar al total de su compra el monto correspondiente al flete, el que ser realizado por los mismos camiones pertenecientes a la empresa y que son los encargados de despachar los productos comprados por tienda. Por otro lado, en el caso de que el comprador cuente con un registro de usuario y clave personal, podr pasar a este paso directamente desde los carros de compra que pueda tener guardados en su seccin personal, en donde ya estarn llenos los campos antes sealados, debido a que en los pasos de registro se solicitarn estos datos que quedarn guardados en el historial para todas las transacciones que el cliente quiera realizar en la pgina web de la empresa. 4.1.4 Forma de Pago Una vez que ya se han rellenado todos los campos obligatorios en la seccin venta entonces se continuar el proceso haca la siguiente ventana correspondiente a formas de pago, que contendr las siguientes opciones de pago:

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definir. Tarjetas de crditos: Visa, Mastercard, Diners o convenios asociados por

Tarjetas Redcompra: Pertenecientes a cualquier institucin bancaria y que

permitirn realizar el traspaso inmediato a la cuenta de la empresa del monto total de la compra realizada a travs del portal.

Pago por depsito bancario: se asignar una cuenta corriente especialmente

destinada para las ventas realizadas a travs de internet. Esta podr efectuarse directamente un una sucursal bancaria o en Servipag (una vez realizado el abono el cliente debe notificar con el comprobante a travs de correo). 4.1.5 Despacho Este corresponde al ltimo paso del proceso de compra y que se accionar solamente si en el paso venta el cliente seleccion la opcin despacho a domicilio. Es ese caso, esta ventana le permitir inscribir la direccin de despacho, el contacto a ubicar, seleccionar el da a partir de las 48 horas hbiles de realizada la compra y contendr un cuadro de indicaciones, en donde se podrn anotar observaciones que hagan ms fcil la ubicacin de la direccin entregada. 4.2 Propuesta de alternativa de solucin Para la problemtica que pretende solucionar este proyecto, se determina que la mejor alternativa de solucin es la implementacin de un sitio web para pedidos, cotizaciones, ventas, formas de pago, despacho y promociones en general. El proyecto incluye tener visibilidad en el buscador Google, lo que aumentar las posibilidades de ser visitados por lo posibles clientes. Todo esto ser encomendado a la empresa Cobol S.A., quien se har cargo de la creacin, puesta en marcha, promocin y mantencin de la web. 4.3 Salidas de acuerdo a cada nivel organizacional 4.3.1 Nivel Estratgico

Produccin total de las sucursales y monto de las rdenes de pedido pendientes, en

pesos.

Control de los ingresos por venta de cada sucursal y planificacin de inversiones. 10

Sist. de Informacin AdministrativaProfesora Marcela Vera O. Informes de variaciones de ofertas y demandas de cada sucursal por mes.
4.3.2 Nivel Tctico

Resumen de estado de avance de las rdenes de pedido vigentes Control de inventario de la sucursal y pedidos de materiales para mantencin de
stock

Ranking de productos ms vendidos de la sucursal

4.3.3 Nivel operacional

rdenes de pedido vigentes Programacin de despacho por sectores de la zona Guas de despacho de ventas por internet

Observaciones y comentarios relativos a la actividad (Conclusiones)

En conclusin, la propuesta de implementacin del sitio web de la empresa podr brindar un mejor servicio a los clientes, facilitando todos los procesos que abarcan las transacciones a travs de los servicios en lnea, de publicacin de anuncios y de solicitudes en general, aumentando por parte de la empresa la atencin de las necesidades de sus usuarios. Ahora bien, segn el anlisis realizado, el proyecto es rentable para la empresa ya que cumple con los objetivos y es viable tcnica, operacional, legal y econmicamente. Por lo tanto, su puesta en marcha permite aumentar los factores que permitirn continuar con el crecimiento institucional, el que se ha mantenido estable en el tiempo gracias a la contina gestin de planes de mejora de acuerdo a las necesidades que va presentando el mercado, el que est constituido por los clientes, la competencia y los factores del ambiente externo en general. Este proyecto nos muestra todos los procesos que la empresa debe seguir para implementar la pgina web, con los requerimientos que la misma debe cumplir para el funcionamiento del sistema operativo. De acuerdo a lo analizado, la empresa Cobol S.A. propone una alternativa de solucin que cumple con las exigencias de Ferrosur y esto permite evaluar los niveles estratgicos, tcticos y operacionales que se espera conseguir.

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Por ltimo, y cmo observacin general del grupo gestor de la propuesta de implementacin, se enfatiza en el hecho de que esta ha sido una excelente oportunidad de aprendizaje, ya que sirve como gua para el desarrollo de Sistemas de Informacin Administrativos que permitan responder a las nuevas necesidades y a los objetivos que esperan satisfacer las empresa para cumplir con las expectativas de sus clientes, enfocndose siempre en el crecimiento interno y externo de las entidades para una mayor competitividad en sus rubros.

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