unioeste

Universidade Estadual do Oeste do Paran

Associao de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte do Oeste do Paran

Como Elaborar Controles Financeiros

Apoio:

A importncia dos controles financeiros Uma boa gesto financeira garante a sade de sua empresa e, porque no dizer tambm, a sua tranqilidade. Mantendo a liquidez, os compromissos assumidos com terceiros so honrados em dia, alm de ampliar seus lucros sobre investimentos. Empresa s, proprietrio so. A manuteno de uma liquidez confortvel e seus resultados satisfatrios so frutos de uma srie de decises e atitudes tomadas diariamente. A sade vai bem graas s vrias operaes na empresa. Para cuidar da gesto financeira, o empresrio precisa lidar com nmeros e informaes o tempo todo. Se a empresa tem nmeros confiveis, ele consegue informaes para tomar decises. As informaes financeiras que o empresrio precisa para tomar decises so obtidas por meio dos controles financeiros. Ento, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros gerar informaes teis e confiveis para o empresrio tomar decises.

Controle Dirio de Caixa

a) Registra todas as entradas e sadas de dinheiro. Alm de apurar o saldo existente no caixa; b) A principal finalidade verificar se no existem erros de registros ou desvios de dinheiro; c) Informaes importantes para: Controlar valores depositados em bancos; Fazer pagamentos em dinheiro; Controlar e analisar as despesas pagas; Fornecer dados para o Fluxo de Caixa. COMO FAZER? CONTROLE DIRIO DE CAIXA DIA HISTRICO 2 Saldo Anterior (ms anterior) 2 Vendas vista Notas: 352/353/355/359 2 Recebimentos de vendas a prazo em cheq. 2 Pagamento Papelaria Delta NF 1356 2 Pagamento serv. de manuteno eltrica 2 Pagamento serv. de contabilidade NF 764 2 Pagamento Fiao Estrela duplicata 232/2 2 Pagamento Ind. Embalagens Beta dupl. 1280 2 Depsito em cheques no Banco XYZ SALDO A TRANSPORTAR ENTRADAS 650,00 1.250,00 Ms: Janeiro/2010 SADAS SALDO 890,00 1.540,00 2.790,00 45,00 2.745,00 70,00 2.675,00 400,00 2.275,00 600,00 1.675,00 380,00 1.295,00 1.250,00 45,00 45,00 2

Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Saldo Anterior (dia 05/01/2010) R$ 3.360,00 Registrou vendas vista R$ 1.280,00 Recebimentos a prazo R$ 800,00 Pagamento de funcionrio R$ 700,00 Pagamento de fornecedor (Indstria de Sabo Super Brilho Ltda.) R$ 600,00 Pagamento de encargos trabalhistas R$ 122,00 Pagamento de emprstimo Banco Seu Futuro est Aqui R$ 200,00 Depsito de cheque no Banco Foi embora meu dinheiro R$ 700,00

CONTROLE DIRIO DE CAIXA DIA HISTRICO

ENTRADAS

Ms: SADAS

SALDO

SALDO A TRANSPORTAR Controle Bancrio

o registro dirio de toda a movimentao bancria e do controle existente, ou seja, os depsitos na conta corrente, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancrios e demais valores debitados em conta (tarifas, juros, conta de energia); Serve para: Confrontar os registros da empresa e os lanamentos gerados pelo banco; Gerar informaes sobre os saldos bancrios existentes, inclusive se so suficientes para pagar os compromissos do dia.

COMO FAZER?

CONTROLE DE MOVIMENTO BANCRIO CONTA: 12352-8 BANCO XYZ AG. 343-9 DIA 6 6 6 6 6 6 6 6 Saldo Anterior Recebimento de clientes - boletos: 101/105 Depsito em cheques Dbito em conta: fatura CEMIG Pagamento. Fornece. - cheq. 2128 Dbito em conta: Imposto Pagamento INSS e FGTS ref. Dezembro/2009 Dbito em conta: parcela emprstimo SALDO A TRANSPORTAR Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Saldo anterior R$ 1.200,00 Recebimento boletos R$ 615,00 Depsitos em cheque R$ 700,00 Dbito do telefone R$ 134,00 Cheque pagamento fornecedor R$ 300,00 Tarifa bancria R$ 22,00 1.850,00 1.250,00 HISTRICO CRDITO

Ms: Janeiro/2010 DBITO SALDO 3.360,00 5.210,00 6.460,00 600,00 1.980,00 19,00 2.040,00 1.200,00 5.860,00 3.880,00 3.861,00 1.821,00 621,00 621,00

CONTROLE DE MOVIMENTO BANCRIO CONTA: 12352-8 DIA HISTRICO BANCO XYZ

Ms: AG. 343-9 SALDO CRDITO DBITO

SALDO A TRANSPORTAR

Controle Dirio de Venda

Sua principal finalidade acompanhar as vendas dirias e o total das vendas acumuladas durante o ms. Atravs deste instrumento, o empresrio pode tomar providncias para que as metas de vendas sejam alcanadas.

COMO FAZER?

Empresa: CONTROLE DIRIO DE VENDAS

DIA 1 2 3 4 ... ... 31 1.440,00 1.700,00 1.790,00 200,00 VISTA 0,00 650,00 250,00 540,00 30 DIAS 0,00 400,00 450,00 850,00 60 DIAS 0,00 400,00 450,00 940,00 90 DIAS 0,00 120,00 80,00 __DIAS 0,00 __DIAS 0,00 -

Ms: Janeiro/2010

__DIAS 0,00 -

TOTAL 0,00 1.570,00 1.230,00 2.330,00

5.130,00

Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda. Venda vista realizada no dia 02/02/2010 no valor de R$ 50,00 Venda a prazo (60 dias), realizada no dia 02/02/2010 no valor de R$ 120,00 Venda a prazo (30+60+90 dias) no dia 03/02/2010 no valor total de R$ 600,00 Venda vista no dia 03/02/2010 no valor de R$ 80,00 Venda a prazo (entrada + 30 e 60 dias) no dia 04/02/2010 no valor total de R$

600,00 Venda a prazo (60 dias) no dia 04/02/2010 no valor de R$ 150,00

Obs.: No esquea que fevereiro de 2010 possui 28 dias.

Empresa: CONTROLE DIRIO DE VENDAS

DIA 1 2 3 4 ... ... 31 VISTA 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS __DIAS __DIAS

Ms: Fevereiro/2010

__DIAS

TOTAL

Uma boa gesto financeira garante a tranquilidade do empresrio, mantendo em dia seus compromissos e aumentando a lucratividade

Controle de contas a receber

Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo. Deve ser organizado para: Fornecer informaes sobre o total dos valores a receber de clientes; Estimar os valores a receber que entraro no caixa da empresa, por perodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias; Conhecer o montante das contas j vencidas e os respectivos perodos de atraso, bem como tomar providncias para a cobrana e o recebimento dos valores em atrasos; Fornecer informaes sobre os clientes que pagam em dia; Fornecer informaes para a elaborao do fluxo de caixa.

Hora de praticar!

Empresa: Malharia Alfa Ltda. DATA DATA

CLIENTE Maria Moreira ngela Nogueira Rei das Malhas Moda Jovem Trs Marias Mulher Moderna JB Ltda Roupas & Assessrios Criativa

FORMA PGTO Cheque 386-A Cheque 4720 Cheque 1236 Cheque 886-C Boleto 101 Boleto 105 Boleto 110 Boleto 112 Boleto 115

BANCO Bradesco Ita Bradesco do Brasil

VALOR R$ 370,00 R$ 320,00 R$ 290,00 R$ 270,00 R$ 450,00 R$ 380,00 R$ 650,00 R$ 500,00 R$ 480,00

Vencimento Recebimento 05/01 07/01 06/01 08/01 10/01 16/01 27/01 16/01 12/01 05/01 07/01 06/01 08/01 No Pagou 16/01 27/01 16/01 12/01

Observao: A empresa Trs Marias no efetuou o pagamento.

Preencha de acordo com a tabela acima. Empresa: CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Controle por data de vencimento DATA FORNECEDOR DESCRIO VALOR R$ Vencimento 5 Maria Moreira Cheque 386-A 370,00 B. Bradesco 7 ngela Nogueira Cheque 4720 B. 320,00 Ita Ms/Ano: Recebimento Data Valor R$ 5 370,00 7 320,00

TOTAL DO MS

Administrao das contas a receber

Realizar uma gesto eficaz das contas a receber de fundamental importncia para o caixa da empresa. Na gesto de contas a receber, trs fatores devem ser considerados: Condies de crdito: Esto relacionados concesso de prazos e aos descontos que podem ser oferecidos para as vendas vista. de fundamental importncia conhecer os prazos mdios de recebimentos para determinar o montante de recursos investidos em contas a receber de clientes (duplicatas, cheques pr-datados, cartes de crdito, etc.) Padres e limites de crdito: Estabelecem as exigncias para a concesso de crdito, o perfil da clientela e definem os limites de crdito para cada cliente, visando minimizar os riscos financeiros. Controle de contas a receber: Constitui a base de dados que gera diversas informaes para a tomada de decises no que se refere a polticas de vendas e concesso de crditos. Fique de olho! Verifique as causas para aumento do montante de contas a receber (situao real x situao ideal projetada). As causas podem ser decorrentes de: Aumento das vendas (ento, a causa no preocupante); Aumento dos prazos concedidos aos clientes; Inadimplncia dos clientes. O aumento do montante de contas a receber aumenta a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode obrigar a empresa a recorrer a emprstimos bancrios, arcar com despesas financeiras e, conseqentemente, reduzir seu lucro. Analise as causas da inadimplncia, principalmente se os valores existentes esto apertando o caixa ou se as perdas esto reduzindo os lucros: Verifique se existem falhas nos procedimentos de cadastros e concesses de crdito; Certifique se os procedimentos de cobrana so eficazes; Avalie as possibilidades e as vantagens de orientar as vendas para recebimentos por meio de duplicatas, cheques pr-datados ou carto de crdito.

Controle analtico de clientes

Alm de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabtica.

Tal controle fornece informaes importantes para as reas de crdito, cobrana e 8

vendas. Alm de fornecer dados para uma comunicao direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crdito e observando sua freqncia de compras.

COMO FAZER?

CONTROLE ANALTICO DE CLIENTES DADOS DO CLIENTE Cliente: Maria Moreira Av. Presidente Vargas, 1242 Cidade: Cascavel - PR Tel.: (45) 3225-7585 Cel.: Bairro: Centro CEP: 85810-000 E-mail: maria@malhariaalfa.com.br

HISTRICO DAS COMPRAS E PAGAMENTOS REALIZADOS VALOR DAS COMPRAS 20/11/2008 1.525,00 DATA 10/12/2008 05/02/2009 03/03/2009 23/03/2009 06/04/2009 27/04/2009 650,00 420,00 370,00 258,00 320,00 980,00 DATA DE VENCTO. DATA DE PAGTO. VALOR PAGO 1.525,00 650,00 420,00 470,00 258,00 220,00 980,00 OBSERVAES Nome Fantasia: Cliente desde outubro/2003 Sempre pagou em dia. Possui haver de R$ 100,00 Compras diminuiram Haver compensado

19/01/2009 19/01/2009 09/02/2009 09/02/2009 05/04/2009 05/04/2009 02/05/2009 02/05/2009 22/05/2009 22/05/2009 06/06/2009 06/06/2009 26/06/2009 26/06/2009

Controle de contas a pagar

Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros. Organize os totais a pagar, obedecendo seus perodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia voc evita o estresse e ainda adquire uma srie de vantagens: Controla o montante dos compromissos j vencidos e no pagos, em casos de dificuldades; Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; Fornece informaes para elaborao de fluxo de caixa.

Hora de praticar! Empresa: Malharia Alfa Ltda.

FORNECEDOR Contab. Souza CEMIG Ind. Emba. Delta das Malhas Fiao Estrela Fiao Santana Aviamentos Ltda. Posto Corujo

FORMA DE PG. Honorrios jan. Fornec. Energia Dupl. 1280 Dupl. 232/2 Dupl 525-A Dupl. 126 NF 642

VALOR R$ 400,00 R$ 600,00 R$ 380,00 R$ 600,00 R$ 1.380,00 R$ 3.000,00 R$ 300,00

DIA DO VENC. PAGAMENTO 02/02 02/02 02/02 03/02 05/02 05/02 05/02 07/02 07/02 07/02 Pago Pago Pago Pago Pago Pago Pago Pago No Pago Pago

Emprstimo BB Parc. Boleto R$ 1.200,00 04/06 Aluguel - Imobiliria Boleto fev/2010 R$ 2.100,00 Silva Encargos Sociais Guia INSS e FGTS R$ 2.040,00 Observao: O aluguel no foi pago.

Preencha de acordo com os dados da tabela acima. Empresa: CONTROLE DE CONTAS A PAGAR Controle por data de vencimento Ms/Ano: 02/2010 DATA PAGAMENTO FORNECEDOR DESCRIO VALOR R$ Vencimento Data Valor R$ Contabilidade Honorrios 02/02 400,00 02/02 400,00 Souza Contbeis Fornecimento 02/02 CEMIG 600,00 02/02 600,00 Energia 02/02 Ind. Embal. Delta Dpl. 1280 380,00 02/02 380,00

TOTAL DO MS

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Controle mensal de despesas

Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evoluo. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou at, a tomada de providncias urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados. Empresa: Malharia Alfa Ldta. CONTROLE MENSAL DE DESPESAS
DIA Salrios Encargos Sociais Aluguel Energia e gua Material Escritrio Servios Contbil

Ms/ano: 02/2010
Gastos Veculos Manut/ Conserv TOTAL

01/02 28/02 Soma

2.040 10.980 10.980 2.040

2.100 2.100

600 80 680

45 45

400 400

300 300

70 70

5.555 11.060 16.615

Controle de estoques

Razes para se manter estoque: Acomodar variao nas demandas; Produzir lotes econmicos; No perder vendas.

Consequncia de se manter estoques: Custos mais altos de manuteno de estoques; Risco do inventrio torna-se obsoleto; Capital retido.

Vantagens do controle de estoques: Evitar desvios, Fornecer informaes para reposio dos produtos vendidos, Facilitar a tomada de providncias para reduo dos produtos parados no estoque.

Necessidades do controle de estoques: O montante financeiro do estoque e o valor por linha dos produtos; As quantidades em cada item de estoque; A quantidade e custo das mercadorias vendidas; Os estoques sem movimentao; A necessidade compras/reposio de estoques e fluxo de caixa. 11

COMO FAZER?

Empresa: Malharia Alfa Ltda.

Ms/Ano: 02/2010 CONTROLE DE ESTOQUES Produto: Malhas Suedine - Algodo Fornecedor: Fiao Santana Especificao: Largura: 1,6m Cor: Branca Localizao no Estoque: Prateleira 04 Tamanho: 50m MOVIMENTAO DO ESTOQUE ENTRADA SADA SALDO N. VALOR VALOR PREO DATA Documento QTDE TOTAL QTDE TOTAL QTDE MDIO (R$) (R$) (R$) 01/02 Inventrio 175 8,25 02/02 Req. 151 60 495,00 115 8,25 04/02 req. 158 75 618,72 40 8,25 05/02 NF. 1132 150 1.260,00 190 8,37 06/02 Req. 167 60 502,20 130 8,37 Gesto de estoques

VALOR TOTAL (R$) 1.443,75 948,75 330,00 1.590,00 1.087,80

O principal objetivo da gesto de estoques consiste em evitar o excesso ou a falta de suprimentos para produo e vendas, bem como evitar os extravios de estoques. O excesso de estoques acarreta diversos problemas para a empresa, em termos tanto de custos (maiores espaos, seguros, cuidados, etc.) quanto de perdas financeiras (dinheiro parado). Por outro lado, a insuficincia representa problemas para o processo produtivo (paradas de produo, aumento do tempo de produo, queda de produtividade) e problemas de vendas (reduo de vendas, insatisfao de clientes, etc.) tudo isso reduz a lucratividade da empresa. Embora a gesto de estoques seja uma tarefa bastante trabalhosa tanto pela variedade de itens comercializados, como ocorre nas empresas varejistas, quanto pela quantidade de informaes necessrias gesto. Alguns controles e procedimentos simples facilitam essa gesto: Controle fsico e financeiro de estoques (j mencionado anteriormente); Poltica de compras (mencionada para elaborao do fluxo de caixa); Anlise comparativa: estoque atual x estoque desejado (j mencionada no clculo da necessidade de capital de giro); Anlise comparativa: estoque atual x valores a pagar aos fornecedores; Custo econmico dos estoques excedentes; Armazenagem e arrumao adequada dos produtos; 12

Fique de olho!

Para as empresas que tm aperto de caixa e precisam recorrer a bancos para pagar seus compromissos em dia, a situao desejada que os estoques sejam financiados pelos fornecedores, ou seja, o total dos estoques no deve ser maior que o valor a pagar aos fornecedores. Quando o valor do estoque financiado pelos fornecedores, significa que a empresa no precisa de capital de giro para financiar estoques.

Se o objetivo da empresa manter os estoques necessrios s suas operaes financiadas pelos fornecedores, ento, o prazo mdio de estocagem deve ser menor ou igual ao prazo mdio de pagamentos aos fornecedores.

Outra informao importante para voc aperfeioar a gesto de estoques ser avaliar o custo econmico do estoque excedente.

De modo geral, as empresas do comrcio varejista trabalham com grande variedade de produtos. Essa variedade de itens torna a gesto de estoques bastante complexa e invariavelmente provoca estoque excedente. O valor do estoque excedente representa a principal causa de estrangulamento financeiro, ou seja, aperto de caixa. O custo econmico dos estoques excedentes indica quanto a empresa deixa de ganhar ao manter estoques acima dos nveis desejados. Avalie se, em seu ramo de atividade, interessante promover uma liquidao de estoques. Se isso for possvel, baixe os preos e faa dinheiro com os produtos que esto parados no estoque. Essa medida possibilita aumentar as vendas e o mais importante voc vender produtos que no precisam de reposio, ou seja, entrar dinheiro novo no caixa. Eis alguns exemplos, citando os principais, de alguns setores/ramos de atividades em que voc pode promover uma liquidao dos estoques parados: alimentos e bebidas, artigos de vesturio, mveis e artigos de decorao, jias e relgios, eletrodomsticos, produtos de higiene e limpeza, presentes e papelaria.

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Fluxo de Caixa

Fluxo de caixa um instrumento de gesto financeira, que projeta para perodos futuros todas as entradas e as sadas de recursos financeiros da empresa, indicando como ser o saldo de caixa para o perodo projetado. Sua grande utilidade permitir a visualizao de sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, possibilitando ao empresrio planejar melhor suas aes. Na verdade, toda ao realizada por uma empresa resume-se a entrada ou sada de dinheiro! nesse jogo de entra-e-sai que o Fluxo de Caixa mostra sua importncia, pois nos ajuda a perceber bem antes quando vai faltar ou sobrar recurso. Ento, o que vem a ser o FLUXO DE CAIXA?

um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresrio a tomar decises sobre a situao financeira da empresa. Consiste em um relatrio gerencial que informa toda a movimentao de dinheiro (entradas e sadas), sempre considerando um perodo determinado, que pode ser uma semana, um ms, etc.
No caso das empresas de pequeno porte, a projeo do fluxo de caixa para um perodo de quatro a seis meses tempo suficiente para a gesto do capital de giro. Ressaltamos que, quando falamos num perodo de quatro a seis meses, significa que, ao final de cada ms, projetam-se novamente os perodos seguintes, de modo que sempre teremos informaes para um horizonte de quatro a seis meses.

Para que serve o relatrio de Fluxo de Caixa?

Planejar e controlar as entradas e sadas de caixa num perodo de tempo determinado; Auxiliar o empresrio a tomar decises antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa; Verificar se a empresa est trabalhando com aperto ou folga financeira no perodo avaliado; Verificar se os recursos financeiros so suficientes para tocar o negcio em determinado perodo ou se h necessidade de obteno de capital de giro; Planejar melhores polticas de prazos de pagamentos e recebimentos; Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; 14

Conhecer previamente (planejamento estratgico) os grandes nmeros do negcio e sua real importncia no perodo considerado; Avaliar se o recebimento das vendas suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no perodo considerado; Avaliar o melhor momento para efetuar as reposies de estoque em funo dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa; Avaliar o momento mais favorvel para realizar promoes de vendas visando melhorar o caixa do negcio.

difcil preparar o fluxo de caixa?

Para as empresas que tm os controles financeiros bem organizados, a preparao do fluxo de caixa fcil. Entretanto, se a empresa ainda no tiver controles de forma organizada, bastante provvel que, nos trs primeiros meses, o fluxo de caixa ainda no seja um documento confivel, porque algumas projees ficaro superestimadas ou subestimadas, alguns custos ou despesas no tero sido previstos. Se isso lhe acontecer, no fique frustrado: primeiro preciso organizar-se para ter dados confiveis. Para a montagem da projeo do fluxo de caixa extremamente necessrio considerar os seguintes dados j explicados anteriormente: Saldo Inicial: o valor constante no caixa no incio do perodo considerado para a elaborao do Fluxo. composto pelo dinheiro na gaveta mais os saldos bancrios disponveis para saque. Entradas de Caixa: correspondem s vendas realizadas vista, bem como a outros recebimentos, tais como duplicatas, cheques pr-datados, faturas de carto de crdito etc., disponveis como dinheiro na respectiva data. Sadas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, pr-labore (retiradas dos scios), aluguis, impostos, folha de pagamento, gua, luz, telefone e outros, entre eles alguns descritos em nosso modelo. Saldo Operacional: representa o valor obtido de entradas menos as sadas de caixa na respectiva data. Possibilita avaliar como se comportam seus recebimentos e gastos periodicamente, sem a influncia dos saldos de caixa anteriores. Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negcio no perodo considerado e passa a ser o Saldo Inicial do prximo perodo.

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Como comear a montar e gerenciar o relatrio de Fluxo de Caixa?

Seja sistemtico! Crie o hbito de registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido e a ocorrer em sua empresa em determinada data. A informtica pode auxililo muito, entretanto, a falta de informatizao no deve ser desculpa para no registrar manualmente tais movimentos. Na primeira hora de seu dia de trabalho, verifique, analise e registre saldo em dinheiro no caixa bem como saldos bancrios. Muita ateno deve ser dispensada aos saldos bancrios, pois o seu dinheiro administrado por terceiros; alm de incidir taxas, tarifas e encargos financeiros, pode haver algum cheque devolvido que voc considerava como dinheiro em conta! Todos os valores lanados no Fluxo de Caixa devem ser realistas. Para isso necessrio manter as entradas e sadas sempre atualizadas. Ao lanar as sadas, lembre-se que as despesas com energia eltrica, gua e esgoto, impostos municipais, estaduais e federais, assim como aluguis, salrios, prestao de servios continuados por terceiros, tm data certa para serem pagas. Caso contrrio, haver incidncia de multas e juros de mora. Assim, lance essas despesas como previses e compare-as com as realizadas na data de ocorrncia. Analise as disponibilidades de caixa, que a data mais oportuna para efetuar retiradas pessoais (pr-labore). A coluna de totalizao sempre demonstra o grau de acerto nas previses. Quanto mais apurado for seu conhecimento do negcio, mais o previsto se aproximar do realizado. Caso seu negcio sofra influncias de temporadas (alta e baixa sazonalidade), tenha muita ateno com o planejamento de suas despesas a fim de evitar problemas de insuficincia de caixa. Quando o Fluxo de Caixa se torna negativo por longo perodo consecutivo, indica que seu capital de giro est comprometido! Neste caso bom pensar em promover vendas vista com descontos, dando nfase aos produtos mais parados em seu estoque. A previso do Fluxo de Caixa permite saber antecipadamente de quanto recurso financeiro voc precisar e se pode ser gerado pelas vendas e recebimentos. Caso no seja suficiente, permitir que voc negocie alternativas de obteno de financiamentos com mais critrio e segurana e maiores chances de negociao de taxas. Lembre-se que um caixa em nvel adequado evita surpresas quando ocorrem inadimplncias em sua empresa. 16

Percebeu quanta utilidade uma ferramenta simples e prtica pode oferecer ao seu negcio?

Modelo de Fluxo de Caixa

ITENS SALDO INICIAL A - ENTRADA Caixa Banco Vendas a prazo Aumento de Capital Social Receitas financeiras TOTAL ENTRADAS: B - SADAS Aluguel gua Energia Compras a vista Compras a prazo (fornecedor) Despesas tributrias Despesas com materiais Despesa com equipamentos Salrios TOTAL SADA SALDO OPERACIONAL (A - B) Emprstimo a captar Aplicao Financeira Resgate de Aplicao SALDO FINAL (Saldo Inicial Saldo Operacional) NVEL DESEJADO

JANEIRO 1.500,00 500,00 2.000,00 10.000,00 300,00 12.800,00 500,00 100,00 300,00 400,00 5.000,00 1.000,00 150,00 80,00 10.000,00 17.530,00 - 4.730,00

FEVEREIRO - 3.230,00 600,00 2.500,00 25.000,00 300,00 28.400,00 500,00 100,00 300,00 500,00 7.000,00 2.000,00 100,00 10.000,00 20.500,00 7.900,00

MARO 4.670,00 700,00 3.000,00 40.000,00 300,00 44.000,00 500,00 100,00 300,00 600,00 15.000,00 2.000,00 100,00 50,00 10.000,00 28.650,00 15.350,00

ABRIL 20.020,00 800,00 4.000,00 50.000,00 300,00 55.100,00 500,00 100,00 300,00 600,00 20.000,00 2.000,00 100,00 10.000,00 33.600,00 21.500,00

- 3.230,00 10.000,00

4.670,00 15.000,00

20.020,00 20.000,00

41.520,00 30.000,00

Agora, mos obra! Faa voc mesmo o Fluxo de Caixa e veja no dia-a-dia das finanas da sua empresa o caminho correto para a tomada de decises.

Capital de Giro

Capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital necessrio para financiar a continuidade das operaes da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques e recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salrios e demais custos e despesas operacionais. Podemos observar, conforme o prprio nome indica,

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que o capital de giro est relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatrio no corpo humano. Se o capital de giro est relacionado com as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, podemos concluir que:

A interpretao das situaes acima nos leva a determinar em quais contas a empresa precisa aplicar recursos e de que contas a empresa obtm recursos para financiar o capital de giro.

Um conceito importante para entendimento do capital de giro est relacionado Necessidade de Capital de Giro. A Necessidade de Capital de Giro indica o montante de recursos que a empresa precisa para financiar suas operaes, ou seja, o valor dos recursos que a empresa precisa para que seus compromissos sejam pagos nos prazos de vencimento. Necessidade de Capital de Giro representa a diferena entre o montante de recursos aplicados em capital de giro (I) menos o total dos recursos que a empresa consegue para financiar o capital de giro (II)

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ATENO!

Os controles financeiros que voc j comeou a praticar controles de contas a receber, controle de contas a pagar e controle de estoques fornecero informaes teis para uma viso geral da necessidade de capital de giro. Como calcular a necessidade de capital de giro?

Existem diversos mtodos que levam ao mesmo resultado. Por isso, vamos optar por um mtodo simples e de fcil compreenso, como foi o mtodo adotado pela Malharia Alfa. A Malharia Alfa uma confeco de pequeno porte, que produz diversos artigos para vesturio feminino e mantm estoques para pronto atendimento aos seus clientes. Nos ltimos dois anos, para pagar os compromissos em dia, a empresa vem tomando emprstimos bancrios. Preocupado com tal situao, o Sr. Fonseca, proprietrio da empresa, decidiu levantar a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa. Ele tomou como base os dados dos controles internos: controles de contas a receber, controle de estoques e controles de contas a pagar. Os dados levantados pelo Sr. Fonseca foram: MALHARIA ALFA Levantamento da Necessidade de Capital de Giro CONTAS DE CAPITAL DE GIRO 1 Aplicao em Capital de Giro 1.1 Contas a receber de clientes 1.2 Estoque (matria prima) 1.3 Estoque de Produto Acabado SOMA I 2 Fontes de Financiamento de Capital de Giro 2.1 Fornecedor a pagar 2.2 Imposto a pagar 2.3 Custo e despesas a pagar SOMA II 3. Necessidade Capital de Giro (I - II) 42.000,00 6.000,00 10.500,00 58.500,00 100.500,00 105.000,00 15.000,00 39.000,00 159.000,00 SITUAO LEVANTADA EM: 31/01/2010

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Na situao levantada, a Malharia Alfa precisa de R$ 100.500,00 para pagar seus compromissos em dia, ou seja, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa de R$ 100.500,00.

Hora de praticar! A exemplo do Sr. Fonseca, faa o levantamento da Necessidade de Capital de Giro da sua empresa/negcio, utilizando as informaes: Faa um levantamento utilizando os seguintes dados: Contas a receber de clientes: 500,00 Estoque de matria-prima: 2.000,00 Imposto a pagar: 200,00 Custo de despesas a pagar: 600,00 Estoque de produto acabado: 1.800,00 Fornecedor a pagar: 3.000,00

MALHARIA ALFA Levantamento da Necessidade de Capital de Giro SITUAO LEVANTADA EM: CONTAS DE CAPITAL DE GIRO 31/01/2010 1 Aplicao em Capital de Giro 1.1 Contas a receber de clientes 1.2 Estoque (matria prima) 1.3 Estoque de Produto Acabado SOMA I 2 Fontes de Financiamento de Capital de Giro 2.1 Fornecedor a pagar 2.2 Imposto a pagar 2.3 Custo e despesas a pagar SOMA II 3. Necessidade Capital de Giro (I - II)
Fique de olho!

Voc poder pensar: bem, mas minha atividade comrcio varejista, e a empresa no precisa de matrias-primas nem de produtos acabados. O que a loja tem estoque de mercadorias. Nesse caso, basta voc utilizar somente as contas de capital de giro de que a empresa precisa, ou seja: o comrcio precisa de capital de giro para financiar clientes (vendas a prazo) e financiar estoques. Agora, voc j tem dados e informaes para cuidar da parte mais importante das finanas da empresa, que a gesto do capital de giro. 20

A importncia da gesto do capital de giro

Nas empresas de pequeno porte cerca de 90% do tempo do gerente financeiro so dedicados gesto do capital de giro. De fato, isso se justifica, pois a gesto do capital de giro um dos aspectos mais importantes para a sade financeira da empresa. Quando a empresa no consegue manter um nvel satisfatrio de caixa para honrar seus compromissos por causa do desequilbrio de capital de giro, provavelmente ela poder ser forada a sair do mercado, principalmente se perder os crditos junto a fornecedores e bancos. Para garantir o capital de giro necessrio ao funcionamento da empresa, o empresrio ou o gerente financeiro dedica grande parte de seu tempo a administrao do caixa (disponibilidades), administrao das contas a receber (provenientes das vendas a prazo), gesto financeira dos estoques, administrao das obrigaes a pagar (fornecedores, impostos, emprstimos, despesas operacionais e outras contas a pagar), alm de visitas e negociaes com bancos. Talvez voc esteja se perguntando: Minha empresa j tem controles financeiros, tem controle de estoques, e esses controles geram informaes para calcular a Necessidade de Capital de Giro. Ento, eu no estou fazendo a gesto do capital de giro? Em parte voc tem razo, pois esses controles fornecem informaes para a gesto do capital de giro. E, de fato, voc est dedicando a maior parte de seu tempo a essa gesto. Mas todos os dias, as empresas buscam solues para melhorar a gesto do capital de giro, porque por meio desse aperfeioamento contnuo que elas conseguem aumentar os lucros do negcio, principalmente aquelas empresas que sempre precisam de recursos bancrios para equilibrar o caixa. muito importante buscar a situao ideal para as operaes da empresa, em termos de prazos de recebimento dos clientes, prazos para manuteno de estoques e prazos para pagamento de compromissos (pagamento de fornecedores, impostos e despesas). Observe alguns reflexos na Necessidade de Capital de Giro - NCG

Aumentando os prazos de recebimentos ou os prazos de estoques. Reduzindo os prazos de pagamentos (fornecedores, impostos, etc.). Aumentando as vendas, principalmente, em pocas de picos.

Reduzindo os prazos de recebimentos das vendas. Reduzindo os prazos de estocagem. Aumentando os prazos de pagamentos, junto aos fornecedores. 21

O fluxo de caixa um dos instrumentos mais eficientes para gesto do capital de giro. O aperto de caixa, em muitos casos, no significa que a empresa precisa de novos recursos para financiar a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode ser reflexo de uma srie de decises ou atitudes tomadas anteriormente, como, por exemplo: estoques excedentes, clientes em atraso, investimentos sem planejamento, etc. Recorrer a emprstimos ou descontos bancrios pode ser uma maneira bastante fcil para equilibrar o caixa. Mas lembre-se de que essa maneira fcil de resolver problemas financeiros pode consumir boa parte de seu lucro. Se esse fato acontecer com freqncia na sua empresa, analise as causas, assim como fez o Sr. Fonseca: compare a situao real x situao ideal e tome medidas para corrigir as falhas existentes.

Apurao de Resultados

A apurao mensal de resultados um instrumento de gesto econmica que possibilita ao empresrio conhecer os resultados de seu negcio, no fim de determinado perodo, como por exemplo, no fim cada ms, de cada trimestre, de cada semestre ou de cada ano. A apurao de resultados representa a diferena entre as vendas totais e os custos e despesas totais (do perodo que se pretende apurar).

Considerando que voc j mantm os controles financeiros organizados e atualizados, ento sua empresa tem as informaes necessrias para fazer a apurao de resultados mensais. Sugerimos que a apurao dos resultados mensais seja feita aps o final do ms, ou seja, no incio do ms seguinte o empresrio j tem dados confiveis das operaes do ms anterior.

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As informaes sero obtidas mediante os seguintes controles:

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Modelo de planilha de Apurao Mensal de Resultados

Aps apurar os resultados da Malharia Alfa, o Sr. Fonseca ficou bastante otimista. Em primeiro lugar, verificou que a empresa est operando com lucro e, no seu entendimento, os lucros obtidos foram satisfatrios. Em segundo lugar, constatou que nos meses em que as vendas aumentaram, o lucro cresceu bastante, ou seja, o percentual de crescimento do lucro foi maior que o percentual de crescimento das vendas. Comparando as vendas e os lucros dos meses 2 e 3, verificamos que, enquanto o crescimento das vendas do ms 3 foi de 25%, em relao ao ms anterior [(75.000,00 60.000,00)/60.000,00] x 100, o aumento do lucro foi de 101,4% [(17.678,00 8.778,00)/8.778,00] x 100. O aumento de 101,4% no lucro do ms 3 ocorreu porque o valor das despesas operacionais (despesas do item 6), basicamente, permaneceu constante nos quatro meses da apurao de resultados.

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Em outras palavras, podemos dizer que esse fato ocorre, porque toda empresa tem despesas que so fixas, ou seja, independentemente do valor das vendas ou da produo, elas tero que ser pagas, como, por exemplo, a folha de pagamento e os encargos sociais do pessoal mensalista, aluguis, pr-labore, servios de contabilidade, etc. Continuando a leitura dos dados da planilha de apurao de resultados da Malharia Alfa, percebemos que os valores dos impostos sobre vendas e o custo das mercadorias vendidas aumentaram na mesma proporo das vendas. Em outras palavras, podemos dizer que essas despesas so variveis, ou seja, variam proporcionalmente com o volume de Produo ou com o valor das vendas.

HORA DE REVISAR:

A finalidade dos controles financeiros gerar informaes teis e vlidas para o empresrio tomar decises. E para que os controles gerem esse tipo de informaes, no adianta a empresa ter diversos dados desordenados. A empresa precisa, sim, definir quais so os controles necessrios e como eles sero organizados para atender as necessidades da gesto financeira. Os controles financeiros necessrios para que as empresas de pequeno porte possam administrar seu dia-a-dia so: controle de caixa, controle de banco, controle de contas a receber, controle de contas a pagar, controle de despesas e controle de estoques. Vimos tambm que o capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital que a empresa precisa para financiar seus clientes (nas vendas a prazo), financiar estoques (matrias-primas e mercadorias para revenda), pagar despesas (aluguis, salrios, energia, impostos, etc.). Para calcular a Necessidade de Capital de Giro (NCG), acompanhamos o que o Sr. Fonseca fez: ele organizou uma planilha simples e, com base nos controles internos, foi registrando os valores das contas relacionadas com o capital de giro. Observamos que o Sr. Fonseca separou os dados em dois grupos de contas: 25

1. contas que precisam de capital de giro (aplicao em capital de giro); 2. contas que financiam o capital de giro, todas as contas a pagar das operaes relacionadas com capital de giro (fornecedores, impostos e despesas a pagar). Feito isso, o Sr. Fonseca calculou a Necessidade de Capital de Giro pela diferena: o total dos valores das contas do grupo 1 menos o total dos valores das contas do grupo 2. Ele, agora, sabe o montante que a Malharia Alfa precisa para funcionar de forma satisfatria.

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TESTE

Seu negcio est pronto para conseguir financiamentos atraentes?

Por Carin Hommonay Petti

Responda as questes abaixo para conhecer suas chances de se dar bem com o gerente do banco: QUESTES Minha empresa consegue pagar as contas em dia? Recebo pontualmente dos clientes sem dificuldades? As vendas esto sempre dentro das expectativas? Minha empresa vende e entrega sempre no prazo negociado? Os impostos esto quitados e as certides, em dia? Minha empresa no tem dificuldades em conseguir prazos longos para o pagamento dos fornecedores? Meu negcio atingiu a capacidade mxima de produo ou de atendimento ao cliente? O controle de estoques est correto e reflete o que temos a vender? Conheo o custo correto dos produtos? Minha empresa apura mensalmente os resultados, tem balanos e demonstraes financeiras disponveis? No h mistura das contas dos scios com as contas da empresa? Fazemos planejamento de curto, mdio e longo prazo? Temos um plano de negcios formalizado? SIM S VEZES NO

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Resultado

Some trs pontos para cada resposta sim, dois pontos para s vezes e um ponto para no e confira seu perfil:

De 21 a 36 pontos Sua empresa tem bom nvel de organizao e est pronta para acessar linhas de crdito com taxas mais baixas, prazos maiores e carncia para o pagamento. Possivelmente conseguir financiamentos para investimentos como os do BNDES e a linha Proger.

De 5 a 20 pontos Seu negcio est sem bom nvel de organizao e, ao que tudo indica, no conseguir linhas de crdito atraentes. Provavelmente ficar sujeito a juros maiores e prazos menores. Possivelmente acessar linhas como CDC (crdito direto ao consumidor), cheque especial, descontos de cheques, cartes e duplicatas

De 0 a 4 pontos Sua empresa est desorganizada financeiramente e ter dificuldades em acessar linhas de crdito. Ponha as operaes e finanas em ordem antes de procurar o banco.

Fonte: L&Barreiros Controladoria

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Consideraes Finais Hora de praticar Acreditamos que, aps praticar os controles e os instrumentos sugeridos neste manual, voc se encontre preparado para gerenciar de forma eficaz as finanas de uma empresa de pequeno porte. Mas as empresas so dinmicas, a rea financeira ampla e, medida que seu negcio for crescendo, as decises tornam-se mais complexas. Ento, assim que voc estiver dominando os procedimentos para as projees do fluxo de caixa e apurao de resultados, comece a ampliar os prazos dessas projees. Quando conseguir projees confiveis para um perodo de 12 meses, voc perceber que as decises de mdio prazo ficam mais seguras, uma vez que voc j consegue avaliar os impactos de suas decises em um horizonte maior. Mas chegar o momento em que outros instrumentos de gesto sero necessrios. Por exemplo, se voc pretende contratar um financiamento de longo prazo (cinco anos para pagamento) para expanso de suas atividades, a empresa precisa de um planejamento de longo prazo, como um plano de negcio para avaliar a viabilidade da expanso e o custo/benefcio de tal deciso. Alm disso, para obter financiamento, provvel que o agente financeiro solicite-lhe diversos demonstrativos financeiros e faa perguntas sobre o patrimnio lquido da empresa, e o grau de endividamento, e pea outros indicadores que voc ainda no tem praticado. E, para continuar no mercado, esteja sempre atento s constantes mudanas no mbito dos negcios. A propsito, a palavra negcio vm da antiga civilizao grega e significa nego o cio. Ento, mos a obra.

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