HERRAMIENTAS PARA EL DISEO Y GESTIN DE PROYECTOS

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INTRODUCCIN AL DISEO Y GESTIN DE PROYECTOS

1.FUNDAMENTOS, DEFINICIN Y CARACTERSTICAS DE LA GESTIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS La Gestin de Proyectos es una actividad de la disciplina de la administracin de empresas. Fundamentalmente, la administracin moderna tiene su ptica de accin en la dinmica de cambio que caracteriza a nuestra poca post moderna, la cual afecta, desde una perspectiva estratgica, el entorno de negocios, tanto del sector privado como pblico. La necesidad de cambio, est enfocada a la necesidad de responder ante los siguientes mbitos:

Cambio en la Estrategia Cambio en la Estructura Organizacional Cambio en los Sistemas Cambio en las Personas y sus Destrezas Cambio en los Valores

En un contexto de semejante versatilidad, las organizaciones se platean la necesidad de enfrentar el cambio por la va de un crecimiento con base en aumentos en la riqueza de proyectos nominales, por un imperativo de supervivencia. Los proyectos, son una promesa de riqueza ex ante, si embargo dichas iniciativas deben ser objetivo de una anlisis riguroso de verificacin del valor que aportaran si se llevan a cabo. Esto se denomina, diseo, preparacin y evaluacin de proyectos, herramienta tcnica que hace objetiva la toma de decisiones de abordar un proyecto para materializarlo. Sin embargo, y en el evento que el proyecto prueba ser rentable, al aumentar los niveles de riqueza de los agentes (inversionistas, privados o pblicos), una serie de otros desafos deben enfrentarse en la implementacin de estas iniciativas; a esto se denomina, gestin de proyectos.

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2.-

DISEO DE PROYECTOS a) Preparacin de Proyectos de Inversin

Un proyecto de inversin pblica o privada, responde a una decisin sobre uso de recursos con algn o algunos de los objetivos para incrementar, mantener o mejorar la produccin de bienes o la prestacin de servicios. La trayectoria de todo proyecto, que se materializa generalmente en una obra fsica, constituye su ciclo de vida. En ste se distinguen tres estados sucesivos: a) Preinversin: se prepara y evala el proyecto, con el fin de determinar si es conveniente ejecutarlo b) Inversin: si se decide llevarlo a cabo, se efecta el diseo o proyecto de ingeniera de detalle y la construccin de la obra c) Operacin: se pone en marcha la obra terminada, de acuerdo con lo que se proyect, la que generar durante su vida til los beneficios netos estimados en el estado de preinversin Etapa del Estudio de Preinversin En esta etapa se deben realizar estudios de mercado, tcnicos, econmicos y financieros. Conviene abordarlos sucesivamente, en orden determinado por la cantidad y calidad de la informacin disponible, por la profundidad del anlisis realizado y por el grado de confianza de los estudios mencionados. Ciclo de vida de proyectos Generacin y Anlisis de la Idea del Proyecto La generacin de una idea de proyecto de inversin surge como consecuencia de necesidades insatisfechas, de polticas generales, de un plan general de desarrollo, de la existencia de otros proyectos en estudio o en ejecucin, que requieren complementacin mediante acciones en campos distintos, de polticas de accin institucional, de inventarios de recursos naturales. Estudio de Perfil Corresponde estudiar todos los antecedentes que permitan formar juicio respecto de la conveniencia y factibilidad tcnico-econmica de llevar a cabo la idea del proyecto.

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La elaboracin del perfil debe incluir un anlisis preliminar de los estudios de mercado, de los aspectos tcnicos y los de evaluacin. Para su realizacin se utilizan cifras estimativas que incluyen, cuando corresponde, una aproximacin gruesa a los costos y beneficios. Este anlisis permitir elaborar el perfil del proyecto y deber considerar un mnimo de elementos, de modo de evitar el rechazo de la idea a causa de la carencia de informacin. En la evaluacin se deben identificar y explicitar los beneficios y costos del proyecto, para lo cual se requiere definir previa y precisamente la situacin sin proyecto, es decir, prever qu suceder en el horizonte de evaluacin si no se ejecuta el proyecto. El perfil permite analizar la viabilidad tcnica de las alternativas propuestas, descartando las que no son factibles tcnicamente. Estudio de Prefactibilidad Etapa en que se examinan en detalle las alternativas consideradas ms convenientes, las que fueron determinadas en general en la etapa anterior. Para la elaboracin del informe de prefactibilidad del proyecto deben analizarse en detalle los aspectos identificados en la etapa de perfil, especialmente los que inciden en la factibilidad y rentabilidad de posibles alternativas. Entre estos aspectos sobresalen: el mercado, la tecnologa, el tamao y la localizacin, las condiciones de orden institucional y legal. Estudio de Factibilidad En esta ltima etapa de aproximaciones sucesivas en la preinversin, se abordan los mismos puntos de la prefactibilidad. Adems de profundizar el anlisis y el estudio de las variables que inciden en el proyecto, se minimiza la variacin esperada de sus costos y beneficios. Para ello, es primordial la participacin de especialistas, adems de disponer de informacin confiable. El informe de factibilidad es la culminacin de la formulacin de un proyecto y constituye la base de la decisin respecto de su ejecucin. Sirve a quienes promueven el proyecto, a las instituciones financieras, a los responsables de la implementacin econmica global, regional y sectorial. 3.ETAPAS DEL ESTUDIO DE INVERSIN

Estudio de Ingeniera de Detalle Con este estudio se inicia el estado de inversin del proyecto, es decir, se realiza una vez que se ha resuelto su ejecucin y su objetivo es la ingeniera y diseo del biencapital. El estudio de ingeniera de detalle comprende los estudios finales de ingeniera, el diseo de planos de construccin, la confeccin de manuales de procedimientos, las
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especificaciones de los equipos y el anlisis de propuestas de materiales, de acuerdo con la relacin capital-trabajo determinada por la tecnologa. Etapas del Estudio de Inversin Etapa de Operacin Consiste en la implementacin y explotacin (u operacin) del proyectos propiamente tal. En esta etapa comprenden, fundamentalmente, todas las herramientas vinculadas a la gestin de proyectos, de la etapa de operacin del mismo . La Operacin del proyecto, es aquella en la cual se inicia la obtencin de los beneficios, objeto mismo del proyecto. La operacin del proyecto est asociada con costos anuales que permiten su funcionamiento. En algunos casos el perodo de inversin puede coincidir con la operacin del proyecto. b) Necesidades y objetivos QU ES UN PROYECTO? Un Proyecto es una fuente de Beneficios y Costos y queda definido por un flujo de caja. Un Proyecto de Inversin Pblica responde a una decisin sobre uso de recursos para aumentar, mantener o mejorar la produccin de bienes y/o servicios. Si no existe problema econmico, no existe necesidad de evaluar proyectos, porque los recursos seran ilimitados. Preparacin De Proyectos El objetivo de la Preparacin de Proyectos es construir los Flujos de Caja de Beneficios y Costos, es decir, estimar Beneficios y Costos. Establecer las factibilidades del proyecto: Estudio de Mercado Estudio Tcnico Estudio Ambiental Estudio Administrativo-Legal Estudio Financiero Evaluacin De Proyectos La Evaluacin de Proyectos, hecha de acuerdo con criterios que comparan flujos de beneficios y costos, permite determinar si conviene realizar un proyecto, es decir, si es o no rentable. Adems, si siendo conveniente, cabe postergar su inicio. Al evaluar, se debe decidir en cuanto al tamao ms adecuado del proyecto. Criterios de Evaluacin Utilizados para decidir la conveniencia de realizar un proyecto de inversin, consiste en comparar de alguna forma el flujo de ingresos con el flujo de costos. Los criterios de evaluacin ms usados, son:
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Valor Actual Neto, VAN Tasa Interna de Retorno, TIR

VALOR ACTUAL NETO, VAN Un proyecto de inversin consiste, en sntesis, en un flujo de valores positivos (ingresos) y de valores negativos (costos) que se producen en diferentes momentos. No cabe, por lo tanto, compararlos directamente debido al Valor Tiempo del Dinero. Para comparar pesos en distintos momentos, se utiliza la Tasa de Descuento. VAN = R0 + R1/(1+i)1 + R2/(1+i)2 +...+ Rn/(1+i)n Utilizando el criterio del VAN, un proyecto es rentable si el VA del flujo de ingresos es > que el VA del flujo de costos, actualizados a la misma tasa de descuento pertinente. Todo proyecto con VAN positivo es factible. Conceptualmente el VAN indica en cunto ms rico o ms pobre se hace un inversionista por efectuar el proyecto, comparado con dejar de realizar el mejor proyecto alternativo que tiene. Tasa Interna De Retorno, TIR Corresponde a la tasa de inters que torna cero el valor actual neto de un proyecto: nt=0Rt/(1+r)t = 0 r = TIR El criterio de decisin indica que si la TIR del proyecto es > que el costo de capital, el proyecto es conveniente. En caso contrario no es propicio ejecutarlo. c) Por qu definir necesidades La formulacin de un proyecto parte de la identificacin del problema o la necesidad que se est observando. La identificacin del problema permite establecer qu tipo de bienes y servicios es necesario producir para su solucin. La formulacin de un proyecto debe incluir un estudio de oferta y/o demanda del bien o servicio que se desea producir. Este estudio permite determinar la cantidad del bien o servicio que se demanda actualmente y no se est produciendo. El estudio de oferta y/o demanda es fundamental para el planteamiento y anlisis de las alternativas y su dimensionamiento.

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La complejidad del estudio de oferta y/o demanda depende del proyecto y sus caractersticas. En algunos casos es necesario llevar a cabo proyecciones de demanda y/o estimacin de la oferta actual, para determinar el dficit del servicio o bien producido. En otros casos el anlisis puede reducirse a la determinacin de las cantidades producidas y consumidas actualmente. El anlisis que se realiza con este curso de accin pretende escoger la mejor solucin posible al problema planteado. Generalmente existen varias alternativas de solucin, sin embargo, es importante tener en cuenta que todas las alternativas planteadas deben solucionar exactamente el mismo problema, es decir, que todas deben presentar los mismos beneficios sociales. El anlisis de alternativas se centra en estudiar la conveniencia de una u otra tecnologa, el tamao del proyecto y la localizacin ptima. Para obtener la alternativa ptima se debe calcular el costo total de cada una de ellas. Esto incluye los costos de inversin, los costos de operacin y mantenimiento y los costos de inversiones futuras necesarias para obtener los resultados previstos con el proyecto. La evaluacin concluye en la seleccin de la alternativa de mnimo costo social. Es decir, la alternativa que a menor costo para el pas solucione el problema o necesidad que genera el proyecto. Identificacin del Proyecto Un proyecto consiste en un conjunto de acciones no divisibles, que una vez implementadas en su totalidad, incrementan la cantidad y/o mejoran la calidad de los bienes y servicios disponibles en la economa. La identificacin del proyecto se fundamenta en la explicacin de los aspectos principales del problema o necesidad por resolver y en el planteamiento de las posibles alternativas de solucin. El problema generalmente est relacionado con la falta de bienes y servicios, el suministro inadecuado de estos bienes, su mala calidad, o la necesidad de mantener por un perodo adicional de tiempo la oferta actual. Por tal motivo, la solucin consiste en el aumento de la produccin, el cambio en la calidad de los bienes y servicios ya producidos o la reposicin de infraestructura o recursos que ya han cumplido su perodo de vida til.

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Este apartado presenta una serie de pasos en los cuales se busca describir y concretar el problema que se quiere solucionar, estudiar las principales variables de oferta y demanda, y generar a partir de esto las posibles soluciones al problema planteado. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA El primer paso para la identificacin del proyecto es la identificacin del problema o necesidad que se quiere solucionar. El propsito de todo proyecto de inversin pblica es el de resolver un problema o necesidad que se presenta sobre una parte de la poblacin del pas, por tal razn la descripcin del problema antecede a la presentacin y estudio del proyecto. El estudio del problema o necesidad es el principal aspecto por tratar dentro de la identificacin del proyecto. Es necesario determinar las caractersticas generales ms relevantes del mismo, sus causas y los aspectos que lo rodean y que pueden ser importantes en el momento de buscar una solucin. Se debe tener claridad sobre el problema planteado. Es importante no confundir el problema con la posible solucin. Por ejemplo, una poblacin puede tener altos ndices de morbilidad causados por la carencia de un sistema adecuado de drenaje de aguas servidas. En este caso el problema consiste en los altos ndices de morbilidad, y la posible solucin es la construccin de un alcantarillado. No se debe considerar la carencia del sistema de alcantarillado como el problema. Se debe buscar la mayor concrecin posible en la identificacin del problema o necesidad estudiados, determinando los aspectos especficos y las caractersticas ms importantes, las posibles causas y repercusiones del problema o necesidad y las condiciones en que se est presentando dicha situacin. Para describir el problema o necesidad se deben incluir al menos los siguientes aspectos: Descripcin general del problema o necesidad Aspectos sociales, econmicos, y polticos que estn directamente relacionados con el problema o necesidad Localizacin de la poblacin afectada y rea afectada por el problema Algunos antecedentes sobre cmo ha evolucionado el problema, y qu intentos de solucin se han presentado anteriormente Consecuencias que est generando actualmente el problema

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ASPECTOS A TOMAR EN CUENTA EN LA FORMULACIN DE UN PROYECTO Por qu Qu Cmo Cul Se lleva a cabo el proyecto Se desea lograr con el proyecto Se alcanzarn los resultados proyecto Es el impacto esperado del Situacin Inicial Problema Situacin final Objetivo del proyecto Actividades Cmo lo vamos a ejecutar Resultados Trminos cuantitativos dentro de un tiempo determinado Poblacin Objetivo Beneficiarios directos Factores Externos Que no maneja el proyecto (supuestos) Indicadores y fuentes de verificacin por objetivo Institucin ejecutora del proyecto Costo del proyecto Asistente Tcnico, capacitacin, Otros Equipos,

Quines Qu

Son los destinatarios / meta del proyecto Condiciones externas son importantes para el xito del proyecto Se puede verificar el xito del proyecto Va a ejecutar el proyecto

Cmo Quin Con cuntos Qu

Recursos se cuenta para la ejecucin del proyecto Tipo de cooperacin se est solicitando

d) Impacto posterior en la gestin de un proyecto

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GESTION DE PROYECTOS - ENFOQUE GERENCIAL

1) INICIO DEL PROYECTO 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Evaluacin y seleccin del proyecto El Gerente del Proyecto Organizacin del Proyecto Planificacin del Proyecto Negociaciones y resolucin de conflictos

2) IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Presupuesto Scheduling Utilizacin de Recursos Sistemas de monitoreo e informacin Control del Proyecto

3) TERMINO DEL PROYECTO 3.1 3.2 3.3 3.4 Evaluacin y auditora del proyecto Terminacin del Proyecto Organizacin del Proyecto Gerencia de Proyectos: Presente y Futuro

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GESTION DE PROYECTOS Enfoque Gerencial

Adquisiciones

Estudio Viabilidad

Estudio Factibilidad

Ingeniera

Construccin & Montaje Aprobaci n

Puesta en Marcha

Operacin

Generacin del Proyecto

Implementacin del Proyecto

Operacin del Proyecto

Estudio Viabilidad: si es posible tcnicamente llevarlo a cabo Estudio Factibilidad: si es rentable o no (balanza con costos y beneficios)

En la Gestin de Proyectos se debe considerar tres aspectos fundamentales: i) Plazo => Controlado por un Programa ii) Costo => Controlado a travs del presupuesto iii) Calidad => Controlado a travs de la tecnologa La Gestin de Proyectos se lleva a cabo bajo una direccin nica. Criterios de Evaluacin VAN, TIR, Contable, perodo de recuperacin, beneficio/costo, urgencia Perodo de recuperacin: criterio bueno en proyectos pequeos Contable: criterio en base a la utilidad promedio en el tiempo Urgencia: criterio usado en anlisis rpidos Beneficios/costo: >1=bien, <1=malo TIR: determinar a qu tasa de costo de capital debo obtener el dinero para financiar el proyecto VAN: cunto ms rico voy a ser hoy al trmino del proyecto en funcin del dinero. ELEMENTOS EN LA GESTIN DE PROYECTOS Proyecto de Expansin: Querer producir ms de lo mismo Proyecto de Diversificacin: Producir otros productos (div. Horizontal y vertical) Por qu es necesaria la Gestin de Proyectos? i) Improvisacin ii) Fallas en Planificacin iii) Definicin inadecuada del proyecto iv) No analizar los recursos v) Organizacin inadecuada vi) Sistemas de comunicacin inadecuados vii) Informacin inadecuada

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Organizacin: Permite ordenar los recursos humanos para que stos cumplan con sus unciones. Esquemas de Organizacin a) Esquema de Coordinacin

Ventajas: 1. Permite buena utilizacin de los recursos de la empresa y buena coordinacin en la implementacin, puesta en marcha y operacin. 2. Organizacin barata 3. No se produce la crisis de fin de proyecto Desventajas: Difcil asignacin de responsabilidades y control de recursos. Existe una posible confusin de los objetivos (objetivo de la Ea es distinto al del proyecto) b) Esquema matricial

Ventajas: 1. Permite fcil coordinacin de los proyectos. Permite asignar y controlar los recursos fcilmente. Estructura barata. Evita la crisis de fin de proyecto (objetivos claros) Desventajas: 1. Dualidad de mando 2. La coordinacin de recursos es difcil. Conflictos responsabilidades. Trabajo en ambiente de presin 3. Esquemas de Organizacin c) Esquema semi-puro

de

prioridades

Ventajas: 1. El jefe del proyecto es responsable del proyecto. Permite una fcil asignacin y control de los recursos. Los objetivos son claros para cada trabajador. Desventajas: 1. Se duplican algunas funciones. La coordinacin es relativamente compleja. Es una estructura algo ms cara que las anteriores (se contrat). Se produce la crisis de final de proyecto. Normalmente se aplica en proyectos medianos y grandes. d) Esquema puro
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Ventajas: 1. Existe autonoma para el jefe del proyecto y la responsabilidad est claramente establecida. La asignacin y control de recursos es sencilla y est bajo el mando del jefe de proyectos, coordinacin sencilla. Desventajas: 1. Es la ms cara de todas las estructuras, crisis de final de proyecto (ya que se contrat gente para el proyecto). Aplicaciones: Principalmente en proyectos nuevos y de gran envergadura. PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS Planificacin Fijacin de metas concretas en un plazo determinado y asignacin de los medios en funcin del objetivo del proyecto. Ventajas de la Planificacin A. Evitar o prever la crisis. B. Buscar mtodos ms eficaces para hacer las cosas. C. La delegacin de autoridad resulta fcil. D. Por hacer una Planificacin muy general se pueden perder las metas y al revs, por ser muy detallista se puede perder el objetivo final. E. La planificacin nunca es exacta. Control A. Comparacin de resultados con lo planificado. Normalmente se hace con respecto a tiempo, costo y avance. B. Mtodos de Gestin de Proyectos

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1. CARTA GANTT Fcil de construir y estimar recursos Fcil de entender y muy barato 2. CPM (CRITICAL PATH METHOD) Estima la duracin de cada actividad en base a la experiencia. Crea estimaciones: optimistas, medias y pesimistas, y se obtiene un valor esperado. Se trata de un mtodo determinstico. 3. PERT Estimacin de actividades. Se trata de un mtodo probabilstico Holgura: disponibilidad de tiempo para atrasar una actividad y este atraso va a producir o no un efecto en el proyecto. Holgura Total: Todo el atraso permisible de una actividad pero sin atrasar el proyecto, pero s afecta a las actividades que le siguen. Holgura Libre: Todo el atraso permisible sin afectar el proyecto y sin afectar las actividades que le siguen.

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