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MUNICIPIO DE GUARNE

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Procesos en los que se aplica: Direccin del Sistema de Gestin de Calidad Objetivo: Controlar y mantener la documentacin que se genere internamente en el Sistema de Gestin de
la Calidad
ALCALDA

Cdigo: P-AM-003 Versin: 01 Fecha: 01/06/06 Pgina 1 de 5 Documentacin Registros Referencia

Actividades (Flujograma)

Como se Hace
1. SERVIDOR PBLICO: Identifica la necesidad de realizar un nuevo documento para el Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio, o la necesidad de modificar un documento ya existente, tales como; Manuales, Planes, Procedimientos y Formatos. 2. SERVIDOR PBLICO: Comunica al jefe inmediato la necesidad de elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio, argumentando dicha necesidad. 3. EL LIDER DE PROCESO: Evala la necesidad de elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestin de la Calidad del Municipio analizando la pertinencia del documento para el Sistema de Gestin de la Calidad y los argumentos expuestos por el solicitante:

Inicio

Identificar la necesidad de elaborar un Documento o modificar uno ya existente

Comunicado

Comunicar al Jefe inmediato la necesidad de elaborar o modificar el Documento

Evaluar la necesidad de elaborar o modificar el Documento

Solicitud Aprobada?

No

Comunicar al Solicitante la decisin tomada

Fin

Si

3.A) Si la solicitud no es aprobada el jefe inmediato le comunica al solicitante las razones por las cuales ha sido tomada la decisin, y finaliza el procedimiento. 3.B) Si la solicitud es aprobada, se contina con el procedimiento.

Comunicado

Solicitar viabilidad del Documento a la Secretara General.

Solicitud

Documento viable?

No

4. EL LIDER DE PROCESO: Enva la solicitud por escrito a la Direccin del Sistema de Gestin de la calidad expresando la necesidad de elaborar o modificar un documento para que se evale su viabilidad y pertinencia en el SGC.: 4A). Si el documento es considerado como no viable por el Representante de la Direccin, le comunica la decisin tomada al solicitante y finaliza el procedimiento. 4B). Si el documento es considerado como viable por el Representante de la Direccin, le comunica por escrito al solicitante y asigna las responsabilidades de elaboracin o modificacin del documento. 5. SERVIDOR PBLICO: Elabora o modifica el documento de acuerdo al Procedimiento para la Elaboracin de Documentos y las directrices dadas por el Coordinador del S.G.C

Solicitud

Comunicado

Si

comunicar al solicitante y asignar responsabilidades de documentacin

Comunicado

Elaborar o modificar el documento de acuerdo al procedimiento para la elaboracin de documentos

Comunicado

documento

P-AM-001

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la Calidad
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Cdigo: P-AM-003 Versin: 01 Fecha: 01/06/06 Pgina 2 de 5 Documentacin Registros Referencia

Poltica de calidad y objetivos de calidad

Actividades (Flujograma)

Como se Hace
6. RESPONSABLE: Presenta el documento al Jefe Inmediato para su revisin y aprobacin, quien evala si el documento est ajustado a la realidad de los procesos, a la poltica de calidad y a los objetivos de calidad del SGC: 6.A) Si el documento no es aprobado, el RESPONSABLE efecta los ajustes al documento y regresa al paso 6. 6.B) Si el documento es aprobado, se contina con el procedimiento.

Presentar el documento al jefe inmediato para su revisin y aprobacin

Documento Aprobado?

No

Efectuar ajustes al documento presentado

Si

7. EL LIDER DE PROCESO: Presenta el documento en borrador a la Direccin del Sistema para su aprobacin final, en funcin de la poltica de calidad y los objetivos de calidad del SGC: 7.A) Si el documento no es aprobado, solicita los ajustes necesarios y regresa al paso 6.A). 7.B) Si el documento es aprobado, se contina con el procedimiento.

Presentar el documento a la Secretara General para su oficializacin

Documento Aprobado?

No

Si

Oficializar el documento y evaluar la necesidad de ms de una copia controlada

8.EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Transcribe el documento en los formatos oficiales del SGC y define el cdigo del documento de acuerdo al Procedimiento para la Elaboracin de Documentos y evala la necesidad de tramitar copias controladas para los funcionarios que requieren del documento: 8.A) Si no se requieren copias controladas, se contina con el paso 9.

P-AM-001

Requiere copias?

No

8.B) Si se requieren copias controladas, se emiten las copias necesarias para su utilizacin y se contina con el procedimiento.

Si

Emitir las copias necesarias para la distribucin

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la Calidad
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Cdigo: P-AM-003 Versin: 01 Fecha: 01/06/06 Pgina 3 de 5 Documentacin Registros Referencia

Actividades (Flujograma)

Como se Hace
9. EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Evala si fue una modificacin a un documento ya existente: 9.A) Si no fue una modificacin, se contina con el paso 10.

Fue Modificacin?

No

Si

Recolectar la versin anterior y destruir

9.B) Si fue una modificacin, se recolecta la versin anterior del documento de acuerdo al Listado Maestro de Documentos Internos y se destruye, debido a que el original se conserva en el disco duro del PC del EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: y en medio magntico como copia de seguridad, y se contina con el procedimiento. 10. EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Distribuye las copias necesarias a los funcionarios que requieren utilizar el documento y se asegura que stas contengan el sello de COPIA CONTROLADA o NO CONTROLADA segn sea el caso.
Sistema

F-AM-003

Distribuir el documento actual a los responsables

Actualizar el listado maestro de documentos internos

Conservar los documentos de acuerdo al procedimiento para el Control de los Registros

11. EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Ingresa al Listado Maestro de Documentos Internos la informacin necesaria para actualizar el inventario de la documentacin generada por el SGC. Adems, actualiza el Listado Maestro de Documentos Externos y el Listado Maestro de Registros si es necesario. 12. EL COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Conserva los registros que evidencian la gestin para controlar los documentos internos al SGC, de acuerdo a lo descrito en el Formato para el Control de los Documentos y en el Procedimiento para el Control de los Registros y termina el procedimiento.

F-AM-003 F-AM-004 F-AM-002

P-AM-003 P-AM-004 P-AM-002

F-AM-002

P-AM-002

Fin

Elabor: Miryam Marleny Hincapi Castrilln Firma:

Revis y Aprob: Luis Eduardo Ochoa Londoo Firma:

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CONTROL DE DOCUMENTOS Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Procesos en los que aplica: Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad

Cdigo: P-AM-003 Versin: 01 Fecha: 01/06/06 Pgina: 4 de 5

ALCALDA

Cdigo
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica F-AM-003 F-AM-004 F-AM-002

Nombre
Comunicado de necesidad de nuevo documento Comunicado de rechazando solicitud anterior Solicitud de modificacin de documento a la direccin Comunicado documento No Viable Borrador documento Documento Listado maestro de Control de Documentos Internos Control de documentos externos Control de los registros

REGISTROS Responsable de Lugar de Diligenciarlo Almacenamiento

Servidor Pblico Jefe Inmediato Lder del Proceso Representante de la Direccin Servidor Pblico Coordinador del Sistema de Gestin de la Calidad Coordinador del Sistema Coordinador del Sistema Coordinador del Sistema Archivo de la Dependencia correspondiente Archivo de la Dependencia correspondiente Archivo de la Dependencia correspondiente Secretara de Hacienda Archivo de la Dependencia correspondiente Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda

Recuperacin
Archivador de cada dependencia Archivador de cada dependencia Archivador de cada dependencia Archivador de cada dependencia Archivador de cada dependencia Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos

Tiempo de Disposicin Retencin

1 ao 1 ao 1 ao 1 ao 1 ao Permanente Permanente Permanente Permanente Archivo Central Archivo Central Archivo Central Archivo Central Archivo Central No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

DOCUMENTOS DE REFERENCIA No.

1 2 3 4 5 6

Referencia
P-AM-001 Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad F-AM-003 P-AM-003 P-AM-004 P-AM-002

Fecha de Emisin
22 /11/05 Mediante Decreto 031 de abril de 2005 22 /11/05 22 /11/05 22 /11/05 22 /11/05

Breve Descripcin
Procedimiento de Control de Documentos Internos La Poltica y Objetivos de Calidad, son la base para el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad. Procedimiento de Control de Documentos Internos Procedimiento de Control de Documentos Internos Procedimiento de Control de Documentos Internos Procedimiento de Control de Documentos Internos

Lugar de Recuperacin Almacenamiento

Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos Archivador del S.G.C., Manual de procesos

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Cdigo: P-AM-003 Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Procesos en los que aplica: Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad Versin: 01 Fecha: 01/06/06 Pgina: 5 de 5 NOTAS DE CAMBIO Naturaleza del Cambio
El Control de Documentos no est ajustado a lo descrito en el P-AM-001

ALCALDA

No.
1

Versin Inicial
00

Identificacin del Cambio

Modificar y unificar los criterios para el diligenciamiento de estos documentos

Versin Final
01

ANEXOS No. Cdigo Nombre