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Contenido
INFORME ESPECIAL

rea Auditora

Arqueo de Caja y sus procedimientos

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Arqueo de Caja y sus procedimientos

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Luz Hirahce Flores Ttulo : Arqueo de Caja y sus procedimientos Fuente : Actualidad Empresarial N 257 - Segunda Quincena de Junio 2012

2. Polticas y procedimientos 2.1. De las polticas contables La gerencia de la empresa deber establecer las polticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirn a las reas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorera y Contabilidad. Se deber identicar a los responsables de la custodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrn a cargo el resguardo del efectivo. - Se establecern las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, condiciones, importes mximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarizacin, rgimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre otros). - Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio ms seguro (bveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.) - Desarrollar un ujograma, identicando reas, personas responsables, hecho econmico que genere la recepcin de efectivo, en relacin a las actividades que desarrolle la empresa. La gerencia deber identicar plenamente el rea o persona que llevar a cabo la revisin de los controles internos diseados para la custodia del efectivo, el mismo que har las veces de Auditor (Contralora), el mismo que practicar los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las reas involucradas. 2.2. De los procedimientos de arqueos de caja Los procedimientos para la realizacin de arqueos de caja son los siguientes: Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden desarrollarse ordinaria-

I. Introduccin
El crecimiento econmico de las empresas exige a la gerencia la implementacin de procedimientos de control interno, que permitan asegurar una administracin ordenada y eficiente del negocio, as como detectar y/o prevenir el fraude y error que inciden en los resultados del negocio, mediante la implementacin de polticas, procesos y procedimientos (controles) adoptados para salvaguardar los activos del negocio, as como la oportuna preparacin de informacin nanciera conable. En mrito a la NIA 400 Evaluacin de Riesgo y Control Interno, vamos a desarrollar los aspectos a considerar en un procedimiento de arqueo de caja, procedimiento de auditora muy utilizado en las empresas en relacin al cumplimiento de los procesos establecidos por la empresa referidos a la custodia de efectivo.

mente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo). Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo. Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deber levantar un acta en el cual se consignar la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo. Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos debern ser comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la nalidad de adoptar medidas correctivas.

2.3. Del mbito de aplicacin y elementos de arqueo El mbito de aplicacin de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (segn la denominacin que la entidad haya adoptado), documentacin en custodia (valores negociables), documentos en garanta. Los elementos de arqueo son: Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depsitos, etc.) Recibos de ingreso de caja Recibos de egreso de caja Valores negociables (letras, facturas negociables) Cheques en cartera Cartas anzas ltimos depsitos efectuados a las cuentas nancieras de la empresa Chequeras (identicando en el rango del perodo a examinar el primer cheque emitido y el ltimo cheque emitido) ltima transferencia bancaria realizada por la empresa. Documentacin de entregas a rendir, viticos, etc.
Actualidad Empresarial

II. Aspectos generales

1. Deniciones - Arqueo de caja: Es un procedimiento que permite el anlisis de las transacciones en relacin al efectivo recibido por la empresa durante un perodo de tiempo determinado, con la nalidad de comprobar la contabilizacin correcta del efectivo recibido. - Valores negociables: Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o ttulo valor, que pueden convertirse fcilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc.
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Informe Especial

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Informe Especial
Paso 6 Labor a realizar Se emitir el Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita tanto por el responsable del arqueo como por el sujeto del arqueo en seal de conformidad, debiendo ser distribuidas3 a las reas competentes de la siguiente manera: Original : rea de Contralora Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : rgano de Control Institucional (Gerencia General) 7 Contralora analizar el acta en relacin a las matrices de control (polticas, procedimientos, etc.) y determinar si existen diferencias. De existir diferencia, proceder a solicitar por escrito al sujeto del arqueo el descargo de las diferencias detectadas. En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento de arqueo. 9 El sujeto del arqueo proceder a efectuar el descargo por escrito, distribuyndolos a las reas competentes (Contralora, Gerencia de Administracin y Finanzas y al rgano de Control Institucional) Contralora emitir un informe dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre los arqueos practicados, a n de que se tome las medidas correctivas que correspondan. Fin del procedimiento.

Vales provisionales entregados Comprobantes de pago cancelados

III.Descripcin de la labor de arqueo de caja

Los pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:1
Paso 1 Labor a realizar El responsable del arqueo1 deber elaborar el acta de toma de arqueo, en presencia del sujeto del arqueo y del jefe inmediato de este, de considerarlo necesario, segn la estructura organizacional de la empresa. Para el corte documentario solicitar la ltima documentacin girada y visar cada uno de ellos luego de su vericacin. El sujeto del arqueo2 proceder, en presencia del responsable del arqueo, a vericar la documentacin y los ltimos movimientos realizados. El responsable del arqueo proceder al conteo y conrmacin del saldo, debiendo visar cada documento vericado y conciliado. El responsable del arqueo efectuar el cierre del Acta de arqueo realizado, debiendo anotar cualquier diferencia detectada, as como cualquier observacin relacionada al incumplimiento de las normativas de la empresa.
2

2 3

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1 Es el trabajador que realizar el arqueo. 2 Es el trabajador responsable de la custodia de la caja.

3 La distribucin sealada en el cuadro puede variar de acuerdo al organigrama de cada entidad.

IV. Formatos de actas de toma de arqueo de caja

Anexo 1:
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN Fecha: Hora: A: Cargo: Establecimiento: Sr(a)

Anexo 2:
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO Fecha: Hora: A: Sr(a)

Se Practic: Arqueo de Caja Chica - Efectivo Efectivo:

Arqueos Practicados: Arqueo de Caja Chica - Efectivo Arqueo de Caja Chica - Comprobantes y Vales Arqueo de Especies Valoradas Resultado Fondo Arqueable Fondo Arqueado Efectivo Vales y Comprobantes Saldos S/. S/. S/. S/. S/.

Billetes

Cant.

Denominacin en Nuevos Soles De S/.200 Nuevos Soles De S/.100 Nuevos Soles De S/.50 Nuevos Soles De S/.20 Nuevos Soles De S/.10 Nuevos Soles Denominacin en Nuevos Soles De S/.5 Nuevos Soles De S/.2 Nuevos Soles De S/.1 Nuevos Soles De S/.0.50 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.20 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.10 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.05 Cntimos de Nuevo Sol

Total

S/.

Monedas Cant.

Total

S/.

Total Conforme Responsable del Arqueo Conforme Responsable del Fondo Asignado Conforme Responsable del Arqueo

S/. Conforme Responsable del Fondo Asignado

Supervisor del Arqueo

Supervisor del Arqueo

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