WORD 2000

Gestin de archivos
1 Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2) Elija la opcin Nuevo/Acceso directo en el men contextual. 3) En el cuadro de dilogo pulse el botn Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Lnea de comandos. En una instalacin tpica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (as, con comillas). En la misma caja, detrs de todo este path, tipee /n. 4) Presione Siguiente. 5) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 2 Extensin de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensin? La solucin es guardar el archivo y la extensin deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instruccin Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adems, el archivo no tendr el icono de un documento de Word. 3 Todos juntos. Una de las caractersticas de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. Cmo hacer para cerrarlas todas en una sola operacin? Fcil: mantenga presionada la tecla Maysculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el men descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y slo quedar la ventana de Word sin documentos activos.

Edicin

formato

4 Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracterstico al finalizar una lnea, ya que Word automticamente contina en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma lnea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12deabril. 5 Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la ltima columna. 2) Corra la instruccin Insertar/Salto. 3) En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo Tipos de saltos de seccin. Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina. 6 Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambin es una buena solucin para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorreccin, asegrese que est marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar.

7 Formas simtricas. El tem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un men que contiene la opcin Formas bsicas. Esta permite trazar rectngulos, elipses, tringulos, trapecios, etctera. Pero, cmo hacer para dibujar fcilmente un cuadrado a partir del rectngulo o un crculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectngulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Maysculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamao, slo dibujar cuadrados perfectos. 8 Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Maysculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc. 9 Formato directo. La mayora de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla ntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botn de formato o atajo: el diseo se aplica a toda la palabra automticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itlicas. 10 Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc para desactivarlo. 11 Justificar la ltima lnea. Cmo justificar la ltima lnea (que no ajusta como las dems) en un prrafo con alineacin Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carcter no imprimible de fin de prrafo y pulse Maysculas+Enter. Automticamente, la lnea se justificar. 12 Cien estilos. Al pulsar el botn de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato slo se exhiben cuatro diseos, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Maysculas mientras presiona el mencionado botn. 13 Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas ejecute el comando Herramientas/Personalizar y apriete el botn Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1) seleccione el tem Estilos en la lista Categoras. 2) Elija el estilo al que se aplicar el atajo en Listado de estilos. 3) Active la caja de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automticamente. 4) Pulse el botn Asignar y cierre. 14 Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botn Predeterminar. As, todo documento nuevo respetar este estilo.

Herramientas
15

tiles

Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicacin realice los siguientes pasos: 1) Corra el comando Herramientas/Macro. 2) En el men abierto seleccione el tem Macros. 3) Haga un clic en el botn de lista del cuadro combinado Macros y marque la opcin Comandos de Word. De inmediato, obtendr todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. 16 Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinacin de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman. 17 El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. 18 Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias . As, los conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando. 19 Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posicin desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeo rectngulo con la expresin EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulse F8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la seleccin. 20 Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5) Seleccionar todo el documento. Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado.

Personalizacin
21 Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo WordStar). La opcin es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin Fondo azul, texto blanco. 22 Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir

en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all. Para agregar el men Trabajo, por ejemplo a la barra Estndar, corra la instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra, basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa.

Listas

tablas

23 Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parmetros del cuadro de dilogo ( Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como predeterminados para tablas nuevas. 24 Cortes horizontales y verticales . Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere conveniente con Ctrl+V o Edicin/Pegar. 25 Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin y corra el comando Tabla/Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la columna seleccionada.

EXCEL 2000
Edicin y formato
26 Un resaltador condicional. Una herramienta rpida para resaltar un resultado o una frmula en funcin de una condicin es la siguiente: 1) escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2) Seleccione el rango y corra la instruccin Formato/ Formato condicional. 3) En el cuadro de dilogo abierto encontrar un grupo de cuatro cajas con el ttulo Condicin 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4) Presione el botn Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o trama). 5) Apriete Aceptar. Slo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior. 27 El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho, cuestin no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men

contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar. 4) Cliquee la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar. 28 Edicin de frmulas. Ms que truco, ste es un buen consejo. Si va a editar una frmula muy compleja, cpiela en otra celda y squele el signo igual para que Excel la reconozca slo como texto. Luego trabaje en la frmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la frmula original desde la copia de resguardo, agrguele el signo igual adelante y asunto concluido.

Herramientas

tiles

29 Repeticin de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un nmero en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automticamente esta celda tambin adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobacin de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego, active la restante y presione F4; tambin sta queda en blanco. 30 Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla: Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Maysculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+Maysculas+9: Mostrar columna. 31 Fecha y hora. Otros atajos prcticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayora de los teclados, pulsando la tecla Maysculas. 32 Ms combinaciones. Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, stas resultan muy tiles: F11: genera un grfico automticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. Maysculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+Maysculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Maysculas+M: cambiar tamao de la fuente. 33 Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa aadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicacin del paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una ecuacin matemtica. Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el tem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botn Aceptar.

Gestin

de

datos

34 Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se

ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia ( 3May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el nmero as: 0 3/5. En pantalla se ver 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 35 Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automtica. El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera). 36 Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3) Presione Ctrl+Enter. Automticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor. 37 Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuacin y pulse F4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas las frmulas referirn en forma absoluta a la celda o celdas sealadas. 38 Transposicin de datos. En Lotus 1-2-3, la transposicin de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl+C. 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3) Ejecute el comando Edicin/Pegado especial. 4) Marque la casilla de verificacin Transponer. 5) Finalice con Aceptar. 39 Suma rpida. Suponga que necesita sumar rpidamente tres nmeros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adems, si hace un clic derecho all se desplegar un men contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, Mx, Mn, etctera. 40 Autocompletar ms rpido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejecute la combinacin de teclas Alt+Flecha abajo: se despliega un men con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Idntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men contextual, la opcin Elegir de la lista. 41 Validacin viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validacin impuestas a sta quedan incluidas. Para copiar slo las reglas de validacin en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de

destino (o la primera del rango) y corra la instruccin Edicin/ Pegado especial (o hgalo desde el men contextual), marque la opcin de radio Validacin y finalice con Aceptar. 42 Criterios mltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy til tener ms columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; slo hay que respetar que estn en la misma fila. Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02, 2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego copie los rtulos de columna ( Producto y Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A continuacin, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04, 4000. Ahora, reemplace el rtulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr slo el registro P03, 3000, el nico que cumple ambas condiciones. 43 Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condicin que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir en la lista filtrada nombres como Ral, Rubn, etctera. Para asegurarse que slo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condicin de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual. 44 Cambio de precisin. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un nmero aunque en la pantalla, por una cuestin de formato, se vean slo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (dilogo que se abre ms rpido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1). Si desea ajustar los clculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal. Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. D formato Nmero con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisin de pantalla: todos los clculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisin (se obtiene 12,7; 24,7 y 37,4 ).

Gestin

de

archivos

45 Arranque de Excel. Excel tambin tiene parmetros para ejecutarlo. Estos son: /e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado). /I: el programa se inicia con una ventana de tamao mximo, ignorando todos los ajustes anteriores. /p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado. Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de slo lectura. /s: La aplicacin se abre en modo seguro. Con sta, evita los archivos de las carpetas Xlstart y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus.

Elementos

grficos

46 Sucesin rpida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en un grfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y

derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el grfico (ejes, ttulos, valores, etctera). 47 Ventana de grfico. Le resulta incmodo trabajar con un grfico directamente en la hoja en que est incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para l: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente men contextual. 2) Seleccione el tem Ventana de grfico. Automticamente el trazo tendr su propio cuadro de dilogo para editarlo o visualizarlo con comodidad. 48 Difcil de seleccionar. Hay objetos en los grficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Grfico (Ver/Barras de herramientas/Grfico), abra el listado del combo Objetos del grfico (en el extremo izquierdo de la barra) y seleccione all el elemento dscolo. 49 Ttulos gigantes. En los grficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el rea de dibujo tambin lo hacen los textos en su interior, en especial, los ttulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el ttulo o texto y elija la opcin Formato del ttulo del grfico en el men contextual. Esto abre un cuadro de dilogo; en l seleccione la solapa Fuente y all desactive la casilla de verificacin Autoescala. 50 Agregar valores. Un mtodo simple para agregar nuevos valores en un grfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cpielo en el Portapapeles; a continuacin, haga un clic derecho sobre el grfico y elija el tem Pegar del men contextual. Automticamente se aadirn las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.|

Atajos de teclado: Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ; Poner la hora del ordenador: Ctrl + : Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apstrofe) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D Editar frmulas: Cuando est editando una frmula en la barra de frmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o nmeros, al pulsar Supr se borra la seleccin. Si pulsa la combinacin de teclas Ctrl + Supr cuando no hay caracteres seleccionados se borrarn todos los caracteres desde el punto donde est el cursor hasta el final de la lnea. Borrar celdas con el autorrelleno: Tambin se puede utilizar la caracterstica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Slo ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el botn del ratn se borrar el contenido de todas las celdas con color gris. Desplazamiento rpido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Maysc mientras se arrastra con el ratn la barra de desplazamiento. Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y pulsamos Intro. Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT seleccionamos el icono de asistente para grficos. Y nos aparece un simulador que se controla con el ratn. Nuevo mtodo de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el ao 2000 y los problemas causados a raz del Efecto 2000 resulta muy til hacer un seguimiento de fechas y comprobar que todo transcurre como es debido, es una buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras para evitarnos errores y problemas posteriores. Esto se consigue accediendo a la orden Celdas del men Formato, solapa Nmero, activar la palabra fecha de la lista deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el ao con cuatro dgitos. Seleccin de rango de forma exacta: En hojas de clculo complejas o con celdas muy pequeas es difcil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratn. Podemos pinchar en la primera celda y pulsar la tecla MAYUS y pinchar en la ltima celda, se seleccionar todo el rango comprendido en ese rectngulo imaginario. Reclculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando estemos listos para hacerlo, podemos activar el clculo manual yendo a [Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opcin [Manual], que permitir hacer el clculo pulsando <F9>. Resulta til dejar marcada la opcin [Recalcular antes de guardar]. Formato rpido: CTRL.+N: negrita. CRTL+S: subrayado. CTRL+K: cursiva. CTRL+5: Tachado. CTRL.+9: ocultar fila. CTRL+MAYUS+8: recuperar fila. CTRL+0: ocultar columna. CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.

MAYUS+F11: insertar una nueva hoja. F11: crear un grfico con el rango seleccionado. Nmeros aleatorios: Excel permite la generacin de nmeros aleatorios por medio de la funcin RAND(). Multiplicando la frmula RAND() por un nmero se obtiene el lmite mximo de los nmeros aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el mximo ser 10. Es necesario multiplicar para obtener nmeros enteros; en caso contrario, obtendremos decimales. Hemos de tener en cuenta que los nmeros cambiarn cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opcin [Pegado especial] del men [Edicin]. Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes guardarla dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrir automticamente cada vez que inicies el programa. Crear una nueva Hoja de clculo nueva o realizar una copia rpida de una Hoja ya existente: La Hoja de Clculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y caractersticas que la hoja activa, slo has de sealarla con el ratn en la parte inferior donde aparecen las lengetas de las hojas y pulsar sin soltar la tecla de Control (Ctrl) y arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos creado es una nueva hoja de clculo si estaba en blanco o una copia exacta si tenamos cualquier clase de dato. Asistente de divisin: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por ejemplo, nombres y apellidos), podemos usar el asistente de conversin de tabla en texto para realizar esta tarea. Seleccionen los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en Columna], elegimos la opcin [Delimitados] y pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores] dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en la tercera pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, despus pulsamos en [ Finalizar]. Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el men Archivo y la opcin Cerrar habr cambiado a Cerrar todo. Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecer el comentario para que lo rellenemos. Botones opuestos: Una funcin muy til e indocumentada es la de los botones opuestos, con los cuales podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste en hacer clic sobre uno de los botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla < SHIFT>. Al soltar esta tecla, aparecer el botn original. Ms de una lnea en la misma celda: Si queremos crear ms de una lnea en la misma celda escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, as cuantas lneas queramos crear. Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertar una hoja nueva por delante (a la izquierda) de la hoja que tengamos activa. Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de relleno y pulsamos CTRL+INTRO. Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una columna al valor ms ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho de la etiqueta de la columna. Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que queremos es ajustar el alto de una fila al tipo de letra mayor.

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Crear una grfica interactiva para actualizarse a travs de Internet: Una tarea muy til consiste en crear una grfica asociada a una hoja de clculo y publicarla en Internet o en una intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. a) Crear una grfica a partir de un rango de celdas con la orden Grfico del men Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opcin Guardar como Pgina Web del men Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opcin Seleccin: Grfico y Agregar Interactividad. Pinchar en la opcin Publicar. d) En la nueva ventana Publicar como Pgina Web, activar la casilla Abrir la pgina en el explorador Web. Pinchar en Publicar. e) La tabla y la grfica pueden visionarse con cualquier navegador en Internet. Copiar el formato de un grfico: Se puede usar la opcin de pegado especial para copiar el formato de un grfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el grfico con el formato original y elegimos [Copiar] del men [Edicin]; nos posicionamosen el segundo grfico y aplicamos [Edicin/Pegado especial], seleccionamos [Formatos] y [Aceptar]. Hemos de tener en cuenta que si son grficos de distintos tipos, se cambiar al segundo para que coincida con el primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un grfico de tarta a uno de barras). HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 97 Para descubrir uno de los secretos de esta hoja de clculo, haced lo siguiente: Nuevo documento en blanco. Pulsar F5. Escribid X97:L97. Pulsar aceptar. Pulsar Tab (tabulador, para ir a la celda M97). Pulsa MAYUSCULAS+CONTROL (mientras marcar sobre el asistente de grficos). Para salir, pulsar CONTROL+MAYUSCULAS+ESC. Cuando cambie de pantalla utiliza el ratn para desplazarte por ella, el botn izquierdo acelera el desplazamiento y el derecho desacelera. HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 2000 Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se seleccionar todo el rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000). Pulsamos MAYUSCULAS+CONTROL (mientras hacemos clic sobre el asistente de grficos de la barra estndar).

Organizar la hoja de clculo en Excel:

Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el men de Herramientas, seleccionamos Opciones, donde resaltamos la pestaa General. Luego, en la casilla Nmero de hojas en nuevo Libro eliminamos el nmero que aparece y tecleamos 1. Con esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una nica hoja de trabajo. Hojas de trabajo: Si, ms adelante necesitramos trabajar con ms de una hoja de trabajo, podemos obtenerlas desde el men de Inicio. Tambin es posible conseguirlas haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa en la parte inferior de la hoja de trabajo actual, donde seleccionaremos Insertar. En nuestro caso, vamos a necesitar una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos cambiar el proceso para que cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo. Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de trabajo. Ahora, pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual Basic. Tambin se puede abrir desde el men de Herramientas, donde seleccionamos la opcin Macro y luego Editor de Visual Basic. En el panel de la izquierda hacemos doble clic sobre ThisWorkbook. Aparecer una ventana en el panel derecho de la pantalla donde teclearemos la macro tal como describimos a continuacin: Sub NewsSheets() Dim x As Integer

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For x = 1 to 5 Sheets.Add ActiveWindows.NewWindow Next ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled End Sub Algunas de las palabras se volvern azules, si cualquier palabra aparece en color rojo significa que hay algo incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo. Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de Excel en la barra de Herramientas) para volver a la hoja de clculo. Asignacin de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir la ventana de dilogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en el paso 2 ha quedado registrada y pinchamos sobre el botn Opciones. Ahora, en la casilla prxima a Ctrl + introducimos la letra q, pulsamos en Aceptar y cerramos la ventana. Ejecucin: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo. Pulsamos las teclas Ctrl+q simultneamente. En vez de una hoja de trabajo conseguiremos seis, cada una de ellas visitable en su propia ventana. Por ltimo ya slo queda guardar el fichero. Esta macro estar siempre disponible para su utilizacin, por lo que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 pginas.

Convertir nmeros a letras en Excel

Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solucin puede ser crear un mdulo de Visual Basic que nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra alternativa en su pgina web del rea de descarga de Excel. Se trata de utilizar una funcin llamada Recibo, que se encuentra en una librera dinmica y que puede llamarse desde Excel definiendo una funcin. Veamos los pasos a seguir: 1. Descargamos a nuestro disco duro el archivo E10467.EXE de la direccin http://www.microsoft.com/spain/support/kbsl/softlib/msfiles/E10467.EXE 2. El archivo E10467.EXE contiene dos archivos empaquetados: DLLTCAST.DLL y E10467.DOC. El primero es la librera dinmica que contiene la funcin Recibo y el segundo es un archivo de Word con las instrucciones para utilizar en Excel la funcin. Ejecutamos el archivo E10467.EXE y copiamos el archivo DLLTCAST.DLL a la carpeta c:\windows\system de nuestro disco duro.

3. Arrancamos Excel y en un nuevo libro o en el que necesitemos utilizar la conversin de

nmeros a letras, insertamos un nuevo mdulo de Visual Basic. En Excel 2000 mediante el men Herramientas--Macro--Editor de Visual Basic y a continuacin ejecutando en este editor el comando Insertar--Mdulo.

4. Escribimos el cdigo siguiente en el mdulo:

Declare Sub Recibo Lib "dlltcast.dll" (cifra As Long, ByVal texto As String) Function letras(minumero) Dim texto As String * 255 Dim cifra As Long texto = String(255, 0) cifra = CLng(minumero) Call Recibo(cifra, texto)

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letras = texto End Function

5. Guardamos el libro de trabajo y cerramos el editor de Visual Basic. Probamos a utilizar

la funcin en la hoja de clculo en la que hemos definido la funcin escribiendo =letra(Nmero). Siendo nmero un valor numrico o una referencia de celda que contenga un nmero. Por ejemplo: =letra(56789) o =letra(B2). En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la funcin desde cualquier hoja de clculo sin tener que definirla nuevamente.

Sala de tortura en Excel

1. Inicia Microsoft Excel. 2. Crea una nueva hoja de clculo. 3. Selecciona toda la lnea 95 y presiona Tab para llegar a la columna B. 4. Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el men "Ayuda" y despliega la ventana "Acerca de Microsoft Excel". 5. Pulsa las teclas CTRL y MAYUS (Shift) y haz clic en Soporte Tcnico. Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo "DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas vers los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180 grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA, se abrir un pasaje secreto que esconde nuevas sorpresas.

Jugar al Doom con Excel 97

1) Abre un libro nuevo 2) Pulsa F5 3) Escribe X97:L97 y pulsa Retorno 4) Presiona una vez la tecla TAB 5) Mientras mantienes pulsadas las teclas SHIFT y CTRL haz un clic en el asistente para grficos.

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