Gerenciamento das Aquisies O gerenciamento das aquisies inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, servios ou resultados necessrios

de fora da equipe de projeto para realizar o trabalho. Considera-se neste processo que a organizao do projeto pode ser compradora ou fornecedora do produto, servio ou resultado sob um contrato. O gerenciamento das aquisies do projeto inclui os processos de gerenciamento dos contratos e de controle de mudanas necessrios para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos pelos membros autorizados da equipe de projeto. O gerenciamento das aquisies do projeto tambm inclui a administrao de qualquer contrato emitido por uma organizao externa (comprador) que esta adquirindo o projeto da organizao executora (fornecedor) e a administrao das obrigaes contratuais. Os processos de gerenciamento das aquisies so : 12.1Planejar as aquisies - documentao das decises de compra de projeto, especificando as abordagens e identificando fornecedores em potencial. 12.2Conduzir as aquisies - obteno de respostas de fornecedores, seleo de um fornecedor e adjudicao de um contrato; 12.3 Administrar as aquisies - gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanas e correes conforme necessrio; 12.4 Encerrar as aquisies - finalizao de cada aquisio do projeto. Server de apoio ao processo de encerramento do projeto. Ferramentas utilizadas para planejar as aquisies: Anlise de fazer ou comprar - anlise de fazer ou comprar uma tcnica utilizada para determinar se um produto ou servio especfico pode ser produzido pela equipe de projeto. as restries de oramento devem se consideradas nas decises de fazer ou comprar. A estratgia de longo prazo da equipe de projeto um componente importante na anlise. Opinio especializada - Frequentemente ser necessria uma opinio especializada no planejamento de compras e aquisies. Tipos de contrato - Diferentes tipos de contratos so mais ou menos adequados para diferentes tipos de compras. O tipo de contrato usado e os termos e condies especficos do contrato definem o grau de risco assumido pelo comprador e fornecedor. As categorias dos contratos so: a)Contrato de preo fixo ou global - Envolve um preo total fixo para um produto ou servio bem definido. Pode incluir incentivo vinculado a meta de atingimento do cronograma. b)Contrato de custos reembolsveis - Esta categoria envolve o reembolso para o fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remunerao que normalmente representa o lucro do fornecedor. c)Contrato por tempo e material - Tipo hbrido que contempla aspectos do contrato de preo fixo e do contrato por reembolso

GERENCIAMENTO DE AQUISIES

O gerenciamento de aquisies do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, servios ou resultados necessrios de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. Este captulo apresenta duas perspectivas de aquisio. A organizao pode ser o comprador ou o fornecedor do produto, servio ou resultados sob um contrato. O gerenciamento de aquisies do projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanas necessrios para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados. O gerenciamento de aquisies do projeto tambm inclui a administrao de qualquer contrato emitido por uma organizao externa (o comprador) que est adquirindo o projeto da organizao executora (o fornecedor) e a administrao de obrigaes contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contrato. Os processos de gerenciamento de aquisies do projeto incluem:

Planejar compras e aquisies determinao do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso. Planejar contrataes documentao dos requisitos de produtos, servios e resultados e identificao de possveis fornecedores. Solicitar respostas de fornecedores obteno de informaes, cotaes, preos, ofertas ou propostas, conforme adequado. Selecionar fornecedores anlise de ofertas, escolha entre possveis fornecedores e negociao de um contrato por escrito com cada fornecedor. Administrao de contrato gerenciamento do contrato e da relao entre o comprador e o fornecedor, anlise e documentao do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer aes corretivas necessrias e fornecer uma base para futuras relaes com o fornecedor, gerenciamento de mudanas relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relao contratual com o comprador externo do projeto. Encerramento do contrato terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resoluo de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicvel ao projeto ou a uma fase do projeto.

Esses processos interagem entre si e tambm com os processos em outras reas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforo de uma ou mais pessoas ou de grupos de pessoas, com base nas necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e tambm em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases. Embora os processos sejam apresentados aqui como componentes distintos com interfaces bem definidas, na prtica eles se sobrepem e interagem de maneiras no detalhadas aqui. Veja tambm: Interaes entre processos. As principais prticas no gerenciamento de aquisies em projetos Eduardo Gomes de Oliveira Graduado em Engenharia Eltrica pela UFMG e ps-graduado MBA em Gesto de Projetos pelo IETEC. Engenheiro Eletricista da CEMIG, atuando na superviso de implantao de empreendimentos de transmisso de energia eltrica.

Explorar a rea de conhecimentos do gerenciamento de aquisies em projetos, baseado no Guia PMBOK, abrangendo desde as atividades iniciais desenvolvidas pela equipe de projeto durante a fase de pr-contratao, bem como as prticas verificadas durante a contratao e a ps-contratao, at o encerramento do contrato. Palavras-chave: Gerenciamento de projetos, gerenciamento de aquisies, fornecedor, contrato, PMBOK. Objetivo: O objetivo deste artigo de proporcionar aos leitores iniciantes na rea do gerenciamento de projetos, uma reflexo sobre como deve ser conduzido o gerenciamento de aquisies no diaa-dia da equipe de projetos. Aos leitores mais experientes, espera-se que este artigo possa ser um bom resumo para fixao de seus conhecimentos. Aos leitores que desejarem aprofundar no assunto, sugerida a consulta s bibliografias [1] e [2]. Introduo: O gerenciamento de aquisies uma das reas de conhecimento do Guia PMBOK frequentemente empregada no gerenciamento de projetos, seja o projeto de pequeno, mdio ou grande porte. A prtica da terceirizao, verificada de modo especial nas ltimas duas dcadas, tem, de uma forma geral, tornado cada vez mais presente a figura do fornecedor como um personagem importante para a realizao do projeto, seja este fornecedor de recursos ou servios. Em muitos casos o fracasso de fornecedores de materiais, equipamentos ou servios durante o andamento do projeto poder trazer impactos significativos ao cumprimento do projeto, ou mesmo comprometer a sua realizao. Para poder alcanar os objetivos do projeto, o gerente de projeto deve conhecer e estar alinhado s boas prticas da gesto de aquisies. Desenvolvimento: O objetivo bsico do gerenciamento de aquisies em projetos propiciar a construo e a manuteno de relaes comerciais slidas e equilibradas entre cliente e fornecedor, de forma que o projeto possa ser finalizado a contento. Segundo o Guia PMBOK, existem um total de 6 (seis) processos includos na rea de conhecimentos do gerenciamento de aquisies em projetos, so eles: Planejar compras e aquisies; Planejar contrataes; Solicitar respostas de fornecedores; Selecionar fornecedores; Administrao do contrato; Encerramento do contrato. O processo do planejamento de compras e aquisies consiste, em sua essncia, na definio do que, quanto, como e quando adquirir, para que as entregas previstas na Estrutura Analtica de Projeto - EAP sejam devidamente cumpridas. A deciso de adquirir ou no externamente um bem ou servio para o projeto o primeiro passo a ser executado. Uma das principais sadas deste processo o Plano de Gerenciamento de Aquisies. Nele so documentadas as informaes que nortearo todo o desenvolvimento das atividades relacionadas s aquisies. Geralmente este plano contempla a descrio dos objetivos do mesmo, as responsabilidades dos envolvidos, as normas a serem verificadas para as aquisies e as rotinas para administrao do contrato. No processo planejamento das contrataes elaborada uma especificao chamada de Declarao de Trabalho, tambm chamada de Statement of Work SOW. No SOW feita a descrio em detalhes do trabalho a ser realizado ou dos produtos a serem entregues, e deve ser redigida de tal forma que os fornecedores que sero consultados entendam o que ser

fornecido e possam elaborar suas propostas, bem como dever garantir que as entregas necessrias ao projeto estejam devidamente descritas. Outro ponto importante neste processo diz respeito elaborao dos critrios que sero utilizados para a avaliao de propostas. Eles devero ser adequados ao cenrio em que se encontra o projeto, ou seja, devem ser aderentes s necessidades do projeto, caso contrrio eles podem levar ao aumento desnecessrio dos preos da proposta ou eliminao precoce de um potencial proponente. Os critrios podem ser obrigatrios (eliminatrios ou prrequisitos) ou facultativos (classificatrios), avaliando o fornecedor ou o produto/servio. Vrios critrios podero ser considerados, como preo, prazo de entrega, experincia do fornecedor, nvel de atendimento das especificaes e qualificaes especficas. O processo de solicitao de respostas de fornecedores envolve a elaborao da documentao que ser enviada aos potenciais fornecedores. Este processo depende da forma como a organizao estruturada. Se ela matricial geralmente possui um departamento responsvel por todas as aquisies, aluguis e contrataes realizadas. J em organizaes totalmente orientadas a projetos, essa responsabilidade est a cargo da equipe de projeto. A documentao enviada aos proponentes deve conter a descrio detalhada dos produtos ou servios (SOW), as responsabilidades das partes (minuta do contrato) e, eventualmente, os critrios de avaliao que sero utilizados para a seleo da proposta vencedora (ex: menor preo, menor qualificao, menor preo e tcnica, etc.). Boas prticas de aquisies aumentam a rentabilidade das empresas, obtendo vantagens em descontos decorrentes das quantidades compradas, minimizando problemas com o fluxo de caixa e buscando fornecedores de maior qualidade. No processo de seleo de fornecedores feita a distribuio da solicitao de proposta aos potenciais fornecedores. importante que seja dado ao fornecedor o prazo adequado para que ele possa confeccionar os documentos necessrios e enviar suas propostas. Deve ser tambm previsto a realizao de reunies para esclarecimento de eventuais dvidas, que podero ser realizadas individualmente ou em grupo. As reunies em grupo, embora facilitem a isonomia de informaes e diminuam o trabalho da contratante, permitem que os fornecedores conheam seus concorrentes, o que pode se tornar um fator de risco para o processo. A escolha da proposta mais vantajosa se dar aps a aplicao dos critrios de avaliao obrigatrios e classificatrios estabelecidos anteriormente. Primeiramente so excludos aqueles proponentes que no atenderam aos requisitos mnimos. Em seguida feita a anlise de preos, podendo tambm englobar critrios facultativos ou tcnicos, atravs do uso de uma matriz de avaliao, onde so pontuados os diversos itens. Aps selecionado um fornecedor, possvel iniciar uma outra fase final, chamada de negociao, onde geralmente so mantidas tratativas junto ao fornecedor no sentido de se obter alguma melhora nas condies tcnicas e comercias por ele apresentadas. Finalmente, gerado uma das sadas mais importantes deste processo: o contrato. No contexto do gerenciamento de projetos, contratos constituem instrumentos que permitem, sob o ponto de vista legal, concretizar um acordo entre cliente e fornecedor. Para a garantia do cumprimento deste acordo, so necessrias as prticas de administrao do contrato. O processo de administrao do contrato compreende uma etapa crtica no gerenciamento de aquisies, uma vez que eventuais falhas neste processo podero acarretar em impactos de natureza tcnica, financeira ou mesmo legal. Para proporcionar a eficcia neste processo, necessria uma poltica bem delineada, que garanta a aderncia das prticas do fornecedor

aos termos e condies do contrato, uma efetiva comunicao e controle, um devido controle de mudanas e a adequada soluo de reivindicaes (claims). O controle da documentao outro ponto importante a ser observado, j que, uma vez formalizados, estes documentos se tornam adendos do contrato. necessrio tambm que haja, para cada parte, um interlocutor formalmente autorizado a responder por questes relativas ao contrato. Durante a conduo do processo, se verificam alguns eventos comuns maioria dos contratos, tais como as reunies de incio (kickoff meeting), reunies de acompanhamento do contrato, divulgao de relatrios de resultados, avaliao de desempenho e controle e a realizao de medies e pagamentos. No processo de enceramento do contrato feito um balano geral, onde so confirmados se todos os produtos e servios foram entregues e aceitos conforme o contrato, se todas as obrigaes financeiras decorrentes do contrato foram liquidadas e se as informaes relativas ao contrato e ao desempenho do fornecedor foram atualizadas e devidamente arquivadas e onde so documentadas as lies aprendidas, para que sejam empregadas em outros projetos. Um contrato pode ser concludo basicamente de 3 (trs) formas: pela concluso de todas as entregas e cumprimento de todas as obrigaes estabelecidas contratualmente (terminao), pelo acordo mtuo entre as partes, mesmo que os objetivos iniciais no tenham sido atingidos (resilio) ou ainda pela no observncia de obrigaes contratualmente estabelecidas (resoluo ou resciso). A diferena entre a resoluo e a resciso que no primeiro caso h o descumprimento de clusulas e condies, porm, estabelece um prazo de aviso prvio para que as atividades em andamento sejam concludas, enquanto que na resciso, h a ruptura do interesse por uma das partes, por descumprimento das obrigaes da outra. Em ambos os casos, este tipo de encerramento geralmente efetivado de forma unilateral e independente de notificao judicial ou extrajudicial, gerando, como conseqncia, o direito da parte prejudicada de exigir da outra o pagamento de indenizao por danos morais e/ou materiais. Concluso: O gerenciamento de aquisies uma rea potencialmente problemtica para o gerente de projetos verificada durante a fase de implantao do projeto. Para lidar com esta condio, a equipe de projetos deve buscar o caminho das melhores a prticas do gerenciamento de aquisies, segundo o Guia PMBOK. Dentre os elementos presentes nestas prticas, merece destaque a elaborao da documentao que detalhar o escopo do fornecimento (SOW) dos produtos e servios a serem contratados. o momento em que todo o know-how da equipe de projetos deve ser explorado, j que os eventuais erros ou omisses que possam estar presentes no SOW certamente se tornaro riscos de ameaa para o projeto e riscos de oportunidade para o fornecedor. Outro elemento importante diz respeito administrao do contrato. O gerente de projeto deve ter um bom conhecimento a cerca das clusulas do instrumento contr atual, para poder assim melhor conduzir a relao cliente-fornecedor durante a vigncia do contrato, aplicando o mesmo algumas vezes com rigor, todavia com foco em garantir o bom desempenho do contratado, seja em termos de prazo, custo ou qualidade, proporcionando uma mtua relao ganhaganha. A comunicao entre cliente e fornecedor tambm merece cuidados, sobretudo a formal, que se transformar em adendos do contrato. Finalmente, destaque para o gerenciamento das reclamaes da contratada (claims), que devem ser devidamente esclarecidas, argumentadas e negociadas, sempre pautadas pelas regras do jogo, expressas pelo contrato e pelas normas

tcnicas e legislao aplicvel, visando conciliar de forma tica os objetivos do projeto e os interesses do fornecedor. Bibliografia: [1] XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de aquisies em projetos. Reimpresso: Editora FGV Management, 2007. [2] PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 3a Edio: Project Management Institute, 2004. [3] CHAVES, Lcio Edi. Gerenciamento da comunicao em projetos. Editora FGV Management, 2007. [4] CLELAND, David I; reviso tcnica de SALLES Jr, Carlos A.C. Gerncia de Projetos. Reichmann & Affonso, 2002.