ARQUIVOS DE LABORATRIOS: RECOMENDAES PARA ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS

Sumrio

1 - INTRODUO 2 - ARQUIVOS DE LABORATRIO 3 - COLEES BIOLGICAS 4 - DOCUMENTOS DOS LABORATRIOS 5 - ORIENTAES E PROCEDIMENTOS PARA GESTO DE DOCUMENTOS 6 - PROCEDIMENTOS BSICOS DE PRESERVAO

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1 - INTRODUO
Este manual um dos produtos do projeto A ARQUIVOLOGIA NOS LABORATRIOS DAS CINCIAS BIOLGICAS: UMA ANLISE DOS MTODOS E DAS PRTICAS DE GESTO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS. Ele servir aos administradores, arquivistas e demais profissionais que se dedicam organizao, controle e uso de documentos em laboratrios, mas tambm aos pesquisadores, estudantes e tcnicos que desenvolvem suas atividades nestes ambientes de pesquisa cientfica. Por que realizar um projeto desta natureza? Nas duas ltimas dcadas, a questo dos arquivos gerados pela atividade cientfica vem ganhando destaque. Na medida que as instituies de cincia & tecnologia se modernizam e buscam alcanar padres mais adequados de desempenho, ampliam-se os projetos e iniciativas que associam este objetivo preservao, organizao e difuso dos acervos e da memria institucional. Na metodologia do projeto foram realizadas, no ano de 2010, entrevistas com vinte e dois pesquisadores de nove1 laboratrios do Instituto Oswaldo Cruz (IOC), centro de pesquisa biomdica da Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz), dedicado investigao, ao desenvolvimento tecnolgico, ao ensino e a prestao de servios de referncia em sade. Nas entrevistas tivemos como objetivo mapear - a partir do conhecimento dos processos de trabalho no laboratrio - a produo documental e as formas de gesto, uso e preservao empregadas por pesquisadores e demais profissionais que manipulam documentos no desenvolvimento cotidiano de suas atividades. Vale destacar que este manual contribuir ainda para: (A) O fortalecimento das aes de implantao do SIGDA Sistema de Gesto de Documentos e Arquivos da Fiocruz;
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Foram os seguintes laboratrios: Laboratrio de AIDS e Imunologia Molecular, Laboratrio de Esquistossomose Experimental, Laboratrio de Fisiologia Bacteriana, Laboratrio de Genmica Funcional e Bioinformtica, Laboratrio de Imunomodulao e Protozoologia, Laboratrio de Patologia, Laboratrio de Pesquisa em Leishmaniose, Laboratrio Interdisciplinar de Pesquisas Mdicas e Laboratrio de Transmissores de Hematozorios.

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(B) A identificao da gnese documental, e as tipologias e espcies documentais produzidas a partir da atividade cientfica em laboratrios de pesquisa biomdica; (C) A sistematizao e difuso de procedimentos tcnicos voltados para a gesto adequada de documentos em arquivos de laboratrio.

Por meio de projetos e produtos desta natureza, a Casa de Oswaldo Cruz cumpre sua funo de gerar conhecimento em suas reas de atuao e coordenar os servios arquivsticos da Fiocruz, na busca das boas prticas de gesto de documentos e arquivos, da inovao gerencial e da preservao do patrimnio documental da instituio.

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2 - ARQUIVOS DE LABORATRIO
2.1 O QUE SO O laboratrio de pesquisa pode ser definido como a unidade central de produo do conhecimento e inovao, desenvolvendo atividade de pesquisa bsica e aplicada, de desenvolvimento tecnolgico, de ensino, de servios de referncia e de manuteno de colees cientficas. O laboratrio configura-se ainda como uma estrutura organizacional com atribuies executivas nas reas de planejamento, oramento, gesto de recursos humanos, cooperao tcnica e captao de recursos para financiamento pesquisa. Os laboratrios possuem caractersticas comuns em diferentes campos do conhecimento cientfico. So concebidos, criados, adquirem uma estrutura material, prdios, salas e equipamentos, e possuem uma autoridade hierrquica, o chefe ou diretor. No laboratrio trabalham pesquisadores e tcnicos. Os primeiros conduzem suas atividades de investigao, interagindo com outros pesquisadores, com os organismos superiores, as instituies de ensino, as agncias de financiamento e as entidades associativas. Podem ainda estabelecer contato com a indstria, na medida em que desenvolvem produtos ou processos tecnolgicos destinados ao mercado. Nos laboratrios das universidades, institutos e centros de pesquisa ocorrem as atividades de funcionamento cotidiano, que se materializam em documentos, como os cadernos de protocolo. Ele possui uma utilidade diria e rotineira para os trabalhos realizados na bancada e eventualmente consultado no momento de elaborao de artigos e comunicaes de divulgao dos resultados alcanados. Ao mesmo tempo, os pesquisadores tambm identificam outros documentos que so produzidos em suas atividades e merecem registro. Assim, podemos mencionar os artigos, projetos, e relatrios de pesquisa. Ao lado do caderno de protocolo, estas espcies cumprem funo central nas diferentes etapas do trabalho cientfico, que, de acordo com Helen Samuels (1995) podemos dividir em (1) planejamento e administrao da pesquisa; (2) desenvolvimento da pesquisa; (3) comunicao e disseminao.

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Os documentos que revelam todo o processo de experimentao, explorao, teorizao e divulgao so produzidos no laboratrio e ali devem permanecer at que ocorra a avaliao, atividade tcnica de natureza arquivstica sobre a qual trataremos adiante. Em uma estrutura organizacional complexa como a Fiocruz e o prprio Instituto Oswaldo Cruz, o arquivo de um laboratrio no pode ser confundido com o arquivo de outro laboratrio. Eles devem ser mantidos separadamente e recolhidos ao arquivo permanente da instituio aps o trabalho tcnico de avaliao dos documentos.

2.2 ARQUIVO INSTITUCIONAL E ARQUIVO PESSOAL possvel estabelecer uma distino entre arquivos pessoais de cientistas e arquivos de laboratrio? Para alguns estudiosos os primeiros assemelham-se, confundem-se com os arquivos de laboratrio, especialmente onde seus titulares exerceram ou exercem funes de chefes, lderes de grupos . Isso pode gerar inmeras dificuldades em estabelecer uma distino formal entre documentos pessoais e documentos institucionais. Para evitar dificuldades algumas diretrizes so indicadas: A equipe de pesquisadores e tcnicos do laboratrio deve estabelecer os critrios que ajudem na definio dos limites entre os documentos de natureza institucional e pessoal; Recomenda-se aos pesquisadores que os documentos pessoais integrem um arquivo pessoal, de preferncia localizado em sua residncia; Como decorrncia dessa orientao, no recomendvel que os pesquisadores mantenham no laboratrio documentos referentes sua trajetria profissional em outras instituies; Caso sejam mantidos documentos pessoais no laboratrio, os mesmos devem ser arquivados separadamente; em alguns laboratrios comum a existncia de pastas ou dossis com documentos pessoais (caderneta de vacinao, comprovante de frias,

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certificado, currculo, declarao de concluso de curso, registro de identidade etc), por pesquisador; A existncia de pastas ou dossis com documentos pessoais dos pesquisadores do laboratrio uma das exigncias da NBR ISSO IEC 17025-2005 e das diretrizes da OCDE de Boas Prticas pra Centros de Recursos Biolgicos; A pesquisa e as demais atividades realizadas em um laboratrio so definidas de acordo com o planejamento institucional que compreende objetivos estratgicos, metas, recursos, resultados e produtos definidos; Mesmo quando destinado ao registro das atividades de um pesquisador, o caderno de protocolo no deve ser considerado um documento pessoal. Os cadernos de protocolo de pesquisa so documentos institucionais e, portanto, devem ser conservados no laboratrio durante todo o processo de experimentao e por um perodo aps a finalizao do seu uso; Nos laboratrios so produzidos documentos que devem estar submetidos a restries de acesso. Neste caso encontram-se os documentos que possuem informaes sobre via privada (registro de pacientes voluntrios, amostras etc) e desenvolvimento de produtos com objetivo de obteno de patente; Recomenda-se que os laboratrios possuam uma secretaria que centralize a produo e guarda da correspondncia, dos relatrios de atividades cientficas e administrativas e dos dossis de gesto de pessoal, material, recursos financeiros e infra-estrutura e todos os demais documentos que no utilizados nas atividades cotidianas de pesquisa.

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3 COLEES BIOLGICAS
Define-se coleo biolgica como um conjunto de organismos, ou partes desses organismos, que so organizados de uma forma tcnica adequada, a fim de fornecer informaes sobre a procedncia, a coleta, e a identificao de cada um dos espcimes, o que confere um status cientfico coleo. Os espcimes que constituem uma coleo biolgica so a base para consultas e pesquisas, sendo representativos da biodiversidade e do patrimnio gentico. As colees, como fontes de recursos genticos, so alicerces para pesquisas cientficas, atividades educacionais, servios e podem apresentar valioso material com importncia histrica. As colees microbiolgicas da Fiocruz tm como principal funo a aquisio, preservao, armazenamento, identificao, catalogao e distribuio de microorganismos autenticados para dar suporte pesquisa cientfica, estudos

epidemiolgicos, bem como ao desenvolvimento e produo de bioprodutos para diagnstico, vacina e medicamentos, atuando tambm como provedores de servios especializados. No trabalho de constituio, gesto e uso das colees biolgicas so criados diferentes documentos, tais como: caderno de registro de entrada das amostras, ficha de entrada de material, e caderno de preparo de soluo/ de meio de cultura. Os laboratrios que possuem colees e desejam atuar como centro de recursos biolgicos, adotando as diretrizes da OCDE, esto obrigados a seguir alguns preceitos, entre eles o de ter um Sistema de Gesto da Qualidade implantado.

A introduo do Sistema de Gesto da Qualidade no laboratrio gera novos documentos que integram o referido sistema. Estes documentos so: Manual da qualidade - Documento que descreve a estrutura da documentao e o pessoal envolvido no sistema da qualidade. Declara a poltica da qualidade, seus princpios e objetivos; define as responsabilidades e atribuies do pessoal envolvido no Sistema da Qualidade. Procedimento operacional de apoio (POA) Documento que serve de apoio ao POP, quando o processo tcnico a ser executado necessita de maiores

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detalhamentos ou apresenta diferentes formas de processamento a serem utilizadas. Procedimento operacional padro (POP) - Documentos que fornecem regras, diretrizes, caractersticas e a metodologia para desenvolver uma atividade tcnica ou gerencial, atribuindo responsabilidades, visando obteno de um grau timo de realizao dos servios. Procedimento de utilizao de equipamentos (PUE) - Documento do sistema da qualidade que descreve o modo correto de operao, manuteno e limpeza de um equipamento especfico, atribuindo responsabilidades. Programa da garantia da qualidade Documento que descreve o programa da qualidade Registro da qualidade So todos os registros que comprovem a realizao das etapas de cada processo, armazenados por meio fsico e/ou eletrnico, comprovando o atendimento aos requisitos especificados e demonstrando a eficcia do Sistema da Qualidade. Todo o processo de planejamento e gesto do laboratrio deve ser monitorado. Assim, os cadernos de atas de reunies cumprem importante funo, servindo como registro dos trabalhos e parte do Sistema de Gesto da Qualidade. Este possui forte interao com a gesto de documentos. O controle de documentos consiste em estabelecer um padro e verificar seu cumprimento, para a boa gesto da informao dentro do laboratrio. Estes padres garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou (re)provados sob condies controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou no-validados. Esses procedimentos garantem a identificao unvoca de ensaios e quaisquer registros dentro do laboratrio, alm de assegurar a segurana e confidencialidade dos mesmos e a rastreabilidade dos dados.

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4 DOCUMENTOS DOS LABORATRIOS

4.1 NA PESQUISA Quando indagados sobre os documentos que criam e/ou utilizam em suas atividades, os pesquisadores e tcnicos apontam um conjunto diverso de espcies e tipos documentais, que se vinculam organicamente s diferentes etapas do seu trabalho de investigao, ensino, gesto de colees e prestao de servios de referncia. Entre os documentos mais citados esto os cadernos de protocolo que, de acordo com o laboratrio, pode receber diferentes denominaes. Alm dos cadernos, so citados com freqncia os artigos, projetos, e os relatrios tcnicos e financeiros dos projetos. Nos laboratrios que possuem o Sistema da Qualidade implantado ou em fase de implantao citado o Procedimento Operacional Padro (POP) documento que sistematiza as metodologias utilizadas. Com relao aos cadernos vale estabelecer uma distino confirmada por pesquisadores de diferentes laboratrios: uma primeira espcie destina-se ao lanamento do protocolo das tcnicas, dos resultados de experincias, do acompanhamento das aes e rastreabilidade dos dados, e uma segunda, destina-se a uma funo gerencial, por meio do registro das atividades dirias, das possveis concluses e reflexes que podero originar um novo protocolo, alm do planejamento das prximas etapas do trabalho. A Fiocruz possui uma normalizao estabelecida, na dcada passada, para uso e guarda dos cadernos dos laboratrios. A norma, um Procedimento Operacional Padro (POP), tem como objetivo orientar pesquisadores, tecnologistas, tcnicos, estudantes e bolsistas quanto ao uso dos livros de registro, para manuteno da rastreabilidade dos dados gerados nos trabalhos experimentais de laboratrio na instituio. O livro verde (de experimentao) considerado propriedade da Fiocruz, foi criado para adoo pelos pesquisadores, que devem zelar por sua guarda e integridade. Paralelamente foi criado o livro bord (de gesto) para registro padronizado das anotaes geradas nas atividades de gesto, planejamento e acompanhamento das aes do laboratrio.

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Embora exista um POP dos livros de registro para experimentao, grande parte dos pesquisadores afirma que os cadernos de protocolo no possuem uma regra especfica para sua elaborao. No entanto, reconhecem a exigncia de uma escrita clara que permita a repetio do procedimento. Ao mesmo tempo necessrio o registro sistemtico de todas as etapas do experimento e a observao sobre os resultados obtidos. O resultado do que foi realizado pode gerar fotos, grficos, imagens de gis etc, a partir dos equipamentos utilizados. Estes documentos so impressos e guardados junto ao protocolo. No que se refere ao uso do caderno pode-se afirmar que ocorre nas seguintes situaes: Realizao do trabalho de experimentao na bancada; Anlise de dados; Utilizao de uma metodologia que no realizada h muito tempo. Aqui se observa a qualidade de reprodutividade do caderno, pois quando o laboratrio possui os registros de protocolo feitos em perodos anteriores, possvel reproduzir o experimento com todo controle; Elaborao de artigo ou outro trabalho cientfico. De todo o processo de trabalho repleto de inscries e documentos, apenas uma parte vai surgir sob a forma de publicao ou comunicao cientfica. Peas fundamentais dessa engrenagem, inmeros documentos que representam o conjunto de etapas intermedirias so esquecidos assim que se obtm o produto final, a inscrio. As etapas intermedirias so fundamentais ao conhecimento da atividade cientfica. O objetivo final, que a produo de artigos, comunicaes cientficas e conferncias, necessita dessa cadeia de operaes de escrita que vai do primeiro resultado rabiscado em um pedao de papel at a classificao e guarda do artigo publicado no arquivo. Roteiros de conferncias com projeo, notas preliminares de pesquisa, cadernos de laboratrio com resultados de testes e mtodos e verses dos artigos formam a sedimentao natural de um arquivo de laboratrio. Os artigos cientficos, de forma especial, so obras tecnocientficas de criao intelectual, intrinsecamente

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associados funo de realizar pesquisas e comunicar seus resultados. So escritos e reescritos por seus autores, que os submetem a editores e revisores de peridicos, seus pares, membros da mesma comunidade. O trabalho final o artigo - no revela as diversas etapas de construo de uma obra, eliminando de sua trajetria os vestgios, dando a impresso de ordem e racionalidade que tm as caixas pretas, isto , os fatos cientficos estabilizados, consensuais, que j no esto mais sujeitos a dvidas e controvrsias. Os laboratrios, onde os cientistas passam boa parte de suas vidas, so o local natural de permanncia de importantes aspectos da construo dos fatos e das teorias cientficas, em resumo, das prticas cientficas. A gesto dos documentos e arquivos dos laboratrios deve levar em considerao a produo de inmeros documentos que revelam as diferentes fases de desenvolvimento do trabalho cientfico, as etapas intermedirias da pesquisa. Portanto, necessrio garantir que os registros documentais que revelam a conduo da pesquisa, o conjunto de passos e decises, sejam analisados e avaliados como parte da produo documental do laboratrio. 4.2 NAS COLEES Na atividade de gesto de colees os laboratrios tambm geram diferentes documentos. Em alguns casos, o mesmo documento recebe nomes distintos. Entre os documentos mais mencionados encontram-se: cadernos de registro de entrada de amostras ou material experimental, fichas de entrada de material, e cadernos de preparo de soluo/ de meio de cultura. No Laboratrio de Pesquisa em Leishimaniose, todas as amostras que entram so registradas no caderno de registro e a medida que os ensaios so realizados, o resultado que passa a identificar a amostra com uma codificao atribuda pelo laboratrio tambm registrado no caderno. No Laboratrio de Patologia o procedimento semelhante. Os cadernos de registro de material experimental so utilizados para registrar todo o material experimental que entra no laboratrio para processamento, principalmente o material citolgico para gerar lminas. No caderno

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fica apenas o registro do material quando ele entra. Ele recebe um nmero, e dali em diante, dentro daquele laboratrio, ele ser identificado por aquele nmero. Estes cadernos possuem uma numerao seqencial de entrada. E ao mesmo tempo em que feito o registro no livro, criada uma ficha de controle que vai acompanhar o material em todos os passos dentro do laboratrio, isto , do processamento, passando pelo corte, at a colorao. Quando termina o processo gerado um protocolo de encerramento daquele material e a ficha arquivada. Os cientistas tambm realizam trabalhos de campo que correspondem a uma das etapas do processo de desenvolvimento da pesquisa. Em determinadas reas da investigao biolgica a coleta de exemplares ir compor determinada coleo. Para tanto utilizado o que denominam o livro em forma de registro, contendo o material de campo, o material de coleo. Este livro pode ser organizado de duas formas: (1) ordem alfabtica da espcie; (2) ficha por ordem cronolgica de entrada do animal no laboratrio. 4.3 NO ENSINO Parcela significativa dos pesquisadores desempenha atividades vinculadas docncia nos cursos de ps-graduao (stricto e lato sensu) em universidades e institutos de pesquisa. Nestas atividades eles ministram aulas em disciplinas e cursos de diferentes modalidades, orientam dissertaes e teses, e participam de bancas. Os documentos mencionados com maior freqncia so: avaliao dos alunos; cronogramas das aulas; dissertaes; lista nominal com as notas; programa de disciplina; roteiro das aulas prticas; relatrio dos alunos sobre a disciplina; e teses. Considerando que os pesquisadores participam com freqncia de bancas e acumulam dissertaes e teses, recomenda-se os seguintes procedimentos: Dissertaes e teses so documentos pblicos disponveis em meio eletrnico nos sites dos programas de ps-graduao, portanto, no recomendvel conserv-las no laboratrio; Dissertaes e teses de alunos orientandos, a critrio do pesquisador, podem ser mantidas no prprio laboratrio;

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Algumas dissertaes e teses possuem descries detalhadas de mtodos e tcnicas de referncia para determinados experimentos, portanto, tornam-se documentos de consulta no laboratrio; Dissertaes e teses de programas de outras unidades da Fiocruz ou instituies devem ser encaminhadas para a Biblioteca de Cincias Biomdicas ou descartadas; Os documentos resultantes das atividades de ensino no se misturam com os documentos da pesquisa.

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5 - ORIENTAES E PROCEDIMENTOS PARA GESTO DE DOCUMENTOS

5.1 - A IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE PROGRAMAS DE GESTO DE DOCUMENTOS A implantao de programas de gesto de documentos e a conseqente elaborao e aplicao dos instrumentos tcnicos, como planos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao, vm ocorrendo de forma progressiva em inmeras instituies pblicas do pas. Longe ainda de expressar uma adoo clara de polticas pblicas direcionadas para a administrao dos arquivos, estes programas tendem a ampliar a cobertura de massas documentais sob interveno de prticas arquivsticas , e ao mesmo tempo, desencadear discusses conceituais e metodolgicas. Contudo, essas iniciativas ainda encontram um quadro onde predominam os arquivos (in)visveis. Arquivistas e demais profissionais depararam-se, desde sempre, com situaes crnicas resultantes da ausncia de gerenciamento e sistematizao nos processos de tratamento, guarda e uso dos conjuntos documentais produzidos e acumulados. As instituies cientficas, como as universidades e os institutos de pesquisa, no escapam esta situao.

5.2 - ROTEIRO DE IMPLANTAO DA GESTO DE DOCUMENTOS A implantao de um Programa de Gesto de Documentos requer, em primeiro lugar a elaborao de um diagnstico da situao dos arquivos de um setor, laboratrio, departamento ou instituio. Esse diagnstico deve contemplar: Levantamento da legislao relativa a criao, misso, funes e atividades do setor, laboratrio, departamento ou instituio; Aplicao dos instrumentos para levantamento dos dados; Entrevistas (gravadas) com gestores e profissionais de cada rea;

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Registro fotogrfico de todas as reas de trabalho, de guarda e depsito de documentos; Anlise dos dados coletados; Elaborao de Relatrio sobre a situao arquivstica com plano de ao corretivo dos problemas identificados, e cronograma de trabalho; Este relatrio dever ser entre encaminhado e, se possvel, apresentado aos dirigentes da instituio. Na Fiocruz as aes realizadas no mbito do Sistema de Gesto de Documentos e Arquivos (SIGDA) ainda no alcanaram parcela significativa da instituio. Portanto, algumas unidades no possuem um programa de gesto que contemple todos os documentos produzidos e garanta, desta forma, o controle, a organizao, a preservao e o acesso. Para os laboratrios - lugares de testemunho da ao cientfica e tecnolgica da instituio - recomenda-se um conjunto de orientaes e procedimentos que devem ser seguidos por pesquisadores, tcnicos, estudantes e pessoal administrativo: 1. Os documentos produzidos pelas atividades dos laboratrios, incluindo a gesto das colees biolgicas, devero ser organizados com base no Cdigo de Classificao de Documentos aprovado pela Portaria Fiocruz N 371/2007PR;

2. Os documentos produzidos pelos laboratrios, principalmente, os originados das atividades de pesquisa, gesto de colees, ensino e prestao de servios em sade podem ser preservados para fins de registro da memria institucional e garantia da rastreabilidade das aes realizadas;

3. Os documentos portadores de dados brutos ou dados analisados devem ser preservados, independentemente do tipo, suporte e formato;

4. Os diferentes estgios de elaborao de documentos, tais como minutas, verses de artigos, roteiro de conferncias, aulas, captulos de livros, etc,

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devem ser analisados de forma cuidadosa, pois podem constituir registros da memria da ao institucional, independente do formato em que foram produzidos;

5. Qualquer mensagem de correio eletrnico que registre atividades da instituio deve ser considerada como documento de arquivo e ser tratada como tal, ou seja, o documento tem que ser completo, criado por pessoa autorizada e ser redigido de acordo com o manual de redao da Presidncia da Repblica. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o documento. Alm disso, devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o arquivamento do documento, de forma a garantir sua autenticidade;

6. As mensagens de correio eletrnico no devem ser eliminadas sem que haja uma poltica institucional de tratamento destes documentos, que devem ser gerenciados segundo os mesmos critrios dos documentos em suporte papel. Em caso da ausncia desta poltica, a Casa de Oswaldo Cruz dever ser acionada para fornecer orientaes;

7. Os documentos produzidos pelas atividades dos laboratrios, desde que classificados, devem passar por um processo de avaliao que resultar na Tabela de Temporalidade e Destinao, instrumento que estabelece os prazos de guarda, transferncia, recolhimento ao arquivo permanente, eliminao e reproduo de documentos;

8. De acordo com a legislao arquivstica brasileira no permitida a eliminao de documentos sem aprovao da instituio arquivstica competente. Os documentos dos laboratrios no podero ser eliminados sem que haja o assessoramento da Casa de Oswaldo Cruz, rgo coordenador do Sistema de Gesto de Documentos e Arquivos (SIGDA) da Fiocruz, que dever acionar a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos;

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9. Os back-ups dos computadores no devero ser feitos em cd, dvd ou pen-drive, devido instabilidade das mdias. Atualmente, os HDs externos podem ser uma opo. As solues devem ser padronizadas pela instituio. Enquanto isto no ocorrer deve-se utilizar mais de uma mdia para o back-up e as mesmas devem ser guardadas em locais diferentes, dentro da instituio;

10. Os documentos ou informaes, considerados de acesso restrito, no devem ser transportados para fora da instituio, principalmente nos casos de backups;

11. Antes de qualquer deciso sobre a guarda externa de documentos da Fiocruz, por empresas de guarda e gerenciamento de acervos, a Casa de Oswaldo Cruz deve consultada para anlise tcnica;

12. Antes de qualquer mudana dos suportes originais dos documentos, a Casa de Oswaldo Cruz deve ser consultada para anlise tcnica;

13. A preservao dos documentos, principalmente os digitais, depende de condies ambientais apropriadas para sua guarda;

14. O arquivo do laboratrio forma um conjunto documental com identidade prpria, indivisvel e no poder ser misturado com arquivos de outros laboratrios ou setores.

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6 - PROCEDIMENTOS BSICOS DE PRESERVAO

A elaborao de uma sistemtica de preservao constituda de medidas estruturais e rotineiras permitir ao laboratrio resultados positivos no armazenamento, acesso e guarda permanente dos seus documentos de arquivo. Neste sentido, recomenda-se: 6.1 INFRAESTRUTURA Definio de um local destinado exclusivamente a guarda de documentos. Aquisio de equipamentos e materiais compatveis com a guarda e conservao de documentos de arquivo; recomenda-se consulta s recomendaes originadas do Conselho Tcnico do SIGDA/Fiocruz. 6.2 PROCEDIMENTOS PARA USO DIRIO Mantenha as mos sempre limpas ao manusear os documentos; Evite umedecer os dedos com saliva para folhear documentos; Evite rasgar, dobrar, furar, amassar, rasgar ou anotar nos documentos. Quando for necessrio fazer uma anotao, use lpis de grafite macio; Se o documento estiver danificado evite consert-lo. Consulte o Departamento de Arquivo e Documentao da COC para saber como proceder; Evite usar fita adesiva ou cola nos documentos; Evite consumir alimentos, prximo das reas de guarda de documentos, ou quando estiver manuseando os mesmos; Evite clips e grampos desnecessariamente. No primeiro caso de preferncia ao plstico e no segundo use os grampos de ao, pois no enferrujam; Evite guardar documentos em locais onde haja variao de umidade e calor; Em caso de fotografias no grampear ou usar clipes em retratos ou negativos; Quando precisar fazer anotaes, utilize no verso lpis macio 6B; As fotografias devem ser identificadas e acondicionadas separadamente e de preferncia devem ser guardadas em pastas suspensas em arquivos de ao. Evite colocar os dedos sobre a foto.

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6.3 GESTO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS As instituies produzem a acumulam em meio digital inmeros documentos. possvel identificar alguns problemas contemporneos gerados pelos documentos digitais: Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preservao de documentos por um longo prazo; Fragilidade intrnseca do armazenamento digital, mdias frgeis e de curta durao; Alta Complexidade e custos da preservao digital. Nosso objetivo apresentar algumas orientaes sobre como tratar os documentos digitais, sem esquecer que estes documentos devem ser submetidos mesma abordagem empregada aos outros produzidos em suporte tradicional, como o papel. Logo, eles so passveis das aes da gesto de documentos, cujas fases passamos a mencionar: produo, classificao, ordenao, arquivamento, conservao, avaliao e destinao. Com relao aos documentos digitais recomenda-se: Manter a mdia distante de locais com campo magntico ou sob ao do calor ou de raios solares; Verificar a existncia de softwares e hardwares compatveis com as mdias existentes; Fazer cpia de segurana; Todos os documentos originais recebidos ou expedidos, relacionados com as atividades especficas dos laboratrios, devero ser arquivados em suporte papel; Os documentos digitais devem receber a mesma organizao dos documentos em outros suportes para fim de organizao, pois esta a base da sua conservao. Desse modo, os arquivos em meio eletrnicos, devem ser classificados seguindo a

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metodologia do Cdigo de Classificao de Documentos e no podero ser eliminados sem anlise da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da Fiocruz; Verificar a existncia de duplicidade de arquivos (neste caso devem ser eliminados); Os documentos devem ser guardados em pastas por assunto, que sigam a metodologia do Cdigo de Classificao de Documentos. Assim, cada novo

documento, gerado ou recebido, deve ser salvo na pasta referente ao assunto tratado, dentro da estrutura de assuntos j definida no referido Cdigo; Utilizar no nome do arquivo o estgio da produo do documento, minuta, verso, final; Verses de textos, artigos ou outros no devem ser eliminados; Quando mensagens eletrnicas (e-mails) registrarem atividades da instituio devem ser redigidas de acordo com as normas para elaborao de redao oficial (Manual de Redao da Presidncia da Repblica); Para que um uma mensagem de correio eletrnico seja impressa e inserida nos processos em suporte papel a cpia impressa deve incluir os seguintes dados: autor, remetente, assunto, data e hora de recebimento e indicao de anexos. Vale lembrar que, neste caso, est sendo feita uma cpia do documento original, portanto, a mesma dever ser devidamente autenticada, por pessoa devidamente autorizada para tal ato; Periodicamente os documentos digitais devem ter o suporte e formato migrados para outros mais atuais; Os documentos devem ser replicados e preservados em locais diferentes; A autenticidade dos documentos digitais deve ser garantida atravs de um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos arquivsticos digitais, que obedea aos requisitos elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos, com base na padronizao internacional.