Impacto de la calidad en la direccin de proyectoscon Six Sigma

Por Shobhit Shrotriya, PMP

Toda organizacin debe ejecutar proyectos que cumplan con, o que excedan, las expectativas de sus clientes. Sin embargo, a nivel mundial, numerosos proyectos no tienen xito y no se completan dentro del presupuesto o del tiempo previsto. No cumplen con los estndares de calidad y con los requisitos que espera el cliente. Una de las causas subyacentes de sus fracasos puede atribuirse a procesos dbiles y no alineados que resultan de una combinacin de problemas como una direccin dbil de proyectos, una mala estimacin de costos, una pobre planificacin y programacin de tiempos , una gestin inadecuada de los requisitos, una planificacin de contingencias inapropiada, entre muchos otros. Para maximizar el rendimiento de un proyecto y para mejorar su probabilidad de xito, cada organizacin debe construir un proceso mejor de direccin de proyectos, dedicado a cumplir con las necesidades ms importantes del cliente. La aplicacin de Six Sigma, junto con una direccin de proyectos robusta y efectiva, se considera una herramienta efectiva para conducir y acelerar el desarrollo y la entrega de productos de alta calidad dentro del presupuesto y del cronograma. Six Sigma se usa en las organizaciones principalmente como una metodologa para mejorar los procesos a fin de lograr la excelencia operativa y del negocio. Es un enfoque disciplinado orientado a datos y una metodologa para eliminar defectos de cualquier proceso desde los de fabricacin hasta los transaccionales, y desde los de productos a los de servicios. El objetivo fundamental de la metodologa de Six Sigma es implementar una estrategia basada en

Abstract

mediciones, que se enfoque en mejorar los procesos y en reducir la variacin, logrando un cambio organizacional mediante la alineacin de los procesos y de las personas. Este artculo discute la potencia de Six Sigma para lograr calidad en la direccin del proyecto, y es til particularmente para los directores de proyectos y de programas. n su bsqueda por la perfeccin y por lograr sus objetivos, un gran nmero de organizaciones estn en proceso de adoptar e implementar varias metodologas de mejora de la calidad, tales como la Mejora de la Calidad Total, el Control de Calidad Total, el Control Estadstico de Procesos (SPC), y Six Sigma, en los departamentos funcionales de la organizacin. Las organizaciones han seguido varios enfoques al adoptar estas metodologas, y el foco principal se ha orientado hacia un enfoque combinado que integra la metodologa de Six Sigma con las diferentes herramientas y los procesos de la direccin de proyectos. A nivel de sus races, hay varias similitudes entre las mejores prcticas de la direccin de proyectos y las de Six Sigma. Ambas disciplinas buscan reducir fallas, prevenir defectos, gestionar los recursos y los riesgos, y controlar los costos y el cronograma. La direccin de proyectos se centra en estas metas y objetivos al educar a los equipos de proyecto a fin de que implementen mejores prcticas en cada proyecto, mientras que Six Sigma se centra en tratar con los problemas de calidad realizando anlisis causales para prevenir que vuelvan a ocurrir. Desde una perspectiva ms amplia, la direccin de proyectos se puede tratar como un

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proceso en s mismo donde Six Sigma puede jugar un rol muy importante en su mejora. Adems, la distincin entre Six Sigma y la direccin de proyectos est en el hecho de que Six Sigma ofrece un enfoque estructurado y disciplinado para resolver problemas del negocio, es orientado a datos, y se enfoca en causas y soluciones significantes estadsticamente; mientras que las herramientas y las tcnicas de la direccin de proyectos se enfocan en atributos de un proyecto tales como su inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre. La integracin de estos dos enfoques puede ayudar a una organizacin a crear sistemas de mejora de procesos que sean robustos, consistentes y controlados, lo cual podra eventualmente llevar a una entrega exitosa del proyecto con mnimos, o ningn, defecto. Six Sigma no es solo otro suplemento a los mtodos de gestin existentes en una organizacin. Es una metodologa de gestin complementaria que se integra y reemplaza las formas que existen para determinar, analizar, resolver y evitar los problemas, as como para lograr los requisitos del cliente y del negocio objetiva y metdicamente. Six Sigma se aplica a asuntos operativos de gestin, o puede apoyar directamente el desarrollo y la implementacin de la gestin estratgica. La gerencia, usando Six Sigma, puede medir el desempeo original de sus procesos y determinar las causas de las variaciones para mejorar sus procesos y cumplir o exceder con los niveles de desempeo deseados.

Atencin al cliente Procesos transaccionales Gestin de la cadena de suministros

General Electric (GE) Ahorr US$ 750 millones al final de 1998 Redujo al 98% los defectos de facturacin y disputas, aceler los pagos y logr una mejor productividad Hizo ms eficientes los procesos de revisin de contratos, llevando a completar los tratos ms rpido y a ahorrar US$1 milln anualmente. Allied Signal/Honeywell Inici sus esfuerzos con Six Sigma en 1992. Al 1999 ahorr ms de US$600 millones por ao Redujo el tiempo que tardaban desde el diseo hasta la certificacin de los nuevos proyectos como los motores de avin, que duraban 42 meses y se redujeron a 33 meses Aumentaron el valor del mercado 27% anual a travs del ao fiscal 1998. Ford Agregaron US$ 52 millones aproximadamente a su balance en el 2000, y cerca de US$300 millones en el 2001 Ahorraron ms de US$ 350 millones en el 2002 con la eliminacin de desperdicios Fue responsable de la mitad de las mejoras de todas las TGW (Cosas que Salieron Mal) La Tabla 1 muestra varios ejemplos de la visin clsica de la calidad frente a la visin de la calidad de Six Sigma. Estos ejemplos realmente nos abren los ojos y enfatizan que es importante construir la calidad en direccin de proyectos en todos los procesos de negocios y operativos a fin de prevenir que los defectos vuelvan a ocurrir.

Algunas historias de xito de Six Sigma

Motorola Ahorr US$ 17 billones desde el 1986 al 2004, reflejando cientos de xitos individuales en todas las reas de negocios de Motorola incluyendo: Ventas y marketing Diseo de productos Fabricacin

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Tabla 1: Visin clsica y de Six Sigma sobre la calidad

Hay varias facetas de Six Sigma. Veamos y entendamos algunas de ellas: Sigma () es una letra del alfabeto griego. El trmino sigma se usa para designar la distribucin (desviacin estndar) respecto de la media (el promedio) de cualquier caracterstica de un proceso o producto. La Figura 1 enfatiza la importancia de reducir la variacin y centrarse en el proceso que llevar a eliminar los defectos.

componente, una pieza de material, una lnea de cdigo, un formulario administrativo, un lmite de tiempo, una distancia, etc. Otra medida son los defectos por milln de oportunidades (DPMO), lo cual es el nmero promedio de defectos por unidad. El valor de sigma indica qu tan a menudo es probable que ocurran los defectos. Cuanto mayor sea el valor de sigma, es menos probable que el proceso produzca defectos. A medida que sigma aumenta, el costo y el tiempo del ciclo bajan, y sube la satisfaccin del cliente. La Tabla 2 muestra un reflejo directo del sigma del proceso y del DPMO. Un proceso de clase mundial con un sigma de proceso igual a 6 solo tendr 3,4 defectos por milln de oportunidades.

Figura 1: Reducir la variacin y centrar el proceso

En un proceso de negocio o fabricacin, el valor de sigma es una mtrica que indica qu tan bien se est desempeando un proceso comparado con el punto de referencia (o benchmark) de Six Sigma. Cuanto mayor sea el valor de sigma, es mejor. Sigma mide la capacidad que tiene un proceso de realizar el trabajo libre de defectos. Un defecto es cualquier cosa que genera insatisfaccin en el cliente. El ndice comn de medicin es la cantidad de defectos por unidad donde una unidad puede ser virtualmente cualquier cosaun

Tabla 2: Sigma del proceso y relacin DPMO

Dinmicas de la metodologa Six Sigma y el efecto embudo

Six Sigma tiene dos metodologas clave: DMAIC y DMADV, ambas estn inspiradas en el Ciclo de Deming que es: Planificar Hacer Verificar Actuar.

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La metodologa DMAIC, por sus siglas en ingls, viene de Definir, Medir, Analizar, Mejorar, y Controlar. Se usa para mejorar un proceso existente de negocio ; La metodologa DMADV, viene de Definir, Medir, Analizar, Disear, y Verificar. Se usa para crear el diseo de un nuevo producto o proceso. El enfoque DMAIC se centra en los controles para mejorar el proceso, y aunque el enfoque no est en el control de la direccin del proyecto en s mismo, es clave para conducir y gestionar los proyectos con xito. Desde la perspectiva de la calidad de la direccin del proyecto, el enfoque DMAIC se puede mapear e integrar con el sistema de direccin del proyecto, donde los esfuerzos se pueden hacer ms eficientes para mejorar el propio sistema de direccin del proyecto. Esto significa que la organizacin realizara proyectos de mejora para su sistema de direccin de proyectos y lo estructurara para bajar los defectos, desperdicios y las variaciones en el desempeo. La metodologa bsica consiste de los siguientes cinco pasos: Definir las metas para mejorar el proceso, que sean consistentes con las demandas del cliente y con la estrategia de la empresa. Las herramientas que pueden servir son: el anlisis de los interesados, mtodos de encuestas a clientes (grupos foco, entrevistas, etc.), mapa del proceso como es. Medir los aspectos clave del proceso actual y recabar datos relevantes. Las herramientas que pueden ser tiles son: el diagrama de Pareto, el anlisis de modo de fallas y efecto (FMEA), y Gage R&R. Analizar los datos para verificar las relaciones de causa y efecto. Determinar qu relaciones hay, y tratar de asegurarse de considerar todos los factores. Las herramientas que pueden servir son: benchmarking, diagrama de causa y efecto, prueba de supuestos, anlisis de regresin, grficos Multi-vari. I -Mejorar u optimizar el proceso basndose en el anlisis de los datos, usando tcnicas

como el diseo de experimentos. Las herramientas tiles son: el diseo de experimentos y el mapa de cmo ser el proceso. Controlar para asegurarse de que cualquier desviacin del objetivo se va a corregir antes de que resulten defectos. Crear y ejecutar pilotos para establecer la capacidad del proceso, pasarlo a produccin, establecer los mecanismos de control, y monitorear continuamente el proceso. Las herramientas que ayudan son: grficos y plan de control y plan de control. En el enfoque general, el problema real se convierte en un problema estadstico. Esto se hace mapeando el proceso, definiendo variables de entrada clave del proceso (KPIVs o xs), y variables de salida clave del proceso (KPOVs o ys). Para determinar una solucin estadstica, se usa la potencia de las herramientas estadsticas. Esto se convierte luego en una solucin prctica. El nmero de xs van a continuar siendo eliminadas usando varias herramientas estadsticas y otras. De este modo, es como si la variacin se redujera al pasar por el embudo de la metodologa Six Sigma. A menudo, esto se llama el efecto embudo.

Figura 2: El efecto embudo

La relacin causa-efecto entre las KPOVs (ys) y las KPIVs (xs) queda ms clara a medida que el proyecto pasa por las fases. Los planes de control se documentan antes del cierre del proyecto para sostener lo ganado. Los lderes del proyecto deben demostrar que los entregables ms importantes del proyecto se alcanzaron y se demostraron.

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Un punto importante de la metodologa DMAIC es medir el desempeo real del proyecto respecto de las expectativas del cliente. Por ello, se deberan seleccionar las reas de mejora dnde se esperan las mayores ganancias financieras. Para evitar fallas que vuelvan a ocurrir, se debera apuntar a los problemas que resulten en muchos retrabajos, donde los resultados no son como los esperados, y donde la estandarizacin podra ayudar a los proyectos futuros. Dado que cada proyecto es nico, el uso de la metodologa DMAIC ayudara a determinar las causas y las soluciones de alto impacto. Lo que es ms importante, la medicin y el monitoreo continuo del desempeo del sistema de direccin del proyecto determinara si las metas de mejora se cumplieron y se sostienen.

continuarn refinando los sistemas del proyecto. Ha llegado el momento de combinar la direccin de proyectos con Six Sigma para acelerar el desarrollo de la calidad del producto dentro del presupuesto y del tiempo previsto. Este enfoque integrado definir mejor las formas de lograr la reduccin del costo, la mejora de los procesos, las implementaciones ms rpidas, y el desarrollo de nuevos productos. Six Sigma ya se est usando mucho pero con la competencia aumentando a cada minuto, la necesidad de integrar Six Sigma con la direccin de proyectos se sentir an ms en los das por venir. Solo aquellos negocios que puedan lograr esto sern capaces de estar en una mejor posicin para aumentar sus ganancias y su cuota de mercado.

En el mundo contemporneo y con una competencia intensa, el foco primario de todas las organizaciones es la satisfaccin del cliente.

Conclusin

Se ha vuelto esencial para las organizaciones no solo completar un proyecto dentro del presupuesto y del tiempo previsto, sino tambin entregar una calidad de clase mundial.

Algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones al adoptar e incluir los principios de Six Sigma para mejorar la calidad de su direccin de proyectos incluyen el xito de los proyectos, procesos consistentes y sustentables, resultados que exceden las expectativas, y la satisfaccin del cliente, Six Sigma complementa y extiende a la direccin profesional de proyectos, pero no la reemplaza. Ambas disciplinas dan contribuciones importantes para lograr resultados del negocio exitosos. A medida que las organizaciones buscan formas de mejorar sus sistemas, de reducir costos, y de desarrollar nuevos productos para generar ms ganancias, se

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Referencias

Shobhit Shrotriya, PMP, CRP, es cinturn negro de 6 sigma, ingeniero con un ttulo en ingeniera industrial y de gestin del Instituto Indio de Tecnologa de Kanpur. Es Director Asociado en Clinical Data Management, Quintiles Bangalore. Tiene ms de siete aos de experiencia en direccin de proyectos y de calidad, mtodos estadsticos, fabricacin, gestin de cadena de suministros, SAP, gestin de datos clnicos, definicin de procesos de desarrollo, mtricas y estndares, y de apoyar la mejora continua de sistemas y procesos de calidad.

Sobre el autor

Traducido, con permiso, del ingls de la Biblioteca Virtual del PMI (PMI Virtual Library) de www.PMI.org bajo el ttulo Impact of Quality in Project Management Si tiene alguna sugerencia de mejora de esta traduccin al espaol puede enviarla a LASpanishNews@pmi.org

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