Bogot D.C.

, 10 de julio de 2012

Radicado No. 2012EE175874

Doctor MANUEL L SERRANO R Profesional Direccin de Dotaciones Escolares Secretara de Educacin del Distrito
mlserrano@sedbogota.edu.co

Av. el Dorado No. 66-63 Bogot

Asunto:

Solicitud de informacin

Referencia: Radicado 2012IE17275 de 20 de junio de 2012 Respetado doctor Serrano: En atencin a la solicitud del asunto, enviada por correo electrnico, damos respuesta en los siguientes trminos: CONSULTA (...) informacin relacionada con las resoluciones de baja de bienes inservibles. En la actualidad nos encontramos en el proceso de aprobacin de un acta de este tipo y surge una controversia con el rea de contabilidad referente a: El valor que debe registrarse para los bienes que se consideran inservibles y obsoletos Valor histrico o Valor en libros? En el caso en el que deban incluirse los dos valores estos afectan las cuentas contables de servicio (las cuales no incluyen depreciacin) por lo cual, para el caso de las cuentas Debera aplicarse el valor histrico? Teniendo en cuenta que los bienes fueron conceptuados como inservibles y obsoletos. En qu lugar debe indicarse que el valor actual de los mismos (Valor en libros) difiere sustancialmente del valor de compra (Valor Histrico)? Qu pasa con los bienes inservibles no depreciados totalmente? En qu parte del documento debe incluirse la vida til, el estado de los bienes y el valor depreciado?

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RESPUESTA Las controversias de tipo contable deben ser resueltas al interior de la Secretara de Educacin del Distrito de manera coordinada con el contador. El numeral 18 del Captulo III, del Ttulo II, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, relacionado con el procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con Propiedades, planta y equipo establece que () El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histrico de un bien, la depreciacin o amortizacin acumulada y la provisin, y sumarle la valorizacin. El prrafo 132 del Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, en relacin con las normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, seala que el costo histrico: Representa la asignacin de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y dems transacciones, hechos y operaciones en el momento en que stas suceden. Para efectos de reconocimiento contable se aplicar, como regla general, el costo histrico, el cual est constituido por el precio de adquisicin o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pblica para la prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin.1 Cuando los bienes se encuentran en servicio deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse mediante la comparacin del valor en libros con el costo de reposicin o el valor de realizacin El Rgimen de Contabilidad Pblica, numeral 23 del Captulo III Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, del Ttulo II Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, indica el tratamiento para el retiro de propiedades, planta y equipo as: Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos debitando las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685DEPRECIACIN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acreditando la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien retirado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra en la subcuenta 580802-Prdida en retiro de activos,
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Concepto 20108-146-184 del 30-08-10 expedido por la Contadura General de la Nacin

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de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS, si corresponde a bienes inservibles, o la subcuenta 581006-Prdidas en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, si corresponde a bienes destruidos o perdidos. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERVIT POR VALORIZACIN 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN y se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registra en las cuentas de orden deudoras debitando la subcuenta 831510-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS y acreditando la subcuenta 891506-Activos retirados, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). El numeral 5.6.2 de la Resolucin 001 de 2001 de la Secretara Distrital de Hacienda, indica lo siguiente: BAJA DE BIENES INSERVIBLES En esta categora se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico o mecnico o que esa inversin resultara ineficiente y antieconmica para la entidad. Igualmente, en este grupo quedarn reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no tiles u obsoletos para la entidad con opcin de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo anlisis y concepto tcnico; donde se demuestra que despus de agotados los procedimientos de traspaso o enajenacin, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta. Segn el citado procedimiento administrativo, el literal A establece que, para dar de baja estos bienes, se debe tener en cuenta lo siguiente: "El acta de baja es el documento soporte necesario que ser suscrito por el comit de inventarios para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante la resolucin de baja el destino final que debe drsele a los bienes tipificados como inservibles, el acta de baja estar motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el responsable del Almacn y Bodega; en ella quedar sugerido el posible destino final de los bienes. La resolucin de baja es el acto administrativo a travs del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacn o Bodega, y donde se define el destino final que debe drseles.

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Basado en la resolucin que define el destino final, acta y dems documentos soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacn y Bodega procede a ejecutar el destino final autorizado. Una vez desarrollado el proceso - venta, permuta, dacin en pago, traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento o destruccin -, con el acta de entrega o recibo, de destruccin o aprovechamiento, se elaborarn los registros correspondientes a la salida definitiva en el Almacn y en contabilidad." En este orden de ideas, estos documentos sern base para realizar la afectacin contable que establece el procedimiento mencionado anteriormente, es decir, retirar los bienes del grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo e incorporarlos en las Cuentas de Orden Deudoras para su control. CONCLUSIONES: El procedimiento emitido por la C.G.N. en el manual de procedimientos determina que los bienes inservibles, destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos acreditando las subcuentas de la cuenta que identifiquen la naturaleza del bien retirado del grupo 16 Propiedades Planta y Equipo y debitando las subcuentas que correspondan a las cuentas 1685 Depreciacin Acumulada y 1695 Provisin para Proteccin de Propiedades Planta y Equipo. Por la diferencia se debe reconocer una prdida en retiro de activos o prdida en siniestro en la cuenta 580802 perdida en retiro de activos. Asimismo, en el caso de haberse registrado valorizacin, se debita la cuenta del patrimonio 3115 Supervit por Valorizacin y acredita la cuenta 1999 Valorizaciones. Es importante aclarar que la baja de los bienes inservibles se realiza por el valor en libros; es decir, por resultado de restarle al costo histrico, el valor de la depreciacin, amortizacin y/o provisin y se adiciona la valorizacin, cuando existe; tanto el valor en libros como el costo histrico se deben relacionar en el acta de baja. Los activos inservibles o destruidos total o parcialmente se registran en las cuentas de orden deudoras de control 831510 Activos Retirados Propiedades Planta y Equipo acreditando la cuenta 891506- Deudoras de Control por Contra - Activos retirados, entre tanto se produce su destino final. Cuando los bienes inservibles no se encuentran depreciados totalmente, la deferencia entre las propiedades planta y equipo, depreciacin acumulada y provisin, se registran en la cuenta 580802 Prdida en Retiro de Activos, como
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se indic en el procedimiento establecido por la Contadura General de la Nacin. La Resolucin de baja es el documento soporte para realizar el retiro parcial y definitivo de los bienes declarados como inservibles en la informacin contable, e igualmente permite al almacenista realizar la separacin fsica de los elementos en bodega hasta que se proceda a dar la salida definitiva reflejada en la entrega al destinatario final. Si la Secretara de Educacin del Distrito requiere informacin adicional de los bienes inservibles dados de baja puede elaborar un anexo al Acta de Baja detallando la informacin que estime conveniente tal como: Costo histrico, Depreciacin, vida til, Provisiones, Valorizaciones, entre otras de cada uno de los elementos objeto del retiro. Finalmente, es conveniente recordar que la Contadura General de la Nacin es el mximo rgano rector en materia contable pblica en Colombia. En tal sentido se pronunci la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carcter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicacin de la Regulacin Contable Pblica. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Direccin Distrital de Contabilidad, se expiden en atencin a lo preceptuado por el artculo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artculo 9 del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Igualmente, precisamos que conforme al Sistema de Gestin de la Calidad de la Entidad, las respuestas a las solicitudes de conceptos se debern emitir dentro un plazo mximo de treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de radicacin en la DDC. Cordialmente,

JORGE CASTAEDA MONROY Contadora General de Bogot

contabilidad@shd.gov.co
Proyect: Revis: Aprob: Mara Stella Duitama Borda Mara Elizabeth Salinas Bustos/Jairo Antonio Rojas Ivan Javier Gmez Mancera

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