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PLAN DE IMPLEMENTACION NORMAS ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Y SU INTEGRACIN AL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000 - SISTEMA DE GESTION

INTEGRAL

SERVIGENERALES S.A. ESP

PLAN DE IMPLEMENTACION NORMAS ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Y SU INTEGRACIN AL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000 SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

LINA FABIOLA MOLANO PINEDA GERENTE DEL SGC WILLIAM JAVIER AMEZQUITA GARCA ADMINISTRADOR SGC

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BOGOTA 2007

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Tabla De Contenido Justificacin 1 Alcance... 2 Objetivos. 3 Metodologa 4 Cronograma5 Costos proyecto 10 Beneficios...

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JUSTIFICACIN

Prevencin, calidad y excelencia. Conceptos bsicos


Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los mbitos, tanto a nivel tecnolgico, como de sistemas de gestin. Ello conlleva que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo ms rpidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo competitivas y eficientes en los mercados en los que se desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de globalizacin, con sus ventajas pero tambin con sus dificultades. stos y otros factores determinan que se estn produciendo modificaciones sustanciales en la cultura empresarial. As, han aparecido los nuevos enfoques de gestin sobre los que se centran los intereses empresariales, tales como la mejora continua de productos, procesos y en general de todos los sistemas, el liderazgo de directivos y mandos, la gestin por valores para el desarrollo de polticas que den respuesta a todos los grupos de inters: clientes, trabajadores, proveedores y la propia sociedad, la gestin del conocimiento o mejor dicho del capital intelectual, verdadero valor de las organizaciones en donde la informacin, el conocimiento y la experiencia son compartidos y estn al servicio de los intereses empresariales. En este proyecto se establece la forma en la cual SERVIGENERALES S.A. ESP pretende realizar la integracin, especialmente en materia de procedimientos documentales, a fin de lograr la necesaria racionalizacin, simplificacin y sinergia de sistemas ISO 9001:2000 ya certificado ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 POR QUE Un sistema de gestin integral que proporcione directrices para establecer un proceso estructurado. Ayuda a conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental. Identificar los requisitos legales actuales y futuros de nuestro sector. Permitir la deteccin de oportunidades de mejora. Proporciona datos objetivos que permiten establecer prioridades. Estamos perdiendo ventajas competitivas en el sector.

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ALCANCE A CERTIFICAR

LAS ACTIVIDADES DE MANEJO INTEGRAL DEL SISTEMA COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS TALES COMO: LECTURA, RELECTURA, CRTICA, FACTURACIN, CORTE Y RECONEXIN, COBROS JURDICOS Y PREJURDICOS, P.Q.R. (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS), LIQUIDACIN Y DISTRIBUCIN DE FACTURAS, RECAUDO Y CENSO DE USUARIOS. PRESTACIN INTEGRAL DE SERVICIO DE ASEO URBANO EN TODOS SUS COMPONENTES: RECOLECCIN, BARRIDO, LIMPIEZA, TRANSPORTE Y DISPOSICIN FINAL DE RESIDUOS SLIDOS. ADMINISTRACIN Y OPERACIN DE RELLENOS SANITARIOS. PODA Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES EN REAS PUBLICAS AGENCIAS MONTERIA YUMBO BUGA ARMENIA SOACHA FACATATIVA BOGOTA CHICO EMPRESAS CONEXAS CAF ASEO S.A. ESP SERVITUNJA S.A. ESP

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OBJETIVOS Objetivo general Implementar y certificar las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 e integrarlas y alinearlas al sistema de gestion de calidad ISO 9001:2000 de SERVIGENERALES S.A. ESP en diciembre del ao 2008. Objetivos especficos Implementar y certificar el sistema de gestion integrados (ISO 9001. 14001 y OHSAS 18001) de las empresas SERVITUNJA S.A ESP y CAF ASEO S.A. ESP en diciembre de 2008 (alcances por definir) Crear conciencia dentro de la organizacin de la importancia de los diferentes sistemas de gestion y su valor agregado que prestan a la misma Optimizacin de recursos tanto fsicos, financieros y a aun ms importante humanos. Capacitar y formar un grupo de apoyo al sistema de gestion integrado, que sea el responsable al interior de su agencia o rea del mismo y del mejoramiento continuo de este en Pro de la mejora de la agencia y rea respectiva

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Metodologa Para el xito del presente proyecto se pretende trabajar apoyados del grupo de lderes dentro de cada una de las agencias, y con el liderazgo de los respectivos directores de agencia y gerentes de rea, esto conlleva a un trabajo en equipo y coordinacin junto con el equipo responsable de la implementacin y el grupo consultor as: Seleccin de grupo de apoyo compuestos por 25 funcionarios que sern postulados por las respectivas direcciones de agencia y gerentes de rea con la siguiente distribucin :
Armenia Montenegro Buga Facatativa Montera Soacha Tunja Yumbo Comercial BTA Administracin BTA Gestion Humana BTA DRS BTA SGC BTA 3 1 2 2 3 2 3 2 2 1 2 1 1

Asignacin de tareas a los miembros del equipo de apoyo, estas tareas se distribuirn de acuerdo al perfil, agencia y competencia de cada uno de los integrantes del equipo. Formacin y capacitacin de 2 auditores lideres en ISO 14001:2004 y 2 en OHSAS 18001:2007, apoyo al SGI (Sistema de Gestion Integral) Trabajo en equipo del responsable de proyecto en la empresa (Administrador SGI) y el consultor para una pronta implementacin y certificacin del las normas Trabajo en equipo junto con los asesores jurdicos en el rea ambiental y laboral para la elaboracin de las matrices de requerimientos legales. Formacin de 25 auditores integrales (9000, 14000, y 18000), los cuales sern los responsables junto con el director de agencia, los gerentes de rea y el Administrador del SGI de la implementacin, certificacin sostenimiento y mejora continua del SGI.

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La totalidad del proyecto de desarrollara en 6 etapas: diagnostico, planeacin, implementacin, validacin, certificacin y seguimiento y mejora continua. Estas etapas de se detallan en el cronograma del proyecto

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PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004


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ACTIVIDADE S GENERALES CAPITULO 4, REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Y DE S&SO

TEMA A TRATAR

DETALLE DIAGNSTICO SENSIBILIZACIN AMBIENTAL Y DE S&SO FUNDAMENTACIN EN LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS PLANIFICACIN
4.3.1 ASPECTOS Ambientales, elaboracin y documentacin del procedimiento para la continua identificacin de aspectos ambientales. Establecer y documentar los criterios de valoracin de los aspectos en un procedimiento Elaboracin y documentacin de la matriz de aspectos ambientales en condiciones normales y anormales de operacin e identificacin de riesgos potenciales 4.3.1 PLANIFICACIN PARA IDENTIFICACIN DE PELIGROS: Elaboracin y documentacin del procedimiento para la continua identificacin de peligros y evaluacin y control de riesgos. Establecer y documentar los criterios de valoracin en un procedimiento 4.3.1 IPECR Elaboracin de la matriz de IPECR para actividades rutinarias y no rutinarias en cada proceso 4.3.2. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Identificacin de los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales

RESPONSABLE Consultor Consultor

ENE X

FEB X

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz

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X X

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Identificacin de los requisitos legales aplicables a S&SO

PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004


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Divulgacin de los mismos a los cargos que aplique Elaboracin, documentacin e implementacin del procedimiento para la identificacin de los requisitos legales y otros incluyendo la evaluacin de su cumplimiento (4.5.2) para los dos sistemas

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CAPITULO 4, REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

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4.2 POLITICA INTEGRADA Con base en los aspectos significativos identificados y la naturaleza y escala de los riesgos en S&SO realizar la formulacin de la poltica integrada 4.3.3 OBJETIVOS, METAS Formular los objetivos ambientales y de S&SO en las funciones y niveles pertinentes y los programas de gestin a ejecutar para el cumplimiento de los objetivos 4.3.4 PROGRAMAS Formular los programas de gestin a ejecutar para el cumplimiento de los objetivos Divulgacin de la Poltica, objetivos y metas a todo el personal

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IMPLEMENTACION Y OPERACIN
4.4.1 RECURSOS, ESTRUCTURA FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD designar formalmente al representare de la direccin y hacer su divulgacin. Elaborar la matriz de funciones, responsabilidad y autoridad del los cargos para S&SO Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad de los cargos crticos para el sistema de gestin ambiental incluyendo el representante de la direccin y los contratistas

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Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz

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4.4.2 COMPETENCIA FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA Integrar los procedimientos existentes asociados con el procedimiento para la toma de conciencia del personal incluyendo contratistas y mantener los registros de competencia Modificar y adecuar las descripciones de cargo con base a la educacin, entrenamiento y experiencia requeridas para asegurar la competencia de los cargos para los dos sistemas Identificar las necesidades de formacin y entrenamiento de los cargos crticos con base a los aspectos ambientales significativos y los riesgos identificados. Elaborar un plan de capacitacin con base a estas necesidades 4.4.3 COMUNICACIN Establecer procedimientos para el manejo de las comunicaciones internas y externas con partes interesadas

PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004


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CAPITULO 4, REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

4.4.4 DOCUMENTACION Integrar al manual de la calidad los requisitos establecidos la norma ambiental y la de S&SO 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Complementar los procedimientos obligatorios para el control de los documentos del SGC con los relacionados al SGA y de S&SO (incluyendo listados maestros) 4.4.6 CONTROL OPERACIONAL Incluir los requisitos ambientales y de S&SO para el control de los riesgos en los procedimientos e instrucciones de operacin y elaborar y documentar los que se hagan necesarios Entrenamiento del personal en los procedimientos integrados y la importancia del control operacional

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4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Elaboracin y documentacin de los procedimientos para identificacin de situaciones potenciales de emergencia ambientales y de S&SO (Plan de emergencias y contingencias) Formulacin de planes de verificacin peridicas incluyendo simulacros

X PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004

VALIDACION 27 28 29
4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION Formular y levantar registros de indicadores de gestin de los sistemas que incluyan el aseguramiento del cumplimiento legal. Definir acciones para seguir y medir las caractersticas fundamentales Entrenamiento de los responsables de proceso en el levantamiento de los indicadores de gestin ambientales y de S&SO 4.5.3 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA Incluir en el procedimiento para el SGC los requisitos ambientales y de S&SO 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS Complementar los procedimientos obligatorios para el control de registros del SGC con los relacionados al sistema ambiental y de S&SO (incluyendo listados maestros) 4.5.5 AUDITORIA INTERNA Complementar el procedimiento del SGC con los requisitos de ambiental y S&SO. Definir el grupo de auditores Realizar la formacin de auditores internos en ISO 14001:2004 y OHSAS 18001 Programar y ejecutar primer ciclo de auditorias internas

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Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz


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Consultor Responsable

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Cerrar las no conformidades generadas del primer ciclo de Auditoras Internas

PLAN DE IMPLEMENTACIN ISO 14001:2004


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REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL Y DE S&SO 4.6 REVISION POR LA DIRECCIN Incluir en el proceso de direccin y planeacin los requisitos y las entradas del sistema de gestin ambiental y de S&SO para la revisin por la direccin Preauditoria Althviz

Revisin de los ajustes de acuerdo con los resultados de la preauditoria.

Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz Consultor Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz Responsables Sistema Integrado de Gestin, auditor BVQI Responsable Sistema Integrado de Gestin, Consultor Althviz

CERTIFICACION

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CERTIFICACIO N SGI

Certificacin del SGI

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Cierre de las posibles No conformidades resultante

SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA SGI 41


VISITAS DE SEGUIMIENTO Programar y ejecutar ciclos de auditorias internas

Responsables Sistema Integrado de Gestin

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implementacin acciones de mejora (preventivas y correctivas)

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visista de seguimiento

Responsables Sistema Integrado de Gestin Responsables Sistema Integrado de Gestin, auditor BVQI

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COSTOS GENERALES PROYECTO ITEM CONSULTARA E IMPLEMENTACIN FORMACIN OBSERVACIONES Este valor contempla un total de 510 horas $ 35.496.000,00 consultor El valor adicional por hora consultor en caso que se requiera ser de $ 55.000 Contempla logstica formacin de auditores $ 43.881.380,00 integrales internos y formacin auditores lideres en 14000 y 18000 Valor planes de manejo ambiental agencias y Chico Estos planes de manejo ambiental pueden $ 24.000.000,00 revelar costos no contemplados en este plan, estos costos pueden ser obligatorios dependiendo de la matriz de requerimientos legales Consultara con abogado ambiental para $ 7.000.000,00 elaboracin de matriz de requisitos legales Consultara con abogado laboral para $ 3.500.000,00 elaboracin de matriz de requisitos legales Este valor contempla inversiones de adecuacin a las agencias en las reas de mantenimiento, esta inversin es susceptible de aumentar de acuerdo a lo que arrogue el respectivo plan de manejo ambiental Tampoco contempla la agencia Montera (razones ya conocidas) Este valor contempla logstica auditorias internas cruzadas *(ver relacin pagina siguiente ) Valor de desplazamientos, hospedaje y alimentacin auditores de segunda parte Valor incluye valor certificacin BVQI, y desplazamientos, hospedaje y alimentacin auditores de tercera parte VALOR

PLAN DE MANEJO AMBIENTAL

CONSULTARA JURDICA ISO 14000 CONSULTARA JURDICA OHSAS 18000

ADECUACIONES AGENCIAS

$ 26.000.000,00

AUDITORIAS INTERNAS PRE-AUDITORIA AUDITORIA DE CERTIFICACIN TOTAL

$ 7.500.000,00 $ 8.000.000,00 $ 39.564.000,00 $ 194.941.380,00

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Auditoria interna AUDITORIAS CRUZADAS ENTRE AGENCIAS AS: ARMENIA: BUGA: YUMBO: BUGA: MONTENEGRO: ARMENIA: MONTERA: SOACHA: BOGOTA: FACA: TUNJA: FACA: BOGOTA: TUNJA: SOACHA: TUNJA: BOGOTA: MONTERA: 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 AUDITOR MONTENEGRO AUDITOR PARA ARMENIA Y MONTENEGRO AUDITOR PARA ARMENIA AUDITOR PARA YUMBO AUDITOR PARA YUMBO AUDITORES PARA BUGA AUDITOR TUNJA AUDITOR TUNJA AUDITOR TUNJA AUDITOR SOACHA AUDITOR SOACHA AUDITOR BOGOTA 2 AUDITOR BOGOTA AUDITOR FACATATIVA AUDITOR FACATATIVA AUDITOR MONTERA AUDITOR MONTERA AUDITOR ACOMPAANTE MONTERA

(VALOR PASAJES TERRESTRES Y AREOS, ALIMENTACIN Y HOSPEDAJES)

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BENEFICIOS 1. Competitividad en el mercado 2. Control sobre los aspectos mas relevantes de la operacin 3. Retorno de inversin (beneficios tributarios) Otro beneficio tributario es el consagrado con el artculo 78 de la Ley 788 de diciembre 27 de 2002, el cual modifica el estatuto tributario, Ley 624 de 1989 artculo 158-2, creando un nuevo incentivo fiscal para el impuesto de renta de las personas jurdicas que inviertan de manera directa en control y mejoramiento del medio ambiente, en el sentido de poder deducir anualmente, dentro de los lmites de la renta lquida, de su renta el valor de las inversiones que por este concepto hayan realizado para el correspondiente ao gravable, previa acreditacin de la autoridad ambiental respectiva, para lo cual se estudiarn los beneficios ambientales obtenidos. Este beneficio opera para las inversiones en que incurra el contribuyente de manera voluntaria y no por mandato de la autoridad ambiental. Decreto 3172 de noviembre de 2003

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