Gesto e preservao de documentos digitais

I Congresso Nacional de Arquivologia Braslia novembro 2004

Contexto Internacional

Na dcada de 90, a comunidade arquivstica internacional d incio aos primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produo e preservao dos documentos digitais.
Conselho Internacional de Arquivos Comit de Documentos Eletrnicos - 1993 Projeto da Universidade de Pittsburgh EUA 1993/96 DLM-Forum Unio Europia 1996 Projeto da Universidade de British Columbia Canad 1994/97 InterPares projeto internacional - sediado na Universidade de British Columbia 1999/2001
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Essas pesquisas tm tratado de questes trazidas pelo uso crescente dos documentos digitais, tais como:
Definio do documento arquivstico digital Preservao de documentos digitais Gesto dos documentos Metadados Acesso e uso Custdia

Definio / Identificao do documento digital

Como uma entidade lgica, h dificuldade em se identificar entre os registros digitais aqueles que so documentos de arquivo.

Preservao
Nos documentos digitais a preservao no se resume ao armazenamento em condies ideais; necessria a transferncia peridica para outros suportes a fim de garantir o acesso contnuo (refreshing) ou converso para outros formatos e sistemas computacionais (migrao).

Metadados (dados sobre os dados)

Os metadados so imprescindveis para assegurar autenticidade, compreenso e uso dos documentos digitais; descrevem como a informao foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data(s), assunto, hora de transmisso, cdigo de classificao, etc.).

Acesso e uso
Nos documentos digitais, o contedo no est acessvel compreenso humana diretamente. Os smbolos precisam ser decodificados por software especfico para se tornarem legveis, ou seja, depende de uma mquina e um programa complexo.
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Gesto
A manuteno dos documentos digitais mais dependente de um bom sistema de gesto arquivstica de documentos., As iniciativas internacionais tem mostrado que os arquivistas tem que estar presentes no processo de gesto desde a fase de concepo do projeto dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais.

Resultados:
Normas ISO:
OAIS (Open Archival Information System) ISO Gesto de documentos ISO 15.487

Unio Europia
MoReq (Modelo de Requisitos Funcionais)

Reino Unido
Requisitos funcionais e metadados do PRO (Public Record Office)

Estados Unidos
Programa ERA do NARA (National Archives and Records Administration) Padro DoD (Departamento de Defesa)

Austrlia
Dirks: diretrizes de gesto e metadados
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Contexto Nacional

Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991

Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

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A partir da dcada de 90, no Brasil, cresce a produo de documentos digitais: planilhas eletrnicas, sistemas de workflow, GED, bases de dados, etc. Da a necessidade de se instalar na comunidade arquivstica brasileira a discusso a respeito dos documentos digitais :
Participao ativa dos arquivistas na gesto dos documentos Definio de estratgias de preservao

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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

Arquivo Nacional
Misso: gesto, tratamento tcnico, preservao e divulgao do patrimnio documental do Poder Executivo Federal. Objetivo: garantir o acesso informao para subsidiar as decises governamentais, o cidado na defesa de seus direitos e a produo do conhecimento cientfico e cultural.

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Conselho Nacional de Arquivos Conarq

rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Misso:
definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Histrico

1995 - Portaria n 8 do Conarq, de 23/8/1995 criao da CTDE 2002 - Portaria n 60 do Conarq, de 7/3/2002 reformulao da CTDE

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Composio da CTDE
Representantes de vrios setores do governo e da sociedade civil:
Casa Civil /PR Ministrio do Planejamento Marinha Cmara dos Deputados Arquivo Nacional Biblioteca Nacional Museu do ndio /FUNAI CNEN PUC-RJ Unicamp Pesquisadores

Composio multidisciplinar:
Arquivologia Biblioteconomia Cincia da Informao Tecnologia da Informao Direito Administrao

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Objetivo da CTDE: Sugerir normas, procedimentos tcnicos e instrumentos legais, para a gesto arquivstica e a preservao dos documentos digitais das instituies pblicas e privadas.

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Conceitos bsicos
O documento arquivstico informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. O documento arquivstico digital um documento arquivstico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador.
Estas definies constam das FAQs na pgina da CTDE 18

Documentos digitais - Vantagens

Economia de espao fsico; Ganho de produtividade; Otimizao dos fluxos de trabalho; Facilidade de acesso aos estoques de informao; facilidade de gerao e distribuio de dados e informaes digitais.

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Documentos digitais - Problemas

Fragilidade intrnseca do armazenamento digital degradao fsica do suporte. Rpida obsolescncia da tecnologia digital: hardware, software e formatos; Dificuldade em garantir a integridade dos documentos fcil acesso; Complexidade e custos da preservao digital; Dependncia social da informao digital: dependncia do documento digital como fonte de prova das funes e atividades de indivduos, instituies e governos.
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Os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem deixar qualquer vestgio, sendo instveis e extremamente vulnerveis interveno humana e obsolescncia tecnolgica

O documento de arquivo em ambiente tradicional se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade (permanncia e durabilidade). A autenticidade do documento arquivstico est ligada sua estabilidade.
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O principal desafio
Necessidade de produzir, manter e preservar documentos digitais fidedignos, autnticos e acessveis.

Como fazer?
Gesto Arquivstica de Documentos Preservao digital

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Gesto arquivstica de Documentos

Definio:
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

Finalidade:
Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade. Somente um sistema de gerenciamento arquivstico de documentos capaz de garantir a produo e a manuteno de documentos eletrnicos fidedignos e autnticos
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As realizaes da CTDE o que j foi feito:

1. Estudo dos resultados e concluses dos projetos internacionais:
InterPARES, Pittsburgh, MoReq, DoD, DIRKS, OAIS.

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As realizaes da CTDE o que j foi feito:

2. Stio da CTDE :
Atas, Textos de gesto e preservao, Glossrio, Carta para preservao Perguntas mais freqentes, Legislao, Referncias bibliogrficas e stios de interesse.
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp

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As realizaes da CTDE o que j foi feito:

3. Elaborao de glossrio de termos relacionados aos documentos digitais 4. Carta para preservao do patrimnio arquivstico digital do Conarq 5. Resoluo n 20 do Conarq, de 16 de julho de 2004 - gesto de documentos digitais 6. Divulgao dos trabalhos em eventos nacionais e junto ao governo
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As realizaes da CTDE o que est em andamento:

6. Especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas eletrnicos de gesto arquivstica de documentos, que atendam s especificidades da legislao e prticas arquivsticas brasileiras 7. Diretrizes para recolhimento e transferncia de documentos digitais s instituies arquivsticas

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

Aps um processo de ampla divulgao e discusso pblica, o Anteprojeto da Carta da CTDE, foi aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - em 6 de julho de 2004, no Rio de Janeiro.

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

Por que uma carta de preservao dos documentos arquivsticos digitais?
Carta de preservao do patrimnio digital da UNESCO. Constata-se a existncia de um patrimnio arquivstico digital em perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade. Instrumento oficial sobre a importncia e necessidade de aes para a preservao de documentos digitais
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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

Definies da UNESCO: Patrimnio Digital
Conjunto de materiais digitais que possuem valor suficiente para serem conservados a fim de que se possa consultar e utilizar no futuro.

Preservao Digital
Conjunto de aes destinadas a manter a acessibilidade dos objetos digitais a longo prazo.

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

Diretrizes para tratar a questo:
aes arquivsticas para a preservao incorporadas em todo o ciclo de vida dos documentos, desde a etapa de planejamento e concepo de sistemas eletrnicos para que no haja perda nem adulterao; Aes de preservao que garantam o acesso contnuo aos contedos e funcionalidades Necessidade de participao ativa dos arquivistas e das instituies arquivsticas no processo de gesto de documentos digitais.
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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

A Carta apresenta trs proposies principais

1.

Elaborao de estratgias e polticas

Gesto arquivstica de documentos; Instrumentalizao das organizaes arquivsticas; Governo eletrnico; Aes cooperativas.

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

2.

Estabelecimento de normas
Padres e protocolos Requisitos funcionais Metadados de preservao Segurana da informao digital

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Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital

3.

Promoo do conhecimento
Agenda de pesquisa cientfica; Ensino e Formao de recursos humanos; Disseminao do conhecimento

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Resoluo n 20 do Conarq
16 de julho de 2004

Resoluo n 20

Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

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Resoluo n 20
1. Identificao dos documentos digitais
Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos devero identificar, dentre as informaes e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivsticos para que sejam contemplados pelo programa de gesto arquivstica de documentos.

2. O programa de gesto nico tanto para os documentos digitais como para os no digitais.
Art. 2 - Um programa de gesto arquivstica de documentos aplicvel independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou hbridos em que as informaes so produzidas e armazenadas.
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Resoluo n 20
3. O sistema eletrnico de gesto deve prever requisitos arquivsticos, de acordo com as orientaes do Conarq
Art. 3 - A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos, que adotar requisitos funcionais, requisitos no funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivsticos.
Requisitos funcionais Requisitos no funcionias Metadados

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Resoluo n 20
4. Participao dos profissionais de arquivo em todo o processo
Art. 4 - Os profissionais de arquivo e as instituies arquivsticas devem participar da concepo, do projeto, da implantao e do gerenciamento dos sistemas eletrnicos de gesto de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3.

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Resoluo n 20
5. Eliminao
Art. 5 A avaliao e a destinao dos documentos arquivsticos digitais devem obedecer aos procedimentos e critrios previstos na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e s Resolues do CONARQ, n 5, de 30 de setembro de 1996, n 7, de 20 de maio de 1997, e n 14, de 24 de outubro de 2001. Pargrafo nico A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de digitalizao s dever ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

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Requisitos Funcionais para Sistemas Eletrnicos de Gesto Arquivstica de Documentos

Requisitos Funcionais definio

um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituio.

objetivos

garantir a autenticidade dos documentos tradicionais e/ou digitais; facilitar o acesso, a utilizao, a legibilidade e a compreenso dos documentos digitais; garantir a preservao a longo prazo.
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Requisitos Funcionais
Os requisitos tratam de:
Captura Cdigo de classificao Tramitao Avaliao e destinao Recuperao da informao Segurana: fsica (backup) e lgica (controle de acesso) Armazenamento Preservao Metadados
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Metadados
Dados relativos a outros dados, isto , dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo.
(I) Metadata, (F) mtadonne

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Como acessar a CTDE

http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp http://www.arquivonacional.gov.br/

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