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El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna y otra forma, las entidades y grandes empresas han venido desarrollando planes, programas y proyectos tendientes a darles un anejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera ms eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. Es as como se encuentra que existen diferentes formas de abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamao de la entidad, los objetivos que persigue, la cultura administrativa y de seguridad, la complejidad de sus operaciones y la disponibilidad de recursos entre otros. La administracin del riesgo como parte integral de las buenas prcticas gerenciales es un proceso interactivo que consta de varios elementos, cuyo objetivo es permitir que la institucin minimice prdidas y maximice oportunidades, su aplicacin se basa en los parmetros y lineamientos metodolgicos trazados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, compilados en este documento para que con la participacin de los integrantes de la institucin se establezcan los mecanismos para identificar, analizar, valorar y administrar los riesgos que constantemente estn expuestos a ellos y de esta manera fortalecer el sistema de la gestin integral de la institucin en salud para alcanzar el ms alto gado de eficacia y efectividad de la institucin. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental por su vnculo con todo el quehacer, se podra firmar que no hay actividad de la vida o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que se hace necesario introducir el concepto de administracin del riesgo en la institucin teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza, tamao y razn de ser estn permanentemente expuestas a riesgos que pueden poner en peligro su existencia. Marco Legal Los parmetros del marco legal relacionados con la Administracin del riesgo tienen como base un conjunto de leyes, decretos, resoluciones, directivas y artculos que definen y orientan su estudio y aplicacin.
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2 Entre las normas que la regulan se destacan: Constitucin poltica de Colombia. Artculos 209 y 269 Ley 7 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos de Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 4110,de 2004. Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica Norma Tcnica Colombiana NTC 5254 de 2006 Gestin del riesgo. Gua de Administracin del riesgo del DAFP 2006
PROCESO
Nombre del proceso, establecido en el mapa de riesgos OBJETIVO DEL PROCESO Se transcribe el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le estn identificando los riesgos. RIESGOS Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento o suceso que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos de la institucin. DESCRIPCION Se refiere a las caractersticas generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado y las posibles circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se materializara el riesgo. AGENTE GENERADOR Constituye los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se podran clasificar en cinco categoras: personas, materiales, equipos, instalaciones y entorno. CAUSAS Razones o motivos por los cuales se genera un riesgo. Influyen directamente en la probabilidad de ocurrencia de los eventos y tienen incidencia en el establecimiento de polticas para su disminucin o eliminacin, estas se complementan con las identificadas en el formato de contexto estratgico EFECTOS Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daos fsicos y fallecimientos, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de imagen, de credibilidad y confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental. Posteriormente debemos proceder a la identificacin, dando respuesta a los siguientes interrogantes : qu puede suceder, dnde y cundo?, por qu y cmo puede suceder?
4 Esto posibilita conocer los eventos particulares que presentan algn grado de amenaza al logro de los objetivos trazados. Con efectos desfavorables para sus partes interesadas, a partir de los cuales se analizan las causas y los efectos que se pueden presentar con su ocurrencia. A travs de la utilizacin del formato de identificacin de riesgos, se logra hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos, presentando una descripcin de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos.
PROBABILIDAD Alta 3
VALOR 15
Media
Baja
Impacto Valor
Leve 5
Moderado 10
Catastrfico 20
Criterios
No existen controles
Ponderacin
4
Los controles existentes no son efectivos Los controles existentes no estn documentados, pero son efectivos
Mapa de riesgos
En la matriz de calificacin y respuesta a riesgos, hay contenidos los riesgos a los que est expuesto el paciente, permite conocer las polticas inmediatas de respuestas ante ellos, tendientes a evitar, reducir, compartir o transferir o asumir el riesgo y la aplicacin de acciones as como los responsables, el cronograma y los indicadores.
Acciones de control
Probabilidad
Responsable
Calificacin controles
Cronograma
Evaluacin
Controles
R1 R2 R3 R4 R5 Paso siguiente, llenar las casillas siguientes as: Acciones de control: muestran el compromiso que asumen todos los trabajadores de la salud frente al riesgo, con relacin al tratamiento que se le va a proporcionar y las aplicaciones que entrarn a prevenir o reducir el riesgo y harn parte del plan de manejo de riesgo, estas deben ser contundentes y medibles. Responsables: permite conocer en cabeza de quin o de quines estn las acciones preventivas o correctivas que se establezcan. La monitorizacin de las acciones estar a cargo de los dueos del proceso. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte de los responsables estableciendo con claridad las fechas de inicio y finalizacin, con mediciones de manera trimestral. Indicador: se establecen los criterios como herramientas de medicin que permitan observar la calidad y efectividad de las acciones propuestas; estas sern reportadas en un formato de seguimiento en las casillas logros y porcentajes del resultado del indicador. El resultado del indicador deber sealarse en trminos de porcentaje para cada accin de control debe haber un indicador.
Monitoreo y seguimiento
Las actividades de monitoreo y seguimiento se realizan dentro de las unidades a travs del formato de seguimiento propuesto. Debe estar a cargo de los responsables de los procesos, su finalidad principal ser la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.
indicador
Impacto
Riesgos
No.
Acciones
1 2 3 4
Riesgo: se transcriben los riesgos que se estn mitigando en su respectiva priorizacin, segn fue diligenciado el formato de mapa de riesgos. Acciones: transcribir los compromisos que se han asumido y que fueron plasmados en el formato de mapa de riesgos. Cronograma: se establece el periodo que se est evaluando indicando la fecha de apertura y la fecha de cierre del mismo. Es necesario fijar las fechas con el fin de plasmar la gestin y fijar la continuidad del proceso. Logros: Se plantean los avances significativos que se obtuvieron con la gestin de las acciones dentro del periodo evaluado Resultado de indicadores: es el promedio de los indicadores aplicado a las acciones de control en el formato mapa de riesgos. Si el riesgo tiene 3 acciones de control, debe tener entonces 3 indicadores (uno por cada accin) ; estos indicadores generan un resultado como porcentaje de avance, los cuales promediados para generan el dato que se insertar en esta casilla. Justificacin o soporte: se mencionan los soportes documentales sustentos fsicos, que fueron empleados en el proceso de gestin para cada accin de control ejecutada; all se enuncian adems todos los eventos puntuales que evidencian los resultados reflejados durante el periodo evaluado.
Logros
Riesgo
No.
9 Observaciones: registrar los argumentos que a criterio del evaluador deban ser de conocimiento del equipo de trabajo, del responsable del proceso y adems las propuestas de nuevas acciones de mitigacin.
GLOSARIO Control Del riesgo: son las polticas, procesos, dispositivos, prcticas u otras acciones que actan para eliminar o minimizar los riesgos, adversos o mejorar oportunidades positivas. Se disean para las actividades, tomando como base los procesos identificados con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos. Efectos: constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos del rea, generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con efectos muy importantes como daos fsicos y fallecimientos. Sanciones, prdidas econmicas, prdida de informacin, prdida de bienes, interrupcin del servicio, dao ambiental, prdida de imagen, prdida de credibilidad y confianza. Mitigacin: planificacin y ejecucin de medidas dirigidas a reducir o disminuir el riesgo. Monitoreo: comprobar, supervisar, observar crticamente o registrar el progreso de una actividad, accin o sistema en forma sistemtica para identificar cambios. Transferir riesgos: cambiar la responsabilidad o carga por las prdidas a una tercera parte mediante legislacin, contrato, seguros y otros medios. Tambin se puede referir a cambiar un riesgo fsico o parte del mismo a otro sitio. Valoracin del riesgo: elemento de control que determina el nivel o grado de exposicin de la institucin al impacto del riesgo, permitiendo estimar prioridades para su tratamiento mediante la aplicacin de acciones tendientes a evitar, reducir, compartir o asumir el riesgo residual. Riesgo residual: se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar de las medidas de tratamiento tomadas para administracin del riesgo. Agente generador de riesgo: constituye los sujetos u objetos que tienen la capacidad de generar un riesgo. Se pueden clasificar en cinco categoras: personas, materiales, comits, instalaciones y entorno. Efectos: constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre el paciente o puede darse sobre bienes materiales o inmateriales con efectos muy importantes como daos fsicos y fallecimientos, sanciones, prdidas econmicas, prdida de informacin, de bienes, interrupcin del servicio, dao ambiental, prdida de imagen, prdida de credibilidad y confianza.
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BIBLIOGRAFIA 1. Decreto 4110,de 2004. Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica 2. Norma Tcnica Colombiana NTC 5254 de 2006 Gestin del riesgo. 3. Gua de Administracin del riesgo del DAFP 2006