C: CONFIGURACIN DE ABIES Para empezar a utilizar Abies, el primer paso es configurar apropiadamente la aplicacin, es decir, establecer los valores

concretos correspondientes a nuestra biblioteca. Al arrancar Abies por primera vez se llega a la siguente pantalla, con la ventana de Sugerencias en primer lugar. Para empezar a trabajar se cierra la ventana de Sugerencias haciendo clic en el botn Cerrar.

1. Datos identificativos Dentro del men Herramientas|Opciones, en el apartado Centro, se completa el formulario con los datos del centro que alberga la biblioteca. Es importante tener estos datos actualizados, por lo tanto cuando se produzcan cambios (por ejemplo, la persona de contacto o el correo electrnico) deben modificarse en la aplicacin.

En el apartado Biblioteca se introducen los datos propios de la biblioteca. Se compone de los siguientes elementos:

Nombre. Identificacin de la biblioteca. No es obligatorio que coincida con el nombre del Centro. Cdigo. Identifica a la biblioteca dentro del catlogo colectivo de bibliotecas escolares. Aunque este catlogo no estar operativo a corto plazo, ser una realidad en el futuro. Para identificar las distintas bibliotecas se utiliza un cdigo formado por tres letras maysculas, que asigna el CNICE a cada biblioteca. El

cdigo ZZZ se reserva para bibliotecas que no formarn parte del catlogo colectivo. Es importante introducir el cdigo que nos corresponde para evitar confusiones. Ante cualquier duda se utilizar el cdigo reservado ZZZ. Logo. Imagen con el logotipo o anagrama de la biblioteca. Esta imagen se incluye en el carn de lector y otros documentos generados por la aplicacin. Se trata de un fichero con formato grfico de aproximadamente 60 por 60 pxels. Aunque soporta tamaos mayores puede ocurrir que al imprimirlo se obtenga una imagen distorsionada. Los formatos permitidos son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. Estas imgenes se pueden crear con un programa de dibujo o bien obtenerlas por medio de un escner. Aos de validez del carn de lector . Establece el nmero de aos que ser vlido el carn. El programa lleva un control automtico de esta circunstancia, invalidando los carns vencidos. En funcin de las caractersticas del centro, se puede establecer una duracin anual, de manera que todos los aos se renueve el carn, o se puede optar por un periodo ms largo, por ejemplo una etapa acadmica. La eleccin del logo y la duracin del carn requiere un trabajo previo de los responsables de la biblioteca: Disear un logo y plasmarlo en una imagen digital no es tarea tan sencilla. Es necesario hacer ms de un boceto, comprobar cmo quedan al imprimirse y escoger el que ms agrade a la mayora del equipo responsable. En funcin de las caractersticas del centro, se puede establecer una duracin anual, de manera que todos los aos se renueve el carn, o se puede optar por un periodo ms largo, por ejemplo una etapa acadmica.

Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos tcnicos de la biblioteca: tipos de fondos, datos de los autores, nombres de las editoriales, lengua de los documentos, pas de publicacin, tablas de la CDU, descriptores, ubicacin de los fondos, etc. Sirven para facilitar la introduccin de los datos y establecer un control sobre los mismos, de tal modo que stos se introduzcan siempre de forma homognea, sin variaciones o errores ortogrficos, que dificultaran la posterior localizacin de los documentos. Se pueden distinguir dos tipos de tablas: aqullas que se componen de varias categoras establecidas por la propia biblioteca (por ejemplo, ubicaciones o tipo de documentos) y aqullas que contienen datos que se encuentran en los documentos (por ejemplo, autor o editorial). Es probable que muchas de las categoras que se proponen en la aplicacin tengan que ser adaptadas a las caractersticas de cada biblioteca para conseguir un sistema coherente.

Por lo tanto, es necesario estudiar dichas caractersticas, establecer las categoras adecuadas y decidir los criterios que se van a seguir para asignar una u otra categora. Es importante que todas las personas que participen en el proyecto de la biblioteca adopten estos criterios comunes, evitando siempre las acciones improvisadas y por decisin propia, que a la larga pueden causar serios problemas. Es aconsejable que el administrador se encargue personalmente del mantenimiento de las tablas para evitar que stas pierdan coherencia y homogeneidad. En la web de Abies ( http://abies.cnice.mecd.es), dentro de la pgina para usuarios registrados, se ofrece la Utilidad para unificacin de auxiliares , diseada para facilitar esta tarea de mantenimiento de las tablas.

A continuacin analizamos en detalle las tablas que deben configurarse de manera adecuada:

2. Tipos de fondo Aqu se establecen las categoras de documentos con que va a contar la biblioteca. Adems de definir los diferentes tipos, habr que establecer los criterios que determinan a cul pertenece un documento. Las personas encargadas de la catalogacin debern conocerlos o consultarlos en caso de duda. Inicialmente hay definidas seis categoras de fondos, pero debemos adaptarlas a nuestra biblioteca. Podemos aadir nuevos tipos o modificar y borrar algunos de los existentes.

A continuacin mostramos algunos ejemplos: Supongamos que no deseamos tener la categora Artculo de revista, pero en cambio se desea crear la categora Revista, en la que se van a incluir las publicaciones peridicas a las que est suscrita la biblioteca (revistas de divulgacin cientfica, de informtica, de ciencias naturales,...). En este caso, la manera de proceder sera hacer un doble clic sobre la categora Artculo de revista, y sobre la ventana que aparece sustituir el nombre por el de Revista y pulsar sobre el botn de Aceptar. En las siguientes imgenes se muestra el proceso:

Supongamos que queremos crear una nueva categora para los CD de audio que hay en la biblioteca. Pues basta con pulsar en el botn Nuevo que aparece en la parte inferior de la ventana e introducir el nombre que le vamos a asignar:

Supongamos que deseamos eliminar la categora Grabacin sonora. Basta con seleccionarla y posteriormente pulsar el botn Eliminar que aparece en la parte inferior de la pantalla. Este proceso es conveniente establecerlo y realizarlo antes de empezar a trabajar con la aplicacin, porque una vez catalogados una parte de los fondos es engorroso cambiar los tipos a los que pertenecen los documentos.

3. Ubicaciones de los fondos La biblioteca contar con una o ms dependencias donde se albergarn los fondos. Para cada una de ellas se crear su pertinente entrada en la tabla de ubicaciones pulsando el botn Nuevo (parte inferior de la pantalla).

Supongamos que nuestro centro dispone de dos salas, la propia biblioteca y el aula de informtica. Bastar con crear dos entradas, Biblioteca y Aula de Informtica:

Las ubicaciones se pueden modificar o aadir en cualquier momento. Los procesos de alta y modificacin no presentan ningn problema, pero para eliminar una ubicacin es necesario que no haya ningn ejemplar asociado a ella, lo que puede representar un arduo trabajo. De ah la importancia de planificar desde un principio cules son las dependencias que se van a utilizar:

Como recomendacin final, se aconseja dar de alta las bibliotecas de aula como un tipo especial de usuario en vez de tratarlas como una simple ubicacin. Esto permitir que los lotes "prestados" a cada aula puedan actualizarse peridicamente sacando nuevos documentos de la biblioteca. Esta misma recomendacin es aplicable a los departamentos didcticos. 4. Procedencias de los ejemplares Los diferentes valores se establecen desde Auxiliares|Procedencias. Los ejemplares que componen la biblioteca se pueden obtener de mltiples maneras y esta procedencia puede ser relevante para las tareas de control y administracin. Los medios habituales son la compra, la donacin, el intercambio, el depsito y la edicin propia. Puede ser recomendable crear una procedencia para cada lote de documentos en depsito o los donados por una persona o institucin. Al igual que otros elementos, es muy fcil aadir y modificar pero suprimir una procedencia puede ser complicado. Supongamos que tenemos un lote de documentos que proviene de un centro educativo que se ha cerrado. Basta crear una procedencia denominada Antigua Biblioteca Centro X pulsando el botn Nuevo, tecleando el nombre, y despus pulsando sobre Aceptar:

De igual manera se procedera para crear las procedencias Produccin propia, Intercambio con Biblioteca Pblica o Donacin del Ayuntamiento. Es importante que al recibir un ejemplar se le incorpore una nota o seal que identifique su procedencia para que la persona que lo catalogue no tenga duda alguna.

5. Control de acceso Se establece en el men Herramientas|Control de acceso.

Es habitual que el ordenador de la biblioteca y en particular la aplicacin Abies vaya a ser empleada por ms de una persona. Para garantizar la correcta utilizacin y evitar que personas no autorizadas efecten operaciones que afecten a la informacin contenida se deben establecer perfiles de usuario. Para cada perfil se establecen las operaciones autorizadas al usuario que accede con dicho perfil, quedando inhabilitadas las dems. Asociada al perfil hay una contrasea que tendr que introducir el usuario. Los perfiles siguen un criterio jerrquico, desde el Administrador que dispone de todos los permisos hasta el Invitado, que slo puede consultar el catlogo y los depsitos. Las operaciones autorizadas para cada perfil no se pueden modificar, es decir, no se pueden restringir ni ampliar. La primera vez que se arranca Abies se entra como Administrador, los perfiles no tienen contrasea asociada y el control de acceso est desactivado. Las contraseas las establece el Administrador. Se selecciona un perfil en la lista de la izquierda y posteriormente se teclea en los cuadros pertinentes la contrasea. Al escribirla aparecern asteriscos para evitar que otras

personas puedan conocerla. Se escribe dos veces para garantizar que no se han producido errores tipogrficos. Para cambiar la contrasea el proceso es el mismo. Una vez establecidas las contraseas se puede activar el control de acceso marcando el cuadro que aparece en la parte inferior. De esta manera al iniciar la aplicacin se solicita una contrasea y en funcin de ella Abies determina qu perfil de usuario se va a utilizar. Si no se activa el control de acceso se accede con el perfil seleccionado en el cuadro inferior.

El equipo responsable de la biblioteca establecer las contraseas para cada nivel de acceso, asignar a cada persona un nivel de acceso y le comunicar su contrasea. Para evitar problemas de extravos o poder abordar emergencias, una lista de las contraseas debera estar localizada en la direccin del centro, convenientemente guardada para garantizar su secreto, pero disponible en cualquier momento. Por seguridad, las contraseas se deben modificar peridicamente. Es conveniente trabajar con el perfil ms restrictivo. Es decir, para realizar prstamos es preferible trabajar con el perfil Encargado en vez de Administrador. De esta manera se previenen modificaciones accidentales, o que en un momento de descuido una persona no autorizada tome el control total de la aplicacin.

6. Poltica de prstamos La poltica de prstamos establece los tipos de usuarios que habr en la biblioteca y las categoras de los ejemplares de cara al prstamo. La duracin y condiciones del prstamo se determinan en funcin del tipo de lector y del tipo de ejemplar. Analizando esta informacin, el programa informa sobre si es pertinente o no el prstamo y calcula automticamente la fecha de devolucin. Abies incorpora por defecto una poltica de prstamos orientativa pero debemos configurar la ms adecuada a nuestra biblioteca. Aunque dicha poltica se puede modificar en cualquier momento, no es recomendable hacerlo porque implica bastante trabajo. Por eso el equipo responsable debe estudiar cuidadosamente cul ser la poltica de la biblioteca y evitar hacer modificaciones en el futuro. Desde el punto de vista de los ejemplares, hay que tener en cuenta si contamos con:- Fondo antiguo que adems de no prestarse tendr unas condiciones de acceso especiales.

Ejemplares de uso frecuente que tendrn un prstamo con una duracin breve. Ejemplares que no se van a prestar como son los diccionarios, obras de referencia, etc. Ejemplares que slo se prestarn en determinadas circunstancias (vacaciones, fin de semana, etc.). Ejemplares que se prestarn en funcin del tipo de usuario, por ejemplo obras nicamente prestables a profesores o personal del centro.

Desde el punto de vista de los usuarios, hay que tener en cuenta aspectos como:

Las edades de los estudiantes, pues puede ser oportuno establecer diferentes condiciones por tramos de edad. Si el personal del centro (docente o de administracin) va a estar clasificado en la misma categora o si se har una para cada grupo. La existencia de otros grupos de personas vinculadas temporal o permanentemente con el centro: estudiantes en prcticas, objetores, padres, animadores socioculturales, etc.

A la pantalla de Poltica de prstamos se accede desde el men Herramientas. Su apariencia es la siguiente:

En el bloque Tipos de lector se establecen las categoras de lectores. Se dispone de tres botones:

Crea un nuevo tipo. Modifica los datos del tipo seleccionado en ese momento (equivalente a hacer un doble clic sobre uno de los tipos). Elimina el tipo actualmente seleccionado.

Estos botones se emplean en otras opciones del programa con una funcin similar. Por ejemplo, supongamos que vamos a crear un nuevo tipo para los padres. En este caso pulsamos sobre el botn nuevo, introducimos el nuevo nombre y el nmero mximo de ejemplares que se puede llevar en prstamo.

Supongamos que deseamos modificar el nmero mximo de ejemplares que se puede llevar un alumno. Basta hacer un doble clic en la lista sobre este tipo y especificar el nuevo valor:

El bloque Tipos de ejemplar permite definir los tipos de ejemplar. Inicialmente aparecen tres tipos: normal, no prestable y restringido. El funcionamiento de este bloque es idntico al anterior. Por ltimo el bloque Poltica de prstamos es el que establece la duracin mxima de los prstamos en funcin del tipo de lector y de ejemplar. Como se ha visto en una de las ilustraciones precedentes, es una tabla, con los tipos de ejemplar en las columnas y los tipos de lector en las filas. En la celda se indica la duracin mxima del prstamo. Si el valor es de cero das significa que el ejemplar no es prestable. Para modificar el valor establecido realizar un doble clic sobre el valor y modificarlo en la ventana que se abre.

Es conveniente recordar que la poltica de prstamos tambin afecta al proceso de catalogacin. Cuando se da de alta un nuevo ejemplar hay que asignarle obligatoriamente un tipo y esta accin debe hacerse conforme a criterios previamente establecidos.

7. La CDU La edicin oficial de la CDU contiene miles de entradas, desde las ms generales a las ms especializadas, pero Abies incluye una versin reducida de la misma, con una seleccin de entradas que se ha considerado suficiente para una biblioteca escolar, dejando abierta la posibilidad de que los centros la adapten a su criterio. Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el men Auxiliares/CDU. La CDU se presenta de manera estructurada, con listas desplegables. Presenta hasta tres niveles de desarrollo. Basta desplegar las reas oportunas para conocer las reas ms especficas en las que se divide. Cuando se quiera dar de alta una nueva entrada, lo primero que hay que hacer es localizar el nivel inmediatamente anterior del que colgar la nueva. En ese momento se pulsa el botn Nuevo valor, y aparecer una ventana en la que se rellenarn los datos. Despus basta con rellenar los campos con el cdigo y la descripcin de la materia, y posteriormente seleccionar pulsar Aadir para validar su incorporacin. La nueva entrada aparece como la ltima del nivel en el que se ha creado. Hay que tener cuidado, pues en ocasiones esta circunstancia provoca que los niveles no se presenten de manera ordenada. El administrador puede crear y borrar las entradas de CDU. Para modificar una entrada, hay que borrar la existente y posteriormente darla de alta con los datos correctos. Si se tiene el nivel de acceso de bibliotecario, se pueden incorporar nuevos valores pero no se puede eliminarlos. Si se tiene el nivel de acceso de invitado, las opciones estn restringidas y slo se pueden realizar bsquedas para conocer las clases de la CDU que se utilizan en la biblioteca.

8. Copia de seguridad La copia de seguridad es una tarea de la mxima importancia pues permite la recuperacin de todos los datos en el caso de prdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema tcnico irresoluble que impida el acceso a los mismos. Por tanto hay que realizarla de forma rutinaria. 8.1 Configuracin Dentro del men Herramientas|Opciones, en el apartado Copia de seguridad se configuran las opciones generales de este proceso:

Recordar hacer copia. Esta opcin permite fijar una cantidad de das durante los cuales no se considera crtico hacer una nueva copia de seguridad. Transcurridos esos das, al cerrar la aplicacin se muestra un mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como recomendacin, el nmero que se fije ha de ser el menor posible. Compactar datos antes de realizar la copia . La base de datos en formato access se compacta para reducir el tamao del archivo. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla . Al escoger una ubicacin en la que ya existe una copia de seguridad se puede proceder de dos maneras: sobreescribir la copia vieja de forma que sta se elimina, o bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al activar esta opcin se procede de la segunda manera. 8.2 Primera copia de seguridad

El proceso para realizar la copia de seguridad se inicia de dos maneras:

De forma automtica al cerrar la aplicacin, si el programa est configurado para ello y han transcurrido el nmero de das indicado. En cualquier momento desde el men Archivo|Copia de seguridad.

En la ventana asociada se pueden distinguir varias zonas: Ubicacin de la copia. Permite establecer la unidad de disco y el directorio en el que se crear la copia. ltimas ubicaciones. Es una lista en la que se conservan las ubicaciones de las ltimas copias de seguridad realizadas. De esta manera se puede seleccionar rpidamente una de ellas. ltima copia realizada. Contiene la fecha de la ltima copia de seguridad. En caso de no haber realizado todava ninguna copia de seguridad se muestra el mensaje "No existe". Progreso de la copia. Barra grfica que nos informa del porcentaje del proceso de copia realizado. Slo est activa mientras dura el proceso.

Compactar datos antes de realizar la copia. Cuando esta casilla est activa se realiza una compactacin y reparacin de los datos antes de realizar la copia. De esta forma se asegura que el tamao del archivo de datos sea mnimo y est optimizado. La compactacin requiere acceso exclusivo a la base de datos, es decir, que si se trabaja en una red de rea local, no puede haber ms usuarios trabajando sobre ella. Recordar hacer copia de seguridad. Cuando esta casilla est activa se sugiere al abandonar la aplicacin que se realice una copia de seguridad en el periodo que se haya especificado en las Opciones del programa. Para iniciar el proceso hay que hacer clic en el botn Copiar. Cuando se realiza la copia, se crea un archivo llamado ABIES20.ZIP. Si se tiene activada la opcin de guardar la copia de seguridad anterior, este archivo se renombra a ABIES20.BAK. 8.3 Sucesivas copias de seguridad Al hacer una nueva copia de seguridad se puede escoger una de las ubicaciones empleadas con anterioridad, o bien seleccionar una nueva ubicacin. Es importante hacer peridicamente copias de seguridad en una ubicacin externa al sistema: disquete, zip, CD-Rom, otro puesto de la red, etc. Conviene debatir y decidir qu hacer con las copias antiguas: si se conservarn un tiempo de manera preventiva, o si por el contrario, al tener una ms actualizada se eliminan. 8.4 Restauracin de una copia de seguridad La restauracin de una copia de seguridad es el proceso por el cual se sustituye la actual base de datos por la contenida en una copia de seguridad. Normalmente esta operacin se realiza cuando se ha producido un problema tcnico irresoluble o cuando se cambia de ordenador. El proceso se inicia desde el men Archivo|Recuperar copia de seguridad. Entonces aparece la ventana asociada:

En la zona superior de la ventana se indica la ubicacin de la copia de seguridad que se desea restaurar (si en dicha ubicacin no existe una copia de seguridad, el botn recuperar no se encontrar activo). Una vez seleccionada basta pulsar el botn Recuperar para que se efecte el proceso. Es evidente que para poder restaurar anteriormente tiene que haberse realizado al menos una copia de seguridad.

E: LA CATALOGACIN DE LOS FONDOS En este captulo abordaremos cmo se cataloga un documento con Abies y descubriremos las herramientas que ofrece la aplicacin para simplificar de forma notable esta tarea. 1. Registro bibliogrfico y ejemplar Cuando catalogamos con una aplicacin informtica debemos tener en cuenta la diferencia que existe entre un registro bibliogrfico y los ejemplares asociados al mismo. El registro bibliogrfico contiene todos los datos correspondientes a la identificacin, descripcin fsica y descripcin de contenido de un documento. Adems, a estos datos se asocian los datos correspondientes a los ejemplares que existen en la biblioteca de dicho documento. Los datos del documento se introducen una sola vez en el sistema informtico, mientras que se pueden dar de alta todos los ejemplares del mismo que deseemos completando tan solo unos mnimos datos del registro bibliogrfico correspondiente: ubicacin de ese ejemplar, tipo de documento segn la poltica de prstamo, etc. Adems, el sistema atribuir a cada ejemplar un nmero automtico que servir para identificarlo. 2. Aadir un registro bibliogrfico CONFIGURACIN DE VALORES POR DEFECTO Una de las opciones ms interesantes para facilitar el trabajo de catalogacin es definir y activar los valores por defecto para los fondos, los ejemplares y los lectores. De esta forma, dichos valores aparecern predefinidos al dar de alta nuevos registros. Tngase en cuenta que algunos son imprescindibles para completar el alta. Dentro del men Herramientas/Opciones hay un apartado donde se activan y desactivan los valores por defecto. Para cada categora (fondos, ejemplares y lectores), existe una ventana en la que se establecen los valores por defecto. Basta introducir los valores por defecto y marcar la casilla correspondiente para que al dar de alta un nuevo ejemplar aparezcan rellenados estos valores. La tarea de introducir datos se facilita si se utilizan de manera correcta los valores por defecto. Si se configuran los valores ms utilizados, se evita la introduccin de datos muy repetidos como el tipo de documento Para dar de alta un nuevo ejemplar, estando en la pantalla de Catlogo, se pulsa sobre el botn de Nuevo..., pasando a la ventana de consulta. El motivo por el que aparece esta ventana es que el primer paso previsto en la aplicacin es comprobar si el documento que se desea aadir

ha sido catalogado anteriormente en nuestra biblioteca o en otra y por tanto sus datos se encuentran ya en el catlogo o en el depsito. Para ello el depsito debe estar instalado y activo. Si el registro se encontrase en el depsito, se recuperara la informacin bibliogrfica y slamente habra que aadir o modificar la informacin relativa al contenido del documento (para que sea coherente con el resto de la coleccin de nuestra biblioteca) y los datos correspondientes al ejemplar. Si el registro se encontrase ya en el catlogo, lo que tendramos que hacer es incorporar un nuevo ejemplar. En este caso bastara con incluir la informacin relativa al mismo. RECUPERAR UN REGISTRO DEL DEPSITO Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliogrficos del depsito, se abre una ventana con la siguiente informacin: dnde se han localizado, cuntos son y la lista de ttulos, acompaados del ao de edicin. Este ltimo dato nos servir para seleccionar el registro que coincida en mayor medida con el documento que queremos catalogar. Una vez seleccionado, se pulsa el botn Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento y que nos permitir comprobar si coincide el resto de los datos.

Esta ventana est compuesta a su vez por tres pantallas a las que se accede pulsando en las tres pestaas de la parte superior: Datos principales: Contiene la informacin ms relevante del documento, la ms importante de cara a su descripcin. Datos adicionales: Contiene la informacin relativa a la descripcin fsica del documento y a su contenido, as como su posible aplicacin pedaggica. Datos del ejemplar: Contiene la informacin especfica del ejemplar. Las dos pestaas anteriores sern comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero sta es propia y nica para cada ejemplar. Datos adicionales Datos del ejemplar. Para terminar, se pulsa Aceptar. RECUPERAR UN REGISTRO DEL CATLOGO Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliogrficos del catlogo, se abre la misma ventana que en el caso de que dichos registros hubieran sido recuperados del depsito. La nica diferencia es que en la parte superior aparecer sealada la opcin Catlogo y, junto a ella, la cantidad de registros recuperados. El resto de la informacin y de las operaciones a efectuar es similar: se selecciona el documento que coincide con el que se quiere catalogar y se pulsa el botn Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento. Sin embargo, en este caso tan

slo sera necesario introducir los Datos del ejemplar. Por ltimo, se pulsa Aceptar.

CREAR DE FORMA COMPLETA UN REGISTRO BIBLIOGRFICO Como hemos visto, si queremos dar de alta un documento en el catlogo debemos comenzar por comprobar si est incluido en el depsito o en el catlogo.Recordemos que esto se realiza desde men Catlogo/Nuevo. Cuando hayamos comprobado en la ventana de consulta que el documento no est registrado pulsaremos sobre el botn Cancelar y accederemos a una ventana de registro bibliogrfico vaca.

En este punto tendremos que proceder a rellenar los campos con los datos correspondientes. No es necesario rellenar todos, sino que es conveniente establecer previamente unos criterios en los que se indique qu informacin se va a introducir y cul se va a ignorar. No siempre el registro ms completo es el ms til, puesto que mucha de la informacin contenida puede no ser significativa ni para los profesores ni para los alumnos de un centro educativo. Para evitar el esfuerzo de introducir informacin intil se puede optar por ignorar los campos que se consideren superfluos. En cualquier caso, los registros son siempre modificables, pudindose completar, corregir o mejorar en el futuro.

La manera de rellenar los datos del registro bibliogrfico es muy sencilla. Basta con introducir la informacin oportuna en cada campo. En caso de duda se sita el cursor en el campo y se pulsa la tecla F1, para que el programa muestre la ayuda contextual con una aclaracin de la informacin que contiene ese campo. Tambin se debe tener en cuenta que en algunos campos no se puede teclear la informacin directamente, sino que hay que seleccionar el dato correspondiente de una lista controlada. Este es el caso de los siguientes campos: Autor, Tipo de documento, Editorial, Materias, Aplicacin Pedaggica, Pas, Lengua, CDU y Tipo de ejemplar. Vamos a explicarlo mediante un ejemplo. Supongamos que tenemos que catalogar el siguiente documento: PORTADA:

VERSO DE PORTADA:
Coleccin dirigida por: Antonio Ventura Diseo de coleccin y cubierta: Gerardo Domnguez Mnica Bar, Teresa Ma e Inmaculada Vellosillo, 2001 De esta edicin: Grupo Anaya, S.A., 2001

Juan Ignacio Luca de Tena, 15. 28027 Madrid Primera edicin, noviembre 2001 ISBN: 84-667-1309-3 Depsito legal: M. 42.349/2001 Imprime: Anzos, S.A. La Zarzuela, 6 Fuenlabrada (Madrid) Impreso en Espaa - Printed in Spain

SOLAPA POSTERIOR : Coleccin La sombra de la palabra

TTULOS PUBLICADOS:

El rumor de la lectura
Equipo Peonza

Bibliotecas escolares, para qu?

Mnica Bar, Teresa Ma e Inmaculada Vellosillo

Historia porttil de la literatura infantil

Ana Garraln

El primer paso consiste en rellenar los datos principales. Se completan los campos con la informacin que se encuentra en el documento. Por ser el documento del ejemplo una obra colectiva, se debe encabezar por el primero de los autores (autor principal) e indicar los dems como autores secundarios. La forma de asignar el primer autor es hacer un doble clic en el icono de Seleccionar autor principal: .

Al hacer un doble clic sobre l, se abre la ventana con el catlogo de autoridades, que es el listado de todos los autores registrados en el catlogo. Hay que localizar en esta lista al autor para asignarle el nuevo documento o, en caso de no existir, darlo de alta:

Cuando el autor ya est registrado en el catlogo, basta seleccionarlo de la lista.

De esta manera se ha asignado el autor principal. El resto de los campos se completan de igual manera. En caso de duda sobre la informacin que hay que introducir en un campo determinado, se coloca el cursor en dicho campo y se pulsa la tecla F1 para que se despliegue la ayuda contextual, con las explicaciones oportunas.

El resultado final ser el siguiente:

Una vez introducidos y validados los datos, se puede pasar a otro ejemplar, o bien dar por concluida la catalogacin.

3. Imprimir etiquetas El ltimo proceso de la catalogacin es imprimir el tejuelo y el cdigo de barras. El tejuelo es la etiqueta que se coloca en el lomo del documento, con la signatura topogrfica. Gracias a ella se determina fcilmente en qu lugar fsico se encuentra el ejemplar.

El cdigo de barras es la etiqueta que contiene el cdigo de ejemplar en el formato de barras que se puede leer automticamente con un lector apropiado. Facilita las tareas de prstamo y devolucin de ejemplares. Esta etiqueta se puede colocar en diversas partes, pero se debe optar por una para garantizar uniformidad en todos los ejemplares. Los lugares habituales son: verso de la cubierta, portada, verso de portada, ltima hoja y contracubierta. El proceso es idntico para el cdigo de barras y el tejuelo. Vamos a ver el del cdigo de barras. Se accede desde Catlogo| Imprimir cdigos de barras.

En la ventana que se abre se debe: 1.- Seleccionar el intervalo de los ejemplares que se quieren imprimir (desde todos los ejemplares a nmeros aislados). 2.- Seleccionar el modelo de etiqueta. Si no est definido, es necesario crearlo. Esto se explica en detalle en el manual de Abies. 3.- Posicin de inicio, o etiqueta en la que se empieza a imprimir. Hay que tener presente que las secuencia de impresin es de arriba a abajo y de izquierda a derecha.

F: GESTIN DE USUARIOS: LOS LECTORES En el argot tcnico se denomina usuarios al conjunto de personas a las que presta sus servicios la biblioteca. En Abies todo lo relativo a la gestin de los usuarios se realiza desde el mdulo de Lectores. Ya indicamos anteriormente que las altas, modificaciones y eliminaciones de tipos de lector se realizan desde el men Herramientas|Poltica de prstamos. Desde el mdulo de lectores las tareas que se pueden realizar son: 1. Alta, modificacin y eliminacin de lectores Los usuarios se gestionan de manera similar a como se hace con el catlogo. nicamente el administrador y el bibliotecario pueden realizar esta tarea. El encargado puede consultar los datos de los lectores pero no puede efectuar modificaciones. Inicialmente en la pantalla se muestra una rejilla con todos los usuarios dados de alta. Encima de sta se encuentran dos casillas: Buscar, que permite realizar bsquedas y Orden, que sirve para seleccionar los criterios de ordenacin de la lista. Tambin se puede elegir el criterio de ordenacin haciendo clic sobre el ttulo de una columna de la rejilla. Cuando se se hace doble clic sobre uno de los usuarios, se despliega una ventana con la ficha que contiene la informacin completa de dicho usuario.

Las herramientas para hacer las bsquedas y ordenar los registros se encuentran en la parte superior. En la parte inferior se encuentran los botones para dar de alta nuevos lectores y/o modificar los datos de los ya existentes. El proceso para dar de alta nuevos lectores consiste en ir rellenando con los datos apropiados el formulario que se presenta.

Si se desea, se puede introducir una imagen del lector previamente escaneada. Abies soporta los formatos grficos ms extendidos: jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf. La imagen debe ser de calidad si posteriormente se quiere imIMPORTACIN DE DATOS DESDE APLICACIONES DE GESTIN ACADMICA Introducir los datos de los lectores uno a uno es un esfuerzo que puede evitarse si se dispone en el centro de una aplicacin informtica para la gestin administrativa y acadmica de los alumnos: Programa IES2000, Programa Escuela, etc. Como los datos ya estn introducidos slo hay que trasvasarlos a Abies. Esto se realiza mediante la opcin Integrar del men Archivo.

Una vez elegida la opcin de integrar datos de lectores, hay que seleccionar la aplicacin de origen desde la cual desea recuperar los datos. Se presenta una lista con las aplicaciones que se soportan. En principio Abies reconoce las aplicaciones de gestin ms extendidas.

El paso siguiente es indicar la ubicacin de los archivos. Para facilitar la tarea, Abies presenta siempre que es posible la ubicacin por defecto que utilizan las aplicaciones para albergar los datos. En unos casos basta con confirmar el directorio, y en otros se deber escribir la ruta completa de acceso en la casilla Ubicacin de los archivos o seleccionarla haciendo clic en el botn Examinar.

El paso siguiente consiste en introducir un nombre inequvoco para identificar el lote que se integra, y que le permitir reconocerlo a posteriori,

por si en algn momento es necesario borrarlo. No se permiten nombres duplicados, y debern tener una longitud mnima para que sean aceptados como vlidos. Adems deber completar todos los valores por defecto que aparecen en pantalla. Todos ellos son datos propios que necesita Abies para realizar la importacin de los datos. Las listas de valores por defecto para cada uno de esos campos son cerradas y muestran los datos actualmente existentes en las tablas auxiliares del mismo nombre. Si lo desea puede dar de alta directamente desde esta pgina otros valores que no estn recogidos haciendo clic en el icono que aparece a la derecha de cada lista.

Llegados a este punto Abies proceder a recuperar los datos de los lectores, mostrando mensajes aclaratorios en caso de que haya problemas que impidan la integracin total o parcial de los datos.

2. Listados Con esta opcin, que se activa desde Lectores/Imprimir listado se obtiene un listado de los lectores de la biblioteca en un formato preestablecido. Antes de enviarse a la impresora, se muestra en pantalla una presentacin preliminar para verificar cmo saldr. Slo aparecern en el listado aquellos lectores presentes en pantalla. Esto quiere decir que si se ha activado un filtro por medio de una consulta, slo los que cumplan la condicin o condiciones definidas se incluirn en el listado. De la misma forma, si se ha activado un determinado orden (bien utilizando la lista Orden en la cabecera del mdulo de Lectores, bien haciendo clic sobre el ttulo de una columna de la rejilla), el listado seguir el mismo orden. Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

3. Carns de lector La biblioteca debe emitir un carn que permita identificar de manera sencilla y clara a todos los usuarios de la biblioteca. Adems este carn contendr un cdigo de barras con el cdigo de lector que permitir agilizar el proceso de prstamo utilizando un lector ptico. El carn se puede imprimir en cualquier momento desde Lectores/Imprimir carns. Esta opcin permite escoger los lectores de los que se imprimirn los carns:

Lectores seleccionados. Si se ha realizado una consulta en el mdulo de Lectores y existe un filtro activo, esta opcin se encontrar habilitada con lo que los carns impresos sern los lectores presentes en esa consulta. Todos. Escogiendo esta opcin, se nos imprimirn los carns de todos aquellos lectores que tengamos dados de alta. Intervalo. Indicando el primer y el ltimo nmero de lector de los que queramos imprimir su carn. Nmeros sueltos. Indicando aquellos nmeros de lector que queramos imprimir (sin incluir la letra de control). Posicin de inicio. Puede indicar la posicin del primer carn en la pgina de impresin. Tipo de etiqueta. Puede seleccionar un tipo de impresin del formato de etiqueta predefinido o aadir/editar uno nuevo. Se pueden definir nuevos modelos, para establecer las dimensiones y zona de impresin, pero no se puede alterar el contenido del carn.

G: GESTIN DE LOS FONDOS: LOS PRSTAMOS Una de las principales actividades de la biblioteca ser la circulacin de los fondos. Una vez definida la poltica de prstamos, en la que se establecen los tipos de usuarios y de ejemplares, as como la duracin de los prstamos en funcin de los anteriores, queda habilitada esta opcin. 1. Prstamo de ejemplares El proceso de prstamo consta de varios pasos:

Introducir en la base de datos el cdigo del ejemplar que se presta y el cdigo del lector que se lo lleva en prstamo.
Comprobar que el prstamo se ajusta a la poltica establecida, o que no hay circunstancia que lo impida, como por ejemplo que el usuario no tenga su carn vigente o ya haya cubierto su cupo de materiales en prstamo. Determinacin de la fecha tope de devolucin del documento. Esta fecha la calcula el sistema en funcin de la poltica de prstamo.

El primer paso consiste en seleccionar la opcin Prestar ejemplar dentro del men Prstamos:

Se introduce el cdigo del ejemplar que se presta y el cdigo del lector al que se anotar el prstamo. Esta operacin se puede realizar de tres maneras:

Emplear un lector de cdigos de barras. Es la ms sencilla y cmoda cuando se dispone de este dispositivo. El nmero de ejemplar y el cdigo de usuario estn en formato de barras en el propio ejemplar y en el carn de usuario respectivamente. Basta situar el cursor en el campo correspondiente y posteriormente leer el cdigo. Teclear los cdigos. Se copiarn tal cual vienen en el ejemplar y en el carn. Localizar el lector y el ejemplar respectivamente en las listas de lectores y el catlogo. Esto se hace pulsando el icono que hay a la derecha de los campos. As, se accede a una nueva ventana en la que existe un campo en el que introducir un valor para buscar, y otro para indicar en qu campo hay que buscarlo:

Pantalla para localizar un ejemplar:

Pantalla para localizar un lector

Una vez indicados el lector y el ejemplar, se muestran en pantalla los datos de ambos y se determina la fecha tope de devolucin. Esta fecha se puede modificar, lo cual puede ser necesario en ocasiones para que se ajuste al calendario escolar.

Al pulsar el botn Prestar es cuando formalmente se efecta el prstamo. En este punto en caso de existir problemas se presentar el mensaje correspondiente. Por ejemplo:

Si el prstamo se adapta a la poltica establecida por la biblioteca, queda anotado y se presenta el correspondiente mensaje informativo.

2. Devolucin de ejemplares El proceso complementario al prstamo es la devolucin, por la que el usuario reintegra a la biblioteca el documento que se llev en prstamo. Se realiza desde men Prstamos|Devolver ejemplar.

Para concluir un prstamo bastar con introducir el nmero de ejemplar que se va a devolver. Puede hacerse teclendolo a mano, utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo de la lista que aparece tras pulsar en el icono que se encuentra en el lateral del recuadro.

ABIES nos ofrece la informacin del lector y del ejemplar y bastar con pulsar Devolver para que el prstamo haya concluido. En este momento se toman los datos pertinentes para actualizar las estadsticas. 3. Prrroga de prstamos En muchas ocasiones el periodo fijado para el prstamo no es suficiente para que el usuario realice todas las lecturas y consultas que necesita. Para ello existe la posibilidad de prorrogar el prstamo por un nuevo periodo de tiempo. Esta operacin se realiza desde men Prstamos|Prorrogar prstamo.Basta conocer el nmero del ejemplar para que el sistema actualice la nueva fecha tope de devolucin. Puede introducirlo teclendolo a mano, utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo de la lista que aparece tras pulsar en el botn que se encuentra en el lateral del recuadro.

La nueva fecha de devolucin se calcula automticamente en funcin de la poltica de prstamos definida para la biblioteca. 4. Anulacin de prstamos Una necesidad que se presenta con cierta frecuencia es la de anular un prstamo. Esta operacin se realiza desde men Prstamos| Anular prstamo, y permite anular un prstamo que se haya introducido errneamente y del que no se desea dejar constancia alguna. Se introduce el nmero del ejemplar prestado y aparecern los datos del lector y del ejemplar. Pulsando Anular se borrar el prstamo de la base de datos.

5. Consulta de prstamos
Se pueden realizar consultas para determinar qu documentos tiene en prstamo un lector, o qu usuario sac en prstamo un determinado ejemplar. Las bsquedas y los filtros se aplican por medio de la barra de herramientas de filtros que aparece en la parte inferior de la pantalla:

Filtro por ejemplar Localiza la anotacin de prstamo de un determinado ejemplar. En la ventana de seleccin se muestran exclusivamente los ejemplares que estn actualmente en prstamo. Pueden realizarse bsquedas secuenciales en funcin del orden seleccionado. Filtro por curso Localiza los prstamos de los usuarios adscritos a un determinado grupo o curso. En la ventana de seleccin se muestran exclusivamente los cursos de los lectores y lectoras que tienen ejemplares en prstamo. Filtro por lector Localiza los prstamos de un determinado lector. En la ventana de seleccin se muestran todos los lectores. Pueden realizarse bsquedas secuenciales en funcin del orden seleccionado. Si el lector seleccionado no tiene ejemplares en prstamo, el filtro no tendr efecto. Retrasos Presenta todos los prstamos que exceden la fecha lmite de devolucin. Al

aplicar este filtro se habilita la opcin de imprimir una carta de reclamacin al usuario, recordndole la obligacin de devolver el documento. Si un filtro est activo se muestra en la barra de informacin que se encuentra debajo de la rejilla de prstamos y su botn permanece hundido. Para desactivar un filtro de prstamos basta con volver a hacer clic sobre el botn hundido. A modo de ejemplo, veamos cmo se aplica un filtro por curso. Al pulsar el icono pertinente se muestra la ventana de seleccin de curso:

Al pulsar el botn Aceptar queda activado el filtro:

Para desactivar el filtro basta hacer un clic sobre el icono asociado al filtro. Otra opcin es imprimir el listado de prstamos desde el men Prstamos|Imprimir listado, con lo que se obtiene una presentacin preliminar de un listado preestablecido de todos los ejemplares en prstamo, indicando los datos ms relevantes del documento y los datos del usuario que se lo llev, que podr imprimir si lo desea. Slo aparecern en el listado aquellos prstamos presentes en pantalla. Esto quiere decir que si ha activado un filtro, slo los prstamos que cumplan la condicin definida se incluirn en el listado. De la misma forma, si ha activado un determinado orden haciendo clic sobre el ttulo de una columna de la rejilla, el listado seguir el mismo orden. Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

Cartas de reclamacin

Tras activar el filtro de retrasos se presentan todos los prstamos que exceden la fecha lmite de devolucin. Al aplicar este filtro se habilita la opcin de imprimir una carta de reclamacin al usuario, recordndole la obligacin de devolver el documento.

Debe seleccionarse lo que desea imprimir. Se dispone de dos posibilidades: Imprimir todos los retrasos. Imprime las cartas de reclamacin para todos los prstamos que exceden de la fecha lmite de devolucin y que aparecen en pantalla en la rejilla de datos. Imprimir el lector actual nicamente. Imprime la carta de reclamacin del lector actualmente seleccionado en la rejilla de datos.

Ahora basta hacer clic en Imprimir para obtener una presentacin preliminar en pantalla del informe que despus se podr imprimir en papel.

Consulta de lecturas

Abies permite obtener informacin sobre los prstamos que un lector ha realizado. Esta opcin slo est disponible para el administrador y el bibliotecario. Se activa desde Lectores|lecturas.

La ventana que aparece muestra un listado histrico de los prstamos del lector seleccionado en la rejilla de datos. En buena lgica se puede suponer que ha ledo o consultado (total o parcialmente) ese documento. No se incluyen los prstamos que an no se han devuelto. Puede obtenerse este listado por impresora haciendo clic en el botn Imprimir.

6. Estadsticas Las estadsticas presentan de manera grfica los resultados alcanzados en la actividad de la biblioteca durante un determinado periodo de tiempo. El anlisis de estos resultados es muy til para: Evaluar la utilizacin actual de la biblioteca. Comparar con otros periodos anteriores, conocer la evolucin de la actividad. con el fin de

Confirmar si se han alcanzado los objetivos marcados al inicio del curso. Disponer de la informacin necesaria para tomar decisiones y establecer los objetivos y metas de cara al futuro. Por ejemplo, adquirir nuevos documentos, ampliar los horarios de apertura, organizar actividades de animacin, adecuar y renovar el mobiliario y la sealizacin, etc. Las estadsticas que se pueden obtener con Abies estn fijadas de antemano y son las siguientes:

Relativas a la coleccin: Fondos por tipo Ejemplares por tipo Relativas al uso de la

Relativas a los lectores: Lectores por tipo Lectores ms asiduos Relativas a los hbitos de los

coleccin: Ttulos ms prestados Autores ms prestados Editoriales ms prestadas Prstamos por tipo de fondo

lectores: Duracin media prstamo Prstamos por curso Prstamos por edades Prstamos por sexo Prstamos por tipo de lector

Los resultados se presentan en forma de grfico. El grfico puede ser en forma circular o en forma de barras. En la parte inferior de la pantalla se ubican los botones de control con los que se pueden seleccionar las siguientes opciones:

Presentar el grfico en forma circular

Presentar el grfico en forma de barras

Copiar el grfico en el portapapeles

Imprimir el grfico

Guardar el grfico en un archivo Alternar la presentacin del grfico en dos o tres dimensiones

Con estas opciones se escoge el formato de presentacin del grfico y se guarda bien en un archivo bien en papel impreso. Tambin se puede copiar al portapapeles para insertarlo en un documento, por ejemplo, la memoria de la biblioteca. Otra posibilidad es delimitar el intervalo de tiempo al que se refieren las estadsticas. Consiste en establecer las fechas inicial y final del periodo que se quiere analizar. La fecha mnima de inicio es la del primer prstamo completado y la fecha mxima es la del ltimo. Cualquier cambio en el rango de fechas se refleja de forma inmediata en el grfico. Estas fechas se especifican en la parte inferior de la pantalla:

Las estadsticas proporcionan bsicamente informaciones cuantitativas, que son tiles para conocer algunos aspectos del funcionamiento la biblioteca. Pero la verdadera utilidad de dichas informaciones aparece cuando se transforman en informacin cualitativa. Un primer paso en este sentido es la comparacin de los datos con los valores obtenidos en otros periodos de tiempo. Por ejemplo, que el grupo 3 A tenga cien prstamos puede no ser especialmente significativo, pero si resulta que en el primer trimestre se hicieron cuarenta prstamos, y en el segundo se hicieron sesenta, se constata un incremento importante. Estos datos permitiran valorar, en su caso, los posibles efectos de las actividades de animacin a la lectura, de las nuevas adquisiciones de fondos o de una ampliacin o reestructuracin de horarios. Del mismo modo, se pueden analizar las estadsticas para determinar el grado de consecucin de algunos objetivos. Por seguir con el ejemplo anterior, si el grupo 3A tuviera 25 alumnos, el promedio de prstamos realizados en el segundo trimestre sera de 2,4 prstamos por alumno. Se podra marcar como objetivo para el siguiente trimestre alcanzar los 3 prstamos de promedio por alumno, organizando las acciones y actividades que se consideren oportunas para motivar a los alumnos. Una vez finalizado el trimestre se podran comprobar los resultados para determinar el grado de consecucin del objetivo, considerando tanto la media como los resultados individuales. Este tipo de anlisis resulta ms sencillo cuando se trata de cuestiones cuantificables como aqullas relativas a la coleccin, a su uso o al nmero de lectores de la biblioteca. Sin embargo, es evidente que las estadsticas no son suficientes a la hora de valorar aspectos como la lectura efectiva de los libros prestados a los alumnos o la comprensin lectora. Para la evaluacin de los aspectos de carcter ms pedaggico ser necesario utilizar otros instrumentos. En el momento de planificar algunas de las actuaciones futuras a corto o medio plazo, ser de gran utilidad contar con los datos que nos proporcionan las estadsticas. Por ejemplo, conocer aqullos autores o

ttulos ms prestados o conocer la proporcin existente entre los diferentes tipos de documentos, puede ser til a la hora de decidir sobre la adquisicin de documentos. Conocer los prstamos realizados por cada tipo de fondo, puede llevarnos a organizar actividades para que los alumnos conozcan aqullos fondos menos utilizados. Las estadsticas slo pueden ser consultadas por el administrador y por el bibliotecario, por lo tanto si un profesor desea conocer las estadsticas relativas a su alumnado deber solicitarlas. En el manual de Abies se dispone de informacin ms detallada sobre este apartado.