SOFTWARE CONTABLE

ALEXANDRA ALVIADES RIVEROS KARINA DEL PILAR GARCIA BECERRA LAURA VANNESA GOMEZ CEBALLOS

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER BUCARAMANGA 2013

SOFTWARE CONTABLE Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los clculos necesarios. Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE FLEXIBILIDAD. Adaptacin de esquema del programa a los requerimientos de la empresa. Definicin de documentos tpicos que son de mayor utilizacin en la empresa. Edicin del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa. Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentacin de informes. COMPATIBILIDAD. Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office. Con otros programas contables y financieros. Permita importar y exportar informacin con otros programas. Manejo de centros de costos. Opcin de manejo de diferentes monedas. Capacidad de intercambio de informacin local y externa. FACIL MANEJO. No requiere personal especializado en computacin para el manejo del software. Consulta inmediata de informacin contable a cualquir nivel. Indica la mayor informacin relativa en una sola vista. Desglose de la informacin por periodos contables. Actualizacin automtica de saldos. Informacin por niveles. Manipulacin de documentos en forma de objetos. Definicin de consultas especiales. Interfaz graficas. Capacidad de bsqueda por cualquier campo :fecha ,nit ,cdigo de cuenta. SEGURIDAD. Claves de acceso.

 Definicin de usuarios con diferentes atributos. Solo permita la imputacin de cuentas auxiliares o de ultimo nivel. Informe de cualquier inconformidad con el balance. UNIFORMIDAD. Plan nico de cuentas bsico incluido. Presentacin permanente del plan de cuentas por pantalla. Estandarizacin de los formatos y procesos para el manejo de la informacin: consultas y reportes. Graficas estadsticas. REPORTES BASICOS REQUERIDOS Plan nico de cuentas. Comprobante diario de contabilidad. Lista de documentos por periodos. Lista de movimientos por cuentas. libros oficiales Estados financieros comparativos. Anlisis estadsticos. Reportes legales: Iva, retefuente, reteiva ,reteica.

OPCIONES AVANZADAS. Que tenga un generador de informes especializados. Facilidad de actualizacin del software. Soporte contable en lnea.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE UN SISTEMA CONTABLE A LA MEDIDA Uno de los aspectos importantes que debemos tomar en cuenta a la hora de confeccionar un sistema contable a la medida es el Conocimiento pleno de la empresa, tales como: Actividad econmica, cantidad de empleados, Industria en donde opera, saber cules son las necesidades que esta tiene. Este procedimiento se logra por medio de entrevista con las personas involucradas en las operaciones diarias. Luego tendrs que Elaborar el catalogo que utilizara la empresa, seguido de su manual de procedimientos, tendrs que disear formularios como por ejemplo: Facturas-Recibos-Orden de compra etc. Un sistema de contabilidad no es ms que normas, pautas, procedimientos, que sirven para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera. Para que un sistema de contabilidad funcione de manera correcta es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Estos procedimientos deben de estar ligados y que integren de tal manera el esquema general de la empresa y que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABLE: Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo Elaborar informes Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Disear formularios para todas las operaciones Estos formularios debern tener ciertos requisitos: 1. 2. 3. 4. 5. Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias Poseer firmas

SOFTWARE CONTABLE, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SIIGO

SIIGO - Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administracin de negocios; su mercado objetivo son las medianas y pequeas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES. SIIGO se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Produccin, Activos Fijos, Pedidos, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nmina y Ventas, por lo cual no se requiere de expertos para que se empiece a utilizar. SIIGO funciona alrededor del Sistema Contable, permitiendo gran versatilidad en el asentamiento de operaciones, al poderse registrar de dos formas: La primera, mediante La Elaboracin Directa de los Documentos en el computador, en cuyo caso el sistema automticamente realiza la contabilizacin (Comprobante) y el registro de las cifras en todas las dems reas (transparente para el usuario).

 La Segunda, mediante la incorporacin directa de Comprobantes de Contabilidad, garantizando por cualquiera de los medios, que todos los registros sean afectados simultneamente; provee as un solo medio de alimentacin de informacin (Comprobantes), lo que asegura Integridad y Consistencia total entre sus diferentes aplicaciones.

CARACTERISTICAS GENERALES

Controla todas las operaciones contables y de tenedura de libros de acuerdo a las normas legalmente aceptadas. Acta como centro de acopio de la informacin generada por los dems Mdulos, con lo cual el movimiento que se hace necesario digitar en contabilidad es mnimo, solo los ajustes especiales; sus principales caractersticas son: El cdigo de cuentas posee hasta 20 dgitos, El tamao o longitud de los niveles los define el Usuario dependiendo del grado de detalle y la estructura que desee, valida y controla la integridad de los niveles, recibe cualquier esquema de plan contable incluyendo el PUC. El movimiento contable se puede registrar a partir de los documentos que soportan la transaccin, o el comprobante es elaborado directamente por el sistema (recibos de caja, comprobantes de egreso, cheques), caso en el cual se contabilizan automticamente. El Usuario puede definir Modelos de contabilizacin, con ellos los digitadores no tienen que afectar las cuentas pues con base en los parmetros, asignados en el modelo, NETSOLIN genera automticamente los respectivos asientos. Permite efectuar grupos de cuentas para reportar anexos de las mismas, til especialmente para anexos tributarios; IVA, retencin, pagos y en general los que requiera el usuario. En la captura de movimiento el sistema valida en lnea centros de costo, tercero, valores, cuentas afectadas, documentos que se cancelan y pertenecen a otros mdulos; para garantizar la integridad del movimiento. El sistema contable NETSOLIN tiene utilidades para realizar auditoria a la informacin por consecutivos, valores y documento. Maneja simultneamente mltiples periodos de todos los aos requeridos. Control automtica de nits por dgito de chequeo. Amortizaciones de diferidos en forma automtica.

 Clculo automtico de los ajustes por inflacin individual. Generar automticamente o a solicitud del operador los libros oficiales de contabilidad. Numeracin de libros oficiales. Reclasificacin de cuentas por cambio de PUC y/o Plan General de la contabilidad pblica. Actualizacin automtica de Informacin por cambio de Nit. Permitir registrar todos los comprobantes de ajuste. Permitir la conversin en ambos de la informacin a archivos de diversos formatos (Planos, DBF, Excel, etc). Permitir la consulta y modificacin comprobantes contables. VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO: Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla. Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada. Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida. Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera ms rpida y sencilla. Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica y de texto. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario. Facilidad en la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento. con carcter restringido de los

 Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea. Generacin personalizada de reportes A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especficas. Facilidad de Integracin con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF y archivo plano.) Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva.

SIIGO ESTNDAR SIIGO , es un Software Genrico Administrativo, que registra las operaciones de la Empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. Siigo utiliza en computadores que operen bajo los sistemas operativos: LINUX(solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y Windows Siigo ofrece bajo dos versiones: WINDOWS Y NET SIIGO Estndar ofrece diez y seis (16) mdulos bsicos: Mdulos Bsicos 1. Elaboracin de documentos 2. Contabilidad General 3. Cuentas por Cobrar 4. Gestin de Recaudo 5. Cuentas por Pagar 6. Activos fijos 7. Presupuesto 8. Gestin de Tesorera 9. Inventarios 10. Ordenes de Pedidos

11. Ordenes de Compras 12. Ventas 13. Gestin de Clientes 14. El Inteligente 15. El Gerente 16. El Auditor Mdulos Complementarios Gestin del Talento Humano Nmina Recursos Humanos Inteligencia de Negocios SIIGO ADD-IN Balanced Scorecard: - Tablero de indicadores - Mapa de Gestin - Mapa estratgico - Generador de Indicadores

Mdulos Adicionales Manufactura Puntos distribuidos Punto de venta Cajero Distribuido

VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO ESTANDAR SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion del sistema. SIIGO es muy fcil de usar, la navegacin se hace a travs de un men interactivo en donde se despliega en cada modulo los procesos relacionados. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Estndar integra 16 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros y subcentros de costos, terceros y documentos.

 SIIGO registra todas las transacciones (excepto nmina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Estndar maneja hasta 98 empresas consolidables. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas. SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin . DESCRIPCION DE LOS MODULOS 1. DOCUMENTOS 3 modelos de elaboracin e impresin de documentos: estndar, Formas Minerva y generador de documentos. Se pueden elaborar: facturas de venta, registros de compra, recibos de caja, comprobantes de egreso con cheque, notas de traslado, notas de salida, notas de entrada, notas de consignacin, notas debito, notas crdito, notas de ajuste contable, devoluciones en compras, devolucin de facturas, entre otras. Evita la repeticin y los cruces incorrectos de documentos. Se puede mirar o imprimir un documento procesado, en cualquier momento. Restringe la facturacin de productos que no tienen existencias, o vender a clientes en mora o con sobre cupo en cartera. Reserva productos de inventario al facturar. Cruce de facturas con remisiones y pedidos. Genera archivos planos para ser utilizados con el Sistema EDI. 2. CONTABILIDAD 5 estados financieros bsicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en la situacin Financiera, Estado de Cambio en el Patrimonio y Flujo de Efectivo). 9999 centros de costos y 999 subcentros. Balances de pruebas por Centros de Costos. Anlisis Financiero de forma Vertical u Horizontal. Ajustes por inflacin Certificados de IVA, ICA y RETEFUENTE.

Medios magnticos. Libros oficiales: Diario, Mayor, Inventarios, Ventas y Compras. Informacin para pagos fiscales y parafiscales. No permite grabar comprobantes descuadrados. Incluir las fotografas de los terceros. Detalle de los terceros. Consecutivo de cheques. Libro auxiliar, balance de prueba y balance mensual en diferentes tipos de monedas Prefija Causaciones, Provisiones y Amortizaciones. Calendario Tributario. Diseo personalizado por el Generador de Reportes Financieros.

3. CUENTAS POR COBRAR Quin nos debe, cunto, a qu fecha, cunto est vencido y cunto por vencer. A quin se le debe cobrar da por da. Hasta 99 circulares de cobro predefinidas. 99 modelos de Edades de Cartera. Cupos de crdito, clientes inactivos. Ventas y pagos efectuados por un cliente dentro de un periodo Documentos que respaldan la cartera (facturas, cheques posfechados, letras, y pagares Cartera morosa con los intereses en mora Circulacin de cartera va mail Comportamiento delos clientes (facturacin recaudo) Cartera por centros de costo

4. PRESUPUESTOS Formulacin y ejecucin de todas las partidas del balance y del P Y G. Presupuestacion en cantidades y valores de las ventas. Comparativos acumulados del periodo y mes actual o seleccionado.

Porcentaje de asertividad en el pronstico presupuestal. Variaciones de la ejecucin VS la formulacin presupuestal. Ejecucin presupuestal por mes, trimestre, semestre o ao. Presupuesto anual de acuerdo a un incremento porcentual del ao anterior. Formulacin y ejecucin presupuestal mes a mes, por centros de costos. Acumulados de la ejecucin presupuestal por cada grupo contable. Importacin del presupuesto desde otro software. Comparativos de presupuesto del mes Vs. acumulado del ao.

5. ORDENES DE COMPRAS Elaboracin e impresin de las rdenes de compra. Cruce automtico de la orden con el registro de compra o nota de entrada. Fechas de recibo de rdenes de compra. Compras pendientes por recibir vs. pedidos pendientes por despachar. Compras pendientes por recibir, discriminadas por producto. Compras que ya se pasaron del tiempo de recibo. Cantidad a comprar sugerida: saldo, compras pendientes de recibir y el Stock mximo.