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1.4.

1 Planificacin de los parmetros de un proyecto (alcance, estructura, especificaciones y estimaciones de tiempo costo y recursos)

La consecucin exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente (figura 1.1). El alcance de un proyecto llamado tambin alcance del trabajo es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto. Por ejemplo, el alcance podra ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una casa y de poner la jardinera ornamental segn las especificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista. El cliente espera que el alcance del trabajo se lleve a cabo con la calidad deseada. As, en el proyecto de construccin de una casa, el cliente espera que la mano de obra sea de calidad ptima. No quedar satisfecho si se concluye la obra pero es difcil abrir y cerrar las ventanas, si las llaves de agua gotean o si la jardinera ornamental est llena de piedras. El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminacin aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que abarca una estimacin de los costos relacionados con varios recursos que servirn para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que trabajan en l, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras cosas se presupuestar lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotgrafos. El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cundo empezarn y terminarn las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y la persona o empresa que se encargarn de realizarlo. Puede ser la fecha de aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una habitacin ms de la casa. El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfaccin del cliente. Para facilitar su consecucin, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en l se incluirn todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo necesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto dentro de los lmites del presupuesto y a tiempo. Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas pueden poner en peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa. El costo de algunos materiales puede ser ms alto que la estimacin inicial. El mal tiempo puede ocasionar retrasos. Quiz haya que redisear o modificar una pieza muy compleja de maquinaria automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeo.

El director del proyecto tiene la misin de prevenir, prever y superar ese tipo de circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin rebasar el presupuesto y a entera satisfaccin del cliente.

Una buena planeacin y comunicacin resultan indispensables para evitar que ocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto que tienen en el objetivo cuando se presenten. El director ha de planear y comunicar de antemano y de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo. La responsabilidad principal del director del proyecto consiste en asegurarse de que el cliente quede satisfecho. Para ello no basta concluir el proyecto dentro del presupuesto y a tiempo ni preguntarle al cliente al final del proyecto si est satisfecho. Se requiere una comunicacin permanente con l para mantenerlo informado y averiguar si sus expectativas han cambiado. He aqu algunas maneras de lograrla: tener reuniones peridicas, presentarle informes sobre el avance, hablarle frecuentemente por telfono y comunicarse con l por correo electrnico. Ello no se lograr si no se le hace que participe en forma activa en la ejecucin. A lo largo del proyecto el director debe saber si el cliente est satisfecho o no. Si se comunica regularmente con l, demostrar un verdadero inters por cumplir con sus expectativas, adems de que as evitar sorpresas desagradables ms tarde.

Estimacin de tiempos La estimacin del tiempo forma parte del proceso de Gestin del Tiempo de la Administracin de Proyectos. La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 1 Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. 2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. 3 Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. 4 Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma. 5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto. Estimacin de costos La estimacin de costes de una actividad es una evaluacin cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimacin puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin, y categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de coste. A continuacin se bosquejan las principales tcnicas utilizadas para la estimacin de costes: 1. Estimacin por analoga.- La estimacin de costes por analoga implica usar el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual. La estimacin de costes por analoga se utiliza frecuentemente para la estimacin de costes cuando la cantidad de informacin detallada sobre el proyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas). La estimacin de costes por analoga utiliza el juicio de expertos. La estimacin de costes por analoga es, en general, menos costosa que otras tcnicas, pero generalmente tambin es menos exacta. Es ms fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no slo en apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

.2 Determinacin de Tarifas de Costes de Recursos La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un mtodo de obtener las tarifas. Para los productos, servicios o resultados que deben obtenerse por contrato, se pueden incluir las tarifas estndar con factores de escalamiento en el contrato. Las bases de datos comerciales y las listas de precios publicadas de los vendedores son otra fuente de tarifas de costes. Si no se conocen las tarifas de costes reales, entonces las propias tarifas tendrn que estimarse. .3 Estimacin Ascendente Esta tcnica implica estimar el coste de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento. El coste y la exactitud de la estimacin de costes ascendente en general est motivada por el tamao y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales. En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costes de las actividades del cronograma. .4 Estimacin Paramtrica La estimacin paramtrica es una tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la construccin, lneas de cdigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimacin de costes para un recurso de la actividad del cronograma. Esta tcnica puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad, as como tambin de la cantidad subyacente de recursos y la informacin de costes incorporada al modelo. Un ejemplo relacionado con el coste supone multiplicar la cantidad planificada de trabajo a realizar por el coste histrico por unidad, a fin de obtener el coste estimado. .5 Software de Gestin de Proyectos El software de gestin de proyectos, como por ejemplo, las aplicaciones de software de estimacin de costes, las hojas de clculo computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimacin de costes. Dichas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacin de costes y, por consiguiente, facilitar la consideracin rpida de las diversas alternativas de estimacin de costes. .6 Anlisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros mtodos de estimacin de costes se incluyen el anlisis de propuestas para licitaciones y un anlisis de lo que debera costar el proyecto. En los casos en los que los proyectos se ganan mediante procesos competitivos, se le podr demandar al equipo del proyecto un trabajo de estimacin de costes adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales, y obtener un coste que respalde el coste total final del proyecto. El resultado final de la estimacin de costes es conocido como Presupuesto del Proyecto. La preparacin del presupuesto de costes implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una lnea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a las solicitudes de presupuesto detallado y la autorizacin de trabajo.

Estimacin de recursos y costes La estimacin de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una aproximacin al coste total y plazos del desarrollo del sistema. Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena informacin histrica y determinacin para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son datos cualitativos. Factores que afectan a esta estimacin: La complejidad del proyecto, cuantificando la misma en funcin de: Nmero de mdulos y nivel de interrelacin entre los mismos. Nmero y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o datos. Grado de distribucin y heterogeneidad del entorno de implantacin. Grado de sofisticacin de las herramientas de desarrollo. Naturaleza de los algoritmos que se deben disear y programar. Otros factores especficos del proyecto. La dimensin del sistema a desarrollar: conforme aumenta el tamao de un sistema de informacin, la interdependencia entre los distintos elementos del sistema de informacin crece rpidamente y la descomposicin del problema en partes ms pequeas se hace ms difcil. El grado de estructuracin del proyecto: por estructuracin se entiende la facilidad con que las funciones pueden ser compartimentalizadas y la naturaleza jerrquica de la informacin a tratar. A medida que el grado de estructuracin aumenta, la posibilidad de estimar con precisin mejora y, por consiguiente, el riesgo disminuye. Existen varias tcnicas de estimacin para el desarrollo de sistemas de informacin. Aunque cada una tiene sus puntos fuertes y dbiles, todas tienen en comn las siguientes caractersticas: Se ha de establecer de antemano el alcance del proyecto. Como base para la realizacin de estimaciones, se usan las mtricas del software, es decir, medidas relativas al esfuerzo de desarrollo del equipo lgico. El proyecto se desglosa en partes ms pequeas cuyos costes y recursos se estiman individualmente. Ejemplos de estas tcnicas (de las cuales existe amplia bibliografa) son: Anlisis de puntos de funcin. Tcnicas de descomposicin. Modelos empricos de estimacin. Herramientas automticas de estimacin.

Una vez estimado el tiempo y recursos necesarios para el desarrollo de la aplicacin y teniendo en cuenta las tarifas de los distintos profesionales del

desarrollo, se puede establecer una aproximacin al presupuesto que va a exigir el desarrollo del sistema de informacin objeto del pliego. La Administracin ha promovido el desarrollo de una herramienta, SISDEL (Sistema Integrado de Soporte al Desarrollo de Equipos Lgicos), que sirve como ayuda a la gestin de la calidad, a la planificacin y control de plazos, y a la estimacin de proyectos de desarrollo de sistemas de informacin.

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