Srie Gesto de Materiais Parte 4 Padro descritivo de Materiais (*) Por Daniel Gasnier

Mais do que um pr-requisito para a gesto de materiais, o PDM uma estratgia crtica para a identificao e classificao inequvoca. Como os americanos ganharam a II Guerra mundial? Imagine esta situao: Voc esta em um campo de batalha com seu tanque imobilizado porque o diferencial est quebrado. Voc remove o diferencial, encontra o cdigo estampado na pea avariada e transmite a requisio, logo recebe o item correto e o substitui rapidamente. Pronto, voc j esta operacional para a prxima investida, enquanto o inimigo ainda est tentando descobrir que pea aquela que quebrou no veculo dele. Como podemos observar, um dos fundamentos de um excelente sistema logstico a propriedade de se SABER PEDIR, prrequisito para agilizar a comunicao entre fornecedores e consumidores.
Figura 4.1 Importncia do PDM

O Padro Descritivo de Materiais (PDM) serve para a identificao e classificao inequvoca, isto , precisa, unificada e uniformizada, dos materiais sobre o seu domnio.

1. Identificao dos Materiais: O Processo de Identificao dos materiais consiste em se determinar a identidade dos itens, ou seja, reconhecer suas caractersticas prprias e exclusivas, uniformizando sua descrio e suas unidades de medio, evitando assim duplicidades, redundncias e falhas de comunicao. 1.1. Definio das SKU: SKU a sigla para Stock Keeping Unit, que significa itens distintos mantidos em estoque. Para conseguirmos preciso na requisio dos materiais, fundamental atribuirmos diferentes identificaes quando houver qualquer possvel diferenciao, seja do tipo, marca, sabor, perfume, dimenses, peso, estado fsico, qualidade, cor, preo, apresentao, ou qualquer outra caracterstica da identidade dos itens. Mercadorias gerais, artigos de vesturio e calados, por exemplo, devem ser identificados no nvel mais detalhado possvel (modelo, cor e tamanho). Cdigo, partnumber ou referncia so alguns sinnimos para SKU utilizados na indstria e no comrcio. Por princpio, caso os itens sejam idnticos, recebero o mesmo cdigo independente do local de origem ou fabricao. Enquanto em produo, os materiais preservam sua identidade at que o processo de transformao seja satisfatoriamente concludo e formalmente registrado. Desta forma, identificamos apenas os itens que so, ou possam vir a ser, mantidos em estoque (estocados).

1.2.

Aplicaes: A Identificao um recurso que serve a vrios propsitos:

Planejamento: Permite anlises, processamentos e projees do fluxo e armazenagem de materiais, a partir do histrico das transaes e das demandas. Aquisio: Incrementa a produtividade, concentrando as compras, identificando os itens antes considerados como especficos e sistematizando o processo de requisies. Comunicao: Viabiliza o intercmbio eletrnico de dados (EDI). Identificao: No recebimento, inspeo, movimentao, armazenagem, separao (picking), embalagem, faturamento, despacho e entrega, especifica os itens envolvidos, com elevada confiabilidade. Controle: Melhora o acompanhamento, atravs do registro das transaes, reduo de duplicidades; estabelecimento de contratos, acuracidade, etc. Automao: Viabiliza a implementao dos sistemas de resposta rpida, como o cdigo de barras.

1.3.

Cdigo: A Codificao visa simbolizar a identidade da SKU. Modernos sistemas de codificao so no-significativos, isto , evitamos utilizar cdigos falantes, que classificam e transmitem informaes complementares sobre a SKU. Atualmente, preferimos recuperar as demais informaes relacionadas ao item atravs do seu cdigo, possibilitando-nos que estas informaes associadas possam ser alteradas no sistema de gesto conforme a nossa necessidade. Requisitos de um sistema de codificao:

Unicidade (um cdigo para cada item) Simplicidade Formato padronizado (estruturado) Conciso (sucinto) Classificvel Expansividade Operacionalidade (prtico e robusto) Versatilidade (aplicaes variadas) Estabilidade Confiabilidade

1.4.

Descrio: preciso fazer a caracterizao inequvoca atravs de uma sucinta denominao do item. Alguns sistemas informatizados limitam o comprimento da descrio em uma determinada quantidade de caracteres, mas em alguns existe um campo de narrativa que nos possibilita complementar a descrio. Como benefcio direto, com o auxilio dos sistemas informatizados, podemos localizar qualquer item por sua descrio, parte desta e at por semelhana fontica.

Quanto ao formato da descrio, recomendamos seguir normas brasileiras ou estrangeiras e, na falta destas, usar termos do mercado fornecedor. No entanto, devemos evitar utilizar o nome do fornecedor ou marcas comerciais, at porque podem induzir os compradores e limitar suas alternativas. Sempre que possvel, devemos preferir utilizar termos especficos genricos e, se necessrio, podem ser utilizadas abreviaes, desde que previamente convencionadas. Nome Padronizado Caractersticas complementares Nome Nome Caracterstica Caractersticas Bsico Modificador Tcnica Adicionais CARTUCHO JATO DE TINTA HP970 PRETA RECONDICIONADO Formato sugerido para uma descrio estruturada. 2. Classificao dos Materiais: O processo de classificao uma necessidade quando temos que administrar um grande universo de materiais. Esta necessidade de unificao torna-se ainda mais evidente quando a empresa passa por processos de crescimento, atravs de aquisies e fuses, bem como em reestruturaes ou mesmo em processos de saneamento de estoques. Conceber esta estrutura implica em se criar uma hierarquia organizacional para o universo dos itens, como um plano de contas contbil ou uma rvore de diretrio de um sistema operacional de computador.
Materiais No cadastrados Cadastrados Uso transitrio Uso permanente No estocveis Estocveis No controlados contabilmente Controlados contabilmente Matrias-Primas Insumos Material em elaborao Produtos acabados Equipamentos Veiculos Servios

Estrutura do PDM Grupos: Trata-se do primeiro nvel de diviso do itens cadastrados e controlados contabilmente, definido pelo critrio considerado o mais importante para a categorizao dos itens.

Sub-grupos: Tambm designados por famlias em algumas empresas, os sub-grupos categorizam os itens dentro de cada grupo conforme o segundo critrio de similaridade. Geralmente, bastam estas duas classificaes, de forma a preservar a simplicidade. Em alguns PDMs, indicamos para cada sub-grupo quais so os outros sub-grupos que possuem alguma relao ou vnculo de similaridade, para facilitar tanto o processo de classificao quanto o de localizao. Grupos 68 Produtos Qumicos. Sub-grupos SKU 10 cidos. 10690-2 20 Bases. 261088-7 30 Sais. 191260-9 Exemplo de itens classificados Descrio cido sulfrico 98% Soda castica em escamas Sulfato de mgnsio

3. Implementao do PDM: Um projeto para implementar o PDM em uma empresa pode envolver as seguintes atividades: Diagnstico e concepo; Categorizao dos grupos e sub-grupos; Classificao dos itens; Saneamento das redundncias; Reviso das descries e unidades e Implementao do processo de homologao. No entanto, no que a sistematizao do PDM seja fcil - no - mas o verdadeiro desafio a sua manuteno, pois preservar a organizao original e aperfeio-la exige esforo e disciplina. Deve ser criado um procedimento operacional para homologao de materiais e designados responsveis visando assegurar que o cadastramento de SKUs sejam sempre consistentes com a sistemtica estabelecida, o que evitar a necessidade de saneamentos posteriores. Qualquer alterao dever ser analisada, pois algumas podero requerer a necessidade do cadastramento de uma nova SKU. Substituies tambm devem ser administradas, e as excluses somente podero ser efetivadas com o saldo zerado e ao trmino do exerccio fiscal da empresa. Daniel Gasnier gerente da IMAM Consultoria, empresa especializada na soluo de problemas relacionados logstica e engenharia industrial; movimentao e armazenagem de materiais; tcnicas modernas de administrao da manufatura; e estratgias de produtividade. A IMAM Consultoria desenvolve trabalhos voltados a estratgias logsticas; planejamento operacional; sistemas de gerenciamento; supply chain management; tecnologia da informao; administrao de materiais; planejamento; programao e controle da produo; lean manufacturing; distribuio fsica; dimensionamento de recursos; terceirizao; projetos detalhados e simulao grfica, entre outros. Informaes adicionais: Sylvia Schandert Assessora de Imprensa - IMAM Consultoria Ltda Fone: (11) 5575-1400 E-mail: sylvia@imam.com.br