45. Gestin Documental en Sap (II). ArchiveLink.

Publicado en 22 febrero, 2013 de Roberto Espinosa Como ya comentamos en la anterior entrada del blog, otra alternativa para anexar documentos en el sistema era utilizar el Archive Link, funcionalidad que est disponible a travs del GOS en la opcin Archivar Business Document. Lo podramos considerar una mejora de la funcin Crear Anexo, ya que aqu se realiza de una forma clasificada, disponiendo adems de una herramienta de bsqueda sencilla para los objetos anexados (lo que no ocurre con la otra forma de anexar). La funcionalidad requiere una parametrizacin especfica por objeto de negocio (por defecto no est activada) y podemos realizar el archivo de los documentos en la base de datos de Sap o en un Servidor de Contenido.

Utilizacin del Archive Link.

El anexo de los documentos lo realizamos desde el control del GOS, a travs de la opcin Crear > Archivar Business Document (la opcin solo estar disponible si previamente se ha configurado para el objeto de negocio, a diferencia de la opcin Crear Anexo que siempre est disponible).

A continuacin, el sistema nos preguntar la Clase de Documento que queremos anexar. Las clases de documento disponibles las parametrizaremos nosotros (asociadas a un tipo de documento), como un documento lgico que vamos a utilizar para clasificar los diferentes documentos que podemos anexar a los objetos. Por ejemplo, en un pedido de compra, podramos tener las clases de documento: Oferta del proveedor, Catalogo de materiales, Fotos de materiales, etc. Cada una de estas clases de documento llevaran

asociado un tipo de documento: por ejemplo, la oferta del proveedor ser un tipo de documento pdf, las fotos de materiales un jpg, etc. Si estuviramos trabajando con el objeto de negocio Empleado en el mdulo de administracin de personal, las clases de documento podran ser: foto del empleado, contrato de trabajo, material entregado, etc, cada uno de ellos de un tipo de documento concreto (jpg, doc, xls, etc). En esta entrada del blog hablbamos de la forma de cargar las fotos de empleado en el sistema y verlas en la transaccin PA20/PA30, contenido relacionado con el que estamos tratando en esta entrada.

Seleccionaremos el archivo asociado a la clase de documento elegida y el fichero quedar anexado al objeto en el que estemos trabajando, un pedido de compra en nuestro ejemplo. Para consultar los documentos anexados accederemos desde el control del GOS a la opcin Listar anexos. Aqu nos aparecer la lista de todos los objetos creados a travs del Gos: Anexos, Notas, Enlaces y Documentos anexados con el archive link.

Tenemos otra alternativa para anexar documentos a los objetos de negocio, a travs de la transaccin OAAD. Desde esta transaccin podemos anexar ficheros o bien realizar la bsqueda directa (incluyendo la visualizacin posterior de los documentos anexados).

Para anexar, seleccionaremos la opcin Asignar y asignar y el sistema nos preguntara, el objeto de negocio a utilizar, la clase de documento a anexar y el nmero del objeto donde estamos vinculando los documentos (en nuestro ejemplo, un nmero de pedido), abriendo una ventana de navegacin para seleccionar los archivos a subir. El Business Object es un cdigo que representa al tipo de objeto de la aplicacin : por ejemplo, el BUS2012 representa un Pedido de compras, el BUS1001 un Material, el LFB1 un Proveedor, etc. Es fundamental conocer estos cdigos tanto para parametrizar la funcionalidad como para su uso desde la transaccin OAAD.

Una vez anexados los documentos, tenemos disponible la opcin de bsqueda desde la OAAD con la opcin Bsqueda tcnica en la seccin Documentos. Desde aqu podemos realizar bsqueda de los documentos anexados en 1 o varios objetos de negocio. Por ejemplo, para el business object BUS2012 Pedido de compra, podramos poner la lista de documentos de compra para los cuales queremos sacar los documentos anexos.

Nada que ver con la opcin de tener que entrar pedido por pedido a ver los anexos. Adems, tenemos la posibilidad de filtrar la bsqueda por mltiples criterios (repositorio, clase de documento, tipo de documento, fecha de archivado, etc). Desde la lista de resultados, est disponible la navegacin a los documentos con un doble click. Desde la transaccin OAOR tambin se puede realizar la bsqueda de los documentos anexados a un determinado objeto de negocio.

Parametrizacin del ArchiveLink.

A la parametrizacin de las opciones del ArchiveLink se accede desde la ruta de customizing Sap NetWeaver > Servidor de Aplicacion > Servicios Base > ArchiveLink > Customizing de base.

En primer lugar, definiremos el lugar donde se van a almacenar los documentos que anexemos utilizando el ArchiveLink, a travs de la opcin de custo Definir Repositorios de Contenido o con la transaccin OAC0. Crearemos si es necesario un repositorio de contenido que siempre tendr que tener el mbito de documento ARCHLINK, y que luego asociaremos a nuestros objetos de negocio para indicar que el archivado para ellos se realizar en este lugar.

Adems, con la opcin Tipo de archivo podremos indicar si los documentos se almacenan fsicamente en la base de datos de Sap o bien en un repositorio de contenido externo (por ejemplo, el content server que Sap proporciona gratuitamente con sus productos y que requiere un servidor adicional para depositar los documentos va HTTP). A continuacin, con la opcin Tratar tipos documentos definiremos los tipos de documentos que se pueden anexar (extensiones de fichero) y el tipo MIME asociado , que determinar la aplicacin que se utilizar para su visualizacin. Sap dispone de varios tipos de documento prefijado que cubre los ms habituales, aunque es posible que tengamos que definir algunos propios.

El siguiente elemento a configurar sern las Clases de Documento, donde definiremos nuestros documentos lgicos asocindolos a un tipo de documento de los definidos en el punto anterior. Para nuestro ejemplo, vamos a definir tres clases de documento, que sern la clase de documento que permitiremos anexar a los pedidos de compra: Oferta del proveedor (del tipo PDF), Catalogo de materiales (del tipo Excel xls), Fotos de materiales.del tipo jpg).

A continuacin configuraremos la opcin Tratar enlace que relaciona el objeto de negocio con las clases de documento y el repositorio de contenido. Para cada objeto de negocio donde vayamos a permitir el enlace de documentos, indicaremos las clases de documento permitidas y el repositorio de documentos donde se va a almacenar (el que creamos en el primer paso de la configuracin). En el campo Conexin se indica la tabla donde se van a guardar los enlaces a los documentos (Sap ofrece varias tablas para mejorar el rendimiento del sistema, as como la posibilidad de crear nuestras propias tablas Z de enlace (con la transaccin OAC3, siguiendo como modelo la estructura TOAV0).

Una vez completada esta parametrizacin, la opcin Archivar Business Document ya debe de aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para anexar ficheros al pedido de compra del tipo correspondiente.

Opciones generales del archivel link.

Existen unas opciones finales de configuracin que se acceden desde la ruta de customizing Sap NetWeaver > Servidor de Aplicacin > Servicios Base > Archive Link > Customizing comunicacin frontend. Los aspectos que podemos configurar son las Parametrizaciones de archivo y visualizacin, donde podemos indicar la forma de ver los resultados de bsqueda, opciones de visualizacin, etc.

Como habis visto, una opcin sencilla de configurar y que ofrece bastante posibilidades, sin llegar a ser un verdadero sistema de gestin documental. Para terminar la serie, en la prxima entrada hablaremos del DMS y los registros info de documento que nos ofrecen unas funcionalidades mucha ms avanzadas en la gestin documental, incluyendo un herramienta Windows (el Easy DMS) y sistemas de bsqueda y clasificacin mucho ms potentes.