Sunteți pe pagina 1din 28

CUPRINS

Cap 1. Analiza sistemului informaional existent


1.1. Prezentarea general a unitii analizate 1.1.1 Istoricul evoluiei unitii analizate 1.1.2 Modul de constituire al societii 1.1.3 Profilul activitii i obiective 1.2. Prezentarea sistemului informatic existent 1.3. Analiza mediului extern i a relaiilor acestuia cu unitatea 1.1.4 Prezentarea relaiilor cu alte firme 1.1.5 Prezentarea relaiilor cu instituiile 1.4. Studiul structurii organizatorice a unitii 1.4.1 1.4.2 prezentat 1.5. Analiza funcional a activitii studiate 1.5.1 Prezentarea succint a funciunilor compartimentului n care se desfoar activitatea studiat 1.5.2 Prezentarea modului de conectare i a relaiilor dintre compartimentele n care se desfoar activitatea studiat i celelalte compartimente din cadrul unitii 1.5.3 Actele normative n vigoare de reglementeaz activitatea studiat 1.6. Analiza documentelor sau a altor surse informaionale privind activitatea studiat 1.6.1 Inventarul documentelor i a altor surse informaionale 1.6.2 Fia de analiz a documentelor 1.6.3 Grila informaiilor 1.6.4 Reprezentarea fluxului informaional1.6.5 Descrierea fluxului de operaii privind documentele i alte surse informaionale analizate 1.7. Prezentarea critic a sistemului informaional existent Prezentarea organigramei unitii Prezentarea principalelor relaii i fluxuri de informaii/date dintre

departamentele, compartimentele i serviciile din unitate n funcie de organigrama

Cap. 2. Proiectarea general a sistemului informatic


2.1. Definirea obiectivelor sistemului informatic propus 2.2. Prezentarea situaiilor de ieire a sistemului informatic 2.3. Formalizarea documentelor de intrare 2.4. Proiectarea bazei informaionale 2.4.1 Determinarea coninutului bazei informaionale 2.4.2 Definirea entitilor bazei informaionale i a relaiilor dintre acestea 2.4.3 Codificarea atributelor bazei informaionale i definirea relaiilor dintre atribute 2.5. Reproiectarea i adaptarea documentelor de intrare 2.6. Structurarea sistemului i determinarea unitilor funcionale

Cap. 3. Proiectarea de detaliu a unitilor funcionale


3.1. Proiectarea fiierelor de baz 3.1.1 Proiectarea fiierelor permanente 3.1.2 Proiectarea fiierelor variabile 3.1.3 Proiectarea fiierelor temporare 3.2. Proiectarea prelucrrilor specifice ale unitii funcionale 3.2.1 Stabilirea ordinii de prelucrare a fiierelor 3.2.2 Determinarea unitilor de prelucrare 3.3. Proiectarea structurii unitilor de prelucrare 3.3.1 Proiectarea dialogului cu unitile de prelucrare 3.4. Proiectarea prelucrrilor specifice ale unitii de prelucrare 3.4.1 Determinarea modulelor de prelucrare

CAPITOLUL 1 ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT


1.1. Prezentarea general a unitii analizate 1.1.1.Istoricul evoluiei unitii analizate
Prezent de mai mult de 16 ani pe piaa romneasc, SC AUTOCOM este astzi una dintre cele mai bine cotate firme de consultan n domeniul echipamentelor de calcul din partea de vest a Romniei, depind perioada de dificulti financiare prin care a trecut n urm cu civa ani, cu produse de cea mai nalt calitate, cu o intrare spectaculoas pe piaa de vnzri i reparaii notebook i planuri ndrznee pentru viitor. Firma a depus eforturi considerabile pentru a ajunge la acest nivel .Schimbarea vine dup implementarea unui plan de transformare iniiat n anul 2005, care a constat in reprofilarea societii pe un nou segment de pia, prin oferirea de produse i servicii pentru calculatoare portabile. Planul conine prezentarea detaliat a firmei, respectiv o prezentare general a firmei, a obiectului de activitate, a produselor. Obiectivele principale ale acestei ntreprinderi sunt : cucerirea unui segment ct mai mare al pieei, creterea cifrei de afaceri de la un an la altul, mrirea capitalului social, crearea unei imagini de renume, obinerea de contracte cat mai valoroase, extinderea i n alte domenii de activitate. Repere istorice: 1996: nfiinarea primului Computer Club din Timioara i Arad; 1999: dealer Connex 2005: reprofilarea societii 2006: dealer Cosmote

Obiectivele acestei firme au fost si sunt urmtoarele : Obiective de marketing Atragerea a ct mai multor clieni Colaborri cu firme productoare de renume care aduc contracte valoroase Lrgirea segmentul de pia, imaginea produs putnd fi chiar exportat Obiective financiare Atingerea unei cifre de afaceri lunara de 1404931 i un profit brut de 40%, urmnd ca aceti indicatori sa creasc ct mai mult posibil n urmtorii ani; Creterea cifrei de afaceri cu un procent de 5% in fiecare an. Investirea profitul obinut in extinderea domeniilor de activitate si a subcontractorilor

Evolutia obiectului de activitate

Evolutia Cifrei de Afaceri 600,000 500,000 VALOAREA 400,000 300,000 200,000 100,000 0 2002 2003 2004 AN 2005 2006

Evolutia Profitului Net 25000 20000 VALOARE

24,677 21,385 15,372 16,749 19,102

528,395 394,653 284,652 219,546 351,574

15000 10000 5000 0 2002 2003 2004 AN 2005 2006

AN CA PN

2002 219546 15372

2003 284652 16749

2004 394653 21385

2005 528395 24677

2006 351574 19102

Dinamica si structura angajatilor In momentul de fata sunt angajate 20 de persoane. Angajatii sunt distribuiti dupa compartimente astfel: in Computer Club lucreaza 14 persoane, in departamentul DTP 2 persoane, iar in restul departamentelor cate o persoana.

Dinamica angajatilor
25 Nr mediu angajati 20 15 10 5 0 2002 2003 2004 AN 2005 2006 18 14 18 18 20

Informaii generale: Adresa: Localitatea: Telefon: Fax: Cod fiscal: Domeniu: Activitate: Calea Aradului, Nr. 87, etaj 1 Timisoara +40-256-201.460 +40-256-201.460 RO1812510 Comert Consultanta in domeniul echipamentelor de calcul

Nr.reg.comerului: J35/685/1991

1.1.2 Modul de constituire al societii


AUTOCOM are in totalitate un capital privat. Societatea este persoan juridic romn avnd forma juridic de societate cu rspundere limitat. Aceasta i desfoar activitatea n conformitate cu legislaia n vigoare i cu prevederile prezentului Statut. Capitalul actual al firmei este de: 4500 RON.

1.1.3 Profilul activitii i obiectivele


Principalul domeniu de activitate al ntrepinderii AUTOCOM este consultanta in domeniul echipamentelor de calcul. AUTOCOM are ca obiectiv strategic declarat intirea si nlocuirea actualilor lideri de pe piaa. Misiunea AUTOCOM este s-i construieasc o imagine ct mai puternic n domeniul de activitate, oferind valoare maxim principalilor factori direct implicai i s se strduiasc n acelai timp s devin lideri ai pieei. ntrepinderea se difereniaz prin introducerea constant de inovaii n acest domeniu i prin oferirea de produse de o calitate ct mai nalt.

Prezentarea produselor i serviciilor: Produse: baterii notebook, piese imprimant, telefoane mobile, birotic. Servicii: DTP, service calculatoare i imprimante, ntreinere reele, internet, abonamente Cosmote, consultant IT.

1.2. Prezentarea sistemului informatic existent


Pentru dezvoltarea companiei foarte importante sunt programele care asigura buna funcionalitate a companiei. Sistemul informatic este dotat cu 23 de calculatoare si 3 laptop-uri, distribuite astfel: 17 calculatoare in Computer Club 2 calculatoare in departamentul DTP 1 la secretariat 2 calculatoare si 2 laptop-uri in departamentul service 1 calculator si 1 laptop in departamentul administratie. Principalul sistem de operare folosit este Windows XP,dar i Linux sau alte versiuni Microsoft.Fiecare calculator este conectat la internet, accesul fcndu-se prin reteaua interna.Descrcarea de date este controlat de un program de verificare tip Firewall i antivirus. Toate programele sunt dezvoltate cu ajutorul programelor de baze de date SQL, HTML sistemul de operare bazandu-se pe Windows XP sau 98. Pe fiecare calculator se gsesc programele Microsoft Office 2003, Adobe Photo Shop, Corel Draw. Ca i program economic, compania folosete un sistem propriu dezvoltat pentru facturare, contabilitate, gestiune i control al clienilor. Compania deine urmatoarele echipamente periferice: imprimante,multifuncionale, scaner, fax, central telefonic,routere i switch-uri.

1.3

Analiza mediului extern i a relaiilor acestuia cu unitatea studiat 1.3.1 Prezentarea principalelor relaii cu alte firme (furnizori, clieni, bnci)

Relaiile unitii cu alte firme sunt diverse, ntre acestea nscnd-se raporturi juridice. Unitatea intr n contact cu un numr destul de mare de firme: furnizori, clieni, bnci. FURNIZORII Furnizorii societii sunt persoane juridice romne i strine de la care aceasta se aprovizioneaz cu materiile prime necesare pentru buna desfurare a activitaii, precum si cu alte bunuri si servicii de care firma are nevoie pentru desfurarea n bune condiii a activitii sale.

Principalii furnizori ai firmei sunt : Anemona, Vitacom, Germanos, Mobile Distribution, FEDCO International Ltd,Aline Distribution Grup. Cu unele dintre aceste firme furnizoare AUTOCOM are ncheiate contracte de vnzare cumprare pe baza crora se deruleaz relaiile dintre ele. Firma face aprovizionarea pe baz de factur i not de intrarerecepie prin care se face recepia cantitativ i calitativ a bunurilor aprovizionate. Stingerea datoriei se face pe loc prin chitan, prin plat cu fila cec sau ulterior prin ordinul de plat care se depune la banc. Banca va confirma plata prin trimiterea ctre furnizor a unui exemplar al ordinului de plat. Unitatea mai realizeaz pli n avans cu fila cec sau ordinul de plat nscndu-se astfel un drept de crean al unitii fa de furnizori. n cazul operaiunilor de import , pe lng documentele obinuite care circul ntre firm i orice partener intern, mai apar o serie de documente specifice activitilor de import precum factura extern ,scrisoare de nsoire ,documente de impunere vamal. CLIENII Clienii cu care firma intr n relaii sunt numeroi, principalii fiind: Toptech, Netland, Brahms,Primalux . n general documentele utilizate n relaia cu clienii sunt urmtoarele: -documente adiionale; -situaii de plat; -facturi fiscale ; -ordine de plat ; -compensri ;

BNCILE Bncile la care firma are deschise conturi sunt urmtoarele: Banca Italo Romena, BancPost. Documentele folosite de firm n relaiile cu bncile sunt : ordinele de plata, cecurile, dispoziia de plat. Documentul prin care banca evideniaz toate micrile din conturile firmei este extrasul de cont. n Extrasul de cont sunt evideniate ncasrile, plile i soldul la momentul respectiv ,precum i valoarea dobnzilor ,comisioanelor. Pe lng aceste documente se mai utilizeaz i alte instrumente de plat, precum biletul la ordin. La cererea firmei banca i poate acorda consultan financiar sau i poate pune la dispoziie dovezi ale bonitii , capacitii de plat. Firma are deschisa o linie de credit la banca Italo Romena. n cazul n care dorete mrirea liniei de credit este necesar ntocmirea unei documentaii speciale.

1.3.2 Prezentarea principalelor relaii cu instituiile guvernamentale

Pentru a-i putea desfura activitatea, firma trebuie s obin diferite autorizaii de la mai multe organisme ale statului ( Camera de Comer i Industrie, Primrie, Poliia sanitar ,Oficiul Comerului .a.). Pentru a-i putea desfura activitatea n domeniul echipamentelor de calcul firma dispune de o licen care i-a fost acordat de ctre Oficiul Concurentei. De asemenea AUTOCOM are fa de bugetul statului o serie de obligaii legate de vrsarea periodic (lunar, trimestrial, semestrial sau anual) a unor sume reprezentnd impozite i taxe datorate bugetului de stat. Societatea are obligaia calculrii sumelor datorate i a evidenierii acestora n contabilitatea proprie corespunztor reglementrilor emise de Ministerul Finanelor, cu respectarea legislaiei n vigoare. Dintre impozitele i taxele datorate bugetului central, local, al asigurrilor sociale, al asigurrilor sociale de sntate sau n contul unor fonduri cu destinaie special, menionm: Impozitul pe salarii Impozitul pe profit Taxa pe valoarea adugat Impozitul pe cldiri Impozitul pe teren Taxa asupra mijloacelor de transport Contribuia de asigurri sociale Contribuia la fondul de omaj Contribuia pentru susinerea nvmntului i pentru fondul de risc Contribuia la fondul special de sntate Taxe vamale

Societatea depune la organele de stat abilitate declaraii periodice din care s rezulte modul de dimensionare a obligaiei ( decont de T.V.A., declaraie privind impozitul pe profit, bilanul exerciiului, dispoziie de plat tip C.A.S., ordin de plat etc. ).Sumelor virate, in plus, i nedatorate statului le corespund drepturi ale unitii fa de stat, urmnd a se parcurge procedurile legale de recuperare a sumelor respective. Dintre declaraiile pe care firma le depune amintim: La Ministerul Finanelor: decont privind TVA, declaraie privind obligaiile de plat la bugetul de stat; La Casa de Asigurri de Sntate: Declaraie privind obligaiile de plat la fondul de asigurri de sntate; La Ministerul Muncii i Proteciei Sociale: Declaraie privind obligaiile de plat la fondul de omaj, Decontri pentru operaiuni privind asigurrile sociale de stat. La Oficiul Teritorial Vamal : Declaratii vamale de import

1.4 Studiul structurii organizatorice a unitii 1.4.1 Prezentarea organigramei unitii

Director general

Director service

Secretariat

DTP

Director Computer Club

Responsabil vanzari

Administrator Internet

ADMINISTRATIE

SERVICE

SECRETARIAT

DTP

VANZARI

1.4.2 Prezentarea principalelor relaii i fluxuri de informaii/date dintre departamentele, compartimentele i serviciile din unitate n funcie de organigrama prezentat

CONEXIUNILE INFORMAIONALE NTRE COMPARTIMENTELE FIRMEI Administratie

Service

DTP

Computer club

Secretariat

Secretariatul si administratia tin evidenta tuturor actelor care circula in cadrul firmei. Secretariatul tine evidenta tuturor intrarilor si iesirilor din cadrul fimei,fiind atent supravegheate de administratie. Secretariatul primete comenzi de la dealeri, ageni de vnzri sau direct de la clieni; comenziile fiind transmise la administratie, care comunic mai departe cu compartimentul DTP, si service. Din computer club sunt aduse la secretariat bonuri de casa, desfasuratoare, bonuri de consum, facturi, ordine de plata. Secretariatul se ocupa cu platile facturilor si cheltuielile aferente aprovizionarii cu consumabile.

1.5. Analiza funcional a activitii studiate 1.5.1 Prezentarea succint a funciunilor compartimentului n care se desfoar activitatea studiat
Secretariatul are o funcie important n cadrul fimei, el facand legatura dintre toate compartimentele. Secretara distribuie comenzile primite din partea clientilor departamentelor carora le revin sarcinile respective,prin intermediul unor bonuri de intrare-iesire,ce sunt inregistrate in evidenta firmei. Aceste bonuri se trimit service-ului,DTP-ului,adminstratiei sau in Computer Club.Dupa terminarea comenzilor secretariatul primeste din partea celorlaltor compartimente bonurile,urmand ca pe baza acestora sa se intocmeasca factura fiscala sau chitanta. Deasemenea una din sarcinile compartimentului este de a face platile catre furnizori,banci si institutii guvernamentale.

1.5.2 Prezentarea modului de conectare i a relaiilor dintre compartimentele n care se desfoar activitatea studiat i celelalte compartimente din cadrul unitii

Departamentele comunic ntre ele prin e-mail-uri, yahoo messenger, telefon, folosind reeaua RDS. Documentele ntocmite de secretariat sunt: Bonul de intrare n care se trec numrul, denumirea lucrarii, descrierea lucrrii, mpreun cu preul i semntura reprezentantului compartimentului service; Declaratia vamala pentru importurile de baterii de notebook Certificat de garanie n care se specific codul intern, data, benefiaciarul,semntura client, semntura reprezentantului compartimentului service. Bon de comanda pentru compartimentul DTP in care se specifica tipul lucrarii,pretul si semnatura reprezentantului compartimentului DTP

1.5.3 Actele normative n vigoare de reglementeaz activitatea studiat


Cele mai importante legi cu care lucreaz firma sunt: Codul muncii, legea nr. 53/2003 Codul fiscal, legea nr. 571/2003 Ordinul Ministrului finanelor publice, nr 1752/2005 Norme Generale de Protecia Muncii ntocmite de ctre Ministerul Muncii i Proteciei Sociale, aprobate prin ordin al acestui minister. Sunt elaborate de ctre Institutul Naional de Cercetare Dezvoltare pentru Protecia Muncii ( I.N.C.D.P.M. ) n colaborare cu Inspecia Muncii din cadrul M.M.P.S.; Stabilesc cadrul general al normelor de protecia muncii, indiferent de domeniul de activitate a firmei. LEGEA nr. 31 din 16 NOIEMBRIE 1990 privind SOCIETILE COMERCIALE Reglementeaz activitatea societilor comerciale n general si modul de constituire al filialelor i sucursalelor societilor comerciale.Stabilete obiecte de activitate licite precum i obiecte de activitate reglementate n mod deosebit.

1.6. Analiza documentelor sau a altor surse informaionale privind activitatea studiat 1.6.1 Inventarul documentelor i a altor surse informaionale

Cod doc. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

Simbol doc. F CH DV C BIS OP FCP FV EXC FPM

Denumire Factura Chitanta Declaratia vamala Comanda Bon de intrare in service Ordin de plata Foaie colectiv de prezen(pontaj) Foaia varsamant Extras de cont Fi de Protecia Muncii TOTAL

Format A4 A5 A4 A4 A5 A5 A4 A4 A4 A5

Cod de clasificare

Nr. exemplare 3 3 2 2 3 2 1 1 1 1 19

1.6.2 Fia de analiz a documentelor

Cod Denumire document doc. 01 Factura 02 03 04 05 Chitanta Declaratia vamala Comanda Bon de intrare in service

Exemplarul 1 2 3 1 2 3 1 2 1 2 1 2 3

Emitent Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat

Receptor Client Furnizor Client Furnizor Oficiul Teritorial Vamal DTP Service Service Client

Frecvena La nevoie La nevoie La nevoie Zilnic Zilnic

Tipul sursei informaionale Intrare Ieire * * * * * * * *

06 07 08 09

Ordin de plata Foaie colectiv de prezen(pontaj) Foaia varsamant Extras de cont

1 2 1 1 1

Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat

Banca PSA Banca Banca

Zilnic Lunar La nevoie La nevoie Anual

* *

* *

10

Fi de Protecia Muncii

Serv. PM

Secretariat

1.6.3 Grila informaiilor

Documente de intrare Date intrare

Tot. Intrri F P M * * 9 9 5 3 3 6 3 7 1 1 0 3 6 0 0 7

Documente de ieire F C B O F H I P C S P * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Tot. Ieiri

Total

F C D C B O F E H V I P V X S C * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Numr document Data U.M. Cantitatea Pre unitar Valoare Denumire lucrare Beneficiar Termen de execuie Denumire produs/material Denumire mijloc fix Cod articol Condiii Consum Norma Nume

* * *

* *

* *

* *

* * * *

5 5 2 0 1 2 1 2 0 0 0 1 3 0 0 5

14 14 7 3 4 8 4 9 1 1 0 4 9 0 0 12

* * *

1.6.4 Reprezentarea fluxului informaional


Pentru a analiza fluxurile si circuitele informaionale se apeleaz la reprezentrile grafice si la descrierea acestor reprezentri. Cea mai utilizata de reprezentare a fluxurilor este metoda FLOW CHART. FLOW CHART-ul reprezinta un grafic operational reprezentand fluxul continuude operatii ce se executa asupra documentelor pas cu pas. Principalele simboluri utilizate sunt : Ia natere un document

Se fac completri pe document

Verificarea documentului

Bloc de simplificare(aceeai operaie pe mai multe exemplare) Transportul documentului

Simbol combinat(verificare, semnare)

Arhivare 1 2 3

ntocmirea unui document in mai multe exemplare

1.7. Prezentarea critic a sistemului informaional existent


Sistemul informaional trebuie s asigure informaiile solicitate de sistemul decizional In aceasta situatie este necesara o selectare si centralizare a informatiilor astfel ca prin operativitate si oportunitate conducerea economica sa poata lua deciziile optime. Informaiile necesare in activitatea de conducere economica trebuie sa parvin pe ntreg parcursul desfurrii proceselor economice aa nct s poat fi semnalate din timp toate dereglrile ce se produc fa de programele prestabilite. Cu toate c ntreprinderea dispune de resurse hardware i software relativ performante, acestea nu sunt folosite la capacitatea maxim , sistemul informaional avnd de suferit, aceasta din mai multe motive: informaii de prisos; personal insuficient folosit sau calificat; unele echipamente si programe informatice sunt depite sau insuficiente; reticena unor persoane fa de informatizarea activitilor; nu exist o separare suficient de mare a atribuiilor, de aceea unele informaii nu au un parcurs prestabilit; exist informaii care circul n acelai timp n scris i verbal; formatele actuale ale fiierelor ce conin date nu permit prelucrarea automat a informaiilor, obinerea de rapoarte, sinteze. Informatiile de prisos sunt generate de existenta unor surse de intrare de acelasi fel, dar prelucrate in locuri diferite, apare astfel o redundan care duce n final la diverse erori. O mare parte din eforturile specialitilor, cum sunt personalul cu funcii de conducere a sectoarelor, sunt ndreptate spre rezolvarea problemelor de rutina, legate de producia zilnica, in detrimentul activitilor cu caracter strategic. Nu exista o corelare perfecta a sistemului informational cu structura organizatorica, majoritatea informatiilor sunt de eviden analitica; informaiile destinate fundamentarii deciziilor la nivel strategic fiind relativ puine. Desi, n general managerii din societate sunt convini de avantajele informatizrii ei ezita atunci cand trebuie s investeasc n acest sens, din lipsa unor resurse financiare imediate.De asemenea muli dintre ei ateapt rezultate pe termen foarte scurt.Din aceste motive ei amn modernizarea sistemului informaional al firmei.

CAPITOLUL II PROIECTAREA GENERAL A SISTEMULUI INFORMATIC


2.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic propus

Obiectivele urmrite n realizarea unei activiti se pot mpri n obiective generale i obiective specifice. Astfel i pentru realizarea unui sistem informatic pot fi considerate aceste tipuri de obiective. n cadrul acestui proiect se urmrete creterea eficienei prelucrrii documentelor (prelucrarea acestora ntr-un timp ct mai scurt, cu costuri ct mai reduse) i ntocmirea situaiilor de ieire specifice activitii de producie.

2.1.1 Obiectivele generale


Obiectivele generale se refer la: obiectivele de conducere i obiectivele funcionale.

Dintre obiectivele generale sunt: Creterea eficienei economice a activitii desfurate; mbuntirea calitii datelor i a fiabilitii ntregului sistem; Sporirea operativitii i exactitii datelor furnizate n vederea lurii unor decizii ct mai corecte pentru conductorul unitii; Selectarea, sistematizarea i analiza datelor n vederea mbuntirii metodelor de conducere; mbuntirea calitii produselor; Creterea profiturilor; Asigurarea prelucrrii automate a datelor; mbuntirea fluxurilor i circuitelor informaionale; Fundamentarea deciziilor pe baza informaiilor pertinente; Prelucrarea distribuit a datelor;

Integrarea tuturor activitilor firmei n cadrul sistemului informatic.

2.1.2 Obiectivele specifice


Aceast categorie de obiective urmresc rezolvare unor probleme dependente strict de activitatea de baz i cea auxiliar. Obiective specifice legate de activitatea SC AUTOCOM SRL sunt urmtoarele: -asigurarea unui control operativ i centralizat al activitatii - creterea gradului de automatizare a activitii; - o mai bun eviden a necesarului i disponibilului de materiale; - executarea asistat de calculator a proiectelor de execuie; - ntocmirea documentelor necesare programrii proiectelor; - execuie cu promptitudine a proiectelor; - evidena informatizat a utilajelor, a reparaiilor, reviziilor acestora; - o informare mai bun a clienilor cu privire la lucrrile efectuate de ctre societate; - meninerea unei legturi constante cu cei mai importani clieni.

2.2 Prezentarea situaiilor de ieire a sistemului informatic

Situaiile de ieire reprezint ansamblul listelor i rapoartelor rezultate n urma prelucrrii datelor. Ele sunt utilizate n scopul satisfacerii cerinelor informaionale ale sistemului decizional. Proiectarea acestora constituie un obiectiv important al perfectionarii sistemului informational , ele fiind elemente ce justifica crearea si existenta acestuia. Situaiile de ieire proiectate in cazul sistemului informatic privind activitatea SC AUTOCOM SRL sunt urmatoarele :

S1 Bon de intrare in service (cod F.7.4-02)


SC AUTOCOM SRL LUCRARE,COMANDA: X(50)

BON DE INTRARE IN SERVICE


CANT ELIB PRET UNITAR 9 (15,2) VA LOA REA 9 (15,2)

NR. DOC 1 9(6) NR CRT 9(8)

DATA 2 D DENUMIREA

COD PREDTOR 3 X(8) CONT D X(10) C X(10)

COD PRIMITOR 4 X(8) CANTITATE NECESAR X(20)

NR.COMAND / COD LUCRARE 5 X(15) COD UM

MATERIALELOR X(100)

X(15)

X(10)

X(10)

Loc de obinere: Secretariat Destinaia: Service,Client Numr de exemplare: 3 Frecvena: zilnic Dispozitivul periferic de ieire: - vizualizare pe ecran - imprimanta

Fiecare document din care se culeg informaii i date (de intrare) va fi formalizat n mod individual pe formularul original. FORMALIZAREA- este operaia de marcare pe o situaie a originalului i a numrului de exemplare utilizate. (Nr. documentelor n original/copie).

2.4 Proiectarea bazei informaionale 2.4.1 Determinarea coninutului bazei informaionale


Determinarea coninutului bazei informaionale, a activitii studiate, are loc prin structurarea informaiilor si datelor din documentele de intrare, respectiv de ieire, sub forma uni tabel. Totalitatea acestor date si informaii care compun baza informaional sunt denumite atributele bazei informationale. Nr Crt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Denumire atribut Denumire furnizor Cod furnizor Denumire client Cod client Nr document Data ntocmirii U.M. Cantitatea Pre unitar Valoare Delegat Luna Anul Beneficiar Data scadenta Observaii Tip (lungime) X(50) X(15) X(50) X(15) X(8) D X(10) X(20) 9 (15,2) 9 (15,2) X(8) x(15) X(4) X(40) D M I1 BIS I2 F * * I3 C S1 BIS S2 F * * S3 CH * * * * * * * * * * * S4 C S5 SP

* * * * *

* * * * * * * * * * * * * * * * * * *

* * * * *

* * * * * * * * * *

* *

* *

* * * * * * * * * *

* * * * *

2.4.2 Definirea entitilor bazei informaionale i a relaiilor dintre acestea


Atributele din cadrul bazei informaionale sunt structurate sub forma unor entiti. Denumirea acestor entiti i structura lor este prezentat n tabelele urmtoare.

Nr. Crt. 1 2 3 4 5

Simbol BIS F CH C SP

Denumire Bonuri de intrare in service Factura Chitanta Comanda Situaii de plat

Numr de atribute 16 24 11 18 7

Coninutul entitilor

BIS

C * * * * * * * * *

Nr Crt . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Denumire atribut

Tip (lungime)

Denumire furnizor Cod furnizor Denumire client Cod client Nr document Data ntocmirii U.M. Cantitatea Pre unitar Valoare Delegat Luna Anul Beneficiar Data scadenta Observaii

X(50) X(15) X(50) X(15) X(8) D X(10) X(20) 9 (15,2) 9 (15,2) X(8) x(15) X(4) X(40) D M

* * * * * * *

* *

* * * * * * * * * *

* * * * * *

CH

* *

* * * * *

* * * * *

SP

2.4 Reproiectarea i adaptarea documentelor de intrare

n cadrul acestei faze unele documente de intare n funcie de necesitile viitoare ale sistemului informatic i de specificul activitii analizate pot s sufere modificri de form i de coninut, cum ar fi de exemplu concatenarea mai multor cmpuri din document ntr-un singur cmp, eliminarea unor cmpuri, refacerea poziiei unor cmpuri din document etc. Se va trece peste aceast faz deoarece n cadrul programului de implementare a calitii firma a simplificat la maximum documentele de intrare iar actualul format al acestora este agreat de ctre personal. Exist i documente care ar putea suferi modificri ns acestea au regim special .

2.5 Structura sistemului i determinarea unitilor funcionale

Aceast faz presupune identificarea unitilor funcionale ale sistemului informatic proiectat, adic acele grupuri omogene i specifice de prelucrri, care sunt dependente funcional i care constituie o subfaz a sistemului informatic. Unitile funcionale depistate sunt: Unitatea funcional Secretariat cuprinde urmtoarele uniti de prelucrare: UP1 INTRRI Aceast unitate de prelucrare va ndeplini funcia de introducere de date n fiierele de baz, precum i modificarea i consultarea acestora.

UP2 -IEIRI Aceast unitate de prelucrare va face legtura ntre activitatile ( consumuri de materiale) firmei i realizrile de lucrri ale acesteia. UP3 ACTUALIZARE SITUAII DE PLATA Aceast unitate va cuprinde toate operaiile necesare actualizrii i modificrii situaiilor de plat.

CAPITOLUL III PROIECTAREA DE DETALIU A UNITILOR FUNCIONALE

Proiectarea fiierelor de baz Proiectarea fiierelor permanente

n cadrul activitii desfurate la firma SC AUTOCOM SRL am identificat urmtoarele fiiere permanente, cu urmtoarea structur:

Bonuri de intrare in service

nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 12. 13.

denumire cmp Cod bon Denumire lucrare Numr document Data Cod predtor Cod primitor Numr curent Denumire material Cod material Unitate de msur Cantitatea

tip (lungime) X(15) X(50) X(8) D X(8) X(8) 9(8) X(50) X(15) X(10) X(20)

SIMBOL CODL DENL NRDOC DATA CODPRE CODPRI NRCRT DENM CODM UM CANT

3.1.1 Proiectarea fiierelor de stare

n cadrul activitii desfurate la firma SC AUTOCOM SRL am identificat urmtoarele fiiere variabile, cu urmtoarea structur.

Situaii de plat

nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

denumire cmp Luna Anul Devizul Denumire Cod Categoria Valoare

tip (lungime) X(15) 9(4) X(15) X(50) X(15) 9(6) 9(15,2)

SIMBOL LUN AN DEV DENL CODL CATEG VAL

Relaii ntre tabele

Relaia unu - la mai - muli dintre : Facturi i Evidente Chitante i Evidente Furnizori i Evidente Clienti i Evidente