Sunteți pe pagina 1din 24

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul I.

ORGANIZAREA ACTIVITII DE ACHIZIII PUBLICE


Nr. crt. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice 1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activitilor aferente compartimentului de achiziii publice a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul achiziiilor publice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 1.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza resurselor umane ale Compartimentului Achiziii Publice a) numr mare de posturi neocupate b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitile compartimentului de achiziii publice c) cuprinderea n fiele posturilor a atribuiile stabilite prin ROF i actualizarea permanent d) existena planurilor de pregtire profesional e) efectuarea sistematic a analizei ndeplinirii planurilor de pregtire profesional f) pregtirea profesional a salariailor este realizat conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului g) pregtirea profesional a salariailor asigur atingerea obiectivelor organizaiei h) existena unui sistem de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional Examinarea sistemului de gestionare a riscurilor -conducerea Registrului riscurilor a) existena unei politici unitare privind gestionarea riscurilor b) existena Registrului riscurilor la nivelul Compartimentul de Achiziii Publice c) actualizarea sistematic a Registrului riscurilor d) existena unui sistem de evaluare a riscurilor e) desemnarea unui responsabil privind gestionarea riscurilor la nivelul Compartimentul de Achiziii Publice DA NU OBS.

Interviu nr. 1.1.1.

1.2. 1.3. 1.4.

Interviu nr. 1.5.1. FIAP nr. 1.5.1.

1.5.

1.6

Interviu nr. 1.6.1.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT f) riscurile majore prezentate n Registrul riscurilor elaborat la nivelul Compartimentului de Achiziii Publice se regsesc n Registrul riscurilor elaborat la nivelul ntregii entiti publice Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA

NU

OBS.

1.7.

Data: 03.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU NR. 1.1.1.


privind procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice, adresat doamnei

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ntrebare Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de proceduri? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fiele posturilor? Exist stabilit prin procedur modul de soluionare al abaterilor? Avei stabilii responsabili pentru procedurile de lucru? Procedurile sunt scrise i formalizate? Suntei de acord cu importana elaborrii procedurilor specifice n vederea mbuntirii mediului de control? Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect? Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela DA X X NU Obs. Cadrul normativ

X X
X X X Intervievat, Cadrul normativ

Data: 03.05.2013

Not:

n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordata la toate obiectivele misiunii de audit intern. Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n considera ie la redactarea Raportului de audit intern.

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU nr. 1.5.1.


privind analiza resurselor umane ale Compartimentului Achiziii Publice adresat doamnei Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2012 -31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. ntrebare Ai semnat fia postului pentru acest an? Pregtirea profesional continu este o activitate coordonat de dumneavostr la nivelul serviciului i este cuprins n fia postului? Avei aprobat un plan de pregtire profesional continu? Procedai la efectuarea sistematic a analizei ndeplinirii planului? Exist alte forme de pregtire profesional a salariailor? Exist un sistem de verificare a cunotinelor dobndite ca urmare a cursurilor efectuate? Pregtirea profesional a salariailor este n concordan cu atribuiile i responsabilitile stabilite prin fia postului? Pregtirea profesional a salariailor asigur atingerea obiectivelor organizaiei? Avei manuale, ghiduri practice referitoare la derularea activitii de achiziii publice? Exist indicatori de performan pe baza crora s se poat evalua gradul de pregtire profesional al salariailor coroborat cu nivelul de realizare a obiectivelor strategice ale entitii? Mai avei ceva de adugat? X X DA NU Obs.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

X X
X X Evalurile individuale anuale

X
X Ne ndeplinim sarcinile de serviciu

9. 10.

X X

11.

Data: 03.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Filiala Judeean Mehedini a Asociaiei Comunelor din Romnia Centrul Zonal de Audit Public Intern Breznia Ocol

INTERVIU nr. 1.6.1.


privind sistemul de gestionare a riscurilor adresat doamnei Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice Perioada auditat: 01.01.2012 -31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. ntrebare Exist o politic de management al riscului? Exist preocupri pentru managementul riscurilor n cadrul Compartimentului Achiziii Publice? S-au organizat cursuri cu ntreg personalul pentru activitatea de gestionare a riscurilor n conformitate cu metodologia de organizare a sistemului de control intern conform prevederilor OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern? Au fost identificate riscurile la nivelul Compartimentului Achiziii Publice? Exist un sistem de evaluare a riscurilor? Au fost prevzute msuri de rspuns n cazul apariiei riscurilor? Exist un sistem de monitorizare i raportare periodic a riscurilor asociate activitii Compartimentului Achiziii Publice? Avei elaborat i actualizat Registrul riscurilor? Este desemnat un responsabil cu gestionarea riscurilor la nivelul Compartimentului Achiziii Publice? X X X DA NU Obs.

4. 5. 6. 7.

X X X X

8. 9.

X X

Data: 03.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

Not: Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s nu se elaboreze FIAP. De asemenea, informaiile primate n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de audit intern.

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE
Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice 2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice organizrii sistemului informatic al achiziiilor publice DA NU OBS.

La nivelul serviciului nu exist personal cu specializare IT

a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 2.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 2.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza crerii bazei proprii de date i responsabilizarea personalului implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice a) existena bazei proprii de date b) actualizarea sistematic a bazei proprii de date c) elaborarea i actualizarea sistematic a documentaiei tehnice adecvate privind conectarea la Internet d) existena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazei proprii de date e) monitorizarea sistematic a funcionalitii programelor anti-virus: - instalarea unui program anti-virus adecvat necesitilor - programul anti-virus s verifice staia de lucru la pornire;

2.2.

2.3. 2.4.

2.5.

Observare direct

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT - programul anti-virus s monitorizeze toate programele i aplicaiile active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile la intervale regulate (zilnic); f) alocarea unui singur nume de utilizator i singure parole de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice g) urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice h) examinarea siguranei accesului la reea i a comunicrii datelor n reea i) existena unui responsabil cu activitatea de formare profesional j) existena programului privind pregtirea IT.

DA

NU

OBS.

La nivelul entitii La nivelul entitii -

2.6.

Analiza sistemului de arhivare a documentelor

Data: 07.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 3 OBIECTIVE GENERALE Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE
Nr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind Programul anual de achiziii publice 3.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitilor aferente fundamentrii i ntocmirii Programului de achiziii publice: a) existenta procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente; c) stabilirea modelului Programului anual al achiziiilor publice i precizarea modalitilor de completare d) existena unui sistem de prioritizare al solicitrilor compartimentelor funcionale e) cuprinderea modalitilor de actualizare a Programului pe parcursul derulrii achiziiilor 3.1.2.Existenta activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 3.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie Modalitatea arhivrii documentelor 3.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice a) existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate compartimentelor funcionale b) existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale c) existena aprobrilor pe referatele de necesitate d) existena notelor de fundamentare la referatele utilizate la elaborarea Programului e) existena centralizatorului necesitilor f) ncadrarea necesarului n norme i normative g) corelarea necesarului cu stocul existent n depozit h) corelarea cu contractele de achiziie aflate n derulare DA NU OBS.

3.3. 3.4.

TEST nr. 3.5.1. Lista de control nr. 3.5.1.

3.5.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT i) respectarea coninutului minim de informaii al Programului anual al achiziiilor publice - cuprinde cele trei pri: furnizare produse, prestare servicii, executare lucrri - fiecare articol are prevzut codul utilizat n CPV? - exist prevzut valoarea estimat fr TVA a fiecrei achiziii ? - exist procedura de atribuire a fiecrui contract de achiziie ? - este precizat suma total estimat a Programului j) conformitatea definitivrii Programului k) respectarea procedurilor privind actualizrile pe parcursul derulrii Programului Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a fiecrui tip de achiziie cuprinse in Program b) alegerea corecta a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie publica

DA

NU

OBS.

Observare direct

3.6.

TEST nr. 3.6.1. Foaie de lucru nr. 3.6.1. Lista de control nr. 3.6.1.

3.7,

Analiza sistemului de arhivare a documentelor

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


OBIECTIVE GENERALE
Obiectivul nr. 4. PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE Nr. crt. 4.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind pregtirea aplicrii procedurilor de achiziie public programate 4.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 4.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 4.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 3.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) considera procedura corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c)exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare a) ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3; c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedura; d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu; e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei; f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor; g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de evaluare h) existena unui corp al membrilor de rezerv i) numirea n comisia de evaluare a experilor externi j) comisia de evaluare elaboreaz raportul procedurii de atribuire care este semnat de toi membri Analiza Documentaiei de atribuire a) Conformitatea coninutului Documentaiei de atribuire: adresa la care se depune oferta data limit i modaliti pentru depunerea ofertei ora, data i locul deschiderii ofertelor cerine minime de calificare

DA

NU

OBS.

4.2.

4.3. 4.4.

Nu a fost cazul

4.5.

Nu a fost cazul

4.6.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT - garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire) - criteriul aplicat pentru atribuirea contractului - garania de bun execuie a contractului (cuantum, modul de constituire) - caietul de sarcini b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre toi operatorii economici d) Autoritatea contractant transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii solicitani n acest sens e) Preul de vnzare al unui exemplar al Documentaiei de atribuire nu depete costul multiplicrii acestuia plus costul transmiterii, dac este cazul f) Solicitarea de clarificri - respectarea termenului de rspuns la solicitri - oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a se adapta la clarificri - transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia iniiala - existena nregistrrii i confirmrii primirii oricrui document transmis Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA -

NU

OBS.

4.7.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 5


LICITAIE DESCHIS
Obiectivul nr. 5. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 5.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea contractului de achiziie public 5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 5.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 5.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 5.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) considera procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c)exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza deschiderii si calificrii ofertelor a) respectarea termenului si adresei de depunere al ofertelor b) deschiderea ofertelor la data, ora si locul indicate in anunul de participare c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate/apartenena din punct de vedere profesional e) calificarea ofertelor eligibile f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 Analiza stabilirii ofertei ctigtoare a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului "oferta cea mai avantajoasa din punct de DA NU OBS.

5.2. 5.3. 5.4.

Nu a fost cazul

5.5.

Nu a fost cazul

5.6.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT vedere tehnico-economic" g) existena hotrrii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii de achiziie public h) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii i) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA

NU

OBS.

5.7.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 6


LICITAIE RESTRNS
Obiectivul nr. 6. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 6.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de licitaie restrns pentru atribuirea contractului de achiziie public 6.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 6.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 6.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 6.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar prevzute? b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare (peste 5)? c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai? d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare? e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor neselectai h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a Documentaiei de atribuire Analiza stabilirii ofertei ctigtoare a) existena similitudinii ntre oferte i cerinele prevzute n Documentaia de atribuire DA NU OBS.

6.2.

6.3. 6.4.

6.5.

Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

6.6.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b) clarificrile/completrile solicitate creeaz avantaje unui ofertant? b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor c) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n anunul de participare i n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii d) existena hotrrii Comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public e) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii f) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de anulare Analiza sistemului de arhivare a documentelor

DA -

NU

OBS.

6.7.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 7


DIALOG COMPETITIV
Obiectivul nr. 7. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 7.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de dialog competitiv pentru atribuirea contractului de achiziie public 7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurii specifice 7.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 7.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 7.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza etapei de preselectare a concurenilor a) asigurarea concurenei la preselectare b) mai puin de trei candidaturi preselectate c) conformitatea candidaturilor depuse d) informarea candidailor despre rezultatul preseleciei 7.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS.

7.2.

7.3. 7.4.

Nu a fost cazul -

7.5.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 8


NEGOCIEREA
Obiectivul nr. 8. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 8.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de negociere pentru atribuirea contractului de achiziie public 8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activitilor aferente iniierii procedurii negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare: a) existena procedurilor specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 8.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 8.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 8.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor 8.2. 8.3. 8.4. Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Condiii de aplicare a procedurii de achiziie public de negociere a) anularea procedurii iniiale de licitaie deschis/licitaie restrns/dialog competitiv b) pstrarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaia de atribuire c) atribuirea unui contract unui anumit operator economic (furnizor iniial i sigur compatibil cu necesarul suplimentar contractului iniial, condiii avantajoase prin lichidarea de ctre acest operator afacerilor etc. ) d) negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui concurs de soluii e) contractri n scopul cercetrii tiinifice care nu urmresc obinerea de profit f) limitarea contractului la situaia de extrem urgen g) existena notei justificative pentru utilizarea acestui tip de procedur de achiziie public Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS.

Nu a fost cazul

8.5.

8.6.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 9


Obiectivul nr. 9.CEREREA DE OFERTE Nr. crt. 9.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public 9.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a) existena procedurii specifice b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i modalitile de completare 9.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 9.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 9.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza conformitii invitaiilor de participare a) verificarea publicrii invitaiilor de participare n SEAP b) verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu termenul de depunere a ofertelor c) verificarea respectrii coninutului minim de informaii: - data limit pentru depunerea ofertelor - adresa la care se transmit ofertele - limba n care trebuie elaborate ofertele - criteriile minime de calificare - descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziie public - modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire d) asigurarea accesului direct i nerestricionat al operatorilor economici la Documentaia de atribuire publicat n SEAP e) verificarea transmiterii, n cazul anulrii primei proceduri i aplicarea unei proceduri noi, invitaiilor de participare i altor operatori economici de la care exist premisele obinerii de ofert Analiza sistemului de arhivare a documentelor DA NU OBS.

9.2.

9.3. 9.4.

Nu a fost cazul

9.5.

9.6.

Data: 08.05.2013

Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 10 CONCURS DE SOLUII


Obiectivul nr.10. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 10.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de concurs de soluii pentru atribuirea contractului de achiziie public 10.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurile specifice a activitilor aferente derulrii procedurii concurs de soluii a) existena procedurile specifice b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice 10.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 10.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 10.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Juriul de evaluare a) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 b) membrii juriului de evaluare sunt independeni de participanii la procedura c) membrii juriului sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu d) proiectele i pstreaz anonimatul pn la formularea unei decizii/opinii e) proiectele sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor indicate n anunul de concurs f) juriul solicit concurenilor clarificarea unor aspect privind proiectul propus g) dac da, toate aceste discuii sunt consemnate n procese-verbale h) juriul elaboreaz raportul de evaluare calitativ a proiectelor i) dac da, acesta este semnat de toi membri juriului j) este respectat conformitatea anunului privind rezultatul concursului k) numrul concurenilor selectai asigur o concuren real? l) sunt respectate criteriilor de selecie precizate n Documentaia de concurs Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: 08.05.2013 Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

DA

NU

OBS.

Nu a fost cazul

10.2. 10.3. 10.4.

10.5.

10.6.

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 11


OBIECTIVE GENERALE FINALE
Obiectivul nr.11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC Nr. crt. 11.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind atribuirea contractului de achiziie public 12.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific a activitii de atribuire a contractului de achiziie public a)existenta procedurilor specifice; b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele competente; c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea modalitilor de completare; d) existena componentei de actualizare a procedurilor specifice; 12.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului 12.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 12.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilul cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilul acesteia: a) consider procedura specific corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? Analiza soluionrii contestaiilor a) verificarea conformitii contestaiilor b) verificarea rezoluiilor formulate de autoritatea contractant c) verificarea comunicrii rezoluiilor tuturor participanilor nc implicai n procedura de achiziie public d) analiza reprezentrilor n instan Analiza semnrii contractului de achiziie public a) existena avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor b) verificarea existenei vizei de CFP c) verificarea existenei avizului juridic d) examinarea existenei vizei managementului general; e) examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i aciuni n justiie f) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/neprestarea serviciilor/ neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite g) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen a datoriilor ctre furnizori h) verificarea similitudinii datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de achiziie public i) verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiar cu cele din Contractul de achiziie public j) examinarea clauzelor referitoare la subcontractani, dac este cazul; k) examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani, dac este cazul. l) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare

DA

NU

OBS.

11.2. 11.3. 11.4.

11.5.

Nu a fost cazul

11.6.

Nu a fost cazul -

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT m) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente: - Caietul de sarcini - Propunerea tehnica i propunerea financiara - Graficul de ndeplinire a contractului - Graficul de pli n) Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau revizuire a preturilor contractelor

DA

NU

OBS.

11.7.

Analiza sistemului de arhivare a documentelor Data: 08.05.2013 Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

Supervizor, Bloi Florin Cosmin

LISTA DE VERIFICARE NR. 12


Obiectivul nr.12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE Nr. crt. 12.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurilor specifice privind derularea i administrarea contractelor de achiziii publice 12.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a) existenta unui sistem de proceduri specifice b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele competente c) stabilirea modelelor de formulare d) precizarea modalitilor de completare a modelelor e) oferirea unor exemple n acest sens f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor 12.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale activitilor/operaiilor 12.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie 12.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor

DA

NU

OBS.

12.2.

12.3. 12.4.

12.5.

Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre responsabilii cu realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor specifice: a) considera procedurile specifice corespunztoare ? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza garaniilor de bun execuie a) examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun execuie b) examinarea constituirii garaniei de bun execuie n termenele stabilite prin contract c) urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract d) verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie e) examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor Analiza finalizrii contractului 12.6.1.Verificarea dosarului de urmrire a derulrii contractului de achiziie public ncheiat: a) verificarea existenei devizului de lucrri si conformitatea lui cu condiiile contractuale b) verificarea existentei situaiilor de lucrri periodice naintea fiecrei trane de plat c) existena adendum-urilor la contract i conformitatea cu prevederile

Nu a fost cazul

Nu a fost cazul

12.6.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT contractuale d) verificarea existenei certificatelor de calitate pentru bunuri i materiale e) verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform normativelor prevzute n contract 12.6.2. Constatarea minusurilor i plusurilor la recepie: a) existena notelor de recepie semnate de comisia de recepie fr rezerve b) pentru note de recepie cu rezerve, verificarea Proceselor-verbale de soluionare a minusurilor si/sau plusurilor constatate 12.6.3. Certificarea i verificarea facturilor: a) existenta si conformitatea articolelor din facturi cu cele din devize si condiiile contractuale b) valoarea facturii este materializata si susinuta de Procesul-verbal de recepie c) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acte adiionale la contract d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plat e) verificarea ncadrrii sumelor din facturi n plafoanele prevzute n contract Analiza dosarelor achiziiilor publice (constituire i pstrare) a) verificarea existenei dosarelor achiziii lor publice b) existena numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predareprimire a dosarelor arhivate i a opisului; c) dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data finalizrii contractului d) dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autorit i publice interesate, spre consultare e) verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, care s cuprind cel puin: Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de achiziie public Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz Documentaia de atribuire, inclusive clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant Decizie de numire a comisiei de evaluare Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corrective adoptate de autoritatea contractant i communicate, precum i hotrrile comisiilor de conciliere i, respective, hotrrile judectore ti irevocabile Copia contractului de achiziie public Anunul de atribuire a contractului de achiziie public f) dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii corespunztoare. Data: 08.05.2013 Auditor intern, Moteoru Andreea Mihaela

DA -

NU -

OBS.

Nu a fost cazul

12.7.

Supervizor, Bloi Florin Cosmin