Administracion de Tiempo

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Introduccin
Este libro
Metas generales
Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin
que se haga de los propios hbitos.
Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.
Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo
que hacen actualmente los participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del
tiempo.
Objetivos
Los participantes, sern capaces de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones
urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas
necesarias.
Competencias a desarrollar de manera indirecta
Capacidad de auto crtica
Organizacin personal
Orientacin a resultados
Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccin o
distribucin de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno
mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
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29/09/2007 http://es.wikibooks.org/w/index.php?title=Administraci%C3%B3n_de_tiempo/Versi%C3...

El tiempo
Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto
comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms familiar y
ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo
entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos
nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero
si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo que
queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es.
Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos, sucesos,
cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo (Dicc.
Larousse); Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia); Aspecto
mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa).
La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima
definicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus.
Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento
equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la
posibilidad a la realidad)...
El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo.
Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe porque
es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente
las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
Caractersticas del tiempo
Frases para reflexionar
1. El ms importante de los recursos.
2. El ms atpico de los recursos.
3. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
4. Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que hagamos se nos acaba.
5. Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo.
7. Recurso insustituible.
8. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direccin, ni su sentido, ni su cadencia. Lo ms que
podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
9. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de
cmo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
10. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
La administracin del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no
existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los
recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo
para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente
administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de
quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.
Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para identificar nuestros
esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado. Administrar el tiempo
realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo
que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr
resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La
meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar
sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms
rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por
supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms
errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para
solucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas. Todos
hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas
semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se
incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podran ser resueltos en
minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos.
Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas
que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay ms por hacer, y
deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el
tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el
tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la
seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal,
habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar
las prioridades se convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras.
En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que
estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debera ser
suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.
Tiempo de calidad
Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se
convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la
calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos que
eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a
su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en
actividades. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y
con lo que es importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La
autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que
queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos
gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr
dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora
y an cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los
resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor.
Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo
puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los
datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo
invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar
mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se
regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo
que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante,
especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar
haciendo.
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus
objetivos de la manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son
provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo externos
1. Excesivo flujo de papeles.
2. Telfono.
3. Visitantes.
4. Reuniones.
5. Fallas de comunicacin.
6. Polticas y procedimientos.
7. Informacin. (Falta / exceso)
Posibles soluciones
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes
No Importantes.
Uso del telfono
Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.
Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono.
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina
documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados
Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?.
Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.
Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo
efecto? Es necesaria mi presencia?.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Desperdiciadores de tiempo internos
Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
Soluciones
Reflexin
Decisin
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos
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Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas
realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes
las que usualmente dejamos para despus.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo
importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El
responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros
trabajos y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo
de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de
la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento
mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difciles.
3. Indecisin.
El valor econmico del tiempo laborable
personal
Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar,
tiempo de comprar, tiempo de vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y es impresionante la
cantidad de personas que no se han concientizado de l: en las empresas y, en general, siempre que
alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad es que se paga
por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son
quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El
tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado, el patrn est
pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal
gastado.
Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia
sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as
mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C
para las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la
empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes,
etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias
como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por
ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad,
tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con
la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el estimado
de sueldo diario.
5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo
resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las
actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El
resultado ser lo que realmente usted debera de ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.
Sea honesto. Slo usted ver este documento.
El uso del tiempo
Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un
ejecutivo, que verdadera y rpidamente lo haga ms
efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo
que est haciendo, es necesario saber en qu se le va
el tiempo. No dependa de la memoria, pues es
traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero
si podemos examinar en forma objetiva y realista
cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro
anlisis no ser una tcnica, o una serie de
complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado de
examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del
mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.
1 Auto anlisis del uso del tiempo
Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso
consistir en averiguar cmo lo est empleando.
En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de
cada hora se registra cmo se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso
de que el descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30.
Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de
60 segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que
corresponda a cada punto.
1. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
2. Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de
manejarlos en ese orden.
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o
improductivas.
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo
inesperado.
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
7. Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo
sobre ella.
8. Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
9. Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado
a asuntos pendientes.
10. En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
12. Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.
Administracin de actividades
Planear las actividades
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia,
es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos
de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible
el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la
semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y
energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia,
es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos
de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible
el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la
semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y
energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
Establecer fechas de seguimiento
Establecer fechas de seguimiento
Toda planeacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde se extienden
al futuro y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en
cualquier momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite
realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal
y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.
Realizar las actividades planeadas sin descuidar
los objetivos
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas,
organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la
consecucin de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente
manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos
hacia donde dirigirnos.
El beneficio de la planificacin
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el
cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un
80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos
identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas
menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia vs. efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas
correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a
la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer
sostenible en el tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los
resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que -y
quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta
de tareas... que no son las que se tienen que hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores
resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos
crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa.
Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones
cerciorarse de tener bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder
concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privacidad.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la
claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven
sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin.
Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la
situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son
necesariamente lo mismo.
Poniendo prioridades
Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta los
das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos
comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega
todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no
comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que hacer
y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma
agenda o en hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo
requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica
despus si tu estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones:
urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante
empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente. Sin embargo
convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de
ventas, s es urgente e importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn de
tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere
es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas
que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs
hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear el da la
noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones,
despus del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres
tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que
pueda llenarse o destinarse a un buen uso.
Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que
lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas
para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora
independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor
en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi
tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de papel
en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de
importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y
continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da
deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su
lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y luego
pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la leccin
ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es
una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un
pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese
tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para
relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos
determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre
habr ms cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido
despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la misma clase de
libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. Si se
presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es
precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo
que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no
desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
Eficiencia en la oficina
Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que
no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le
frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en
una plataforma para la accin efectiva.
Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los materiales
que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son
factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el
desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc.
Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y
en orden.
La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de
cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre manos.
Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto de
papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado
es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para
reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes
tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la
sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el
trabajo de maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe
planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo
concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas
inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su
tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana.
Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna
ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo
personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que
podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la
maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las
exigencias de los dems son mnimas.
En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo
especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o
antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es la
segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos.
Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser
interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle a un colega
sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada
urgente... slo estoy llamando para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo
otro, platicando con los compaeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la
interrupcin misma.
Como ocupar "tiempo muerto"
Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno
realmente no est haciendo aquello para lo cual ha
comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de
ocio cuando se est esperando o no totalmente
ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es
tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de
planeacin y resolucin, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando
al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de
maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn
problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en
administradores de tiempo que conozco siempre lleva
consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
Carpetas de color beige que contienen asuntos
pendientes, tales como cartas por contestar o
informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va
de elaboracin, como pueden ser presupuestos,
polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea
luminosa se anota en la carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se
puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es
breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que
esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho
menos de nuestro tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro
inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos.
Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar
nuestra lectura.
Resumen y conclusiones prcticas
En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo
se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus desarrolla
procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las
actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que
requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor
hora cuando haya asuntos presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta flexibilidad
para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por
seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina tus
actividades. Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal.
Resumen escrito de Aprendizaje
Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/
Aspectos Clave, Acciones que Seguir
Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando
actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura
popular dice: El tiempo es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor
generador de tiempo es la buena administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los
objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo
implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho
ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por
trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel
jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te
ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y
establecer objetivos de mejora a corto plazo.
Administracin del Tiempo
Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del
tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones
urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas
necesarias.
Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa,
lectura rpida, etc.
Evaluacin peridica
Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tu tiempo,
completa el siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas
prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica,
NA.
1. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?
2. Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?
3. Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
4. Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
5. T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones
importantes?
6. Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
7. Delegas todo lo que es posible?
8. Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?
9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus
objetivos?
10. Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?
11. Crees tener un pleno control de tu tiempo?
12. Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados?
13. Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas?
14. Has dominado tu tendencia a los retrasos?
15. Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
16. Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas?
17. Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote
18. Cumples con tus fechas lmite?
19. Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados?
20. Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?
21. Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?
22. Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?
23. Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?
24. Ests al da con las lecturas que ms te interesan?
25. Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las
preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el
nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t.
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose,
buscando reducir el total en cada aplicacin.
Licencia
Esta pgina fue modificada por ltima vez el 04:09, 23 nov 2006.
El contenido est disponible bajo los trminos de GNU Free Documentation License
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