UNIVERSIDAD E S A N

Gestin de compras y abastecimiento SESIN 2

Concepto Moderno de la Funcin de Compras y abastecimiento en el marco de la logstica integrada. Los costos logsticos.

Evolucin de la Logstica hacia la SCM

Fragmentacin 1950-60 Integracin de la Evolucin 1970 - 80 Integracin Total 1990 Crear Valor 2000

Pronstico de Demanda Compras Planeacin Requerimientos Planeacin de Produccin Inventario de Produccin Almacenamiento Manejo de Materiales Ingeniera de Empaque Inv. de Producto Terminado Planeacin de Distribucin Procesamiento de Ordenes Transportacin Servicio a Clientes Planeacin Estratgica Finanzas Marketing

Compras /manejo de materiales Administracin de la Cadena de Suministros

Logstica

Distribucin Fsica

LA LOGSTICA
Empresa

Logstica moderna
Transporte Almacenaje Entrega Consumidor Minorista

Proveedores

Logstica Manufactura de entrada

FFLUJO DE DEMANDA

FLUJO DE BIENES Y/O SERVICIOS

FLUJO DE INFORMACIN y DE VALORES

TIPOS DE VALOR EN LOS PRODUCTOS .

LOGSTICA

Lugar

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Tiempo
MANUFACTURA

Forma

Posesin

MARKETING, INGENIERIA Y FINANZAS

Cadena de Compras y Abastecimiento

Especificacin Medicin Mediciny y Requerimientos Evaluacin Evaluacin del del y y Plan Plan de de Desempeo Desempeo Suministros Gestin Gestin de de Existencias Existencias y y Almacenes Almacenes

12

2 3 3

11 11
Gestin Gestin Logstica Logstica Internacional Internacional

Anlisis de de Mercados de Suministro

10 10

Conocimiento del Entorno Corporativo

Desarrollo de Desarrollo de Estrategias de Estrategias de Aprovisiona Suministro miento

Mdulos Suplementarios

Gestin Gestin del del Contrato Contratoy y de dela laRelacin Relacincon con Proveedores Proveedores

Evaluacin y y Evaluacin 5 5 Homologacin Homologacin

de deProveedores Proveedores

Preparacin de Contratos

7
Negociacin Negociacin

6 6
Obtencin Obtencin y y Seleccin Seleccin de de Ofertas Ofertas

CCI

M13:Prefacio:1

Compras y Aprovisionamiento en el Entorno Corporativo

Sector, propiedad y tamao

Cultura, misin, objetivos y polticas corporativos

Estrategia corporativa

Funciones, procesos y estructura corporativos

Funcin de Compras y Aprovisionamiento: Objetivos y polticas, procesos, cultura y estructura

CCI

M1:Prefacio:2

Calificada: realizada por personal

experto, preparado, idneo y muy conocedor de mercadeo, compras, la empresa y el medio.

Actividad

Especializada: Orientada a buscar

DEFINICIN DE LAS COMPRAS

y atender proveedores, efectuar anlisis de ofertas, productos, precios, condiciones, competencia, es decir con enfasis en analizar y tomar decisiones muy acertadas al comprar.

Analticas y Racionales

Ser Analtico y Racional no es que olvide el tiempo para decidir; pues sus decisiones deben ser rpidas y oportunas, considerando todos los factores e incidencias que hay que estudiar para tomarlas.
Caractersticas del personal deben ser las siguientes: Sentido comn; Criterio Comercial; Conocimiento del Negocio; y Actitud Positiva

RELACIONES DE COMPRAS

COMPRAS CON
Direccin General Condiciones Econmicas Ingeniera. Productos, Fuentes, Precios Desarrollo de Productos Productos, Precios Marketing Campaa, Reciprocidad

Produccin Plazos, Precios, Calidad Contabilidad Gastos, Ajustes de precios

Asesora Legal Contratos

Finanzas Presupuestos Compromisos Almacenes Pedidos Pasados

ADQUISICIN O COMPRAS
La Gestin de Adquisicin o Compras consiste, en cubrir las necesidades de la empresa mediante elementos exteriores a ella, maximizando el valor del dinero invertido, pero contribuyendo en armona con los otros elementos de la entidad, para lograr los objetivos de ella, sean estos coyunturales o estratgicos. Se aprecian los criterios econmico, de beneficio y posicin competitiva. Proporcionar los materiales y servicios solicitados en el lugar adecuado y en el momento en que se necesita.

COMPRAS EN LA EMPRESA MODERNA

En toda empresa, para desarrollar sus actividades de
manera normal requieren efectuar compras y para ello es necesario asignar la responsabilidad de adquirir a una o varias personas, las cuales tendrn que analizar las variables que hay que considerar en el proceso a seguir para definir una adquisicin. Las variables por analizar y la profundidad y amplitud del anlisis depender de: Magnitud de la Empresa Volumen de sus operaciones Calidad de las personas que harn el anlisis en virtud de las cuales tomarn la decisin final.

COMPRAS EN LA EMPRESA MODERNA

Los bienes y servicios adquiridos por una empresa

pueden representar entre el 50 y el 80 % de sus gastos. Por ello es importante considerar la utilidad que se logra a travs de la reduccin de costos al comprar, lo que constituye una eficaz manera de mejorar todos los rendimientos de las acciones de la empresa. Es fundamental conformar redes de proveedores que hagan notar los puntos fuertes y competitivos de los compradores. Las empresas deben conocer y cuantificar el costo total de la propiedad (CTP), lo que significa el valor real de la compra mas los extras ocultos, para lograr reducir el costo y no solamente el precio de compra.

COMPRAS
DURACIN: INICIO: Al definirse la necesidad TRMINO: Cuando se ha satisfecho totalmente
Usuario informado de la llegada del material Proveedor pagado totalmente o segn lo acordado Material ubicado en Almacn

SATISFACCIN TOTAL

DETECTAR Y DESCRIBIR LA NECESIDAD. Indicar QUE comprar

INVESTIGAR Y UBICAR FUENTES DE APROVISIONAMIENTO. Saber a QUIEN comprarle y disponer de informacin,

PREPARAR LA ADQUISICIN. Estar atento a definir COMO efectuar la compra.

ASPECTOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN LAS COMPRAS O ADQUISICIONES

EJECUTAR LA COMPRA:

Tomar la decisin y llevarla adelante para LOGRAR LA ADQUISICIN segn las Normas y Poltica de la Empresa

MANTENER CONTACTO Y CONTROLAR. Efectuar el Seguimiento hasta terminar la compra. Asumir la responsabilidad total por la labor efecuada.

La adquisicin de los materiales para fabricar hay que realizarla a un costo final, proporcional al que es obtenido por competidores, si se quiere vender bien y apropiadamente.

Toda industria para operar eficientemente debe hacer una renovacin adecuada de su inversin y Compras debe asegurar buenas inversiones al hacer su labor.

IMPORTANCIA ECONMICA DE COMPRAS

Al actuar con eficiencia y por sus contactos con el exterior compras puede aconsejar sobre: 1. Nuevos materiales como sustitutos; 2. Posibles productos o lnea de estos que sea factible producir en la empresa; 3. Tendencias de precios y sus variaciones; 4. Mayor crdito logrado para la empresa en el mbito en que acta.

CARACTERSTICAS DE COMPRAS
1. Compras aporta valiosa ayuda por sus contactos con el mercado, los proveedores, los fabricantes, etc. ello le facilita conocer distintas normas y formas de actuar lo cual permite que aporte ideas sobre nuevos productos, sistemas, planeamiento de la produccin, definir normas, etc. entre otros aspectos.
3. Los problemas que se presentan en compras estn ntimamente ligados con la administracin de los inventarios, su rotacin y poltica. 4. El tiempo es uno de los factores que mayormente se malgasta en compras. La desconfianza en los compradores hace que actualmente no se realicen las modernas actuaciones de esta dependencia. 5. Los que compran no deben ser los pagadores de proveedores, es mejor que los pagos los efecte distinto personal para evitar malos entendidos.

2. No hay que conformarse con mejorar las compras, se debe tener muy en cuenta que el bienestar de la empresa depende de la rotacin de sus inventarios y del uso de su capital de trabajo en la mejor forma posible.

Adquirir bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos, maquinarias y servicios que tengan: --> CALIDAD requerida --> CANTIDAD necesaria --> COSTO adecuado y que se encuentren en el --> MOMENTO oportuno y --> LUGAR conveniente y sean adquiridos del PROVEEDOR ms apropiado para la empresa.

FINALIDAD DE COMPRAS

1
2 INVERSIN CONTINUIDAD EN EL 6 MINIMA MANTENER ABASTECIMIENTO COMPATIBLE POSICIN CON SEGURIDAD Y COMPETITIVA PROVECHO OBJETIVOS DE LA EMPRESA ECONOMICO. MANTENER

5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD

FUNDAMENLES DE COMPRAS

4 OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON CALIDAD Y SERVICIO

3 EVITAR DUPLICIDADES, DESPERDICIOS E INUTILIZACIN DE MATERIALES

DEBERES DE COMPRAS
I. Localizar y seleccionar proveedores. 2. Abastecer con materiales y servicios. 3. Comprobar demanda y necesidad. 4. Sugerir modificaciones y sustituciones en razn de economa. 5. Contactar con fuentes de abastecimiento. 6. Aprobar facturas. 7. Tener registros y archivos al da. 8. Investigar y analizar mercados. 9. Informar a la gerencia y a otros interesados.

GESTIN DE COMPRAS Y SUMINISTROS - GCS

DE
Centrarse en el precio

A
Centrarse en costo total Proceso horizontal integrado Personal ms capacitado Herramientas Innovadoras Conocimientos

TRANSFORMACIN

Proceso vertical autnomo Personal poco capacitado Mtodos Normales Datos

ASPECTOS DE POSIBLES MEJORAS:

Gasto Personal Resultados Estrategias de Abastecimiento Estructura econmica de proveedores Valor compartido Desarrollo Ideas Innovadoras

Subcontratacin
Asociacin

RELACIN DE REDUCCIN DE COSTO A VENTAS

VENTAS $ 10.00

Relacin de 1 a 10

$ 10.00 de ventas producen la misma utilidad que la reduccin de $ 1.00 del Costo en la Compra.

Utilidad $ 1.00
Relacin de 1 a 1

Reduccin de Costo $ 1.00

IMPACTO DE LAS COMPRAS EN LAS UTILIDADES

DATOS: 1. PORCENTAJE DE VENTAS = 100 % 2. PORCENTAJE USADO EN COMPRAR = 55 % 3. AHORRO EN COMPRAS = 10 % del 100 % 0 4. 10 % DE LO ASIGNADO A COMPRAS
VENTAS COMPRAS OTROS GASTOS UTILIDAD

SITUACIONES

INICIAL

1,000 um.

550 um.
450 um.

400 um.
400 um.

50 um.
150 um.

Ahorro en Compra 1,000 um. Segn Punto 3 Ahorro en Compra 1,000 um. Segn Punto 4 10% Aumento en Ventas 1,100 um.

495 um.
605 um.

400 um.
400 um.

105 um.
95 um.

MULTIPLICADOR DE UTILIDADES
Para hallar el incremento en ventas necesario para igualar cada unidad monetaria ahorrada por compras, hay que tener en cuenta la utilidad bruta fijada por la empresa y el ahorro conseguido en las compras. AC

IV
UB
IV= Incremento en Ventas AC = Ahorro en Compras UB = Utilidad Bruta

Donde

MULTIPLICADOR DE UTILIDADES
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA MULTIPLICADOR DE UTILIDADES

2.5 % 5.0 % 7.5 % 10.0 % 15.0 % 20.0 %

40.00 um. 20.00 um. 13.30 um. 10.0 um. 6.70 um. 5.00 um

COSTO Y PRECIO
PRECIO $ 1.00 COSTO $ 1.15
MERMA = $ 0.05 RECORTES = $ 0.02 SEGUROS = $ 0.01 ENTREGA = $ 0.02 FLETE = $ 0.05

PRECIO UNITARIO COTIZADO POR PROVEEDOR $ 1.00

PRECIO UNITARIO $ 1.00

COSTOS
PROPOSITOS DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL DECISIONES TACTICAS: No se requieren costos exactos para la toma de decisiones. Los costos deben ser previstos y no histricos y desfasados. Hay un nuevo sistema para organizar el uso de los recursos y repartir los costos generales. CONTROL DE COSTOS: Es preferible controlar las causas de los costos mas que los costos.

TRADICIONALMENTE SE TRATA DE:

COSTO FUNCIN PRODUCTO

BASE: EL PRODUCTO ES EL CAUSANTE DEL

COSTO. TODOS LOS COSTOS ESTN LIGADOS AL VOLUMEN DE PRODUCCIN.

COSTO

INVERSIN

ESTO SE EXPLICA COMO QUE HABR UNA RETRIBUCIN DEBIDO AL COSTO INCURRIDO

GASTO

NO GENERA RETRIBUCIN AL SER INCURRIDO.

COSTOS CONTABLES
Asignacin genrica de costos
y gastos Costos orientados al registro y no a la toma de decisiones Base del costo fijado por el mercado

COSTOS LOGSTICOS
> Los costos logsticos no son costos

contables sino operativos y sirven para que se tomen decisiones en relacin al flujo de materiales.
> Contablemente se diluyen como gastos financieros y gastos generales.

COSTOS LOGISTICOS
UNITARIO RENOVACIN POSESIN ROTURA DE STOCK Efecto de no tener materiales Ventas perdidas Pedidos especiales Parada de planta Transporte adicional Precios mayores Alterar procedimientos Precio de compra COSTOS DE mas gastos para Ordenar ponerlo en los (Requisicin a almacenes de la O/C) empresa. (Flete, seguro, manipulacin, transportes, COSTOS DE Inversin Riesgo

(Intereses sobre lo invertido en almacenes) Valor de la prima de seguros por lo que se tiene en almacn)

Seguimiento
(De O/C a Recepcin)

Cuidado

entre otros)

Ingreso o
diversos

Impuestos

COSTOS UNITARIOS
U N I D A D E S
1000 900 800 700 600 500 400 Precio de compra + gastos para que artculos lleguen a la empresa (flete, seguro, transporte etc)

> Si es > CP

300 200 100

0

$ > Si < CP
C. RENOVACIN
Gastos de ordenar + Gastos de seguimiento + Gastos diversos

C. POSESIN
Gastos de inversin + Gastos de riesgo + Gastos de cuidado+ Impuestos.

COSTOS ROTURA DE STOCK

Valorizacin del efecto que tiene la falta de stock sobre las operaciones

CENTRO DE COSTOS VS

CENTRO DE UTILIDADES PROFIT CENTER

REDUCIR COSTOS NO DEBE SER MAS UN OBJETIVO

AUMENTAR LAS UTILIDADES OBJETIVO LOGISTICO

DESPILFARRO O DESPERDICIO
TODO LO QUE NO ES VALOR AADIDO ES UN DESPILFARRO QUE HAY QUE ELIMINAR. LOS DESPILFARROS PUEDEN LLEGAR A: > UN TERCIO DE LA ACTIVIDAD LABORAL > UN QUINTO DE LA FACTURACIN cualquier cantidad por encima de la mnima que
se requiere de equipos, partes, materiales, espacio, tiempo, personal y cualquier otro recurso absolutamente esenciales.