Sunteți pe pagina 1din 7

CONTABILITATEA FRONT-OFFICE-ULUI Sistemul de contabilitate al front-office-ului nregistreaz toate tranzaciile financiare ale clienilor.

Funciile sistemului de contabilitate al front-offoce-ului Zilnic, hotelul efectueaz un nr. mare de tranzacii cu clienii. n afar de cazare i alimentaie, clienii hotelului beneficiaz i de alte servicii i dotri n timpul ederii lor, cum ar fi serviciul de spltorie, room-service sau centrul de afaceri. De cele mai multe ori, clienii nu terbuie s plteasc pt. serviciile consumate imediat, ci pot beneficia de aceste servicii pe credit. Cheltuielile clienilor trebuie nregistrate ntr-un cont al clientului, astfel nct s poat fi achitate n momentul check-out-ului clientului. Hotelul poate primi depozite n avans sau pli pariale din partea clienilor. Pentru a avea o eviden la zi a tuturor tranzaciilor financiare, hotelul trebuie s realizeze un sistem de contabilitate pt front-office, care s poat gestiona att creditele ct i debitele clienilor. Principalele funcii ale acestui sistem sunt: - meninerea nregistrrilor corecte i actualizate ale tuturor clienilor, - asigurarea unui control intern eficient, prin monitorizarea creditelor acordate clienilor i prevenirea fraudelor personalului recepiei, - furnizarea de informaii privind venitul departamentului pt. managementul hotelului. Casierul front-office-ului are anumite atribuii specifice, cum ar fi : deschiderea i lichidarea conturilor clienilor, administrarea siestemului de pstrare a valorilor n seif, realizarea schimbului valutar pentru clieni. Casierul front-office-ului, de obicei, este asistat de ctre personalul night-auditului, care efectueaz verificri i tiprete rapoartele pt. managementul hotelului. Monitorizarea creditelor i prevenirea fraudelor privind ntocmirea i achitarea notelor de plat se pot realiza de ctre personalul de control al creditului de la departamentul contabilitate. n multe hoteluri ns, rolul casierului i recepionerului sunt comasate. Sistemul de contabilitate al front-office-ului, cu atribuiile prezentate anterior, de pregtire i control al notelor de plat, trebuie s se poat integra n sistemul de contabilitate principal al hotelului, administrat de ctre departamentul contabilitate. Funcia departamentului contabilitate este s monitorizeze operaiunile financiare din ntreg hotelul, adic s in evidena costurilor i a veniturilor. Informaiile furnizate de sistemul de contabilitate al departamentului alimentaie i cel al front-office.ului, mpreun cu informaiile statistice i financiare provenite de la celelalte departamente, sunt transferate serviciului de contabilitate. Folosind aceste informaii, serviciul de contabilitate realizeaz dou tipuri de rapoarte principale: - Rapoarte operaionale, care sunt folosite de ctre managementul hotelului pt. luarea deciziilor zilnice; - Rapoarte financiare, care conin profiturile i veniturile realizate. Rapoartele financiare indic performana global a hotelului i sunt folosite de ctre managementul superior al hotelului sau cel la nivel de societate. Tipuri de conturi gestionate de ctre casierul front-office-ului n contul unui client se nregistreaz toate tranzaciile financiarecare au loc ntre client i hotel. Uneori se folosete denumirea de fi de cont sau not de plat. Contul are dou tipuri de intrri: ebit i credit. Toate sumele aferente serviciilor de care clientul a beneficiat, dar nu le-a achitat, sunt nregistrate n coloana debit. Coloana creditului conine plile efectuate sau scderile din bilanul notei de plat a clientului. Din contul clientului se poate deduce i istoricul ederii clientului la hotel. Casierul front-office-ului gestioneaz trei tipuri de conturi, n care se nregistreaz tranzaciile hotelului cu trei tipuri de clieni.

Conturile clienilor rezideni Dup cum am prezentat anterior, unii clieni pot avea cazarea pltit de ctre companie, n timp ce ei i achit cheltuielile ocazionale. Clienii rezideni care se afl n aceast situaie au dou fie de cont: - Fia de cont principal sau contul cu cheltuielile de cazare, care va fi trimis companiei spre achitare. O copie a acestei fie va fi depus ntr-un registru de vnzri. - Fia de cont pentru cheltuieli ocazionale, pe care clientul o va achita personal. Conturile extra Aceste conturi nregistreaz tranzaciile financiare ntre hotel i clienii nerezideni. Acestea pot fi conturi care se refer la : - Oameni de afaceri locali, care nu sunt rezideni n hotel, dar care folosesc dotrile i serviciile hotelului pt. divertisment sau ntlniri de afaceri. - Clieni care pleac din hotel fr s-i lichideze contul (walk-out). Aceti clieni nu mai sunt rezideni i conturile lor sunt transferate n registrul de rezervri, n vederea achitrii lor ulterioare sau ncadrrii n categoria creane nesigure. - Clieni care au pltit n avans pt. garantarea rezervrilor, dar care n-au sosit sau n-au efectuat check-in-ul. Aceast sum este trecut de obicei n registrul de vnzri. Conturile managementului Conturile managementului sunt conturi de cheltuieli i protocol, fiind alocate managerului hotelului. Aceste conturi sunt folosite pt. tratarea clienilor sau potenialilor parteneri. De ex, un client are o plngere despre hotel, managerul asistent l poate invita, dup rezolvarea problemei, s bea ceva mpreun la barul hotelului. Astfel, clientul se va simi bine i va forma o impresie bun despre hotel. Costul buturii va fi nregistrat n debitul contului de cheltuieli al managerului. Ciclul de contabilitate al front-office-ului Prima funcie important a sistemului de contabilitate al front-office-ului este gestionarea corect i la zi a tuturor tranzaciilor financiare care au loc ntre hotel i clieni, astfel nct toate conturile s fie achitate fr ntrziere. Activitile de baz implicate n acest proces sunt ilustrate n fig.1. De aici rezult c procesul de contabilitate al front-office-ului poate fi mprit n trei faze principale: - crearea conturilor - gestionarea conturilor - lichidarea conturilor. Deschiderea conturilor Contul unui client sau fia de cont a acestuia este creat imediat dup check-in-ul clientului. Dup cum am artat anterior, o parte a procedurii de check-in const n introducerea n calculator a datelor personale ale clientului, caz n care se deschide automat un cont al acestuia, sau contul poate fi deschis manual. Deseori se fixeaz o limit a creditului, ceea ce nseamn c suma cu care clientul poate fi creditat de ctre hotel nu va depi o anumit limit prestabilit. Gestiunea conturilor Odat deschis, n contul unui client se nregistreaz toate tranzaciile financiare ale acestuia cu hotelul. Operaiunea de nregistrare a trenzaciilor financiare n contul unui client se numete facturare. Procesul de facturare n general, nregistrarea n credit implic un proces alctuit din cinci pri, care este ilustrat n figura 2. Viteza de desfurare a acestui proces este mbuntit substanial dac hotelul este informatizat.

Figura 1. Procesul facturrii unei cheltuieli a clientului prin nregistrarea n contul acestuia. Clientul a cumprat o cafea n coffee-shop Implicarea hotelului iniierea cheltuielii de ctre client nregistrarea informaiei Implicarea clientului Clientul comand cafea

Chelnerul scrie bonul pt. cafea Chelnerul pred bonul casierului coffee-

shop-ului nformaia este transmis Front-office-ului Clientul semneaz pt. cafea. Nota de cont semnat este timis la front-desk.

Cheltuiala clientului este facturat prin nregistrarea n contul acestuia

Prin audit se verific facturarea, cheltuiala adic night-auditorul verific dac nregistrnd-o toate vouchere-le de la coffee-shop au fost facturate

Front-desk-ul factureaz pt. cafeaua clientului n contul acestuia

Tipuri de nregistrri Tranzaciile care sunt nregistrate n contul clientului sunt de dou tipuri: intrri de debit i intrri de debit. Cele mai frecvente intrri la rubrica debit sunt: - tarifele de cazare - restaurant/coffee-shop/bar - telefon - spltorie - folosirea dotrilor hotelului (centrul de sntate, centrul de afaceri i transport). Intrri de credit: - prepli - plata unei pri a notei de plat n timpul ederii - plata pt. lichidarea contului - modificri la nota de plat. Pli n afar Un client poate solicita uneori servicii pe care hotelul nu le poate oferi, situaii n care hotelul va apela la serviciile unei instituii externe (agenie de nchiriat maini, o florrie, etc.). Bagajistul (bell-boy) se ocup, de obicei, de aceste servicii, pe care le va plti, iar apoi va anuna casierul sau recepia pt. a trece cheltuielile n fia de cont a clientului. Aceste costuri se numesc

visitors paid out (VPO) i sunt trecute la intrri la rubrica debit. Este vorba de :bilete de teatru, nchirierea de maini, turul oraului, timbre fiscale,etc). Tipuri speciale de nregistrri n aceast grup putem include: coreciile aduse contului, reduceri, transferul din cont. Corecii aduse contului Aceste corecii sunt necesare la apariia unei erori n procesul de nregistrare n contul clientului. Sunt necesare cnd: - Suma corect a fost nregistrat n contul clientului, dar departamentul a fost ales greit. Dac preul unei mese n coffee-shop a fost facturat incorect drept cheltuial pt. room-service, acesta trebuie sczut din contul clientului(credit) ca intrare referitoare la room-service i adugat la contul clientului (debit) ca intrare ref. La coffee-shop. - Suma este incorect, dar a fost nregistrat corect pt. un departament i un cont al clientului. De ex, a fost nregistrat suma de 250 USD n loc de 150USD. n acest caz, trebuie realizat o corecie sub fotma unei intrri de 100USD la rubrica credit, att n contul clientului ct i n contul departamentului. - Suma corect a fost nregistrat just pt un departament, dar contul clientului este greit. De ex, suma de 8,00USD a fost nregistrat la camera 612 n loc de 611. Astfel, este necesar o corecie prin intrarea unui credit de 8,00USD la camera 612. Se realizeaz apoi debitarea acestei sume din contul camerei 611. Reduceri O reducere este un tip de nregistrare n credit, fiind acordat clientului, n timpul ederii la hotel sau uneori la plecare, sub forma unei compensaii, datorit unui pre exagerat fa de serviciul oferit. De ex, dac un client a pltit o mas n coffee-shop, dar s-a plns da calitatea slab a serviciului, atunci asistentul managerului poate s-I fac o reducere sau s-I scad o anumit sum din tariful serviciului oferit, drept compensaie. Aceast sum va fi apoi menionat n contul clientului. Transferul din cont Este realizat transferul din cont atunci cnd tariful unui serviciu este ters dintr-un cont i transferat n alt cont. De ex, dac un cuplu cu doi copii ocup dou camere twin, ei pot cere transferarea tarifului camerei copiilor n contul lor, astfel nct ambele conturi s poat fi lichidate mpreun. Metode de gestionare a conturilor clienilor Pt. asigurarea corectitudinii i actualitii conturilor clienilor, toate informaiile referitoare la acestea i la costuri trebuie communicate prompt casierului front-office-ului pt. nregistrare. Pt. comunicarea i gestionarea unor astfel de informaii se folosesc trei metode: - manual (ntocmirea manual a notei de plat) - mecanic/electronic - prin computer. Gestionarea conturilor clienilor cu ajutorul calculatorului n cazul cnd un hotel folosete un sistem computerizat, contul unui client va fi creat automat prin introducerea datelor n computer, n momentul check-in-ului. Odat creat, n contul clientului poate fi nregistrat direct oeice debit sau credit ulterior. Acest lucru poate fi realizat n mai multe moduri, aa cum se prezint n figura 2. Figura 2. Un sistem computerizat de contabilitate a fron-office-ului Terminalul recepiei de la front desk Introducerea tarifului Terminale la celelalte departamente coffee-shop, bar,etaj,

camerei la check-in Unitatea principal de procesare: Conectare cu toate celelalte terminale.

restaurant.

Terminalul casierului front-desk-ului: Introducerea cheltuielilor clientului Cheltuieli ale clientului comunicate verbal Convorbiri telefonice Voucher-e: Bagajiti Centru de afaceri

Sistemul de contabilizare a convorbirilor telefonice Convorbiri telefonice Monitorizarea convorbirilor clientului i transferultaxelor direct n contul acestuia

Creditele sau cheltuielile clientului sunt nregistrate n contul su, care se afl n unitatea principal de procesare, n urmtoarele moduri: - Procesare direct. Unele cheltuieli sunt nregistrate automat de computer, de ex: tariful camerei (care este nregistrat n computer n momentul check-in-ului) i care se adaug n mod automat n fiecare noapte. - Alte cheltuieli pot fi transferate direct la terminalele computerului care se afl la celelalte departamente. De ex, un chelner poate introduce preul micului dejun pt. un client la un mic terminal al computerului, care se afl n coffee-shop. Aceast cheltuial i va fi transferat apoi unitii principale de procesare aflat la frontoffice i va fi nregistrat direct n contul clientului. - Prin intermediul conectrii ntre un sistem computerizat i sistemul principal. n unele hoteluri, sunt instalate sisteme computerizate mai mici, pt. a monitoriza diverse tipuri speciale de servicii oferite clienilor, acestea fiind conectate la sistemul principal de la front-office. De ex, unele hoteluri au un sistem de contabilizare a convorbirilor telefonice, prin care convorbirile telefonice efectuate din camerele hotelului sunt monitorizate de ctre un mic computer. Taxele convorbirilor telefonice sunt nregistrate de ctre acesta i apoi transferate n computerul principal de la front-office pt. nregistrare automat. - Prin intermediul voucher-elor sau notelor de cont. n cazul n care un departament nu este conectat la sistemul computerizat al front-office-ului, casierul front-officeului va fi ntiinat n legtur cu cheltuielile clienilor prin intermediul unui voucher sau al unei note de cont. Dup primirea informaiilor de la celelalte departamente, casierul front-office-ului la va introduce corespunztor. Verificarea facturrii Pt. a reduce erorile care pot aprea n conturile clienilor i a preveni practicile frauduloase ale personalului, nregistrrile tranzaciilor cu clienii sunt verificte, de obicei zilnic.

Acest proces se numete auditare i se refer la verificarea corectitudinii conturilor clienilor prin efectuarea bilanurilor tuturor departamentelor. n timpul procesului de audit sunt efectuate urmtoarele activiti: - Sunt verificate intrrile nregistrate. Acestea sunt verificate pt. fiecare client n parte, pt. a se asigura corectitudinea lor. De ex, dac un client are n contul su nregistrat plata unei convorbiri telefonice, suma corespunztoare trebuie s fie nregistrat i pe lista veniturilor din telefonie la camera respectiv. Orice eroare aprut n procesul de nregistrare trebuie corectat imediat. - Se face bilanul conturilor. Toate cheltuielile aferente diferitelor departamente trebuie verificate pt. a se asigura c au fost nregistrate corect n conturi. De ex, totalul raportat de casierul coffee-shop-ului trebuie s fie egal cu totalul intrrilor provenind de la coffee-shop din conturile tuturor clienilor deschise la front-office - Verificarea cash-flow-ului. Aceasta implic verificarea numerarului i a cheltuielilor clienilor, aa cum rezult din documentul de cas al departamentelor, prin comparaie cu suma n numerar primit de ctre front-office. Scopul acestei verificri este de a preveni fraudele din partea personalului. De ex, n casa de marcat de la un bar pot fi nregistrate vnzri de 150 USD n numerar i de 220 USD cu semnarea notei de plat. n acest caz, front-desk-ul ar trebui s ncaseze n numerar 150 USD i s nregistreze 220 USD n conturile clienilor, pt buturi la bar. - Se elimin neconcordanele privind starea camerelor. Auditorul va verifica dac sunt camere nregistrate ca fiind libere, dar care au not de plat neachitat, sau camere nregistrate ca fiind ocupate, dar pt. care nu exist nici o fi de cont. Posibilele erori vor fi nlturate imediat. - Sunt verificate rezervrile no-show. Auditorul va cura zilnic fiierul de rezervri. Clienilor care au rezervri garantate, dar nu se prezint, li se vor tipri fiele de cont i va fi necesar o lichidare a conturilor respective. (Not: no-showurile trebuie taxate cu mare grij, dac un client frecvent este tratat astfel, ar putea s se simt ofensat i s nu mai revin la hotel.) n prezent cea mai mare parte a auditului este realizat automat da calculatoare, fiind necesar un personal restrns pt. night-audit. ntocmirea rapoartelor pentru management Cu ajutorul computerelor se poate realiza o gam larg de rapoarte pt. management: - Raport statistic cu - ocuparea camerelor i % - nr. clienilor i % - venitul pe camere i % - comision pltit - Raportul. nchirierii pe tipuri de camere - Grafice statistice pt. marketing pe tipuri de clieni, originea clienilor, sursele afacerii, tarifele camerelor - Prognoza veniturilor - Analiz de Mk : venituri pe segmente de pia. Managementul folosete rapoartele front-office-ului n urmtoarele scopuri: - Raportul asupra originii clienilor. n acest raport se analizeaz clienii dup ara din care provin. Poate fi folosit pt. a compara nr. clienilor de o anumit naionalitate, de la un an la altul. De asamenea, este folosit de departamentele de vnzri i contabilitate, pt. organizarea serviciilor oferite, pt. a satisface ct mai mult clienii, funcie de originea lor (de ex, existena la chiocul hotelului a ziarelor japoneze, sau a mrcilor americane de bere la mini-bar) i pt. a organiza aciuni de promovare a hotelului n rile din care hotelul nu are clieni.

Raportul impactului tarifelor de cazare. Acest raport permitre identificarea tarifelor de cazare cele mai populare ori a tarifelor rar folosite. Dep. de Mk. Poate folosi aceste informaii pt. a alege cea mai eficient structur de tarife. Raportul veniturilor prognozate. Acest raport indic veniturile care se ateapt a fi realizate, potrivit nr. rezervrilor date de computer. Prin acesta, se poate semnala front-office-ului care sunt perioadele cu venituri sczute. Informaiile acestea pot fi folosite pt. promovarea vnzrilor i pt. a ncuraja nchirierea camerelor n perioadele cu venituri sczute, cu precdere pe adresa companiilor i a grupurilor organizate.

S-ar putea să vă placă și