PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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ORGANIZACIN E INFRAESTRUCTURA

1.

OBJETIVO
Denir los recursos indirectos (personal de direccin y supervisin, instalaciones, servicios, equipamiento, etc) necesarios y sucientes para llevar a cabo la administracin eciente del Proyecto, con base en el anlisis1 del mismo.

2.

DESARROLLO
Podemos agrupar los recursos indirectos del Proyecto en organizacin e infraestructura.

2.1. Organizacin del Proyecto

La organizacin del Proyecto se denir con base en la disponibilidad del personal empleado y en la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para cumplir con el alcance denido en el Contrato y con el Sistema de Gestin de Proyectos de GyM. Ser denida por el Gerente de Proyecto en coordinacin con el Gerente de Divisin. En lneas generales, la organizacin puede estructurarse en un organigrama como el mostrado a continuacin:

Figura 01 - Organigrama Bsico de un Proyecto

El Gerente de Proyecto asigna al personal de cada rea funciones, responsabilidad y jerarqua, y se establecen las relaciones entre dichas reas. A continuacin se presenta un listado referencial de las funciones por cada una de las reas. Esta relacin puede variar segn las circunstancias y la complejidad de los Proyectos a ejecutar: a. Gerencia del Proyecto: 9 Responsable de la gestin total del Proyecto. Sus funciones son planicar, organizar, dirigir y controlar. 9 Coordina permanentemente todos los trabajos tcnicos y administrativos, hasta culminar con la ejecucin del Proyecto. 9 Lidera el proceso de Planeamiento del Proyecto. 9 Lidera la gestin contractual del Proyecto. b. Ocina Tcnica: Planeamiento y Control: 9 Lidera el control de la ejecucin de acuerdo con lo planicado a travs del seguimiento al cronograma general y de la programacin semanal. 9 Controla y evala la produccin y productividad.
1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto

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Lidera el control de costos del Proyecto.

Ingeniera: 9 Ingeniera de Acompaamiento: revisin y compatibilizacin de planos, generacin de documentos de ingeniera, administracin de consultas al Cliente, normas, especicaciones, etc. 9 Responsable del Control Documentario Tcnico. Gestin Contractual: 9 Responsable de los aspectos administrativos en general: valorizaciones, adicionales o deductivos, subcontratistas o proveedores, etc. 9 Soporte en Gestin Contractual con el Cliente. c. Produccin: 9 Responsable de los procesos asociados a la produccin, involucrndose en el Planeamiento, avances y costos de los mismos. 9 Cumple con los procedimientos de Programacin y Productividad. 9 Lidera el cumplimiento de los procedimientos de Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental. 9 Lidera el cumplimiento de los procedimientos de Aseguramiento y Control de la calidad. 9 Participa en el proceso de valorizacin. 9 Participa en la negociacin de subcontratos y equipos. d. Administracin: 9 Responsable de las actividades de soporte del Proyecto en general: almacenes, planillas, logstica, campamentos, servicios generales, etc. 9 Responsable de los aspectos administrativos y nancieros del Proyecto: cobranzas, ujo de caja, proceso administrativo de compras, control de pagos, administracin de activos del Proyecto, etc. 9 Responsable de los aspectos contables incluye; la contabilidad, planilla, tributos, emisin de cheques, etc. 9 Responsable de los sistemas informticos y de comunicacin del Proyecto. 9 Lidera los temas de responsabilidad social, tanto en el frente interno como en el externo. e. Equipos: 9 Responsable de la valorizacin y facturacin del equipo propio, mantenimiento y reparacin, procesamiento de horas mquina, administracin de talleres, transporte interno, etc. 9 Responsable de la supervisin del procesamiento de horas mquina, mantenimiento y reparacin del equipo de terceros. 9 Responsable de la elaboracin de las valorizaciones de equipos de terceros, las cuales son aprobadas por la Ocina Tcnica. f. QA/QC: 9 Responsable de supervisar las actividades de construccin de modo que se cumplan los requerimientos de calidad del Cliente y de GyM. 9 Responsable de elaborar el Plan de Calidad del Proyecto. 9 Responsable de actividades de soporte tcnico y operativo al Proyecto: control de documentos y registros de calidad, anlisis de resultados para toma de decisiones, propuesta y seguimiento de acciones correctivas, etc. g. Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental: 9 Responsable de adecuar al Proyecto las normas, estndares y polticas de seguridad y medio ambiente apropiadas, y supervisar el cumplimiento de dichas normas. 9 Responsable de actividades de soporte tcnico y operativo al Proyecto: implementar sistemas de prevencin y controles ambientales, efectuar auditorias peridicas de seguridad y medio ambiente en el Proyecto, etc. La asignacin de funciones al personal deber basarse en un anlisis de los procesos que componen la Gestin del Proyecto. La mayora de procesos del Proyecto no son exclusivos a un rea especca, por lo que la interaccin y responsabilidades de cada rea deben quedar denidas a n de evitar traslapes, omisiones y zonas grises. Para ello, el enfoque de la gestin deber privilegiar ser por procesos y no funcional. Esta asignacin de funciones deber tomar en cuenta las caractersticas del equipo de Proyecto. Para ello se sugiere la elaboracin de una matriz de responsabilidades. Se adjunta un ejemplo en los anexos.

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2.2. Infraestructura
De acuerdo a las necesidades de ambientes y servicios requeridos por el Proyecto, se realiza el dimensionamiento y equipamiento de la infraestructura del mismo: campamentos (talleres, ocinas, almacn, alojamiento, comedor, etc.), sistemas de informacin y de comunicacin, energa, instalaciones sanitarias, elctricas y en general todas las instalaciones necesarias de acuerdo a las caractersticas y alcance del Proyecto. A continuacin se presenta un listado de las actividades a considerar durante la habilitacin de la infraestructura del Proyecto. Esta relacin puede variar segn las circunstancias y la complejidad de los Proyectos a ejecutar: a. Campamentos: El objetivo es crear condiciones de vivienda y trabajo adecuadas a las necesidades del Proyecto en lugares remotos, manteniendo los estndares aprobados para GyM. El tipo de campamento a considerar puede abarcar desde el alquiler de viviendas en centros poblados hasta la construccin completa. En general, se consideran las siguientes actividades: 9 Habilitacin del terreno. 9 Redes elctricas y sanitarias. 9 Compra, transporte e instalacin de los mdulos de campamento. 9 Amoblamiento y equipamiento. 9 Elementos de proteccin (cercos, taludes, etc.). 9 Diseo e instalacin de sistemas sanitarios, agua, desage y de fuerza. 9 Manejo y tratamiento de desechos y residuos. 9 Desarmado, desmovilizacin y almacenaje de los campamentos y puesta apunto para su prximo uso. Servicios: Considera todas las actividades necesarias para generar y mantener las condiciones de seguridad, confort y servicios para los residentes del campamento. 9 Alimentacin. 9 Lavandera. 9 Limpieza de instalaciones. 9 Mantenimiento y operacin. 9 Seguridad. 9 Disposicin nal de desechos. Instalaciones y equipamiento para mantenimiento de equipos: Corresponde a los requerimientos mnimos para el mantenimiento preventivo adecuado del patrimonio de GyM, desde el punto de vista de instalaciones y equipamiento. Se establecen los siguientes criterios: 9 Componentes: rea de lavado, estacin de servicio, taller de llantas, etc. 9 Clasicacin y criterios de seleccin: por tipo de Proyecto, por nmero de equipos mayores. 9 Dimensionamiento: referido al dimensionamiento de los componentes por tipo de Proyecto. 9 Equipamiento: referido al equipamiento para cada componente. 9 Layouts 9 Proveedores y Precios Negociados: referido a bombas de lavado, estacin de servicio y ocinas, servicios higinicos, etc. Sistemas y Comunicaciones: El Proyecto debe establecer canales claros y conables de comunicacin, principalmente con la Ocina Principal y con el Cliente. 9 Comunicacin de Data 9 Comunicacin de Voz 9 Comunicacin Radial HF 9 Comunicacin Radial VHF (local) 9 Comunicacin Electrnica 9 Software 9 Hardware Transporte de Personal, Equipo y Materiales: El Proyecto debe determinar sus requerimientos de transportes y establecer los medios y recursos necesarios para cumplirlos. 9 Flujograma de transportes: seleccin de transportistas, contratacin de unidades, coordinacin con agentes en puntos de origen, embalaje, carga, aseguramiento, seguimiento, coordinacin de recepcin y descarga, supervisin de manipuleo de artculos, etc.

b.

c.

d.

e.

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9 9

Estimacin de los precios de transporte desde Lima a los diferentes puntos del Per. Transporte Terrestre, establecer un sistema que permita estandarizar el proceso de decisin, aplicacin y control del transporte de maquinaria pesada, materiales, insumos y necesidades a los Proyectos de GyM siguiendo los reglamentos internos y estatales.

Para el transporte de equipos y materiales, el Proyecto se apoyar en el rea de Equipos y Logstica, la cual administra una cartera de transportistas homologados y con acuerdos de tarifas establecidos. f. Cobertura y Plizas de Seguros: El objetivo es obtener una adecuada cobertura contra riesgos en el Proyecto que da inicio, usando las plizas de seguro que la empresa considera necesarias, adicionalmente a aquellas que el Cliente pueda exigir contractualmente. Corresponde al Administrador, en coordinacin con la gerencia nanciera, liderar la denicin de los seguros necesarios y la gestin correspondiente2.

2.3. Matriz de Responsabilidades

GD 1. Denir la organizacin del Proyecto 2. Asignar funciones dentro de la organizacin 3. Denir necesidades de infraestructura 4. Implementar infraestructura 5. Gestin de seguros GD: Gerente de Divisin GP: Gerente de Proyecto Pr: Jefe de Produccin OT: Jefe de Ocina Tcnica Ad: Administrador EQ: Jefe de Equipos GP Pr OT Ad EQ

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prcticas

Dentro de los principales criterios para el diseo de la organizacin se tiene: 9 9 Equilibrio: La Organizacin debe ser diseada a la medida de las necesidades del Proyecto. Costo: Las organizaciones deben respetar los costos previstos; las adiciones o reducciones deben ser adecuadamente justicadas y sujetas a aprobacin del Gerente del Proyecto y/o del Gerente de Divisin. Eciencia: La denicin de roles y responsabilidades permitir una adecuada seleccin de la cantidad y calidad del personal. Objetividad: El personal se debe elegir de acuerdo al perl de las necesidades del Proyecto. Orden: La organizacin debe estar orientada a los procesos, ordenando las funciones considerando lo siguiente: rganos de Lnea: Que ejecutan el trabajo: Construccin y Puesta en Marcha. rganos de Asesoramiento: PdR, Administracin de Contratos, Costos, Planeamiento y Control, Aseguramiento de la Calidad, etc. rganos de Apoyo: Administracin, Equipos, etc.

9 9 9

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con la Ocina Principal

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3.2. Documentos relacionados

9 9 9 GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto GYM.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta

3.3. Anexos
9 GYM.SGP.PG.12-F01 Matriz de Responsabilidades (Ejemplo)