Elementos bsicos de Excel

Habilidades de la Leccin
Habilidades Abrir Excel. La ventana de Excel. Cambiar vista de Excel. Dividir una ventana. Abrir una nueva ventana. Trabajar con un libro existente. Cambiar las vistas dentro de una sola ventana. Dividir ventanas. Abrir y organizar nuevas ventanas. Guardar en formatos apropiados. 1.4.1 1.4.2 1.4.3 6.1.1
de

Excel

Habilidad

de la certificacin

Nmero

de habilidad

Clnica del Valle, es un grupo de mdicos oftalmlogos especializados en nios. El consultorio es dirigido por el doctor Victor Lpez y la doctora Alejandra Robles, quienes tienen una lista muy amplia de citas, asistente de la clnica lleva un registro para agendar las citas. De esta manera, los mdicos distribuirn su tiempo de consulta de acuerdo a los pacientes programados y brindaran un servicio ms eficiente. Microsoft Excel es una herramienta ideal para organizar y analizar dichos datos, en esta leccin usted aprender a introducir texto y nmeros en una hoja de clculo de Excel para mantener actualizados los datos.

Palabras Clave
Acceso rpido Barra de herramientas de acceso rpido Botn de Microsoft Office Celda Celda activa Cinta de opciones Columna Ficha de comandos Fila Hoja de clculo Informacin en pantalla Iniciador de cuadro de dilogo Libro

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

...An te s d e Iniciar

Pantalla Inicial de Microsoft Excel

Microsoft Office Excel 2007 brinda tiles herramientas que ayudan a los usuarios a organizar, analizar, administrar y compartir informacin con gran facilidad. Al iniciar Microsoft Office Excel 2007 podr observar que tiene un aspecto nuevo. En la parte superior se encuentra la cinta de opciones, una banda ancha que se extiende a lo largo de la parte superior de la ventana. Esta cinta est organizada en fichas de comandos orientados a las tareas. Cada ficha se divide en grupos de tareas organizadas de acuerdo al tipo de trabajo. Las fichas y los grupos reemplazaron a los mens y a las mltiples barras de herramientas que existan en Excel 2003. Al abrir Excel, ver una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1. Las fichas Programador y Complementos podran no aparecer en su pantalla si la configuracin predeterminada ha sido cambiada o si se han establecido otras preferencias. Utilice la Figura 1 como una referencia a lo largo de esta leccin y del resto del libro para relacionarse con Microsoft Office Excel 2007.
Botn de Microsoft Office Barra de herramientas de acceso rpido

Barra de titulo

Fichas de comandos

Cinta de opciones

Celda activa Cuadro de nombres Barra de formulas Encabezados de columnas

Encabezados de filas

Etiquetas de hojas de calculo

Figura 1
Pantalla inicial de Excel.

Leccin 1

Abrir Excel
Para abrir Microsoft Office Excel 2007, haga clic en el men Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y despus elija Microsoft Office Excel 2007. Excel abre un libro en blanco (ver Figura 1). El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa (Microsoft Excel) se indican en la barra de ttulo en la parte superior de la ventana. Cuando abre un libro nuevo, ste contiene tres hojas de clculo, Hoja1, Hoja2, y Hoja3; las etiquetas de hoja estn ubicadas bajo la barra de estado. Podr cambiar el nombre de las hojas de clculo y agregar hojas adicionales si son necesarias. El nombre de archivo predeterminado (Libro1) permanecer en la barra de ttulo hasta que usted lo guarde con otro nombre. Una hoja de clculo es una cuadrcula compuesta de filas, columnas y celdas. Las columnas de la hoja de clculo van de arriba hacia abajo y se identifican con letras, las filas van de izquierda a derecha y se identifican con nmeros. Una celda es cada cuadro en la cuadrcula, donde se introduce informacin, se identifica por la interseccin de una columna y una fila. La celda activa est enmarcada por una lnea negra gruesa, cuando teclee informacin, sta se introducir en ella.

La ventana de Excel
Utilizar las herramientas en pantalla
La Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la parte izquierda de la barra de ttulo, encima de la cinta de opciones y contiene los comandos que emplear con mayor frecuencia De manera predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rpido muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. Tambin podr agregar otros comandos que emplee con frecuencia y quitar los elementos predeterminados que no use. Personalice la Barra de herramientas de acceso rpido con los comandos que ms utiliza. No retire los comandos Deshacer y Rehacer ya que stos comandos no se encuentran en las fichas de comandos.

Prtica 1. Haga clic en el men Inicio, seleccione Todos los programas. 2. Haga clic en Microsoft Office, y despus haga clic en Microsoft Office Excel 2007. Excel abre un libro en blanco (ver Figura 1). 3. Coloque el cursor en la parte inferior de cada comando en la Barra de herramientas de acceso rpido y lea la descripcin que aparece como informacin en pantalla. La Informacin en pantalla es una pequea ventana que muestra texto descriptivo cuando se coloca el puntero sobre un comando o control.

La Informacin en pantalla le ayuda a recordar la funcin de un comando. La Informacin en pantalla mejorada es una ventana ms grande que contiene una descripcin ms detallada que la Informacin en pantalla, la mayora de estas descripciones incluye un vnculo al tema de la Ayuda que corresponde al comando.

4. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la Barra de herramientas de acceso rpido (Figura 2). De la lista desplegable, seleccione Nuevo. El botn Nuevose agrega a la Barra de herramientas de acceso rpido.

E d u c a t i o n a l Te c h n o l o g y C o n s u l t i n g

Figura 2
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.

Para agregar un comando a la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic con el botn secundario del mouse sobre cualquier botn en la cinta de opciones y elija la opcin Agregar a la Barra de herramientas de acceso rpido.

5. Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la Barra de herramientas de acceso rpido y haga clic en Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la cinta de opciones. 6. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Inicio y haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Ahora slo se ven las fichas y su espacio de trabajo aument. 7. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la Barra de herramientas de acceso rpido. Haga clic en Minimizar la cinta de opciones para desactivar la opcin y hacer que los comandos de la cinta de opciones sean visibles de nuevo. 8. Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la Barra de herramientas de acceso rpido y haga clic en Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por encima de la cinta de opciones. 9. Haga clic con el botn secundario del mouse en el comando Nuevo y seleccione Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Puede agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido que no aparezcan en la lista desplegable, con un clic en la opcin Ms comandos... y as se abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la Barra de herramientas de acceso rpido o sobre cualquier ficha de la cinta de opciones y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rpido... para abrir dicho cuadro de dilogo.

10. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Botn de Microsoft Office

El Botn de Microsoft Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. ste despliega un panel con los comandos que se encontraban en el men Archivo en Excel 2003. Este botn contiene los comandos de manejo de documentos como Guardar, Imprimir y Cerrar, adems, muestra los nuevos comandos avanzados Preparar, Enviar y Publicar.

Leccin 1

Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office. 3. Elija la opcin Cerrar. 4. Aparece un cuadro de dilogo preguntando si desea guardar los cambios efectuados en el Libro 1. Seleccione No el libro desaparece, pero Excel permanece, activo. 5. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo. 6. De ser necesario, haga clic en Libro en blanco, y luego escoja la opcin Crear. Se abre un nuevo libro en blanco. 7. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Tambin puede abrir un libro en blanco presionando Ctrl + U. Cuando abra un libro en blanco, ste contiene tres hojas en las cuales podr introducir datos, stas se guardarn como un solo documento. Es recomendable guardar hojas relacionas en un mismo libro y no guardar cada hoja de manera independiente.

Cambiar vista de Excel

Los comandos estn agrupados de acuerdo a las tareas que se realizan en Excel. stos se encuentran la cinta de opciones y se muestran en la superficie de trabajo. Cada vez que haga clic en una ficha, esta mostrar un grupo de comandos diferente. La ficha Inicio contiene comandos de formato que los usuarios de Excel necesitan con mayor frecuencia. La ficha Vista tiene comandos que estn relacionados con el aspecto del documento. Para ver el aspecto que tendr su hoja de clculo al ser impresa, seleccione esta ficha posteriormente haga clic en Diseo de pgina en el grupo Vistas de libro (primera seccin).En la esquina inferior derecha de muchos de los encabezados de grupo, ver una flecha llamada iniciador de cuadro de dilogo, sta indica que hay ms opciones disponibles para ese grupo de comandos. Haga clic sobre la flecha para abrir un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. La ficha Inicio debe estar activa. Si no es as, haga clic en Inicio. 3. Seleccione la celda A2 para activarla. Teclee Clnica del Valle y presione la tecla Tab. 4. Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha del grupo de comandos Fuente. Se despliega el cuadro de dilogo Formato de celdas, como se muestra en la Figura 3.
Figura 3
Cuadro de dilogo Formato de celdas.

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5. Observe que la ficha Fuente est activa. Cambie la fuente a Century Gothic y haga clic en Aceptar. 6. La celda B2 debe ser la celda activa. Teclee Clnica del Valle y presione la tecla Tab. Note la diferencia en el tamao y el aspecto entre esta celda y la celda A2. 7. Haga clic en la ficha Vista. 8. Haga clic en Diseo de pgina. Su libro debe verse similar a la Figura 4. En esta vista, ver los mrgenes y podr agregar un encabezado o un pie de pgina.
Regla horizontal

Figura 4
Vista Diseo de Pgina.

6
Regla vertical

Margen izquierdo

Margen derecho

9. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio. La vista Diseo de pgina es muy til cuando va a imprimir los datos, ya que le permite ajustar las pginas antes de imprimirlas, cambiar el diseo y formato de los datos, utilizar las reglas para medir el alto y ancho de los datos, y si lo necesita, cambiar los mrgenes o la orientacin de la impresin. Estos comandos se presentarn en lecciones posteriores.

Certificacin
Cambiar las vistas dentro de una sola ventana 1.4.1

Puede hacer clic en el botn secundario del mouse sobre una celda, o sobre un encabezado de columna o de fila, para acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas.

Dividir una ventana

Las vistas Normal y Diseo de pgina slo le permiten ver una pequea parte de la hoja. Si cuando una hoja de clculo contiene muchos datos, podr utilizar las barras de desplazamiento localizadas en la parte derecha e inferior de la ventana, para ver diferentes secciones de la hoja al mismo tiempo. De esta forma, puedr comparar y contrastar los datos de manera ms fcil.

Leccin 1

Prctica 1. Seleccione la vista Normal del grupo Vistas de libro que se encuentra en la ficha Vista. 2. Presione Ctrl+Inicio para activar la celda A1. 3. Con la ficha Vista activa, haga clic en el comando Dividir del grupo Ventana. 4. Seleccione el cuadro inferior derecho y desplcese hasta la fila 35. 5. Teclee Prximas citas en la celda G35 y presione la tecla Entrar. Tanto los datos que introdujo en las celdas A2 y B2, como el que acaba de introducir en la celda G35 deben ser visibles (ver la Figura 5).
Figura 5
Dividir ventana.

Barras de desplazamiento

6. Haga clic en Dividir para quitar la divisin. Los datos en la celda G35 ya no son visibles. Si elije el comando Dividir podr ver otra vez todos los datos en esta hoja de clculo. 7. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Es muy til comparar varias secciones de una hoja de clculo larga utilizando el comando Dividir.

Si se trabaja con una hoja de clculo que contiene una cantidad pequea de datos, es fcil desplazarse por ella y enfocarse en celdas especficas. Mientras inserte ms informacin, la hoja se har ms larga. Poder ver varias partes de una misma hoja de clculo a la vez es muy til cuando necesita comparar diversas secciones de datos.

Abrir una ventana nueva

Dividir una ventana le permite analizar dos secciones de una hoja de clculo en paralelo. Si desea ver dos secciones de una misma hoja de clculo utilice el comando Nueva ventana.

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Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Active la celda A1. 3. Con la ficha Vista activa, haga clic en Nueva ventana del grupo Ventana. Se abre una nueva ventana llamada Libro1:2. 4. Desplcese hacia abajo por la ventana hasta que la celda G35 sea visible. Como se ilustra en la Figura 6, podr ver los datos en la celda G35. Aunque la celda A1 no es visible, sigue siendo la celda activa. Es importante que observe que ha abierto una nueva vista de la hoja de clculo activa y no una nueva hoja de clculo.
La celda A1 est activa, pero no es visible Ttulo del libro para la nueva ventana

Figura 6
Nueva ventana.

Comando Cambiar ventanas para ver otras ventanas abiertas

4. Haga clic en Cambiar ventanas. El Libro1:2 est seleccionado, lo que indica que es la ventana activa. 5. Haga clic en Libro1:1. Ver la vista original de la hoja de clculo con la celda A1 activa. 6. Haga clic en Cambiar ventanas para activar el Libro1:2. 7. Haga clic en el botn Cerrar (la X en la esquina superior derecha de la ventana) para cerrar el Libro1:2. La ventana se cierra y el ttulo Libro1 le indica que sta es la nica vista abierta de este libro.

Certificacin
Abrir y organizar nuevas ventanas 1 4.3

Si quiere cerrar el libro, utilice la opcin Cerrar del Botn de Microsoft Office y si desea cerrar slo la nueva ventana que se abri al principio de este ejercicio utilice la opcin Cerrar ventana. Que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana .

Leccin 1

8. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar. 9. Aparecer un cuadro que le preguntara si desea guardar los cambios efectuados en el Libro1, haga clic en No. 10. Deje abierto Excel para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

La Ayuda de Excel es muy til para encontrar la ubicacin de un comando especfico, mientras se familiariza con las fichas de la cinta de opciones y con los grupos de comandos dentro de cada una de ellas. Para abrir la Ayuda haga clic en el signo de interrogacin que se encuentra en el extremo derecho de la cinta de opciones a un lado de la ltima ficha de comandos.

Cuando abre una nueva ventana, podr moverse entre ellas como lo hizo en este ejercicio. El comando Organizar todo en la ficha Vista muestra las ventanas en paralelo de forma que le permite comparar y contrastar diferentes partes de una hoja de clculo, es muy til cuando trabaja con libros que contienen varias hojas de clculo.

Crear un libro
Existen tres maneras de crear un nuevo libro de Microsoft Excel: Abrir un nuevo libro en blanco por medio del Botn de Microsoft Office Abrir un libro de Excel que ya existe, introducir o adicionar datos y guardar el archivo con otro nombre, creando as un libro nuevo Utilizar una plantilla. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para dar seguimiento a ciertos tipos de datos, como informes de ventas, facturas, etctera.

Crear un libro desde cero

Si desea crear un libro nuevo, abra Excel y se desplegar un libro en blanco. Si ya ha estado trabajando en Excel y quiere abrir un libro nuevo, haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo. Casi siempre las hojas de clculo comienzan con un ttulo y a su vez stos tienen un ttulo secundario. El ttulo debe ayudar a que el lector tenga una idea de los datos contenidos en la hoja de clculo. En los siguientes ejercicios elaborar un informe de los pagos de los clientes de Seguros 3C.

Puede abrir un libro en blanco cuando est trabajando en Excel, con las teclas Ctrl+U.

Prctica 1. Inicie Excel. Se abre un libro en blanco y la celda A1 es la celda activa 2. Teclee Seguros 3C, presione Entrar. ste es el ttulo principal de la hoja de clculo. Observe que a medida que teclea, el texto aparece en la celda y en la barra de frmulas. 3. Ahora est ubicado en la celda A2 teclee Seguros Automovilsticos. 4. Presione la tecla Entrar. El texto se introduce en la celda A2 pero se desborda hacia la celda B2. 5. En la celda A3, teclee Informe de pagos. Presione la tecla Entrar. 6. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo en el panel de opciones. Se abrir el cuadro de dilogo Nuevo libro. Habr ocasiones en que necesitar abrir un nuevo libro cuando ya este trabajando en Excel.

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7. De ser necesario, haga clic en Libro en blanco en el panel derecho. 8. Haga clic en el botn Crear. Se abre un segundo libro de Excel. 9. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar. Se cierra el Libro2. El Libro1 permanece abierto. 10. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Si el texto que almacena en una celda es ms extenso que el tamao la celda, parece que se extiende hacia las celdas adyacentes pero si la siguiente celda contiene datos, los textos se empalman.

Trabajar un libro existente

10

A veces los libros necesitan ser actualizados ya que los datos que contienen cambian, o es necesario agregar nueva informacin. Por ejemplo, un paciente cancela o desea cambiar su cita a otra fecha. En este caso la asistente de la clnica, abrir el libro existente, actualizar la informacin y despus volver a guardarlo. Los archivos pueden ser creados por una persona y luego utilizados y/o actualizados por otras. Los nombres de archivos deben mostrar el tipo de datos que contienen: si son descriptivos, es mucho ms sencillo buscarlos y encontrarlos rpidamente. Los nombres de archivo pueden contener hasta 255 caracteres, incluyendo el nombre de extensin. Sin embargo se utilizan ms nombres de archivos cortos y descriptivos que identifican claramente el contenido del libro.

Abrir un libro existente

Al guardar un archivo de Excel 2007, se agrega automticamente la extensin xlsx al nombre asignado. Cuando desee abrir un archivo, dicha extensin identifica el programa con el que se puede abrir. Para abrir un archivo, deber identificar la unidad y la carpeta donde se localiza.

Presione Ctrl+A , para mostrar el cuadro de dilogo Abrir sin utilizar el botn de Microsoft Office.

Prctica 1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office . Los documentos que ha creado o modificado recientemente aparecern a la derecha, en la lista Documentos recientes. 2. Haga clic en Abrir. Se despliega el cuadro de dilogo Abrir. 3. En el cuadro Buscar en, haga clic en la ubicacin de los archivos de datos para esta leccin.

El libro Citas_Pacientes_ del_Valle est disponible en el CDROM complementario.

El cuadro de dilogo Abrir slo contiene una lista de los Archivos que fueron creados con el programa que utiliza y slo son archivos de Excel. Para ver los archivos creados en otros programas, puede seleccionar Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo en la parte inferior del cuadro de dilogo Abrir.

4. Seleccione el libro Citas_Pacientes_del_Valle y luego haga clic en Abrir. El archivo abierto se muestra en la Figura 7 con el nombre del libro en la barra de ttulo.

Leccin 1

Figura 7
Hoja de clculo existente.

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5. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Si ya ha trabajado con Microsoft Word, a observado que cuando se abre un archivo, se muestra el inicio del documento. En Excel es diferente: cuando abre un libro, la celda y la vista activas son las que estaban activas cuando se guard el archivo. Por ejemplo, cuando abri el libro Citas_Pacientes_del_Valle, la celda activa era la A20, en vista Normal porque stas eran las condiciones cuando se guard el archivo. Esta caracterstica le permite continuar trabajando en el mismo lugar cuando vuelva a abrir un libro.

Navegar por una hoja de clculo

Una hoja de clculo de Excel puede contener ms de un milln de filas y ms de diecisis mil columnas. Para navegar por las hojas de clculo que contienen muchas filas y columnas puede utilizar las teclas de direccin, las barras de desplazamiento o el mouse. Podr explorar en los siguientes ejercicios varias formas de moverse en una hoja de clculo.

Prctica 1. Utilice el libro que abri en el ejercicio anterior. 2. Presione Ctrl+Inicio para ir al inicio del documento (celda A1). 3. Presione Ctrl+Fin para ir al final del documento (celda E35). 4. Active la celda A30 y presione la tecla Re Pg. El cursor se mueve hacia la celda que encabeza la lista. 5. Haga clic en la celda A3 para activarla y presione Ctrl+Fin para ir a la ltima fila de datos (celda A30). 6. Presione Ctrl+Flecha derecha. El cursor se mueve a la celda D30, la ltima columna en el rango de datos. 7. Presione Ctrl+Flecha abajo. El cursor se mueve a la ltima fila posible en la hoja de clculo. Las celdas no utilizadas localizadas debajo de los datos se consideran un rango.

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8. Presione Ctrl + Inicio. 9. Presione la tecla Bloq Despl mientras teclea la flecha derecha. La hoja se mueve una columna a la derecha.

Para moverse al inicio y final de los rangos de datos, presione Ctrl+arriba o abajo. El ttulo, el cual abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de clculo.

Cuando utiliza las opciones de desplazamiento, la vista de la hoja de clculo cambia, pero la celda activa no.

12

10. Utilice la barra de desplazamiento vertical para moverse desde el inicio hasta el final de los datos. 11. Si su mouse tiene un botn de rueda, haga rodarlo botn de rueda del mouse hacia adelante y hacia atrs para moverse rpidamente por la hoja.

El Cuadro de nombres se encuentra debajo de la cinta de opciones, en el extremo izquierdo de la barra de frmulas, puede teclear una ubicacin de celda en este cuadro y presionar la tecla Entrar, el cursor se mover a esa celda.

Cuando el bloqueo de desplazamiento est activado, en la parte izquierda de la barra de estado se indica Bloq Mays. Si desea utilizar las teclas de direccin para moverse entre celdas, debe desactivarlo.

12. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Ha aprendido varias formas de ver y navegar a travs de los datos en el ejercicio anterior. Podr elegir los mtodos de navegacin que funcionen mejor en la creacin y modificacin de hojas de clculo

Introducir datos en una hoja de clculo

Podr teclear datos directamente dentro de una celda o celdas de una hoja de clculo. Tambin puede copiar y pegar informacin de otra hoja de clculo o de otros programas. Para introducir informacin en una celda, primero deber activarla y despus teclear los datos. Para moverse a la siguiente columna despus de introducir la informacin, presione la tecla Tab. Cuando haya terminado de teclear las entradas en una fila, presione la tecla Entrar para moverse al inicio de la siguiente. Tambin puede utilizar las teclas de direccin para moverse a una celda adyacente. Si los primeros caracteres que teclee en una celda coinciden con una entrada existente en esa misma columna, Excel introduce el resto de los caracteres automticamente. Presione la tecla Entrar para aceptar la entrada propuesta o siga tecleando. En el siguiente ejercicio, agregar la informacin de un nuevo empleado a la hoja de clculo.

Referencia
En la Leccin 2 se vern otros mtodos para introducir datos en una hoja de clculo.

Leccin 1

Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Vaya a la celda A31. 3. Teclee Elizondo y presione la tecla Tab. 4. Teclee Javier y presione la tecla Tab. 5. Teclee 21 y presione la tecla Tab. 6. Teclee 20-Diciembre y presione la tecla Tab. 7. Teclee 6:00 pm. y presione la tecla Entrar. 8. Haga doble clic sobre el marcador entre las columnas A y B para que todo el texto est visible en la columna A. 9. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Cuando teclee texto ms largo que el ancho de la celda, el texto se extiende a la siguiente. Pero cuando presione la tecla Tab y se mueva a la siguiente celda, no se ver el exceso de texto aunque ste ah. En la Leccin 2, aprender ms sobre cmo ajustar el ancho de una columna.

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En este ejercicio, agreg datos a una hoja de clculo existente. Sin embargo, el ancho de columna haba sido establecido con base en los datos existentes. Cuando agrega una entrada es ms larga que las dems, es necesario ajustar el ancho de la columna para acomodar la nueva informacin.

Seleccionar, modificar y eliminar el contenido de una celda

Una ventaja de los registros electrnicos con respecto a los que se realizan de forma manual es que se pueden hacer cambios de manera rpida y fcil. Para modificar la informacin contenida en una hoja de clculo, podr hacer los cambios directamente en la celda o en la barra de frmulas. Sin embargo, antes de que pueda hacer cambios, debe seleccionar la informacin que va a modificar. Seleccionar el texto significa resaltar lo que va a cambiar. Usted podr seleccionar una sola celda, una fila, una columna, un rango de celdas o el libro completo.

Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Seleccione la celda A24 como se muestra en la Figura 8.
Figura 8
Modificar en la celda o en la barra de frmulas.

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3. Seleccione el texto existente. Teclee Ruz y presione la tecla Entrar. 4. Haga clic en la celda A10. Mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y arrastrelo hasta la celda E10 para seleccionar todo el registro de Irma Duran. 5. Presione la tecla Suprimir. Se elimina la informacin y la fila 10 ahora est vaca. 6. Con las celdas desde la A10 hasta la D10 an seleccionadas, haga clic con el botn secundario del mouse para mostrar el men contextual. 7. Seleccione la opcin Eliminar..., se despliega el cuadro de dilogo Eliminar celdas. 8. Haga clic en Toda la fila, como se muestra en la Figura 9, y luego haga clic en Aceptar.
Figura 9
Cuadro de dilogo Eliminar celdas.

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8. Haga clic en el botn Seleccionar todo. Como puede ver en la Figura 10, se seleccionan todas las celdas de la hoja.
Figura 10
Seleccionar todas las celdas.

9. Haga clic en cualquier celda de la hoja para quitar la seleccin. 10. Para seleccionar las celdas que contengan datos, seleccione la celda A5 y presione Ctrl + E. Haga clic en cualquier celda de la hoja para quitar la seleccin. 11. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Si cambia el contenido de una celda y cambia de opinin antes de presionar la tecla Entrar, presione la tecla Esc y el texto se restablecer. Si cambia el contenido de una celda y luego quiere retirar el cambio, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rpido y el texto eliminado se restablecer.

Leccin 1

Si desea cambiar el contenido de una celda haga doble clic sobre ella y luego teclee la nueva informacin. Tambin puede hacer clic en la celda y despus hacer clic en la barra de frmulas. Cuando est en modo edicin, el punto de insercin se convierte en una barra vertical y los dems comandos estn inactivos. En el modo edicin, podr mover el punto de insercin con las teclas de direccin. Por ejemplo, utilice la tecla Inicio para mover el punto de insercin al inicio de la celda y Fin para moverlo al final. Puede agregar nuevos caracteres en la ubicacin del punto de insercin. Si desea seleccionar varios caracteres, presione la tecla Mays mientras presiona las teclas de direccin. Puede utilizar el mouse para seleccionar caracteres mientras modifica una celda: haga clic y arrastre el puntero del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar.

Imprimir rpidamente una hoja de clculo

Si necesita revisar un borrador de una hoja de clculo antes de que est listo para imprimir el documento final puede utilizar la opcin Impresin rpida. Al hacer clic en el botn de Impresin rpida en la Barra de herramientas de acceso rpido, la hoja de clculo se enva directamente a la impresora. Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Haga clic en el botn Impresin rpida en la Barra de herramientas de acceso rpido. 3. Retire la copia impresa de la impresora. 4. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en la flecha Imprimir. En este panel se encuentran las opciones para hacer una impresin rpida u obtener una vista previa de la impresin antes de enviarla a la impresora. 6. Haga clic en Cancelar. 7. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

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Guardar un libro modificado

Si se modifica un libro, es recomendable guardar una copia de l en lugar de guardar los cambios en el archivo original. Haga uso del comando Guardar como para guardar un libro que ha sido modificado para conservar tanto el libro original, como el revisado.

Prctica 1. Utilice el libro del ejercicio anterior. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office y luego haga clic en Guardar como. 3. En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione la unidad y la carpeta en las que desea guardar el libro. 4. Cambie el nombre del archivo a Citas_Pacientesdelvalle_revisado. 5. Haga clic en Guardar para guardar el libro. 6. Deje abierto el libro para utilizarlo en el siguiente ejercicio. Cuando por primera vez guarda un libro, se le asigna un nombre, el comando Guardar como le da la posibilidad de asignarle un nombre diferente al que tenia originalmente (en este caso, el del archivo del CD). En Excel, como en cualquier otra aplicacin, debe guardar su trabajo con frecuencia para no perder los datos. Al hacer clic en el comando Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido, su archivo se guardar sin cambiar de nombre, ni de ubicacin.

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Cerrar un libro
Prctica 1. Utilice el libro que guard en el ejercicio anterior. y luego haga clic en Cerrar. 2. Haga clic en el Botn de Microsoft Office 3. Si no ha guardado el archivo despus de haberlo modificado, se le preguntar si desea guardar los cambios. 4. Dado que guard el archivo, el libro se cerrar pero Excel permanecer abierto. 5. Cierre Microsoft Excel. Como pudo observar para modificar los valores o textos de las celdas existen varias formas: Borrar el contenido de la celda. Reemplazar el contenido de la celda por otro. Modificar el contenido de la celda. Si desea borrar el contenido de una celda haga doble clic sobre ella y presione la tecla Eliminar. Para borrar ms de una celda, seleccione las celdas que desee borrar y oprima la tecla Eliminar. La tecla Eliminar borra el contenido, pero no borra los formatos que se hayan aplicado a la celda (como negritas, cursivas o un formato de nmero).

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Tambin puede borrar una celda haciendo clic con el botn secundario del mouse en una celda o en un rango de celdas seleccionado y seleccionar la opcin Eliminar... del men que se despliega.

Si desea modificar una celda coloque el cursor en la celda que desea modificar y presione la tecla F2.

Si desea sustituir el contenido de una celda por otro, haga clic en la celda y teclee la nueva informacin, el contenido anterior se sustituir pero cualquier formato que se haya aplicado anteriormente a la celda se conservar y se aplicar al nuevo contenido. Si la celda contiene pocos caracteres, ser ms sencillo sustituirlos tecleando la nueva informacin, pero si la celda contiene un texto largo o una frmula compleja y necesitar hacer una pequea modificacin, es ms fcil modificar el contenido de la celda en lugar de volver a introducir toda la informacin. Cuando empiece a modificar una celda, el punto de insercin toma la forma de una barra vertical que podr mover utilizando las teclas de direccin. Utilice la tecla Inicio para mover el punto de insercin al inicio de la celda y utilice la tecla Fin para moverlo al final. Puede agregar nuevos caracteres en la ubicacin del punto de insercin. Para seleccionar varios caracteres, presione la tecla Mays mientras presiona las teclas de direccin. Puede utilizar el mouse para seleccionar caracteres mientras modifica una celda: haga clic y arrastre el puntero del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar.

Evaluacin LECCIN 1
NOMBRE DEL ALUMNO:_____________________________________________________________________________ FECHA DE APLICACIN:_________________________ GRUPO:________________ NMERO DE ACIERTOS:_________

1.- EVALUACIN TERICA.

OPCIN MLTIPLE. Lea las oraciones detenidamente y de acuerdo al comando o procedimiento correcto para aplicar los procedimientos, escriba la letra, que corresponda a la respuesta correcta, en el parntesis que se encuentra al inicio de cada oracin. 1. ( ) Abrir Excel: a) Clic en el men inicio, clic en todos los progrmas, clic en Microsoft Office, clic en Microsoft Office Excel 2007. b) clic en Microsoft Office, Clic en el men inicio, clic en Microsoft Office Excel 2007. c) Clic en el men inicio, clic en formato de progrmas, clic en Microsoft Office Excel 2007, clic en Microsoft Office. d) clic en Microsoft Office, Clic en el men inicio, clic en Microsoft Office Excel 2007. 2. ( ) Eliminar una fila: a) clic en el botn secundario del mouse, Seleccione una celda de la fila, seleccione la opcin Eliminar, Clic en toda la fila, clic en aceptar. b) Seleccione una celda de la fila, seleccione la opcin Eliminar, clic en el botn secundario del mouse, Clic en toda la fila, clic en aceptar. c) Clic en toda la fila, Seleccione una celda de la fila, clic en el botn secundario del mouse, seleccione la opcin Eliminar, clic en aceptar. d) Seleccione una celda de la fila, clic en el botn secundario del mouse, seleccione la opcin Eliminar, Clic en toda la fila, clic en aceptar. 3. ( ) Dividir una ventana: a) Clic ficha vista, Presione Ctrl+Inicio, clic en comando dividir. b) Presione Ctrl+Inicio, clic ficha vista, clic en comando dividir. c) Presione Ctrl+Inicio, clic en comando dividir, clic ficha vista. d) Clic ficha vista, clic en comando dividir Presione Ctrl+Inicio. 4. ( ) Abrir nuevas ventanas: a) Active celda A1, Clic en ficha vista, clic en nueva ventana. b) Clic en ficha vista, Active celda A1, clic en nueva ventana. c) Active celda A1, clic en nueva ventana, Clic en ficha vista. d) Clic en nueva ventana, Active celda A1, Clic en ficha vista. 5. ( ) Cuando teclea informacin se introduce en ella, porque, se encuentra enmarcada por una lnea negra gruesa: a) Columna. b) Celda activa. c) Fila. d) Celda. 6. ( ) Guardar en formatos apropiados: a) Clic en Botn Microsoft Office, clic en guardar como, seleccione unidad y carpeta, escriba en nombre del archivo, clic en guardar. b) Clic en guardar como, Clic en Botn Microsoft Office, seleccione unidad y carpeta, escriba en nombre del archivo, clic en guardar. c) Clic en Botn Microsoft Office, clic en guardar, clic en guardar como, seleccione unidad y carpeta, escriba en nombre del archivo. d) seleccione unidad y carpeta, Clic en Botn Microsoft Office, clic en guardar como, escriba en nombre del archivo, clic en guardar.
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7. ( ) Crear un libro cuando ya est trabajando en Excel: a) Clic en nuevo, Clic en Botn Microsoft Office, clic en libro en blanco, Clic en botn crear. b) clic en libro en blanco, Clic en Botn Microsoft Office, Clic en nuevo, Clic en botn crear. c) Clic en Botn Microsoft Office, Clic en nuevo, clic en libro en blanco, Clic en botn crear. d) Clic en botn crear, Clic en Botn Microsoft Office, Clic en nuevo, clic en libro en blanco. 8. ( ) Abrir un libro existente: a) Clic en Abrir, Clic en Botn de Microsoft Office, ubique el archivo, Seleccione el libro (elegir), Clic en Abrir. b) Clic en Botn de Microsoft Office, ubique el archivo, Clic en Abrir, Seleccione el libro (elegir), Clic en Abrir. c) Clic en Botn de Microsoft Office, Clic en Abrir, Seleccione el libro (elegir), ubique el archivo, Clic en Abrir. d) Clic en Botn de Microsoft Office, Clic en Abrir, ubique el archivo, Seleccione el libro (elegir), Clic en Abrir. 9. ( ) Imprimir una hoja de clculo: a) Clic en botn de Microsoft Office, Clic en flecha imprimir, Elegir opciones, Aceptar. b) Clic en flecha imprimir, Clic en botn de Microsoft Office, Elegir opciones, Aceptar. c) Clic en botn de Microsoft Office, Elegir opciones, Clic en flecha imprimir, Aceptar. d) Clic en botn de Microsoft Office, Aceptar, Clic en flecha imprimir, Elegir opciones.
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10. ( ) Nombre que recibe la cuadrcula compuesta de filas, columnas y celdas: a) Libro de Excel. b) Celda. c) Celda activa. d) Hoja de calculo. ESQUEMA A continuacin se presentan imgenes de hojas deExcel, identifica detenidamente cada imagen que sealan las flechas y escribe en los cuadros de texto el nombre correcto a cada funcin o comando que corresponda.

1.

6. 2.

5. 3.

4.

7.

8.

9.

10.

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20

2.- EVALUACIN PRCTICA.

EJERCICIO 1-1: INVENTARIO DE PRODUCTOS. Sus paps acaban de comprar una tienda de vveres en el barrio donde viven y le han pedido su ayuda para elaborar un documento de Excel donde se encuentre toda la informacin de los productos con los que cuenta la tienda. Elabore el documento, a partir de la informacin que le han proporcionado en un documento de Word. 1. Inicie Excel, tomando en cuenta las siguientes indicaciones: a) Haga clic en el botn Inicio, que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla para abrir el men de opciones. b) Seleccione Todos los programas para que se despliega la lista de programas que se encuentran en su computadora. c) Haga clic en Microsoft Office, y despus haga clic en Microsoft Office Excel 2007. Excel abre un libro en blanco. 2. La celda A1 debe estar activada. Si no es as haga clic en ella para activarla. 3. Haga doble clic en la celda y escriba PRODUCTO. Presione la tecla Tab. 4. Repita el paso anterior para escribir en la celda B1, CANTIDAD y en la celda C1, PRECIO. 5. Abra el documento Lista de productos, de Word, que se encuentra en el archivo de datos de esta leccin. 6. Introduzca la informacin de este documento en el nuevo libro de Excel, de acuerdo a lo que se pide en cada columna, activando cada celda y presionando la tecla Entrar cada vez que escribe la informacin pedida. 7. Haga clic en el botn Diseo de pgina, del grupo Vistas de libro, de la ficha Vista, para cambiar la vista del libro, tal y como se imprimir. 8. Haga clic en el botn Normal, del grupo Vistas del libro, de la ficha Vista, para colocar el libro en vista normal. 9. Guarde el libro, de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Haga clic en el Botn de Microsoft Excel para desplegar el men de comandos. b) Seleccione el comando Guardar como, para desplegar el men de opciones. c) Elija la opcin Libro de Excel para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. d) En la seccin Nombre de archivo, escriba Lista_productos. e) En la seccin Guardar en: elija el lugar que le indique el profesor. f) Haga clic en el botn Aceptar. 10. Cierre, tanto el archivo de Word como el de Excel, haciendo clic en el comando Cerrar, del Botn de Microsoft Excel. 11. Deje abierto Excel para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

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El documento Lista de productos se encuentra en el Cd anexo a este libro

EJERCICIO 1-2: LISTA DE CLIENTES. Como responsable del rea de relaciones pblicas de la empresa Modas El encanto debe tener una relacin de las empresas que les surten de insumos, para confeccionar las diferentes prendas que venden. Va a elaborar una hoja de clculo de Excel donde se incluyan los nombres de 10 clientes y sus respectivas direcciones. 1. Haga clic en el comando Abrir, del Botn de Microsoft Office, para que se abra el cuadro de dilogo Abrir. 2. Navegue en los archivos de datos de esta leccin hasta encontrar el archivo Proveedores, seleccinelo y haga clic en el botn Aceptar. 3. Escriba en las respectivas columnas la informacin de 15 clientes. Invente los datos para insertarlos. 4. Active la celda A20 para dividir la ventana. 5. Haga clic en el botn Dividir, del grupo Ventana, de la ficha Vista. 6. Haga doble clic en la celda A20 para escribir el texto: EMPRESAS CON CONTACTO A FUTURO. 7. Presione la tecla Entrar. 8. Haga clic en el botn Dividir, del grupo Ventana, de la ficha Vista para regresar a la vista normal. 9. Guarde el libro con el nombre Lista_proveedores.

El libro

Proveedores
se encuentra en el Cd anexo a este libro

10. Cierre el archivo 11. Deje abierto Excel para utilizarlo en el siguiente ejercicio. EJERCICIO 1-3: MUSEOS EN EL PAS. Usted se ha asociado con un primo para abrir una agencia de viajes, a la que le van a llamar Viajes Odisea, y una de sus primeras tareas es tener una relacin de los principales museos del pas. Despus de trabajar en esta lista se han dado cuenta que les falt informacin, por lo que deber insertarla en el libro y as poder brindar una buena atencin a los clientes. 1. Abra el libro Museos, que se encuentra en el archivo de datos de esta leccin. 2. Haga clic en el botn Nueva ventana, del grupo Ventana, de la ficha Vista. Se abre un nuevo libro titulado Museos:2. 3. Sin cerrar el libro en el que est trabajando Museos:2, abra el documento Lista de museos, de Word, que se encuentra en el archivo de datos de esta leccin. 4. Inserte la informacin que all se encuentra en el libro, de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Seleccione la primera fila y haga clic en el botn Copiar. b) Pase al libro Museos:2 y seleccione las celdas A27, B27, C27 y D27 c) Haga clic en el botn Pegar. d) Observe que se insert la informacin de toda la fila correctamente. e) Repita los pasos anteriores para insertar toda la informacin en las columnas correspondientes. 5. Haga clic en el botn Ocultar, del grupo Ventana, de la ficha Vista para cerrar el libro Museos:2. 6. Guarde el libro con el nombre Relacin_museos. 7. Cierre el archivo 8. Deje abierto Excel para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

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El libro Museos y el documento Lista de museos se encuentran en el Cd anexo a este libro

EJERCICIO 1-4: LISTA DE APROVECHAMIENTO. Elabore una lista con los nombres de sus compaeros de clases donde se incluyan los nombres y las calificaciones que obtuvieron en esta leccin. 1. Abra el libro Aprovechamiento, que se encuentra en el archivo de datos de esta leccin. 2. Inserte la informacin de 10 alumnos en cada una de las columnas. Utilice la opcin Dividir para facilitar su trabajo al momento de insertar la informacin. 3. Cambie la vista del libro a Diseo de pgina para observar cmo se ver al imprimir. 4. Elimine las filas de los alumnos que han sacado menos del 85% de calificacin de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Haga clic en la celda donde se encuentre el nombre que va a eliminar. b) Mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre hasta la ltima celda de la fila donde se encuentre todo el registro que va a eliminar. c) Presione la tecla Suprimir. Se elimina la informacin y la fila ahora est vaca. d) Con las celdas an seleccionadas, haga clic con el botn secundario del mouse para mostrar el men contextual. e) Seleccione la opcin Eliminar..., se despliega el cuadro de dilogo Eliminar celdas. f) Haga clic en Toda la fila y luego haga clic en el botn Aceptar. 5. Guarde el libro con el nombre Lista_calificaciones. 6. Cierre el archivo 7. Cierre Excel.

El libro Aprovechamiento se encuentra en el Cd anexo a este libro